EasyLex Standard Edition

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1 EasyLex Standard Edition Comprende le seguenti aree funzionali: Anagrafica Gestione di Persone, Società con numero illimitato di recapiti, , siti; invio di SMS, automazione telefonica e creazione coda delle telefonate. Gestione dei codici degli Studi di Settore della clientela, delle banche ai fini degli incassi con RIBA o bonifici nella successiva procedura di fatturazione. Sezione specifica Marketing per specificare data e origine del contatto, settore merceologico, fatturato, numero dipendenti ecc. Queste informazioni possono poi essere trovate nella Ricerca Contatti da cui estrarre liste con criteri a piacere e da usare per inviare o lettere circolari, SMS, stampare etichette e costruire code di telefonate. Pratiche Per la gestione delle pratiche con la possibilità di indicare i Professionisti che seguono, fatturano e sono responsabili della pratica e la loro tariffa oraria. Creazione di Pratiche cicliche a partire da una pratica di riferimento. L Autocomposizione Pratiche predispone i codici degli Studi di Settore, calcola e inserisce il contributo unificato, verifica il conflitto d interesse inserendo cliente e controparte, pianifica l udienza e le attività pre-udienza. Il modulo Pratiche include la stampa della Nota Spese giudiziale estraendo le voci delle prestazioni caricate con opzioni per evidenziare data, codice tariffa, onorari minimi e massimi. Ricerche per pratiche dimenticate, con esposizione economica superiore ad un certo importo, con esposizione che supera il fido o con ore lavorate/fatturabili che superano quelle preventivate. Ogni pratica può essere dichiarata riservata con accesso esclusivo del responsabile o di un gruppo di lavoro predeterminato. Agenda Giorno, Settimana, Mese Per pianificare le attività da svolgere, controllare quelle già svolte, creare eventi ripetitivi in agende singole e di gruppo. Le scadenze non eseguite nella data prevista vengono sempre riportate al giorno corrente indicando i preavvisi o ritardi accumulati. Allarmi acustici e visivi impostabile su ogni attività. Riclassificazione dinamica della priorità ABC man mano che l attività inevasa si avvicina alla data di massimo ritardo (Data fare entro il ). Se l attività si avvicina alla data di scadenza o alla data di massimo ritardo ammissibile viene evidenziata con Pallini colorati per una più immediata visualizzazione. L utile strumento Pianifica Riunione cerca automaticamente la prima data in cui tutte le persone sono libere nell arco di tempo desiderato. Un di invito ai partecipanti li informa della riunione con richiesta di conferma della disponibilità.

2 Attività Tutto ciò che viene messo in agenda può essere quantificato in termini di importi fatturabili o meno, di spese imponibili e non, di costi per valutare la redditività della pratica. Un'attività può nascere come evento e poi arricchirsi delle informazioni sulle prestazioni o nascere come prestazione anche senza interessare l'agenda, come avviene per quelle create dalla pratica o dal Block Notes o dal Time Sheet. Una prestazione può avere importo libero o dato dalla somma di voci di prestazioni, per ognuna delle quali è possibile indicare il collaboratore che l'ha eseguita, la data, la durata, il costo, il centro di costo/profitto e la categoria di spesa. In fase di fatturazione le voci possono essere nascoste o meno. Ogni voce di spesa può avere l attributo contabilizzata per un immediato controllo di quelle non ancora contabilizzate. Possibilità di trasferimento automatico delle spese in contabilità (richiede modulo Contabilità). Ogni volta che s' inserisce una prestazione si controlla che l esposizione non superi il fido e che le ore lavorate non siano superiori al budget ore. Analogamente ogni volta che si dichiara fatta un attività si controlla l esistenza di attività future che mettano in evidenza la pratica dall agenda, per evitare le cosiddette pratiche dimenticate. Attività Standard Lista liberamente componibile di prestazioni associate a tipiche attività dello Studio ripetitive e standardizzate (es.: Consulenza, telefonata, Accesso uffici, Udienze..), sia giudiziali che stragiudiziali. Usando le attività standard per pianificare l agenda sarà sufficiente spuntare l attività come fatta per trasformarla automaticamente in una prestazione fatturabile! Se l attività standard ha poi un documento associato si apre il programma di videoscrittura con il modello già preimpostato, pronto per essere completato. Tariffari di Legge EasyLex include il nuovo Tariffario Nazionale Forense (DM 127/04 Ministero Giustizia) e i precedenti tariffari dei Diritti del 1994 e Ogni voce del tariffario può essere clonata per attribuire una descrizione a piacere pur mantenendo lo stesso comportamento tariffario. PolisWeb Integrazione con il Polisweb compatibile con i Punti d Accesso (PdA) con tecnologia Netservice/Datamat e Lextel. Richiede il browser Firefox 3.x e un lettore di smart card o Business key e relativi driver installati e configurati sul computer. Per la configurazione consultare Dalle Preferenze Utente si specifica il PdA che si intende usare e gli Uffici Giudiziari presso i quali si hanno fascicoli aperti. Dalla finestra Polisweb si apre il browser dal quale scaricare i fascicoli e le relative attività, cambiando smart card e ripetendo l operazione se si vogliono sincronizzare più avvocati. Da EasyLex, con un click su Sincronizza si importano poi tutte le informazioni dei vari avvocati. Solo quelle non ancora presenti potranno essere caricate come nuove pratiche e attività.

3 Il programma non è compatibile col Polisweb nazionale asincrono, ma solo col Polisweb sincrono del PCT. Per informazioni Iscrizione a Ruolo con stampa Codice a Barre EasyLex interagisce col programma ministeriale Nota Iscrizione a Ruolo (gratuito e disponibile sia per Mac che Win) trasferendogli i dati per la stampa dell iscrizione a ruolo e relativo codice a barre. Le informazioni trasferite sono: - dati avvocato - autorità e valore pratica - dati anagrafici dei soggetti attore e convenuto Listini Utente In alternativa al tariffario nazionale Forense (TNF) EasyLex offre un potente e flessibile strumento per creare uno o più listini personalizzati in cui gli importi variano in funzione di: - Clienti specifici o gruppi di Clienti/Pratiche - Valore e difficoltà della Pratica per creare tariffe concordate con i Tribunali locali per attività di routine (precetti, decreti ingiuntivi) - Tipologia di attività e livello professionale della risorsa che svolge la prestazione del listino, utile quando si desideri differenziare la tariffa oraria a seconda della tipologia di attività (Trasferta, Parere, telefonata, Incontro Cliente), del collaboratore che la svolge (Senior, Junior, Partner..) e del Cliente o Gruppo Clienti cui è prestata. Risorse, Gruppi e Profili Gestione degli utenti e dei collaboratori dello Studio, dei gruppi di lavoro, degli account e dei profili di accesso ai dati, che permettono di stabilire in che misura un utente può accedere agli archivi del programma. La gestione delle Risorse si attiene alla Normativa sulla Privacy (D. Lgs. 196 del art ) e consente una profilazione effettiva dell utente in funzione del suo ruolo all interno dello studio. Il sistema controlla inoltre che le password abbiano lunghezza minima di 8 caratteri e che vengano cambiate entro un intervallo da uno a sei mesi. Fatture Per l emissione di fatture di acconto/fondo spese, prestazioni parziali e/o finali. Consente di riunire più pratiche in un'unica fattura o ripartire la fattura su più clienti. Ogni documento può essere una notula proforma o fattura numerata. Possibilità di arrotondare gli importi e impostare un valore desiderato al totale fattura (scorporo automatico di IVA, CP, RA, Rivalsa Inps). La funzione Statistiche consente di valutare di quali gruppi di prestazioni è costituita la fattura (numero di lettere, telefonate, udienze ecc) e di avere i subtotali ore dei vari collaboratori con possibilità di fissare un importo voluto ricalcolando la loro tariffa oraria tenendo fisse le ore o variando le ore mantenendo la stessa tariffa oraria. Funzione di Abbuono di Cortesia per applicare uno sconto (in percentuale o valore assoluto)

4 tramite una voce con importo negativo mantenendo gli importi originari. La funzione Parcella veloce costruisce una nuova parcella senza aver caricato preventivamente le prestazioni, semplicemente scegliendo le voci del tariffario o delle Attività standard o addirittura delle Procedure standard. Fatturazione "periodica" con emissione automatica di fatture a clienti con pratiche definite a "forfait". Per ogni cliente si può stabilire uno o più criteri di forfait ognuno con un proprio importo prefissato o con l importo reale delle prestazioni maturate nel periodo, frequenza di fatturazione e pratiche coinvolte nel forfait. In tal caso l'allegato prestazioni della fattura può riportare anche spese e anticipazioni. Possibilità di emettere fattura solo se l importo supera una certa soglia. Gestione degli Insoluti con ricerca delle fatture impagate, generazione del documento di sollecito e dell attività. Ogni sollecito e relativo documento viene memorizzato all interno della fattura stessa. Gestione RIBA con ricerca delle fatture con RIBA di una certa banca e scadenza desiderata, se incassate o meno. Distinta elettronica in formato interbancario standard. Stampa degli Studi di Settore del Quadro D del modello TK04U. Documenti+ Consente la catalogazione di tutta l'attività documentale dello studio collegandola a Clienti, Pratiche e Attività, realizzando un vero e proprio fascicolo elettronico. Il modulo consente di: - Creare documenti con Microsoft Word oppure OpenOffice 3.0 versione italiana (non compresi nella fornitura) o con il suo word processor integrato EasyWrite componendo il documento con informazioni su clienti, indirizzi e pratiche. I documenti vengono archiviati automaticamente all interno di una gerarchia di cartelle pratica o anagrafica generata da EasyLex. Anche il nome documento, se non inserito dall utente, può essere proposto d ufficio. Gli utenti possono così concentrarsi sul lavoro da svolgere piuttosto che pensare a come chiamare il documento o dove archiviarlo. - Collegare documenti esistenti di ogni tipo, ad esempio scansioni di documenti esterni, copiandoli sul server nelle cartelle pratica. Questa funzione consente anche di recuperare e catalogare il patrimonio documentale preesistente dovunque si trovi, inserendo nello stesso momento, se occorre, le prestazioni associate ai documenti stessi. - Catalogare tutta la posta elettronica, sia ricevuta che spedita, con attribuzione della pratica e anagrafica, realizzando così un comodo backup centralizzato di tutta la posta studio. Opzione di protocollare un file allegato in modo diretto, senza dover catalogare il messaggio , come nuovo documento o revisione di un documento esistente. Quando si protocolla un in ingresso si può caricare la relativa prestazione esame ricevuta. Analogamente inviando un si inserisce la prestazione parere scritto via . E disponibile l integrazione con Microsoft Outlook 2003/2007 versione italiana su Windows (esclusi Outlook Express) o Mail 3.x/Microsoft Entourage 2008 su Macintosh per leggere le da archiviare e salvarle come documenti nel server documentale. Ogni documento può essere dichiarato riservato dal suo autore per l accesso esclusivo a lui o ad un gruppo di lavoro da lui prescelto. Comode funzioni di duplicazione e Controllo delle Revisioni rendono fluida e veloce la produzione dei documenti.

5 NOTA BENE: - il server documenti non può coincidere con una postazione di lavoro Macintosh. - l integrazione con Office non è supportata nella versione a 64 bit. Occorre installare la versione a 32 bit. Calcolo Interessi Legge i dati di una pratica e calcola Interessi con tasso legale o libero e la Rivalutazione Istat del totale dovuto in funzione del capitale indicato. Il sistema è multivaluta e consente di calcolare anche piani di ammortamento. Il calcolo Interessi comprende anche la funzione Precetto per il calcolo e la redazione del Precetto con memorizzazione dei risultati nella scheda pratica. Home Page Concepito come un Pannello di Controllo per favorire una rapida navigazione e ricerca delle funzioni principali è strutturato in 4 aree: Oggi con la sintesi degli appuntamenti di oggi e di domani, l elenco delle attività in scadenza e di quelle di prossimo inizio, la lista delle udienze cui ci si è dimenticati di dare il rinvio Lavoro per la comunicazione, l inserimento e la ricerca delle informazioni nei vari archivi Controllo per un accesso immediato ai controlli di qualità come pratiche dimenticate, pratiche esposte e fuori fido o budget ore, udienze da aggiornare, fatture impagate ecc Imparo per l accesso alla guida in linea, al Tutorial integrato e alle lezioni interattive animate Come faccio a, utilissime per chi sta muovendo i primi passi con EasyLex. Procedure Standard Può essere considerato un Generatore di Workflow che, con un solo click, imposta in agenda un iter pratica o addirittura un'intera pratica. Dato che le componenti di una procedura sono le stesse attività standard è così possibile: - Pianificare in agenda un iter anche complesso assegnando gli incarichi ai collaboratori tenendo conto della sospensione dei termini feriali. - Preimpostare tutti i modelli di documenti da usare per questo iter. Il modulo Procedure Standard risulta altresì utile per la descrizione delle regole di Studio ai fini della Certificazione del Sistema Qualità ISO 9001:2000. Le Procedure Standard si possono usare anche per preparare velocemente preventivi con indicazioni sia di carattere economico che temporale. NOTA BENE: Le procedure standard presenti sono a puro titolo esemplificativo senza la pretesa di essere esaustive né aggiornate nelle varie materie giuridiche. Il Cliente può personalizzare o cancellare quelle presenti e/o introdurne delle nuove predisposte in base alle esigenze del proprio Studio. Biblioteca Consente una completa gestione del patrimonio bibliografico dello Studio. Utile per catalogare oltre ai libri anche le riviste, le banche dati, le rassegne stampa, le ricerche su Internet. Oltre alle

6 classiche informazioni su Autore, Titolo, Editore, Collocazione tiene conto di: - Prestato a, Data Prestito, Data e Costo Acquisto, Sede in cui si trova il libro, utile per gli studi distribuiti su più sedi. Associazione di keyword bibliografiche definibili a piacere, utili per la successiva ricerca con supporto degli operatori AND o OR - Collegamenti bidirezionali tra Biblioteca, Pratiche e Documenti con cui realizzare funzioni base di Content e Knowledge Management. La pratica riporterà i libri consultati in una particolare ricerca o, dal libro, si potrà arrivare alla pratica coinvolta in quella ricerca. Ad ogni scheda libro si può poi associare ad esempio il documento che contiene la scansione della sua copertina o del sommario o la ricerca su banche dati. Se la scheda riguarda una ricerca Internet questa potrà essere rilanciata con un click. EasyPalm Consente la sincronizzazione dell'agenda e l export della rubrica con Outlook Professional (su Windows) o con ical/address Book (su Mac OSX). Possibile impostare un timer per la sincronizzazione periodica delle informazioni. Tramite Outlook Professional (su Windows) o ical (su Mac OSX) sarà poi possibile sincronizzare tutti i dispositivi palmari/smartphone compatibili con Outlook Professional/iSync. Nell'agenda del palmare sarà possibile consultare nel campo note anche i dati più salienti della pratica (Giudice, autorità, Sezione Numero Ruolo ) Il Cliente che utilizza computer Macintosh è tenuto a verificare la compatibilità del proprio dispositivo con ical. Da un certo computer occorre sincronizzare un solo dispositivo e sempre lo stesso. Modulo Infortunistica RCA consente di creare velocemente una pratica di tipo Infortunistico stragiudiziale e tutte le informazioni correlate usando un wizard composto di 5 pagine: - Parti-Controparti, Sinistro, Pratica, Attività e Documenti Le 5 sezioni sono raggiungibili con un click su una pratica barra di navigazione. In Parti-Controparti si inseriscono i dati dei veicoli, loro proprietari, assicurazioni, assicurati, conducenti, trasportati e di eventuali lesioni subite con specifica sulla loro entità ai fini del calcolo del danno. Inserimento veloce da tabella delle Assicurazioni Sedi e Ispettorati, marca e modello autoveicolo. Inserendo il nome di un soggetto non presente in anagrafica compare icona "+" che porta ad una sezione specifica per inserimento di nuove anagrafiche. Possibilità di cercare il numero di targa se già presente in precedenti pratiche. In Sinistro vengono sintetizzati gli estremi del sinistro con data, luogo, autorità intervenuta con composizione della dinamica scegliendo frasi precompilate simili a quelle del Modello CID. In Pratica troviamo il nome Pratica precompilato inserendo le parti nella Pag. 1 e si possono indicare l'oggetto, il protocollo, collaboratore e responsabile, eventuale contributo unificato e altri dati specifici del fascicolo che si sta costruendo. Nelle Attività si ha la possibilità di caricare in agenda il piano di lavoro inziale scegliendolo da un

7 elenco di procedure standard. La procedura calcola automaticamente le date dei vari adempimenti, inclusi eventuali prescrizioni o scadenze termini. La Pag. 5 Documenti presenta due liste di documenti, una con i modelli associati alle attività per creare nuovi documenti con autocomposizione tramite la stampa unione, un'altra con un elenco di possibili documenti standard provenienti da scansioni (CID, perizie, verbali, visite mediche, fatture riparazione, ecc...) da collegare ugualmente nella pratica. IN ALTERNATIVA: EasyLex Enterprise Edition Con le stesse funzionalità della Standard Edition e in più i seguenti Moduli: Gestione Risorse, Gantt Strumento ideale per monitorare il carico di lavoro di una Persona o di un Gruppo in un intervallo di tempo. Consente una visione sintetica del carico di lavoro dovuto alle Ore budget delle pratiche e all attività in agenda. In fase di creazione Pratica è possibile simulare l impatto di una nuova pratica sul carico di lavoro esistente di un collaboratore. E altresì possibile simulare come si riduce il carico giornaliero di una risorsa facendo slittare tutte le sue attività alla data di massimo ritardo. Questa funzione è utilissima per valutare se si è in grado di accettare una nuova pratica molto remunerativa, ma che richiede tempi di evasione brevissimi. Il Modulo Gestione Risorse comprende anche il Modulo Gantt (non disponibile per Macintosh) dell Agenda che consente un immediata visione degli impegni di un gruppo di lavoro sotto forma di barrette orizzontali (Grafico di Gantt). Ideale per il controllo e la pianificazione degli appuntamenti e delle sale riunioni. Block Notes e Time Sheet Il Block Notes è un pratico e veloce strumento di produttività individuale per inserire velocemente informazioni di ogni tipo: - Persone e Società, con possibilità di ricerca del nome e dell ubicazione in Internet (Google Maps o Yahoo Maps). E possibile inserire automaticamente come nuove anagrafiche i nomi trovati in Internet (se pubblici sulle Pagine Bianche) - Pratiche per crearne una al volo e per completarne i dettagli in seguito - Attività in Agenda, ad es. telefonate in arrivo, con inserimento nell agenda della persona cercata - Prestazioni su Clienti e Pratiche con Timer a disposizione Il Time Sheet è un indispensabile strumento per la cattura del tempo di una Risorsa impegnata su varie pratiche. Alcune caratteristiche lo rendono esclusivo: - Tempo reale, rende possibile la raccolta del tempo durante l esecuzione dell attività tramite un timer che scatta in particolari operazioni, come la telefonata, l invio di un o la creazione di un documento. I timer sono attivabili in contemporanea e consentono di monitorare il

8 tempo su più attività senza necessità di prenderne nota e segnarselo in seguito. - Proattivo, viene presentato all utente al momento dell uscita dal programma per ricordargli di segnare le attività del giorno - Cumulativo, ovvero la possibilità di cumulare nella stessa attività che si protrae per più giorni le ore lavorate giorno per giorno senza creare ogni volta un attivita nuova come richiedono i time sheet tradizionali. Archivio Unico Antiriciclaggio Per la tenuta dell Archivio Unico Informatico in ottemperanza alla L. 197/91. Il Modulo soddisfa i requisiti specifici per Avvocati, Commercialisti e Consulenti del Lavoro secondo il DLgs. 56 del e segue le direttive tecniche del Regolamento attuativo del Supplemento G.U. del n. 86 D. M N. 141 e del Dlgs 231/2007. Il Modulo è alimentato dall'anagrafica Clienti ai fini dell'identificazione dei Soggetti e dalle Pratiche per i dati della Prestazione professionale. Controllo di Gestione e Statistiche e Grafici Il Controllo di Gestione consente di cercare e stampare i dati economici di pratiche e clienti tra cui le ore lavorate, gli importi prestazioni non ancora fatturate, gli acconti, le fatture da incassare, i ricavi, i costi, il margine ecc. A partire dall Area Controllo della Home Page consente di visualizzare sotto forma di grafici i seguenti parametri economici ed Indicatori di performance dell Organizzazione: - Fatturato per Mese, Anno, Top Ten Clienti, Segmento di Mercato e Centro di Profitto Pratiche - Redditività con Confronto Ricavi Orari per Centro Profitto, Margine per Centro di profitto e Segmento di mercato, Rapporto Ricavi/Importo Ore e Margine/Ricavi - Ore e SGQ con Sintesi Ore, Ore Collaboratore, Efficienza Oraria, Non Conformità e Reclami ultimo anno (richiede il modulo Sistema Gestione Qualità) - Contabilità con Cash Flow mensile e confronto con anno precedente (richiede il modulo contabilità partita doppia). Gestione ordini, opportunità e budget - - Preventivi a Cliente - fornisce un'alternativa più strutturata e formale alla gestione di un preventivo rispetto alla creazione di attività con opzione "Preventivo" - Nel preventivo si specifica un cliente, eventuale agente/intermediario/rivenditore e una lista di voci, associabili o meno ad una pratica, che possono essere : - - create liberamente - - lette da un listino - - lette da una AS (Attività Standard) o PS (Procedura standard), valorizzando le voci dell'as o di ogni attività standard parte della PS - - prese da Attività di tipo Preventivo collegate all'anagrafica o sue pratiche. Se trasferite le voci di queste Attività diventeranno voci preventivo a tutti gli effetti. - Il preventivo può essere stampato su report standard modificabile come tutti i report. - Il preventivo può essere trasformato in ordine o generare un ordine duplicando i preventivo se

9 si desidera mantenere lo storico dei preventivi. - - Ordini da Clienti - Caratteristiche generali simili alla gestione preventivi, con la differenza che le prestazioni non ancora fatturate delle pratiche del cliente possono essere "collegate" all'ordine. Fatturando l'ordine anche le prestazioni collegate saranno rese fatturate. Con questo meccanismo è possibile scaricare il "magazzino" di ore lavorate senza doverle fatturare esplicitamente, ma solo collegandole all'ordine. In tal modo la situazione contabile di una pratica è correttamente gestita: i ricavi sono dovuti alle voci ordine, inserite anche in modo forfettario onnicomprensivo e fatturate tramite l'ordine, mentre i costi sono quelli delle ore lavorate senza che tra le due variabili (ricavi e costi) ci debba nessuna relazione. - Un ordine può generare una fattura o DDT in caso di fatturazione differita. da un ordine è anche possibile generare un Movimento Previsto" in contabilità per aggiornare il cash flow finanziario. - - Opportunità di Vendita - utile se si desidera dare un approccio CRM alla propria organizzazione creando schede definite "Opportunità di Vendita" indicando importo stimato e probabilità di conseguirlo ad una determinata data. Un'opportunità può essere generata anche a partire da un documento (ad esempio un'offerta) oppure una generica attività in agenda (ad esempio una telefonata con un prospect). Ogni opportunità ha una propria "Data di Evidenza" che consente di cercare le oppportinità che richiedono un controllo od aggiornamento. - - Budget e Statistiche - Per ogni "venditore" (collaboratore che carica prestazioni) si può inserire una scheda che per ogni anno e mese specifica la previsione di vendita. - Un grafico consente di confrontare per ogni "venditore" o tutti insieme mese per mese gli importi derivanti dalle opportunità con quelli a budget. Selezionando la barretta che identifica le opportunità si ha il relativo dettaglio. Il sistema porta automaticamente al mese corrente le opportunità non chiuse o non vendute. Moduli Aggiuntivi: Modulo SGQ-Sistema Gestione Qualità di estrema utilità per gli Studi che già hanno o che hanno in programma di implementare un Sistema Gestione Qualità ISO Consente la creazione di Procedure standard specifiche per il SGQ per la pianificazione e gestione di: - Non Conformità e Reclami - Verifiche ispettive interne - Riesame della Direzione - Azioni Preventive e Formazione Risorse Il Modulo abilita due report specifici: - Non Conformità, con status Aperta/Chiusa ed elenco delle attività di trattazione della NC - Potenziali Non Conformità con elenchi separati per Udienze da Rinviare, Pratiche non

10 movimentate, Attività in scadenza/scadute e Reclami Clienti. Il Modulo Statistiche-Grafici (se installato) riporta l andamento nell ultimo anno delle Non Conformità, dei Reclami e dei reclami che sono diventati Non Conformità. Contabilità ordinaria Partita Semplice Completamente integrato nella gestione studio adotta un sistema di contabilità in regime ordinario in Partita semplice. Contabilità ordinaria Partita Doppia Completamente integrato nella gestione studio adotta un sistema di contabilità in regime ordinario. Per ogni Professionista o studio gestiti si potrà scegliere se usare la Partita doppia con il principio di cassa o quello di competenza. Il sistema è quindi adatto sia ai professionisti che alle società di servizi di supporto agli studi. Il trasferimento delle fatture attive e delle spese pratica è completamente automatizzato e consente un notevole risparmio di tempo. Il Piano dei Conti a due livelli, completamente personalizzabile, è il cuore del sistema e si occupa di tutti i dettagli riguardanti detraibilità IVA, deducibilità IRPEF, IRAP, Risconti e Beni Ammortizzabili. L inserimento dei movimenti è così facilitato guidando l operatore nella tenuta e redazione di: - Registri IVA Acquisti e Onorari, liquidazione Iva periodica (mensile o trimestrale) e riepilogo Iva per la dichiarazione annuale - Registro Movimentazioni finanziarie/libro Giornale - Registro dei Beni ammortizzabili con passaggio automatico del cespite durante l inserimento della fattura d Acquisto - Bilancio civilistico con confronto col Budget e con l anno precedente. - Gestione del Budget annuale con ripartizione mensile e confronto con il consuntivo. La Contabilità è collegata al Modulo Documenti. E così possibile far scansionare da un operatore i documenti in ingresso (Ordini, Fatture acquisto, DDT, RIBA) trasformandoli in PDF per poi collegarli al movimento di contabilità inserito da un secondo operatore. La possibilità di consultare a video i documenti contabili senza che sia necessario avere gli originali in formato cartaceo consente ad esempio di tenere la contabilità tramite telelavoro. I documenti originali si possono così archiviare subito senza doverli lasciare sulle scrivanie per il loro processo. L utilizzo del modulo contabilità in modalità Partita doppia richiede competenze specifiche in questo campo. Contabilità analitica Completamento ideale della Contabilità fiscale questo modulo consente di vedere il bilancio secondo criteri diversi da quelli fiscali, ad es. per Centro di Costo, per Sede, per Socio, Practice Area... E possibile definire un numero a piacere di Piani dei Conti analitici in cui si specifica la relazione tra il mastrino del piano dei conti fiscale e la sua ripartizione standard o per percentuale o per quota numerica. Ad esempio, se si hanno più sedi, ogni mastrino legato al numero di telefono di

11 una sede sarà attribuito al 100% alla sede stessa. In fase d'inserimento di un movimento che coinvolge il piano economico (Costi e Ricavi) si specificano le voci di contabilità analitica solo se sono diverse dalla ripartizione standard. In tal modo si riduce drasticamente il tempo dedicato alla gestione delle contabilità analitiche. Il bilancio analitico darà lo stesso risultato economico del bilancio IRPEF, sarà solo diversamente classificato per evidenziare la marginalità di sedi, centri di costo, ecc. Durante l inserimento del movimento viene controllata la quadratura dei mastrini contabili, nel senso che la somma degli importi delle voci analitiche di ogni gruppo sia uguale all'importo del mastrino collegato. L utilizzo del modulo contabilità analitica richiede competenze specifiche in questo campo. Web Edition Portale Studio Accesso web per il Professionista comprendente: - Contatti in inserimento, ricerca e modifica - Agenda in inserimento, ricerca e modifica (eventi e prestazioni libere o da tariffario) - Appuntamenti del giorno e disponibilità delle sale riunioni in consultazione - Prestazioni libere e da tariffario in inserimento e modifica - Pratiche in inserimento, ricerca e consultazione - Ricerca globale full text sugli archivi contatti, pratiche, agenda, documenti ed - Carico e scarico dei documenti in modalità lettura, modifica/revisione e creazione da modello di OpenOffice salvabili in formato.doc. I documenti scaricati vengono memorizzati in una comoda Coda di Lavoro locale in cui ritrovare quelli ancora in fase di lavorazione alla riapertura del programma. - TimeSheet inserimento e modifica delle ore e delle spese - Telefonate in arrivo in inserimento Per motivi di sicurezza non è consentita la cancellazione. Browser Internet Explorer, Firefox(anche per Polisweb), Opera; Safari e Chome non supportano il download/upload dei documenti. L accesso al Portale Studio richiede una o più licenze Web Client. Portale Cliente Accesso web per i Clienti che possono consultare pratiche, udienze e documenti attraverso un normale browser. Dalla scheda anagrafica del gestionale si autorizza il Cliente o Collaboratore all accesso al portale tramite username e password, comunicabili direttamente via mail. Si può anche specificare se inviare al cliente una Notifica automatica via ogni volta che viene rinviata un udienza o caricato un nuovo documento. Solo i documenti con l'attributo "visibile internet" potranno essere scaricati. La sezione Novità riporta le comunicazioni che il Professionista vuole trasmettere al cliente per tenerlo aggiornato sulla situazione delle sue pratiche. Il Portale Cliente consente dunque di ridurre il carico di lavoro di segreteria per alcune incombenze di routine.

12 Il Modulo non richiede licenze client e può servire un numero illimitato di clienti, compatibilmente con le risorse del server su cui è installato. ServerSync per Google Calendar/CalDAV/Exchange E un servizio di sincronizzazione OTA (Over The Air) da server a server per tenere aggiornate le Agende dei professionisti sui dispositivi mobili quali iphone, Blackberry, Nokia S60, Windows Mobile e in genere tutti i dispositivi capaci di sincronizzarsi con server di calendari come Google Calendar ed Exchange che sfruttano la tecnologia ActiveSync di Microsoft, capace di aggiornare le agende remote con modalità push. ServerSync include connettori per i seguenti server di calendaring: - Google Calendar - Exchange 2007/ Server CalDAV come Kerio 6.7 o 7.3 e Zimbra 7.1 (comunicare la versione ainnovare24 SPAper la verifica della compatibilita' con il software) E richiesta la creazione di un account nei rispettivi server per ognuno degli utenti da sincronizzare. Raccomandiamo di sincronizzare un solo dispositivo e sempre lo stesso da ogni account. Disattivano ogni altra forma di sincornizzazione diversa da server Sync La frequenza della sincronizzazione è liberamente impostabile e non richiede intervento dell operatore, né la connessione dei dispositivi mobili a PC/Mac, né altri server quali BES (BlackBerry Enterprise Server). Non sono gestiti gli eventi ripetitivi Il Modulo non richiede licenze Web Client e può servire un numero illimitato di utenti, compatibilmente con le risorse del server su cui è installato. Portale Mobile Portale di accesso web tramite l app istudio e i browser degli smartphone. In funzione del dispositivo che si collega vengono messe a disposizione specifiche funzionalità. istudio (NOVITA ) E una App nativa per ipad/iphone scaricabile gratuitamente da AppStore e utilizza i dati presenti sul server di Studio senza bisogno di sincronizzare. Di uso immediato ed intuitivo questa soluzione offre ulteriori vantaggi rispetto alle applicazioni preinstallate: - ricerca full-text nell agenda e nei contatti - lista Da Fare - nessun limite di memoria per i contatti e l agenda perché scaricati dal server di Studio E richiesta una connessione a Internet via Wi-Fi o 3G con traffico dati incluso. Per la connessione si usano le stesse credenziali d accesso del gestionale dello Studio e, dopo l autenticazione, è possibile scegliere la funzione desiderata: - Contatti in consultazione, modifica ed inserimento - Appuntamenti in consultazione, inserimento e modifica di data, ora, descrizione e nota - Udienze in consultazione e modifica delle note ed indicazione della data di rinvio - Da Fare in consultazione ed inserimento - Documenti ricerca per parole chiave, oggetto e pratica, scarico in una coda di lavoro e consultazione

13 - consultazione dell anteprima di testo e scarico degli allegati senza disporre del client di posta originale Per motivi di sicurezza non è possibile la cancellazione di informazioni esistenti. L accesso al Portale Mobile richiede una o più licenze Web Client. Browser Smartphone Consente l accesso al server tramite il browser dello Smartphone con dimensioni dello schermo minime di 320x480. Di uso immediato ed intuitivo questa soluzione offre ulteriori vantaggi rispetto alle applicazioni preinstallate: - ricerca full-text nell agenda e nei contatti - lista Da Fare - nessun limite di memoria per i contatti e l agenda che vengono scaricati dal server Studio senza essere memorizzati sul dispositivo. E richiesta una connessione a Internet e un piano tariffario con traffico dati incluso. Per la connessione si usano le stesse credenziali d accesso del gestionale dello Studio e, dopo l autenticazione, è possibile scegliere la funzione desiderata: - Contatti - Appuntamenti - Da Fare SmartPhone Edition consente l inserimento di contatti, appuntamenti, da fare ma non la modifica e la cancellazione d'informazioni esistenti. L accesso al Portale Mobile da browser di uno smartphone richiede una o più licenze Web Client. PCT La funzione di deposito atto telematico è completamente integrata nella gestione Documenti di EasyLex, sia nella versione Mac che Windows. Selezionando un generico documento in formato pdf e scegliendo il menu Deposito PCT si accede alla finestra con cui specificare i dati della pratica, il metodo di pagamento del contributo unificato, gli allegati e i documenti accessori al fine della preparazione della cosiddetta busta telematica che, dopo essere firmata digitalmente e criptata con la chiave pubblica dell'ufficio giudiziario destinatario, viene spedita tramite la PEC del professionista indicata in configurazione. Lo stesso modulo consente anche di firmare digitalmente un generico documento dopo averlo scaricato. 1 licenza Web Client universale per l accesso al Portale Studio/Portale Mobile Il portale Studio e il Portale Mobile richiedono tante licenze Web Client quanti sono gli Utenti concorrenti che devono accedere. Il sistema non fa distinzione tra l'accesso al Portale Studio e al Portale Mobile Caratteristiche tecniche Web Edition: La Web Edition utilizza internamente le seguenti porte preconfigurate:

14 per il protocollo HTTP per il protocollo HTTPS (al momento non visibili le mappe di Google) E richiesta la collaborazione anche telefonica del tecnico hardware per la password, la configurazione del router/firewall e la creazione delle regole NAT per collegare le porte esterne a quelle interne. Per la raggiungibilità dall esterno del Portale Studio, Cliente, mobile è necessario un accesso permanente a internet con IP statico, del tipo ADSL o, meglio, HDSL e un router/firewall già configurati per l accesso alle porte interne. La velocità di upload minima garantita deve essere proporzionata al numero effettivo delle connessioni simultanee e comunque non inferiore a 512 Kb/sec. Per il ServerSync occorre creare un account Google (gratuito) per ognuno degli utenti da sincronizzare. Il server di Studio deve avere la sincronizzazione dell orario con un server internet NTP. ServerSync per Exchange è compatibile con Exchange 2007 e Portale Mobile richiede che il dispositivo mobile abbia una connessione a Internet tramite wi-fi o rete 3G con piano tariffario con traffico dati incluso. Web Server non è compatibile con Windows CARATTERISTICHE POSTA ELETTRONICA Il client di posta elettronica integrato EasyMail è compatibile con gli standard POP3/SMTP. Per una migliore efficienza e velocità operativa si consiglia l uso con un server di posta interno che codifichi i messaggi con un Message ID. Il client supporta solo la codifica in formato ISO 8859P1 e non visualizza direttamente la posta ricevuta in formato html. Non è supportato l invio della posta SMTP a server di posta esterni che richiedono l autenticazione avanzata come ad esempio mail.191.biz, libero.it, alice.it, .it, ecc Tale limite può essere superato inviando la posta con Outlook o Mail in modo automatico. ATTENZIONE: Il sistema di posta integrato EasyMail è stato concepito come un sistema di ARCHIVIAZIONE della posta e non come un sostituto dei sistemi di posta elettronica specializzati come Microsoft Outlook o Microsoft Entourage/Mail su Macintosh che si possono continuare ad usare senza rinunciare alla comoda protocollazione delle associandole all Anagrafica/Pratica di pertinenza. Ogni messaggio protocollato viene salvato in formato msg/eml all interno della cartella documenti della Pratica o Anagrafica. NOTA BENE: L integrazione con Outlook non è supportata nella versione Office 2010 a 64 bit. Occorre installare la versione a 32 bit. NON SONO COMPRESI NELLA FORNITURA: -Microsoft Word, Adobe Acrobat Professional e scanner usati nella gestione documenti -Tapi Connector -Import di dati da altri gestionali o altri software qui non espressamente citati da valutare eventualmente a parte -ogni altra configurazione di software qui non esplicitamente citata -consulenza su uso di programmi non forniti da INNOVARE24 SPA

15 -ogni altro servizio non esplicitamente incluso nella presente offerta. La verifica della compatibilità dell antivirus e degli aggiornamenti di esso con il database PostgreSQL/SQL Server 2008 R2 è a cura del Cliente. Configurazioni hardware Windows: Server 2500 MHZ o maggiore con almeno 1 GB di RAM libera e sistema operativo Windows 2003SE/XPPro/2008 SBS/Windows 7 PRO; Client 1800 MHZ o maggiore con 1 GB di RAM e sistema operativo Windows 2000pro/XPpro/Vista. Monitor con risoluzione minima 1024x768 NON supportiamo le versioni Home Edition dei sistemi operativi. Configurazioni hardware Macintosh: Server Mac Intel con almeno 2 GB di Ram liberi e sistema operativo Mac OS 10.6.x/10.7.x Client Mac Intel con almeno 2 GB di Ram e sistema operativo Mac OS 10.6.x/10.7.x Monitor con risoluzione minima 1024x768 EasyLex non è compatibile con i sistemi operativi 9 Classic. La rete può anche essere mista con Server PC e client Mac Intel e PC.