esolver per la Gestione Automezzi

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1 SISTEMA IMPRESA Sistema integrato per la gestione aziendale. esolver per la Gestione Automezzi Software e servizi per la gestione di flotte, mezzi, attrezzature e risorse. esolver per la Gestione Automezzi è un sistema gestionale orientato alla automatizzazione di tutti i processi collegati alla funzionalità e operatività dell automezzo. Si rivolge alle aziende che devono gestire in maniera completa e integrata una flotta di automezzi, nell arco del ciclo vitale degli stessi. Offre le seguenti funzionalità: Inserimento/gestione delle anagrafiche automezzi: dati tecnici ed amministrativi, accessori, attrezzature e risorse umane assegnate. Gestione degli eventi associati alla vita di un automezzo: rifornimenti, manutenzioni, furti, sinistri, multe, ecc. Gestione delle scadenze, amministrative e tecniche, relative all automezzo: tasse di possesso, assicurazioni, revisioni, manutenzioni programmate, con schedulazione e generazione di opportuni segnali di allarme all approssimarsi della scadenza stessa e gestione dei soggetti aziendali destinatari degli stessi. Gestione della movimentazione di un automezzo, con la possibilità di definire parametri quali ora e data di uscita/rientro, risorsa/e assegnata/e all automezzo stesso, Km percorsi, destinazione ed eventi verificatisi nel corso della movimentazione stessa. Reportistica dettagliata su tutte le procedure gestionali, per generazione di statistiche e stampe di controllo. L integrazione con il sistema gestionale esolver, in particolare con le funzioni di contabilità analitica, permette di monitorare ed ottimizzare i costi e la produttività della flotta automezzi e delle risorse umane impegnate. La soluzione verticale esolver per la Gestione Automezzi è sviluppata e distribuita da Msnet S.r.l., Partner SISTEMI di Napoli. La conoscenza che Msnet ha sviluppato e consolidato presso le aziende di questo settore su tutto il territorio nazionale ha permesso di coniugare le richieste delle aziende con le funzionalità della soluzione gestionale.

2 Software e servizi per la gestione di flotte, mezzi, attrezzature e risorse. esolver per la Gestione Automezzi è la risposta più completa ed efficace alle esigenze delle imprese che dispongono di un parco di automezzi e/o attrezzature. È la soluzione ideale per automatizzare le attività legate alla gestione degli automezzi, fornendo all impresa un quadro dettagliato sulla situazione della propria flotta aziendale. Nuovi strumenti per la gestione degli automezzi La gestione del parco veicoli comprende una vasta gamma di operazioni, come la pianificazione e il controllo delle manutenzioni, la gestione delle scadenze, la pianificazione e il controllo delle movimentazioni del veicolo, l effettuazione dei rifornimenti. È quindi essenziale avere un quadro completo e aggiornato di queste attività, al fine anche di valutare l impatto economico che queste hanno sulla gestione aziendale. esolver per la gestione degli Automezzi è la soluzione specifica per tali esigenze. Punti di forza Garanzia di investimento: il numero di installazioni già effettuate garantisce la continuità di aggiornamento e sviluppo della soluzione. Attenzione alle esigenze dei clienti: consapevoli che l esperienza specifica è un patrimonio messo a disposizione dalle aziende clienti, osserviamo e valutiamo attentamente le loro richieste e le loro nuove esigenze. Velocità di avviamento: grazie ai meccanismi di parametrizzazione molto precisi l avvio del sistema è rapido e semplice. Scalabilità: la soluzione si adatta alle dimensioni della microazienda e della media impresa, garantendo la crescita con la salvaguardia degli investimenti fatti. Assistenza in tutta Italia e documentazione approfondita, con supporti formativi disponibili anche on line. Servizi di Assistenza in Rete L Utente della soluzione esolver per la Gestione Automezzi ha a disposizione un insieme di servizi, di informazione e assistenza, accessibili per via telematica: Servizio di Assistenza on-line: è lo strumento di supporto all assistenza sviluppato da SISTEMI per aumentare l efficienza del servizio di assistenza e migliorarne la qualità. AOL collega Utente e Partner grazie a Internet, attraverso un metodo strutturato che permette la corretta condivisione delle informazioni utili. Servizio di Assistenza Remota: viene attivato nei casi in cui la tempestività di intervento o la situazione logistica richiedono un accesso remoto alle procedure. Il servizio si basa su un applicazione telematica che permette al sistemista di prendere il controllo della macchina dell Utente, verificare i molteplici aspetti del caso di assistenza e proporre in modo efficace la soluzione al problema. Documentazione: la documentazione del prodotto software composta da Guida all avviamento, Manuale operativo, Manuale dei processi e Note, è sempre aggiornata e può essere consultata direttamente all interno delle applicazioni, oppure dal menù di prodotto o ancora su Internet. Flusso Dati esolver per la Gestione Automezzi Viene creata una risorsa di tipo automezzo nell anagrafica risorse produttive (ERISPROD) e sono associati ad esse i costi (ERISPRODCOST). CREAZIONE TIPOLOGIA MEZZO Il modello eredita dalla tipologia i suoi parametri caratteristici.. CREAZIONE MODELLO Il mezzo eredita dal modello i suoi parametri caratteristici.. CREAZIONE ANAGRAFICA Viene creata anagrafica automezzo (APVEI) completa di tutti i suoi dati identificativi. DB esolver Tabelle STD di esolver Tabelle GpA

3 Software e servizi per la gestione di flotte, mezzi, attrezzature e risorse. RIFORNIMENTI Interni, esterni FURTI Data furto, risorsa umana a cui era assegnato il mezzo,... VEICOLI SPESE VARIE Data, importo, fornitore Dati Amministrativi Dati tecnici Assicurazione Scadenze Allestimenti Manutenzioni Costi e consumi Eventi SINISTRI Dati controparte, dettaglio incidente, immagini, costi e chiusura,... MULTE MOVIMENTAZIONE Data, ora, luogo della notifica verbale,... Dati Amministrativi Assicurazione ATTREZZATURE Scadenze Manutenzioni Costi e consumi Eventi Pianificazione, consuntivazione movimentazioni Ulteriori informazioni

4 Le funzionalità della soluzione. Gestione Veicoli Nelle prime due sezioni sono riportate le informazioni caratteristiche del veicolo (targa, marca, modello, colore, ecc.) e i dati di libretto. È possibile gestire più polizze per ogni veicolo, riportando nell apposita sezione il dettaglio di ogni singola polizza. Inoltre si possono pianificare le scadenze da evadere (es. tassa di possesso, collaudo, ecc.) e le manutenzioni da effettuare mediante le apposite sezioni gestionali. Sia per le scadenze che per le manutenzioni è possibile pianificare degli eventi su base temporale (es. pagamento rata assicurativa) o sulla base dei chilometri percorsi (es. tagliando di manutenzione). Tale pianificazione serve per gestire l invio dei messaggi di avviso a mezzo mail. Nella gestione degli allestimenti è possibile gestire tutto ciò che è installato sul veicolo, ossia: Optional Attrezzature Accessori non standard Per le attrezzature è possibile specificare le date di installazione sul veicolo e/o disinstallazione dallo stesso, al fine di avere una storicizzazione. Al veicolo è inoltre possibile assegnare i dati della contabilità analitica al fine di valutare i costi di gestione dello stesso. Gestione Attrezzature In maniera simile alla gestione veicoli, la soluzione prevede un anagrafica generale attrezzature, a cui si accede mediante l apposita procedura gestionale, articolata in maniera molto simile alla procedura di gestione veicoli. Gestione Rifornimenti Questa funzione permette di inserire i rifornimenti di carburante effettuati sul parco automezzi/attrezzature aziendale. È possibile gestire due tipologie di rifornimenti: interni (presso la sede aziendale), esterni (presso terzi). Nel primo caso, si associa all automezzo/ attrezzatura il deposito presso il quale viene effettuato il rifornimento, mentre nel caso di rifornimenti esterni, è possibile specificare l anagrafica del fornitore del carburante interessato. La procedura permette di gestire la tipologia di carburante, il numero di litri immessi, il costo unitario e l importo, oltre ai riferimenti di eventuali documenti associati al rifornimento (es. fattura di acquisto, ordine di lavoro). Ad ogni rifornimento la procedura aggiorna la sezione dei costi e consumi dell attrezzatura/automezzo, al fine di rendere aggiornata la redazione delle statistiche sui costi dello stesso. Gestione Spese varie Le voci di spesa non riconducibili a manutenzione o rifornimenti di carburanti sono gestite mediante questa procedura, indicando l anagrafica automezzo/attrezzatura interessata, la tipologia di spesa, data, importo ed estremi dell eventuale documento contabile rilasciato. Furti In questa sezione sono gestite tutte le informazioni relative ai furti/effrazioni che l automezzo può subire nel corso della sua vita, intendendo per furti sia il furto del mezzo tout-court, che dei furti riguardanti singoli componenti del mezzo o anche di oggetti presenti nello stesso (effrazioni). I dati gestiti sono: targa del mezzo interessato, data del furto, risorsa umana a cui il mezzo era dato in uso, più un insieme di informazioni specifiche (annotazioni) e gli estremi dell eventuale ritrovamento, quali data e condizioni generali. Infrazioni La funzione permette di registrare le informazioni relative alle notifiche di infrazioni. La procedura gestisce i seguenti dati: tipologia di infrazione, dati del veicolo e del conducente, data, ora e luogo della notifica e numero di verbale. Inoltre, la procedura calcola in automatico, sulla base della data di notifica, le seguenti date: presentazione ricorso, scadenza pagamento, comunicazione dati patente, data di generazione avviso di pagamento (quest ultima dopo aver programmato la scadenza mediante la procedura di gestione scadenze). Gestione Sinistri In caso di sinistro è possibile gestire le informazioni relative allo stesso mediante un apposita procedura. È possibile inserire i dati del veicolo, luogo e data dell incidente, dati della controparte (estremi del conducente, polizza assicurativa, veicolo), eventuali immagini allegate e dati riepilogativi relativi al preventivo di spesa e all importo liquidato. Gestione manutenzioni È il modulo per la gestione delle manutenzioni, sia che esse siano programmate o non programmate. Si compone di una sezione generale, con le informazioni anagrafiche del mezzo e di tre sezioni di dettaglio: Dati generali. È a sua volta composta da due sottosezioni, con le informazioni sull apertura della manutenzione e sulla

5 Le funzionalità della soluzione. sua chiusura. I dati di apertura comprendono le informazioni sulla data di richiesta della manutenzione, data di inizio lavori, tipo di intervento (se in sede o presso terzi) e informazioni di carattere descrittivo sull intervento da effettuare. Nei dati di chiusura vengono riportati: data di chiusura, data consegna, riferimenti documento (fattura, ordine, ecc) e chilometri percorsi. Dettaglio. Nel dettaglio della manutenzione si inseriscono le singole macro-operazioni, con il dettaglio dei materiali (articoli) richiesti per ognuna e relative quantità, prezzo unitario, importo e sconto. Riepilogo. Sono riportati i totali spese (materiali, manodopera, generale) e l ammontare di ore impiegato nel portare a termine la manutenzione. La procedura permette inoltre di inviare a mezzo mail o fax le richieste di preventivo di una manutenzione a uno o più fornitori potenziali. In caso di conferma di preventivo, viene generato automaticamente in esolver un ordine di acquisto al fornitore specifico, al fine di integrare i costi associati alla manutenzione con la contabilità analitica di esolver. Se la manutenzione effettuata era stata programmata, la procedura provvede ad aggiornare la manutenzione memorizzata nell anagrafica dell autoveicolo, calcolando i nuovi parametri di scadenza (data o Km) e di avviso della scadenza stessa. Movimento mezzi La procedura permette la programmazione delle uscite degli automezzi (fase pianificazione) e di riportare le informazioni relative al loro rientro (fase di consuntivo). In fase di pianificazione, si possono selezionare, per ogni giorno lavorativo, gli automezzi oggetto della movimentazione. È possibile specificare, per ogni mezzo, i dati sulla durata dell impiego, sulla destinazione, sul conducente del mezzo stesso. In fase di consuntivo, si riportano i dati sui Km percorsi, sui costi associati alla movimentazione e eventuali annotazioni sul servizio effettuato. Nei costi, è possibile inserire il costo di utilizzo del mezzo, che può essere orario oppure a Km, oltre ad ulteriori spese affrontate nel corso del servizio stesso (rifornimenti di carburante, spese per guasti, ecc.). Nel caso dei rifornimenti è possibile stabilire se il rifornimento è esterno o interno e, nel caso di rifornimento interno, si tratta di un movimento di carico su un deposito. Mediante questa procedura è quindi possibile inserire anche le operazioni di carico dei vari depositi. Carico depositi È il modulo per la gestione dei movimenti di carico per rifornire di carburante i depositi aziendali. Nel dettaglio di ogni movimento è riportato il deposito oggetto del rifornimento, la data di effettuazione dello stesso, il fornitore, la tipologia di carburante immessa, il numero di litri, il costo/litro, l importo complessivo e i riferimenti del documento associato al rifornimento stesso (es. fattura di acquisto). Gestione contabilità fornitori In questo modulo è possibile inserire i dati delle fatture di acquisto relative alle spese associate alla gestione degli automezzi. La procedura è integrata con la contabilità ordinaria e con la contabilità analitica di esolver. Nel dettaglio delle singole voci di spesa della fattura è possibile inserire i dati del veicolo (targa), del conducente e la data dell evento, se diversa dalla data fattura o dalla data registrazione. Inoltre, se la fattura è relativa a dei rifornimenti, è possibile specificare il codice della scheda carburante (se presente) ed i chilometri percorsi. Se la fattura è relativa a spese di pedaggio, è possibile indicare il codice della scheda Telepass/ Viacard utilizzata. I movimenti contabili generano poi in maniera automatica dei movimenti di rifornimento o di spesa (secondo il tipo documento inserito) nelle tabelle di GPA. Dalle procedure di gestione rifornimenti/spese è quindi possibile interrogare la fattura che li ha creati. Invio automatico avvisi La procedura, sulla base delle impostazioni effettuate nei moduli di gestione scadenze/manutenzioni/infrazioni, provvede ad inviare in maniera automatica dei messaggi di avviso relativi all approssimarsi dell evento specifico, sulla base dei giorni o km di preavviso. In fase di configurazione è possibile indicare: il/i destinatario/i del messaggio; la tipologia di messaggio (unico o reiterato). Se il messaggio è unico, al raggiungimento della data o dei km di avviso, viene inviata una mail ai destinatari. Se il messaggio è reiterato, l invio delle mail viene ripetuto fino alla data o ai km di scadenza. Report Comprende una serie di stampe per elaborare analisi e statistiche o per avere dei semplici dati riepilogativi sulla gestione della flotta automezzi aziendale.

6 MKBESATMZ_03_12 Sistemi S.p.A. si riserva la possibilità di variare i contenuti dei prodotti e dei servizi rispetto alle funzionalità descritte. I.P. Rivenditore Autorizzato: Methodus Informatica S.r.l. Via Giovanni Paolo II, Bitritto (BA) - Tel. 080/

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