Monitoraggio fornitori

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1 Laboratorio 2010 Scuola Duemila 1 Esercitazione svolta di laboratorio n. 2 Monitoraggio fornitori Roberto Bandinelli Riccardo Mazzoni Il caso In I.M.C. s.p.a. sono in corso un attenta analisi e valutazione di alcune attività e processi interni e delle connessioni e dipendenze che questi hanno con l esterno, nei rapporti cioè con operatori del mercato. Nell analizzare l efficienza e i tempi di lavorazione di alcuni processi si è pertanto deciso di sottoporre a monitoraggio l efficienza dei fornitori presso i quali avviene l acquisto delle materie prime utilizzate nei suddetti processi. Tale monitoraggio si basa in una prima fase sul rispetto dei tempi della consegna, in una seconda fase riguarderà invece il rispetto della qualità delle consegne. Il monitoraggio relativo alla prima fase è stato impostato mediante fogli di lavoro nei quali i modelli di calcolo utilizzano, per alcuni aspetti, determinate macro. Note relative alla cartella e ai fogli di lavoro Struttura del modello di calcolo Il modello esemplificativo è impostato su tre fogli di lavoro, in quanto il monitoraggio viene limitato a due soli fornitori. Si precisa inoltre che anche il ricorso alle macro è stato deciso per finalità esemplificative, in quanto le procedure affidate alle macro avrebbero potuto essere eseguite con procedimenti alternativi, alcuni dei quali anche più semplici nell impostazione. Struttura dei primi due fogli di lavoro I primi due fogli di lavoro sono identici nella struttura. Ciascuno infatti è destinato a monitorare gli ordini trasmessi dall azienda a uno specifico fornitore. Il modello di ogni foglio riproduce una tabella di raccolta dati dei vari ordini e di elaborazione di tali dati, ai fini della misurazione del grado di efficienza del fornitore riguardo ai tempi di fornitura. Dopo ciascun ordine, infatti, viene calcolato progressivamente lo scostamento medio delle consegne. Due parole su tale scostamento. Si tratta di una media aritmetica ponderata, che tiene conto sia dello scostamento, in termini di tempo, fra la data di consegna concordata e la data di consegna effettiva, sia dell importo dell ordine. Si ritiene infatti che un fornitore sia tanto meno affidabile quanto maggiore è il lasso di tempo che passa tra data di consegna concordata e la consegna effettiva; si tenga presente che tale scarto va inteso in senso assoluto: è infatti da considerare poco affidabile, sebbene con considerazioni diverse, sia il fornitore che ritarda una consegna sia quello che la anticipa. Sullo scarto va però a incidere anche l importo dell ordine, dato che l anticipo o il ritardo di fornitura hanno maggiore effetto negativo quanto più ampio è l ammontare della fornitura. Ecco dunque com è impostato ogni foglio di lavoro intestato a un fornitore.

2 2 Scuola Duemila Esercitazioni per il 2010 La costruzione del modello è però limitata alla sola prima riga di inserimento dati, oltre, naturalmente, alle righe di intestazione. Le successive righe, infatti, saranno aggiunte automaticamente azionando l apposito pulsante. Ma osserviamo per gradi la procedura di costruzione. Prendiamo in considerazione la riga tre (3). Le celle con fondo colorato sono destinate all inserimento dati da parte dell operatore mentre le altre contengono formule per l elaborazione dei dati. Per evitare che l operatore possa inavvertitamente andare a scrivere dati in una cella che contiene formule, il foglio di lavoro viene interamente protetto da scrittura, a eccezione delle celle colorate. Occorre per prima cosa procedere alla formattazione delle singole celle: alle celle A3, B3 e D3 viene dato un formato data ; alle celle C3 e E3 un formato numerico senza decimali; alla cella F3 un formato numerico con separatore delle migliaia e due decimali; analogo formato viene dato subito anche alla cella F4; alla cella G3 un formato numerico con tre decimali; stesso formato viene dato subito anche alla cella H6; alla cella H3, così pure alla H4, un formato numerico con separatore delle migliaia e almeno tre decimali. È utile integrare la formattazione delle celle di colonna E in modo tale da colorare in rosso il numero di giorni nell eventualità che questo sia negativo, e che segnali pertanto un anticipo di consegna, anziché un ritardo. Per procedere: si evidenzia la cella E3 e si attiva la sequenza di comandi (mediante l apposita barra): Formato/Formattazione condizionale Nella maschera che compare a video si inseriscono le opzioni cerchiate e si attiva il pulsante Formato, nella nuova maschera si sceglie il formato che la cella dovrà avere al verificarsi della condizione posta (numero di giorni minore di zero, dunque negativo):

3 Laboratorio 2010 Scuola Duemila 3 Il modello base è pronto. Si passa ora alla procedura di automazione del modello, dunque all aggiunta di nuove righe già formattate come le precedenti, e pronte ad accogliere l inserimento di nuovi dati. Come si è detto, si è ricorsi, per tale procedura, a una macro, attivata da un apposito pulsante. La sequenza di comandi per creare la macro è: Strumenti/Macro/Macro... Nella maschera che si apre si inserisce nel campo Nome macro: il nome della macro che vogliamo creare, supponiamo nuovo e si preme il pulsante Crea. Si accede così all ambiente di sviluppo delle macro. Nella presente esercitazione non è possibile articolare la spiegazione dei vari aspetti e delle procedure di impostazione delle macro, per cui ci limitiamo a fornire e spiegare solo il codice che serve a generare le azioni necessarie all automazione del modello in esame. Sub nuovo() Dim n As Byte For n = 4 To 30 If Range( A & n).text = Then ActiveSheet.Unprotect Rows(n).Select Selection.Insert Shift:=xlDown Range( C & n).select ActiveCell.FormulaR1C1 = =RC[ 1] RC[ 2] Range( E & n).select ActiveCell.FormulaR1C1 = =RC[ 1] RC[ 3] Range( F & n + 1).FormulaLocal = =somma(f3:f & n & ) Range( G & n).select ActiveCell.FormulaR1C1 = =abs(rc[ 2]/RC[ 4]) Range( H & n).select ActiveCell.FormulaR1C1 = =RC[ 1]*RC[ 2] Range( H & n + 1).FormulaLocal = =somma(h3:h & n & ) ActiveSheet.Protect DrawingObjects:=True, Contents:=True, Scenarios:=True Exit For End If Next n End Sub 1. Ogni macro inizia con Sub (che sta per subroutine, cioè sottoprogramma; ogni macro, infatti, è una parte di un programma), a cui seguono il nome della macro e la doppia parentesi (); la macro termina con End Sub, che chiude la parte di sottoprogramma. 2. Per prima cosa è necessario dichiarare, attraverso l istruzione Dim, le variabili che sono usate nella macro, altrimenti il programma non le riconoscerà come tali; nel caso in esame si usa solo una variabile n, che funziona come contatore ; tale variabile viene dichiarata nella categoria Byte; questa comprende numeri interi tra 0 e 255, ed è dunque sufficiente per la variabile n, dato che questa, come si vedrà fra poco, assumerà valori non superiori a 30.

4 4 Scuola Duemila Esercitazioni per il Inizia con questa riga un ciclo For... Next, cioè una procedura di operazioni che si ripete n volte; nel caso in esame si ripete 27 volte, in quanto a n vengono fatti assumere i valori da 4 a 30; la scelte del limite di 30 è perché si ritiene che il numero di ordini al fornitore, nel periodo considerato, non sia superiore appunto a 27; durante questo ciclo la macro dovrà controllare una condizione, al verificarsi della quale eseguirà degli interventi e interromperà il ciclo. 4. La condizione da verificare è dichiarata in questa riga di programma mediante una procedura If... Then (Se... Allora); poiché la macro deve inserire una nuova riga a ogni richiesta dell operatore, la procedura deve controllare qual è la prima riga vuota successiva all ultima in cui sono stati inseriti dei dati; poiché la prima riga che contiene dati è la riga 3, che è stata riempita completamente e opportunamente formattata dall operatore, la macro inizia il controllo dalla riga 4; ecco perché è stato fatto partire il contatore n proprio dal numero 4; l istruzione cerca dunque la prima riga priva di dati individuando la cella vuota della colonna A di tale riga: If Range("A" & n).text = "" Then Come si vede, la colonna è fissa A, mentre la riga è indicata dalla variabile n che in sequenza assume i valori da 4 a 30; quando la procedura viene attivata dall operatore, n assume il valore 4, dunque la ricerca avviene nella cella A4; se questa è vuota la condizione di ricerca è soddisfatta, la macro esegue i passi successivi e il ciclo termina; altrimenti, se la cella contiene dati, la verifica prosegue nella cella A5, poi eventualmente nella A6, e così via. 5. Al verificarsi della condizione di ricerca, dunque quando viene individuata una cella vuota, il ciclo viene interrotto e la macro esegue le operazioni necessarie per inserire una nuova riga predisposta ad accogliere i dati. La prima di tali operazioni consiste nel togliere la protezione al foglio in cui si sta operando (ActiveSheet), altrimenti risulta impossibile l aggiunta di una nuova riga: 6. Va quindi selezionata l intera riga n: ActiveSheet.Unprotect Rows(n).Select dopo di che viene inserita la nuova riga, le cui celle mantengono la stessa formattazione della riga immediatamente precedente: Selection.Insert Shift:=xlDown 7. La macro deve adesso collocare in alcune celle le formule necessarie al funzionamento del modello; si inizia dalla cella di colonna C, nella quale deve essere presente la formula che calcola i giorni che intercorrono fra la data di consegna concordata (colonna B) e la data di trasmissione dell ordine (colonna A); per fare ciò si seleziona per prima cosa la cella in cui va collocata la formula: la cella di colonna C e di riga n: Range("C" & n).select quindi si imposta la formula; in questo caso si è scelto il sistema di riferimento relativo R1C1, che individua le celle in base alla loro posizione rispetto alla cella selezionata (ActiveCell): ActiveCell.FormulaR1C1 = "=RC[ 1] RC[ 2]" nella cella selezionata viene così impostata una formula che dal contenuto della cella immediatamente a sinistra di quella selezionata (RC[ 1]) sottrae il contenuto della cella due colonne a sinistra di quella selezionata (RC[ 2]); così, per esempio, se la cella selezionata fosse la C4, la procedura collocherebbe in questa cella la formula: B4 A4. 8. Analoga procedura si segue per collocare nella cella di colonna E la differenza fra la data di consegna effettiva e la data di consegna concordata: Range("E" & n).select ActiveCell.FormulaR1C1 = "=RC[ 1] RC[ 3]" 9. Per la formula necessaria al calcolo del totale delle fatture, da collocare in colonna F, nella riga sottostante la n (dunque la n+1) si è preferito il sistema di riferimento assoluto anziché quello di riferimento relativo seguito ai due punti precedenti; in questo caso non è dunque necessaria la preselezione della cella in cui deve essere collocata la formula, in quanto le coordinate della cella in cui va la formula sono già definite nella prima parte dell istruzione (a sinistra dell uguale); nella seconda parte dell istruzione è invece impostata la formula che calcola la somma dei contenuti delle celle dalla F3 alla cella Fn: Range("F" & n + 1).FormulaLocal = "=somma(f3:f" & n & ")" 10. Ancora una formula impostata con il sistema di riferimento relativo è quella che viene collocata nella cella G3, mediante la quale si calcola il rapporto fra i giorni di scostamento e il tempo a disposizione del fornitore per la consegna; poiché, come si è detto, sia il ritardo sia l anticipo di consegna sono da considerare motivi di relativa inadempienza, il rapporto viene calcolato in valore assoluto, cioè senza tenere conto del segno (positivo o negativo) dello scostamento: Range("G" & n).select ActiveCell.FormulaR1C1 = "=abs(rc[ 2]/RC[ 4])"

5 Laboratorio 2010 Scuola Duemila La formula da collocare nella cella H3, che tiene conto dell incidenza dell importo dell ordine eseguito dal fornitore, viene impostata con procedura simile a quelle viste ai punti precedenti: Range("H" & n).select ActiveCell.FormulaR1C1 = "=RC[ 1]*RC[ 2]" 12. L ultima formula è quella che va nella cella Hn+1, che calcola la somma del contenuto delle celle dalla H3 alla Hn; tale formula è impostata come quella esaminata al punto 9: Range("H" & n + 1).FormulaLocal = "=somma(h3:h" & n & ")" 13. A questo punto la macro si conclude con le istruzioni necessarie a: riproteggere il foglio di lavoro: ActiveSheet.Protect DrawingObjects:=True, Contents:=True, Scenarios:=True interrompere il ciclo For... Next con l istruzione Exit For, chiudere la procedura aperta If... Then con l istruzione End If. La riga di programma successiva Next n va comunque a questo punto della subroutine in quanto rinnova il ciclo For... Next fino a che non viene soddisfatta la condizione di ricerca. Una volta creata la macro, questa viene assegnata a un pulsante. Per disegnare tale strumento si procede con questi comandi: Visualizza/Barre degli strumenti/moduli Nella maschera che si apre si seleziona con un clic del mouse lo strumento pulsante e si inizia a disegnare nel punto desiderato del foglio di lavoro, spostando il mouse mentre si tiene premuto il tasto sinistro. Non appena si rilascia il pulsante del mouse, si apre la maschera che permette di assegnare a tale pulsante la macro che a esso deve essere associata. Il pulsante disegnato può essere successivamente spostato (mediante selezione con il tasto destro del mouse) in qualunque punto del foglio, e può essere modificato il testo in esso contenuto. Attenzione! Non appena si seleziona il pulsante la procedura (se il suo codice è stato scritto correttamente) genera la nuova riga nel foglio di lavoro; si noterà però che nelle celle delle colonne G e H sono comparsi dei messaggi: #Div0! Niente di anomalo! Questi scompaiono non appena si inseriscono nelle celle della nuova riga i dati dell ordine al fornitore. I messaggi sono dovuti solo al fatto che mancando i dati è stata eseguita una divisione per zero, che in matematica non ha significato. Struttura del terzo foglio di calcolo Questo terzo foglio di lavoro è stato impostato in modo da raccogliere i risultati dei precedenti. La sua utilità è molto limitata nel caso in esame, in cui sono stati sottoposti a monitoraggio solo due fornitori. Nel caso di osservazione di vari fornitori, uno schema di riepilogo/confronto risulterebbe invece essenziale. Prima di procedere all esame di questo foglio, occorre però segnalare la procedura di inserimento di nuovi fogli di lavoro intestati a ulteriori fornitori. Tale procedura è nel complesso assai semplice. Terminata l impostazione del primo foglio limitata alla sola intestazione delle colonne e alla prima riga di inserimento dati (si veda quanto detto in precedenza) basta duplicare tale foglio il numero di volte necessario, con la sequenza di comandi: Modifica/Sposta o copia foglio nella maschera che compare si spunta Crea una copia e si evidenzia con il mouse la posizione dove deve essere inserito il nuovo foglio:

6 6 Scuola Duemila Esercitazioni per il 2010 Eccoci al terzo foglio. Supponiamo che nei modelli dei due fogli precedenti siano stati inseriti i seguenti dati: Il terzo foglio risulta così impostato: = Anderlini Spa!A1 = Brogi Srl!A1 Le celle A2 e A3 riprendono il nome del fornitore dai rispettivi fogli di lavoro, mentre i risultati del monitoraggio, che compaiono nelle celle B2 e B3, sono posizionati in quelle celle da una macro, in quanto non sappiamo in quale riga del rispettivo foglio di lavoro ciascuno di essi si trova, dato che il numero di ordini potrebbe differire da un fornitore all altro. La macro è assegnata al pulsante confronto, e da questo attivata da parte dell operatore.

7 Laboratorio 2010 Scuola Duemila 7 Il codice di tale macro è il seguente: Sub confronto() Dim n1, n2 As Byte For n1 = 4 To 30 If Sheets(1).Range("A" & n1) = "" Then Sheets(3).Range("B2") = Sheets(1).Range("H" & n1 + 2) Exit For End If For n2 = 4 To 30 If Sheets(2).Range("A" & n2) = "" Then Sheets(3).Range("B3") = Sheets(2).Range("H" & n2 + 2) Exit For End If Next n2 Next n1 End Sub Dopo la spiegazione della precedente macro, per queste sono sufficienti alcune notazioni. Vengono dichiarate tante variabili n quanti sono i fogli intestati a fornitori. La procedura di verifica della condizione posta (ricerca della prima riga vuota) ha inizio con l apertura di un ciclo For... Next, che si ripete per 27 volte, dal valore 4 al valore 30. La procedura di verifica della condizione è così impostata, prendendo come esempio quella che si riferisce al primo fornitore (foglio 1): If Sheets(1).Range("A" & n1) = "" Then se la cella An1 [ Range("A" & n1) ] del primo foglio [ Sheets(1) ] è vuota allora... ActiveSheet.Range("B3") = Sheets(1).Range("H" & n2 + 2) colloca nella cella B3 [ Range("B3") ] del foglio attivo (quello in cui si trova il pulsante di controllo) [ ActiveSheet ] il contenuto della cella "Hn2+2" del primo foglio; tale cella è quella in cui si trova il risultato del monitoraggio relativo al primo fornitore, cioè lo scostamento medio. Una volta inserite le procedure relative a tutti i fornitori monitorati, occorre chiudere i cicli For aperti, con altrettanti Next.