Manuale per i Fornitori uso del portale di scambio ordini e documenti contrattuali

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1 Manuale per i Fornitori uso del portale di scambio ordini e documenti contrattuali

2 INDICE DEGLI ARGOMENTI 1 INTRODUZIONE DEFINIZIONI ED ACRONIMI ACCESSO AL PORTALE COLLABORAZIONE CON I FORNITORI VISUALIZZAZIONE DEGLI ORDINI DI ACQUISTO CONFERMA ORDINI AVVISI DI CONSEGNA ORDINI DI MATERIALI (ASN) CONFERMA ORDINI DI PRESTAZIONI (APS) Aggiunta posizioni alla conferma Acquisizione Finale AREA COLLABORATIVA (C-FOLDER) Ricerca di un documento Aggiunta di un documento Area di messaggistica Sottoscrivere abbonamento... Errore. Il segnalibro non è definito. 2

3 1 INTRODUZIONE Il presente documento rappresenta il manuale utente per i FORNITORI PORTALE di DOLOMITI ENERGIA e si colloca all interno del progetto relativo alla revisione dei processi di acquisto tramite la piattaforma SAP SRM. 1.1 DEFINIZIONI ED ACRONIMI Nel prosieguo del documento saranno utilizzati i seguenti acronimi: SRM SQM SUS Il portale degli acquisti del Gruppo Dolomiti energia Il portale di qualificazione dei fornitori del Gruppo Dolomiti energia Il portale per lo scambio di ordini e contratti per i fornitori del Gruppo ECC Backend SAP R/3 EHP BID QUOT cfolders RDQ VR Enhancement Package. Componente software che abilita funzionalità aggiuntive. Bid Invitation Richiesta di Offerta Quotation Offerta Collaboration Folders Area collaborativa con i fornitori Richiesta di Qualifica Vendor Rating valutazione dei Fornitori 3

4 2 ACCESSO AL PORTALE Per accedere al Portale Fornitori Dolomiti Energia, accedere al link Inserire le proprie credenziali, che sono state fornite al momento della registrazione nei seguenti campi: ID Utente = user_id di accesso al Portale Fornitori Dolomiti Energia Password = password per l accesso al Portale Fornitori Dolomiti Energia Figura 1: Log on Cliccare sul tasto per entrare. ATTENZIONE Se si inseriscono le credenziali errate, il sistema risponde con un messaggio di errore. È possibile tentare fino a tre volte prima di bloccare l utenza. 4

5 ATTENZIONE: Al primo accesso, il sistema restituirà il messaggio Password Scaduta e consentirà all utente di cambiare la password ricevuta dal gruppo Dolomiti Energia per impostarne una propria. Per fare cioò, si inserisca la password ricevuta dal gruppo DE nel campo password precedente e la nuova nel campo nuova password. Si confermi la nuova password e si clicchi su Modifica. Figura 2: Impostazione password personale 5

6 3 COLLABORAZIONE CON I FORNITORI 3.1 Visualizzazione degli Ordini di Acquisto da contratto pre esistente o da ordine puntuale. Il fornitore accede al portale inserendo la propria User Id e password che è stata comunicata in fase di attivazione del processo. Una volta autenticato sul portale, il fornitore entra nella sezione Ordini di Acquisto da cui può poi decidere se visualizzare la lista completa degli ordini pervenuti (click su Tutti ) o filtrarla in base allo stato degli ordini: Nuovo, Modificato, In elaborazione, Confermato, Confermato parzialmente, Rifiutato, Stornato dal cliente. Figura 3: Visualizzazione OdA In questa pagina sono immediatamente disponibili tutti i documenti di acquisto ricevuti nel tempo dal fornitore. Figura 4: Visualizzazione OdA I documenti possono assumere 3 stati: Nuovo per i documenti appena arrivati da confermare entro 2 giorni lavorativi in particolare per la disponibilità delle quantità e per i tempi di consegna; Confermato per i documenti confermati dal fornitore; In Elaborazione per i documenti che sono stati già precedentemente confermati, ma sono stati soggetti a variazione d ordine. 6

7 In questa pagina di riepilogo sono riassunte alcune informazioni principali quali, ad esempio: il numero dell ordine di acquisto emesso da Dolomiti Energia; l importo del documento; una numerazione interna specifica del fornitore. Una volta selezionato il documento di interesse, si può entrare all interno del documento e visualizzare tutte le informazioni di dettaglio come, ad esempio: il riepilogo di tutte le posizioni presenti nel documento; le informazioni di testata, quali il numero del documento stesso e la data di creazione dell ordine. Figura 5: Visualizzazione Dettaglio OdA Sul portale sono presenti 2 tipologie di forniture: Materiali in cui le posizioni rappresentano materiali con un proprio prezzo unitario e una propria quantità; Prestazioni, cioè ordini in cui ogni posizione rappresenta un servizio. IMPORTANTE!!! Per quanto riguarda gli ordini di materiali, la loro conferma che il fornitore è tenuto a notificare entro 2 giorni lavorativi in particolare per la disponibilità delle quantità e per i tempi di consegna viene indicata con la sigla ASN (Advance Shipping Notices), o con il termine di APS (Acquisizione Prestazioni di Servizio). 7

8 3.2 Conferma ordini Verrà illustrato in questo paragrafo come procedere all invio della conferma attraverso l utilizzo del Portale Fornitori. Ricordiamo che questa fase è essenziale per il Gruppo Dolomiti Energia ed il mancato rispetto può costituire inadempimento contrattuale fino alla risoluzione dello stesso. La conferma degli ordini di materiali e prestazioni, salvo diversi accordi contrattuali, deve avvenire entro 2 giorni lavorativi dal ricevimento dell ordine in formato elettronico. All interno della schermata di visualizzazione dell ordine di acquisto da confermare cliccare il tasto Elaborare. Figura 6: Creazione Risposta Ordine In questo momento si apre la schermata contenente i dati dell ordine che si vuole confermare. Si ha la possibilità di confermare una o più posizioni, con particolare attenzione per: 1) Le quantità confermabili 2) Il reispetto dei tempi di consegna indicati nell ordine 8

9 Figura 7: Confermare Posizioni Una volta confermate, comparirà il flag della figura sotto. Figura 8: Confermare Posizioni Cliccare su inviare per inviare conferma. Figura 9: Invio Conferma Un messaggio vi informerà del buon esito dell invio della conferma. 3.3 Avvisi di consegna ordini di materiali (ASN) Questa attività è successiva alla conferma, ed è necessaria per una precisa e tempestiva autorizzazione alla fatturazione da parte del Gruppo Dolomiti Energia. Anche in questo caso è necessario procedere all avviso di consegna e contestuale proposta di accettazione dell ordine -, salvo diversi accordi contrattuali entro 2 giorni lavorativi dalla spedizione della merce. In particolare per il periodo di fine mese e per gli ordini da contratto il fornitore deve impegnarsi a: 9

10 1) Predisporre tutti gli avvisi di consegna dell ultima settimana entro l ultimo giorno del mese 2) Procedere alla fatturazione per gli ordini accettati entro il del mese 3) Inviare copia in pdf delle fatture, con indicaizon precisa degli ordini fatturati all indirizzo.e mail. Per confermare l invio di materiali, il fornitore deve accedere all area Ordini di Acquisto. Figura 10: Creare ASN Deve, quindi, cercare nella lista degli Ordini di Acquisto, quello che intende confermare. Figura 11: Creare ASN Selezionando l Ordine di Acquisto corrispondente a quanto inviato viene visualizzata una pagina analoga a quella mostrata nell esempio seguente, da cui, è possibile avviare il processo di conferma cliccando su Crea ASN. 10

11 Figura 12: Creare ASN Così facendo, viene aperta una schermata in cui il fornitore deve indicare alcune informazioni fondamentali: Quantità: il quantitativo di merce spedita. Per default viene sempre visualizzata la quantità riportata nell ordine, ma può essere modificata nel caso quella confermata sia inferiore a quella totale ordinata. Cliccando sul pulsante Proponi Quantità è possibile reimpostare su tutte le posizioni dell ordine il valore di default; Mezzo di trasporto: indica le modalità di invio della merce da scegliere tra le opzioni disponibili nel menù a tendina che compare cliccando sulla freccia in basso (figura successiva); 11

12 Figura 13: Mezzo di Trasporto Codice ID del trasporto: codice assegnato al trasporto. Figura 14: Quantità Una volta creata e compilata l ASN sono possibili le seguenti operazioni: Goods Delivered to Recipient : invio della conferma di spedizione della merce al buyer; (questa è l opzione di normale utilizzo!) Hold : salvataggio dell ASN in bozza senza inviarlo al cliente; Cancel : cancellazione dell ASN creata; 12

13 Print : stampa dell ASN; (per eventuali archiviazioni ad uso interno del fornitore) Download : downolad dell ASN in formato Excel, da compilare e, successivamente, caricare a sistema. Successivamente all invio dell ASN viene visualizzato un messaggio di sistema che conferma l invio della notifica. Se esso è andato a buon fine viene mostrato il seguente avviso: Una volta creata un ASN è possibile visualizzarla cliccando su Avvisi di consegna e selezionando quella di interesse, la quale risulta passata nello stato Inviato. 3.4 Conferma ordini di prestazioni (APS) Per confermare ordini di prestazioni occorre seguire una procedura analoga a quella descritta nel paragrafo precedente per gli ordini di materiali: una volta scelto l ordine da confermare dalla lista degli ordini, essa può aperta cliccandoci sopra. 13

14 A questo punto compare il dettaglio dell ordine di prestazione, come mostrato nella seguente figura per l ordine scelto come esempio. Per confermare una o più posizione dell ordine si clicca su Creare conferma, il che avvia il processo di conferma nel quale il fornitore è tenuto ad indicare la quantità corrispondente al servizio erogato, un nome da attribuire al documento che sarà creando al termine della procedura di conferma, e, eventualmente, il luogo e l erogatore del servizio. Dopo aver compilato tutti i campi obbligatori il fornitore deve premere Conferma per confermare e inviare al buyer l APS. 14

15 Se la procedura di conferma è andata a buon fine viene visualizzato il seguente messaggio. All interno della stessa pagina viene anche visualizzato il riepilogo della conferma appena effettuata, come mostrato nella figura seguente. 15

16 Cliccando su Flusso documento è possibile visualizzare il flusso del documento, in questo caso, il documento dell ordine di acquisto e la conferma. Dopo aver inviato l APS, l ordine passa nello Stato Confermato Aggiunta posizioni alla conferma In alcuni ordini il fornitore ha la possibilità di aggiungere alcune posizioni da un catalogo. In questo caso nella posizione dell ordine ha la dicitura LIMIT. NB: la possibilità o meno di aggiungere righe è determinata dalle condizioni contrattuali ed è abilitata dal Gruppo Dolomiti Energia. 16

17 Per collegarsi al catalogo premere e il sistema apre una nuova pagina Nella parte bassa della pagina si ha la lista di prestazioni che si possono aggiungere: Selezionare una o più righe e premere. Gli item selezionati vengono inserite dentro un carrello virtuale visualizzabile nella parte in alto Premere su per visualizzare le prestazioni fino ad ora selezionate 17

18 Quindi modificare la quantità e trasmettere i servizi selezionati alla conferma usando il tasto. Il sistema ritorna sulla pagina di conferma e aggiunge gli item selezionati Acquisizione Finale Quando il fornitore stabilisce che la conferma è finale, ha la possibilità di comunicare tale informazione al Buyer usando il flag Acquisizione Finale 3.5 Area collaborativa (C-folder) Quest area viene utilizzata dal Gruppo Dolomiti Energia per le seguenti attività a valenza contrattuale: 1) Deposito condiviso del Contratto e relativi allegati 2) Strumento di comunicazioni contrattualmente rilevanti (area messaggistica 3.5.3) 3) Deposito condiviso di documenti tecnici quali certificati di conformità, audit tecnici, verifiche ispettivi, disegni, schemi, rilievi as built,ecc 18

19 L area collaborativa è parte integrante del contratto. Funzionamento tecnico. Una C-folder è una cartella nella quale vengono salvati i documenti condivisi tra buyer e fornitore. Essa viene creata in automatico ogni volta che viene creato un ordine in ECC. In questo caso la C-folder può essere aperta dopo aver selezionato nell area Ordini d acquisto la sezione Area documentale, quindi cliccare su Scenari collaborativi, selezionare il fornitore interessato. Nella scheda che si aprirà, saranno presenti tutti i documenti di quel Fornitore. Cliccare su Cartella documenti Documenti d Acquisto Ordini. 19

20 Selezionare l ordine di interesse, e all interno della nuova scheda che si apre, sarà possibile visualizzare e modificare tutti i documenti inerenti a quell ordine Ricerca di un documento Per ricercare un singolo ordine è possibile percorrere la struttura di cartelle: Fornitore cartelle documenti Documenti di Acquisto Contratti Ordine xxx 20

21 Eventualmente si può cercare la cartella corretta usando il numero dell ordine. Per creare una ricerca premere su cercare nella barra laterale del cfolder Il sistema apre la pagina di creazione della ricerca (in tale modo la ricerca è riutilizzabile nel futuro) Premere su Creare e inserire il nome della ricerca e la chiave 21

22 È possibile riutilizzare la stessa ricerca più volte per cui attribuire un Definire il criterio di ricerca come il nome Premere inizio. A ricerca finita si visualizza Per vedere i risultati premere sul nome della ricerca e nella parte sottostante vengono visualizzate tutte le cartelle/nomi documenti che corrispondono al criterio inserito Usare questo campo per inserire un Premere sul nome per entrare nel dettaglio. messaggio che spiega il motivo del Aggiunta di un documento Una volta trovata la cartella corretta 22

23 Manuale SUS scambio ordini e contratti Premere su Creare per aggiungere un nuovo documento. Premere su Documento. 23

24 Il sistema prevede che si inserisca il nome che si vuole dare all oggetto, una descrizione per il file e la possibilità di eseguire l upload immediatamente o successivamente. Nel caso dell upload immediato, verrà richiesto di inserire il percorso locale del file, prima di salvare. Una volta salvato, il file sarà inserito nella cartella d origine. 24

25 3.5.3 Area di messaggistica In automatico il sistema crea anche un area di messaggistica e la pone nella cartella Comunicazioni Usando tale oggetto è possibile scambiare dei messaggi tra Fornitore e Il Gruppo Dolomiti Energia. Per aggiungere un nuovo messaggio premere sulla discussione e inserire il proprio contributo: Premere salvare per rendere disponibile il messaggio alla visualizzazione degli interessati Funzione per attivare degli avvisi via Mail delle attività svolte nell area documentale. 25

26 Per fare in modo che gli utenti ricevano una mail quando viene scritto un nuovo messaggio o viene modificato un documento deve essere selezionato il flag Sottoscrivere abbonamento 26