CONSERVARE IL DIGITALE UN CONFRONTO INTERNAZIONALE LONG TERM DIGITAL PRESERVATION AN INTERNATIONAL FOCUS

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1 CONSERVARE IL DIGITALE UN CONFRONTO INTERNAZIONALE LONG TERM DIGITAL PRESERVATION AN INTERNATIONAL FOCUS Atti del Convegno Internazionale Asolo 29 settembre 2006 AZIENDA UNITÀ LOCALE SOCIO SANITARIA N. 8 DI ASOLO

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3 Azienda UL.SS. n. 8 Asolo Direttore Generale: Gino Redigolo Direttore Amministrativo: Mario Po Direttore Sanitario: Annamaria Brosolo Direttore Servizi Sociali: Gian Luigi Bianchin Via Forestuzzo, Asolo (TV) Tel Fax Ha coordinato il Convegno e la pubblicazione di questo volume un Gruppo di lavoro costituito da: Mario Po, Anna Maria Brosolo, Romeo Furlanetto, Simone Tasso, Mario Durigon, Elio Soldano, Michele Lapenna, Vito Lorusso. Ha collaborato all organizzazione del Convegno Alfredo M. Ronchi e EC. MEDICI Framework Secretariat Politecnico di Milano Piazza Leonardo da Vinci, Milano I testi degli interventi pubblicati sono stati oggetto di rilettura e revisione da parte di Mario Durigon e traduzione dall italiano all inglese da parte di: Endar snc, Venezia Studio interpreti traduttori, Treviso Elena Cimenti. Questo volume è stato stampato nel mese di maggio 2007 dalla Tipografia Battagin s.r.l. di S Zenone degli Ezzelini (TV).

4 CONSERVARE IL DIGITALE UN CONFRONTO INTERNAZIONALE Long Term digital preservation AN INTERNATIONAL FOCUS Atti del Convegno Internazionale, che si è tenuto ad Asolo, venerdì 29 settembre 2006

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6 Azienda UL.SS. n. 8 Asolo Questo volume raccoglie le relazioni presentate al Convegno che si è tenuto ad Asolo il 29 settembre 2006 su Conservare il digitale. Un confronto internazionale, da parte degli studiosi italiani e stranieri che, di fronte ad un numero di partecipanti di quasi quattrocento persone, provenienti dal Nord al Sud Italia, da Aziende pubbliche e private, da Archivi, Biblioteche, Unità Sanitarie Locali, Aziende di Informatica, Università, Istituti di ricerca, hanno portato il loro interessante contributo. Alcuni di questi relatori sono esperti di fama mondiale e tutti comunque sono stati scelti per l originalità e lo spessore del loro lavoro scientifico. La struttura del Convegno si è articolata in quattro parti: - la prima parte dedicata ad argomenti di inquadramento complessivo del tema e ai profili normativi; - la seconda parte rivolta ad aspetti specialistici di interesse generale; - la terza parte riguardante alcune applicazioni e soluzioni digitali in ambienti avanzati; - la quarta parte dedicata ad alcune best pratice italiane. Lo scopo che abbiamo dato al Convegno è stato quello di focalizzare l attenzione su un tema di stringente attualità, cioè gli standards e le garanzie per la conservazione nel lungo periodo del digitale, cercando di cogliere le novità che nel panorama mondiale sono state definite o sono in via di definizione. Ciò non soltanto, evidentemente, negli ambienti sanitari ma, in tutti i possibili ambiti applicativi, dato che questa problematica può essere considerata con soluzioni univoche. Ma cosa ha mosso la nostra Azienda nell organizzare questo Convegno? Siamo partiti dall esperienza maturata negli ultimi anni, con l indispensabile affiancamento della Soprintendenza ai Beni Archivistici del Veneto, nella gestione documentale e in particolar modo nella costituzione dell Archivio unico di Caerano San Marco e del Deposito Digitale Clinico. Questa esperienza ci ha portato responsabilmente e inevitabilmente a interrogarci sulla validità nel tempo dei documenti digitali. L architettura del Convegno è stata suggerita dalla Prof.ssa Guercio che ci ha dato un aiuto preziosissimo nella impostazione scientifica di questa riunione. Ma abbiamo voluto condividere anche il nostro lavoro con il Politecnico di Milano e con Global Forum di Parigi per assicurare all evento quell indispensabile respiro internazionale che il tema deve avere per poter contare sugli apporti scientifici più attuali. Asolo, 8 maggio 2007 Gino Redigolo Direttore Generale

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8 Ministero per i Beni e le Attività Culturali SOPRINTENDENZA ARCHIVISTICA PER IL VENETO - VENEZIA La Soprintendenza Archivistica ha la vigilanza anche sugli archivi sanitari. Vigilanza è un termine un po pesante, in quanto si tratta piuttosto di collaborazione e di accordi che si prendono vicendevolmente. Per la Soprintendenza spesso è già un grosso risultato riuscire a far conservare gli archivi, a farli ordinare e inventariare. Accade, purtroppo, che molte volte gli enti produttori dopo che hanno ordinato gli archivi, tendono a tenerli chiusi, cioè non consentendone la consultazione. Ma dovrebbero essere percorse anche fasi successive, coltivando non solo l informazione, ma anche la corretta valorizzazione dei documenti ed una cosciente consapevolezza della realtà e della comunicazione. All ULSS di Asolo va senza dubbio, per i risultati ottenuti, un giustificato elogio. La vita dell archivio di questa ULSS e le procedure adottate per la gestione è testimoniata negli atti del fascicolo esistente in Soprintendenza. Esso inizia nel 1986 con una dettagliata relazione scritta a seguito di una visita ispettiva. Esistono poi numerose richieste di collaborazione, di informazioni, soprattutto per quanto riguarda le riproduzioni, e numerose richieste di autorizzazione per il trasferimento anche degli archivi periferici degli ex ospedali che ora si trovano nel nuovo Archivio centrale a Caerano San Marco. In occasione della presentazione e della inaugurazione del Centro Servizi di questa ULSS e del nuovo Archivio centrale nel mese di aprile 2006, la dr.ssa Testa, che in Soprintendenza segue i rapporti con l ULSS di Asolo, ricordava come altre ULSS abbiano affrontato la gestione e la conservazione dei loro archivi in autsourcing. L ULSS di Asolo ha invece preferito risolvere direttamente il problema, utilizzando proprio personale per l ordinamento, conservando in un immobile di proprietà tutto il proprio materiale archivistico e affidando, quindi, a società esterne solo alcune attività. Essa mantiene in tal modo il controllo totale sulla gestione documentale. La conservazione delle cartelle cliniche in particolare è un problema noto e gravissimo per molte ULSS. Qui ad Asolo c è stato, un continuo e proficuo contatto e le soluzioni adottate sono coerenti, anche su questo tema, con quanto prospettato dalla Soprintendenza e suggerito dai migliori specialisti della materia. Venezia, 8 maggio 2007 Giustiniana Migliardi O Riordan Soprintendente Archivistico per il Veneto

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10 Regione del Veneto Il tema, che con questo Convegno internazionale l ULSS 8 ha toccato, è un tema di grande rilevanza, legato alla diffusione sia nel settore privato, ma ormai molto anche nel settore pubblico, delle tecnologie digitali che pongono però nuove problematiche: corretta conservazione dei dati, quindi preservandoli da eventuale distruzione; profili legati alle questioni di privacy, che rappresentano un complesso di aspetti organizzativi e normativi. Come tutte le cose nuove, anche questa problematica deve essere verificata sul campo e ha necessità di trovare esperienze positive, buone pratiche da diffondere. Per lo sviluppo dell e-government regionale, al quale stiamo lavorando ormai in maniera molto importante da alcuni anni, abbiamo scelto la strada aperta, quella dell interscambio, non solo delle esperienze ma anche dei processi. Questo ha consentito di realizzare una forte crescita del settore digitale nell ambito della pubblica amministrazione. Abbiamo anche pensato che questo settore, in realtà potesse diventare, e in effetti è diventato, un motore legato alla crescita, all innovazione, allo sviluppo economico di un determinato territorio. Per questo il mio stesso incarico è rivolto alle nuove esigenze dello sviluppo, introducendo in questo settore tutti gli aspetti che possono riguardare trasversalmente il settore dell economia locale; quindi non solamente le attività produttive, ma anche la ricerca e l innovazione, l e-goverment, l energia, i fondi strutturali europei. Per avere un effettivo e completo slancio di queste questioni, è però necessario superare il nodo dell accesso alle informazioni, in cui ha una grande importanza la potenzialità della banda larga. Questo è uno dei settori ove il Veneto ha un gap da colmare e pensiamo di farlo nei prossimi due anni e mezzo ricordando che la prossima programmazione europea prevede come obiettivo finale quello della competitività; è evidente che quest aspetto è un fattore di sistema fortemente correlato appunto al raggiungimento della competitività. Da tenere in evidenza c è poi il tema della diffusione di competenze, di cultura innovativa per tutti coloro che devono trovarsi organizzativamente ad operare con questi nuovi sistemi. Sotto questo profilo quindi tutte le esperienze interessanti fatte e quelle prestigiose come quella dell ULSS 8, potranno essere elemento di confronto e di diffusione da parte di altre Amministrazioni come situazioni di eccellenza. Venezia, 8 maggio 2007 Fabio Gava Assessore Regione del Veneto alle Politiche dell Economia, dello Sviluppo, della Ricerca e dell Innovazione e Politiche Istituzionali

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12 Scenari di frontiera del digitale KIM HENRY VELTMAN (Direttore Scientifico Istituto McLuhan Maastricht e Network Europeo dei Centri di eccellenza del patrimonio culturale digitale) Internet sta crescendo: 1 milione di utenti nel 1990, 50 milioni nel 1995, 200 milioni di utenti nel 2000, dal 2000 al miliardo, 86 milioni di nuovi utenti negli ultimi nove mesi. La lingua cinese è attualmente la seconda lingua, fra un anno lo spagnolo sarà la terza lingua. Ci sono più persone che parlano spagnolo adesso che non inglese, il mondo sta cambiando. Questa settimana è stata storica: è stata la prima volta nella storia che un film digitale, ad alta risoluzione, è stato inviato in formato digitale in America. Nel 1993 il più grande computer nel mondo aveva 131 gigaflops, cioè miliardi di operazioni al secondo. Fra tre anni sarà 1 milione 600 mila trilioni di operazioni al secondo. Non è che le cose vanno semplicemente avanti, vanno avanti con una rapidità allucinante. C erano fino a ieri tre reti distinte: il telefono, internet e la televisione. Fra dieci o quindici anni tutto questo sarà insieme in una rete. Questo per spiegare come tutta la sicurezza che vorremmo avere in tutti questi settori non c è ancora. In questo momento ci sono quattro grandi linee di ricerca per i prossimi vent anni: elettronico, biochimico, meccanico e quantum. Dieci anni fa tutto questo era teoria, ma le cose stanno andando avanti; un annuncio della BBC nel 2000 diceva che un grammo di DNA può tenere l informazione di un trilione di Cd-Rom. Già adesso abbiamo questo sticks, questo è solamente un gigabyte; ma sarà possibile contenere in questo più di un trilione di Cd-Rom. Il primo disco fisso in senso filosofico è il cielo. Se pensate alle stelle, esse sono lì e con tutte le loro storie sono il primo disco fisso della storia, perché tutta la nostra mitologia, tutto quello a cui pensiamo è lì sul cielo. Voglio per questo concentrarmi su due giorni: il 21 marzo e il 21 settembre, dunque l equinozio di primavera e d autunno. Il 21 marzo è collegato con i Pesci e i Pesci hanno un nodo; questo nodo si chiama in arabo Alrisha. Questo nodo è precisamente all incrocio di un ciclo, perché c è anche un ciclo di anni, che fa sì che siamo sempre in un altro segno zodiacale. Questo è il simbolo dell inizio della primavera e anche il nodo cruciale in ogni senso. Se pensiamo alle connessioni abbiamo il nodo mistico, che diventa poi la base di questo nodo del 11

13 Kim Henry Veltman pesce, il contenitore dell acquario diventa questo contenitore dell acqua sacra e del soma dell immortalità. Quei segni astronomici del disco fisso del cielo sono gli otto simboli del buddismo e diventano, di fatto, la base di tutto (la religione è anche astronomia); ma questo dunque è un modo per esprimere questo nodo. Un altra maniera di esprimere queste cose è attraverso i serpenti, il drago che va attraverso Polaris. Ecco l esempio del Turkmenistan, la stessa cosa di mandra, di Benzikent, di Ancona, di San Ciriaco, ove si vedono i due serpenti, che nono sono però incrociati. Pensiamo al 21 settembre; possiamo pensare alla libra in latino o alla bilancia e con omega; dunque alfa e omega sono collegate con questo nodo. Abbiamo varie versioni. Noi sappiamo tutto di questo segno, ma è una cosa recente, è stato introdotto da Giulio Cesare nel 42 a.c. E il solo segno zodiacale che è un oggetto e non una persona, un animale. E collegato anche con il ritmo solare e il drago del cielo. Ci sono altre versioni dove la bilancia diventa Irminzul, nel Nord; la Chiesa l ha assunta nella sua simbologia e ci sono i due serpenti nell iconografia del vescovo. Abbiamo vari modi di far vedere la bilancia tra i serpenti celesti; c è una versione medievale della Chiesa, una degli arabi, una dell auramasda. C è poi un altra maniera di farlo, siamo in Egitto, con una fontana. Questi sono i segni zodiacali: Leone, Vergine, Bilancia, Scorpione e Sagittario. Questa bilancia diventa poi un simbolo per la Chiesa, abbiamo Adamo e Eva che fanno la bilancia; ma, tornando un po indietro al cielo, c era un signore che si chiamava Serpentarius in latino, che si chiamava Ofiukus in greco, e che era Asclulapius che sta facendo una bilancia tra questi due grandi serpenti. In Aratus dell XI secolo, lui sta lì e sta precisamente al punto dell equinozio e ha le due parti del serpente. Oltre 2 mila anni prima era lì; dunque era al 21 settembre e faceva la bilancia. Questo diventa interessante perché non c è solamente la bilancia tra giorno e notte, ci sono anche due nodi; questi due serpenti sono anche i due nodi di Rahu e Ketu (un serpentus caput), sono anche la causa dell eclisse. Questa idea di litigare con due serpenti per avere la bilancia diventa una cosa fondamentale nell arte, lo vediamo a Pavia, a San Giovanni in Borgo, a San Giovanni Laterano, dove tutto il giardino è pieno di questi simboli di bilancia tra varie forme. Possiamo pensare che sia una cosa cristiana, ma ecco Cernunno, dunque il Dio celtico precristiano che fa la stessa cosa. Prima degli uomini è sempre così, le donne c erano, 12

14 Scenari di frontiera del digitale e loro facevano la bilancia tra due serpenti. Questo risale a prima di Cristo, a Summeria la donna fa il lavoro, e si potrebbe pensare che è un idea dell ovest; ma ecco Talisman a Baghdad. Se andiamo in India, abbiamo Namascah, abbiamo un signore che si chiama Edumban, che ha un cavadi che è una cosa per portare le cose. Lui ha portato le due grandi montagne Shivaghirie e Sativiri dal nord al sud con un suo amico che si chiamava Agastia, che era il padre dell Ayurveda, la medicina. Questa non è una cosa effettiva perché stiamo andando dal disco fisso virtuale alla realtà, ecco Palani. Io voglio proporre che questa è la vera radice del concetto di libra, che fa la connessione tra la ayurveda dell est, che è una cosa che risale a prima di Cristo, e un altro sacro monte che si chiama Potala. E stata l ispirazione del Potala a Lasha. Da qui parte il Dalai Lama e altre tendenze. Dunque, la cosa affascinante, forse eretica, avendo una storia ricchissima, per noi nell Occidente è pensare che Esculapio ha avuto inizio in Grecia. Nell Est pensano che tutto sia è lì, le radici sono lì. Ma la questione della preservazione a lungo termine non è solamente quella di occuparsi dei nostri fondi locali, che è una cosa fondamentale, ma di far vedere queste connessioni tra le grandi culture mondiali. Questo è il mio messaggio molto semplice, gli esperti vi dicono come funziona, ecc.; io aiuto a far pensare e non solamente per avere qualcosa per la prossima generazione, ma come possiamo mantenere una memoria che combini i diecimila anni della nostra storia scritta e prodotta. 13

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16 Introduzione al Convegno PAOLA CARUCCI (Direttore dell Archivio storico della Presidenza della Repubblica - Roma) Questo Convegno, per l interesse del tema, mette insieme relatori importanti per studi, esperienze, riflessioni teoriche. Si tratta indubbiamente di un tema cruciale per la società contemporanea, quello della conservazione non soltanto a lungo termine, ma anche a medio termine della documentazione digitale che coinvolge i documenti digitali, ma anche quelli che, nati cartacei, vengono poi trasferiti su supporti digitali. E un tema che si lega ad alcune trasformazioni radicali rispetto al documento cartaceo, alle quali nonostante gli studi e molti passi in avanti che sono stati fatti, non siamo ancora riusciti a dare delle risposte totalmente soddisfacenti. Penso alla separazione nel documento elettronico dalla forma dal contenuto, con la forma che dipende da apparecchiature e applicazioni tecnologiche, da nuclei di informazioni di diversa natura logicamente connesse. Penso alla problematicità del concetto di selezione e scarto con decisioni che a volte vengono prese a monte quando si elabora il software, ma che credo nel tempo dovranno essere riproposte quando si dovrà decidere se migrare o meno nuclei di documentazione conservata. La conservazione non più degli originali, ma una conservazione fondata sulla migrazione dei dati attraverso tecnologie in rapida e costante trasformazione, si basa sulla creazione di nuovi documenti che si avvicinano al concetto di copia, ma forse non sono esattamente la stessa cosa di una copia autentica, anche se questo è il concetto che forse meglio rappresenta questa conservazione di copie di copie. Vi è anche una progressiva trasformazione di documenti amministrativi tradizionali a semplice informazione o dato, o complesso di informazioni di dati per gran parte della documentazione interlocutoria, che è la parte che più interessa lo studioso nella ricerca; dall altro c è una necessità di concentrare l attenzione sui caratteri formali e sostanziali dei documenti elettronici che rappresentano gli atti decisionali della Pubblica Amministrazione. La conservazione implica il mantenimento del valore giuridico, dell avere forza di prova o capacità di attestazione di un fatto e anche la possibilità di 15

17 Paola Carucci interrogazione e navigazione in un sistema documentario che dovrebbe essere fedele alla configurazione originaria dei documenti a distanza di tempo per ragioni amministrative, poi anche per ragioni di ricerca. Vi sono implicazioni giuridiche nuove legate alla sicurezza dei dati e spesso al rapporto con soggetti istituzionali esterni alla Pubblica Amministrazione, che produce i documenti in conseguenza della specificità professionale di chi deve intervenire nella formazione e gestione dei documenti elettronici. Questo a mio avviso è un problema delicatissimo, la Pubblica Amministrazione è sempre stata unica conservatrice della propria documentazione, oggi si deve rincorrere a strutture esterne non legate dallo stesso giuramento di fedeltà allo Stato, anche se certamente ci sono dei vincoli. Ci sono implicazioni ovviamente connesse alla evoluzione delle tecnologie dei sistemi di comunicazione, implicazioni archivistiche anche in rapporto alla normativa di tutela. La normativa italiana è ricchissima anche se spesso non di facile interpretazione, vi sono contraddizioni, è direi troppo alluvionale, ma certamente mette a fuoco piuttosto bene in molti casi i problemi degli archivi correnti e della costruzione di reti. Forse vi è un po di distanza tra i problemi trattati dalla normativa e la cultura informatica diffusa nelle Pubbliche Amministrazioni, soprattutto in quella centrale. Ma questo può essere uno stimolo e, quindi, può non essere un dato negativo, in ogni caso molto si è fatto per l aggiornamento professionale. Il codice del documento elettronico parla di banche dati nazionali con possibilità di interrogazione da parte di altri soggetti e questo è in perfetta antitesi con le raccomandazioni del garante della tutela della privacy, che invece è contrario alla forte concentrazione di dati preferendo banche dati più impermeabili e più mirate. La normativa sul documento elettronico è un po vaga per quanto attiene alla conservazione, a volte si parla di possibilità di conservare in maniera cartacea i documenti che abbiano particolare rilevanza storica e archivistica, il che è giusto; poi al tempo stesso, però, si prevede la conservazione elettronica per i documenti che devono essere conservati per legge o per regolamento; in questo caso non siamo più nell ambito della ricerca storica, forse si pensa a documenti di natura fiscale, a documenti contabili, a documenti che servono per l azione pratica e per questi si consente una documentazione cartacea ma semplicemente gestionale. 16

18 Introduzione al Convegno In altro articolo si parla di recupero su supporto informatico di atti cartacei di cui sia obbligatoria o opportuna la conservazione. Sono tutte espressioni che lasciano intendere una non chiara consapevolezza dell esigenza della conservazione dei documenti digitali. La conservazione non interessa anche la amministrazione attiva come dimostra proprio l iniziativa della ULSS che ha organizzato questo convegno, pensiamo alle cartelle cliniche, fascicoli personali, i fascicoli permanenti, in sostanza, la cui durata nel tempo richiederà sicuramente migrazioni di dati o comunque interventi per la conservazione elettronica. Poi, naturalmente, c è la conservazione per fini storici. C è il problema se sia preferibile concentrare queste fonti in sedi, con i tradizionali archivi storici, o mantenerli presso il soggetto produttore, anche se sembra prevalente che sia comunque un soggetto o una organizzazione terza rispetto all ente produttore, anche quando si tratti di archivio storico di una Regione o di un ente pubblico, non necessariamente con la concentrazione in un altro archivio, ma l affidamento a persone che hanno interessi diversi dall amministrazione attiva. Credo che questa sia la migliore garanzia per la conservazione nel tempo. Si tratta di problemi che sono vivissimi, importanti; essi sono una sfida che indubbiamente riguarda gli amministratori, gli archivisti e i ricercatori. 17

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20 La certezza documentaria e le memorie digitali MARIA GUERCIO (Università di Urbino) Non si può parlare di conservazione delle memorie digitali senza fare riferimento innanzitutto (se non soprattutto) a un esigenza di certezza: è questa del resto la peculiarità dei documenti d archivio. Come gli archivisti hanno da tempo ricordato la produzione documentaria è parte integrante di un sistema di certezze giuridiche, a sua volta caratterizzato da equilibri variabili: il bisogno di certezza nei rapporti sociali è legato alle esigenze di integrità e affidabilità della memoria e costituisce il primo impulso alla formalizzazione delle procedure e delle attività giuridicamente rilevanti che si traducono nella produzione di documenti e, soprattutto, di strumenti di controllo per la loro formazione e tenuta. Il rapporto stretto che ha sempre legato la creazione di documenti ai bisogni primari di stabilità delle comunità organizzate ha conseguenze sui modi concreti in cui i documenti (soprattutto quelli pubblici) si formano, si gestiscono, si rendono accessibili, si conservano, al punto da determinare in tutto il mondo e da secoli l esistenza di una rete di istituzioni dedicate, affidate allo Stato o almeno al controllo statale (in Italia la rete degli archivi di Stato, delle soprintendenze e degli archivi storici di tutte le amministrazioni pubbliche oggi obbligate a creare specifici servizi per la gestione degli archivi correnti). I processi di digitalizzazione in atto non solo non possono/non devono indebolire questa struttura, ma devono e in parte è avvenuto, sia pure con qualche evidente contraddizione e in modo insufficiente rafforzarne funzioni e autorevolezza. Parlare di certezza giuridica e memorie digitali vuol dire quindi affrontare in primo luogo il problema complessivo delle responsabilità e delle competenze nazionali e interne ai singoli soggetti per la formazione dei documenti e delle condizioni che ne assicurano la stabilità nel loro ciclo di vita. E questo il compito di questo intervento che non potrà che limitarsi naturalmente all analisi di quegli aspetti critici che dopo dieci anni dall avvio in Italia di specifici provvedimenti normativi ancora rimangono in attesa di soluzione, e talvolta persino di adeguata riflessione. Alcune considerazioni meritano di essere fatte proprio nel momento in cui si chiude un decennio di interventi del legislatore tecnico nazionale (l Aipa creò il primo gruppo di 19

21 Maria Guercio lavoro sul cosiddetto protocollo informatico proprio alla fine del 1996) e di una fase ormai lunga (anche se non sempre felice) di sperimentazione. Per chi ha partecipato attivamente ed è il caso di chi scrive 1 - a questa stagione di riforme del sistema documentario, fare il consuntivo non è un operazione indolore perché si tratta di confrontarsi con una stagione di iniziative di diversa natura purtroppo non sempre coerenti con le esigenze di sviluppo del settore documentario. La mancanza di una linea coerente e organica di interventi normativi e di progettazione (ad esempio nel campo dell e-government) ha spesso ostacolato il necessario processo di approfondimento tecnico-scientifico e ha costretto le istituzioni archivistiche a dedicare molte energie e tanto tempo per impedire che si commettessero errori gravi e fraintendimenti clamorosi. Tempo ed energie che avrebbero potuto essere più proficuamente impiegati per pensare e guidare l innovazione. Nonostante il faticoso e incessante impegno degli archivisti nell attività di sensibilizzazione orientata sia verso l alta amministrazione pubblica che nel campo più frustrante di contenere gli errori e le sviste del legislatore tecnico nella definizione di regole per la produzione di strumenti informatici, ancora oggi molta strada rimane da percorrere anche solo per ampliare la consapevolezza dei portatori di interesse (produttori di documenti, sviluppatori di software, responsabili dei sistemi informativi). Alcuni requisiti essenziali possiamo darli ormai per acquisiti, ma i ritardi sono ancora molti e gli interrogativi sembrano addirittura crescere, anche alla luce di scenari tecnologici e organizzativi in continua evoluzione. E possibile ad esempio segnare nel nostro difficile percorso qualche successo sulla strada di una maggiore e più diffusa consapevolezza della complessità della questione che ancora oggi qualcuno sottovaluta. Innanzi tutto è ormai largamente (sempre con riferimento a una cerchia ristretta di addetti al lavoro) accettato il fatto che i bisogni informativi e documentari (nuovi e vecchi) trovano soluzione e risposte solo se gli schemi organizzativi, le responsabilità e gli strumenti di gestione e conservazione sono definiti non separatamente ma nel riconoscimento e rispetto delle interrelazioni reciproche: i sistemi informativi in generale e quelli documentari in particolare insieme ai modelli organizzativi che è opportuno adottare costituiscono infatti aspetti strettamente collegati e non separabili come dimostra il sostanziale fallimento di molti progetti nazionali e 1 In qualità di rappresentante del Ministero per i beni e le attività culturali ho partecipato dal 1996 al 1998 alla stesura del regolamento sulla gestione informatica dei documenti che fu approvato con dpr 428/1998 poi oggetto di armonizzazione in occasione della stesura del testo unico sul documento amministrativo (dpr 445/2000). 20

22 La certezza documentaria e le memorie digitali internazionali dovuto principalmente proprio al non aver saputo (e in parte voluto) vedere la forza positiva di questi collegamenti e alla incapacità di una visione strategica e insieme realistica dei problemi che l informatica forse è in grado di risolvere, ma solo a patto che non si accettino sconti rispetto alla complessità e ricchezza del mondo reale che si vorrebbe virtualizzare. Il nodo di maggiore criticità al cui scioglimento gli archivisti hanno in questi anni dedicato impegno e attenzione notevoli riguarda tuttavia proprio il difficile (e troppo spesso trascurato o addirittura negato) rapporto tra processi di informatizzazione e garanzie di certezza documentaria: aver sottovalutato le esigenze di stabilità delle memorie rilevanti a fini giuridici ma anche informativi, aver cercato troppe scorciatoie normative per eliminare o ignorare i nodi organizzativi e tecnici della conservazione documentaria, considerata, erroneamente e infelicemente, mero impedimento al pieno dispiegarsi delle forza innovativa e liberatoria delle tecnologie e comunque un peso da lasciare sulle spalle dei responsabili della custodia - hanno avuto effetti negativi rilevanti e hanno, questo sì e più di qualunque altro impedimento, contrastato e rallentato seriamente processi innovativi duraturi e di sostanza. Basta guardare ai modesti risultati dei progetti nazionali di e-government nel settore documentario (non è un caso che Docarea, ovvero l unico progetto che si era realmente occupato degli aspetti organizzativi della funzione documentaria, costituisce una delle poche eccezioni nel panorama piuttosto demoralizzante dei progetti in questione, che nella migliore delle ipotesi si sono limitati a introdurre sistemi di registrazione informatica dei documenti negli enti senza neppure migliorare sensibilmente quelli esistenti). Certamente si è creata una maggiore sensibilità nelle organizzazioni più attente, ma in alcuni casi scelte di esternalizzazione non guidate (nell ambito di un fenomeno sempre più diffuso e imposto da esigenze di risparmio) hanno finito per determinare una rinuncia a qualunque forma di reale innovazione nella gestione della cosa pubblica in questo campo. L innovazione infatti richiede una profonda conoscenza delle routine, un coinvolgimento diretto nei processi che si vogliono cambiare. Non a caso ho fatto riferimento alla funzione documentaria e non semplicemente a quella conservativa. In questa direzione (nel senso cioè di una comunanza di principi, di processi formativi di base e di condivisione di responsabilità), si muovono del resto da tempo ormai gli organismi internazionali di normalizzazione e i gruppi di ricerca più avvertiti: la funzione 21

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