IL PROGETTO SQTM. SQTM fa parte di un progetto dell'asp per la qualità dei programmi di screening

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1 IL PROGETTO SQTM SQTM, Software per la Qualità del Trattamento del carcinoma Mammario, è un sistema di archiviazione per la gestione di tutti casi di carcinoma mammario della struttura di riferimento. SQTM fa parte di un progetto dell'asp per la qualità dei programmi di screening SQTM come progetto: Si basa sulle competenze di governo dell ASP. Si inserisce in un processo di miglioramento dei programmi di screening, fondato sull analisi delle criticità e l identificazione di obiettivi di qualità È destinato ai casi screen-detected (ma è anche al servizio dei casi clinici ) Le Azioni: Convenzione con il CPO-Piemonte. Corsi di formazione. Installazione sistematica nei centri. Realizzazione di un Sistema Informativo. Partecipazione alle Survey annuali dell Osservatorio Nazionale sulla prevenzione dei tumori.

2 SQTM è un software molto articolato che permette di raccogliere molte informazioni costruendo un prospetto molto preciso della storia clinica della donna operata. SQTM richiede informazioni che sono reperibili in diversi reparti presi in considerazione: Radiologia Screening Istopatologia Chirurgia Oncologia L archivio SQTM può essere visto come una grande scatola dove confluiscono vari flussi di informazione: A questa scatola hanno accesso varie figure professionali che permettono di compilare un quadro completo del percorso della donna nel programma di screening, dal I livello fino all intervento ed al successivo follow-up. Il trasporto delle informazioni cliniche dal supporto cartaceo al supporto informatico, permette di avere un rapido accesso alle informazioni delle donne con vantaggi sia nella gestione del singolo caso (ho la possibilità di reperire velocemente un referto clinico sempre aggiornato visionando rapidamente la situazione della donna) sia nell analisi dell attività del reparto (tramite lo sviluppo degli indicatori correlati). Un supporto informatico standard diffuso a livello nazionale mi permette inoltre di verificare, valutare e confrontare la posizione del reparto/struttura rispetto ad altri.. Inoltre SQTM ha altre funzioni. Grazie all import/export dei dati, i casi possono essere inviati o ricevuti da strutture aderenti al progetto, creando una rete di controllo e confronto. Posso inserire diverse utenze (nome utente e password) per consentire un accesso mirato e controllato ai dati dell archivio Posso creare vari gruppi di lavoro in base alle mie esigenze nella gestione della casistica. Posso rendere anonimi i miei dati tramite apposite funzioni. È correlato alla scheda GISMA dell osservatorio e mi permette di compilare la parte relativa agli interventi.

3 Come è fatto? Si compone di sette sezioni che vanno a compilare tre tabelle: persona, lesione, interventi. Vediamo queste sezioni e le loro maschere. La maschera iniziale SQTM ha il duplice compito di consentire l accesso all archivio, o effettuare statistiche tramite i vari indicatori realizzabili in ambiente SQTM 3.0. La maschera Persona individua in maniera univoca il record tramite una serie di informazioni anagrafiche. La maschera Follow-up persona è legata alla precedente e raccoglie informazioni sul controllo post operatorio. La maschera del Quadro generale Lesioni chiede di inserire le varie lesioni ( poi operate) della donna. Le informazioni presenti in questa maschera sono obbligatorie. La maschera Screening-Diagnosi richiede sia informazioni del I livello dello screening (SISM), sia la diagnosi finale che ha portato all intervento (informazione obbligatoria per il calcolo degli indicatori GISMA), sia informazioni di carattere anatomo patologico. La maschera Interventi chirurgici raccoglie le informazioni relative all intervento (una lesione) o agli interventi (più lesioni) effettuati dalla donna, oltre ad alcune informazione su tecniche particolari come il linfonodo sentinella o la dissezione ascellare. La maschera RT-Terapia medica-follow-up, permette di raccogliere le informazioni inerenti alle terapie post operatorie (radioterapia, oncologia). 1:1 1:n Follow-up Persona Quadro generale Lesioni 1:1 Screening-Diagnosi Interventi chirurgici RT-Terapia medica-followup

4 Come si installa? Esistono diverse tipologie di istallazione. SQTM 3.0 può essere installato sia su un singolo Pc permettendo l accesso ad un singolo utente (medico), oppure su rete locale, consentendo l'accesso e l'aggiornamento simultaneo da parte delle varie unità di riferimento al medesimo insieme di dati. In entrambi i casi è fondamentale una grande coordinazione e cooperazione tra i diversi reparti al fine di evitare di inserire record duplici o casi incompleti e/o incoerenti (donne con intervento senza lesione od anagrafica, donne con follow-up senza intervento, ecc.). Nel caso si usi una rete locale è consigliabile evitare di lavorare sul medesimo record, anche se ciò è possibile, per evitare la sovrapposizione o la cancellazione di informazioni. Per poter utilizzare il modulo è necessario disporre: a) del pacchetto Microsoft Access 97 o Microsoft Access 2000 b) Il Pentium 133 è consigliabile. Sono inoltre consigliabili 32 Mb di RAM. Esistono due versioni di SQTM30.EXE: a) Per office97 b) Per office 2000 e xp È importante lanciare la versione SQTM3.0 COMPATIBILE CON LA VOSTRA VERSIONE DI ACCESS. Il programma dispone di una istallazione automatica occorre solo indicare la directory di destinazione qualora lo si voglia installare in rete (per l istallazione su Pc è gia predisposta la directory c:\sqtm303). Come si inseriscono i dati? Nel data entry occorre prestare attenzione alla presenza di campi obbligatori. Il programma SQTM, divide i vari campi in tre diverse tipi: obbligatori, senza i quali il programma non procede: sono il nome e cognome della donna le variabili della maschera delle lesioni (lato, quadrante, ecc.). fondamentali (anche se non obbligatori), sono quelli necessari per il calcolo degli indicatori come la diagnosi, il tipo di intervento, le date di intervento, le informazioni sugli esami dei linfonodi, i margini, ecc. complementari, che permettono di avere una esauriente scheda informativa della donna. Riportiamo di seguito un set minimo di informazioni che suggeriamo di raccogliere sempre:

5 SQTM - Set minimo di informazioni SQTM contiene circa 300 variabili; la raccolta di tali informazioni permette di avere una visione completa dell intervento, anche se può risultare difficile reperirle tutte. Per questo suggeriamo di concentrarsi, inizialmente, su un set minimo di informazioni (circa 60 variabili) alcune obbligatorie, altre necessarie, per permettere ad SQTM di compilare gli indicatori correttamente, fornire risultati attendibili e non influenzati da valori missing o mancanti. Parte anagrafica o Cognome (campo obbligatorio) o Nome (campo obbligatorio) o Anno di nascita (campo obbligatorio) o Comune di nascita Quadro lesioni o Lato lesione (campo obbligatorio) o Sede lesione (campo obbligatorio) o Altre lesioni (campo obbligatorio) o Prima lesione (campo obbligatorio) N.B. In caso di più lesioni, definire Prima lesione = sì, Altre lesioni = unica o principale la più grave. Le successive avranno Prima lesione = no, Altre lesioni = metacrona/sincrona Scheda diagnostica - screening o Classificazione caso o Round N.B (questi sono il numero di INVITI ricevuti dalla donna; il ROUND scatta se l invio successivo/precedente è dopo 2 anni) o Numeratori esami N.B. (questi il numero di ESAMI a cui si è sottoposta la donna durante la sua STORIA di screening) o Data ultimo test o Esito 1 e 2 radiologo Scheda diagnostica - diagnosi1 o Provenienza o Giudizio clinico lesione palpabile o Mammografia o Ecografia o Esame agoaspirato o Esame microistologico Scheda diagnostica - diagnosi2 o Focalità o Dimensione strumentale o clinica o T casi particolari o Data indicazioni Scheda diagnostica - Istopatologia1 o Diagnosi principale (campo obbligatorio) o Peso pezzo asportato o Grado (se invasivo/ in situ) o Tipo di carcinoma Segue

6 Scheda diagnostica - Istopatologia2 o Dimensioni totali o Linfonodi o Pn o Pt o n. linfonodi esaminati o margini o Esito ER o Esito PGR interventi chirurgici 1 intervento o data ricovero o data dimissioni o data intervento (campo obbligatorio) o equipe chirurgica o tipo di intervento (campo obbligatorio) o tipo anestesia o congelatore margini o congelatore lesione o peso settore asportato interventi chirurgici - linfonodo sentinella1 o linfonodo sentinella Si/No o Numero linfonodi o Isotopo o Numero linfonodi isotopo interventi chirurgici dissezione ascellare o dissezione Si/No o Tipo dissezione (eventuale) o n.t.d. (eventuale) o n.i.c.b. (eventuale) o n.t.l. (eventuale) interventi chirurgici riassunto interventi o trattamento chirurgico o motivo interventi successivi (eventuale) o ricostruzione immediata o biopsia fallita Radioterapia o Radioterapia Si/No

7 Come raccolgo ed invio i dati Si consiglia di raccogliere settimanalmente i vari dati così da effettuare un solo aggiornamento, MINIMO ma CONTINUO. Ciò può contribuire a non creare un regresso poi difficile da smaltire. I dati possono essere inseriti da ogni singola figura professionale (accesso tramite utenze e password dedicate vedi manuale), oppure raccolte in ogni singolo reparto ed inserite da un amministrativo dedicato. Nel primo caso l inserimento può essere effettuato in front office, nel secondo caso può essere fatto solo in back office. I dati inviati all A.S.P. saranno solo i casi provenienti dallo screening della struttura inviati ad intervalli regolari trimestrali. L invio è composto da tre file formato testo (.TXT) contenenti l intero archivio SQTM. Questi file sono: Persona.txt che contiene l informazioni anagrafiche della donna e del controlli di followup post operatori. Lesione.txt con le informazioni delle lesioni, screening, diagnosi, cartella istopatologica. Inter.txt che contiene l informazioni chirurgiche, oncologiche e radio terapiche. L invio dei file deve essere preceduto da una operazione che renda anonime ed univoche le singole donne nel rispetto della privacy. Altra soluzione possibile è l invio dei dati criptato da password (es. tramite WinZip). L invio dei dati è annuale (scadenza solidamente fissata al 30 settembre) Può capitare, soprattutto per le ASL fuori del comune di Roma, che un caso individuato dallo screening locale si operi in un'altra ASL della regione. In tale situazione esistono due soluzioni ancora al vaglio: la ASL orfana del caso dovrà trasmettere solo i sui screen-detect; potrà richiedere informazioni inerenti al caso ed inserirle nel suo archivio locale se vorrà avere una maggiore congruenza e specificità di informazione. La ASL che ha operato la donna invierà sia i sui casi che quelli giunti da altre ASL.(questo sistema è più pratico) la ASL orfana del caso dopo aver reperito le informazioni necessarie invierà tutti i casi da lei individuati, mentre l ASL che ha operato lo screen-detect dovrà escludere dal suo invio le donne non individuate da lei. (questo sistema è più corretto e coerente)