SITO INTERNET DI DISTRETTO nella rete nazionale.

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1 SITO INTERNET DI DISTRETTO nella rete nazionale MANUALE OPERATIVO PER I RESPONSABILI DI CLUB rev. 2.0 giugno 2005

2 Questo manuale è una libera riscrittura fatta dal Lion Domenico Lalli dei testi preparati per il corrispondente manuale del Distretto Ib4 cui si deve la realizzazione del software di gestione del nostro sito distrettuale. Nella foto la squadra iniziale del 108Ib4 festeggia la messa on-line del sito (maggio 2001). Da sin., Emanuele Bedussi (Coas), Cosimo Adavastro, Gianfranco Ferradini, Luciano Casè, Paolo Demarco (Coas) Il manuale è rivolto ai Responsabili IT di Club, con l obiettivo di riassumere le principali funzionalità e modalità operative del nuovo sito Distrettuale, in funzione per il nostro Distretto dal marzo 2002, quale strumento principale di comunicazione tra i Club all interno del Distretto e per la gestione dei dati dei Soci anche in funzione nazionale. Il manuale è illustrato con immagini ed esempi tratti dal sito per i Distretti 108ta3 e 108ib4; le stesse funzionalità e modalità applicative si riferiscono anche ai siti identici realizzati per altri distretti, e raggiungibili all indirizzo Importante: Per una corretta visualizzazione e interattività del sito è opportuno utilizzare il browser Internet Explorer della Microsoft. Indice Premessa...3 Livelli di accesso e struttura del sito...3 Cap. 1 La navigazione...4 Cap. 2 L amministrazione Gestione Club e Soci Gestione Sicurezza Gestione cariche Varie...15 Cap. 3 Il futuro...17 Schema attività svolta nel mese 18 ManualeTa3_2.doc - rev /07/2006 pag. 2 di 18

3 Premessa Il nuovo sito del Distretto 108ta3 nasce, grazie allo sviluppo da parte della Società Coas del Lions Cosimo Adavastro del Distretto 108Ib4, con l obiettivo di fornire a TUTTI i Club uno strumento semplice, agile e funzionale che permetta una migliore, più tempestiva e più efficace comunicazione tra i Club stessi e tra i Club e le altre strutture lionistiche. L intero sito è sviluppato in maniera dinamica, appoggiandosi ad un data base unico, e gestito con rigorosi criteri di sicurezza. Ciò permette all amministratore di sistema di garantire comunque l integrità e la riservatezza del sito, e al Responsabile IT di ogni Club di essere pienamente responsabile della correttezza delle informazioni (sul Club, sui Soci, sugli eventi) relative al Club stesso. La gestione dinamica e decentrata del sito permette anche di far pervenire automaticamente le informazioni periodicamente richieste dall Archivio Nazionale. Livelli di accesso e struttura del Sito Il sito è ovviamente pubblico, ma contiene informazioni riservate; sono previste quindi le seguenti categorie di utenti, in ordine crescente di livello di autorità: livello pubblico livello Socio riservato a chiunque entri nel sito via Internet; ha accesso, dalla Home Page, alle informazioni generali del Distretto e dei Club (e attraverso la Home Page di Club all eventuale sito di Club o alle altre informazioni che il Club voglia rendere pubblicamente disponibili). ogni Socio, regolarmente registrato nel Database del sito, ha la possibilità di visualizzare i dati dei Soci del proprio Club e di tutti gli altri del Distretto, e di segnalare la propria partecipazione ad un qualunque evento del Distretto. L accesso è protetto dall associazione del proprio Codice di matricola al cognome. Per il momento, per ragioni di riservatezza e sicurezza, ogni Distretto è gestito con un Database separato e non è quindi possibile accedere, da uno, ai dati dell altro. Il sistema è però tecnicamente predisposto alla gestione multidistrettuale integrata, quando le scelte strategiche lo renderanno auspicabile. livello Amministratore-3 è riservato al Responsabile IT di Club, con userid/password inizialmente assegnate dal sistema e modificabili in qualsiasi momento dal responsabile stesso; permette di inserire e modificare i dati del Club e dei Soci del Club specifico (e solo di questo), incluse le cariche e gli incarichi di Club, e di inserire, modificare e cancellare le informazioni relative agli eventi di Club, nonché di indicare la partecipazione come Club (Intermeeting) agli eventi di altri Club. Permette altresì di accedere alle funzioni di stampa schede Club/Soci e di costruire un minisito di Club. livello Amministratore-2 è riservato funzionalmente ai Presidenti di Circoscrizione e/o ai Delegati di Zona sinora non utilizzato livello Amministratore-1 è riservato al Responsabile IT di Distretto ed eventualmente agli altri membri del Comitato Tecnologie, per la gestione delle informazioni e dei dati di Distretto e sovra-distrettuali, incluse le cariche e gli incarichi distrettuali, e la gestione complessiva del sito. Un Amministratore di livello 1 può anche accedere e modificare i dati dei Soci dei Club, ma non assegnare le cariche di Club o inserire/modificare eventi di Club, né gestire i trasferimenti da un Club all altro nell ambito del Distretto. Può anche gestire gli Amministratori di livello 2 e 3 (assegnazione, modifica, revoca) ma non ne conosce login/password. Può costruire pagine html per l area info dal Distretto. Il sito contiene essenzialmente due tipi di informazioni, quelle protette (sia statiche che dinamiche), cui neppure gli Amministratori possono accedere se non con i vari livelli di sicurezza attraverso le funzionalità fornite dal sistema, e quelle libere. Per il Distretto, e per ogni Club, è infatti disponibile una propria area sul Server (Directory) con un link dalla rispettiva HomePage, dove il Responsabile IT può inserire, via FTP protetto, pagine html autonomamente create e gestite. Ogni Club ha quindi l opportunità, se lo desidera, di crearsi un mini-sito autonomo, o comunque di aggiungere notizie, informazioni, immagini e quant altro desideri (v. sezione 2.4). Le informazioni protette sono invece gestite o automaticamente o attraverso le funzioni e i moduli previsti dal sistema per i vari livelli di amministrazione. ManualeTa3_2.doc - rev /07/2006 pag. 3 di 18

4 Cap. 1 La navigazione La Home Page (e tutte le successive, inclusa quella di Amministrazione, che si apre in una nuova finestra del browser a tutto schermo) contiene un frame a sinistra con le funzioni di primo livello, ed un frame principale con le informazioni specifiche. Tra le funzioni principali (menù di sinistra), quelle di navigazione libera sono: Home Page (v. figura). Dai vari link presenti nel frame principale si naviga tra le pagine informative del Distretto; in particolare, dalla Home Page (di destra) si accede alla Foto del Governatore, alle pagine dell organigramma Distrettuale (create automaticamente sulla base dell assegnazione delle cariche Distrettuali e degli incarichi Distrettuali), ManualeTa3_2.doc - rev /07/2006 pag. 4 di 18

5 e alla pagina delle strutture lionistiche. Dal link info dal Distretto si accede alle pagine statiche (html) che l Amministratore di Distretto può costruire autonomamente (v. sezione 2.4) ovvero ad un sito Distrettuale esterno se già esistente. Il Lionismo, che conduce ad una serie di pagine di descrizione del Lionismo e di link, gestiti dal Comitato Tecnologie e uguali per tutti i siti Distrettuali ManualeTa3_2.doc - rev /07/2006 pag. 5 di 18

6 Attività Distrettuali, che conduce direttamente alla pagina dell organigramma distrettuale Flash dal Distretto, che conduce ad una serie di pagine con le novità dal Distretto, gestite dall Amministratore di Distretto. Il Distretto Leo, che apre una nuova finestra del browser e punta al sito Leo di Distretto. ManualeTa3_2.doc - rev /07/2006 pag. 6 di 18

7 GuestBook, che permette di firmare il libro dei visitatori, e di visualizzare i commenti di chi lo ha firmato (gestito dall Amministratore di Distretto) I Clubs, che conduce all elenco dei Club di Distretto e, per ciascuno, alla pagina di informazioni di base ManualeTa3_2.doc - rev /07/2006 pag. 7 di 18

8 Si può notare come la pagina di un Club può contenere il gagliardetto del Club stesso, la foto del Presidente e delle News, notizie brevi specifiche. Dalla pagina di Club si può liberamente accedere ai Programmi del Club insieme a quelli Distrettuali e, alla voce Sito Web. proseguire verso il sito del Club stesso, sia esso interno al sito Distrettuale o esterno (v. sez. 2.4); per l accesso a visualizza elenco Soci occorre invece fornire l identificazione a livello di Socio; per Aggiungi o modifica news occorre fornire l identificazione di Amministratore di livello 3. L accesso ai Programmi è pubblico, e fornisce l elenco degli eventi in calendario con diverse opzioni di selezione; l elenco primario include tutti gli eventi futuri, sia di Club che Distrettuali, ordinati per data crescente: I criteri di selezione ( Ricerca Evento) permettono di selezionare per: Club: vengono visualizzati tutti i programmi del Club indicato oltre a quelli cui il Club ha aderito (Intermeeting) data (da-a) tipologia di evento (seminario, convegno, gita,...) per parole-chiave (sul titolo) Cliccando su un evento dall elenco principale o da una selezione, si apre una finestra di dettaglio sulle caratteristiche dell evento stesso; cliccando sull icona a destra dell evento, invece, si apre per l Amministratore di Club una finestra che segnala le partecipazioni individuali o di Club registrate per quell evento. Ogni Socio ha infatti la possibilità di registrarsi per ogni evento (con l autorizzazione data da Cognome/Matricola), e ogni Amministratore di Club può registrare la partecipazione del suo Club ad un evento, indicando anche il numero previsto di partecipanti. Questo permette di gestire automaticamente gli Intermeeting: il Club organizzatore segnala l evento (come Intermeeting) sul sito, gli altri Club partecipanti si iscrivono. ManualeTa3_2.doc - rev /07/2006 pag. 8 di 18

9 Cliccando su Aggiungi evento o Modifica o Cancella evento l Amministratore di Club può inserire un nuovo evento o, ovviamente, modificare o cancellare un evento già registrato. Analogamente per gli eventi Distrettuali o sovradistrettuali da parte dell Amministratore di Distretto. ManualeTa3_2.doc - rev /07/2006 pag. 9 di 18

10 Cap. 2 L amministrazione La funzione Amministrazione è quella principale per i Responsabile IT di Club, e il punto di ingresso per le operazioni di sua responsabilità (oltre che i Programmi, v. par. precedente). Cliccando sul bottone, si apre una nuova finestra, senza comandi di browser, con la richiesta iniziale di login: Una volta accettato il login, il Responsabile IT di Club ha a disposizione una serie di servizi (cui può sempre ritornare cliccando Elenco servizi dal menù di sinistra, che contiene anche i comandi di pagina indietro < < e Pagina avanti > >, oltre a quelli di LogIn con un altro identificativo e di LogOut): Per l Amministratore di Club. nell area Gestione Strutture sono disponibili le funzioni Gestione Club e Gestione Soci, in quella Gestione Sicurezza le funzioni di accettazione dei trasferimenti al proprio Club e quella di variazione di login/password di Amministratore di 3 livello, nell area Gestione cariche ecc. quelle di assegnazione cariche e incarichi a livello di club, e nell area Varie la possibilità di scaricare documenti di utilità (download), utilities software (Utility varie), la gestione del proprio mini-sito (Gestione Area Privata) e la gestione delle stampe schede Club e Socio/i. ManualeTa3_2.doc - rev /07/2006 pag. 10 di 18

11 2.1 Gestione Club e Soci Sono le funzioni più importanti di gestione per il responsabile IT di Club; permettono di inserire e modificare tutte le informazioni relative al Club (inclusa l immagine del gagliardetto), di inserire nuovi Soci, disattivare Soci dimessi, visualizzare e variare tutti i dati di ciascun Socio. La finestra iniziale di Gestione Club riporta l elenco di tutti i dati relativi, con la possibilità di modifica: La finestra iniziale di Gestione Soci riporta l elenco di tutti i Soci del Club, compresi (in colore chiaro) quelli non più attivi perchè dimessi, con le indicazioni essenziali (Cognome, nome, Codice Socio, data di iscrizione, attivo/disattivo); cliccando sul nome di un Socio si accede in visualizzazione con la possibilità di variazione ai dati del Socio stesso. Le altre funzioni previste (in fondo alla pagina) sono l inserimento di un Nuovo Socio e il ritorno all elenco dei servizi. ManualeTa3_2.doc - rev /07/2006 pag. 11 di 18

12 Va notato che il Codice Socio, che compare in forma riassuntiva in questa pagina, è essenziale per la possibilità di accesso da parte di qualunque Socio alle informazioni relative agli altri Soci del Distretto. Poichè i dati originariamente caricati dall archivio Centrale erano molto imprecisi al riguardo, è importante che nel tempo gli Amministratori di Club provvedano a cambiarli sostituendoli con quelli ufficiali, che si possono ottenere dalla fattura semestrale inviata da Oak Brooks al Tesoriere di Club. E essenziale assicurarsi che non ci siano mai duplicati del Codice Socio all interno di un Club: questo crea problemi nell esportazione del database Soci verso la Sede di Roma, processo essenziale per garantire l integrità dei dati disponibili per l Annuario e la distribuzione delle riviste Lions. Cliccando su una voce dell elenco dei dati del Socio si apre la finestra corrispondente e vengono visualizzati i dati richiesti con la possibilità di variarli, dandone conferma Per ogni tipologia di dati, infatti, è fornito un bottone Modifica e uno Ripristina equivalente al ritorno alla pagina precedente, senza variazioni. In caso di modifiche, il sistema fornisce esplicita conferma dell avvenuta modifica del database. Le tipologie di dati sono le stesse che vanno percorse nel caso di inserimento di un nuovo Socio; ove possibile o necessario, le possibilità di compilazione dei singoli campi sono derivate da una tabella che compare a tendina cliccando sulla freccia a destra (ad es. la tipologia del Socio, la provincia, il titolo, ecc.): La figura che segue riporta un esempio delle classi di dati; nel caso di visualizzazione/modifica è possibile, da ogni schermata, tornare all elenco dei tipi di dati, all elenco dei servizi o all elenco dei Soci; nel caso di inserimento di nuovi Soci la sequenza di compilazione è guidata dal tasto prosegui ; al termine si ritorna all elenco Soci. ManualeTa3_2.doc - rev /07/2006 pag. 12 di 18

13 Un particolare significato hanno le funzioni Dati protetti e Trasferisci il Socio; la prima permette di indicare quali dati del Socio non debbano essere visibili, in particolare sull Annuario la seconda permette di iniziare il processo di trasferimento (nel Database) di un Socio ad altro Club; il trasferimento non ha però luogo sino a che il Responsabile IT del Club di nuova appartenenza non abbia accettato il trasferimento (v. par. 2.2) E anche da ricordare che l utilizzo del sito per il trasferimento del Socio NON sostituisce la compilazione e l inoltro da parte dei Segretari di Club (di origine e di ingresso) dei relativi moduli cartacei e del Rapporto Soci. Analogamente, l inserimento di nuovi Soci NON sostituisce la compilazione dell apposito modulo da inviare in Segreteria Distrettuale e del Rapporto Soci (v. pag. 18). 2.2 Gestione Sicurezza La funzione Autorizza trasferimenti è la controparte, per il Club ricevente, della richiesta di trasferimento del Club proponente. La funzione Cambia login e password permette all Amministratore di Club di variare in qualsiasi momento sia la userid che la password che il nominativo di riferimento all interno dei Soci del Club. La modifica del Responsabile IT di Club va segnalata all Amministratore di Distretto. ManualeTa3_2.doc - rev /07/2006 pag. 13 di 18

14 2.3 Gestione cariche Il responsabile IT di Club può assegnare cariche (cioè incarichi statutari di Club) e incarichi (cioè incarichi specifici di Club) ai propri Soci, sia attraverso la modifica dei dati personali (par. 2.1 tipo di dati Cariche e incarichi fig. di sinistra) che attraverso questa funzione di gestione, indicando la tipologia di carica/incarico, l inizio e la durata (fig. di destra). La prima modalità è utile quando si debba assegnare una singola carica (o un singolo incarico) ad un solo Socio, la seconda quando si debbono assegnare più cariche o incarichi (ad es. dopo le elezioni degli Officer per l anno successivo, o all inizio dell anno quando si assegnano tipicamente diversi incarichi). Il sistema mostrerà automaticamente le cariche correnti allo scattare della data d inizio. Cliccando su Visualizza e modifica tutto il curriculum, viene mostrato l archivio storico delle cariche del Socio; si possono cancellare e riimmettere per eventuali correzioni. Va osservato che, se un Socio (non Amministratore) accede a visualizza l elenco Soci dalla pagina di un qualunque Club del Distretto dopo aver indicato il proprio Codice Socio e Cognome, ottiene un elenco SENZA i Codici Soci e senza i Soci disattivi; cliccando su un nome, ottiene una pagina informativa priva degli eventuali dati dichiarati protetti e non modificabile, come nell esempio di figura: ManualeTa3_2.doc - rev /07/2006 pag. 14 di 18

15 2.4 Varie L area varie è principalmente utilizzabile per il download di documenti che l Amministratore di Distretto può mettere a disposizione dei Club (ad es. questo Manuale, vari moduli cartacei, le istruzioni per l accesso al sito internazionale e la compilazione dei moduli internazionali on-line, ecc.) e di utilities varfie di sistema (ad es. Winzip, Acrobat Reader, ecc.): e per la gestione dell Area Privata, che permette ad ogni Club, se non ha già un sito Internet proprio, di crearsi facilmente, pur con qualche limitazione, un proprio minisito all interno di quello distrettuale: La schermata iniziale mostra l elenco dei file caricati e permette di caricarne altri sul server, corrispondenti ad una serie di pagine: ManualeTa3_2.doc - rev /07/2006 pag. 15 di 18

16 Nel caso di Club che abbiano già o si vogliano fare un sito Internet esterno, basta indicarne l indirizzo nei dati del Club ed automaticamente la pagina del Club punterà al sito stesso. E presente infine la funzione Gestione Stampe, che permette di ottenere facilmente una scheda riassuntiva dei dati di uno, più o tutti i Soci del Club presenti nel database, inclusa l evidenza di quanto risulterà nell Annuario. Non è stata prevista una funzione specifica per la stampa dei dati di Club, perché la relativa finestra è già adeguatamente utilizzabile. Va notato che i dati di Club e dei Soci si possono visualizzare e stampare anche off-line (senza essere connessi al sito distrettuale in Internet) da parte dell Amministratore di Distretto o di Club, utilizzando il programma Sax messo gratuitamente a disposizione dalla Sede Centrale di Roma. Tale programma (in Microsoft Access) è infatti quello utilizzato dalla Sede stessa per tutte le necessità Multidistrettuali, e si fonda su un Database Access che è quello da cui è stato derivato il database di Distretto. Ogni mese o a richiesta, il gestore del sito estrae i dati Club e Soci dal database del sito, li riconverte in formato Sax e li invia a Roma per posta elettronica per ricostituire l archivio del MultiDistretto con tutti gli aggiornamenti alla data. Basta quindi richiedere al gestore del sito una copia aggiornata del database Sax del proprio Distretto, importarlo in Sax, e si dispone sulla propria stazione di lavoro di un utilissimo strumento offline per fare ricerche, analisi e stampe. Per ragioni di sicurezza sul server, il meccanismo di produzione delle stampe è asincrono; la richiesta di stampe, cioè, viene messa in coda, e l utente notificato dell avvenuta prenotazione ; premendo dopo qualche tempo il tasto aggiorna viene notificato dell avvenuta disponibilità del file di stampa (in formato Word) e quindi, cliccando su pronta il file Word viene trasferito sulla stazione di lavoro e può essere archiviato, modificato e stampato. Le figure che seguono illustrano il processo (identico per l Amministratore di Distretto e di Club, salvo che a quest ultimo non è concessa la stampa di dati di altri Club): - finestra di selezione stampe - finestra con evidenza di stampa dei dati di tutti i Soci di un Club in coda - prima pagina (primo Socio in ordine alfabetico) del documento Word Stampa Club - finestra di selezione per Stampa Socio (uno o più) - finestra di stampa socio in coda - finestra di stampa socio pronta - pagina del documento Word relativa ad un Socio ManualeTa3_2.doc - rev /07/2006 pag. 16 di 18

17 Cap. 3 Il futuro Il sistema illustrato è stato collaudato in fase iniziale dal Comitato Tecnologie del Distretto 108Ib4. Esso ora è in uso da parte dei Club di alcuni Distretti. Naturalmente solo l uso sistematico da parte di tutti i Club e ancor più numerosi Distretti ne può garantire la completezza e la funzionalità. Tutti i Soci, ed in particolare i Responsabili IT di ogni Club, sono quindi invitati ad utilizzare il sito e a far pervenire al Responsabile Internet del Distretto qualunque osservazione e suggerimento. Tali osservazioni e suggerimenti sono utilissimi per la preparazione di successive edizioni, migliorate, del sistema. ManualeTa3_2.doc - rev /07/2006 pag. 17 di 18

18 Cap. 4 Il sito distrettuale proprietario A integrazione del sito distrettuale della rete nazionale il nostro distretto ha attivato un sito proprietario accessibile all indirizzo http//: che raccoglie le informazioni e le operatività più specifiche del nostro distretto. La tipica home page è la seguente: di particolare importanza per gli adempimenti mensili del Segretario e/o del RIT, se incaricato, è la funzione Rapporti che collega con il database dei rapporti mensili di Club per il Distretto e con quello della Lions International negli USA. ManualeTa3_2.doc - rev /07/2006 pag. 18 di 18