Gestione Pratiche telematiche per SERTEL

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1 RAS Ras Gestione Pratiche telematiche per SERTEL Sommario Personalizzazioni 2 Ricezione incarichi protocollo SERTEL 4 Preparazione all invio pratiche 9 Invio 10 Come collegare documenti o File alla pratica (Fatture, Libretti di circolazione, Documenti..) 11 Come stampare l accompagnatoria sinistri 12 Come Installare un lettore di file TIF per le accompagnatorie 13 Prelievo incarico via WEB su portale SERTEL 15 Virus Free Sviluppo CWS Ras Ras e un vero e proprio programma di gestione di posta elettronica sviluppato ad HOC dalla CWS Informatica srl. Per questo e esente da attacchi di virus che affliggono i normali programmi di posta elettronica Fate attenzione ai files che vi arrivano allegati ai messaggi di posta APRITELI solo se ne conoscete la provenienza. I messaggi gestiti automaticamente da Ras NON possono contenere virus. Ras GRATIS Ia nostra gestione di invio pratiche via è integreta gratuitamente in SOUL ed è costantemente aggiornata Per eventuali aggiornamenti on-line visitate il sito:

2 Pagina 2 Personalizzazione A.1 Personalizzare la Compagnia (in SOUL): - Eseguire SOUL - Lanciare la schermata dei MANDANTI dal menu TABELLE - Selezionare (o inserire) una Compagnia del Gruppo UNIPOL e quindi premere su SCHEDA - Inserire nella casella COD.ANIA della Compagnia ad esempio Inserire nella casella MODALITA' TRASFERIMENTO inserire 14 (numero Quattordici) - Inserire nella casella l fornita dalla ras per lo scarico (che ad oggi dovrebbe essere sertelcom@unipol.it ) - Inserire il codice SERTEL comunicato dalla compagnia. Sertelcom@unipol.it - Premere il tasto Onorari/codice. In basso a sinistra - Inserire un onorario e poi in alto inserire la vostra che userete per questo scarico.

3 Pagina 3 A.2 CREARE UNA CONNESSIONE IN ACCESSO REMOTO (Questa operazione fa fatta da un tecnico specializzato, se il vostro abbonamento ad internet non contiene un software AUTOINSTALLANTE). A.3 INSERIRE I VOSTRI DATI DI ACCOUNT IN SOUL - Dal menu HELP lanciare la funzione OPZIONI DI SOUL - - Attivare Gestione Spuntare questa opzione se nell invio pratica per pratica vogliamo che la procedura proponga in automatico l invio per modalita per MANDANTE (vedere piu avanti nella sezione invio pratiche) - premere il pulsante GESTIONE INDIRIZZI e quindi inserire i dati del vostro abbonamento (questi dati vi sono stati forniti all'atto della sottoscrizione di un contratto internet. Se non sono in vostro possesso, chiederli al vostro Fornitore di servizi Internet). - Avremo cosi la seguente schermata:

4 Pagina 4 Ricezione incarichi Protocollo SERTEL Una volta entrati in SOUL per accedere al programma di gestione della posta ( RAS) premere sull icona Premere qui per accedere ad Ras per l invio/ricezione Una volta lanciato il programma, la procedura visualizzera la casella postale attiva sulla quale procedera alla lettura Nel caso in cui bisogna cambiare la casella postale da leggere: allora posizionarsi sulla scheda IMPOSTAZIONI e fare doppio click sulla da attivare in modo da spuntarlo e dopo fare doppio click sull altra spuntata in modo da eliminare la selezione vecchia. Fare doppio Click sulla da Attivare, questa verra spuntata con, e quindi fare doppio click sul precedente in modo da eliminarlo e tenere spuntato solo l voluta. A questo punto rifare click sulla scheda Posta in Arrivo da Elaborare Una volta lanciato il programma, premere il tasto Connessione e lettura nuova posta : Se sono arrivati degli incarichi per poterli visualizzare selezionare sull opzione Tipo d posta da leggere la dicitura da SERTEL da SERTEL Premere il pulsante Connessione e Lettura nuova posta per verificare se sono arrivati incarichi.

5 Pagina 5 Ecco come apparira la videata che rappresenta gli incarichi ricevuti: Opzione da selezionare per il caricamento dell incarico Documenti e/o Files allegati all incarico Selezionare da SERTEL per visualizzare le pratiche ricevute via 2. Inserimento Incarico Per trasferire le pratiche ricevute direttamente nell archivio perizie selezionare una pratica da caricare, premere il tasto destro del mouse e selezionare l'opzione "Carico/Modifica pratica nell'archivio perizie, dopo un ulteriore conferma il programma carichera automaticamente gli incarichi in SOUL. Ad ogni caricamento verrà inoltre generata una scheda riepilogativa dei dati ricevuti dalla Compagnia (una specie di scheda di incarico) al fine di poter dare al Perito la possibilità di verificare la correttezza dei dati ricevuti nella loro forma originale, di prendere immediatamente visione di eventuali annotazioni o particolari condizioni di polizza (franchigie, scoperti) o dei punti d urto dichiarati dai danneggiati al fine di avere un quadro complessivo più esauriente prima di procedere con la visione del veicolo danneggiato.

6 Pagina 6 La scheda visualizzata naturalmente può essere stampata. Uscendo con la X in alto a destra la procedura memorizzerà l incarico ricevuto via direttamente nell archivio della posta ricevuta, al fine di avere per un certo tempo la traccia dell incarico originale per una qualsiasi verifica. 3) Procedere nuovamente dal punto (2) per tutte le pratiche da inserire. Terminato il caricamento possiamo uscire dal programma di gestione della posta e ritornare nel programma SOUL dove potremmo richiamare le pratiche per procedere alla loro consultazione, definizione, ecc.

7 Pagina 7 La procedura fin qui descritta, parte dal presupposto che la pratica sia arrivata solo Telematicamente. Se invece la pratica è stata inserita manualmente, prima cioè dell arrivo Telematico, perché inviata allo studio dall agenzia con i metodi tradizionali, la procedura permette di riconoscere se la pratica è già stata caricata controllando prima il numero di sinistro e poi se non lo trova cercando anche per la Targa del veicolo da periziare. Nel caricamento manuale il numero di sinistro va inserito completo del progressivo incarico evitando l esercizioad esempio il numero di sinistro 2003/0852/ /001 deve essere inserito nel seguente modo 0852/ /001 ( in questo esempio il progressivo incarico e 001). Se il controllo sul Sinistro dovesse dare esito negativo allora la procedura controllerà il numero di targa. Il numero di targa dovra essere inserito SENZA SPAZI anche se la compagnia potrebbe inviala con SPAZI, la procedura automaticamente togliera gli spazi dalla targa inviata e ne controllera l esistenza nell archivio pratiche come VEICOLO DA PERIZIARE. Vediamo quindi come si presenta la videata quando la pratica viene indicata come già inserita manualmente Informazioni sulla pratica trovata in archivio ed inserita manualmente Permette di scorrere le pratiche trovati in archivio (piu pratiche con lo stesso numero di sinistro o la stessa targa) Nella parte in basso dello schermo vengono visualizzati gli estremi della pratica già inserita in archivio evidenziata con la scritta Pratica manuale. Il programma riconosce che la pratica è una pratica manuale perché non risulta presente il codice mandato dato presente nell invio Telematico ed INDISPENSABILE per effettuare la trasmissione dell elaborato peritale. Per aggiornare la pratica in archivio selezionare l opzione Carico o Aggiorna la pratica nell archivio perizie, il programma chiederà conferma per aggiornare la pratica già presente in archivio (verranno aggiunti tutti i dati mancanti forniti dalla Compagnia e nulla sarà cancellato del lavoro svolto dal perito.

8 Pagina 8 Nel caso la procedura trovasse più pratiche con lo stesso numero di sinistro o la stessa targa allora nella videata sarà evidenziata una doppia freccia per poter scorrere l elenco delle pratiche trovate alfine di indicare su quale di esse dovremo aggiornare l incarico ricevuto. E importante che dopo aver selezionato con le frecce la pratica da aggiornare con il messaggio ricevuto dalla compagnia, ci posizioniamo con il cursore sul messaggio evidenziato in alto ed effettuiamo un click con il pulsante dx del mouse (non con il sinistro altrimenti perdiamo la selezione della pratica in basso) e scegliamo l opzione Carico o Aggiorna la pratica nell archivio perizie. La procedura darà comunque la possibilità di caricare l incarico come nuovo, anche se in archivio risultano altre pratiche per la stessa chiave di ricerca, come evidenziato nell immagine successiva.. N.B. Una volta caricata/aggiornata la pratica, la procedura aggancera AUTOMATICAMENTE il documento TIF originale dell incarico come allegato privato alla pratica. Per vedere gli allegati alla pratica, avendola preventivamente attivata premere sul tasto: Documento TIF originale inviato dalla compagnia in allegato all incarico. Per visualizzare fare click sull icona.

9 Pagina 9 Preparazione all invio Pratiche Una volta svilupputa in ogni sua parte l incarico e siamo pronti per inviare la pratica alla compagnia, allora da SOUL abbiamo due possibilita o l invio pratica per pratica oppure l invio per gruppi di pratiche. L invio per gruppo di pratiche si ottiene accedendo a FILTRO/ELENCO. Per comodita in questo manuale non ne parleremo perche risulta molto piu comodo ed immediato l invio pratica per pratica Invio pratica per pratica In questo caso (ed e la scelta piu conveniente secondo noi) una volta sviluppato l intero incarico, espletata la perizia, inserita la parcella, allora da SOUL premere il pulsante Ed avremo la seguente schermata 14 sertel Selezionare questa tipologia di invio ed accertarsi che in tipo trasferimento ci sia scritto: 14 SERTEL. A questo punto selezionare Invia con modalita per mandante ed accertarsi che in tipo trasferimento ci sia scritto 14 SERTEL., controllare che nella casella Indirizzo destinatario ci sia l indirizzo corretto della compagnia e quindi premere Invia File con Modalita MANDANTE in questo modo SOUL preparera l da inviare e la mettera in coda d attesa pronta per essere trasmessa. Siamo poi noi a decidere quando inviare realmente le pratiche. Possiamo infatti fare in modo da accodare le pratiche e poi in un'unica soluzione inviarle. Ovviamente consigliamo di inviare le pratica una volta a giorno.

10 Pagina 10 Invio e- Quando decidiamo di inviare le pratiche, allora attivare il programma di gestione della posta e una volta entrati in Ras, quindi premere su POSTA DA TRASMETTERE in alto Se si vuole momentaneamente escludere una pratica dalla trasmissione allora fare doppio click con il mouse sulla casellina NO A questo punto siete pronti per trasmettere, vi basta premere il tasto Trasmetto i messaggi elencati Le pratiche trasmesse saranno memorizzate per un certo tempo nella cartella Posta Inviata corredate di data e ora di invio, per ogni controllo del caso. Non rimane altro che ricordare, in caso di problemi, di inviare qualunque messaggio ricevuto dalla RAS direttamente alla casella postale supporto@cwsinfo.it utilizzando l opzione evidenziata in alto indicata come Invia Messaggio e poi la selezione Invio del Messaggio e degli Allegati (alla Software House, ecc.), in modo che qualunque segnalazione di problema possa essere risolta quanto prima. Se il messaggio di errore ricevuto riguarda una pratica ben precisa allora oltre al messaggio occorre inviare anche la pratica indicata come errata e per far ciò basta portarsi sulla casella Elenco posta Trasmessa, evidenziare la pratica desiderata con un click del mouse e poi utilizzare di nuovo l opzione Invia Messaggio indicata precedentemente.

11 Pagina 11 Come collegare documenti o file alla Pratica (Fatture,Libretti di Circolazione, Documenti..) Soul consente di allegare qualsiasi tipo di file o documento ad una determinata pratica. Per collegare un documento alla pratica allora premere il pulsante Tutto quello che viene inserito da questo lato NON sara mai trasmesso a nessuno. Questi sono da considerarsi allegati PRIVATI Tutto quello che viene inserito da questo lato SARA TRASMESSO AUTOMATICAMEN- TE ALLA COMPAGNIA. Inserire qui File ti tipo PDF, documenti di WORD, file RTF ecc.ecc. Inserire qui file GRAFICI (Immagini) che provengono da altre oppure da fotocamera oppure da scansioni Se avete Documenti, fatture, libretti di circolazione, copie di documenti da inviare alla Compagnia o da conservare in modo privato allora premere il pulsante ALLEGA FILE, per mezzo del quale accederemo al programma di gestione fotografica ove sara possibile effettuare le scasioni con un qualsiasi scanner.

12 Pagina 12 Come stampare l accompagnatoria sinistri L accompagnatoria sinistri puo essere stampata in due modi: Prima del caricamento e dopo il caricamento dell incarico. Prima del caricamento: Per stampare l accompagnatoria originale SERTEL: evidenziare l incarico Nella casella degli allegati, cliccare su ACCOMPAGNATORIAINCARICO1P1.TIF e premere su VISUALIZZA Per stampare l accompagnatoria di RAS: evidenziare l incarico Fare click con il tasto destro del Mouse e selezionare Stampa Incarico Dopo il caricamento in Soul: Per stampare l accompagnatoria originale SERTEL: Attivare in SOUL la pratica di cui si vuole stampare l accompagnatoria Premere sul tasto ALLEGATI nella toolbar N.b. I file TIF devono essere letti da un applicazione specifica. Nel CD di aggiornamento di SOUL esiste un software denominato IMAGING che legge i files TIF Multipagina. La procedura e contenuta nel CD nella directory WANG. Per installarla basta eseguire il setup contenuta in quella directory. Il software IMAGING e anche compreso in vari sistemi operativi, ma non e sempre funzionante. SOLO nel caso in cui NON si riesca a visualizzare i file TIF, procedere con l installazione di IMAGING, avendo cura di disinstallare da windows il precedente IMAGING preinstallato dal sistema operativo.

13 Pagina 13 Come installare un lettore di file TIF per le accompagnatorie Da INSTALLARE SOLO nel caso in cui NON si riesca a visualizzare i file TIF Il software IMAGING che viene usato, molte volte e compreso nel sistema operativo ma non e del tutto funzionante, per cui si dovra prima procedere alla sua disinistallazione. Per disinstallare il vecchio IMAGING: Premere START Selezionare IMPOSTAZIONI e poi PANNELLO DI CONTROLLO Fare doppio click sull icona Installazione Applicazioni A questo punto controllare il componente IMAGING, se e spuntato (come nell esempio) togliere lo spunto e poi premere OK per chiudere TUTTE le finestre aperte fin ora.

14 Pagina 14 A questo punto inserire il CD di aggiornamento di SOUL, il quale dovrebbe partire AUTOMATICAMENTE. Quando compare la prima SCHERMATA di AGGIORNAMENTO, premere su SFOGLIA Nel caso in cui il CD non parta automaticamente, allora fare doppio click sull icona RISORSE DEL COMPUTER, e successivamente fare doppio click sull icona che individui il lettore CDROM. Dalla Nuova finestra fare doppio click sulla cartella WANG A questo punto cercare e poi fare doppio click sul file SETUP.EXE Premere OK Premere YES Nel caso in cui vengono visualizzati dei messaggi di Conflitto di versione (come evidenziati in figura) fare attenzione che alla domanda Mantenere questo file? il tasto da premere e NO per TUTTE gli eventuali files da sostituire Finita l installazione, allora riavviare il computer. NB. Se necessario ripetere l installazione PER TUTTI I TERMINALI.

15 Pagina 15 Prelievo incarichi via WEB su portale SERTEL In aggiunta a quanto descritto a partire da Pagina 2, ritornare sulla scheda della Compagnia per Personalizzare l indirizzo WEB del portale. Premere qui per accedere ad Ras per l invio/ricezione Una volta lanciato il programma, premere il tasto Prelievo incarichi via WEB : Se sono arrivati degli incarichi per poterli visualizzare selezionare sull opzione Tipo d posta da leggere la dicitura da SERTEL DA SERTEL Premere il pulsante Prelievo incarichi via WEB per verificare se sono arrivati incarichi o comunicazioni dalla Compagnia

16 Pagina 16 Avremo la seguente schermata: Indirizzo WEB della Compagnia A questo punto selezionare dalla griglia la Compagnia verificare l indirizzo al quale il programma accedera e poi premere il tasto NAVIGA SUL SITO SELEZIONATO A questo punto seguire le istruzioni fornite dalla Compagnia per prelevare gli incarichi. In generale, quando si preleva qualcosa da internet avremo una schermata simile a questa

17 Pagina 17 Quindi, nella schermata precedente premeremo su SALVA ed avremo UNIPOL Nome directory pre-settata che e : \Sestante\download\unipol SCHEDAINCARICO_ TXT La procedura realizzata dalla CWS Informatica propone già il corretto percorso in cui copiare la pratica ( \SESTANTE\DOWNLOAD\UNIPOL\ ), quindi il perito non deve fare altro che confermare lo scarico premendo il tasto Salva. A questo punto la pratica è stata scaricata sul computer del perito, da dove verrà inserita automaticamente nell archivio delle pratiche. Terminato lo scarico di tutte le pratiche, dovremmo uscire da Internet (Premere la X in alto a destra) e automaticamente rientreremo al programma di gestione della posta da dove eravamo partiti con la segnalazione del numero degli incarichi ricevuti. Se sono arrivati degli incarichi per poterli visualizzare selezionare sull opzione Tipo d posta da leggere la dicitura da SERTEL da SERTEL A questo punto Selezionare in tipo di porta da leggere DA SERTEL e procedere come descritto a partire dalla pagina 5 del presente manuale. NB: Per gli incarichi prelevati dal WEB non esiste l accompagnatoria in PDF come avveniva per gli incarichi ricevuti via . Al momento, non sappiamo inoltre se per la compagnia esiste una situazione mista, se cioe se alcuni incarichi sono ancora inviati via , se cosi fosse procedere con il prelievo via WEB come descritto in questo paragrafo e con la lettura via come descritto a partire dalla pagina 4. LA REMISSIONE DEGLI NCARICHI E QUELLA DESCRITTA A PARTIRE DA PAGINA 9