Presentazione Replica Sistemi

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1 Presentazione Replica Sistemi Il caso Smet Un esempio concreto di recupero di efficienza e costi attraverso l utilizzo di ShowTrip, software per gestione delle spedizioni Interporto Campano, 10 febbraio 2010

2 Smet la storia Il gruppo Smet nasce nel 1975 da Luigi De Rosa, l'attuale presidente, che proseguendo l'attività fondata dal padre Domenico 20 anni prima, ha dato vita ad uno dei maggiori player europei nel settore della logistica e trasporti. Costante il processo di crescita e di internazionalizzazione che il gruppo ha conosciuto negli ultimi anni. Un progetto all'insegna dell'innovazione dei processi, realizzato con risorse qualificate e investimenti mirati che ha consentito alla Smet di diventare partner privilegiato di grandi gruppi multinazionali.

3 Smet la storia La direzione centrale a Salerno, le 9 sedi in Italia e le 5 filiali in Europa rappresentano il segno più evidente del costante processo di crescita e di internazionalizzazione che il gruppo ha conosciuto negli ultimi anni. Un progetto all'insegna dell'innovazione dei processi, realizzato con risorse qualificate e investimenti mirati che ha consentito alla Smet di diventare partner privilegiato di grandi gruppi multinazionali.

4 Smet la storia HEAD OFFICE: SALERNO BARCELLONA E CTRA.DE VALDERIOLF LEINI (TO) CASTROCIELO (FR) MERCOGLIANO (AV) BEINASCO (TO) PATRICA (FR)

5 Smet I servizi offerti GLASS divisione altamente specializzata, SMET GLASS, che gestisce i processi di lavorazione, taglio assemblaggio e movimentazione AUTOMOTIVE CRM LOGINT è l'azienda del gruppo SMET specializzata nel segmento automotive LOGISTICA Logica d'azienda e cultura della partnership. Questa è la sintesi del metodo con cui SMET gestisce le relazioni con i propri clienti. DEPOSITI Si effettuano depositi e stoccaggi di materiale vario nei nostri magazzini TRASPORTI La competenza che la Smet esprime nel suo lavoro quotidiano e una sintesi di affidabilita, puntualita e disponibilita CONSULTING I consulenti SMET aiutano i clienti a gestire con efficacia laloro supply chain

6 Smet La Flotta Rimorchi Inloader TARA VEICOLI N.G. : KG. TARA VEICOLI O.G. : KG. Rimorchi softside TARA VEICOLI : KG Rimorchi maxi volume TARA VEICOLI : KG. Autotreni TARA VEICOLI : KG Veicoli leggeri

7 Il progetto ShowTrip Il management di Smet ha preso coscienza di alcune inefficienze operative del trasporto e nel 2004 ha deciso di affidarsi a Showtrip di Replica Sistemi per l organizzazione e la gestione delle spedizione dei prodotti e i relativi viaggi SHOWTRIP SOFTWARE PER LA GESTIONE EVOLUTA DELLE FLOTTE

8 ShowTrip I Plus Ambiente grafico che simula il classico borderaux cartaceo per rendere user friendly l inserimento e la gestione dei dati ai gestori del traffico. Integrazione con ambienti cartografici e di calcolo chilometrico per semplificare l ottimizzazione delle spedizioni o valorizzare le tratte a vuoto Integrazione con uno dei più efficienti e parametrizzabili sistemi di localizzazione satellitare per gestire il traffico su base consuntiva anziché presuntive

9 ShowTrip Automazione dei calcoli e della emissione di fatture pro forma passive, stampe e numerazione di fatture passive in ambienti consortili e cooperativi Gestione della documentazione necessaria e tipica del trasporto aereo Gestione delle triangolazioni di fatturazione in gruppi di società controllate Possibilità di gestione centralizzata del traffico anche quando le unità di trasporto appartengono a diverse ragioni sociali Gestione di diverse unità di trasporto (fino a 6:CASSA1, CASSA2, PIANALE, TRATTORE, AUTISTA1, AUTISTA2 )

10 ShowTrip ShwTrip gestisce tutte le aree di aziende di trasporto: AREA COMMERCIALE gestione offerte e preventivi conferme preventivi generazione automatica tariffari da preventivi AREA OPERATIVA acquisizione ordini (manuale o telematica) composizione carichi abbinamento mezzi/autisti planning automezzi tracking viaggio gestione intermodale gestione semirimorchi AREA FATTURAZIONE condizioni tariffarie attive e passive fatturazione attiva e passiva gestione bancali gestione contrassegni AREA CASSA E PERSONALE rapportino autisti gestione cassa e spese gestione presenze AREA CONTROLLO QUALITA rilevazione anomalie gestione non conformità tracking spedizioni AREA PARCO AUTOMEZZI scadenziari e manutenzioni programmate gestione consumi carburante

11 Modalità di intervento Smet ha effettuato una analisi interna delle proprie esigenze e, dopo aver escluso una soluzione interna ha iniziato la software selection per trovare il partner giusto Tra Replica Sistemi e Smet è così iniziato uno scambio di informazioni tecniche atte ad avere la certezza della fattibilità e dei costi di tale integrazione, iniziata con una presentazione presso la nostra sede di Milano e proseguita con una giornata di analisi più specifica, e approfondita presso gli uffici Smet a Salerno, terminato con un accordo scritto che sanciva le linee guida del progetto Nel 2004 si e steso un accordo commerciale e si e dato il via ai lavori

12 Obbiettivi dell informatizzazione L obbiettivo principale di SMET era quello di integrare le funzionalità aziendali che al tempo erano invece distribuite tra varie applicazioni stand alone Un altra problematica era avere un concentratore di dati atto ad alimentare strumenti statistici di valutazione e controllo e altri applicativi aziendali Per ultimo, ma non di secondaria importanza, era richiesto di limitare al minimo ridondanze di operazioni e di data entry nella gestione ordinaria e amministrativa, e la condivisione tra tutti gli operatori interessati delle informazioni utili alla gestione del flusso informativo dagli ordini alla fatturazione

13 Integrazione Le varie procedure in Smet erano state realizzate, come capita spesso in un azienda in crescita continua, seguendo l aumento delle richieste. Questo ha fatto si che nascessero applicazioni atte allo scopo, molto personalizzate ma non integrate tra loro La soluzione Replica Sistemi, seppure meno su misura rispetto le varie singole applicazioni presenti, aveva il vantaggio di essere integrata e standard e, inoltre, copriva anche esigenze che iniziavano a manifestarsi in Smet, come la gestione di viaggi con più unità di trasporto, e che avrebbero messo in crisi le basi su cui le vecchie applicazioni erano nate Dove Showtrip si discordava troppo dal modus operandi acquisito negli anni da taluni operatori, si e preferito usarlo per alimentare automaticamente le applicazioni storiche con dati più completi e precisi, senza doppie imputazioni Quando le funzionalità standard soddisfacevano le esigenze ma l operatività era scarsa si è provveduti a personalizzare le applicazioni per rispondere alle esigenze funzionali richieste

14 Concentrare le informazioni Fondamentalmente le richiesta era due: Preparare i dati per alimentare una procedura propedeutica alle paghe degli autisti. Showtrip doveva, in base alle informazioni presenti sui viaggi, individuare se questi erano Diretti o Bougle, nazionali o internazionali e, in funzione di una tabella apposita distribuire agli autisti le trasferte agli autisti Gestire la suddivisione del ricavo dei mezzi quando su un viaggio ce n era più d uno. Il cosiddetto ricavo corretto e nato per fornire informazioni già pronte all uso dei reporting di statistica e di redditività. Per ottenere questo Showtrip e stato implementato con algoritmi di calcolo basati sui chilometri che permettono di distribuire sui costi i ricavi prodotti in modo proporzionale ai chilometri effettuati da ciascuna unità di trasporto.

15 La ridondanza Tutte le società del Gruppo SMET possono acquisire ordini di spedizione trasferendo l incarico di eseguire i servizi ad un altra azienda del gruppo. Le fatture attive quindi vengono emesse dalla società che acquisisce l ordine e che riceverà fattura dall altra società del gruppo che fisicamente lo esegue. Questa, a sua volta, emetterà fattura attiva alla mandante e, qualora cedesse il sevizio a un sub-vettore terzo, riceverà fattura dal sub-vettore. Replica Sistemi ha quindi realizzato il modulo triangolazione (ora in Showtrip standard) che permette, con la sola imputazione iniziale, di produrre tutti i movimenti amministrativi intragroup generati dall ordine originario in modo automatico

16 Il ritorno dell investimento per Smet Lo stesso numero di utilizzatori oggi riesce a gestire più ordini e mezzi rispetto alla gestione precedente grazie alla condivisione delle informazioni di base. Inoltre riuscendo a bilanciare meglio il carico di lavoro tra l area traffico e quella amministrative, anche la fatturazione ha ottenuto sensibili anticipi e vantaggi Il calcolo automatico partendo direttamente dai viaggi delle trasferte autista ha di fatto azzerato la necessità di una persona che, leggendo i tabulati di tutti i viaggi, produceva manualmente il report delle trasferte autista per l ufficio paghe La triangolazione ha permesso di annullare tutte le operazioni di trascrizione, re imputazione e ricalcolo di tutti movimenti amministrativi tra società del gruppo con un notevole risparmio di tempo, oltre ad evitare errori di trascrizione e le ridondanza delle informazioni.

17 Grazie per l attenzione

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