Gestione Pratiche telematiche per il Gruppo RAS Protocollo.INI

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1 RAS Ras Gestione Pratiche telematiche per il Gruppo RAS Protocollo.INI Sommario Flusso delle informazioni 2 Personalizzazioni 3 Ricezione incarichi dalla RAS Ass.ni 5 Norme di compilazione pratica per RAS in SOUL 10 Preparazione all invio pratiche 11 Invio 12 Come inviare di gestione alla Compagnia (Interlocutorie, interruttive..) 13 Come collegare documenti o File alla pratica (Fatture, Libretti di circolazione, Documenti..) 15 Ricezione messaggi dalla Ras Ass.ni con file allegati (relase 1.4.1) 16 Virus Free Sviluppo CWS Ras Ras e un vero e proprio programma di gestione di posta elettronica sviluppato ad HOC dalla CWS Informatica srl. Per questo e esente da attacchi di virus che affliggono i normali programmi di posta elettronica Fate attenzione ai files che vi arrivano allegati ai messaggi di posta APRITELI solo se ne conoscete la provenienza. I messaggi gestiti automaticamente da Ras NON possono contenere virus. Ras GRATIS Ia nostra gestione di invio pratiche via è integreta gratuitamente in SOUL ed è costantemente aggiornata Per eventuali aggiornamenti on-line visitate il sito:

2 Pagina 2 Flusso delle informazioni Direzione Generale RAS ras Le inviate dai Periti vengono CERTIFICATE e reinviate dalla Direzione agli Ispettorati di competenza Gli Elaborati del Perito vengono trasmessi alla Direzione all'indirizzo scarico.periti@rasnet.it Ispettorato RAS Invio Incarico o Comunicazioni Varie al Perito Il Perito Elabora (Risponde ai messaggi degli Ispettorati) e la procedura crea le Ispettorato RAS Inizio del flusso Le comunicazioni dagli Ispettorati arrivano via al Perito Inizio del flusso

3 Pagina 3 Personalizzazione A.1 Personalizzare la Compagnia (in SOUL): - Eseguire SOUL - Lanciare la schermata dei MANDANTI dal menu TABELLE - Selezionare (o inserire) una Compagnia del Gruppo RAS e quindi premere su SCHEDA - Inserire nella casella COD.ANIA il codice ania che e Inserire nella casella MODALITA' TRASFERIMENTO inserire 9 (numero NOVE) - Inserire nella casella l fornita dalla ras per lo scarico (che ad oggi dovrebbe essere scarico.perizie@fiduciari.rasnet.it) - Premere il tasto Onorari/codice. In basso a sinistra - Inserire un onorario e poi in alto inserire la vostra che userete per questo scarico.

4 Pagina 4 A.2 CREARE UNA CONNESSIONE IN ACCESSO REMOTO (Questa operazione fa fatta da un tecnico specializzato, se il vostr abbonamento ad internet non contiene un software AUTOINSTALLANTE). A.3 INSERIRE I VOSTRI DATI DI ACCOUNT IN SOUL - Dal menu HELP lanciare la funzione OPZIONI DI SOUL - - Attivare Gestione Spuntare questa opzione se nell invio pratica per pratica vogliamo che la procedura proponga in automatico l invio per modalita per MANDANTE (vedere piu avanti nella sezione invio pratiche) - premere il pulsante GESTIONE INDIRIZZI e quindi inserire i dati del vostro abbonamento (questi dati vi sono stati forniti all'atto della sottoscrizione di un contratto internet. Se non sono in vostro possesso, chiederli al vostro Fornitore di servizi Internet). - Avremo cosi la seguente schermata:

5 Pagina 5 Ricezione incarichi dalla RAS Ass.ni Una volta entrati in SOUL per accedere al programma di gestione della posta ( RAS) premere sull icona Premere qui per accedere ad Ras per l invio/ricezione Una volta lanciato il programma, la procedura visualizzera la casella postale attiva sulla quale procedera alla lettura Nel caso in cui bisogna cambiare la casella postale da leggere: allora posizionarsi sulla scheda IMPOSTAZIONI e fare doppio click sulla da attivare in modo da spuntarlo e dopo fare doppio click sull altra spuntata in modo da eliminare la selezione vecchia. Fare doppio Click sulla da Attivare, questa verra spuntata con, e quindi fare doppio click sul precedente in modo da eliminarlo e tenere spuntato solo l voluta. A questo punto rifare click sulla scheda Posta in Arrivo da Elaborare Una volta lanciato il programma, premere il tasto Connessione e lettura nuova posta : Se sono arrivati degli incarichi per poterli visualizzare selezionare sull opzione Tipo d posta da leggere la dicitura da gruppo RAS Premere il pulsante Connessione e Lettura nuova posta per verificare se sono arrivati incarichi o comunicazioni dalla RAS

6 Pagina 6 Ecco come apparira la videata che rappresenta gli incarichi ricevuti: Opzione da selezionare per il caricamento dell incarico Documenti e/o Files allegati all incarico Selezionare da Gruppo RAS per visualizzare le pratiche ricevute via Dalla versione del protocollo Ras che e in vigore da ottobre/2003 insieme ai messaggi la Ras assicurazioni potrebbe inviare degli allegati. Rimandiamo alla sezione Ricezione messaggi dalla Ras Ass.ni con file allegati (piu avanti in questo manuale) per la modalità di ricezione e gestione degli allegati. 2. Inserimento Incarico Per trasferire le pratiche ricevute direttamente nell archivio perizie selezionare una pratica da caricare, premere il tasto destro del mouse e selezionare l'opzione "Carico/Modifica pratica nell'archivio perizie, dopo un ulteriore conferma il programma carichera automaticamente gli incarichi in SOUL. Ad ogni caricamento verrà inoltre generata una scheda riepilogativa dei dati ricevuti dalla Compagnia (una specie di scheda di incarico) al fine di poter dare al Perito la possibilità di verificare la correttezza dei dati ricevuti nella loro forma originale, di prendere immediatamente visione di eventuali annotazioni o particolari condizioni di polizza (franchigie, scoperti) o dei punti d urto dichiarati dai danneggiati al fine di avere un quadro complessivo più esauriente prima di procedere con la visione del veicolo danneggiato.

7 Pagina 7 La scheda visualizzata naturalmente può essere stampata. Uscendo con la X in alto a destra la procedura memorizzerà l incarico ricevuto via direttamente nell archivio della posta ricevuta, al fine di avere per un certo tempo la traccia dell incarico originale per una qualsiasi verifica. 3) Procedere nuovamente dal punto (2) per tutte le pratiche da inserire. Note: Se le pratiche ricevute dalla RAS necessitavano di una ricevuta di ritorno per conferma dell avvenuta ricezione delle medesime da parte del Perito, il programma provvederà automaticamente alla loro generazione disponendole nella sezione della posta da trasmettere, pronte a partire insieme agli altri messaggi.

8 Pagina 8 La procedura fin qui descritta, parte dal presupposto che la pratica sia arrivata solo Telematicamente. Se invece la pratica è stata inserita manualmente, prima cioè dell arrivo Telematico, perché inviata allo studio dall agenzia con i metodi tradizionali, la procedura permette di riconoscere se la pratica è già stata caricata controllando prima il numero di sinistro e poi se non lo trova cercando anche per la Targa del veicolo da periziare. Nel caricamento manuale il numero di sinistro va inserito completo del codice di controllo (rappresentato nel nostro esempio al -5 ) e dalla parte fissa /1 che va aggiunta sempre in coda al sinistro; esempio /1 ( = numero sinistro -5 codice di controllo /1 parte fissa Se il controllo sul Sinistro dovesse dare esito negativo allora la procedura controllerà il numero di targa. Il numero di targa dovra essere inserito SENZA SPAZI anche se la RAS invia gli incarichi con SPAZI, la procedura automaticamente togliera gli spazi dalla targa inviata dalla ras e ne controllera l esistenza nell archivio pratiche come VEICOLO DA PERIZIARE. Vediamo quindi come si presenta la videata quando la pratica viene indicata come già inserita manualmente Informazioni sulla pratica trovata in archivio ed inserita manualmente Permette di scorrere le pratiche trovati in archivio (piu pratiche con lo stesso numero di sinistro o la stessa targa) Nella parte in basso dello schermo vengono visualizzati gli estremi della pratica già inserita in archivio evidenziata con la scritta Pratica manuale. Il programma riconosce che la pratica è una pratica manuale perché non risulta presente il codice mandato dato presente nell invio Telematico ed INDISPENSABILE per effettuare la trasmissione dell elaborato peritale. Per aggiornare la pratica in archivio selezionare l opzione Carico o Aggiorna la pratica nell archivio perizie, il programma chiederà conferma per aggiornare la pratica già presente in archivio (verranno aggiunti tutti i dati mancanti forniti dalla Compagnia e nulla sarà cancellato del lavoro svolto dal perito.

9 Pagina 9 Nel caso la procedura trovasse più pratiche con lo stesso numero di sinistro o la stessa targa allora nella videata sarà evidenziata una doppia freccia per poter scorrere l elenco delle pratiche trovate alfine di indicare su quale di esse dovremo aggiornare l incarico ricevuto. E importante che dopo aver selezionato con le frecce la pratica da aggiornare con il messaggio ricevuto dalla compagnia, ci posizioniamo con il cursore sul messaggio evidenziato in alto ed effettuiamo un click con il pulsante dx del mouse (non con il sinistro altrimenti perdiamo la selezione della pratica in basso) e scegliamo l opzione Carico o Aggiorna la pratica nell archivio perizie. La procedura darà comunque la possibilità di caricare l incarico come nuovo, anche se in archivio risultano altre pratiche per la stessa chiave di ricerca, come evidenziato nell immagine successiva..

10 Pagina 10 Norme di compilazione pratica per RAS in SOUL Una volta ricevuti l incarico via , e lo richiamiamo da SOUL, vedremo che la maggior parte delle informazioni sono state inserite AUTOMA- TICAMENTE nell incarico, anche nelle ANNOTAZIONI che si trovano in prima pagina sono riportati informazioni IMPORTANTI per la gestione. Nella visualizzazione della pratica per questa modalita di gestione pratica telematica, avremo alcune importanti novita elencate nella figura sottostante Segnala se la pratica e stara o meno espletata ed inviata alla Compagnia Flag che ci consente di chiedere alla Compagnia la ricevuta di ritorno dell invio della pratica. Flag che ci segnala se la pratica e in Pronta liquidazione. Nel campo ANNOTAZIONI e nella finestra che si apre con il tasto F7-Sinistro ci sono importanti informazioni ricevute nell incarico Pulsante che segnala il numero di ricevute (IN) e trasmesse (OUT) per quella pratica, la segnalazione IN 2/ OUT 3 ad esempio significa che per quella pratica abbiamo ricevuto 2 e sono state inviate 3 . Premendo questo pulsante accederemo alla schermata riepilogativa della posta IN/OUT ed inoltre sara possibile, per la pratica selezionata inviare Interlocutorie, Interruttive, Comunicazioni varie ecc.. (vedi la sezione piu avanti Come inviare di gestione alla Compagnia ) In alcuni casi, nella normale gestione della pratica, si ha la necessita di allegare dei documenti prelevati con lo scanner per essere poi inviati alla Compagnia. SOUL offre la possibilita di allegare qualsiasi files (foto, suoni, immagini ecc.) alla singola pratica. Per una completa spiegazione vedere la sezione piu avanti Come collegare documenti/file alla pratica Pulsante che consente di allegare file/documenti alla pratica. Gli allegati possono essere PRIVATI oppure PER CLIENTE. Quelli per CLIENTE saranno inviati via automaticamente

11 Pagina 11 Preparazione all invio Pratiche Una volta svilupputa in ogni sua parte l incarico e siamo pronti per inviare la pratica alla compagnia, allora da SOUL abbiamo due possibilita o l invio pratica per pratica oppure l invio per gruppi di pratiche. L invio per gruppo di pratiche si ottiene accedendo a FILTRO/ELENCO. Per comodita in questo manuale non ne parleremo perche risulta molto piu comodo ed immediato l invio pratica per pratica Invio pratica per pratica In questo caso (ed e la scelta piu conveniente secondo noi) una volta sviluppato l intero incarico, espletata la perizia, inserita la parcella, allora da SOUL premere il pulsante Ed avremo la seguente schermata Selezionare questa tipologia di invio ed accertarsi che in tipo trasferimento ci sia scritto: 9 Protocollo INI. A questo punto selezionare Invia con modalita per mandante ed accertarsi che in tipo trasferimento ci sia scritto 9 Protocollo INI., controllare che nella casella Indirizzo destinatario ci sia l indirizzo della RAS e quindi premere Invia File con Modalita MANDANTE in questo modo SOUL preparera l da inviare e la mettera in coda d attesa pronta per essere trasmessa. Siamo poi noi a decidere quando inviare realmente le pratiche. Possiamo infatti fare in modo da accodare le pratiche e poi in un'unica soluzione inviarle. Ovviamente consigliamo di inviare le pratica una volta a giorno.

12 Pagina 12 Invio e- Quando decidiamo di inviare le pratiche, allora attivare il programma di gestione della posta e una volta entrati in Ras, quindi premere su POSTA DA TRASMETTERE in alto Se si vuole momentaneamente escludere una pratica dalla trasmissione allora fare doppio click con il mouse sulla casellina NO A questo punto siete pronti per trasmettere, vi basta premere il tasto Trasmetto i messaggi elencati Le pratiche trasmesse saranno memorizzate per un certo tempo nella cartella Posta Inviata corredate di data e ora di invio, per ogni controllo del caso. Non rimane altro che ricordare, in caso di problemi, di inviare qualunque messaggio ricevuto dalla RAS direttamente alla casella postale supporto@cwsinfo.it utilizzando l opzione evidenziata in alto indicata come Invia Messaggio e poi la selezione Invio del Messaggio e degli Allegati (alla Software House, ecc.), in modo che qualunque segnalazione di problema possa essere risolta quanto prima. Se il messaggio di errore ricevuto riguarda una pratica ben precisa allora oltre al messaggio occorre inviare anche la pratica indicata come errata e per far ciò basta portarsi sulla casella Elenco posta Trasmessa, evidenziare la pratica desiderata con un click del mouse e poi utilizzare di nuovo l opzione Invia Messaggio indicata precedentemente.

13 Pagina 13 Come inviare di gestione alla Compagnia (Interlocutorie, interruttive..) Nel caso di una normale gestione della pratica, a volte il Perito ha necessita di inviare comunicazioni alla Compagnia. Comunicazioni che possono essere di vario genere: Interlocutorie, interruttive, richiesta ulteriori informazioni.o quant altro. Il protocollo di trasmissione in questione gestisce queste nel seguente modello. Attivare la pratica di riferimento e poi premere il tasto IN/OUT Una volta premuto il tasto, avremo la seguente schermata: Elenco della posta ricevuta per la pratica attiva Visualizza il messaggio di Posta ricevuta o trasmessa evidenziato Elenco della posta trasmessa per la pratica attiva Selezionare il Motivo Spuntare se si desidera la ricevuta di ritorno della negativa Richiama RAS senza uscire dalla pratica!!!!! Altri tipi di messaggio. Premere CREA MESSAGGIO Spazio riservato per l invio di una perizia negativa (interruttiva)

14 Pagina 14 Perizia Negativa - Interruttiva: Per inviare una che indichi alla Compagnia la remissione negativa dell incarico, allora selezionare il MOTIVO, scrivere le eventuali note, decidere se si vuole o meno la ricevuta di ritorno dell ed a questo punto premere il pulsante INVIA NEGATIVA Interlocutoria Incarico non ricevuto Richiesta Informazioni Aggiuntive Rifiuto di incarico: Quindi: Selezionare il tipo di da inviare, scrivere le eventuali note, decidere se si vuole o meno la ricevuta di ritorno ed a questo punto premere il tasto Memorizza il messaggio per la trasmissione. NB. I messaggi cosi creati NON saranno trasmessi immediatamente, ma accodati per la trasmissione. Quando li si vuole veramente trasmettere allora richiamare RAS e inviare le come descritto nella sezione invio

15 Pagina 15 Come collegare documenti o file alla Pratica (Fatture,Libretti di Circolazione, Documenti..) Soul consente di allegare qualsiasi tipo di file o documento ad una determinata pratica. Per collegare un documento alla pratica allora premere il pulsante Tutto quello che viene inserito da questo lato NON sara mai trasmesso a nessuno. Questi sono da considerarsi allegati PRIVATI Tutto quello che viene inserito da questo lato SARA TRASMESSO AUTOMATICAMEN- TE ALLA COMPAGNIA. Inserire qui File ti tipo PDF, documenti di WORD, file RTF ecc.ecc. Inserire qui file GRAFICI (Immagini) che provengono da altre oppure da fotocamera oppure da scansioni Se avete Documenti, fatture, libretti di circolazione, copie di documenti da inviare alla Compagnia o da conservare in modo privato allora premere il pulsante ALLEGA FILE, per mezzo del quale accederemo al programma di gestione fotografica ove sara possibile effettuare le scasioni con un qualsiasi scanner.

16 Pagina 16 Ricezione messaggi dalla Ras Ass.ni con file allegati Dalla versione del protocollo Ras, la Compagnia potrebbe mandare insieme con i messaggi anche degli allegati. Nel caso in cui si ricevono dei messaggi con degli allegati allora la procedura avvisera con un messaggio a video della presenza degli allegati. Evidenziando la descrizione dell allegato ed il nome del file allegato. A questo punto premendo OK avremo: Elenco degli allegati di cui in precedenza la procedura ha visualizzato la descrizione

17 Pagina 17 Quindi, facendo click sul nome dell allegato sara possibile visualizzarlo. N.B. La procedura nel momento in cui si acquisisce la pratica, se e un incarico, allegherà AUTOMATICAMENTE i files alla pratica. Se invece gli allegati vengono inviati con un messaggio diverso da un incarico, come ad esempio per una COMUNI- CAZIONE AGGIUNTIVA, allora i files, se necessario, dovranno essere allegati manualmente alla pratica. Quando la pratica sara acquisita, sara possibile rivedere gli allegati premendo sul tasto