Sistema ERP Dynamics AX Allegato 1 Panorama Attuale delle Applicazioni

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1 Equitalia S.p.A. Servizi di implementazione e manutenzione del nuovo Sistema Informativo Corporate Sistema ERP Dynamics AX Allegato 1 Panorama Attuale delle Applicazioni 1

2 Sommario 1. Introduzione Dominio applicativo Riscossione... 4 Scheda applicativo O Dominio applicativo AMF... 5 Scheda applicativo Microsoft Dynamics NAV 2009 R Scheda applicativo Tagetik... 9 Scheda applicativo Piteco Scheda applicativo Web CBI Dominio applicativo Gestione Risorse Umane Scheda applicativo Sistema Unico HR Scheda applicativo Xformare Scheda applicativo Intranet DPS Scheda applicativo Payroll Domini applicativi vari Scheda applicativo ACL... Errore. Il segnalibro non è definito. Scheda applicativo ARIS... Errore. Il segnalibro non è definito. Scheda applicativo AskMe Scheda applicativo Gestione sicurezza sul posto di lavoro

3 1. Introduzione Si riportano qui di seguito le schede di dettaglio dei prodotti ad oggi in uso presso l Azienda. Le schede sono così strutturate: Descrizione del prodotto in cui si pone il focus sullo scopo dell applicativo e la tipologia di utilizzo che ne viene fatta in azienda; Schema di Processo: in questa sezione viene fornita una macro-descrizione del workflow del prodotto; Personalizzazioni: indica le customizzazioni apportate ai prodotti; Architettura: si riporta una macro-descrizione architetturale dell applicativo; Interazione applicativa attuale: vengono indicate, ove presenti, le interazioni tra i vari applicativi; Vincoli: vengono indicati eventuali aspetti critici che potrebbero influire sul passaggio al Sistema ERP Dynamics AX. 3

4 2. Dominio applicativo Riscossione Scheda applicativo O100 O100 Business O100: servizio basato su tecnologia Mainframe. 1- Bypass contabile: che consente il confronto tra la prima nota contabile prodotta da CAD con le evidenze del log contabile di CAD. Lo scopo è quello di verificare (a livello di singola concessione) le eventuali squadrature del giorno in esame e di procedere alle correzioni necessarie prima dell alimentazione di NAV. Sono presenti archivi custom e funzionalità cics collegate per la verifica di eventuali squadrature contabili del giorno in esame ambito per ambito. Bypass Contabile L utente della Contabilità, verifica per tutti gli ambiti di ogni Regione, attraverso la funzionalità di sintesi Inquiry Giornata Contabile che la prima nota prodotta da CAD sia coincidente con il log contabile prodotto sempre da CAD. Qualora ci fosse qualche squadratura l utente procederà con le specifiche funzionalità di dettaglio alle verifiche del caso e potrà effettuare le eventuali scritture, su O100, correttive prima della conferma della giornata contabile e della produzione del flusso per l alimentazione di NAV. Il concetto di personalizzazione in questo contesto non è applicabile in quanto prodotto sviluppato internamente. L applicativo è sviluppato su piattaforma mainframe. Accessibile dalla schermata iniziale CAD. Di seguito si riportano le interazioni tra l applicativo in oggetto con altri sistemi aziendali: Applicazione Modalità di Tipologia di Frequenza di scambio dati scambio dati scambio dati NAV Flusso Uscente On demand Dipartimentale Flusso Uscente Quotidiano gestione stampe Host Flussi Entrante On demand 4

5 SOLUZIONI APPLICATIVE POST CONFIGURAZIONE SISTEMA ERP Dynamics AX Modalità di approccio Integrazione con sistema pre-esistente X Sostituzione applicativa Integrazione con sistema pre-esistente con successiva sostituzione applicativa 3. Dominio applicativo AMF Scheda applicativo Microsoft Dynamics NAV 2009 R2 Navision Amministrazione e finanza L applicativo permette la gestione delle attività amministrative, contabili e finanziarie aziendali. I principali moduli gestiti dal servizio sono: Gestione del Ciclo passivo: il servizio permette la gestione e il monitoraggio dell intero processo dall acquisto di beni e servizi dal perfezionamento del contratto sino al pagamento della fattura al fornitore; Gestione del Ciclo attivo: il servizio gestisce lo scambio delle informazioni con i sistemi della produzione necessari per l emissione delle fatture attive; Contabilità Generale e Bilancio: il servizio consente la gestione degli adempimenti di carattere civilistico e fiscale richiesti per la corretta redazione del bilancio di esercizio e la tenuta dei libri sociali e fiscali. Nel gruppo Equitalia sono presenti 5 istanze dell applicativo sullo stesso Database (Equitalia HLD, Nord, Centro, Sud ed Equitalia Giustizia). L applicativo, essendo in tecnologia Microsoft, si basa su Microsoft SQL Server. Il servizio Dynamics NAV è articolato nei seguenti moduli: 1. Ciclo Passivo 2. Ciclo Attivo 3. Contabilità Generale e Bilancio 4. Fatturazione elettronica attiva/passiva 1.Ciclo Passivo Il macro processo di gestione del ciclo passivo prevede tutti gli stadi inerenti la gestione ed il monitoraggio dei contratti ed è composto dalle seguenti fasi: Inserimento del contratto esecutivo: L utente, a valle del completamento dei processi di approvvigionamento di beni e servizi, inserisce nel servizio Navision tutte le informazioni attinenti il contratto, quali, ad esempio, l inserimento/aggiornamento dell anagrafica fornitore, l importo e la durata del contratto, i termini di pagamento e le scadenze delle fatture, il CIG; 5

6 Emissione degli ordini attuativi: il RUP effettua periodicamente gli ordini attuativi, parziali o totali, del contratto esecutivo; Avanzamento e chiusura Ordini: Il RUP con l eventuale supporto del DEC e della Struttura di supporto una volta che ha verificato che la prestazione è conforme rispetto all ordine d acquisto (verifica la qualità del servizio, i tempi di realizzazione, i livelli di servizio, le quantità e qualità dei materiali, ecc.) ed inserisce nel servizio NAV la regolare esecuzione; Ricezione fattura dal fornitore: l utente, a valle del processo di protocollazione della fattura (Interfaccia con Docway), effettua la registrazione sui libri obbligatori ai fini fiscali e civilistici, dopo aver effettuato un processo approvativo del documento per ottenere il visto dal RUP; Benestare al pagamento: Il RUP a seguito della regolare esecuzione della prestazione del servizio o dell avvenuta consegna del bene conforme all ordine, verifica la correttezza delle informazioni contenute nella fattura ricevuta e inserisce l autorizzazione al pagamento della fattura, previa verifica automatica di un DURC valido; Pagamento della fattura: a valle dell autorizzazione al pagamento fornita a sistema dal RUP, l utente di contabilità effettua le eventuali altre attività propedeutiche al pagamento (es. verifica ex art. 48 bis) e predispone il bonifico. Esistono altre tipologie di fatture non legate ad un contratto inserite in modalità diretta (utenze) ovvero intercompany rivenienti automaticamente dai dati che risiedono sulla società Equitalia Holding. Sono altresì gestite le notule con registrazione in ambiente extra-contabile. 2.Ciclo attivo Il macro processo del ciclo attivo, prevede la gestione dei processi di fatturazione dei servizi erogati; in particolare di seguito viene illustrato il processo di emissione delle fatture attive derivanti dalle attività di produzione. Le fasi del servizio sono le seguenti: Estrazione delle informazioni sulle lavorazioni: l utente periodicamente effettua l estrazione dei dati di produzione relative alle lavorazione effettuate in un determinato periodo caricandole sul sistema NAV; Creazione delle bolle: a valle del caricamento dei dati sulle lavorazioni, il sistema NAV crea le bolle propedeutiche alla fatturazione; Emissione della fatture attive: l utente produce le fatture attive articolate per prodotto/servizio e per AdR; Invio delle fattura: l utente trasmette le fatture agli AdR Gestione flussi fatturazione attiva verso sistema gestionale stampe Esistono altre tipologie di fatture: Fatture registrate in modalità diretta; Fatture registrate da movimenti di commessa (Ribaltamenti di costi HLD agli ADR); Fatture rivenienti dai movimenti di riscossione ed emesse verso gli enti. 3. Contabilità Generale e Bilancio Il modulo di Contabilità Generale e Bilancio è articolato nei seguenti macro processi: Registrazione contabile delle fatture passive e attive (ciclo passivo e ciclo attivo), dei pagamenti e degli incassi e di tutti i documenti necessari all alimentazione della contabilità generale 6

7 anche per date di competenza - ivi compresa l interfaccia con il Payroll (SIRFIN) per l acquisizione delle scritture relative al personale; Gestione dei registri contabili obbligatori per gli adempimenti sia fiscali che civilistici (es. pro-rata IVA, liquidazione IVA trimestrali, IVA di rivalsa su corrispettivi, libro iva acquisti, libro iva vendite, libro giornale, libro inventari). Registrazione delle scritture di bilancio semestrale ed annuale (ambiente extra-contabile) anche con procedure automatiche di calcolo dei risconti Gestione dei flussi di tesoreria, compresa l acquisizione dei flussi contabili da PITECO. Gestione dei cespiti aziendali con creazione automatica dalla ricezione del bene sull ordine; Acquisizione automatica dei flussi contabili di riscossione Il servizio prevede inoltre la reportistica necessaria per la preparazione e redazione del bilancio di esercizio societario e consolidato di Gruppo nonché l esportazione di dati per adempiere agli adempimenti fiscali (vedi speso metro, estrazione per il Payroll per modello 770, ecc) 4. Fatturazione elettronica E in fase di implementazione sul sistema NAV una modifica evolutiva che permetta di adempiere al D.L. 55 del 3 aprile 2013 in materia di fatturazione elettronica. A far data dal 6/6/2014 Equitalia avvierà il ciclo di fatturazione attiva rispettando i termini e le condizioni previste da tale decreto. A far data dal 31/3/2015 verrà avviato anche il processo di fatturazione passiva. Al fine di rendere l applicativo in linea con le specificità aziendali, di è proceduto ad implementare alcune personalizzazioni rispetto alla piattaforma standard riguardanti, nel casi specifici: Per il processo acquisitivo e la gestione dei contratti sono stati personalizzati gli aspetti legati a: o Controllo requisiti generali fornitore o Inserimento contratti o Gestione dei raggruppamenti temporanei di imprese o Personalizzazione su workflow ordini/contratti o Creazioni ordini attuativi a partire dai contratti esecutivi o Ricezione merce e regolare esecuzione sugli ordini o Benestare al pagamento a seguito di ricezione fattura o Controllo requisiti generali fornitore o Gestione del CIG e del conto corrente dedicato; o Gestione del DURC Per la funzione Amministrazione sono state sviluppate apposite funzionalità per: o Controllo art. 48 Bis Per la funzione Pianificazione e Controllo di Gestione sono state sviluppate apposite funzionalità per: o Inserimento del budget approvato per valori dimensione 7

8 o o Valutazione rimodulazione/revisione budget per valori dimensione Monitoraggio budget e blocco in caso di superamento in ogni registrazione Nell immagine seguente è visualizzabile l'architettura a tre livelli di Microsoft Dynamics NAV Il Livello Client di Microsoft Dynamics NAV include l'accesso a dati e processi personalizzato in base ai ruoli. 2. Nel Livello Server di Microsoft Dynamics NAV risiedono la logica di business e i servizi Web per integrazioni rapide e convenienti in altre applicazioni. 3. Il Livello del Database di Microsoft Dynamics NAV si basa su SQL Server, una delle più robuste e affidabili piattaforme di database attualmente disponibili. Di seguito si riportano le interazioni tra l applicativo Navision con altri sistemi aziendali: Applicazione Protocollo informatico Modalità di scambio dati Tipologia di scambio dati Frequenza di scambio dati Web service Entrante/uscente On demand 8

9 Flussi CBI Manuale Entrante/uscente On demand Flussi riscossione Manuale Entrante On demand Agenda Legale Web service Entrante In fase di implementazione Flussi file market (fatturazione servizi resi) Manuale Entrante On demand SOLUZIONI APPLICATIVE POST CONFIGURAZIONE SISTEMA ERP Modalità di approccio Integrazione con sistema pre-esistente Sostituzione applicativa Integrazione con sistema pre-esistente con successiva sostituzione applicativa X Prevedere l integrazione con i sistemi pre-esistenti con cui l applicativo si interfaccia e che continueranno a sussistere a valle della sostituzione del prodotto. In considerazione dell attivazione per fasi del nuovo sistema ERP Dynamics AX si renderà necessaria la coesistenza dei due sistemi (NAV ed AX) per il tramite di un interfaccia che servirà anche come fonte alimentante per la successiva migrazione dell intero impianto di Contabilità Generale. Scheda applicativo Tagetik Tagetik Amministrazione e Finanza Il software è utilizzato per la raccolta dei dati e relativa aggregazione ai fini della redazione del bilancio consolidato e consolidato fiscale. Essendo un prodotto esterno gestito, applicativamente, dal fornitore non abbiamo evidenza dello schema di processo. Non presenti Plug-in excel che permette l upload dei dati di bilancio su infrastruttura dedicata. 9

10 Di seguito si riportano le interazioni tra l applicativo in esame con Applicazione Modalità di Tipologia di Frequenza di scambio dati scambio dati scambio dati NAV Manuale Caricamento su On demand Excel e upload tramite plug-in SOLUZIONI APPLICATIVE POST CONFIGURAZIONE SISTEMA ERP Modalità di approccio Integrazione con sistema pre-esistente Sostituzione applicativa Integrazione con sistema pre-esistente con successiva sostituzione applicativa X Scheda applicativo Piteco Piteco Amministrazione e Finanza Applicativo per la gestione del cash pooling di Gruppo. Trattandosi di una soluzione esterna gestita, applicativamente, dal fornitore, non abbiamo evidenza di uno schema di processo. Non presenti Non presente Di seguito si riportano le interazioni tra l applicativo in esame con Applicazione Modalità di Tipologia di Frequenza di scambio dati scambio dati scambio dati NAV manuale Entrante/uscente On demand 10

11 SOLUZIONI APPLICATIVE POST CONFIGURAZIONE SISTEMA ERP Modalità di approccio Integrazione con sistema pre-esistente Sostituzione applicativa Integrazione con sistema pre-esistente con successiva sostituzione applicativa X Scheda applicativo Web CBI Web CBI Amministrazione e Finanza Portali Web di Home Banking messi a disposizione dalle banche. Gli operatori accedono ai portali web degli istituti bancari di riferimento ed effettuano il download dei dati contenenti le movimentazioni avvenute sui conti correnti aziendali, caricandoli successivamente sull applicativo NAV. E altresì possibile caricare sui portali i flussi CBI per le disposizioni di pagamento prodotti da NAV. Non applicabile Non applicabile Di seguito si riportano le interazioni tra l applicativo in oggetto con altri applicativi aziendali: Applicazione Modalità di Tipologia di Frequenza di scambio dati scambio dati scambio dati NAV manuale Download files da Homebanking e import su NAV On demand SOLUZIONI APPLICATIVE POST CONFIGURAZIONE SISTEMA ERP Modalità di approccio Integrazione con sistema pre-esistente Sostituzione applicativa Integrazione con sistema pre-esistente con successiva sostituzione applicativa X 11

12 4. Dominio applicativo Gestione Risorse Umane Di seguito vengono elencate le applicazioni dell area HR effettivamente in esercizio alla data del 1/1/2014. Si precisa che alla data del presente allegato è in corso di implementazione la procedura di gara per l affidamento del servizio di messa in opera della nuova piattaforma HR su tecnologia Microsoft Dynamics AX. Gli applicativi sotto elencati, ad esclusione di Intranet DPS e Payroll, verranno migrati su tale piattaforma. Ad ogni modo vengono riportati per completezza. Scheda applicativo Sistema Unico HR Sistema Unico HR Risorse Umane Il Sistema Unico HR è il servizio di ausilio alle attività legate all organizzazione, all amministrazione risorse umane, alla formazione, alla selezione e valutazione del personale. Il Servizio, nato con l obiettivo di costituire l anagrafica master aziendale, rappresenta un supporto nei processi operativi di: Gestione delle strutture organizzative, incluse le gerarchie formali e informali e le posizioni lavorative. Gestione dell anagrafica del dipendente con possibilità per lo stesso di accedere al portale in modalità self-service per la modifica di dati personali. Sistema incentivante/mbo e Valutazione dei comportamenti: Gestione delle performance dei dipendenti e dei piani di carriera. Sincronizzazione automatica con l Active Directory e con il portale intranet aziendale Openspace. Generazione del DPS: Allineamento automatico con lo strumento di generazione del DPS sull anagrafica aziendale del dipendente. Formazione: gestione della formazione intesa come iscrizione ai corsi (soprattutto FAD) e storicizzazione dei corsi fatti. Il sistema unico HR funge quindi da anagrafica master aziendale, in quanto ogni variazione inerente a risorse e strutture viene registrata sulla base dati HR, per poi essere estratta e applicata verso i servizi/applicativi di destinazione. Di seguito viene fornita una sintesi dei seguenti processi gestiti dal Servizio Sistema Unico HR: 1. Gestione strutture organizzativa Il modulo permette di gestire l organigramma aziendale: alberatura delle unità organizzative e posizioni (definizione e attività). È possibile gestire la lista delle Versioni delle Unità Organizzative caricate sull applicazione (storico) ed è possibile accedere alle singole Versioni delle Unità Organizzative. 2. Gestione e amministrazione Risorse Umane (Anagrafica) Attraverso questo modulo è possibile gestire (inserimento/modifica) le società e le 12

13 qualifiche presenti nel gruppo Equitalia, le risorse caricate sull applicazione, accedere ai singoli fascicoli e gestire la collocazione delle risorse all interno dell organigramma (info organizzative, recapiti, distacchi, ecc.). 3. Analisi dei fabbisogni e gestione della mobilità In questa sezione è possibile inserire e modificare i dati relativi al HR Plan e gestire i processi relativi all analisi e alla gestione dei fabbisogni. Il modulo consente inoltre di gestire la mobilità delle risorse e le cessioni di contratto. 4. Sistema Incentivante/MBO e Valutazione dei Comportamenti è articolato in due sotto processi: Il modulo di Sistema Incentivante/MBO consente di gestire (inserimento/modifica) le risorse caricate sull applicazione accedendo alla singole schede di valutazione (MBO/PM). Valutazione dei Comportamenti: Da questa sezione è possibile visualizzare la lista degli obiettivi associati alla sessione tramite i cluster e riproposti pertanto all interno di ogni scheda di valutazione. Fanno parte di questo sotto processo le funzioni relative alla definizione degli obiettivi individuali, comportamenti, feedback, performances qualitative. L applicativo nasce già con le implementazioni richieste in fase di impianto dal Gruppo Equitalia Non applicabile Di seguito si riportano le interazioni tra l applicativo in esame con gli altri applicativi aziendali: Applicazione Modalità di scambio dati Tipologia di scambio dati Frequenza di scambio dati X-Formare flusso Entrante/Uscente On demand Sistemi Connettore Uscente Giornaliero Mainframe SQL DB2 PayRoll flusso Uscente On demand Intranet DPS flusso Uscente Giornaliero Scheda applicativo Xformare Xformare Risorse umane - Formazione 13

14 Applicativo presso fornitore esterno utilizzato dalla struttura di formazione del personale per la diffusione di corsi online ad interesse aziendale. Il prodotto è accessibile ai dipendenti tramite opportuno link su Sistema Unico HR. Essendo un prodotto esterno gestito totalmente dal fornitore, non esiste schema di processo. Non applicabile Non applicabile Di seguito si riportano le interazioni tra l applicativo in esame con gli altri applicativi aziendali: Applicazione Modalità di Tipologia di scambio Frequenza di scambio dati scambio dati dati Sistema Unico HR Flussi Entrante/Uscente On demand Scheda applicativo Intranet DPS Intranet DPS Organizzazione e Divisione ICT Applicativo web all interno del Gruppo per la redazione delle lettere di nomina a responsabile del trattamento del dato, amministratore di sistema, nonché alla redazione del DPS del Gruppo. Essendo un prodotto esterno gestito totalmente dal fornitore, non abbiamo evidenze dello schema di processo. Non effettuate Di seguito si riportano le interazioni tra l applicativo in esame con Applicazione Modalità di scambio dati Tipologia di scambio dati Frequenza di scambio dati 14

15 Sistema unico HR flusso entrante giornaliero SOLUZIONI APPLICATIVE POST CONFIGURAZIONE SISTEMA ERP Modalità di approccio Integrazione con sistema pre-esistente Sostituzione applicativa Integrazione con sistema pre-esistente con successiva sostituzione applicativa X Scheda applicativo Payroll Payroll Risorse Umane Amministrazione e finanza Applicativo per la gestione delle presenze, degli accessi, dei giustificativi, delle missioni e del payroll del personale del Gruppo Equitalia. Il portale è accessibile via web. Essendo un prodotto esterno gestito totalmente dal fornitore, non abbiamo evidenza dello schema di processo Non effettuate N.A Di seguito si riportano le interazioni tra l applicativo in esame con le altre applicazioni aziendali: Applicazione Modalità di scambio dati Tipologia di scambio dati NAV Flusso Uscente On demand Frequenza di scambio dati SOLUZIONI APPLICATIVE POST CONFIGURAZIONE SISTEMA ERP 15

16 Modalità di approccio Integrazione con sistema pre-esistente Sostituzione applicativa Integrazione con sistema pre-esistente con successiva sostituzione applicativa X 5. Domini applicativi vari Scheda applicativo AskMe Ask me Trouble ticketing di Gruppo Askme nasce come servizio di trouble ticketing di Gruppo per permettere la segnalazione, le gestione e il monitoraggio dei livelli di servizio di segnalazioni e problematiche di vario genere. Al momento copre le area di assistenza per la Divisione ICT e la funzione Logistica. Essendo un prodotto esterno gestito, applicativamente, dal fornitore, non abbiamo evidenza dello schema di processo. Sono state effettuate implementazioni per soddisfare requisiti aziendali di tipo funzionale (workflow e struttura aziendale come da organigramma vigente). E stato inoltre sviluppato un modulo che consente l accesso in single sign-on. Non applicabile Non applicabile SOLUZIONI APPLICATIVE POST CONFIGURAZIONE SISTEMA ERP Modalità di approccio Integrazione con sistema pre-esistente Sostituzione applicativa Integrazione con sistema pre-esistente con successiva sostituzione applicativa X 16

17 Scheda applicativo Gestione sicurezza sul posto di lavoro Progetto Sicurezza Lavoro Sicurezza Aziendale L applicativo, sviluppato in modalità client-server, consente la gestione di tutti gli adempimenti nomativi in materia di sicurezza sul luogo di lavoro tra cui: - Gestione anagrafica figure preposte alla sicurezza RSPP, ASPP, RLS, ecc. - Gestione anagrafica e scadenziario impianti di sicurezza e altri asset gestiti (censimento impianti, revisione periodica, ecc.) - Predisposizione DUVRI e altra documentazione necessaria ad ottemperare ai requisiti di legge - Moduli per formazione addetti e preposti ramo sicurezza Essendo un prodotto esterno gestito totalmente dal fornitore, non abbiamo evidenza dello schema di processo. Integrato con Active Directory Server stand-alone esposto nella intranet aziendale. Gli utenti accedono tramite opportuno client installato sulle proprie postazioni di lavoro. La base dati è su tecnologia Microsoft Sql Server Di seguito si riportano le interazioni tra l applicativo in esame con Applicazione Modalità di Tipologia di Frequenza di scambio dati scambio dati scambio dati Anagrafica HR flusso entrante mensile SOLUZIONI APPLICATIVE POST CONFIGURAZIONE SISTEMA ERP Modalità di approccio Integrazione con sistema pre-esistente Sostituzione applicativa Integrazione con sistema pre-esistente con successiva sostituzione applicativa X 17

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