DigitalFile. Tutti i documenti della Vostra azienda a portata di mano con sicurezza e valore legale

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1 D I G CompEd Software Design Software Solutions for the Digital Document World DigitalFile 2.0 Tutti i documenti della Vostra azienda a portata di mano con sicurezza e valore legale Il software per l'archiviazione dei documenti più completo e sicuro, conforme ai requisiti della legge italiana ed europea Include C-Fax, il potente fax server di CompEd Licenze per database Oracle, Borland InterBase, TM Microsoft SQL Server e FoxPro Include DigitalSign 2.0 il software di firma digitale E C O N O M E C O L O G I C A L I C A L I T A L S I G N

2 Tutti i documenti della Vostra azienda a portata di mano Con DigitalFile 2.0 è possibile archiviare e gestire in forma digitale qualsiasi tipo di documento aziendale, sia esso all'origine di natura cartacea o informatica. Questo significa grande risparmio di spazio, riduzione dei costi di gestione e, soprattutto, la possibilità di accedere rapidamente in ogni momento, senza spostarsi dal proprio posto di lavoro o anche dall'esterno dell'azienda, ad ogni informazione contenuta nei documenti, di visualizzarli, stamparli e, se desiderato, inoltrarli istantaneamente tramite o fax. Gli archivi possono essere memorizzati con diversi tipi di database e su supporti ottici. DigitalFile 2.0 consente inoltre di conservare i documenti informatici mantenendone nel tempo il valore legale, in conformità alle regole stabilite dalle norme di legge in materia. Conformità alle leggi Interamente progettato da CompEd, DigitalFile 2.0 è conforme ai requisiti per la formazione e la conservazione dei documenti informatici e alle relative regole tecniche stabilite dalle leggi italiane ed europee e pertanto consente la progressiva eliminazione degli archivi cartacei nel rispetto delle norme. DigitalFile 2.0 utilizza DigitalSign 2.0 di CompEd, software stato dell'arte per la firma digitale con valore legale e per la cifratura a protezione delle informazioni riservate. CompEd è stata la prima azienda in Italia a realizzare una completa linea di prodotti software per la firma digitale, l'archiviazione e la spedizione dei documenti conformi ai requisiti di legge e ha saputo confermare il proprio primato implementando prontamente in tali prodotti tutte le modifiche e integrazioni apportate alle norme, rendendole disponibili nei minimi tempi tecnici e senza costi aggiuntivi agli utenti che hanno sottoscritto il "Servizio UpToDate" di aggiornamento del software. Sicurezza e tecnologia Le avanzate tecnologie utilizzate da DigitalFile quali il supporto di database avanzati come Oracle, Microsoft SQL Server e Borland InterBase -edisofisticate tecniche di firma digitale e cifratura a chiave asimmetrica sono in grado di garantire un elevato livello di sicurezza degli archivi, di protezione dell'accesso alle informazioni e di efficienza, anche in presenza di molti utenti contemporanei. Il componente indispensabile per il Vostro sistema informativo DigitalFile 2.0 è progettato per essere integrato nel sistema informativo dell'organizzazione utente, diventandone il prezioso componente dedicato alla conservazione in forma elettronica dei documenti, addetto a preservarne nel tempo il valore legale e a consentirne una efficiente e rapida consultazione. Il prodotto è infatti in grado di interoperare con le altre applicazioni software già presenti in azienda e, grazie all'interfaccia di programmazione COM, può essere completamente integrato all'interno del sistema informativo esistente.

3 CompEd Azienda innovativa, leader nell'archiviazione elettronica dei documenti e nell'electronic post, con oltre 15 anni di esperienza nel settore, CompEd ha progettato e realizzato l'offerta più competitiva e completa del settore, conquistando la fiducia delle maggiori aziende operanti in Italia, tra cui: Bridgestone Firestone McDonald's Ospedale S. Martino Singer Sanagens Lindt Beghelli Toshiba Star Black & Decker Fincantieri Yamaha Bistefani Roche Katun Cerved La Prairie Verbatim Playtex BASF Coating Toro Assicurazioni Samsonite Sterilgarda Marzotto Cartiere Paolo Pigna Gaggia Clementoni Pernigotti Noberasco Colgate Palmolive Whirlpool Tetra Pak Necchi Lexmark Saint Gobain Swarovski Superga Osama Scrittura Paglieri Sigma Tau Galup Saratoga Dormer Tools Liabel Lorenz Guerlain Versace Profumi Cinzano Filodoro Mc Graw Hill Libri SFIR Cafè Do Brasil Heineken Valleverde Valeo Ricambi Cosmetique Active Unichips Teuco Guzzini Istituto G. Gaslini Ospedale Galliera Serono Pharma Brondi Telefonia Kelemata Universal Music Italia Locatelli Manpower Lovable Fila Warner Music Cinghiale Pennelli Comune di Brescia Bassetti Caffarel Biochem Castrol La soddisfazione del Cliente: il primo obiettivo di qualità di CompEd Software Design Per incontrare le esigenze degli Utenti dei propri prodotti, CompEd progetta interamente al proprio interno tutti i moduli software e li sviluppa e collauda con cura e attenzione. Può così risolvere eventuali esigenze particolari, valutandole caso per caso. CompEd dispone di una capillare rete di Concessionari Specializzati, distribuiti sul territorio italiano per assistere gli Utenti più esigenti in tutte le loro necessità.

4 1 Cosa si può fare con DigitalFile 2.0 DigitalFile 2.0, soluzione software completa, integrabile nel sistema informativo esistente, consente di archiviare tutti i documenti aziendali, ed in particolare: documenti cartacei e immagini, gestendo l'intera fase di acquisizione tramite scanner; volumi di documenti originati dal sistema informativo dell'utente, in forma di file di stampa (spool file); posta elettronica spedita e ricevuta; documenti ricevuti e spediti tramite il modulo fax server integrato nel prodotto stesso; documenti elettronici di qualsiasi tipo: testo, immagini, audio, video, ecc. Il processo di archiviazione è completamente automatico per i documenti in forma di spool file, per i messaggi di posta elettronica scambiati tramite e per i fax. I documenti possono essere gestiti, a seconda delle esigenze specifiche dell'utente, con diversi tipi di database, archiviati su supporti ottici e, ove previsto dalle leggi, conservati con valore legale in maniera conforme ai requisiti delle norme italiane ed europee. Progettato specificamente per l'utilizzo multiutente e dotato di un'intuitiva interfaccia utente, il software permette di: organizzare gli archivi secondo i criteri logici definiti dall'utente; gestire diritti differenziati per l'accesso agli archivi; predisporre l'accesso anche tramite Internet o Intranet, attraverso interfaccia web; effettuare ricerche in modo semplice, potente e flessibile; recuperare e visualizzare rapidamente i documenti archiviati, stamparli e inoltrarli via mail o fax. Grazie all'integrazione con DigitalSign 2.0 di CompEd, DigitalFile 2.0 consente di apporre ai documenti e alle firme digitali e marche temporali con valore legale e di cifrarli per garantirne la massima riservatezza.

5 2 Applicazioni tipiche 4 Archiviazione dei documenti aziendali spediti e ricevuti e in particolare: documenti contabili, quali fatture, solleciti di pagamento, ordini, conferme d'ordine, cedolini paga contratti, certificati lettere e corrispondenza commerciale in genere listini, cataloghi e altra documentazione aziendale fax ricevuti e spediti tramite fax server (incluso nel prodotto) documenti spediti e ricevuti tramite Ricerca e recupero dei documenti archiviati in pochi istanti, anche tramite Internet o Intranet Tutto il personale, se autorizzato dal supervisore del sistema, può accedere in modo semplice e rapido ai documenti archiviati. La consultazione può essere effettuata anche via Internet o Intranet tramite interfaccia web. L'intuitiva interfaccia utente stile Outlook consente l'utilizzo di DigitalFile anche da parte di operatori non specializzati, riducendo al minimo i tempi di addestramento. Gli strumenti offerti all'utente sono utili e flessibili e permettono di: effettuare sofisticate ricerche nell'archivio, non solo attraverso gli indici di ricerca, ma anche in base ad informazioni contenute nel documento stesso (ricerche full text ), visualizzare e stampare i documenti, convertirli in formati diversi, esportarli su altri supporti informatici, inoltrarli via posta elettronica o fax. 3 I vantaggi di avere tutte le informazioni on-line Moltissimi e importanti sono i vantaggi derivanti dalla conservazione dei documenti in forma elettronica e dalla loro gestione con strumenti informatici. Ecco i principali: risposte rapide e migliore servizio ai clienti risparmio di tempo e di risorse recupero di personale ad attività più produttive miglioramento dei processi aziendali recupero di spazio riduzione dei costi portabilità degli archivi condivisibilità dei documenti sicurezza e riservatezza 5 C-Fax, il fax server di DigitalFile 2.0 DigitalFile 2.0 include il software C-Fax di CompEd, che consente di spedire e ricevere i fax aziendali in formato elettronico e di archiviarli automaticamente, per una migliore e più efficiente fruibilità all'interno dell'organizzazione. C-Fax consente di spedire via fax i documenti direttamente da qualsiasi applicazione abilitata a funzioni di stampa. Grazie a C-Fax è anche possibile inoltrare tramite fax qualsiasi documento archiviato, direttamente dalla propria postazione di lavoro, senza necessità di stamparlo ed inserirlo manualmente nel dispositivo fax.

6 6 Valore legale dei documenti archiviati DigitalFile 2.0 è conforme ai requisiti della legge italiana ed europea per la conservazione dei documenti su supporti informatici, offrendo così la possibilità di eliminare progressivamente gli archivi cartacei. Per quanto riguarda i documenti elettronici con rilevanza legale, DigitalFile 2.0 consente di conservarne nel tempo la validità, sia con l'impiego di marche temporali, che attraverso apposite procedure di conservazione degli archivi. 8 Supporto all'utente nella creazione e organizzazione degli archivi DigitalFile 2.0 offre numerose funzioni per agevolare la creazione e la gestione degli archivi, ad esempio: archiviazione completamente automatica per i documenti prodotti in forma di spool dal sistema informativo dell'utente, per quelli scambiati tramite e- mail e per quelli spediti e ricevuti via fax server; strumenti software per la messa a punto del layout grafico dei documenti archiviati a partire dagli spool di stampa, al fine di consentire la riproduzione fedele dei documenti originali; funzioni specifiche per agevolare l'acquisizione di documenti cartacei tramite scanner e la loro archiviazione; maschere liberamente personalizzabili dall'utente per l'inserimento dei dati e la consultazione degli archivi. 7 Affidabilità, sicurezza e riservatezza degli archivi DigitalFile 2.0 mette a disposizione del supervisore del sistema funzioni avanzate per proteggere l'accesso ai dati da parte di personale non autorizzato e la loro riservatezza tramite cifratura. Attraverso la gestione di volumi e gruppi di lavoro l'assegnazione dei diritti di consultazione può essere gestita in modo semplice e ottimale. Il sistema adotta le misure di sicurezza per la conservazione degli archivi informatici previste dalla legge e offre al responsabile di tale procedimento gli strumenti per verificare e garantire l'affidabilità della conservazione dei documenti. Le versioni di DigitalFile 2.0 basate su database relazionali in architettura client/server offrono inoltre livelli di sicurezza e garanzie di integrità dei dati ancora più elevati e assicurano un efficiente e affidabile accesso agli archivi anche in presenza di molti utenti contemporanei. 9 La tecnologia Per andare incontro alle diverse scelte aziendali ed esigenze di organizzazione e accesso ai dati, DigitalFile 2.0 offre la possibilità di operare con differenti tipi di database. Per chi non ha necessità di gestire grossi volumi di dati, né un elevato numero di accessi concorrenti, CompEd mette a disposizione una serie di soluzioni economiche ma efficienti e affidabili basate sul formato di database Microsoft FoxPro. A chi invece richiede prestazioni superiori, DigitalFile 2.0 consente di beneficiare degli innegabili vantaggi derivanti dall'impiego di database server relazionali in architettura client/server, offrendo la possibilità di scegliere soluzioni differenziate in base alla piattaforma preferita: Oracle, Microsoft SQL Server o Borland InterBase. Il prodotto utilizza inoltre sofisticate tecniche di firma digitale e cifratura a chiave asimmetrica.

7 10 DigitalSign 2.0, per la firma digitale con valore legale DigitalFile 2.0 utilizza DigitalSign 2.0 Professional di CompEd per tutte le operazioni relative alle firme digitali con valore legale (richieste dalle norme per conservare i documenti su supporti ottici), per l'apposizione di marche temporali e per le operazioni di cifratura degli archivi. Per maggiori informazioni su tali funzionalità è disponibile la documentazione tecnica di DigitalFile 2.0 e di DigitalSign Licenze per ogni esigenza DigitalFile 2.0 è disponibile in una serie di configurazioni differenziate in base alle funzionalità, al numero di utenti e al tipo di database preferito. Questo permette, tanto alla piccola azienda quanto alla grande organizzazione, di trovare la soluzione più conveniente per le proprie esigenze specifiche. La scalabilità tra i diversi livelli di licenza consente di preservare gli investimenti effettuati. Licenze specifiche, che danno accesso a condizioni di distribuzione particolarmente vantaggiose, sono disponibili per le software house che intendono integrare il document server di CompEd all'interno delle proprie applicazioni. 11 Integrazione completa con il Vostro sistema informativo DigitalFile 2.0 è progettato per essere inserito nel sistema informativo dell'organizzazione utente senza necessità di apportare modifiche alle applicazioni software già utilizzate. Questo consente di rinnovare le procedure aziendali senza però sconvolgere consolidate abitudini lavorative, preservando gli investimenti effettuati. Svolte alcune operazioni preliminari di configurazione, DigitalFile 2.0 è infatti in grado di acquisire e archiviare automaticamente i dati provenienti dal sistema gestionale dell'azienda. Chi lo desideri può realizzare un'integrazione ancora più profonda grazie alla disponibilità di un'interfaccia di programmazione COM. Il suo utilizzo permette di sviluppare specifiche procedure per consentire a qualsiasi altra applicazione dell'utente di interagire con DigitalFile 2.0 utilizzandolo come document server (ad esempio per poter effettuare tutte le operazioni di ricerca, visualizzazione e stampa caratteristiche di DigitalFile direttamente dal software di contabilità). L'utente che non disponga di sufficienti conoscenze informatiche può richiedere questo tipo di personalizzazione a CompEd o ai suoi Concessionari Specializzati. 13 Ambiente operativo e requisiti del software DigitalFile 2.0 richiede per le stazioni di lavoro i sistemi operativi Windows 98, Me, NT 4.0 (con Service Pack 4 o sup.), 2000 (con Service Pack 1 o sup.), XP. Per esigenze di affidabilità e sicurezza si raccomandano Windows NT 4.0, 2000 o XP. Il prodotto supporta i database server Oracle 9i, Microsoft SQL Server 2000, Borland InterBase 6. Alternativamente è in grado di operare con archivi in formato Microsoft FoxPro senza necessità di utilizzare database esterni. Per organizzare la consultazione degli archivi tramite Internet occorre disporre di qualsiasi web server Windows che supporti Java Server Pages 1.1 e Servlet 2.2 (ad es. Jakarta Tomcat 3.x o Microsoft IIS con Tomcat come add-on engine). Per consultare gli archivi via Internet è possibile utilizzare qualsiasi tipo di web browser che supporti HTML 4.0 e DOM (ad es. Microsoft Internet Explorer 5.0 o sup. o Netscape Navigator 6.0 o sup.), anche con sistemi operativi non Windows. Per maggiori dettagli si veda la scheda tecnica del prodotto.

8 DigitalFile 2.0 Tutti i documenti della Vostra azienda a portata di mano CompEd Software Design Software Sotutions for the Digital Document World Il Vostro DigitalFile sempre aggiornato con il Servizio UpToDate di CompEd CompEd è costantemente impegnata per migliorare i propri prodotti e mantenerli in linea con l'evoluzione tecnologica e normativa. L'utente può beneficiare di tutti i vantaggi di un prodotto vivo e in continua evoluzione sottoscrivendo un utile e comodo servizio di abbonamento agli aggiornamenti del software (Servizio UpToDate). Servizio e assistenza al Cliente CompEd e la rete dei Concessionari Autorizzati fanno del servizio e della consulenza il proprio punto di forza. Assistenza e attenzione alle esigenze del Cliente completano l'offerta CompEd Software Design. Linea diretta con CompEd Software Design Per maggiori informazioni su DigitalFile 2.0 e sugli altri prodotti e servizi di CompEd consultate il nostro sito Internet Potete inoltre comunicare con CompEd via scrivendo a info@comped.it oppure via fax allo Copyright CompEd Software Design DigitalFile, DigitalSign e PostManager sono marchi registrati di CompEd Software Design Srl. Tutti i diritti riservati. Tutti i marchi utilizzati sono di proprietà dei rispettivi depositari. Salvo errori e omissioni. Le informazioni riportate nella presente brochure hanno scopo puramente divulgativo e non costituiscono impegno contrattuale. Poiché lavoriamo per migliorare continuamente la qualità dei nostri prodotti, le specifiche riportate sono soggette a modifiche senza preavviso; per la versione più aggiornata della brochure si consulti il sito Le funzioni implementate nei prodotti possono variare da stato a stato. In ogni caso, si consiglia ai potenziali utilizzatori di prendere visione della versione più recente dei prodotti presso i Concessionari Autorizzati o CompEd stessa, onde valutarne l'adeguatezza alle proprie esigenze. I prodotti CompEd sono concessi in licenza d uso all'utilizzatore finale unicamente alle Condizioni Generali di Licenza d'uso di Software Applicativo CompEd Software Design, visionabile presso i Concessionari CompEd, su nella confezione del prodotto e all'inizio dell'installazione del prodotto stesso. Le norme del Servizio UpToDate sono specificate nell'apposito documento. CompEd Software Design srl Via delle Fabbriche 30E/ Genova Tel r.a. Fax r.a. info@comped.it 20 Mag.2002