PIGC GESTIONE CONDOMINIO

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1 PIGC GESTIONE CONDOMINIO RENT MANAGER GESTIONE LOCAZIONI MANUALE OPERATIVO Copyright 2001, 2013 SOFTWARE XP LLP Tutti i diritti riservati

2 Manuale di PIGC e Rent Manager Manuale dell utente Il software descritto in questo manuale è stato fornito con un contratto di licenza e può essere utilizzato solo in conformità con i termini del contratto. Copyright Copyright 2001, 2013 Software XP LLP Tutti i diritti riservati. Qualsiasi documento tecnico che venga reso disponibile da Software XP LLP è stato realizzato da Software XP LLP che ne possiede il copyright ed è proprietà di software XP LLP. La documentazione tecnica viene fornita senza garanzia di alcun tipo. Software XP LLP non fornisce alcuna garanzia sulla precisione o l utilizzo di tali informazioni. L utilizzo della documentazione tecnica o delle informazioni in essa contenute è a rischio dell utente. La documentazione potrebbe contenere imprecisioni tecniche o di altro tipo oppure errori tipografici. Software XP LLP si riserva il diritto di effettuare modifiche senza preavviso. Nessuna parte di questa pubblicazione può essere copiata senza il permesso scritto esplicito di Software XP LLP, 6th Floor Queens House, 55/56 Lincoln s Inn Fields, London WC2A 3LJ, United Kingdom. Marchi PIGC, il logo PIGC, Procedura Integrata Gestione Condominio, Procedura Integrada Gestão do Condomínio, Procedimento Integrado Gerencia del Condominio, sono marchi comunitari registrati di Software XP LLP, n. Reg. OHIM del 04/06/2004. Rent Manager è un marchio di Software XP LLP. Microsoft, Windows, Windows NT, Windows Vista e il logo Windows sono marchi di Microsoft Corporation. Altri nomi e prodotti sono marchi dei rispettivi proprietari. Stampato in Enkhuizen (The Netherlands). V IT 2

3 Sommario Manuale dell utente 2 Copyright 2 Marchi 2 1 Installazione dei prodotti Requisiti minimi Installazione Attivazione del prodotto Manuale di PIGC 14 2 Per iniziare Installazione di un condominio di esempio Impostazione dei dati di studio Impostazione utenti e password di accesso Utilizzo base della procedura Inserimento o modifica di un condominio Inserimento dell anagrafica del condominio Inserimento dell anagrafica dei condomini Inserimento delle tabelle e dei millesimi Inserimento dell anagrafica dei fornitori Come si crea una gestione Come si crea un bilancio preventivo Come si crea un bilancio consuntivo e si inseriscono le spese Come si inseriscono i pagamenti dei condomini Come si inseriscono i saldi iniziali del condominio Come si richiede il pagamento delle rate Creazione della gestione successiva. Chiusura della gestione prevedente e travaso dati sulla successiva Come si tengono sotto controllo le scadenze, gli interventi, la contabilità e la fiscalità Gestione integrata convocazioni e verbali Funzionalità avanzate Ripartizione spese tra condomini, inquilini, comproprietari Ripartizioni a singole scale, in percentuale ed altre ripartizioni particolari

4 Manuale di PIGC e Rent Manager 4.3 Ripartizione bollette a consumo (acqua, gas ecc.) Gestione della fiscalità (770/Unico/Certificazione compensi, F24, dichiarazioni 36/41/50/55%, studio di settore) Gestione dei subentri Gestione telefonate Gestione integrata SMS per avviso sollecito ed altre comunicazioni Conti correnti di studio Gestione Fatturazione Conti correnti di studio Gestione digitale dei documenti Utilità e configurazione Barra dei bottoni di PIGC Dieci suggerimenti per ottimizzare il lavoro utilizzando il software di gestione condominio 141 Manuale di Rent Manager Configurazione Password di accesso Stampanti, anteprima e word processor Modulistica personalizzata Codice a barre e codifica numerica Salvataggi automatici Impostazione aliquota IVA contratti Parametri di stampa Inserimento dati Inserimento dati del Gestore Sequenza logica da seguire nell inserimento di un nuovo contratto Inserimento dei dati del proprietario Inserimento dati Inquilino Inserimento dati Contratto Incasso dei canoni Adeguamento automatico ISTAT per tutti contratti Gestione corrispondenza Archivio digitale documenti Stampe operative Scadenzario bollette Elenco immobili in gestione Rubriche proprietari ed inquilini Richieste di pagamento Estratti conto

5 8.6 Solleciti e morosità Compilazione automatica modelli Modulistica di frequente utilizzo Contrattualistica Visualizzazioni ed altre funzionalità l Ricerca unità immobiliare Rubrica telefonica Scadenzario bollette, contratti, tassa di registro ed adeguamento ISTAT Utilità Configurazione Editore testi Cancellazione contratti Salvataggio e ripristino dati Controllo codice fiscale e partita IVA Barra dei bottoni di Rent Manager Alcuni suggerimenti per ottimizzare il lavoro utilizzando il software di gestione locazioni 167 Problematiche e supporto tecnico Problematiche di stampa o visualizzazione La stampante non stampa nulla o stampa solamente geroglifici o caratteri strani Le stampe sono poco nitide Il salto pagina non avviene correttamente Le righe stampate sono leggermente sovrapposte Le stampe grandi a 136 colonne o i bollettini vengono troncate sulla destra pur rimanendo spazio per la stampa I bollettini di conto corrente risultano troncati sulla destra (stampanti laser e getto d inchiostro) Problemi di visualizzazione Soluzioni di servizio e supporto tecnico 171 5

6 Manuale di PIGC e Rent Manager 1 Installazione dei prodotti Il contenuto del pacchetto è costituito da: 1) Un manuale operativo; 2) Un CD-ROM contenente il software; 3) Una licenza d uso che viene visualizzata all atto di installazione del pacchetto ed è contenuta nel file eula.txt nella cartella di installazione. 1.1 Requisiti minimi I requisiti hardware e software minimi per l installazione del pacchetto sono: Per Windows 2000/XP/Server 2003/Linux Ubuntu/Mac OS X: Sistema operativo Windows 2000, Windows XP, Windows Server 2003, Linux Ubuntu, Mac OS X Processore Pentium a 1Ghz o superiore (o compatibile al 100%); 512MB RAM (consigliato 1GB) Per Windows 8/7/Vista/Server : Sistema operativo Windows 7, Windows Vista o Windows Server 2008 Processore Pentium a 1.4Ghz o superiore (o compatibile al 100%); 2GB RAM Altri requisiti minimi comuni per tutti i sistemi operativi: 30 MB di spazio su disco rigido Unità CD-ROM o DVD-ROM Scheda grafica SVGA Mouse e stampante compatibile con il sistema operativo Il programma nella versione multiutenza è stato progettato per operare sulle seguenti reti: Server Windows e client Windows Server Linux e client Windows Server Mac OS X e client Windows Server Linux e client Linux Server Mac OS X e client Mac OS X Per utilizzare i ns. applicativi su client Linux e Mac OS X è necessaria l installazione del componente aggiuntivo CrossOver oppure Wine. Il supporto tecnico nell installazione dei ns. prodotti con Wine e Crossover è limitato alla sola documentazione on line e non viene fornito a riguardo supporto telefonico ed on line, nel caso pertanto non si abbiano le competenze tecniche necessarie si suggerisce di installare Parallel per l operatività del prodotto su Linux e Mac OS X. Poiché Wine e Crossover sono prodotti di terze parti non possiamo garantirne il funzionamento su tutte le versioni di Mac OS X e Linux, l utente deve quindi provare l effettivo funzionamento nella sua specifica configurazione hardware/software prima di acquistare il prodotto. 6

7 1.2 Installazione Su un singolo computer Per installare, inserire il CD nel lettore ed attendere l'avvio automatico del programma. Se ciò non dovesse accadere, dall'avvio di Windows premere il pulsante "Start- Esegui", digitare quindi la lettera che identifica il drive relativa alla vostra unità CD-ROM (normalmente D), digitare poi :\setup e cliccare sul pulsante OK Su una rete di computer Il programma di gestione condominio PIGC a seconda della versione acquistata può essere collegato ad un max di 2 stazioni di lavoro (versioni Startup, Lite, 33, 100 e 1000) oppure ad un numero illimitato di stazioni di lavoro (versione Network). In realtà anche con le versioni Startup, Lite,33,100,1000 si può installare il programma su più macchine e senza alcun costo aggiuntivo ma non è possibile tuttavia operare in più di 2 persone in contemporanea nel programma mentre con la versione Network potrebbero operare nel programma un numero illimitato di operatori in contemporanea. Il programma di gestione locazioni Rent Manager per operare in rete deve essere acquistato nella versione Network e permette di operare in rete ad un numero illimitato di utenti. Le altre versioni di Rent Manager possono operare solo su dischi locali anche se possono essere anch esse installate su più macchine. L unica differenza nell installazione in rete tra PIGC e Rent Manager è il fatto che PIGC richiede che sia condiviso il disco (o la cartella) all interno del quale si trova la cartella di installazione del prodotto denominata PIGC mentre per Rent Manager è possibile condividere direttamente la cartella di installazione del prodotto denominata Rent Manager Sia il programma di gestione condominio sia quello di gestione locazioni operano in formato SQL ma il motore SQL è self-contained nell applicativo semplificando enormemente l installazione in rete che non necessita quindi dell installazione di pesanti motori SQL e consentendo al programma di gestire l archiviazione dei dati virtualmente su qualunque tipo di supporto, dal sistema RAID, alla memoria solida, al NAS, al pen-drive!!! L amministratore può cambiare il disco di lavoro dove operare con un semplice click di mouse. Data la flessibilità del suo self-contained motore SQL, le configurazioni di rete adottabili sono praticamente infinite. Tralasciando le soluzioni più esotiche riassumiamo qui quelle più frequenti: 7

8 Manuale di PIGC e Rent Manager Soluzione 1. Rete paritetica (è il caso più ricorrente): se non si dispone di un server dedicato ma si desidera utilizzare come server il computer più potente disponibile in ufficio che si intende anche utilizzare per operare con il programma allora procedere nel seguente modo: - Installare il programma su tutti i computer compreso il server - Condividere l intero hard disk del computer server in lettura/scrittura/creazione - Su ciascun client mappare una unità dischi al disco del server (si può fare direttamente dal programma di condominio/locazioni da Utilità/Configurazione/Disco di lavoro cliccando su Connetti unità di rete e selezionare l unità di rete come disco di lavoro. Soluzione 2. Rete con server dedicato: se si dispone di un server dedicato sul quale non si intende lavorare con il programma ma gestirci solo i dati, allora procedere nel seguente modo: - Installare il programma su tutti i computer escluso il server 8

9 Note. - Creare una cartella sul server da utilizzare per i dati (es, Dati_condominio ) e condividerla in lettura/scrittura/creazione - Su ciascun client mappare una unità dischi alla cartella Dati_condominio del server (si può fare direttamente dal programma di condominio/locazioni da Utilità/Configurazione/Disco di lavoro cliccando su Connetti unità di rete e selezionare l unità di rete come disco di lavoro. - Da un client qualunque effettuare l installazione sul server eseguendo il setup di installazione che si trova nella cartella \server del CD di installazione e selezionando l unità dischi del server così come mappata su questo client. Questa operazione serve essenzialmente ad installare i templates del programma. - Se il server dedicato è un server Windows, suggeriamo di eseguire il programma Wincheck che configura la rete in modo ottimale ed è scaricabile da e va eseguito sul server con privilegi di amministratore. Soluzione 3. Rete con disco di rete che funge da server (NAS): si tratta di una situazione sempre più frerquente. Se si dispone di un disco di rete (NAS) sul quale si desidera gestire i dati, allora procedere nel seguente modo: - Installare il programma su tutti i computer escluso il NAS - Creare una cartella sul NAS da utilizzare per i dati (es, Dati_condominio ) e condividerla in lettura/scrittura/creazione - Su ciascun client mappare una unità dischi alla cartella Dati_condominio del NAS (si può fare direttamente dal programma di condominio/locazioni da Utilità/Configurazione/Disco di lavoro cliccando su Connetti unità di rete e selezionare l unità di rete come disco di lavoro. - Da un client qualunque effettuare l installazione sul NAS eseguendo il setup di installazione che si trova nella cartella \server del CD di installazione e selezionando l unità dischi del NAS così come mappata su questo client. Questa operazione serve essenzialmente ad installare i templates del programma. Soluzione 4. Rete con unica installazione sul Server dedicato o su Server al quale ci si connette via VPN: se si dispone di un server dedicato è anche possibile effettuare l installazione del programma solo sul server e creare solo dei link di collegamento sui client. In questo caso procedere nel seguente modo: - Installare il programma sul server - Su ciascun client mappare una unità dischi che punta al disco del server e creare una icona di collegamento al programma eseguibile 9

10 Manuale di PIGC e Rent Manager Note: - Generalmente questa soluzione non è consigliata a meno che non si disponga di un computer server con caratteristiche di potenza ed affidabilità che contraddistinguono un server dedicato. - Nel caso in cui non sia possibile condividere l intero disco del server allora creare una cartella Dati_condominio da condividere in lettura/scrittura/creazione e da mappare anche sul server. In questo caso l installazione va effettuata sul server su questo disco virtuale mappato, non sul disco principale. - Nel caso la connessione al server sia tramite VPN internet suggeriamo di utilizzare Amachi per realizzare la connessione in quanto veloce ed affidabile Soluzione 5 (Terminal server e Desktop Remoto): In questo caso il programma viene installato solo sul server e le stazioni di lavoro eseguono il programma direttamente dal server fungendo da semplici terminali (ossia transiteranno sulla rete non i dati degli archivi ma le immagini del programma). I principali vantaggi di questa soluzione sono quelli di una maggiore affidabilità generale in quanto i dati di contabilità non transitano sulla rete ma vengono gestiti solo sul server e il fatto che con questo sistema potete collegare anche uffici distaccati. Questa soluzione può essere anche utilizzata parzialmente su reti esistenti per consentire l accesso remoto ai dati mentre si è fuori studio (ad esempio in assemblea con un collegamento UMTS) 10

11 Note: - Tutte le versioni di Windows permettono il collegamento remoto, tuttavia se si vuole accedere più di un utente alla volta ad un computer della rete via desktop remoto è necessario avere Windows Server 2003/2007/2010 in quanto le versioni standard di Windows quando si accede da remoto impediscono all utente che sta operando su quella macchina di continuare il lavoro. Qualunque sia la struttura di rete adottata, in caso di installazione di programmi di sincronizzazione files, è necessario escludere le cartelle programmi e dati dei ns. applicativi dalla sincronia (cartella PIGC e sottocartelle per il programma di condominio e cartella Rent Manager e sottocartelle per Rent Manager), in caso contrario il programma di sincronizzazione potrebbe impedire il funzionamento regolare del programma e l accesso ai dati. ESEMPIO DI COLLEGAMENTO TRA UN SERVER MAC OS X E UN CLIENT WINDOWS Se disponete di un computer Mac OS X e volete utilizzarlo come server, potete farlo senza problemi eseguendo le seguenti operazioni. 1) Creare la cartella da condividere. Può essere fatto chiamando Finder e creando una cartella con un nome qualunque. Per utilizzare questa cartella da PIGC o Rent Manager installati sul Mac, assegnare a questa cartella una unità dischi dalla sezione Unità dischi di Wine o CrossOver quindi seleziona questa unità come disco di lavoro in PIGC o Rent Manager. 2) Condividere la cartella. Per farlo, chiamare Apple/Preferenze di sistema/condivisione. Cliccare su Condivisione documenti, aggiungere nella 11

12 Manuale di PIGC e Rent Manager sezione Cartelle condivise la cartella in questione, specificare nella sezione utenti i permessi di accesso che dovranno essere di lettura e scrittura cliccare quindi su Opzioni ed attivare il flag Condividi documenti e cartelle mediante SMB Tutto qui, resta solo da andare sul computer client che dispone di Windows e connettere una unità dischi alla cartella del Mac e selezionarla come disco di lavoro per il PIGC o Rent Manager installato su quella macchina. 1.3 Attivazione del prodotto Quando il programma viene installato su di una nuova stazione di lavoro, si attiverà automaticamente in modo dimostrativo consentendo la gestione di un solo condominio di max 10 unità immobiliari (programma condominio) oppure di un solo proprietario (programma locazioni). Per renderlo operativo è necessario procedere alla sua attivazione. Il sistema di attivazione è on line disponibile 24h/24. Per effettuare l attivazione del prodotto, collegatevi ad internet e lasciando il collegamento attivo entrate nel programma di gestione condominio, andate in Guida/Attivazione prodotto e cliccate su Registra. Vi verrà richiesto il codice utente e password riportati sulla licenza d uso, inseriteli e premete Ok, il programma verrà istantaneamente attivato. Se il computer non dispone di un collegamento ad internet potete comunque fare l attivazione da un programma installato su un computer dotato di collegamento cliccando su Guida/Attivazione prodotto/registrazione per un altro computer Attivazione del prodotto in modalità multi-licenza (Solo per il programma di gestione condominio) Alcuni amministratori condividono le apparecchiature hardware (computer, rete, 12

13 stampanti) senza operare però in forma di studio associato. In questo caso si può rendere necessaria la possibilità di attivare più licenze del prodotto sulla stessa macchina. Per fare questo, dopo l installazione del prodotto è necessario aggiungere nelle proprietà dell icona utilizzata per eseguire il programma il suffisso /MULTIADMIN Fatto questo all avvio del programma verrà richiesto il codice dell amministratore (da 1 a 9). Immaginiamo di avere 2 amministratori nello studio: 1 Rossi 2 Verdi Accedendo con il codice 1 il programma si aprirà con la licenza di Rossi, accedendo con il codice 2 il programma si aprirà con la licenza di Verdi. Ovviamente ogni amministratore la prima volta che accede al programma dovrà attivarlo chiamando Utilità/Attivazione prodotto. 13

14 Manuale di PIGC e Rent Manager Manuale di PIGC 2 Per iniziare 2.1 Installazione di un condominio di esempio E possibile installare un condominio di esempio con i dati già inseriti nella posizione 001 (solo se questa è disponibile). L installazione del condominio di esempio viene proposta quando si esegue il programma per la prima volta ma può essere effettuata anche in seguito chiamando Guida/Installa un condominio di esempio. 2.2 Impostazione dei dati di studio I dati di studio sono quelli della società alla quale la licenza del prodotto è rilasciata. Chiamando Inserimenti/Dati di studio è possibile visualizzare i dati di studio ed inserire gli ulteriori dati della società (telefoni, ecc.), è inoltre possibile specificare anche un logo di studio da riportare in alto a sinistra nelle intestazioni delle stampe. Il programma riporterà nelle testate delle stampe il nome dello studio titolare della licenza d uso ed alla fine della pagina il nome dell amministratore inserito nell anagrafica del singolo condominio ( Inserimenti/Anagrafica condominio sezione Dati amministratore ), in questo modo è possibile operare anche per studi di amministrazione costituiti da più amministratori di condominio associati (studi associati). I dati dello studio titolare della licenza d uso del prodotto possono essere cambiati in qualunque momento contattando il Distributore. 2.3 Impostazione utenti e password di accesso Ai sensi della normativa sulla privacy è necessario che venga nominato un amministratore responsabile del trattamento dei dati personali e per ogni utente che utilizzerà il programma una userid ed una password. Queste impostazioni si effettuano chiamando Utilità/Configurazione/Password di accesso. Suggeriamo che il titolare dello studio si registri come amministratore responsabile e definisca lo userid e la password di accesso per ciascun soggetto che utilizzerà il programma. In questo modo ci sarà anche il vantaggio di poter conoscere il soggetto che ha eseguito ogni singola registrazione ed inoltre la possibilità nella finestra di impostazione password, di limitare il tipo di accesso a livello di utente; potrete per esempio decidere che 14

15 3 Utilizzo base della procedura Il pacchetto di gestione condominio è molto completo e Vi permetterà di gestire in modo rapido e professionale tutte le problematiche legate all amministrazione di un condominio, problematiche che spaziano dalla redazione dei bilanci, alla situazione patrimoniale alla gestione delle scadenze, alla stampe fiscali di 770 ed Unico e così via. Il pacchetto pur molto completo è stato progettato per consentirne l utilizzo base (redazione bilanci, riparti e situazioni contabili) in pochissimo tempo e con pochissime operazioni, questo renderà limitato il costo in termini di operatività di passaggio dal Vs. pacchetto precedente. I passaggi basilari per la gestione di un condominio sono: Anagrafico del condominio: chiamando Inserimenti/Anagrafico del condominio inseriamo i dati generali di un condominio e dell amministratore; Anagrafico dei condomini: chiamando Inserimenti/Anagrafico condomini inseriamo le unità immobiliari ed i dati dei condomini; Tabelle millesimali e personali: chiamando Inserimenti/Tabelle millesimali e personali inseriamo le tabelle millesimali ed i valori millesimali; Bilancio preventivo: chiamando Inserimenti/Bilancio preventivo inseriamo il piano dei conti con le spese preventivate. Bilancio consuntivo: chiamando Inserimenti/Bilancio consuntivo inseriamo le fatture che ci pervengono nel corso dell anno; Pagamenti dei condomini: chiamando Inserimenti/Pagamenti dei condomini inseriamo i pagamenti che ci pervengono dai condomini a fronte delle rate di preventivo o di un residuo precedente; Saldi iniziali di condominio: chiamando Inserimenti/Saldi iniziali di condominio inseriamo la situazione contabile di partenza del nuovo condominio. Analizzeremo di seguito questi passaggi ed anche quelli di più frequente utilizzo. 15

16 Manuale di PIGC e Rent Manager 3.1 Inserimento o modifica di un condominio L inserimento di un nuovo condominio si effettua in due fasi: 1. Inserimento dell anagrafica del condominio ossia della struttura del condominio, dei dati dell amministratore e di altre informazioni relative all immobile. 2. Inserimento dell anagrafica dei condomini ossia dei dati dei soggetti proprietari o inquilini delle unità immobiliari. 3. Inserimento delle tabelle ossia dei valori millesimali relativi ad ogni unità immobiliare 3.2 Inserimento dell anagrafica del condominio Per inserire l anagrafica del condominio chiamate Inserimenti/Anagrafico condominio. Selezioniamo il condominio che ci interessa. (generalmente il numero 1 se si tratta del primo utilizzo del programma di gestione condominio. Nella parte destra dello schermo appariranno i dati del condominio suddivisi in sezioni. 16

17 Nella sezione Dati condominio inseriamo tutte le informazioni che identificano il condominio, quali la denominazione, la tipologia, la via, il codice fiscale, il numero fiscale e il codice contribuente. Per ultimo, i dati del conto corrente postale o bancario dell'immobile, le assicurazioni, i contratti di manutenzione ascensori e gli altri tipi di contratti. Nella sezione Dati amministratore inseriamo i dati anagrafici dell amministratore ossia tutte le informazioni che identificano il curatore dell'immobile, quali il nome e cognome, il luogo e la via di residenza, il recapito telefonico, il Codice fiscale e/o la Partita I.V.A. Nella sezione Struttura del condominio specifichiamo le caratteristiche dell immobile ossia come è costituito (scale, villini o edifici), come è suddiviso (il numero di scale, la denominazione della scala, il numero di unità immobiliari della scala), le modalità di gestione della morosità di pagamento (gli interessi di mora, il numero di giorni per gli scatti di mora). Nella sezione Consiglieri condominiali possiamo inserire i nomi dei consigieri condominiali ed i relativi recapiti telefonici. Suggeriamo comunque di compilare questa sezione dopo aver inderito i dati dei condomini nell anagrafico dei condomini in modo da poter selezionarli direttamente premendo il pulsante di ricerca a fianco del nome. Nella sezione Fornitori possiamo selezionare quali sono i fornitori specifici per questo condominio. Questa funzione è comoda perché in questo modo il personale dello studio può immediatamente sapere quale fornitore contattare per questo condominio. Suggeriamo di compilare questa sezione dopo aver inserito i fornitori nell anagrafico fornitori. Nella sezione Firma e timbro possiamo specificare una firma grafica e un timbro associativo da utilizzare per le stampe. Nella sezione Archivio digitale possiamo archiviare digitalmente eventuali documenti riferibili al condominio nel complesso (es. Regolamento di condominio, certificato di attribuzione del codice fiscale ecc.) Nella sezione Altri dati possiamo indicare i dati catastali del condominio e dettagli sulla procedura di accatastamento. Nella sezione Note possiamo specificare delle note o dei commenti inerenti al condominio. 17

18 Manuale di PIGC e Rent Manager Note Cliccando sul pulsante Stradario in basso a destra si aprirà automaticamente GoogleMap posizionato all indirizzo del condominio con la possibilità di impostare itinerari per raggiungere la destinazione. Le stampe correlate di uso più ricorrente sono direttamente richiamabili cliccando sul pulsantino di stampa in basso a sinistra. Altre funzionalità correlate : Archivio misuratori. Chiamando Inserimenti/Archivio misuratori è possibile indicare i dati dei contatori condominiali (acqua, luce, gas ecc.) utili per individuare il contatore in caso di distacco o tardato pagamento Stampe correlate all anagrafico del condominio Anagrafico condominio. Chiamando Stampe/Anagrafico condominio/anagrafico condominio, stampa per il condominio selezionato, tutti i suoi dati anagrafici, dell'amministratore, della struttura dell'immobile, del tipo di gestione, delle tabelle millesimale, delle percentuali e dei giorni di mora, dei consiglieri comunali. Archivio contatori. Chiamando Stampe/archivio contatori, stampa per il condominio selezionato, di tutti i dati informativi relativi al contatore quali il fornitore del servizio, il misuratore, il codice utenza, il ruolo, la data del contratto e gli impegni contrattuali. Elenco condomini con il codice fiscale. Chiamando Stampe/Anagrafico condominio/elenco generale dei condomini con codice fiscale viene stampato l'elenco degli immobili amministrati con il relativo codice fiscale Elenco condomini con estremi bancari. Chiamando Stampe/Anagrafico condominio/elenco generale dei condomini con estremi bancari viene stampato l'elenco degli immobili amministrati con i dati bancari. Elenco generale delle gestioni aperte. Chiamando Stampe/Anagrafico condominio/elenco generale delle gestioni aperte viene stampato l'elenco delle gestioni in corso. 18

19 3.3 Inserimento dell anagrafica dei condomini Per inserire l anagrafica del condominio chiamate Inserimenti/Anagrafico condomini. Selezionate quindi il condominio con un doppio click, apparirà l elenco delle unità immobiliari inserite; se questo è il primo inserimento apparirà un elenco vuoto e dovremo semplicemente selezionare la riga vuota per iniziare l inserimento altrimenti l elenco sarà composto dalla unità immobiliari già inserite e potremo richiamare i dati di una unità già inserita o continuare l inserimento se interrotto in precedenza semplicemente cliccando sulla riga vuota alla fine dell elenco. Nella parte destra dello schermo appariranno i dati dell unità immobiliare selezionata suddivisi in sezioni. Nella sezione Dati condomino inseriremo i dati anagrafici relativi al condomino di questa unità immobiliare. Nella sezione Dati inquilino inseriremo i dati anagrafici relativi all eventuale inquilino di questa unità immobiliare. 19

20 Manuale di PIGC e Rent Manager Nella sezione Comproprietari inseriremo i dati anagrafici relativi agli eventuali comproprietari ed usufruttuari di questa unità immobiliare. Nella sezione Legali inseriremo i dati di eventuali decreti ingiuntivi in corso, informazioni relative al trasferimento della proprietà (es. rogiti) ed impostazioni specifiche per i solleciti relative a questa unità imm.re Nella sezione Subentri possiamo inserire i dati dei soggetti subentrati in questa unità imm.re nel corso degli anni. Nella sezione Riparto Cond/Inq/Compr possiamo inserire le modalità di ripartizione delle spese tra condomino, inquilino e comproprietari. Nella sezione Dati catastali è possibile inserire e variare i dati catastali di ciascuna unità immobiliare necessari per effettuare il calcolo dell ICI. I valori dell ICI da applicare si impostano nell Anagrafico del condominio cliccando su Comune di competenza ICI. Nella sezione Impianti è possibile indicare impianti specifici per questa unità immobiliare e la conformità o meno dell impianto. Nella sezione Archivio digitale possiamo archiviare digitalmente eventuali documenti riferibili a questa unità immobiliare. Nella sezione Note possiamo specificare delle note o dei commenti inerenti al a questa unità immobiliare. Note Dalla videata dei dati anagrafici è possibile passare direttamente alla videata dei pagamenti cliccando sul pulsante in basso a sinistra. Le stampe correlate di uso più ricorrente sono direttamente richiamabili cliccando sul pulsantino di stampa in basso a sinistra. 20

21 3.3.1 Altre funzionalità correlate Impostazione criteri di ripartizione Condomino/Inquilino. Chiamando Inserimenti/Anagrafico condomini/imposta criteri di ripartizione Cond/Inq : è possibile impostare in automatico un criterio di ripartizione tra condomino ed inquilino per tutte le unità immobiliari selezionate. Riduzione unità immobiliari: Chiamando Inserimenti/Anagrafico condomini/riduzione unità immobiliari : è possibile eliminare delle unità immobiliari dal condominio. Spostamento unità immobiliari: Chiamando Inserimenti/Anagrafico condomini/spostamento unità immobiliari : è possibile spostare delle unità immobiliari in posizioni differenti nel condominio. Aggiornamento CAP e province: Chiamando Inserimenti/Anagrafico condomini/aggiornamento CAP e province è possibile cambiare automaticamente dei CAP e dei codici provincia in caso di cambiamenti. Importa millesimi: Chiamando Inserimenti/Anagrafico condomini/importa millesimi è possibile importare delle tabelle millesimali da altri immobili (questa esigenza può manifestarsi in caso di supercondomini e fusione di più edifici in unico supercondominio) Attivazione/disattivazione pubblicazione dati e generazione password. Chiamando Inserimenti/Anagrafico condomini/attivazione disattivazione pubblicazione dati e generazione password : è possibile attivare la pubblicazione dati su internet per i condomini selezionati ed anche generare in automatico le password di accesso per ciascun soggetto. Prospetto subentri singolo. Chiamando Inserimenti/Anagrafico condomini/prospetto subentri singolo : è possibile stampare il subentro di un condomino od un inquilino nel corso dell anno. Il subentro può essere calcolato sia su base preventiva sia su base consuntiva, in base ai giorni, per cassa o per competenza. Prospetto subentri generale. Chiamando Inserimenti/Anagrafico condomini/prospetto subentri generale : è possibile stampare un riepilogo di tutti i subentri avvenuti nel corso dell anno, con le quote di competenza del soggetto entrante ed uscente Stampe correlate all anagrafica dei condomini Analitica. Chiamando Stampe/Anagrafico condomini/analitica è possibile stampare tutti i dati inseriti in Anagrafica condomini per le unità immobiliari selezionate. 21

22 Manuale di PIGC e Rent Manager Elenco con recapiti. Chiamando Stampe/Anagrafico condomini/elenco con recapiti è possibile stampare per l'immobile selezionato, l'elenco delle unità imm.ri con i relativi recapiti. Elenco con note. Chiamando Stampe/Anagrafico condomini/elenco con note è possibile stampare per l'immobile selezionato, l'elenco delle unità imm.ri con le note che sono state inserite nella scheda dell unità imm.re. Rubrica alfabetica. Chiamando Stampe/Anagrafico condomini/rubrica alfabetica è possibile stampare per ogni scala, l'elenco delle unità immobiliare, con i dati del proprietario o inquilino, l'indirizzo, il CAP e il telefono. Rubrica per CAP. Chiamando Stampe/Anagrafico condomini/rubrica per CAP è possibile stampare l'elenco delle unità immobiliare ordinate per CAP. Questa stampa è utile in caso di cambiamenti nei CAP da parte di Poste Italiane. Rubrica con note. Chiamando Stampe/Anagrafico condomini/rubrica con note è possibile stampare l'elenco delle unità immobiliare, ordinato per numero di interno, con le relative note immesse nell'anagrafica condomini. Rubrica con codici fiscali. Chiamando Stampe/Anagrafico condomini/rubrica con codici fiscali è possibile stampare l'elenco delle unità immobiliare, ordinato per numero di interno, con i relativi codici fiscali. Registro di anagrafe condominiale Art Chiamando Stampe/Anagrafico condomini/registro di anagrafe condominiale è possibile stampare l'elenco delle unità immobiliare con i titolari di diritti reali ed altre informazioni in conformità all art 1130 della Riforma del condominio Computo ICI. Chiamando Stampe/Anagrafico condomini/computo ICI è possibile stampare il prospetto del computo ICI per le unità immobiliari selezionate. Criteri di riparto. Chiamando Stampe/Anagrafico condomini/criteri di riparto è possibile stampare il prospetto dei criteri di ripartizione delle spese per le unità immobiliari per la gestione selezionata 22

23 3.4 Inserimento delle tabelle e dei millesimi Per inserire i nomi delle tabelle ed i valori millesimali del condominio chiamate Inserimenti/Tabelle millesimali e personali. Selezionate quindi il condominio con un doppio click, apparirà nella parte destra dello schermo la sezione Archivio tabelle che permette: Nella pagina Tabelle millesimali di selezionare e aggiungere tabelle millesimali ossia quelle tabelle per le quali dovrà essere specificato un valore millesimale o coefficiente Nella pagina Tabelle personali di specificare eventuali gruppi di spese personali che desiderate siano creati automaticamente alla creazione di un bilancio sulla sinistra dello schermo apparirà invece l elenco delle unità immobiliari con il valore millesimale relativo alla tabella millesimale selezionata al momento. Per inserire manualmente un valore millesimale è sufficiente fare un doppio click sul valore. 23

24 Manuale di PIGC e Rent Manager Altre funzionalità correlate Nuova. Cliccando sul pulsante Nuova è possibile aggiungere una nuova tabella millesimale o personale. Le tabelle millesimali gestibili sono illimitate. Modifica. Cliccando sul pulsante Modifica è possibile modificare il nome della tabella millesimale o personale. Elimina. Cliccando sul pulsante Elimina è possibile eliminare la tabella millesimale o personale. In caso di eliminazione di una tabella millesimale, saranno eliminati anche i corrispondenti valori millesimali. Azzera. Cliccando sul pulsante Azzera è possibile azzerare i valori millesimali della tabella millesimale selezionata relativamente alle sole unità immobiliari selezionate. Uguali. Cliccando sul pulsante Uguali è possibile impostare lo stesso valore millesimale per la tabella millesimale selezionata relativamente alle sole unità immobiliari selezionate. Duplica. Cliccando sul pulsante Duplica è possibile duplicare i valori millesimali di una tabelle su di un altra tabella relativamente alle sole unità immobiliari selezionate. Riduci. Cliccando sul pulsante Riduci è possibile ridurre i valori millesimali della tabella millesimale selezionata ad una certa percentuale relativamente alle sole unità immobiliari selezionate Note Le stampe correlate di uso più ricorrente sono direttamente richiamabili cliccando sul pulsantino di stampa in basso a sinistra Stampe correlate alle tabelle millesimali Elenco con millesimi. Chiamando Stampe/Anagrafico condomini/elenco con millesimi è possibile stampare per l'immobile selezionato, l'elenco delle unità imm.ri e delle tabelle millesimali, con le relative quote. 24

25 3.5 Inserimento dell anagrafica dei fornitori L anagrafica dei fornitori contiene tutti i dati anagrafici e fiscali dei fornitori dello studio. I fornitori possono essere inseriti anche successivamente all inserimento del condominio e l inserimento può essere effettuato sia richiamando l archivio fornitori da Inserimenti/Anagrafico fornitori sia direttamente in fase di inserimento di una fattura selezionando una riga vuota Nell'anagrafico fornitori sono inseriti tutti i dati anagrafici e fiscali (Codice Fiscale e/o la partita IVA; se il fornitore è un soggetto IVA o a ritenuta d'acconto o a ritenuta previdenziale) che permettono all'amministratore di assolvere agli adempimenti normativi di sostituto di imposta. E estremamente importante inserire tutti i dati fiscali richiesti nella sezione Dati fiscali se si desidera redarre automaticamente il 770, il modello Unico, le certificazioni compensi ed i modelli F24. 25

26 Manuale di PIGC e Rent Manager Nota Cliccando sul pulsante Stradario in basso a destra si aprirà automaticamente GoogleMap posizionato all indirizzo del fornitore con la possibilità di impostare itinerari per raggiungere la destinazione. Per verificare l esattezza formale di codice fiscale e partita IVA del fornitore fare click sul tasto Controllo codice fiscale e partita IVA E possibile calcolare il codice fiscale di una persona fisica premendo il pulsante Calcola il codice fiscale Le stampe correlate di uso più ricorrente sono direttamente richiamabili cliccando sul pulsantino di stampa in basso a sinistra Stampe correlate ai fornitori Per le stampe di natura fiscale (certificazione compensi ecc.) consultare il capitolo relativo alla fiscalità. Anagrafico fornitori. Chiamando Stampe/Anagrafico fornitori/anagrafico fornitori è possibile stampare l elenco generale di tutti i fornitori con relativo indirizzo, codice fiscale e partita IVA. Rubrica telefonica fornitori. Chiamando Stampe/anagrafico fornitori/rubrica telefonica è possibile stampare l elenco generale di tutti i fornitori con il recapito telefonico. Rubrica telefonica fornitori di un condominio. Chiamando Stampe/Anagrafico fornitori/rubrica telefonica fornitori di un condominio è possibile stampare l elenco generale di tutti i fornitori di un condominio con il recapito telefonico. I fornitori specifici di un condominio devono essere selezionati richiamando l anagrafica del condominio ( Inserimenti/Anagrafica condominio ) ed entrando nella sezione Fornitori del condominio. Elenco fornitori soggetti a ritenuta. Chiamando Stampe/Anagrafico fornitori/elenco fornitori soggetti a ritenuta è possibile stampare l elenco generale di tutti i fornitori soggetti a ritenuta d acconto ed il relativo codice tributo. 26

27 Estratto conto di un fornitore (singola gestione). Chiamando Stampe/Estratto conto/di un fornitore (singola gestione) è possibile stampare l estratto conto del fornitore selezionato relativo alla gestione in questione. Estratto conto di un fornitore (tutto il condominio). Chiamando Stampe/Estratto conto/di un fornitore (tutto il condominio) è possibile stampare l estratto conto del fornitore selezionato relativo all intero condominio selezionato. Estratto conto di un fornitore (tutti i condomini). Chiamando Stampe/Estratto conto/di un fornitore (tutti i condomini) è possibile stampa l estratto conto del fornitore selezionato riportando tutte le fatture ricevute in tutti i condomini. 3.6 Come si crea una gestione Generalmente nella maggioranza dei casi si gestisce il condominio creando un preventivo di spesa da utilizzare per emettere le rate e e inserendo nel consuntivo di spesa le fatture di spesa che avvengono nel corso dell anno. A fine anno si stampa il bilancio consuntivo ed il riparto nel quale viene riportato in sintesi il residuo da pagare dato dalle spese sostenute durante l anno (e inserite in consuntivo) detratto i versamenti effettuati dalle unità immobiliari (basati sulle rate di preventivo). Se il Vs. modo di gestire è quello sopradescritto, allora per creare una gestione andate in Inserimenti/Bilancio preventivo (vedi paragrafo Come si crea un bilancio preventivo ) Se invece operate con gestioni a consuntivo ossia non create un bilancio preventivo ma inserite semplicemente le fatture che pervengono per poi chiedere il saldo senza emettere quindi alcuna rata di preventivo (è il caso per esempio di chi opera con gestioni mensili a consuntivo), allora per creare la gestione chiamate direttamente Inserimenti/Bilancio consuntivo (vedi paragrafo Come si crea un bilancio consuntivo e si effettua l inserimento delle spese ) 3.7 Come si crea un bilancio preventivo Chiamando Inserimenti/Bilancio preventivo è possibile creare o variare il piano dei conti del bilancio preventivo, le spese destinate a parti comuni usate in uguale misura da tutti i condomini, quelle per la manutenzione di parti usate in maniera differenziata da uno o più villini/scale e le spese da addebitare in maniera forfettaria alle singole unità immobiliari (spese individuali ed acqua). Quando si richiede il bilancio preventivo di una gestione inesistente ossia si seleziona..crea una nuova gestione dall elenco delle gestioni, la procedura richiederà le caratteristiche di questa nuova gestione ossia denominazione, durata, scadenza delle rate ecc. e la possibilità di creare il piano dei conti sulla base di un bilancio precedente (se presente). 27

28 Manuale di PIGC e Rent Manager Terminata questa fase iniziale che costituisce la creazione della gestione, apparirà il piano dei conti del preventivo. Le operazioni che si possono effettuare in bilancio preventivo sono riportate nella lista Opzioni che appare in basso nella finestra Inserimento delle spese di preventivo Il bilancio è caratterizzato da due tipologie di spese: 1) Spese condominiali che sono le spese da addebitare in modo millesimale. 2) Spese personali che sono le spese da addebitare singolarmente alle unità immobiliari. Cominciamo a vedere come funziona l inserimento delle spese che costituiscono il piano dei conti. 28

29 La procedura effettua una suddivisione in Gruppi di spesa e Conti di spesa. Per Gruppo di spesa si intende una voce che identifica, in modo univoco, una serie di conti omogenei nella loro natura e nella loro ripartizione. Per Conto di spesa si intende la singola voce di bilancio. Per inserire un gruppo di spesa scorrere il piano dei conti fino al puntino. che appare in basso nell elenco. Apparirà quindi una finestra "Creazione di un gruppo di spese". Dobbiamo anzitutto inserire il nome che vogliamo dare al gruppo di spese, quindi specificare se si tratta di un gruppo di spese condominiali da suddividere quindi con una tabella millesimale o di un gruppo di spese personali da addebitare individualmente. In questo esempio creiamo un gruppo denominato SPESE GENERALI da suddividere con la tabella 01 quindi abbiamo creato un gruppo di spese condominiali. Procediamo quindi all inserimento dei conti di spesa nel gruppo SPESE GENERALI. Per inserire un Conto di spesa relativo ad un Gruppo di spesa, selezioniamo dall'elenco delle voci visualizzate sotto al Gruppo di spesa di interesse, quella avente come descrizione due punti consecutivi (".."). Apparirà il pannello di "Inserimento o modifica di un conto di spesa" dove occorre inserire: 29

30 Manuale di PIGC e Rent Manager 1. Il nome del conto di spesa (es. COMPENSO AMMINISTRATORE) 2. Il tipo di spesa: Uscite: spese di gestione (Esempio: compenso amministratore) Entrate: entrate di gestione (Esempio: interessi attivi su c/c) Rendite condominiali: entrate particolari che si vogliono evidenziare a parte in bilancio e sullo stato di riparto (Esempio: rendita derivante dall'affitto del locale condominiale) Fondo: accantonamenti a fondi spesa (Esempio: accantonamento a T.F.R) Fondo evidenziato: accantonamenti a fondi spesa che si vogliono evidenziare in modo particolareggiato in bilancio e sullo stato di riparto. (Esempio: accantonamento ad un fondo straordinario per rifacimento facciata) 3. Il periodo di pertinenza: serve ad indicare il periodo nel quale questa spesa si manifesta (è il caso per esempio delle spese di riscaldamento). L impostazione dei periodi di pertinenza serve unicamente nel caso in cui si vogliano gestire automaticamente gli eventuali subentri che avverranno nel corso della gestione. 4. La percentuale spettante al condomino: è la percentuale di spesa da attribuire al proprietario; per differenza la procedura ottiene la percentuale spettante all'inquilino, viene utilizzata per effettuare la ripartizione tra condomino ed inquilino nel caso in cui si sia stabilita per quella unità immobiliare una ripartizione con percentuali. 5. Il tipo di addebito: è possibile addebitare la spesa all intero condominio o ad una o più scale. Selezionando Scale, verrà proposto un pannello dove indicare le scale soggette all'addebito. 6. L importo della spesa Nel caso volessimo inserire delle spese personali, dobbiamo semplicemente creare un nuovo gruppo di spesa specificando che si tratta di un gruppo di spese personali oppure 30

31 possiamo utilizzare direttamente quelli predefiniti in bilancio (in genere SPESE INDIVIDUALI e SPESE ACQUA ). Selezioniamo un gruppo di spese personali, apparirà l'elenco delle spese inserite a ciascuna unità immobiliare. Per addebitare una nuova spesa ad uno o più soggetti sarà sufficiente cliccare su Nuova. Apparirà quindi questa schermata di inserimento spesa. Indicare di che spesa si tratta (non è necessario indicare l importo in quanto il programma lo calcolerà automaticamente in base agli addebiti che verranno inseriti), quindi cliccare su Aggiungi singoli addebiti se si vogliono aggiungere uno o più addebiti a singoli soggetti oppure su Aggiungi addebito a più soggetti se si desidera addebitare un importo a più soggetti ripartito con criteri differenti (parti uguali, importo fisso, in base a valori millesimali). E possibile richiedere le spese personali visualizzate per tipo di addebito o per spesa selezionando la modalità dal menu Visualizza: Altre funzionalità del bilancio preventivo. Cliccando su Opzioni è possibile accedere a tutte le funzioni del bilancio preventivo. 1) CARATTERISTICHE DELLA GESTIONE. Questa opzione permette di riportare sul nuovo preventivo le spese personali addebitate nel bilancio preventivo precedente. 2) RIPORTA LE SPESE PERSONALI DEL PREVENTIVO PRECEDENTE. Questa opzione permette di riportare sul nuovo preventivo le spese personali addebitate nel bilancio preventivo precedente. 3) RIPORTA LE SPESE PERSONALI DEL CONSUNTIVO PRECEDENTE. Questa opzione permette di riportare sul nuovo preventivo le spese personali addebitate nel bilancio consuntivo precedente. 4) RIPORTA NELLE SPESE PERSONALI I SALDI INIZIALI DI UNA GESTIONE. Questa opzione permette di riportare come spese personali i saldi iniziali di una gestione, è comodo quindi nel caso in cui si vogliano dividere in più rate i saldi di una gestione. 31

32 Manuale di PIGC e Rent Manager 5) RIPORTA NELLE SPESE PERSONALI I SALDI FINALI DI UNA GESTIONE. Questa opzione permette di riportare come spese personali i saldi finali di una gestione, è comodo quindi nel caso in cui si vogliano dividere in più rate i saldi di una gestione. 6) RIPARTIZIONE LASTRICI SOLARI. Questa opzione permette di effettuare automaticamente la ripartizione dei lastrici solari 1/3-2/3 7) RIPARTIZIONE/ADDEBITO VIRTUALE. Questa opzione calcola le quote che spetterebbero ai singoli soggetti in base ad un addebito teorico. 8) CANCELLAZIONE SPESE DI BILANCIO. Questa opzione permette di cancellare il conto di spesa o il gruppo di spesa selezionato. Nota Per creare una nuova gestione non è indispensabile creare un bilancio preventivo; se la gestione che si deve creare non ha un preventivo ma solo un consuntivo di spese, è possibile creare la gestione chiamando direttamente Inserimenti/Bilancio consuntivo. E possibile verificare in qualunque momento il totale delle tabelle utilizzate in bilancio ciccando sul pulsante Verifica tabelle che si trova nella finestra di inserimento di un Gruppo di Spese. Quando si utilizza il programma in modalità dimostrativa viene anche riportata la voce crea un gruppo di spesa accanto al. e crea un conto di spesa accanto a.. per rendere più intuitivo il primo inserimento. Con il pacchetto definitivo queste voci spariscono per una maggiore leggibilità del piano dei conti. Quando si crea un preventivo utilizzando un bilancio precedente, le spese personali del bilancio precedente non vengono riportate automaticamente in modo da consentire all utente di poter scegliere se riportare quelle del preventivo o del consuntivo precedente utilizzando l apposita funzione che si trova in Opzioni Le stampe correlate di uso più ricorrente sono direttamente richiamabili cliccando sul pulsantino di stampa in basso a sinistra. 32

33 3.7.2 Stampe correlate al preventivo (bilanci, riparti ecc.) Bilancio preventivo sintetico. Chiamando Stampe/Bilancio preventivo/sintetica è possibile stampare il bilancio preventivo. Suggeriamo questa stampa per condomini piccoli o semplici. Bilancio preventivo analitico. Chiamando Stampe/Bilancio preventivo/analitico è possibile stampare il bilancio preventivo con l evidenziazione dei criteri di ripartizione per scala ed il raggruppamento per tabella millesimale, consigliato per supercondomini. Bilancio con differenza. Chiamando Stampe/Bilancio preventivo/con differenze è possibile stampare il bilancio di raffronto tra le spese preventivate e le spese a consuntivo. Ripartizione generale. Chiamando Stampe/Ripartizione preventivo/prospetto generale è possibile stampare il prospetto generale di riparto preventivo. Ripartizione analitica per tabella. Chiamando Stampe/Ripartizione preventivo/analitica per tabella è possibile stampare il riparto analitico delle spese del singolo condomino e inquilino dettagliata per tabella. Ripartizione analitica per conto. Chiamando Stampe/Ripartizione preventivo/analitica per conto è possibile stampare il riparto analitico delle spese del singolo condomino e inquilino dettagliata per conto. Analitica tra condomino ed inquilino. Chiamando Stampe/Ripartizione preventivo/analitica tra condomino ed inquilino è possibile stampare il riparto tra condomino ed inquilino a livello della singola voce di spesa. Prospetto rate del preventivo. Chiamando Stampe/Ripartizione preventivo/prospetto rate del preventivo è possibile stampare il prospetto con tutte le rate del preventivo. Prospetto rate con aggregazione unità (per unità). Chiamando Stampe/Ripartizione preventivo/prospetto rate con aggregazione unità (per unità) è possibile stampare un prospetto con le rate di preventivo raggruppando le unità immobiliari che fanno capo allo stesso proprietario. Prospetto rate con aggregazione unità (generale). Chiamando Stampe/Ripartizione preventivo/prospetto rate con aggregazione unità (generale) è possibile stampare un prospetto generale con le rate di preventivo raggruppando le unità che fanno capo allo stesso proprietario. Prospetto generale alfabetico. Chiamando Stampe/Ripartizione preventivo/prospetto generale alfabetico è possibile stampare il riparto preventivo con le unità imm.ri in ordine alfabetico. Sconsigliamo di utilizzare questo prospetto in caso di riparti complessi con addebiti 33

34 Manuale di PIGC e Rent Manager per singole scale od edifici in quanto mancherebbero i totali di scala/edificio il che renderebbe difficile la verifica dei conteggi da parte dei condomini. Elenco progressivo spese personali. Chiamando Stampe/Spese personali a preventivo/elenco generale è possibile stampare l elenco delle spese personali inserite nel condominio. Elenco spese personali per condomino. Chiamando Stampe/Spese personali a preventivo/elenco spese personali per condomino è possibile stampare l elenco delle spese personali inserite a carico di una unità immobiliare Impostazioni preventivo provvisorio e rate manuali Generalmente le spese di preventivo vengono automaticamente ripartite per il numero di rate specificato nelle caratteristiche della gestione, possono presentarsi tuttavia dei casi per cui si rende necessario una suddivisione personalizzata o un calcolo manuale, per questo è stata prevista questa funzionalità. Chiamando Inserimenti/Impostazioni preventivo provvisorio e rate manuali/informazioni sul bilancio, il programma riporta se per la gestione indicata si sta utilizzando la ripartizione delle rate normale o se sono stati effettuati ricalcoli di rate o inserimento manuale delle rate. Chiamando Inserimenti/Impostazioni preventivo provvisorio e rate manuali/informazioni sul bilancio/ricalcolo, rate manuali, prolungamento e cancellazione provvisorio è possibile accedere a tutte le modalità: 1) E possibile fare un ricalcolo delle rate: questo serve nel caso in cui un preventivo per il quale sono state già emesse delle rate debba essere variato negli importi di spesa. Per evitare che le modifiche vengano applicate anche alle rate già emesse è possibile indicare qui (prima di effettuare le modifiche al bilancio), quante rate sono state già emesse in modo da scaricare le differenze tra il preventivo iniziale e quello modificato solo sulle rate rimanenti. 2) E possibile impostare i valori delle rate in modo indipendente dalle spese del bilancio preventivo. Questa opzione viene usata in genere quando si acquisiscono nuovi immobili ed il precedente amministratore aveva impostato le rate in modo casuale senza criteri specifici. 34

35 Nota Occorre fare attenzione quando si utilizza la funzione Impostazione manuale rate di preventivo perché in questo modo la procedura non calcolerà più le rate in funzione del totale preventivato a carico della singola unità immobiliare ma utilizzerà le rate inserite dall utente. 3.8 Come si crea un bilancio consuntivo e si inseriscono le spese Bilancio consuntivo Chiamando Inserimenti/Bilancio consuntivo è possibile creare o variare il piano dei conti del bilancio consuntivo, le spese sostenute destinate a parti comuni usate in uguale misura da tutti i condomini, quelle per la manutenzione di parti usate in maniera differenziata da uno o più villini/scale e le spese da addebitare in maniera forfettaria alle singole unità immobiliari (spese individuali ed acqua). Quando si richiede il bilancio consuntivo di una gestione inesistente ossia si seleziona..crea una nuova gestione dall elenco delle gestioni, la procedura richiederà se si tratta di una gestione solo di consuntivo (ossia senza rate di preventivo ma nella quale si richiederà direttamente il saldo di gestione ossia il totale da pagare in base alle fatture ricevute) o una normale gestione di preventivo (quindi con una rateizzazione che si basa sulle spese presunte da inserire nel bilancio preventivo). 35

36 Manuale di PIGC e Rent Manager Inserimento di fatture Le fatture devono essere inserite in un conto di spesa di tipo Uscita di gestione. Apparirà una finestra con diverse sezioni. Nella sezione Dati contabili della spesa dovremo inserire i dati del documento ai fini della contabilità di condominio: 1) Il tipo di inserimento: se si tratta di una fattura/scontrino/ricevuta o una ritenuta d acconto. 2) Il tipo di pagamento: quale conto corrente abbiamo utilizzato o se la spesa viene registrata per il momento senza effettuare alcun pagamento (posticipata). 3) Il fornitore: colui che ha prestato il servizio al condominio. Se il fornitore è assoggettato a ritenuta d acconto, quando viene effettuata la registrazione di una fattura, la procedura proporrà al momento di registrare la fattura la possibilità di effettuare lo scorporo automatico della ritenuta. Se si effettua lo scorporo la procedura creerà una seconda registrazione contenente la ritenuta alla fonte. 36

37 4) Il numero della fattura. 5) La data di registrazione, quella di di pagamento e quella del documento. 6) La descrizione. 7) L importo. 8) Se la fattura è rilevante ai fini delle detrazioni fiscali del 36/41% ossia se dovrà essere considerata quando stamperemo le dichiarazioni per le detrazioni per ristrutturazioni. Nella sezione Dati fiscali si accede ai dati fiscali della fattura nel caso in cui sia rilevante ai fini del 770. I dati contenuti in questa sezione vengono automaticamente generati dal programma con lo scorporo ritenute che viene effettuato al momento della registrazione, quindi in genere si accede a questa sezione solo per verifica dei dati o se c è la necessità di variarli. I dati contenuti in questa sezione verranno inseriti nel modello 770 quadro AU. Questa sezione appare solo se si sta inserendo una fattura. Nella sezione Dati fiscali e F24 si accede ai dati fiscali della ritenuta d acconto nel caso in cui sia rilevante ai fini del 770. I dati contenuti in questa sezione vengono automaticamente generati dal programma con lo scorporo ritenute che viene effettuato al momento della registrazione, quindi in genere si accede a questa sezione solo per verifica dei dati o se c è la necessità di variarli. I dati contenuti in questa sezione verranno inseriti nel modello 770 quadro ST. Da questa sezione è possibile generare il mod.f24 per la ritenuta d acconto, suggeriamo tuttavia di utilizzare per la stampa degli F24 la funzione Stampe/770,Unico,Certificazioni/F24 cumulativo del condominio perché evidenzia tutti gli F24 da pagare per quel condominio e consente il raggruppamento delle registrazioni. Questa sezione appare solo se si sta inserendo una ritenuta. Nella sezione Gestione acconti si accede alla possibilità di registrare il pagamento di acconti per la fattura in questione nel caso in cui sia una fattura impagata ossia si sia specificato nella sezione Dati contabili della spesa la voce Posticipata nel campo Conto corrente. Questa sezione appare solo se la fattura è posticipata. Nella sezione Archivio digitale si accede alla possibilità di allegare alla registrazione il documento in formato digitale che può essere immediatamente scannerizzato oppure selezionato da immagini già acquisite. Premendo il pulsante Pagamento fattura tramite Home Banking è possibile effettuare il pagamento al fornitore tramite il proprio home banking se questo supporta lo standard di pagamento interbancario tramite bonifico on line. In ogni caso è anche possibile stampare il modulo di richiesta bonifico su carta semplice nel caso la banca non supporti il bonifico interbancario. Premendo il pulsante Fattura elettronica è possibile importare eventuali fatture emesse in formato elettronico (es. quelle di EON). 37

38 Manuale di PIGC e Rent Manager Premendo il pulsante Arxivar è possibile visualizzare il documento di spesa digitalizzato tramite il software di archiviazione documentale e sostitutiva Arxivar Inserimento di entrate di gestione e rendite condominiali Eventuali entrate di gestione o rendite condominiali devono essere inserite su un conto di spesa di tipo Entrata di gestione o Rendita condominiale (se si vuole evidenziare sul riparto le quote accantonate da ciascun condomino), la procedura Vi richiederà gli stessi dati richiesti nel caso dell inserimento di una fattura con l esclusione del Tipo di inserimento e della possibilità di gestione ritenute alla fonte Accantonamento di fondi spesa Per inserire un fondo di accantonamento è necessario utilizzare un conto di spesa di tipo Fondo evidenziato (se si vuole evidenziare in una colonna a parte sul riparto le quote accantonate da ciascun condomino) o Fondo non evidenziato, la procedura Vi richiederà quindi il fondo sul quale effettuare l accantonamento. I nomi dei fondi possono essere definiti chiamando Inserimenti/Saldi iniziali condominio/saldi iniziali condominio Rendita condominiale da accantonare in un fondo E il caso in cui una rendita condominiale (per esempio l affitto del locale condominiale) viene accantonata in un fondo: I passaggi contabili sono 2: (1) entrano delle somme in cassa, (2) queste somme vengono messe da parte. Dobbiamo quindi: Creare un conto di spesa in bilancio in una tabella qualunque indicando come tipologia del conto di spesa ENTRATA ed indicare l importo della rendita; Creare subito dopo un altro conto come FONDO NON EVIDENZIATO indicando il fondo nel quale accantonare la somma ed inserire lo stesso importo indicato nell entrata. La rendita condominiale che viene accantonata in un fondo è un operazione neutra sullo stato di riparto, quindi i due conti di spesa (entrata ed accandonamento) possono essere inseriti in bilancio in qualunque tabella Restituzione ai condomini di un fondo accantonato E il caso in cui si decide di restituire ai condomini le somme accantonate precedentemente in un fondo spesa: 38

39 I passaggi contabili sono 2: (1) prelievo dal fondo della somma da restituire ai condomini, (2) restituzione della somma ai condomini. Dobbiamo quindi: In bilancio consuntivo cliccare sul pulsante UTILIZZO FONDI, selezionare il fondo, inserire l importo che si decide di prelevare. Creare un conto di spesa in bilancio in una tabella qualunque indicando come tipologia del conto di spesa ENTRATA (o RENDITA CONDOMINIALE se si vuole evidenziare in una colonna a parte sul riparto la quota restituita) ed indicare l importo restituito; Utilizzazione di fondi spesa esistenti Per pagare delle fatture utilizzando un fondo spesa precedentemente accantonato cliccare su Opzioni/Utilizzazione di fondi spesa esistenti. Non sono accettati utilizzi con fondo in negativo, è possibile utilizzare solamente le somme accantonate nel fondo spesa. Nel caso in cui si stia operando con un nuovo condominio è necessario inserire i saldi iniziali degli eventuali fondi spesa in Inserimenti/Saldi iniziali condominio/saldi iniziali condominio Pagamento di debiti e riscossione di crediti di gestioni precedenti Per pagare dei debiti per fatture di gestioni precedenti (è il caso per esempio di fatture addebitate nella precedente gestione ma non pagate) cliccare su Opzioni/Pagamento di debiti e riscossione di crediti di gestioni precedenti. Nel caso in cui si stia operando con un nuovo condominio è necessario inserire il totale dei debiti verso fornitori di gestioni precedenti e il dettaglio delle fatture (opzionale) in Inserimenti/Saldi iniziali condominio/saldi iniziali condominio Movimentazione dei conti correnti del condominio Chiamando Opzioni/Movimentazione conti correnti di condominio è possibile movimentare la sola contabilità dei c/c senza intaccare quella di condominio. Nel caso in cui si stia operando con un nuovo condominio è necessario inserire il totale dei singoli conti correnti in Inserimenti/Saldi iniziali conti correnti. E possibile avere in tempo reale la consistenza dei conti correnti chiamando Opzioni/Situazione conti correnti Ripartizione in percentuale di una spesa Questa funzione richiamabile da Opzioni/Ripartizione percentuale di una spesa permette di suddividere automaticamente una fattura in modo percentuale tra più conti di spesa. 39

40 Manuale di PIGC e Rent Manager Per utilizzare questa funzionalità è necessario anzitutto inserire nel piano dei conti del bilancio consuntivo i conti di spesa con le relative percentuali (da inserire nella descrizione) relativi alla spesa che dovrà essere suddivisa. Esempio: le fatture relative all ENEL dovranno essere suddivise un 40% a carico del condominio, il 35% a carico delle scale ed il rimanente 25% come forza motrice. Il piano dei conti dovrà essere così strutturato: SPESE GENERALI (Tabella A) Compenso amministratore Assicurazione ENEL 40% SPESE DI SCALA (Tabella B) Pulizia ENEL scale 35% SPESE ASCENSORE (Tabella C) ENEL forza motrice 25% Fatta questa operazione preliminare, al ricevimento di una fattura dell ENEL, sarà sufficiente cliccare su Operazione in corso/ripartizione percentuale di una spesa ; 40

41 alla richiesta di DENOMINAZIONE CONTO, digitare la parte iniziale del conto che è comune a tutti i conti di spesa da suddividere (in questo caso ENEL), inserire la descrizione della spesa (Ad.es. ENEL PRIMO TRIMESTRE) e gli altri dati richiesti; a questo punto l importo della fattura sarà automaticamente suddiviso sui conti di spesa specificati nel bilancio Ripartizione lastrici solari Chiamare Opzioni/Ripartizione lastrici solari nel caso si debba effettuare la ripartizione dei lastrici solari 1/3 2/ Imposta le spese personali del preventivo Chiamando Opzioni/Imposta le spese personali del preventivo è possibile importare nelle spese personali gli addebiti effettuati nel preventivo. Questa funzione è utile nel caso in cui le spese personali a consuntivo siano identiche a quelle del preventivo Ripartizione/addebito virtuale Chiamando Opzioni/Ripartizione ed addebito virtuale possiamo calcolare le quote che spetterebbero ai singoli soggetti in base ad un addebito teorico Situazione contabile e conti correnti Chiamando Opzioni/Situazione contabile e conti correnti viene riportata la situazione contabile della gestione in uso, di tutte le gestioni aperte e dei conti correnti Situazione conti correnti Chiamando Opzioni/Situazione conti correnti viene riportata la situazione dei conti correnti evidenziando la consistenza iniziale e quella attuale. Nota Il tentativo di inserimento in gestioni chiuse darà luogo ad un messaggio di errore; per effettuare degli inserimenti in queste gestioni, e' necessario riattivarle utilizzando la funzione Utilità/Stato della gestione. E possibile verificare in qualunque momento il totale delle tabelle utilizzate in bilancio ciccando sul pulsante Verifica tabelle che si trova nella finestra di inserimento di un Gruppo di Spese. 41

42 Manuale di PIGC e Rent Manager Se avete sbagliato ad inserire una fattura su un conto di spesa piuttosto che un altro, potete spostarla in qualunque momento richiamando il conto di spesa dove questa è stata inserita, selezionare la fattura e fare click sul pulsante Sposta la registrazione. Se avete sbagliato ad inserire una fattura e dovete cancellarla, selezionare la registrazione con un click di mouse e premere il pulsante Cancella la registrazione selezionata. Se dovete inserire degli acconti su fatture ancora da pagare (Posticipate) è sufficiente richiamare la fattura ed entrare nella sezione Gestione acconti. E anche possibile per gli utilizzatori delle versioni 1000 e Network fare il pagamento della fattura tramite codice a barre/numerico chiamando Inserimenti/Pagamento e visualizzazione fatture con codice a barre o numerico oppure richiamando lo scadenzario fatture da pagare. Le stampe correlate di uso più ricorrente sono direttamente richiamabili cliccando sul pulsantino di stampa in basso a sinistra Altre funzionalità correlate Cancellazione spese di bilancio. Chiamando Operazione in corso/cancellazione spese di bilancio è possibile cancellare il conto di spesa o il gruppo di spesa selezionato. Si raccomanda di prestare particolare attenzione alla cancellazione dei gruppi e dei conti di spesa a consuntivo perché questa elimina anche tutte le voci di spesa inserite sui conti cancellati!!! Per cancellare una singola fattura è sufficiente selezionarla e premere il pulsante Cancella la registrazione selezionata Stampe correlate al consuntivo (bilanci, riparti, ecc.) Le stampe caratterizzate nel programma dalla sigla globale non sono riportate in quanto identiche a quelle elencate sotto con il fatto però di poter raggruppare più gestioni insieme nella stessa stampa. Le stampe globali sono richiamabili dallo stesso menu delle stampe normali. Bilancio consuntivo sintetico. Chiamando Stampe/Bilancio consuntivo/sintetica è possibile stampare il bilancio consuntivo. Suggeriamo questa stampa per condomini piccoli o semplici. 42

43 Bilancio consuntivo analitico. Chiamando Stampe/Bilancio consuntivo/analitico è possibile stampare il bilancio consuntivo con l evidenziazione dei criteri di ripartizione per scala ed il raggruppamento per tabella millesimale, consigliato per supercondomini. Bilancio consuntivo con differenza. Chiamando Stampe/Bilancio consuntivo/con differenze è possibile stampare il bilancio di raffronto tra le spese preventivate e le spese a consuntivo. Bilancio consuntivo con dettaglio spese. Chiamando Stampe/Bilancio consuntivo/con dettaglio spese è possibile stampare il bilancio consuntivo con l evidenziazione di tutte le fatture inserite su ciascun conto di spesa. Bilancio consuntivo con dettaglio spese e riepilogo per tabella. Chiamando Stampe/Bilancio consuntivo/con dettaglio spese e riepilogo per tabella è possibile stampare il bilancio consuntivo con l evidenziazione di tutte le fatture inserite su ciascun conto di spesa e il raggruppamento dei gruppi di spesa per tabella (come il bilancio consuntivo analitico). Prospetto generale. Chiamando Stampe/Ripartizione consuntivo/prospetto generale è possibile stampare la ripartizione del bilancio consuntivo. Ripartizione analitica per tabella. Chiamando Stampe/Ripartizione consuntivo/analitica per tabella è possibile stampare il riparto analitico delle spese del singolo condomino e inquilino dettagliata per tabella. Ripartizione analitica per conto. Chiamando Stampe/Ripartizione consuntivo/analitica per conto è possibile stampare il riparto analitico delle spese del singolo condomino e inquilino dettagliata per conto. Analitica tra condomino ed inquilino. Chiamando Stampe/Ripartizione consuntivo/analitica tra condomino ed inquilino è possibile stampare il riparto tra condomino ed inquilino a livello della singola voce di spesa. Riepilogo saldi iniziali. Chiamando Stampe/Ripartizione consuntivo/riepilogo saldi iniziali è possibile stampare un riepilogo dei saldi iniziali distinti tra saldi a credito e saldi a debito. Riepilogo saldi finali. Chiamando Stampe/Ripartizione consuntivo/riepilogo saldi finali è possibile stampare un riepilogo dei saldi finali di più gestioni con il dettaglio del saldo finale di ciascuna gestione ed il totale generale cumulato. Prospetto analitico con insoluti. Chiamando Stampe/Ripartizione consuntivo/analitica con insoluti è possibile stampare un prospetto che evidenzia per il riparto consuntivo anche le quote insolute (rate non pagate) ed il conguaglio di gestione (la differenza tra quanto preventivato e quanto consuntivato). 43

44 Manuale di PIGC e Rent Manager Prospetto rate con aggregazione unità (per unità). Chiamando Stampe/Ripartizione consuntivo/prospetto rate con aggregazione unità (per unità) è possibile stampare un prospetto di riparto consuntivo che raggruppa le unità immobiliari che fanno capo allo stesso proprietario. Prospetto rate con aggregazione unità (generale). Chiamando Stampe/Ripartizione consuntivo/prospetto rate con aggregazione unità (generale) è possibile stampare un prospetto generale di riparto consuntivo che raggruppa tutte le unità che fanno capo allo stesso proprietario. Prospetto generale alfabetico. Chiamando Stampe/Ripartizione consuntivo/prospetto generale alfabetico è possibile stampare il riparto consuntivo con le unità imm.ri in ordine alfabetico. Sconsigliamo di utilizzare questo prospetto in caso di riparti complessi con addebiti per singole scale od edifici in quanto mancherebbero i totali di scala/edificio il che renderebbe difficile la verifica dei conteggi da parte dei condomini. Elenco di tutte le spese condominiali. Chiamando Stampe/Spese condominiali a consuntivo/elenco di tutte le spese è possibile stampare tutte le spese condominiali inserite in bilancio in ordine progressivo. Elenco per tipologia. Chiamando Stampe/Spese condominiali a consuntivo/elenco per tipologia è possibile stampare le spese condominiali di una certa tipologia (ad esempio solo le uscite, oppure solo i pagamenti di debiti ecc.) Elenco per conto generale. Chiamando Stampe/Spese condominiali a consuntivo/elenco per conto generale è possibile stampare stampa le spese condominiali raggruppate per conto di spesa. Elenco per conto generale e riordino per tabella. Chiamando Stampe/Spese condominiali a consuntivo/elenco per conto generale (riordino per tabella) è possibile stampare stampa le spese condominiali raggruppate per conto di spesa e riepilogate per tabella millesimale (tipo il bilancio consuntivo analitico per intenderci). Elenco singolo per conto: stampa le spese condominiali inserite nel conto di spesa selezionato. Elenco progressivo spese personali. Chiamando Stampe/Spese personali a consuntivo/elenco generale è possibile stampare l elenco delle spese personali inserite nel condominio. Elenco spese personali per condomino. Chiamando Stampe/Spese personali a consuntivo/elenco spese personali per condomino è possibile stampare l elenco delle spese personali inserite a carico di una unità immobiliare. 44

45 Riepilogo per data. Chiamando Stampe/Spese personali a consuntivo/riepilogo per data è possibile stampare l elenco delle spese personali pagate riordinate per data. 3.9 Come si inseriscono i pagamenti dei condomini Il programma prevede diverse modalità di registrazione dei pagamenti effettuati dai condomini, dal più semplice (pagamenti manuali) che consiste nel richiamare la scheda contabile dell unità immobiliare e nell inserimento della quota pagata a sistemi più evoluti come quelli che utilizzano la registrazione automatica, con codice a barre, con codifica numerica, con RiBA, MAV e Bollettino di pagamento Freccia. Analizzeremo adesso la registrazione manuale dei pagamenti, per gli altri sistemi fare riferimento al paragrafo Sistemi di incasso avanzati Registrazione manuale dei pagamenti Per registrare manualmente un pagamento chiamare Inserimenti/Pagamenti (manuali), e selezionate il condominio e la gestione oppure cliccare sul pulsante di ricerca unità immobiliare se non ricordate il condominio di appartenenza del soggetto che ha effettuato il pagamento. Apparirà il pannello "Estratto Conto", che visualizza la situazione dei pagamenti. In questa fase è possibile: Inserire un nuovo pagamento. E molto semplice, basta fare un doppio click sulla rata da pagare. 45

46 Manuale di PIGC e Rent Manager Variare o cancellare un pagamento registrato in precedenza. Basta cliccare su Elenco pagamenti e selezionare il pagamento da modificare o cancellare. Inserire un importo a forfait. Cliccando su Forfait possiamo inserire in pagamento un importo complessivo che viene automaticamente scaricato sulle rate in scadenza Addebitare delle spese d incasso. Quando si inserisce un pagamento è possibile attivare il flag di addebito spese d incasso che provvede automaticamente ad addebitare le spese d incasso indicate sul gruppo di spese personali selezionato Avere il dettaglio del saldo iniziale dell'unità immobiliare selezionata, ciccando su Dett.Saldo Stampare la ricevuta per un pagamento registrato ciccando su St.Ricevuta. Stampare l estratto conto cliccando su Estratto conto Passare ad un altra gestione cliccando su Cambia gestione. Passare ad un altro condominio cliccando su Cambia condominio Avere la situazione complessiva di tutti gli appartamenti dello stesso proprietario o inquilino attivando il flag Riporta insieme gli appartamenti dello stesso proprietario o inquilino 46

47 Avere la situazione riepilogativa di tutte le gestioni aperte per quella unità immobiliare attivando il flag Riporta la situazione di tutte le gestioni aperte Avere la situazione dei subentri avvenuti nel periodo interessato dalla gestione cliccando sul pulsante Subentri. Contattare il soggetto via telefono, ed sms cliccando sul pulsante Contatta. Nota Se un unità immobiliare è stata soggetta a decreto ingiuntivo, si può indicare nell anagrafico dei condomini nella sezione Altri dati gli estremi del decreto in modo che appaia in evidenza sull estratto conto. Quando viene impostato come stato della gestione ( Utilità/Stato della gestione ) Aperta con richiesta saldi, non vengono più riportate le rate di preventivo ma direttamente il saldo finale da pagare per quella gestione. Dalla videata dei pagamenti è possibile passare direttamente alla videata dei dati anagrafici cliccando sul pulsante in basso a sinistra Registrazione automatica pagamenti tramite MAV, RiBa, codice a barre/numerico, bollettino Freccia Il programma di gestione condominio prevede molteplici sistemi di acquisizione automatica dei pagamenti alternativi all acquisizione manuale. 1) Acquisizione pagamenti tramite MAV e RiBa: chiamando Inserimento/Pagamenti da MAV e RiBa è possibile registrare in automatico il pagamento delle rate versate tramite bollettini di pagamento MAV e RiBa precedentemente richieste tramite il nostro programma. E necessario scaricare tramite home banking o tramite un software fornito dalla Banca il flusso contenente gli esiti delle richieste di pagamento inoltrate. Il flusso deve essere in formato interbancario CBI. 2) Acquisizione pagamenti tramite codice a barre o codifica numerica: chiamando Inserimenti/Pagamenti con codice a barre/numerico è possibile registrare in automatico il pagamento dei bollettini postali e avvisi di pagamento emessi con il codice a barre, la codifica numerica o tramite scanner per una rapida registrazione. La registrazione avviene semplicemente digitando la codifica numerica che appare sul bollettino di pagamento o passando il lettore sul codice a barre. 47

48 Manuale di PIGC e Rent Manager 3) Acquisizione pagamenti tramite Bollettino Freccia : chiamando Inserimenti/Pagamento Bollettino Freccia da flusso è possibile registrare in automatico il pagamento dei bollettini Freccia emessi importando il flusso dei pagamenti fornito dalla Banca nello standard CBI previsto per i bollettini Freccia. inserendo l identificativo del pagamento riportato sul bollettino. Nel caso in cui la banca non supporti il flusso di ritorno per i bollettini Freccia, è comunque possibile acquisirli tramite codice selezionando l apposita funzione. Nota Il tracciato MAV e RiBa supportato dal programma è quello interbancario CBI. Per stampare le richieste di pagamento (bollettino, avviso di pagamento ecc.) con codifica a barre o numerica per consentirne in seguito l acquisizione automatica è necessario attivare questa possibilità da Utilità/Configurazione/Codifica a barre e numerica Nell acquisizione automatica pagamenti vengono acquisiti tutti gli incassi relativi alla gestione a cui l incasso fa riferimento indipendentemente dalla data di 48

49 pagamento. Se volete escludere dall incasso i pagamenti con data successiva a quella di fine gestione è possibile farlo attivando il flag di esclusione pagamenti extra-gestione. Così facendo verranno accreditati come acconto sul saldo iniziale sulla nuova gestione. Nel caso in cui il pagamento si riferisca ad una gestione ormai chiusa, il programma vi avviserà e potrà accreditare il pagamento come acconto sul saldo iniziale della nuova gestione Addebito degli interessi di mora per tardato pagamento Questa opzione consente di addebitare gli interessi di mora maturati a carico delle singole unità immobiliari. Gli interessi di mora addebitati incrementeranno il fondo interessi di mora e verranno evidenziati in una colonna a parte sulla ripartizione del bilancio consuntivo. E' consigliabile effettuare l'addebito degli interessi solo alla fine della gestione dopo aver registrato tutti i versamenti. E anzitutto necessario indicare nell anagrafico del condominio il numero di giorni di scatto mora (dopo quanti giorni il tardato pagamento deve essere considerato mora) e la percentuale di interessi di mora. Sono previste diverse opzioni di addebito: Addebita interessi di mora. Chiamando Inserimenti/Morosità/Addebita interessi di mora vengono addebitati gli interessi di mora alle unità immobiliari selezionate che hanno effettuato pagamenti con ritardo. Annulla interessi di mora. Chiamando Inserimenti/Morosità/Annulla interessi di mora annulla gli interessi di mora addebitati alle unità immobiliari selezionate. Addebito manuale. Chiamando Inserimenti/Morosità/Addebito manuale è possibile impostare manualmente la quota di interesse a carico della singola unità immobiliare. Nota Per effettuare l addebito degli interessi di mora è necessario avere specificato nell anagrafico del condominio il numero di giorni di scatto mora e la percentuale di interessi. 49

50 Manuale di PIGC e Rent Manager Stampe correlate ai pagamenti (estratti conto, solleciti ed altre stampe di controllo morosità) Le stampe caratterizzate nel programma dalla sigla globale non sono riportate in quanto identiche a quelle elencate sotto con il fatto però di poter raggruppare più gestioni insieme nella stessa stampa. Le stampe globali sono richiamabili dallo stesso menu delle stampe normali. Estratto conto. Chiamando Stampe/Estratto conto/estratto conto è possibile stampare il l estratto conto per i condomini e la gestione selezionata. Morosi di una gestione. Chiamando Stampe/Morosità/Morosi di una gestione è possibile stampare le quote morose per ciascuna rata della gestione selezionata. Morosi di più gestioni. Chiamando Stampe/Morosità/Morosi di più gestione è possibile stampare il totale moroso per le gestioni indicate. Morosi di più gestioni con dettaglio gestioni. Chiamando Stampe/Morosità/Morosi di più gestioni con dettaglio gestioni è possibile stampare un prospetto analitico che riporta il totale moroso per le gestioni indicate evidenziando la quota di morosità per ciascuna gestione. Morosi di più gestioni con dettaglio rate. Chiamando Stampe/Morosità/Morosi di più gestioni con dettaglio rate è possibile stampare un prospetto analitico che evidenzia per singola rata il totale moroso per le gestioni indicate. Morosi ad una certa data. Chiamando Stampe/Morosità/Morosi ad una certa data è possibile stampare l'elenco delle unità immobiliari morose ad una certa data. Questa stampa è utilizzata in genere in caso di distacchi ed addebiti di interessi di mora da parte dei fornitori per rilevare quali erano i soggetti morosi al momento dell addebito della penale o del distacco. Paganti per gestione. Chiamando Stampe/Morosità/Paganti per gestione è possibile stampare le quote pagate per ciascuna rata della gestione selezionata Paganti e morosi per gestione. Chiamando Stampe/Morosità/Paganti e morosi per gestione è possibile stampa un prospetto con le quote a debito e le quote pagate. 50

51 Situazione interessi di mora. Chiamando Stampe/Morosità/Situazione interessi di mora è possibile stampare il procedimento di calcolo degli interessi di mora per le unità immobiliari selezionate. Tale stampa evidenzia solamente la quota di interesse a carico dell'unità immobiliare senza effettuare l'addebito che può essere invece effettuato chiamando Inserimenti/Morosità/Addebito interessi di mora.. Solleciti di pagamento. Chiamando Stampe/Morosità/Sollecito di pagamento è possibile effettuare la stampa dei solleciti di pagamento che può avvenire su carta semplice (Sollecito su carta semplice), su un modulo dell utente (Sollecito su modulo personalizzato) o su modulo fornito dal Rivenditore. Sono previsti fino a 8 solleciti differenti il cui contenuto può essere personalizzato dall utente chiamando Utilità/Configurazione/Testo solleciti. Gestione solleciti globale. Chiamando Stampe/Morosità/Gestione solleciti globali è possibile effettuare il sollecito automatico per le rate scadute in tutti i condomini amministrati Come si inseriscono i saldi iniziali del condominio. Nel caso in cui esista una gestione precedente creata con il programma, la procedura effettuerà un travaso automatico dei dati dalla gestione precedente alla successiva, troveremo così i saldi iniziali della nuova gestione con i valori finali della gestione precedente, se invece è il primo anno che utilizziamo il pacchetto, dobbiamo inserire i saldi iniziali manualmente. Possiamo distinguere i saldi iniziali in Saldi iniziali di condominio e Saldi iniziali dei conti correnti. I saldi iniziali di condominio si impostano a livello per ciascuna gestione, costituiscono la consistenza iniziale della gestione e sono essenziali per la contabilità del condominio. I saldi dei conti correnti si impostano a livello del condominio e sono la consistenza dei vari conti correnti del condominio ad una certa data. La gestione dei conti correnti del condominio non è indispensabile ma comunque fortemente consigliata perché ci permette di fare facili raffronti con gli estratti conto postali e bancari. La contabilità dei conti correnti del condominio opera in partita doppia pertanto ogni registrazione di pagamento o incasso effettuata (fatture, pagamento di rate ecc.) aggiornerà sia la contabilità di condominio sia quella dei conti correnti senza determinare così alcun aggravio di lavoro per tenere aggiornati i conti correnti. 51

52 Manuale di PIGC e Rent Manager Saldi iniziali di condominio I saldi iniziali sono costituiti da: FONDI SPESA; DEBITI O CREDITI V/FORNITORI; SALDI INIZIALI DEI CONDOMINI; e si inseriscono chiamando Inserimenti/Saldi iniziali condominio/saldi iniziali condominio. FONDI SPESA Sono somme accantonate per usi futuri. L inserimento di un fondo determina un aumento della cassa iniziale del condominio perché il programma presume che il fondo sia stato già versato dai condomini alla fine della gestione precedente; se il fondo accantonato non è stato ancora pagato dai condomini è necessario inserire sui saldi iniziali dei condomini il debito contratto da ciascuno per l accantonamento della somma. Non sono accettati fondi con importo negativo. DEBITI O CREDITI V/FORNITORI Sono fatture addebitate nella gestione precedente ma non ancora pagate oppure entrate o rimborsi non ancora riscossi. L inserimento di un debito v/fornitori determina un aumento della cassa iniziale perché il programma presume che la fattura ancora da pagare al fornitore sia stata già pagata dai condomini alla fine della gestione precedente; se i condomini non hanno ancora pagato la fattura è necessario inserire sui saldi iniziali dei condomini il debito contratto da ciascuno per il pagamento della fattura. E consigliabile inserire non solo il totale del debito ma anche il dettaglio delle fatture che lo compone in modo da facilitare la registrazione della fattura al momento del pagamento. SALDI INIZIALI DEI CONDOMINI Sono i residui della gestione precedente a carico di ciascuna unità immobiliare. L inserimento di un saldo a credito del condomino (con il segno meno) determina un 52

53 aumento della cassa iniziale perché il programma presume che l anno precedente si sia chiuso con un avanzo di cassa. L inserimento di un saldo a debito determina una diminuzione della cassa iniziale perché il programma presume che l anno precedente si sia chiuso con un disavanzo di cassa; potrebbe anche verificarsi il caso in cui il saldo è a debito del condomino ma a fronte del debito ci sono fatture ancora da pagare ai fornitori, in questo caso è necessario specificare in DEBITI C/FORNITORI l ammontare del debito Detrazione saldi a credito sulle rate di preventivo Molti amministratori in presenza di saldi iniziali a credito dei condomini preferiscono immediatamente scaricare il credito a copertura delle rate di preventivo con svariati criteri. Questo semplifica l emissione delle richieste di pagamento soprattutto quando si utilizzando quegli strumenti (es. bollettini postali, MAV, bollettini Freccia ) che non consentono di gestire rimborsi. Chiamando Inserimenti/Saldi iniziali condominio/detrazione saldi a credito, sarà quindi possibile scalare automaticamente e con diversi criteri, sulle rate di preventivo i saldi iniziali a credito delle unità immobiliari. Vedi anche Utilità/Configurazione/Gestione saldi iniziali e rate per altre impostazioni Stampe correlate ai saldi iniziali di condominio Riepilogo saldi iniziali. Chiamando Stampe/Ripartizione consuntivo/riepilogo saldi iniziali è possibile stampare un riepilogo dei saldi iniziali distinti tra saldi a credito e saldi a debito Saldi iniziali dei conti correnti Il programma di gestione condominio può gestire fino a 9 conti correnti per ciascun condominio; la gestione di questi conti correnti avviene automaticamente con l inserimento dei pagamenti di spese e dei versamenti dei condomini, ad ogni inserimento infatti la procedura richiederà anche il conto corrente da utilizzare. Per utilizzare la contabilità dei conti correnti di condominio è essenziale inserire correttamente il saldo di ciascun conto corrente ad una certa data ( Inserimenti/saldi iniziali c/c ) perché la procedura nel conteggiare la consistenza attuale di ciascun conto corrente prenderà in considerazione solo le registrazioni effettuate a partire dalla data del saldo del conto corrente. Per visualizzare il saldo attuale dei conti correnti chiamare Visualizzazioni/Situazione contabile/conti correnti di condominio. Per stampare: la situazione attuale dei c/c: chiamare Stampe/Situazione contabile/conti correnti di condominio; 53

54 Manuale di PIGC e Rent Manager il libro cassa dei c/c: chiamare Stampe/Libro cassa/conti correnti di condominio Stampe correlate alla gestione dei conti correnti Situazione dei conti correnti. Chiamando Stampe/Situazione contabile/conti correnti di condominio è possibile stampare la consistenza attuale dei conti correnti del condominio selezionato con il totale entrato, uscito ed il saldo. Elenco di tutti i conti correnti di condominio. Chiamando Stampe/Situazione contabile/elenco di tutti i conti correnti di condominio è possibile stampare la consistenza attuale dei conti correnti di tutti i condomini amministrati con il totale entrato, uscito ed il saldo. Libro cassa conti correnti. Chiamando Stampe/Libro cassa/conti correnti di condominio è possibile stampare tutte le movimentazioni ordinate per data di un determinato conto corrente. Questa è la stampa da utilizzare per il raffronto con l estratto conto bancario o postale Come si richiede il pagamento delle rate Il programma prevede diversi strumenti per richiedere il pagamento delle rate e dei saldi. Alcuni amministratori si limitano ad inserire in bacheca il prospetto delle rate da pagare ( Stampe/Ripartizione preventivo/prospetto rate ) ma la maggior parte fornisce al debitore (condomino/inquilino/comproprietario) un bollettino per il pagamento. Prevediamo diverse soluzioni, le principali sono: - Gli avvisi di pagamento - Le distinte di pagamento per l incasso dal portiere - I bollettini di conto corrente postale - I bollettini di pagamento Freccia - I bollettini MAV e RiBa Avvisi di pagamento e ricevute Questo strumento di richiesta pagamento consiste nella stampa di un avviso contenente le rate da pagare e la modalità di pagamento e può essere chiamato da Stampe/Avvisi e ricevute. La stampa può avvenire su carta semplice, su modulistica personalizzata dell amministratore, su modulistica Buffetti o su modulistica MR fornita dal rivenditore La modulistica fornita dal rivenditore dispone anche della funzionalità annuale con la quale il programma stampa gli avvisi per tutto l anno già fascicolati per singolo condomino/inquilino, soluzione adatta per gli amministratori che sono abituati ad inviare tutte le richieste ad inizio anno. La modulistica del rivenditore è visualizzabile chiamando 54

55 Guida/Modulistica per il prodotto e si può ordinare chiamando Guida/Modulo di richiesta modulistica ) Sia la stampa in carta semplice che quella fornita dal rivenditore permette la stampa in modalità bonifico con l indicazione dei riferimenti bancari per il pagamento ed è anche possibile stampare ricevute manuali con importi e causali indipendenti dai dati di bilancio. La modulistica personalizzata dell amministratore permette di utilizzare moduli personalizzati prestampati in tipografia oppure di moduli predisposti dalle Banche. Deve essere configurata chiamando Utilità/Configurazione/Modulistica personalizzata. E anche possibile la stampa del codice a barre o della codifica numerica in modo da velocizzare la successiva registrazione del pagamento. Il codice a barre o la codifica numerica devono essere attivati chiamando Utilità/Configurazione/Codice a barre Distinte di pagamento per l incasso dal portiere Questo strumento di richiesta pagamento consiste nella stampa di una distinta contenente le quote in scadenza da consegnare al portiere che si occupa dell incasso delle quote. Prevediamo diverse distinte più o meno analitiche per soddisfare qualune esigenza. Possono essere stampate chiamandole dal menu Stampe/Avvisi e ricevute. E anche possibile la stampa del codice a barre o della codifica numerica in modo da velocizzare la successiva registrazione del pagamento. Il codice a barre o la codifica numerica devono essere attivati chiamando Utilità/Configurazione/Codice a barre Bollettini di conto corrente postale Questa strumento di pagamento consiste nella stampa sui bollettini di conto corrente postale. E possibile utilizzare i bollettini di conto corrente postale TD123 e TD451 e quelli forniti dal rivenditore (suggeriamo questi ultimi in quanto più economici della modulistica di Poste Italiane ed ottimizzata per sfruttare appieno le potenzialità del programma). La modulistica del rivenditore prevede i moduli MB/A4 che sono dei bollettini di conto corrente postale in formato A4 per stampanti laser e getto d inchiostro e i moduli MB/Letter che sono dei bollettini in formato A4 con la parte superiore bianca nella quale verrà riportato il dettaglio delle rate (fino a 30 causali di spesa!!) e l indirizzo di spedizione predisposto per le buste con finestra. Questi bollettini hanno il vantaggio di poter essere utilizzati anche come sollecito di pagamento, come modulo di bonifico/bollettino (la parte superiore viene stampata con un modulo di bonifico per il pagamento a mezzo banca in modo da consentire il pagamento del bollettino sia in posta sia in banca). La modulistica 55

56 Manuale di PIGC e Rent Manager del rivenditore è visualizzabile chiamando Guida/Modulistica per il prodotto e si può ordinare chiamando Guida/Modulo di richiesta modulistica ) Tutti i bollettini di conto corrente postale possono essere stampati anche in modalità annuale con la quale il programma stampa i bollettini per tutto l anno già fascicolati per singolo condomino/inquilino, soluzione adatta per gli amministratori che sono abituati ad inviare tutte le richieste ad inizio anno. E prevista inoltre la stampa manuale quindi con importi e causali indipendenti dal bilancio preventivo. E anche possibile la stampa del codice a barre o della codifica numerica in modo da velocizzare la successiva registrazione del pagamento. Il codice a barre o la codifica numerica devono essere attivati chiamando Utilità/Configurazione/Codice a barre Bollettino di pagamento Freccia Questo strumento di richiesta pagamento consente di generare i Bollettini di pagamento Freccia. Si tratta di Bollettini Bancari pagabili in qualunque Banca. L ABI ha creato questo sistema di pagamento in concorrenza con il bollettino postale di Poste Italiane. Per utilizzare i Bollettini Freccia è necessario anzitutto chiedere un apposita autorizzazione alla propria Banca. Sarà quindi necessario impostare le coordinate IBAN del conto corrente chiamando Inserimenti/Anagrafica condominio ed entrare nella sezione Conti correnti. Alcune Banche potrebbero richiedere anche il codice SIA mittente e destinatario che si trovano nella pagina Altri dati del conto corrente selezionato. Per la generazione dei Bollettini di pagamento Freccia chiamare Stampe/Bollettini di pagamento Freccia M.AV. e Ri.Ba. Questo strumento di pagamento permette di generare un flusso contenente le disposizioni di pagamento da trasmettere alla Banca che provvederà a stamparle ed ad inviarle ai debitori. Il flusso viene generato in formato interbancario CBI in modo da garantire la compatibilità con qualunque Banca aderente allo standard. Per utilizzare i MAV o le Ri.Ba. è necessario anzitutto chiedere un apposita autorizzazione alla propria Banca. Sarà quindi necessario impostare le coordinate IBAN del conto corrente chiamando Inserimenti/Anagrafica condominio ed entrare nella sezione Conti correnti. Alcune Banche potrebbero richiedere anche il codice SIA mittente e destinatario ed anche il Nome supporto (salvo indicazioni specifiche della Banca potete indicare SPESE 56

57 CONDOMINIALI ) che si trovano nella pagina Altri dati del conto corrente selezionato. Per generare i MAV o le Ri.Ba. chiamare Stampe/MAV e Ri.Ba. quindi trasmettere il flusso generato alla Banca con le modalità con essa concordate (via internet, dischetto, FTP ecc.) 3.12 Creazione della gestione successiva. Chiusura della gestione prevedente e travaso dati sulla successiva Creazione della gestione successiva La gestione successiva si crea con le stesse modalità indicate nel paragrafo Come si crea una gestione. Naturalmente in questo caso chiamando la nuova gestione nello stesso modo della precedente, la procedura riconoscerà che esiste una gestione precedente e proporrà automaticamente di creare la nuova gestione sulla base di questa. Questo ci velocizzerà il lavoro e ci darà anche la possibilità di creare un nuovo preventivo sulla base dell ultimo approvato in modo da poter dare immediatamente luogo all emissione delle rate provvisorie. Creata questa nuova gestione avremo aperte sia la vecchia gestione sia la nuova ossia potremo inserire dati sia sulla nuova gestione sia sulla vecchia (utile questo se si vogliono contabilizzare ancora gli ultimi pagamenti e spese pervenuti all ultimo momento) Travaso dei saldi sulla gestione successiva e chiusura della gestione precedente. Il travaso dei saldi della gestione precedente (saldi dei condomini, fondi spesa, debiti e crediti v/fornitori) può essere effettuato in due modi: 1) Appena si crea il piano dei conti del consuntivo della gestione successiva. l programma proporrà di chiudere la gestione precedente e di travasare i saldi finali come iniziali sulla nuova gestione. 2) Se non si effettua il travaso al momento della creazione del piano dei conti della gestione successiva, si può fare in qualunque momento chiamando Utilità/Travaso gestione. Quando si travasano i dati dalla gestione precedente alla gestione successiva, la gestione precedente viene chiusa ossia non è più consentito l inserimento dei dati ma solo la visualizzazione e la stampa. In qualunque momento una gestione chiusa può essere riattivata chiamando Utilità/Stato della gestione. Ricordate che in caso di riattivazione di una gestione precedente e di modifica della contabilità è necessario rieffettuare il travaso di gestione sulla successiva in modo che i saldi di fine gestione della precedente coincidano 57

58 Manuale di PIGC e Rent Manager con quelli di inizio gestione della successiva. Questo può essere verificato immediatamente visualizzando la Situazione Contabile chiamando Visualizzazioni/Situazione contabile e confrontando il saldo cassa di fine gestione precedente con quello iniziale della gestione successiva. Suggeriamo naturalmente di fare il travaso quando avete concluso che sono state effettuate ormai tutte le registrazioni necessarie (pagamenti e spese) sulla gestione precedente Gestione che viene chiusa senza essere travasata su di una gestione successiva Potrebbe esserci il caso in cui si voglia richiedere i saldi finali della gestione direttamente senza travasarli su di una gestione successiva (questa casistica è frequente per le gestioni lavori). In questo caso sarà sufficiente chiamare Utilità/Stato della gestione ed impostare come stato della gestione Aperta con richiesta saldi. In questo modo nella situazione pagamenti e sugli estratti conto non figureranno più le rate di preventivo ma direttamente il saldo finale della gestione dato dalla differenza del totale speso meno il totale pagato. Una volta terminato anche l incasso del saldo finale potremo definitivamente chiudere la gestione chiamando Utilità/Stato della gestione ed impostando come stato della gestione Chiusa con richiesta saldi Stampe correlate alla chiusura del bilancio (bilancio, riparto, situazione contabile, libro cassa, registro documenti spesa ed incasso ecc.) Una volta terminato la gestione, dopo aver effettuato i controlli sulla contabilità si procede alla stampa del bilancio e del riparto. Queste due stampe sono state già spiegate nel capitolo relativo al bilancio consuntivo, Vi rimandiamo lì per la scelta del modello di stampa di bilancio e riparto più idoneo alla Vostre esigenze. Analizziamo ora le altre stampe che generalmente vengono redatte a fine gestione e presentate in assemblea. Nota sintetica esplicativa e rendiconto annuale art Chiamando Stampe/Situazione contabile è possibile stampare queste due stampe redatte in base all art 1130 della Riforma del Condominio 2012 che riportano rispettivamente informazioni sulla contabilità ed avvenimenti accaduti nel corso dell anno e la situazione contabile per il periodo contabile specificato. 58

59 Situazione contabile. Chiamando Stampe/Situazione contabile/di una gestione (o di tutte le gestioni) è possibile stampare la situazione contabile costituita dal rendiconto di cassa e dalla situazione patrimoniale, della gestione selezionata o del gruppo di gestioni selezionate. E N T R A T E U S C I T E Avanzo di cassa contabile del condominio(0) 0 Amministrazione c/anticipi (0) Versamenti dei condomini: Spese sostenute: - rate versate (7) spese condominiali (1) saldi iniziali versati (8) 0 - spese individuali (2) spese acqua (3) 0 Utilizzi dei fondi spesa : - f.do di riserva (4) 0 Entrate diverse: Uscite diverse: - entrate di gestione e rendite cond.li (9) restituzione saldi iniziali (5) 0 - riscossione crediti v/forn.della g.p.(10) 0 - pagamento debiti v/fornitori g.p. (6) 0 TOTALE ENTRATE TOTALE USCITE Disavanzo di cassa contabile (11) Avanzo di cassa contabile (11) 0 A T T I V I T A' P A S S I V I T A' Avanzo di cassa contabile in data odierna (12) 0 Amministraz.c/anticipi in data odierna (12) Crediti v/condomini: Debiti v/condomini: - della gestione corrente (13) della gestione corrente (13) 0 - delle gestioni precedenti (19) delle gestioni precedenti (14) 0 Crediti v/fornitori: Debiti v/fornitori: - accesi nella gestione corrente (20) 0 - accesi nella gestione corrente (15) 0 - accesi nelle gestioni precedenti (21) 0 - accesi nelle gestioni precedenti (16) S.E.& O. Fondi spesa: - f.do di riserva (17) 0 (di cui acc.ti nel corso dell anno L.0) (18) TOTALE ATTIVITA' TOTALE PASSIVITA' Legenda: 1) Saldo cassa iniziale del condominio dato dalla somma dei saldi iniziali, debiti e crediti v/fornitori e fondi spesa 2) Spese condominiali inserite in bilancio e pagate 3) Spese individuali inserite in bilancio e pagate 4) Spese acqua inserite in bilancio e pagate 5) Somme prelevate dal fondo di riserva 6) Saldi iniziali restituiti ai condomini 59

60 Manuale di PIGC e Rent Manager 7) Debiti v/fornitori contratti nella gestione precedente e pagati in questa gestione 8) Versamenti dei condomini a fronte delle rate di preventivo 9) Versamenti dei condomini a fronte dei saldi iniziali 10) Entrate di gestione e rendite condominiali entrate nel corso della gestione 11) Crediti v/fornitori contratti nella gestione precedente e riscossi nel corso della gestione 12) Saldo di cassa a fine gestione 13) Saldo cassa di fine gestione 14) Saldo dei crediti e dei debiti v/condomini della gestione corrente 15) Saldi dei condomini della gestione precedente non restituiti 16) Spese condominiali, individuali o acqua inserite in bilancio ma non pagate 17) Debiti v/fornitori accesi nelle gestioni precedenti e non ancora pagati 18) Consistenza del fondo di riserva a fine gestione 19) Accantonamenti al fondo di riserva effettuati nel corso della gestione 20) Saldi dei condomini non ancora pagati 21) Entrate di gestione inserite in bilancio ma non ancora riscosse 22) Crediti verso fornitori accesi nelle gestioni precedenti ma non ancora riscossi Il totale delle spese in bilancio è dato dalla somma di: Spese condominiali + Spese individuali + Spese acqua + Debiti v/fornitori della gestione corrente + Accantonamenti a i fondi - Entrate e rendite condominiali - Crediti v/fornitori della gestione corrente Riepilogo per situazione contabile. Chiamando Stampe/Situazione contabile/riepilogo per situazione contabile è possibile stampare un prospetto che dettaglia i dati riportati in situazione contabile. Situazione conti correnti. Chiamando Stampe/Situazione contabile/conti correnti di condominio è possibile stampare la situazione dei conti correnti del condominio con i relativi saldi. Libro cassa. Chiamando Stampe/Libro cassa/libro cassa è possibile stampare il libro cassa della gestione o di più gestioni. Il libro cassa contiene tutte le operazioni di entrata e di uscita riordinate per data. 60

61 Registro di contabilità art Chiamando Stampe/Registro di contabilità art.1130 è possibile stampare il registro di contabilità in conformità con l art.1130 della Riforma del Condominio 2012 per il periodo contabile specificato. Anticipi amm.ne di una gestione. Chiamando Stampe/Libro cassa/amm.ne c/anticipi possiamo stampare un libro cassa che evidenza eventuali anticipazioni dell amministratore e calcola eventualmente anche gli interessi su tali anticipazioni. Fatture in sospeso. Chiamando Stampe/Libro cassa/fatture in sospeso possiamo stampare l elenco dei fornitori da pagare nella gestione selezionata Come si tengono sotto controllo le scadenze, gli interventi, la contabilità e la fiscalità Lo studio di amministrazione ha la necessità di tenere sotto controllo le scadenze (sia contabili sia fiscali), gli interventi e deve poter effettuare controlli sui dati contabili inseriti. Per questo fine il programma mette a disposizione una serie completa di funzionalità: Agenda di Studio L Agenda permette di gestire appuntamenti, interventi, annotazioni per il personale, scadenze assembleari, scadenze contrattuali, scadenze di contenziosi legali, scadenze di bilanci da chiudere, le rate da emettere e sollecitare 61

62 Manuale di PIGC e Rent Manager La gestione interventi inclusa nell Agenda permette di gestire agevolmente tutti gli interventi che si dovessero presentare nel condominio e di stampare una dettagliata scheda lavori per il fornitore. Le scadenze normative di ogni singolo condominio possono essere impostate per la prima volta semplicemente entrando nell anagrafica del condominio ( Inserimenti/ Anagrafica condominio ) direttamente nella sezione Dati condominio. Fatto questo, il rinnovo potrà essere effettuato direttamente dall Agenda senza dover rientrare nell anagrafica del condominio. E possibile selezionare gli eventi da gestire in Agenda cliccando sul pulsante Filtro all interno della stessa. Tutti i dati dell Agenda sono inoltre esportabili in Excel/OpenOffice Calc Centro di controllo fatture da pagare Questa funzionalità è uno scadenzario di fatture da pagare che riporta tutte le fatture e ritenute da pagare presenti in tutti i condomini amministrati. Se state utilizzando la versione 1000 o Network sarà anche possibile effettuare il pagamento dallo scadenzario. Una registrazione di spesa è considerata ancora da pagare se all atto dell inserimento avete specificato POSTICIPATA nel campo Conto corrente. 62

63 Verranno evidenziate con un pallino rosso le fatture scadute ed in verde quelle non ancora scadute. Per procedere al pagamento cliccare sul pulsante Pagamento fattura o fare un doppio click sul documento mentre se si desidera una lista delle fatture da pagare cliccare sul pulsante Stampa Scadenzario F24 da pagare Lo scadenzario modelli F24 da pagare riporta l elenco delle ritenute da pagare per tutti i condomini amministrati. Dallo scadenzario modelli F24 è possibile procedere al pagamento della ritenuta e stampare o trasmettere telematicamente via Entratel, FiscoOnLine, F24OnLine, Home Banking il modello F24. Questa funzione permette inoltre di effettuare l accorpamento sul modello F24 di più pagamenti con lo stesso 63

64 Manuale di PIGC e Rent Manager codice tributo e di stampare una distinta dettagliata dei pagamenti contenuti sul modello in modo da avere sempre un promemoria delle ritenute pagate. Sono evidenziate in verde le ritenute pagate, in rosso quelle scadute e in giallo quelle di prossima scadenza Centro di controllo morosità Questa funzione permette di tenere sotto controllo eventuali arretrati nel pagamento delle rate da parte dei condomini per tutti gli immobili amministrati con possibilità di emissione immediata di solleciti, estratti conto, ecc. il tutto inviabile anche per e SMS Conciliazione movimenti bancari La conciliazione movimenti bancari permette di allineare in modo semi automatico le registrazioni di contabilità con i rispettivi movimenti dell estratto conto bancario. E necessario che la banca fornisca il flusso dei movimenti bancari in standard CBI per poter effettuare una conciliazione semi automatica. 64

65 Gestione sinistri La gestione sinistri è un modulo aggiuntivo del pacchetto di gestione condominio ed è concepito per gestire in modo automatico gli eventi che si susseguono in un sinistro: dalla segnalazione, alla richiesta di rimborso all assicurazione, al rimborso in bilancio. Per entrare nella gestione sinistri cliccate sul pulsante della barra bottoni del programma di gestione condominio. Apparirà la schermata della situazione sinistri dove sono riportati tutti i sinistri aperti (in corso di svolgimento). I sinistri possono essere elencati in ordine di data di apertura, condominio ed assicuratore. I sinistri chiusi (liquidati ai condomini) non vengono riportati a meno che non venga attivato l apposito flag. 65

66 Manuale di PIGC e Rent Manager INSERIMENTO DI UN SINISTRO Selezionando la riga vuota apparirà la schermata di inserimento sinistro. DATI GENERALI Nella casella Apertura sinistro gestita da apparirà in automatico il nome dell utente che sta utilizzando il programma di condominio in quel momento se specificato in Utilità/Configurazione/Pa ssword. E comunque possibile indicare qualunque nominativo. Nella sezione Persona che ha chiamato e nei campi Telefono, in data e alle ore indicate la persona che ha chiamato lo studio per segnalare il danno. Nel campo Assicurato (condominio) indicate il condominio interessato. Non può essere inserito manualmente ma deve essere selezionato dalla lista che appare cliccando sul pulsante Nel campo Polizza utilizzata va indicata la polizza di riferimento. Deve essere selezionata dall elenco polizze disponibili per quel condominio cliccando sul pulsante. Le polizze di un condominio si inseriscono nell anagrafico condominio nella sezione Dati condominio/assicurazioni. Nel campo Perito va indicato l eventuale perito selezionato dall elenco dei fornitori disponibili. DETTAGLI DEL SINISTRO In questa sezione deve essere descritto in modo dettagliato il sinistro avvenuto. 66

67 STATO DEL SINISTRO In questa sezione deve essere indicato lo stato del sinistro. Quando si crea un nuovo sinistro verrà automaticamente apposto il flag sulla prima voce In attesa di contatto iniziale con il perito. Finché rimarrà un flag attivo in questa sezione allora il sinistro verrà considerato aperto. Le descrizioni sono interamente personalizzabili. CONTABILITA Nelle sezioni Contabilità: spese e Contabilità: incassi devono essere inseriti gli esborsi sostenuti per la gestione del sinistro (raccomandate ecc.) e gli incassi ricevuti dall assicurazione. E così possibile conoscere così in tempo reale i costi che si stanno sostenendo. 67

68 Manuale di PIGC e Rent Manager NOTE Nella sezione Note inserire eventuali note ed informazioni aggiuntive. STAMPE Il Plus Sinistri prevede: - la stampa della scheda sinistro che riporta tutte le informazioni del sinistro, i recapiti di tutti i soggetti interessati, la situazione contabile. - La stampa dell elenco sinistri che riporta l elenco di tutti i sinistri aperti. Il Plus Sinistri è disponibile nella versione di valutazione gratuita che permette di gestire 4 sinistri su tutte le versioni del programma di gestione condominio. La versione completa che permette di gestire un numero illimitato di sinistri ha un costo di soli 45 Euro + iva per i clienti che già utilizzano il programma di gestione condminio e può essere ordinato semplicemente cliccando sul pulsante Ordina Plus Sinistri Gestione dei contenziosi legali La gestione contenziosi legali permette di tenere sotto controllo tutti i contenziosi legali presenti nei vari condomini. E richiamabile dall icona sulla taskbar o da Visualizzazioni/Gestione contenziosi legali Gestione della corrispondenza Il programma di gestione condominio prevede una sofisticata gestione corrispondenza che permette a livello di condominio di avere sotto controllo tutta la corrispondenza (telefonate, fax, , lettere, raccomandate ecc.) in entrata ed in uscita, verificare lo stato della corrispondenza (se da rispondere, risposta ecc.) ed anche di avere un archivio digitale dei documenti di corrispondenza. La gestione corrispondenza è inclusa nelle versioni 1000 e Network del programma di gestione condominio, sulle altre versioni è disponibile in modalità di valutazione che permette di inserire un massimo di 5 documenti di corrispondenza. 68

69 Per accedere alla gestione corrispondenza chiamare Inserimenti/Gestione corrispondenza oppure cliccare sull apposita icona della barra dei bottoni. La schermata di inserimento consente di consultare facilmente tutta la corrispondenza ricevuta ed inviata scorrendo l elenco ed è costituita dalle sezioni Dati del documento e Archivio digitale. E possibile elencare i documenti in ordine progressivo o di nominativo cliccando sull apposita tendina di selezione. E possibile stampare l elenco dei documenti con numerosi filtri di stampa cliccando sul pulsante Stampa. Sezione Dati del documento In questa sezione indichiamo: - la tipologia: ossia se si tratta di corrispondenza in entrata o in uscita 69

70 Manuale di PIGC e Rent Manager - la data del documento e di invio/ricezione - la categoria ossia il tipo di documento; cliccando sul pulsante.. sulla destra è possibile cambiare i nomi delle categorie ed aggiungerne di altre. E possibile indicare fino a 50 categorie di documenti differenti!! - il nominativo, ossia il soggetto che ci ha inviato o al quale abbiamo inviato la corrispondenza. Cliccando sui pulsanti a destra sarà possibile importare i dati del nominativo dall anagrafica dei condomini o dall archivio fornitori. - L oggetto - Eventuali note - Lo stato del documento ossia Aperto se necessita di una risposta, Chiuso se già risposto o comunque se non necessita di una risposta e In sospeso se dovete ancora decidere un azione da intraprendere. Terminato l inserimento premiamo il pulsante Memorizza per archiviare i dati. L elenco dei documenti verrà immediatamente aggiornato. Sezione Archivio digitale In questa sezione possiamo archiviare il documento in formato digitale. Cliccando sul pulsante Acquisisci, l immagine del documento verrà acquisita tramite scanner altrimenti è anche possibile se si dispone del documento già in formato digitale, importarlo premendo il pulsante a destra di Acquisisci. 70

71 La descrizione può essere fatta impostare automaticamente cliccando sul pulsante.. a destra della descrizione. Inseriti i documenti di corrispondenza, questi verranno immediatamente riportati in elenco con evidenziato lo stato (in rosso quelli aperti, in verde quelli chiusi e in giallo quelli in sospeso) Libro cassa giornaliero Il libro cassa giornaliero permette di stampare l elenco delle entrate e delle uscite avvenute in una certa data in tutti i condomini amministrati. E possibile richiede la stampa anche per singolo utente che utilizza il computer, in questo modo è possibile monitorare la produttività dei dipendenti dello studio e le responsabilità in caso di inserimenti erronei. Ricordiamo che per avere la situazione per singolo utente è necessario avere preventivamente inserito lo userid e la password di accesso per ciascun utente in modo che ad ogni registrazione venga collegato l utente che ha effettuato l operazione. Per stampare il libro cassa giornaliero chiamare Stampe/Libro cassa/giornaliero Situazione contabile di studio La situazione contabile di studio riporta il saldo del rendiconto di cassa a livello di studio, ossia riportando tutte le gestioni aperte di tutti gli immobili amministrati. 71

72 Manuale di PIGC e Rent Manager Per stampare la situazione contabile di studio chiamare Stampe/Situazione contabile/dello studio Elenco di tutti i conti correnti di condominio Questa stampa riporta il saldo di tutti i c/c di tutti gli immobili amministrati alla data odierna. Per stampare la situazione contabile di studio chiamare Stampe/Situazione contabile/elenco di tutti i conti correnti di condominio 3.14 Gestione integrata convocazioni e verbali Il programma di gestione condominio prevede una sofisticata gestione convocazioni e verbali che permette di automatizzare totalmente la gestione delle convocazioni. La gestione integrata convocazioni e verbali si interfaccia con Microsoft Office o OpenOffice garantendo così stampe molto professionali ed un ambiente di wordprocessing familiare. L automazione della gestione convocazioni è totale, prevediamo infatti: 1) la possibilità di creare dei modelli di convocazione e verbali totalmente personalizzabili dall utente a seconda delle esigenze; 2) la gestione delle presenze assembleari con la stampa dei partecipanti all assemblea e la registrazione presenze che può avvenire manualmente, con codice a barre o con codifica numerica. Il programma vi avvisa in tempo reale dei soggetti presenti e dei valori millesimali per la validità dell assemblea; 3) la gestione delle delibere che permette di inserire i punti all ordine del giorno specificando la tabella da utilizzare e la percentuale di favorevoli necessaria per l approvazione della delibera. 4) La gestione delle delibere si collega automaticamente con lo scadenzario interventi, quindi se la delibera prevede l esecuzione di lavori, potete immediatamente collegarla allo scadenzario con un semplice click di mouse; 5) La gestione delle votazioni delle delibere con la possibilità di stampare un tabulato per le votazioni oppure schede singole. La registrazione delle votazioni può avvenire manualmente, con codice a barre o con codifica numerica. Il programma Vi avvisa in tempo reale se la delibera è approvata o meno in base al. 6) La stampa della distinta consegna convocazioni e verbali 7) La distinta di spedizione raccomandate con filtri di stampa per condomini, inquilini, comproprietari, usufruttuari, soggetti residenti o meno nel condominio, soggetti presenti o assenti in assemblea. 72

73 Creazione di una nuova convocazione Per creare una nuova convocazione dobbiamo semplicemente cliccare sull icona della barre dei bottoni o chiamare Utilità/Modulistica giuridico amministrativa/gestione integrata convocazioni e verbali. Selezioniamo il condominio, ci apparirà quindi una finestra che riporta l elenco delle convocazioni effettuate per quel condominio. Per creare una nuova convocazione clicchiamo sulla riga vuota che inizia con... Da questa schermata, cliccando sul pulsante Elimina, possiamo cancellare convocazioni già inserite oppure cliccando sulla sezione Modelli possiamo personalizzare i modelli da utilizzare per la redazione della convocazione e del verbale. Quando creiamo una nuova convocazione ci verrà richiesto di specificare la denominazione (per esempio ORDINARIA) ed alcuni dati (data ed ora, luogo ecc.). Il campo Note è a disposizione dell utente per eventuali annotazioni e non verrà riportato sulla convocazione. 73

74 Manuale di PIGC e Rent Manager Selezioniamo quindi i soggetti da convocare. Una volta selezionati i soggetti non sarà necessario riselezionarli in futuro per le stampe relative a questa convocazione (partecipanti assemblea, distinte di spedizione, distinte di votazioni ecc.) Terminato l inserimento ci apparirà la schermata sottostante che riporta i dati della convocazione e nella parte destra: 1) La sezione Punti all ordine del giorno per inserire le delibere. 2) La sezione Gestione presente per l inserimento delle presenze. 3) La sezione Discussione e votazioni per l inserimento delle votazioni dei singoli punti all ordine del giorno. 4) La sezione stampe per tutte le stampe correlate. Nel caso in cui invece di inserire una nuova convocazione ne avessimo richiamata una già inserita, questa schermata ci sarebbe apparsa immediatamente Preparazione della convocazione e spedizione o consegna Per creare la convocazione e spedirla, procediamo nel seguente modo: 1) Inseriamo i punti all ordine del giorno specificando eventualmente anche il quorum richiesto per l approvazione. Specifichiamo inoltre nella sezione Gestione votazioni la tabella millesimale che sarà richiesta per la votazione di ciascun punto all ordine del giorno. 2) Clicchiamo quindi sul pulsante Crea/Vedi la convocazione ; verrà creato (se non già presente) il documento contenente la convocazione di assemblea redatto sulla base del modello di convocazione presente. 74

75 I campi contenuti tra le parentesi quadre verranno sostituiti in fase di stampa con i dati specificati per l assemblea, si consiglia quindi di non modificarli ma di cambiare semplicemente il corpo della convocazione. I punti all ordine del giorno non devono essere inseriti manualmente, sarà il programma che in automatico li inserirà in fase di stampa nella casella [PuntiOrdineDelGiorno]. 3) Modificata la convocazione, la salviamo cliccando su File/Salva e chiudiamo Word. 4) Clicchiamo sul pulsante Stampa convocazione ; ci apparirà questa schermata. A questo punto se preferiamo stampare una sola copia non intestata da fotocopiare selezioniamo Stampa una copia generica, se vogliamo invece stampare la convocazione già preintestata per tutti i soggetti convocati clicchiamo su Stampa intestata di tutte le copie. La stampa apparirà in anteprima su Word (o sul word processor impostato nel programma). Per stampare la distinta di spedizione delle raccomandate o la distinta consegna a mano cliccate sulla sezione Stampe e selezionate la stampa corrispondente. 75

76 Manuale di PIGC e Rent Manager Apertura dell assemblea e registrazione presenze Il giorno dell assemblea dobbiamo stampare anzitutto i partecipanti assemblea (cliccate sulla sezione Stampe). Questa stampa prevede i campi per la firma del presente e delegato e prevede anche un codice a barre per la registrazione rapida della presenza. Se non possedete un lettore di codici a barre potete anche attivare in alternativa la codifica numerica (Utilità/Configurazione/Codice a barre. Se le delibere da votare riguardano solo i proprietari allora verranno riportati nella stampa dei partecipanti assemblea solo i proprietari altrimenti proprietari ed inquilini se ci sono delibere che richiedono il voto del soggetto residente nell appartamento. Inseriamo i nomi del presidente e segretario tra i dati dell assemblea. Clicchiamo quindi sulla sezione Gestione presenze ed inseriamo quindi le presenze. Per farlo possiamo: - fare un doppio click sul soggetto che risulta presente come riportato dal tabulato partecipanti assemblea stampato in precedente - oppure cliccare sulla casella Registrazione presenze tramite codice a barre e passare il lettore sul codice del soggetto presente o delegato riportato sul tabulato dei partecipanti assemblea. Nel riquadro in alto nella sezione apparirà in tempo reale la situazione delle presenze e validità assemblea dopo ogni inserimento ed in funzione della tabella millesimale selezionata. 76

77 Votazione punti all ordine del giorno Iniziamo la votazione dei punti all ordine del giorno. A seconda delle circostanze, questo può avvenire: - per alzata di mano - utilizzando un tabulato di votazioni generale stampabile dalla sezione Stampe e relativo alla delibera in questione; - utilizzando una scheda votazioni stampabile dalla sezione Stampe e relativa alla delibera in questione. La registrazione della votazione può essere effettuata manualmente facendo un doppio click sul soggetto oppure automaticamente con il codice a barre cliccando nella casella Registrazione votazioni tramite codice a barre e passando il lettore sul bar code stampato sul tabulato o sulla scheda votazioni. Nella parte superiore della sezione Gestione votazioni viene riportato in tempo reale la situazione delle votazioni e se il punto è approvato o meno. L approvazione della delibera viene fatta in base al quorum specificato per il punto in questione nella sezione Punti all ordine del giorno. Se il punto approvato riguarda dei lavori o interventi si consiglia di cliccare sul pulsante Scadenzario in modo da collegarlo immediatamente allo scadenzario interventi Termine assemblea, redazione e spedizione verbale Terminata l assemblea, inseriamo l ora di chiusura tra i dati della convocazione. Clicchiamo quindi su Crea/Vedi il verbale per redarre il verbale. Il documento contenente il verbale verrà redatto in base al modello di documento previsto, 77

78 Manuale di PIGC e Rent Manager fate le eventuali modifiche necessarie (ricordate che i punti all ordine del giorno, le presenze, le votazioni delle delibere verranno inserite automaticamente dal programma in fase di stampa e quindi non devono essere inseriti a mano). Salvate il verbale e chiudete Word. Per stampare il verbale cliccate quindi su Stampa verbale Campi di stampa unione I campi di stampa unione sono i campi che verranno sostituiti con i dati della convocazione e del verbale in fase di stampa. Questi campi sono spostabili a piacimento dell utente nel modello di convocazione/verbale. L elenco dei campi utilizzabili è riportato nella sezione Campi di stampa unione della convocazione di assemblea. 78

79 4 Funzionalità avanzate 4.1 Ripartizione spese tra condomini, inquilini, comproprietari Ripartizione spese tra condomini ed inquilini Il programma prevede diverse modalità di addebito delle spese tra proprietario ed inquilino in modo da poter gestire le situazioni più diverse. Le modalità di addebito si impostano entrando nella scheda anagrafica dell unità immobiliare chiamando Inserimenti/Anagrafico condomini/anagrafico condomini, selezionando l unità imm.re interessata e cliccando su Riparto Cond/Inq/Compr. Nel caso si debba impostare lo stesso criterio per molte unità imm.ri è anche possibile utilizzare l opzione rapida Inserimenti/Anagrafico condomini/imposta criteri Rip.ne Proprietario/Inquilino. Nella scheda anagrafica sono previste 4 modalità di addebito: 1) Addebitare una intera gestione al condomino; 2) Addebitare una intera gestione all inquilino; 3) Addebitare in una gestione alcune spese al condomino, altre all inquilino, altre ancora in percentuale tra i due specificando le percentuali di suddivisione in bilancio; per impostare la percentuale bisogna entrare in ciscun conto di spesa del bilancio ed impostare su %Cond la percentuale di spesa spettante al condomino, per differenza la procedura ottiene la percentuale spettante all inquilino. Poiché il programma utilizzerà le percentuali specificate in bilancio per tutte le unità imm.ri per le quali si è scelto questo criterio, si potrà utilizzare questa opzione solo per quelle unità imm.ri per le quali si richiedono identiche percentuali. Se impostate le percentuali relative al preventivo, se il consuntivo non è stato ancora creato, all atto della creazione verrà automaticamente impostato con le percentuali specificate nel preventivo. 4) Addebitare in una gestione alcune spese al condomino, altre all inquilino, altre ancora in percentuale tra i due specificando percentuali specifiche per questa unità immobiliare; per impostare la percentuale cliccare sul pulsante Vedi %bilancio preventivo oppure Vedi % Bilancio consuntivo a seconda che si debbano impostare le percentuali del preventivo o del consuntivo. Se impostate le percentuali relative al preventivo, se il consuntivo non è stato ancora creato, all atto della creazione verrà automaticamente impostato con le percentuali specificate nel preventivo. 79

80 Manuale di PIGC e Rent Manager Ripartizione spese tra comproprietari Il programma prevede la ripartizione delle spese tra comproprietari in funzione delle percentuali di comproprietà specificate nella sezione Comproprietari dell anagrafico dei condomini. In questo modo è possibile gestire contabilità separate per ogni comproprietario. Per attivare la ripartizione spese tra comproprietari è necessario oltre ad aver inserito i comproprietari e la percentuale di comproprietà, attivare la ripartizione per la gestione interessata nella sezione Riparto Cond/inq/Compr. PREVENTIVO Per quanto riguarda le spese di preventivo, una volta attivata la ripartizione, si avranno in automatico sia la rata relativa all unità immobiliare nel suo complesso, sia le rate dei singoli comproprietari calcolate sul valore della rata dell unità immobiliare in funzione della percentuale di comproprietà. Il saldo di inizio gestione travasato dalla gestione precedente o inserito in Inserimenti/saldi iniziali condominio viene gestito a livello di unità immobiliare e automaticamente suddiviso ad inizio gestione in base alle percentuali di comproprietà in modo da avere un saldo per ciascun comproprietario. Effettuando richieste di pagamento a mezzo ricevute, bollettini, Mav, ecc, verranno emesse richieste di pagamento SOLO per ciascun comproprietario; richiamando la funzione Inserimenti/Pagamenti manuali si potrà avere sia la situazione dei pagamenti dell unità immobiliare nel suo complesso (per avere una visione d insieme), sia la situazione per comproprietario e si potranno registrare i versamenti del singolo comproprietario. La stampa dei solleciti di pagamento avverrà direttamente ai singoli comproprietari morosi e nelle stampa di controllo morosità sarà invece evidenziata sia la situazione dell unità immobiliare sia quella dei singoli comproprietari. CONSUNTIVO Per quanto riguarda le spese di consuntivo, si avranno in automatico il totale spese a consuntivo di ogni singolo comproprietario calcolato sul totale spese dell unità immobiliare in funzione della percentuale di comproprietà. Per ciascun comproprietario il programma calcolerà il saldo di fine gestione dato dal totale spese di spettanza del comproprietario + il saldo di inizio gestione del 80

81 comproprietario il saldo di inizio gestione pagato dal comproprietario le rata pagate dal comproprietario. Sulla ripartizione del consuntivo viene riportata la situazione complessiva dell unità immobiliare ed il dettaglio di ciascun comproprietario. 4.2 Ripartizioni a singole scale, in percentuale ed altre ripartizioni particolari Spese da addebitare a singole o gruppi di scale Il programma permette di addebitare facilmente una spesa ad una singola scala o a gruppi di scale. Per utilizzare questa possibilità è necessario specificare in fase di inserimento di un conto di spesa come addebito SCALE invece di CONDOMINIO. Nome del conto Tipo % Condom Addebito Importo Indicare SCALE invece di CONDOMINIO e selezionare dopo aver inserito l importo i nomi delle scale alle quali addebitare la spesa Spese da addebitare in modo millesimale a gruppi di condomini Se la spesa da addebitare non riguarda scale o gruppi di scale ma gruppi di condomini (Ad. esempio: ripartizione spese legali), abbiamo 2 alternative: 1 Andare nelle spese individuali in bilancio, premere il pulsante Nuova e fare un addebito per più soggetti selezionando i condomini che partecipano a questa spesa e specificare la tabella millesimale da utilizzare per l addebito e l importo. 2 In alternativa fare creare una tabella apposita dal programma ed utilizzarla per ripartire questa spesa ( la tabella può essere creata in modo automatico dal programma): 81

82 Manuale di PIGC e Rent Manager Chiamare Inserimenti/Tabelle millesimali e personali Premere il pulsante Duplica selezionando i condomini che partecipano a questa spesa, la tabella di origine (da dove prendere i millesimi) e la tabella destinazione (una tabella vuota da utilizzare per ripartire questa spesa). In bilancio creare un gruppo di spesa che si appoggia a questa nuova tabella Spese da addebitare in parti uguali a gruppi di condomini Se la spesa da addebitare non riguarda scale o gruppi di scale ma gruppi di condomini (Ad. esempio: ripartizione spese legali), abbiamo 2 alternative: 1 Andare nelle spese individuali in bilancio, premere il pulsante Nuova e fare un addebito per più soggetti selezionando i condomini che partecipano a questa spesa, selezionare Uguali per l addebito e l importo. 2 In alternativa fare creare una tabella apposita dal programma ed utilizzarla per ripartire questa spesa ( la tabella può essere creata in modo automatico dal programma): Chiamare Inserimenti/Tabelle millesimali e personali Dopo aver selezionato una tabella vuota, premere il pulsante Uguali selezionando i condomini che partecipano a questa spesa In bilancio creare un gruppo di spesa che si appoggia a questa nuova tabella Fattura da suddividere in percentuale tra più tabelle Il programma di gestione di condominio prevede la suddivisione automatica delle spese che debbono essere divise percentualmente tra più tabelle millesimali. Per attivare questa possibilità è necessario anzitutto inserire nel piano dei conti del bilancio consuntivo i conti di spesa con le relative percentuali (da inserire nella descrizione) relativi alla spesa che dovrà essere suddivisa. Esempio: le fatture relative all ENEL dovranno essere suddivise un 40% a carico del condominio, il 35% a carico delle scale ed il rimanente 25% come forza motrice. Il piano dei conti dovrà essere così strutturato: SPESE GENERALI (Tabella A) Compenso amministratore Assicurazione 82

83 ENEL 40% SPESE DI SCALA (Tabella B) Pulizia ENEL scale 35% SPESE ASCENSORE (Tabella C) ENEL forza motrice 25% Fatta questa operazione preliminare, al ricevimento di una fattura dell ENEL, entrare in bilancio consuntivo e cliccare su RIPARTIZIONE PERCENTUALE; alla richiesta di DENOMINAZIONE CONTO, digitare la parte iniziale del conto che è comune a tutti i conti di spesa da suddividere (in questo caso ENEL), inserire la descrizione della spesa (Ad.es. ENEL PRIMO TRIMESTRE) e gli altri dati richiesti; a questo punto l importo della fattura sarà automaticamente suddiviso sui conti di spesa specificati nel bilancio Spese da addebitare per una parte in base a consumi in metri cubi ed una parte in base ad una tabella millesimale E il caso ad esempio di una fattura di consumo GAS da addebitare per una parte sull acqua calda in base ai metri cubi consumati ed un prezzo a metro cubo e il restante in base ad una tabella millesimale 1) Dobbiamo quindi creare una tabella con i consumi in mc delle singole unità immobiliari. Per fare questo possiamo procedere in 2 modi: Soluzione 1: possiamo creare una tabella ed inserirci direttamente il consumo. Per fare questo dobbiamo andare in Inserimenti/Tabelle millesimali e personali ed aggiungiamo una nuova tabella ed i relativi mc consumati da ciascuna unità immobiliare. Soluzione 2: possiamo inserire le letture a fare generare al programma una tabella contenente i consumi calcolati sulle letture; il vantaggio in questo caso 83

84 Manuale di PIGC e Rent Manager è il fatto di gestire un archivio di letture con la possibilità quindi di fornire informazioni analitiche al condominio ed anche di stampare tabulati di lettura (Stampe/ripartizione bollette acqua/tabulato letture) comodi per la trascrizione delle letture. Per inserire le letture impostiamo anzitutto in Utilità/Configurazione/Modalità riparto bollette il criterio Generico. Fatto questo, chiamiamo Inserimenti/ripartizione bollette acqua/inserimento bollette ed inseriamo i dati della bolletta e le letture (se esistono bollette precedenti inserite il programma potrà riprendere automaticamente le letture precedenti). Fatto questo utilizzando la funzione Inserimenti/Ripartizione bollette acqua/crea tabella di consumi, il programma creerà una tabella di mc consumati. 2) Andiamo quindi su un gruppo di spese personali in bilancio o lo creiamo se server (Es. spese acqua ), clicchiamo su Nuova e facciamo due addebiti a più soggetti. Nel primo addebito facciamo ripartire la prima parte della fattura appoggiandoci alla tabella di consumi creata e nel secondo addebito ripartiamo la seconda parte della fattura in base alla tabella millesimale che ci interessa. 4.3 Ripartizione bollette a consumo (acqua, gas ecc.) Ripartizione bollette in base al consumo Il programma prevede diversi criteri per la ripartizione in di fatture in base al consumo di contatori, i principali sono: CRITERIO GENERICO: con questo criterio la bolletta verrà ripartita in proporzione ai metri cubi consumati da ciascuna unità immobiliare. CRITERIO GENERICO PER FASCE: l importo da addebitare verrà calcolato moltiplicando i metri cubi consumati in ogni fascia di consumo per l importo a metro cubo stabilito per quella fascia. Il totale così calcolato verrà quindi adeguato all importo bolletta con una rettifica consumi calcolata in modo proporzionale al totale calcolato. CRITERIO GENERICO PER FASCE CON ESCLUSIONE UNITA SENZA MINIMI: come il criterio generico per fasce solamente verranno esclusi dalla ripartizione le unità immobiliari che non hanno un minimo impegnato. Il minimo impegnato è la quota di metri cubi che viene addebitata indipendentemente dal consumo. CRITERIO GENERICO PER FASCE CON UTILIZZO MINIMI IMPEGNATI COME FASCE: come il criterio generico per fasce solamente che verranno utilizzati come prima e seconda fascia i metri cubi impostati come minimo impegnato. CRITERIO HERA : da utilizzare nella maggior parte dei comuni dell Emilia- Romagna 84

85 ALTRI CRITERI SPECIFICI PER ALCUNE CITTA Tutti i criteri (escluso quello generico che divide semplicemente il totale bolletta in proporzione ai consumi) generano una rettifica consumi che è la differenza tra la bolletta ricevuta dal fornitore (Ente o Azienda) ed i conteggi fatti sulla base dei mc consumati e letti nei contatori a diffalco. Maggiore è la distanza temporale tra le letture fatte dal fornitore e quelle fatte dal condominio e maggiore sarà la rettifica consumi. La rettifica consumi viene calcolata prendendo l importo dato dalla differenza tra i 2 conteggi e distribuendolo in proporzione a quando addebitato ai singoli. Per esempio, se abbiamo ricevuto una bolletta di 1000 Euro, i conteggi in base alle letture effettuate ci danno un risultato di 1100 Euro (dovuto al fatto che le letture dei contatori sono avvenute un mese dopo quelle del fornitore che ci ha inviato la bolletta) avremo una rettifica consumi di -100 Euro. Ecco le modalità di calcolo adottate: TOT_BOLLETTA= (Importo bolletta)+(eventuali importi richiesti per effettuare i conteggi) TOT_UNITA=(Importo a carico dell unità immobiliare calcolato in base alle letture del suo contatore)+(eventuale importo richisto all unità per effettuare il conteggio) TOT_RIPARTITO= (Importo complessivo a carico delle unità immobiliari calcolato in base alle letture dei contatori)+ (Eventuale importo complessivo richiesto per effettuare i conteggi) L importo da addebitare a ciascuna unità immobiliare sarà dato da: TOT_FINALE= (TOT_BOLLETTA X TOT_UNITA) / TOT_RIPARTITO L importo della rettifica consumi sarà dato da TOT_FINALE TOT_UNITA OPERAZIONI DA EFFETTUARE PER RIPARTIRE UNA BOLLETTA IN BASE AL CONSUMO 1) SCELTA DELLA MODALITA DI RIPARTO: Scegliete il criterio in base alle indicazioni riportate sopra. Il criterio si imposta andando in utilità/configurazione/modalità riparto bollette. 85

86 Manuale di PIGC e Rent Manager 2) IMPOSTAZIONE DELLE FASCE SI impostano da Inserimenti/Ripartizione bollette/canoni e percentuali Se abbiamo scelto il criterio Generico (senza fasce) possiamo andare direttamente al punto 3. A) Se abbiamo utilizzato un comune specificato nell elenco della modalità riparto qui dobbiamo inserire solamente l importo per fascia specificando anche la tariffa canone depurazione acque e canone raccolta acque. La percentuale sui consumi per attribuzione canoni deve essere 100% mentre la quota fissa e le spese amministrative devono essere impostate in base alle abitudini di ciascun condominio. B) Se abbiamo utilizzato nella modalità riparto bollette un criterio generico per fasce dobbiamo inserire sia le tariffe che i mc per fascia; ma anche la tariffa canone depurazione acque e canone raccolta acque. La percentuale sui consumi per attribuzione canoni deve essere 100% mentre la quota fissa e le spese amministrative devono essere impostate in base alle abitudini di ciascun condominio 3) INSERIMENTO BOLLETTA E CONSUMI INDIVIDUALI Si impostano da Inserimenti/Ripartizione bollette/inserimento bollette. Si seleziona il condominio e si seleziona la prima riga vuota. Qui va inserito il TOTALE delle bollette dell acqua da addebitare in base ai consumi (solitamente quattro bollette l anno, 1 per ogni trimestre ), quindi i mq consumati e l importo totale delle bollette. Possiamo richiedere anche di riportare automaticamente le letture precedenti ed i minimi impegnati dalla bolletta precedente (se inserita). Clicchiamo su CONTINUA. Se stiamo utilizzando un criterio per fasce oppure di una città: cominciamo ad impostare i minimi impegnati (se ci sono) delle unità imm.ri; è possibile impostare una sola volta questi valori utilizzando il tasto IMPOSTA AUTOMATICAMENTE I MINIMI IMPEGNATI. Per ogni unità imm.rescriviamo la lettura precedente e la lettura attuale del contatore (si possono inserire fino a 3 contatori cnt per appartamento). Per passare all unità successiva è sufficiente cliccare sulle freccette. 86

87 4) STAMPA RIPARTO ACQUA Controlliamo ora se la ripartizione bolletta acqua è fatta in modo corretto. Stampe/Ripartizione bollette a consumo/trimestrale-annua oppure Visualizzazioni/Ripartizione bollette a consumo. MODALITA DI ADDEBITO DI UNA BOLLETTA RIPARTITA Per addebitare le spese ripartite occorre solamente entrare nel menu Inserimenti/Ripartizione bollette a consumo/addebito bollette. Selezioniamo la bolletta da addebitare, il condominio e la gestione e logicamente se l addebito deve essere fatto a preventivo o consuntivo. Modalità di addebito particolari: 1) Creazione tabella di consumi: utilizzabile con il criterio generico (senza fasce) se si desiderate creare in bilancio una tabella di metri cubi consumati ed utilizzare quella per ripartire la bolletta. 2) Creazione tabella di prodotti: crea una tabella per ripartire la bolletta che è costituita dal prodotto tra i metri cubi consumati ed una tabella millesimale selezionata Ripartizione in base alle persone La ripartizione delle spese dell acqua a persona è un sistema non prettamente corretto di suddivisione, ma, comunque, abbastanza diffuso laddove non vi siano installati dei contatori. Per giunta si vanno ad inserire dei valori fluttuanti all interno delle tabelle millesimali che di fatto raggruppano normalmente valori certi e statici. PIGC, lavorando in real time apporta tutte le modifiche in tempo reale. Ciò, se non predisponiamo bene il piano dei conti del preventivo e del consuntivo, può creare dei problemi; di seguito viene spiegato in maniera dettagliata la corretta impostazione del piano dei conti e delle tabelle utilizzate per la suddivisione della spesa acqua: Andiamo nel menù Inserimenti > Anagrafico Condominio, selezioniamo il Condominio e scegliamo la linguetta Tabelle presente nella maschera che ci troviamo di fronte; Creiamo una tabella inserendo il numero delle persone e nominiamola, per esempio Acqua 2004/05 P ; Creaiamo il piano dei conti Preventivo gestione 2005 e agganciamo il Gruppo di spesa dell acqua a questa tabella; 87

88 Manuale di PIGC e Rent Manager Andiamo in Inserimenti > Anagrafico Condomini > Duplicazione tabella e duplichiamo la tabella Acqua 2004/05 P nella prima tabella libera, nominandola, per esempio, Acqua 2005 C ; Creiamo il piano dei conti Consuntivo (viene copiato dal programma in automatico dal Preventivo) e andiamo ad agganciare il Gruppo di spesa dell acqua a questa nuova tabella; Facciamo le operazioni di cui sopra per ogni nuova gestione. In questo modo ogni preventivo e ogni consuntivo sarà agganciato alla tabella millesimale corrispondente all esercizio corretto; ovviamente se abbiamo già stampato il Preventivo e le Rate di una gestione, le modifiche che i Condomini chiederanno di apportare al numero delle persone, le faremo nella tabella millesimale corrispondente al Consuntivo in maniera tale che il riparto preventivo e le rate rimangano invariati. E importante rammentare che ogni esercizio deve avere due tabelle di spesa acqua, una agganciata al preventivo e una al consuntivo Ripartizione bollette con una percentuale in base al consumo ed una in base ai millesimi Il programma prevede la possibilità di ripartire in modo semplice una bollette in modo percentuale con una quota in base a dei consumi ed una quota in base a dei valori millesimali. Facciamo l esempio di dover ripartire una bolletta del gasolio per il 70% in base alle letture di un contatore o un conta-ore ed il restante 30% in base ad una tabella millesimale. Come procedere: 1) Attiviamo (se non lo abbiamo già fatto in precedenza) in Utilità/Configurazione/Modalità riparto bollette a consumo il criterio generico. 2) Chiamiamo Inserimenti/Ripartizione bollette a consumo/inserimento bolletta ed inseriamo i dati della bolletta e le letture. Nel caso sia presente una bolletta precedente sarà naturalmente possibile recuperare la lettura precedente attivando il flag Riporta le letture della bolletta precedente. 3) Terminato l inserimento della bollette chiamiamo Inserimenti/Ripartizione bollette a consumo/crea tabella di consumi in modo che venga creata una tabella contenente i consumi rilevati. 4) A questo punto creiamo in bilancio i conti per la suddivisione in percentuale; immaginiamo che il 30% debba essere ripartito in tabella di proprietà (TAB A), 88

89 aggiungiamo quindi nel gruppo di spesa PROPRIETA GENERALE il conto Gasolio 30% : PROPRIETA GENERALE (TAB A) Compenso amministratore Assicurazione.... Gasolio 30% Creiamo quindi un nuovo gruppo di spesa in bilancio denominato CONSUMI che si appoggia alla tabella di consumi precedentemente creata (H) ed inseriamoci dentro un conto denominato Gasolio 70%. CONSUMI (TAB H) Gasolio 70% Fatto questo, non ci rimane che prendere tutte le bollette da ripartire ed inserirle chiamando Inserimenti/Bilancio consuntivo/operazione in corso/ripartizione in percentuale. Specifichiamo Gasolio come conto da utilizzare per l addebito ed inseriamo l importo.la bolletta sarà così automaticamente ripartita. Vedi anche Ripartizione percentuale delle spese Ripartizione bollette Acquedotto Pugliese La ripartizione delle bollette dell acquedotto pugliese hanno alcune peculiarità: - le quattro bollette trimestrali vengono ripartite in base a dei consumi presunti generalmente utilizzando gli ultimi consumi rilevati e per ogni bolletta viene richiesto il pagamento. - a fine anno viene effettuata la lettura contatori, si effettua quindi il riparto effettivo con i consumi reali e si richiede il conguaglio ossia la differenza tra la spesa calcolata in base ai consumi effettivi e i pagamenti effettuati in base ai consumi presunti Si può procedere in questo modo: 1) Anzitutto impostare il criterio di riparto bolletta Generico per fasce in Utilità/configurazione/Ripartizione bollette 2) Quando arriva una bolletta si chiama Inserimenti/Bilancio preventivo e si crea una gestione Acqua x Trimestre xxxx. 89

90 Manuale di PIGC e Rent Manager 3) Occorre quindi andare in Inserimenti/Bollette a consumo/inserimento bolletta,si inseriscono i canoni (se non inseriti precedentemente) e la bolletta. Si inseriscono quindi i consumi presunti o se sono stati inseriti precedentemente in un altra bolletta, si importano automaticamente cliccando su Importa dati dalla seguente bolletta. Si procede quindi ad addebitare il riparto di questa bolletta nel bilancio preventivo della gestione acqua che abbiamo creato al punto 1. Per farlo basta chiamare Inserimenti/Bollette a consumo/addebito bolletta. 4) A questo punto possiamo stampare la richiesta di pagamento per questa gestione acqua. L incasso dovrà essere contabilizzato nella stessa gestione. 5) Ripetere i punti 2,3 e 4 per ogni bolletta ricevuta 6) A fine anno quando dobbiamo effettuare le letture definitive, creiamo una gestione solo a consuntivo chiamando Inserimenti/Bilancio consuntivo denominandola Acqua conguaglio anno xxxx ; andiamo quindi in Inserimenti/Bollette a consumo/inserimento bolletta ed inseriamo la bolletta totale annuale e le letture effettuate. Addebitiamo quindi la bolletta a consuntivo nella gestione Acqua conguaglio anno xxxx. Suggeriamo comunque di creare questa gestione Acqua conguaglio anno xxxx fin dall inizio in modo da contabilizzare in bilancio consuntivo le bollette pagate in modo da avere la contabilità di cassa aggiornata. La contabilizzazione può essere fatta in un conto qualunque che si appoggia magari alla tabella di proprietà; a fine anno quando effettueremo l addebito individuale dei consumi storneremo questo importo con una registrazione di segno negativo pari al totale delle 4 bollette. 7) Importiamo i pagamenti effettuati dai condomini nelle gestioni trimestrali chiamando Utilità/Travaso di gestione/travaso cumulativo e selezionando tutte e 4 le gestioni trimestrali. 8) Possiamo a questo punto stampare il bilancio ed il riparto della gestione Acqua conguaglio anno xxxx e richiedere il pagamento del saldo finale che è dato dalla spesa addebitata in base ai consumi reali detratto il saldo iniziale a credito dato dai pagamenti effettuati trimestralmente dai condomini Ripartizione bollette città di Palermo La ripartizione delle bollette nella città di Palermo ha alcune peculiarità, in particolare può risultare necessario impostare i metri cubi delle fasce agevolata e base in modo personalizzato per singola unità immobiliare ed anche variabili da bolletta a bolletta. Per gestire questa casistica è sufficiente impostare in Utilità/Configurazione/Gestione bollette a consumo il criterio Generico per fasce con utilizzo minimi impegnati come fasce ed impostare quindi quando si inserisce la bolletta i valori di minimo impegnato che verranno utilizzati appunto come scaglioni per la fascia agevolata e la base (verranno utilizzati solo ai fini del calcolo dello scaglione della fascia e non come impegno minimo da addebitare). L impostazione dei minimi può essere fatto manualmente soggetto per soggetto, automaticamente cliccando su Imposta automaticamente i minimi impegnati oppure ancora riportandoli automaticamente da una precedente bolletta. 90

91 4.3.6 Ripartizione bollette Hera La ripartizione delle bollette dell Hera (Bologna e gran parte dell Emilia-Romagna) sono caratterizzate dal fatto che le fasce di consumo sono in funzione del nucleo abitativo. Sono in pratica previste fasce differenziate per appartamenti occupati da 1 ad 8 soggetti. Per gestire questo tipo di ripartizione operare in questo modo: - Attivare in Utilità/Configurazione/Ripartizione bollette acqua il criterio Hera (se non precedentemente già attivato) - Creare nel condominio una tabella di persone (se non precedentemente già fatto) nella quale inserire per ciascun appartamento il numero di componenti il nucleo abitativo (da 1 a max 8). Se l appartamento è vuoto va comunque inserito 1 che è il minimo addebitato da Hera. - Inserire quindi la bolletta, i consumi e le tariffe (se non precedentemente già fatto) - Procedere con la stampa del riparto bollette o dell addebito bollette in bilancio. In queste fasi verrà richiesto comunque di selezionare la tabella di persone da utilizzare. Le fasce di consumi sono già preinserite nel programma di condominio e periodicamente aggiornate Ripartizione bollette Livorno La ripartizione delle bollette di Livorno è caratterizzata dalla presenza di fasce differenziate per tipologia abitativa (Residenti, Non residenti, Commerciali). Per gestire questo tipo di ripartizione operare in questo modo: - Selezionare Inserimenti/Ripartizione bollette a consumo/inserimento bollette e canoni ed attivare in Canoni predefiniti il criterio Livorno (se non precedentemente già attivato). Inserire anche i canoni. Non è necessario invece indicare i metri cubi per fascia. - Inserire quindi la bolletta dalla sezione Dati bolletta indicando i consumi e la tipologia abitativa (scorrere il browser sulla destra). Non è necessario specificare dei minimi impegnati. - Terminato l inserimento è immediatamente possibile stampare il riparto della bolletta o addebitare le quote ripartite in bilancio. Le fasce attualmente predefinite nel programma sono: - Per i residenti: 80,70,50 e 22,71 euro di nolo - Per i commerciali: 100, 200 e 22,71 di nolo - Per i non residenti: 40,110,50 e 56,77 di nolo 91

92 Manuale di PIGC e Rent Manager 4.4 Gestione della fiscalità (770/Unico/Certificazione compensi, F24, dichiarazioni 36/41/50/55%, studio di settore) Tipologie di fornitori Il programma gestisce in modo automatico le stampe fiscali (UNICO, 770, Certificazione compensi ); per effettuare la gestione fiscale è necessario impostare esattamente le caratteristiche fiscali di ciascun fornitore. Sono previste 2 figure di fornitori: 1) FORNITORI NON SOGGETTI A RITENUTA ALLA FONTE (DITTE): la gestione di questi fornitori è molto semplice poiché è sufficiente quando si inserisce una spesa in bilancio, specificare che si tratta di una fattura e il relativo fornitore. 2) FORNITORI SOGGETTI A RITENUTA ALLA FONTE (PROFESSIONISTI E DITTE SOGGETTE ALLA RITENUTA DEL 4%): quando si inserisce una spesa e si specifica che si tratta di una fattura, se il fornitore è soggetto a ritenuta alla fonte apparirà automaticamente una finestra con i dati relativi alla ritenuta d acconto e altri dati fiscali calcolati automaticamente in funzione delle caratteristiche fiscali del fornitore. Per quanto riguarda le ditte soggette alla ritenuta del 4%, suggeriamo di consultare la circolare dell Agenzia Entrate numero 7/E del 7 Febbraio 2007 che spiega a quali casistiche applicare la ritenuta. Una copia di questa circolare è disponibile nel menu Stampe/Modello UNICO, 770 e Certificazioni. Per le ditte soggette alla ritenuta del 4% può presentarsi anche il caso in cui ci siano alcune fatture soggette al 4% ed altre non soggette a seconda del tipo di lavoro svolto. In questo caso per la ditta in questione verranno riportate nel 770 le fatture assoggettate al 4% e nel modello Unico AC quelle non soggette a ritenuta. Al momento dell inserimento di una fattura per un fornitore per il quale è stato specificato che è soggetto a ritenuta al 4% nei suoi dati fiscali, il programma proporrà automaticamente lo scorporo della ritenuta; nel caso in cui per la fattura in questione non sia da applicare la ritenuta sarà sufficiente premere il pulsante Annulla e non effettuare lo scorporo. Le fatture relative a fornitori soggetti a ritenuta d acconto addebitate nelle spese personali, devono essere inserite ai fini fiscali anche tra le fatture non ripartite cliccando sull opzione Inserimento fatture da non ripartire in bilancio consuntivo. Le fatture non ripartite non hanno nessuna influenza sulla contabilità di condominio, sulla cassa o sui conti correnti di condominio ma sono utilizzate solo ai fini fiscali Calcolo del compenso e della ritenuta Quando si inserisce il pagamento di una fattura, il programma verificherà immediatamente se il fornitore è soggetto o meno a ritenuta d acconto. 92

93 Nel caso sia soggetto a ritenuta d acconto scorporerà immediatamente il compenso e la ritenuta e visualizzerà i dati elaborati. Verificate l esattezza dei valori proposti, potrebbero esserci infatti inesattezze in caso di fatture particolarmente complesse che contengono voci esenti come per esempio quelle degli avvocati oppure differenti aliquote IVA. In questi casi inserire i diversi imponibili IVA e le eventuali spese esenti e premere il pulsante Ricalcola per ricalcolare lo scorporo. Specificare se le ritenute sono state già versate o meno e fare click su Effettua lo scorporo delle ritenute. Verranno create due registrazioni, una contente il compenso e un altra contente la ritenuta. Se al momento dello scorporo avete indicato che le ritenute sono state già versate, la registrazione della ritenuta risulterà pagata altrimenti (come in questo esempio) risulterà da pagare ( POSTICIPATA ) e verrà immediatamente collegata allo scadenzario F24 da pagare. Richiamando la registrazione che contiene il compenso avremo: nella sezione Dati contabili della spesa inerente la contabilità di 93

94 Manuale di PIGC e Rent Manager condominio, i dati relativi all importo pagato. nella sezione Dati fiscali inerente la contabilità fiscale, i dati relativi al compenso che verranno riportati nel 770 quadro AU. Le informazioni fiscali contenute in questa sezione sono: a) Ammontare lordo corrisposto (*) b) Somme non soggette a ritenuta c) Altre somme non soggette a ritenuta d) Imponibile soggetto a ritenuta e) Importo ritenute operate f) Ritenute non operate a seguito di venti eccezionali g) Ritenute previdenziali (*) il contributo integrativo del 2% destinato alle Casse professionali non fa parte del compenso e quindi non rientra in questa voce. Richiamando la registrazione della ritenuta d acconto avremo invece: nella sezione Dati contabili della spesa inerente la contabilità di condominio, i dati relativi all importo della ritenuta da pagare. Questa registrazione viene automaticamente collegata allo scadenzario fatture e ritenute da pagare richiamabile da Visualizzazione/Scadenzario/ Fatture e ritenute da pagare oppure cliccando sull icona. 94

95 nella sezione Dati fiscali e F24 inerente la contabilità fiscale, i dati relativi alla ritenuta d acconto che verranno riportati nel 770 quadro ST quando questa verrà pagata. Questa registrazione viene automaticamente collegata allo scadenzario F24 da pagare richiamabile da Visualizzazione/ Scadenzario/ Fatture e ritenute da pagare oppure cliccando sull icona. Le informazioni fiscali contenute in questa sezione sono: b) Periodo di riferimento (verrà riportato nel 770/ST al punto 1): si tratta del periodo fiscale nel quale la ritenuta verrà considerata (mese ed anno di riferimento); questo dato si basa sulla data di registrazione della ritenuta d acconto. Nel caso ad esempio di una ritenuta che ha una data di registrazione del 12 Dicembre 2003 ed una di pagamento del 7 Gennaio 2004, la ritenuta verrà quindi inserita nel Mod.770 del c) Ritenute operate (verrà riportato nel 770/ST al punto 2): si tratta della ritenuta d acconto operata con codice 1040 d) Importo versato (verrà riportato al netto di eventuali sanzioni nel 770/ST al punto 5): l importo del versamento della ritenuta più eventuali sanzioni ed interessi. e) Interessi (verrà riportato nel 770/ST al punto 6) f) Note (verrà riportato nel 770/ST al punto 7) g) Eventi eccezionali (verrà riportato nel 770/ST al punto 8) h) Tesoreria (verrà riportato nel 770/ST al punto 10) i) Sanzioni per tardato pagamento (cod.8906) j) Data di versamento (verrà riportata nel 770/ST al punto 12): è la data di pagamento della ritenuta Compensazione ritenute per pagamenti in eccesso con recupero del credito l anno successivo 95

96 Manuale di PIGC e Rent Manager Nel caso in cui una ritenuta venga pagata due volte oppure si debba effettuare una nota di credito di una fattura soggetta a ritenuta. In questo esempio abbiamo una fattura di 100 Euro (83.33 Euro di compenso e Euro di ritenuta) relativa al compenso dell amministratore che è stata erroneamente contabilizzata due volte e per la quale la ritenuta è stata pagata due volte. Ci troviamo infatti sulle registrazioni del conto di spesa un doppio pagamento per il compenso e per la ritenuta FASE 1 STORNO PAGAMENTO IN ECCESSO Procediamo al recupero degli importi pagati in eccesso. Per fare questo dobbiamo semplicemente inserire una nuova fattura di storno -100 Euro ed effettuare lo scorporo della ritenuta che stornerà automaticamente le registrazioni 3 e 4. Quando inseriamo la registrazione è importante indicare come data di registrazione/pagamento/docu mento la stessa indicata nella registrazione da stornare. In questo modo con la registrazione n.5 recuperiamo immediatamente l importo del 96

97 compenso di 83,33 Euro e comunichiamo con la registrazione n.6 ai fini fiscali che dobbiamo recuperare 16,67 Euro di ritenute. Se invece di fare lo scorporo automaticamente al programma, decidiamo di inserire i valori manualmente, ricordiamo di inserire i valori con segno negativo sia tra i dati della fattura/documento sia nella sezione dei dati fiscali e di indicare la ritenuta stornata come POSTICIPATA in quanto potremo recuperarla solo dopo la dichiarazione per l anno 2009, non ora. FASE 2 DICHIARAZIONE PAGAMENTO IN ECCESSO Procediamo ad effettuare il per l anno Sarà evidenziato nel quadro SX che c è stato un pagamento in eccesso durante l anno 2009 per il quale richiediamo di effettuare la compensazione. FASE 3 RECUPERO PAGAMENTO IN ECCESSO SUL MOD. F24 DOPO AVERLO DICHIARATO Dopo aver comunicato all Agenzia Entrate con il per l anno 2009 il versamento in eccesso e la necessità di utilizzare quel credito in compensazione, possiamo procedere a 97

98 Manuale di PIGC e Rent Manager recuperare il credito tramite F24 tramite codice A seconda della durata della gestione, questa operazione può essere fatta direttamente nella gestione nella quale si è verificato il doppio versamento oppure in una gestione successiva nella quale è stato effettuato il travaso dei dati dalla gestione precedente. In questo caso la registrazione inerente al credito la troveremo nei saldi iniziali della nuova gestione nella sezione Crediti e debiti verso terzi. Vedi immagine a destra. Ad ogni modo, indipendentemente dal fatto che il credito sia recuperato nella stessa gestione in cui si è generato oppure nella gestione successiva dove sono stati travasati i dati della vecchia, il processo di recupero verrà in ogni caso gestito automaticamente dal programma di gestione condominio semplicemente cliccando sul pulsante F24 della barra dei bottoni. In questo modo il modello F24 generato sarà decurtato dell importo di 16,67 Euro e se abbiamo attivato il flag di pagamento automatico ritenuta, la registrazione in questione passerà da POSTICIPATA a pagata con il conto corrente indicato. Nel caso quindi si stia operando direttamente nella gestione in cui il credito si è generato avremo la registrazione n.6 come pagata. Nel caso in cui invece si stia operando su una gestione successiva, il credito risulterà azzerato nei saldi iniziali e risulterà nella sezione Pagamento debiti/riscossione crediti di gestioni precedenti l utilizzo del credito. 98

99 L importo del credito utilizzato dovrà essere indicato anche nelle ritenute sulle quali è stato detratto. Questa operazione si effettua entrando nella sezione Dati fiscali ed F24 ed indicando il valore del credito utilizzato nel campo 4- Importi utilizzati a scomputo. FASE 4 DICHIARAZIONE RECUPERO EFFETTUATO Sul per l anno 2010 il programma automaticament e evidenzierà l utilizzo del credito Compensazione ritenute per pagamenti in eccesso con recupero del credito nel successivo modello F24 Questa operazione è alternativa a quella del recupero del credito l anno successivo e permette di recuperare immediatamente nel successivo F24 il pagamento effettuato in eccesso. Esempio su come recuperare il credito derivante da una ritenuta pagata due volte: 1) Nel mese di Gennaio registriamo due volte il pagamento del compenso amministratore di 100 euro. La prima registrazione la facciamo il 18/07 e la seconda il 19/07. Nel mese viene pagato un F24 comprensivo di entrambe le ritenute (16,67+16,67=33.34) 2) Nel mese di Febbraio dovendo inserire il compenso di Febbraio ci accorgiamo dell errore e decidiamo di compensare il maggiore pagamento dell F24 di Gennaio 99

100 Manuale di PIGC e Rent Manager sulla ritenuta di Febbraio. Inseriamo quindi la fattura di Febbraio e facciamo il relativo scorporo. Entriamo quindi nei dati fiscali della ritenuta, azzeriamo l importo versato ed impostiamo come utilizzo di versamenti in eccesso in modo da pagare questa ritenuta utilizzando il pagamento in eccesso effettuato nella ritenuta pagata due volte in Gennaio. Richiamiamo inoltre la fattura pagata due volte in Gennaio azzerando i dati fiscali della fattura. Dal punto di vista fiscale è ora tutto ok. La compensazione sarà evidenziata sia sul quadro ST punto 5 sia sul quadro SX4 punto 5. Rimane da correggere solo l aspetto della contabilità condominiale, da quel punto di vista stiamo infatti addebitando ancora la fattura di Gennaio due volte. Abbiamo qui diverse soluzioni in funzione del tipo di fattura: 1) Possiamo semplicemente azzerare l importo della fattura e della ritenuta pagata la seconda volta in Gennaio 2) Possiamo impostare a zero la fattura e la ritenuta di Febbraio 3) Possiamo fare uno storno della fattura e della ritenuta di Gennaio 100

101 Nota Pur essendo consentita questa prassi è comunque sconsigliata dalla maggior parte dei commercialisti - che preferiscono infatti effettuare il recupero del credito l anno successivo - in quanto può facilmente dare origine ad accertamento da parte dell Agenzia delle Entrate Stampa modello Unico/AC La stampa di questo modello si trova in Stampe/Modello UNICO, 770 e Certificazioni. La stampa è disponibile su carta semplice e modulistica Buffetti. Caratteristiche di questo modello: 1) Nel modello sono riportate tutte le fatture pagate e non pagate inserite in bilancio, le fatture pagate tramite utilizzo di fondi spesa, le fatture inserite come spese personali (solo annualità 2007 e successive), tutte le fatture non ripartite pagate e non pagate (solo annualità precedenti la 2007). 2) Vengono inserite nel modello le movimentazioni che hanno una data del documento che rientra nell anno fiscale indicato. Il programma analizza tutte le gestioni anche quelle chiuse. 3) Sono esclusi i fornitori soggetti a ritenuta alla fonte. 4) Sono riportati solamente i fornitori che hanno un fatturato complessivo superiore a Euro 258,23. 5) Nel caso in cui non sia stato specificato il codice fiscale del fornitore nella scheda anagrafica viene riportato automaticamente sullo stampato il numero di partita IVA Stampa modello Unico/AC Dettaglio fatture La stampa di questo modello si trova in Stampe/Modello UNICO, 770 e Certificazioni. La stampa fornisce un tabulato analitico utile per verificare le singole fatture che confluiranno nel modello UNICO/AC. Caratteristiche di questo modello: 1) Nel modello sono riportate tutte le fatture pagate e non pagate inserite in bilancio, le fatture pagate tramite utilizzo di fondi spesa, le fatture inserite come spese personali (solo annualità 2007 e successive), tutte le fatture non ripartite pagate e non pagate (solo annualità precedenti la 2007). 2) Vengono inserite nel modello le movimentazioni che hanno una data del documento che rientra nell anno fiscale indicato. 3) Il programma analizza tutte le gestioni anche quelle chiuse. 4) Sono esclusi i fornitori soggetti a ritenuta alla fonte. 101

102 Manuale di PIGC e Rent Manager 5) E possibile riportare anche solo i fornitori che hanno un fatturato complessivo superiore a Euro 258, Stampa modello 770 Semplificato /AU La stampa di questo modello si trova in Stampe/Modello UNICO, 770 e Certificazioni. La stampa è disponibile su carta semplice o modulistica Buffetti. Caratteristiche di questo modello: 1) Nel modello sono riportate tutte le fatture pagate inserite in bilancio, le fatture pagate tramite utilizzo di fondi spesa, tutte le fatture non ripartite pagate, tutti i pagamenti di debiti di gestioni precedenti. 2) Vengono inserite nel modello le movimentazioni che hanno una data di pagamento che rientra nell anno fiscale indicato. 3) Il programma analizza tutte le gestioni anche quelle chiuse. 4) Sono riportati nel modello i soli fornitori soggetti a ritenuta alla fonte (professionisti). 5) Nel caso in cui non sia stato specificato il codice fiscale del fornitore nella scheda anagrafica viene riportato automaticamente sullo stampato il numero di partita IVA Stampa modello 770 Semplificato /AU La stampa di questo modello si trova in Stampe/Modello UNICO, 770 e Certificazioni. La stampa è disponibile su carta semplice o modulistica Buffetti. 1) Nel modello sono riportati gli importi delle ritenute versate con il periodo di registrazione (mese e anno) e la data del versamento. Vengono prese in considerazione solamente le registrazioni che hanno come tipologia RITENUTA e che sono state versate. 2) Vengono inserite nel modello le movimentazioni che hanno una data di registrazione (periodo di riferimento) che rientra nell anno fiscale indicato. Nel caso ad esempio di una ritenuta che ha una data di registrazione del 12 Dicembre 2003 ed una di pagamento del 7 Gennaio 2004, la ritenuta verrà quindi inserita nel Mod.770 del ) Il programma analizza tutte le gestioni anche quelle chiuse Stampa modello 770 Semplificato Dettaglio fatture La stampa di questo modello si trova in Stampe/Modello UNICO, 770 e Certificazioni. La stampa fornisce un tabulato analitico utile per verificare le singole fatture e ritenute che confluiranno nel modello 770. Caratteristiche di questo modello: 1) Per quanto riguarda le fatture, nel modello sono riportate tutte le fatture pagate inserite in bilancio, le fatture pagate tramite utilizzo di fondi spesa, tutte le fatture non ripartite pagate. Vengono inserite nel modello le movimentazioni che hanno una data di pagamento che rientra nell anno fiscale indicato. 102

103 2) Per quanto riguarda le ritenute d acconto sono riportate nel modello esclusivamente quelle pagate e che hanno una data di registrazione (periodo di riferimento) che rientra nell anno fiscale indicato. 3) Il programma analizza tutte le gestioni anche quelle chiuse. 4) Sono esclusi i fornitori non soggetti a ritenuta alla fonte Stampa dettaglio ritenute versate La stampa di questo modello si trova in Stampe/Modello UNICO, 770 e Certificazioni. La stampa fornisce un tabulato analitico utile per verificare le singole ritenute che confluiranno nel modello 770/ST. 1) Nel modello sono riportate tutte le ritenute versate. Vengono prese in considerazione solamente le registrazioni che hanno come tipologia RITENUTA e risultano pagate. 2) Vengono inserite nel modello le movimentazioni che hanno una data di registrazione (periodo di riferimento) che rientra nell anno fiscale indicato. 3) Il programma analizza tutte le gestioni anche quelle chiuse. 4) Sono esclusi i fornitori non soggetti a ritenuta alla fonte Invio telematico modello 770 ed Unico Il programma permette l invio telematico del modello 770 Semplifica e del Modello Unico AC tramite Entratel o FiscoOnLine. L invio telematico si trova in Stampe/Modello UNICO, 770 e Certificazioni. Per agevolarvi nella trasmissione telematica, abbiamo inserito i programmi dell Agenzia delle Entrate Entratel e FiscoOnLine direttamente sul ns. sito nella pagina degli aggiornamenti Stampa certificazione compensi La stampa di questo modello si trova in Stampe/Modello UNICO, 770 e Certificazioni. Nel modello sono riportate le stesse informazioni calcolate per il modello 770/AU con la possibilità però di stampare anche un prospetto di dettaglio che contiene tutte le fatture prese in considerazione. Il modello viene stampato in formato lettera intestata pronto per essere spedito in busta con finestra; è possibile stampare la certificazione per un singolo fornitore o anche per tutti i fornitori insieme Esempi sulla modalità di inserimento in bilancio di fatture tipiche 103

104 Manuale di PIGC e Rent Manager Caso 1. Fattura di un professionista soggetto IVA e con cassa professionale al 2% non soggetta a ritenuta d acconto. Compenso 1.000,00 Cassa professionale 2% 20, ,00 Imponibile Iva 20% 204, Totale fattura 1.224,00 Ritenuta d acconto (calcolata su 1.000,00) 200, Totale pagato 1.024,00 Il fornitore dovrà essere così inserito nella scheda Dati fiscali nell anagrafico dei fornitori. Quando si effettua la registrazione inserire il totale fattura (1.224,00) in bilancio; la procedura scorporerà automaticamente il compenso, l imponibile soggetto a ritenuta, la ritenuta d acconto e la cassa professionale. 770 AU Punto 19 Compenso lordo 1.000, AU Punto 20 Somme non soggette a ritenuta 0, AU Punto 22 Imponibile soggetto a ritenuta 1.000,00 200, AU Punto 23 Importo ritenute operate 770 AU Punto 25 Ritenute non operate a seguito di 0,00 eventi eccezionali Ritenute previdenziali 20,00 104

105 Caso 2. Fattura di un professionista soggetto IVA e con rivalsa INPS al 4% soggetta a ritenuta d acconto. Compenso 1.000,00 Rivalsa INPS 4% 40, Imponibile 1.040,00 Iva 20% 208, Totale fattura 1.248,00 Ritenuta d acconto (calcolata su 1.040,00) 208, Totale pagato 1.040,00 l fornitore dovrà essere così inserito nella scheda Dati fiscali nell anagrafico dei fornitori. Quando si effettua la registrazione inserire il totale fattura (1.248,00) in bilancio; la procedura scorporerà automaticamente il compenso, l imponibile soggetto a ritenuta, la ritenuta d acconto e la cassa professionale. 770 AU Punto 19 Compenso lordo 1.040, AU Punto 20 Somme non soggette a ritenuta 0, AU Punto 22 Imponibile soggetto a ritenuta 1.040,00 208, AU Punto 23 Importo ritenute operate 770 AU Punto 25 Ritenute non operate a seguito di 0,00 eventi eccezionali Ritenute previdenziali 40,00 105

106 Manuale di PIGC e Rent Manager Caso 3. Fattura di una ditta soggetta a ritenuta d acconto del 4% Compenso 1.000, Imponibile 1.000,00 Iva 20% 200, Totale fattura 1.200,00 Ritenuta d acconto (calcolata su 1.000,00) 40, Totale pagato 1.160,00 Il fornitore dovrà essere così inserito nella scheda Dati fiscali nell anagrafico dei fornitori. Quando si effettua la registrazione inserire il totale fattura (1.200,00) in bilancio; la procedura scorporerà automaticamente il compenso, l imponibile soggetto a ritenuta e la ritenuta d acconto. 770 AU Punto 19 Compenso lordo 1.000, AU Punto 20 Somme non soggette a ritenuta 0, AU Punto 22 Imponibile soggetto a ritenuta 1.000,00 40, AU Punto 23 Importo ritenute operate 770 AU Punto 25 Ritenute non operate a seguito di 0,00 eventi eccezionali Ritenute previdenziali 0,00 106

107 Caso 4. Fattura di una ditta soggetta a ritenuta d acconto del 4% e differenti aliquote IVA Compenso lavoro 1 (al 20% di IVA) 1.000,00 Componso lavoro 2 (al 10% di IVA) 500, Imponibile 20% 1.000,00 Imponibile 10% 500,00 Iva 20% 200,00 Iva 10% 50, Totale fattura 1.750,00 Ritenuta d acconto (calcolata su 1.500,00) 60, Totale pagato 1.810,00 Il fornitore dovrà essere così inserito nella scheda Dati fiscali nell anagrafico dei fornitori. Quando si effettua la registrazione inserire il totale fattura (1.750,00) in bilancio; la procedura scorporerà automaticamente il compenso, l imponibile soggetto a ritenuta e la ritenuta d acconto. Tuttavia il programma non può sapere a priori partendo dal totale della fattura che si sono differenti aliquote IVA, 107

108 Manuale di PIGC e Rent Manager per questo motivo lo scorporo sarà effettuato basandosi su un imponibile interamente al 20% di IVA Sarà necessario quindi indicare nelle modalità di calcolo dello scorporo gli imponibili IVA al 10 ed al 20%, quindi premere il tasto Ricalcola per ottenere lo scorporo corretto. 770 AU Punto 19 Compenso lordo 1.500, AU Punto 20 Somme non soggette a ritenuta 0, AU Punto 22 Imponibile soggetto a ritenuta 1.500,00 60, AU Punto 23 Importo ritenute operate 770 AU Punto 25 Ritenute non operate a seguito di 0,00 eventi eccezionali Ritenute previdenziali 0, Stampa o trasmissione telematica del modello F24 Il modello F24 può essere stampato o trasmesso cliccando sull icona F24 della taskbar oppure chiamando Stampe/Unico, 770 /F24. Il programma può riportare tutti gli F24 da pagare in tutti i condomini amministrati e permette anche la contestuale registrazione del pagamento della ritenuta nella contabilità di condominio. Sono disponibili anche le funzioni: - Stampe/Modello UNICO, 770 e Certificazioni/F24 cumulativo del condominio e pagamento automatico ritenute che riporta la situazione degli F24 da pagare nel solo condominio selezionato. - Stampe/Modello UNICO, 770 e Certificazioni/F24 generico che consente di stampare o trasmettere un modello F24 con dati inseriti manualmente dall utente. La stampa o la trasmissione telematica del modello F24 può anche essere effettuata direttamente dalla finestra dei Dati fiscali e F24 della ritenuta d acconto, in questo caso il modello F24 conterrà quella sola ritenuta d acconto. 108

109 Dichiarazioni 36/41/50% per la detrazione fiscale per le spese di ristrutturazione e le dichiarazioni 55% per il risparmio energetico Il programma gestisce automaticamente la fiscalità relativa alle detrazioni fiscali del 36/41/50% per le spese di ristrutturazione e del 55% per il risparmio energetico. Non è richiesta la creazione di una gestione lavori ad-hoc, possiamo avere nella stessa gestione spese detraibili ed altre non detraibili. E necessario indicare al momento di inserimento di una fattura se la spesa è rilevante ai fini della detrazione fiscale del 36/41/50/55%. Questo può essere fatto semplicemente attivando l apposito flag. In fase di stampa dichiarazioni il programma ricalcolerà automaticamente un bilancio fatto delle sole spese detraibili pagate effettuate nel periodo considerato (con data di pagamento inclusa nel periodo fiscale considerato). Verrà quindi calcolata la quota di spesa spettante alla singola unità immobiliare in base ai suoi millesimi di competenza e verificherà anche quanto effettivamente pagato dal soggetto. 109

110 Manuale di PIGC e Rent Manager Le stampe delle dichiarazioni per ristrutturazioni si trovano in Stampe/Dichiarazione 36/41/50% mentre quelle per il risparmio energetico in Stampe/Dichiarazione 55% e sono costituite da: - Dichiarazione. Si tratta della dichiarazione vera e propria da fornire al condomino e che riporta la quota di spese sulle quali calcolare la detrazione fiscale - Dettaglio conteggi. Si tratta di una stampa che evidenzia le modalità di calcolo adottate ed è utile soprattutto in caso di conteggi complessi con recuperi di spese non detratte nei periodi precedenti. - Distinta detrazioni. Si tratta di una stampa riepilogativa che genera un prospetto per tutte le unità immobiliari selezionate ed è utile per verificare i totali degli importi soggetti a detrazione. Suggeriamo di consultare anche la Circolare dell Agenzia Entrate 03/5727 che spiega le modalità di calcolo delle detrazioni fiscali per ristrutturazioni e le casistiche particolari. Una copia di questa circolare è disponibile nel menu Stampe/Dichiarazione 36/41/50% Studio di settore TK16U Il programma genera automaticamente i dati per la compilazione dello studio di settore TK16U. Per poter generare lo studio di settore in modo corretto è necessario che all inserimento del condominio ( Inserimenti/Anagrafico condominio ) venga indicata per ciascuna scala o raggruppamento la tipologia delle unità immobiliari che la compongono. Questi dati si inseriscono al momento di inserire la scala o anche successivamente entrando nella sezione Studio di settore TK16U. Nel caso una scala contenga differenti tipologie, è possibile indicare la tipologia anche a livello di singola unità immobiliare chiamando Inserimenti/Anagrafico condomini/anagrafico condomini ed andando nella scheda Dati catastali del soggetto in questione. 110

111 Fare inoltre attenzione alla data di inizio e fine incarico (se presente) inserita nell anagrafica del condominio nella sezione Dati amministratori perché lo studio di settore escluderà i condomini lasciati prima dell anno fiscale considerato e acquisiti dopo l anno fiscale considerato. Il programma genererà quindi in modo completamente automatico lo studio di settore chiamando Stampe/Modello UNICO, 770 e Certificazioni/Studio di settore TK16U 4.5 Gestione dei subentri Il programma di gestione condominio prevede una sofisticata gestione dei subentri su base preventiva e consuntiva che permette di utilizzare diverse modalità di calcolo per soddisfare qualunque esigenza. Attualmente prevediamo 3 modalità di calcolo: 1) In base ai giorni di permanenza: questo criterio effettua i calcoli in base ai giorni di permanenza nella gestione dei singoli soggetti. E anche prevista la possibilità di applicare periodi di pertinenza a livello di singolo conto di spesa per le spese che riguardano solo alcuni periodi dell anno. Il criterio in base ai giorni di permanenza è quello predefinito e viene utilizzato comunque per il calcolo in base alle spese di preventivo. 2) In base alle spese pagate (criterio di cassa): questo criterio effettua i calcoli considerando le spese che sono state pagate nel periodo di permanenza del soggetto. 3) In base alle spese sostenute (criterio di competenza): questo criterio effettua i calcoli considerando le spese che sono state sostenute (e quindi anche le spese registrate ma ancora non pagate) nel periodo di permanenza del soggetto. La gestione subentri contente di stampare prospetti con conteggi dettagliati per condomini ed inquilini subentrati, gestire i periodi di appartamento sfitto durante la gestione per gli inquilini, riportare i dettagli dei conteggi direttamente sul riparto generale. INDICE CONFIGURAZIONE GESTIONE SUBENTRI - IMPOSTAZIONI INIZIALI DEI SUBENTRI - IMPOSTAZIONE PERIODI DI PERTINENZA (necessario solo se si utilizza il criterio in base ai giorni) 111

112 Manuale di PIGC e Rent Manager MODALITA DI CALCOLO ADOTTATE - MODALITA DI ATTRIBUZIONE SPESE E VERSAMENTI CASI PRATICI - CASO 1 - CONDOMINO CHE SUBENTRA AD UN ALTRO CONDOMINO - CASO 2 - INQUILINO CHE SUBENTRA AD UN ALTRO - CASO 3 - INQUILINO CHE ENTRA IN UN APPARTAMENTO SFITTO DURANTE LA GESTIONE - CASO 4 - INQUILINO CHE VA VIA, L APPARTAMENTO RIMANE SFITTO, ENTRA UN ALTRO INQUILINO Impostazioni iniziali per i subentri La gestione subentri è in automatico disattivata, per attivarla chiamare Utilità/Configurazione/Gestione subentri. Apparirà questa schermata. Leggere i suggerimenti forniti prima di procedere al settaggio, sarà comunque possibile modificare le impostazioni in qualunque momento. 112

113 IMPOSTAZIONE PERIODI DI PERTINENZA (necessario solo se si utilizza il criterio in base ai giorni) La gestione subentri in sintesi suddivide le spese di competenza di una unità immobiliare in funzione dei giorni di presenza del soggetto. In pratica la quota di competenza di un soggetto sarà data da: Spesa di competenza dell unità immobiliare diviso giorni di durata della gestione moltiplicato numero di giorni di presenza del soggetto Ci possono essere però delle spese per acquisto di prodotti e servizi che riguardano solo alcuni periodi dell anno e che quindi non possono essere suddivise su tutti i giorni di gestione (è il caso per esempio degli amministratori che gestiscono le spese di riscaldamento insieme alle spese di condominio in un unica gestione). E importante indicare per queste spese il periodo di pertinenza in modo che il programma in caso di subentri possa gestire correttamente queste situazioni. Possiamo avere quindi: - SPESE DI PERTINENZA DI TUTTA LA GESTIONE - SPESE DI PERTINENZA DI SOLI ALCUNI PERIODI ALL INTERNO DELLA GESTIONE La pertinenza della spesa si imposta in fase di inserimento dei conti di spesa del bilancio. 113

114 Manuale di PIGC e Rent Manager Se la spesa riguarda tutto il periodo della gestione lasciamo Intera gestione altrimenti clicchiamo su Dal giorno.. al giorno.. per specificare l esatto periodo Modalità di attribuzione delle spese e dei versamenti Il calcolo dei conteggi dei subentri avviene con i seguenti criteri: - per le spese ripartite in tabella: o o o criterio in base ai giorni: la spesa inserita sul conto viene divisa per il periodo di pertinenza e moltiplicata per il periodo di permanenza del soggetto. La data di registrazione o di pagamento di una fattura ripartita in tabella è quindi irrilevanta ai fini del conteggio e per calcolare il subentro ai fini del consuntivo sarà necessario attendere necessariamente la fine della gestione. Criterio in base alle spese pagate (criterio di cassa): la fattura registrata sul conto viene assegnata al soggetto se risulta pagata e la data di registrazione rientra nel periodo di permanenza del soggetto. Tutte le eventuali spese non pagate vengono assegnate al soggetto presente a fine gestione. - per le spese personali: o Criterio in base alle spese sostenute (criterio di competenza): la fattura registrata sul conto viene assegnata al soggetto se la data di registrazione rientra nel periodo di permanenza del soggetto. criterio in base ai giorni e criterio in base alle spese sostenute (criterio di competenza): la spesa viene attribuita ad un soggetto se la data di registrazione della spesa rientra nel periodio di permanenza del soggetto. L attribuzione avviene indipendentemente dal fatto che la spesa sia pagata o meno. 114

115 o Criterio in base alle spese pagate (criterio di cassa): la spesa viene attribuita ad un soggetto se questa risulta pagata e la data di registrazione della spesa rientra nel periodio di permanenza del soggetto. Tutte le eventuali spese non pagate vengono assegnate al soggetto presente a fine gestione. - per il saldo di inizio gestione: viene attribuito al soggetto presente alla data di inizio gestione - per i versamenti a fronte delle rate di preventivo e del saldo iniziale: vengono attribuiti al soggetto presente alla data di registrazione del versamento Caso 1. Condomino che subentra ad un altro condomino Il condomino Primo ha venduto il suo appartamento in data 15/06/2008 al condomino Secondo. Procediamo con l inserimento del subentro: 1) Andiamo in Inserimenti/Anagrafico condomini, selezioniamo l unità imm.re di Primo 2) Andiamo nella sezione Subentri : se il condomino è già presente nella sezione ci limitiamo ad indicare la data di uscita altrimenti indichiamo nella prima posizione vuota Condomino come tipologia, clicchiamo su.. (verranno inseriti così i dati della scheda anagrafica senza necessità di riscriverli), indichiamo la data di uscita. Se la data di entrata non è inserita non è importante, non devono però esserci più subentrati senza data di entrata altrimenti si accavallerebbero i periodi di permanenza. 3) Andiamo nella sezione Dati del condomino ed inseriamo i dati del nuovo condomino Secondo al posto dei dati di Primo 4) Torniamo nella sezione Subentri, indichiamo nella prima posizione vuota Condomino come tipologia, clicchiamo.. (verranno inseriti così i dati della scheda anagrafica senza necessità di riscriverli), indichiamo la data di entrata. Attenzione: fate particolare attenzione alle date di uscita e di entrata; ad un condomino che esce il 15/06/2008 deve necessariamente seguire un condomino che entra il 16/06/2008. Non possono esserci periodi vuoti nei subentri tra condomini. Nel caso di incongruenza sarete comunque avvisati in fase di stampa dell impossibilità di effettuare i conteggi. Al termine dell inserimento avremo nella sezione Dati del condomino una schermata di questo genere: 115

116 Manuale di PIGC e Rent Manager e nella sezione Subentri : A questo punto le operazioni per gestire il subentro sono terminate, possiamo stampare il prospetto di calcolo dei due soggetti chiamando semplicemente Inserimenti/Anagr afico condomini/prospet to subentri singolo. 116

117 Apparirà una schermata di questo genere: dove saranno riportati tutti i subentri relativi alla gestione (e non quindi tutti quelli inseriti nella scheda Subentri dell anagrafico ma solo quelli il cui periodo riguarda la gestione selezionata) e la possibilità di stampare i conteggi su base preventiva e consuntiva. In questa finestra potete verificare che nel caso la data di entrata/uscita non sia impostata o sia esterna alla gestione viene attualizzata automaticamente al periodo della gestione (ovviamente solo per i subentri che riguardano la gestione).questi stessi conteggi saranno riportati sulle ripartizioni generali nel caso abbiate attivato questa possibilità in Utilità/Configurazione/Gestione subentri Caso 2. Inquilino che subentra ad un altro inquilino L inquilino Primo inquilino va via in data 12/06/2008 e viene immediatamente sostituito dall inquilino Secondo inquilino. Procediamo con l inserimento del subentro: 1) Andiamo in Inserimenti/Anagrafico condomini, selezioniamo l unità imm.re di Primo inquilino 2) Andiamo nella sezione Subentri : se l inquilino è già presente nella sezione ci limitiamo ad indicare la data di uscita altrimenti indichiamo nella prima posizione vuota Inquilino come tipologia, clicchiamo su.. (verranno inseriti così i dati della scheda anagrafica senza necessità di riscriverli), indichiamo la data di uscita. Se la data di entrata non è inserita non è importante, non devono però esserci più 117

118 Manuale di PIGC e Rent Manager subentrati senza data di entrata altrimenti si accavallerebbero i periodi di permanenza. 3) Andiamo nella sezione Dati dell inquilino ed inseriamo i dati del nuovo inquilino Secondo inquilino al posto dei dati di Primo inquilino 4) Torniamo nella sezione Subentri, indichiamo nella prima posizione vuota Inquilino come tipologia, clicchiamo.. (verranno inseriti così i dati della scheda anagrafica senza necessità di riscriverli), indichiamo la data di entrata. A questo punto le operazioni per gestire il subentro sono terminate, possiamo stampare il prospetto di calcolo dei due soggetti chiamando semplicemente Inserimenti/Anagrafico condomini/prospetto subentri singolo. Apparirà una schermata di questo genere: dove saranno riportati tutti i subentri relativi alla gestione (e non quindi tutti quelli inseriti nella scheda Subentri dell anagrafico ma solo quelli il cui periodo riguarda la gestione selezionata) e la possibilità di stampare i conteggi su base preventiva e consuntiva. Questi stessi conteggi saranno riportati sulle ripartizioni generali nel caso abbiate attivato questa possibilità in Utilità/Configurazione/Gestione subentri Caso 3. Inquilino che entra in un appartamento sfitto durante la gestione L inquilino Primo inquilino entra nell appartamento sfitto in data 12/06/2008 Procediamo con l inserimento del subentro: 118

119 1) Andiamo in Inserimenti/Anagrafico condomini, selezioniamo l unità imm.re dove subentrerà Primo inquilino 2) Andiamo nella sezione Dati dell inquilino ed inseriamo i dati dell inquilino; 3) Andiamo nella sezione Subentri: indichiamo nella prima posizione vuota Inquilino come tipologia, clicchiamo su.. (verranno inseriti così i dati della scheda anagrafica senza necessità di riscriverli), indichiamo la data di entrata. 4) Andiamo nella sezione Riparto Cond/Inq ed impostiamo il criterio di ripartizione delle spese tra proprietario ed inquilino da adottare. A questo punto le operazioni per gestire il subentro sono terminate, possiamo stampare il prospetto di calcolo delle spese maturate per l inquilino dalla data di entrata chiamando semplicemente Inserimenti/Anagrafico condomini/prospetto subentri singolo. Apparirà una schermata di questo genere: dove sarà riportato (automaticamente) il periodo sfitto di competenza del proprietario Condomino ed il periodo a carico dell inquilino Primo inquilino e la possibilità di stampare i conteggi su base preventiva e consuntiva. Questi stessi conteggi saranno riportati sulle ripartizioni generali nel caso abbiate attivato questa possibilità in Utilità/Configurazione/Gestione subentri. Nel caso abbiate attivato lo spostamento delle rate di preventivo nei periodi sfitti allora le rate di competenza dell'inquilino con scadenza compresa nel periodo sfitto saranno riportate automaticamente a carico del condomino. 119

120 Manuale di PIGC e Rent Manager Caso 4. Inquilino che va via, l appartamento rimane sfitto, entra successivamente un nuovo inquilino L inquilino Primo inquilino va via in data 12/06/2008, l appartamento rimane sfitto fino al 15/07/2008 quando entra l inquilino Secondo inquilino. Procediamo con l inserimento del subentro: 1) Andiamo in Inserimenti/Anagrafico condomini, selezioniamo l unità imm.re di Primo inquilino 2) Andiamo nella sezione Subentri : se l inquilino è già presente nella sezione ci limitiamo ad indicare la data di uscita altrimenti indichiamo nella prima posizione vuota Inquilino come tipologia, clicchiamo su.. (verranno inseriti così i dati della scheda anagrafica senza necessità di riscriverli), indichiamo la data di uscita. Se la data di entrata non è inserita non è importante, non devono però esserci più subentrati senza data di entrata altrimenti si accavallerebbero i periodi di permanenza. 3) Andiamo nella sezione Dati dell inquilino e sostituiamo i dati dell inquilino con quelli del condomino Al 15/07/2008 (data di entrata dell inquilino Secondo inquilino ): 4) Inseriamo i dati del nuovo inquilino Secondo inquilino nella sezione Dati Inquilino al posto del nome del condomino che avevamo inserito a causa dell app.to rimasto sfitto. 5) Nella sezione Subentri, indichiamo nella prima posizione vuota Inquilino come tipologia, clicchiamo.. (verranno inseriti così i dati della scheda anagrafica senza necessità di riscriverli), indichiamo la data di entrata. A questo punto le operazioni per gestire il subentro sono terminate, possiamo stampare il prospetto di calcolo dei due soggetti chiamando semplicemente Inserimenti/Anagrafico condomini/prospetto subentri singolo. Apparirà una schermata di questo genere: 120

121 dove sarà riportato (automaticamente) il periodo sfitto di competenza del proprietario Condomino ed il periodo a carico degli inquilini Primo inquilino e Secondo inquilino e la possibilità di stampare i conteggi su base preventiva e consuntiva. Questi stessi conteggi saranno riportati sulle ripartizioni generali nel caso abbiate attivato questa possibilità in Utilità/Configurazione/Gestione subentri. Nel caso abbiate attivato lo spostamento delle rate di preventivo nei periodi sfitti allora le rate di competenza dell'inquilino con scadenza compresa nel periodo sfitto saranno riportate automaticamente a carico del condomino. 4.6 Gestione telefonate Il programma di gestione condominio permette di telefonare ad un condomino od un fornitore semplicemente cliccando sul pulsante di chiamata che si trova sulla destra del telefono. Il sistema di gestione telefonate si interfaccia all applicazione Connessione telefonica presente su tutte le versioni più recenti di Windows; in questo modo il sistema di gestione telefonate è un sistema aperto ossia collegabile a qualunque tipo di impianto telefonico riconosciuto da Windows non obbligando l utente ad acquistare un sistema specifico. 121

122 Manuale di PIGC e Rent Manager ESEMPI DI CONFIGURAZIONE L esempio di configurazione più semplice è quello di utilizzare un dispositivo modem. Generalmente un modem presenta due aperture sul retro: una per la linea in ingresso ed un altra per collegare un eventuale telefono. In questo caso è necessario: 1) installare il modem nel computer utilizzato per effettuare le chiamate; 2) collegare un telefono al modem 3) impostare nel Pannello di controllo di Windows nella voce Opzioni modem e telefono le modalità di composizione (per esempio se uno 0 (zero) deve precedere il numero per effettuare una chiamata in uscita) 4) configurare l applicazione Connessione telefonica in modo che utilizzi il modem installato per effettuare le chiamate. L applicazione Connessione telefonica si trova generalmente in Programmi/Accessori/Telecomunicazioni, se non doveste riuscire a trovarla potete anche entrare nel programma di gestione condominio o gestione locazioni e provare ad effettuare una chiamata, in questo modo apparirà l applicazione di Connessione telefonica. 5) Entrate su Modifica/Opzioni per impostare le modalità di chiamata. 6) Apparirà una finestra Opzioni ; impostare qui come utilizzo primario linea Telefono e selezionate nel menu Chiamate telefoniche il modem precedentemente installato. Cliccando su Opzioni modem e telefono potete verificare le impostazioni per la connessione inserite precedentemente dal Pannello di Controllo (in realtà è possibile inserirle anche da qui). 7) Se invece di un modem utilizzate una scheda ISDN o un sistema VOIP sarà sufficiente specificarlo nel menu Chiamate telefoniche. 122

123 A questo punto il sistema è configurato; facendo un semplice click sul pulsante di chiamata il sistema contatterà il soggetto e sarà sufficiente sollevare la cornetta per parlare. L applicazione Connessione telefonica traccerà tutte le chiamate effettuate nel suo registro. 4.7 Gestione integrata SMS per avviso sollecito ed altre comunicazioni La gestione integrata SMS è prevista su tutte le versioni dei ns. programmi e permette di comunicare via SMS con il cliente (Condomino, inquilino, ecc.). Tramite la gestione integrata SMS è possibile: - avvisare il cliente (prima di procedere al sollecito) di una eventuale morosità elencando anche il dettaglio delle rate insolute. - comunicare al cliente gli estremi bancari per effettuare i pagamenti - inviare avvisi di sollecito di pagamento a tutti i clienti che hanno una morosità superiore ad una certa soglia; - inviare altre comunicazioni 123

124 Manuale di PIGC e Rent Manager La gestione integrata SMS si può richiamare: - per singoli invii: dall estratto conto di Inserimenti/Pagamenti manuali cliccando sul pulsante Contatta Invia SMS in modo da poter avvisare immediatamente il cliente della situazione o anche per comunicarla all amministratore se questo si trova fuori studio. - dalla scheda anagrafica di un condomino o di un fornitore cliccando sull icona del telefono - Per invii multipli: da Utilità/Gestione SMS per inviare comunicazioni generiche, comunicare i riferimenti bancari per il pagamento, per inviare avvisi di sollecito. La gestione integrata SMS è un sistema aperto, che può quindi interfacciarsi alla maggior parte dei sistemi di invio sms dei vari gestori telefonici senza obbligare l utente ad acquistare i servizi di uno specifico gestore, per semplificare l utilizzo dell invio SMS abbiamo comunque preconfigurato l invio SMS tramite emessage e Skype per la loro diffusione e facilità d uso. Sono riportate di seguito le spiegazioni per l invio di un SMS ad un cliente moroso tramite Skype. Suggeriamo comunque l utilizzo dei servizi di emessage perché ottimizzati per il prodotto di gestione condominio e locazioni e più affidabili di Skype che è rivolto ad utenza residenziale. Vi trovate nell estratto conto di un condomino e constatate che risultano delle quote morose. Decidete di avvisare il cliente della morosità totale. Fate click sul pulsante Contatta Invia SMS. 124

125 Apparirà una finestra con i recapiti del cliente; potete decidere di inviargli una comunicazione a mezzo o SMS, cliccate su Invia per SMS. Decidiamo di comunicare il solo totale moroso, clicchiamo quindi su Trasmetti il totale moroso. Sarebbe possibile anche inviare una comunicazione generica, trasmettere i riferimenti bancari o ancora il dettaglio delle rate. Fate click su Contatta ora 125

126 Manuale di PIGC e Rent Manager Apparirà la finestra SMS manager con i dati del cliente. Se volete potete modificare il messaggio preimpostato. Inoltre alcuni gestori non richiedono l aggiunta del prefisso (predefinita), in questo caso deselezionate l opzione. Fate click su Invia e il messaggio SMS verrà trasmesso tramite Skype. 126

127 Alcune versioni di Skype richiedono che il programma esterno (in questo caso il programma di gestione condominio) debba essere preventivamente autorizzato dall utente per poter utilizzare le funzioni di Skype. Nel caso in cui l invio degli SMS non vada a buon fine (verrete in questo caso avvisati dal programma di gestione condominio), entrate in Skype, andate su Strumenti/Opzioni/Avanzate, cliccate su Gestisci l accesso a Skype da parte di altri programmi ed abilitate PIGC.EXE (condominio) o RENTMNG.EXE (locazioni). 4.8 Conti correnti di studio Questa opzione consente di gestire la movimentazione dei conti correnti postali e bancari. E' possibile gestire fino a 99 conti correnti di diversa natura ed anche legati a più condomini contemporaneamente. 4.9 Gestione Fatturazione E disponibile su tutte le versioni del programma di gestione condominio la possibilità di fatturare al condominio, prevediamo inoltre anche un modulo aggiuntivo Plus IVA che alla semplice fatturazione aggiunge anche la possibilità di gestire fino a 10 profili fiscali, la rifatturazione automatica, di effettuare una gestione a centri di costo e ricavo, di stampare i registri IVA C/ACQUISTI, IVA C/VENDITE, la liquidazione IVA e la possibilità di esportare le fatture su programmi di contabilità utilizzati dai commercialisti.. La gestione fatturazione prevede naturalmente anche la stampa o la tramissione telematica del modello F24 richiamabile da Inserimenti/Fatturazione/Genera modello F Impostazioni dei dati iniziali iniziali La prima operazione da effettuare è inserire i propri dati fiscali. L inserimento può essere effettuato chiamando Inserimenti/Fatturazione/Archivio dati fiscali. Se avete la necessità di avere una distinzione del fatturato per centri di costo/ricavo, impostate anche queste varie tipologie chiamando Inserimenti/Fatturazione/Centri di costo e di ricavo Gestione fatture di vendita ed analisi fatturato La stampa delle fatture può essere effettuata chiamando Inserimenti/Fatturazione/ Fatture di vendita. Questa funzione permette di: a) inserire e stampare una fattura; b) elencare le fatture emesse in un certo condominio; c) ricercare una fattura; d) rifatturare automaticamente ad un condominio (solo Plus IVA); e) analizzare il fatturato su base mensile, trimestrale, annuale; f) analizzare il fatturato per centro di costo (solo Plus IVA); 127

128 Manuale di PIGC e Rent Manager g) effettuare un grafico dell andamento del fatturato h) esportare le fatture di vendita sul programma di contabilità TeamSystem (solo Plus IVA) Chiamando Inserimenti/Fatturazione/Stampa registro c/vendite è possibile stampare il registro IVA C/VENDITE (solo Plus IVA) Chiamando Inserimenti/Fatturazione/Stampa liquidazione IVA è possibile stampare la liquidazione IVA (solo Plus IVA) Gestione fatture di acquisto ed analisi fatturato L inserimento delle fatture di acquisto può essere effettuato chiamando Inserimenti/Fatturazione/ Fatture di acquisto. Questa funzione permette di: a) inserire una fattura di acquisto; b) analizzare il fatturato su base mensile, trimestrale, annuale; c) analizzare il fatturato per centro di costo (solo Plus IVA); Chiamando Inserimenti/Fatturazione/Stampa registro c/acquisti è possibile stampare il registro IVA C/ACQUISTI (solo Plus IVA) Chiamando Inserimenti/Fatturazione/Stampa liquidazione IVA è possibile stampare la liquidazione IVA (solo Plus IVA) 4.10 Conti correnti di studio Il programma permette di gestire la movimentazione di eventuali conti correnti postali e bancari dello studio e quindi non legati a singoli condomini. L inserimento dei dati del conto corrente di studio può essere effettuato chiamando Inserimenti/Conti correnti di studio. La stampa della movimentazione da Stampe/Conti correnti di studio Gestione digitale dei documenti Informazioni generali Il programma di gestione condominio prevede nella registrazione delle spese la possibilità di acquisire il documento in formato 128

129 digitale entrando nella sezione Archivio digitale. L acquisizione può essere contestuale alla registrazione della spesa o anche successiva richiamando la registrazione. E opportuno prima di iniziare l acquisizione dei documenti, selezionare il formato di scansione da adottare (suggeriamo il formato PDF perché universale e multi pagina) da Utilità/Configurazione/Impostazioni scanner. Dalla stessa schermata è possibile definire la risoluzione ed i colori (Toni di grigio e 300DPI sono generalmente ottimali per documenti tipo fatture e scontrini). Possiamo comunque attivare anche la funzione Richiedi impostazioni scanner prima della scansione in modo da poter cambiare queste impostazioni al momento di fare la scansione. L acquisizione del documento è possibile nei formati PDF, TIFF, GIF, JPEG, PNG, BMP; è prevista la possibilità di acquisire documenti di più pagine e, se il documento è già disponibile in formato grafico o nei formati Excel, Word, OpenOffice, di importarlo direttamente. In qualunque momento dalla sezione Archivio digitale della spesa in questione, visualizzare e stampare una copia del documento originale. Pensate quindi al vantaggio anche solo in assemblea ad esempio nel poter visualizzare un qualunque documento di spesa a richiesta con un semplice click di mouse!!! Introdotte queste funzionalità di base, vediamo ora le funzionalità avanzate previste dalla GESTIONE DIGITALE DEI DOCUMENTI. 129

130 Manuale di PIGC e Rent Manager Caratteristiche della gestione digitale dei documenti Il programma di gestione condominio prevede una sofisticata gestione digitale dei documenti che ti permette di catalogare in modo ottimale i documenti dei condomini amministrati in modo da poter accedere in un click alla registrazione di spesa ed al documento digitale. Attivando questa funzione su (Utilità/Configurazione/G estione digitale documenti), al momento di registrazione della fattura verrà automaticamente stampata una etichetta con codice a barre e numerico da applicare sul documento. L'etichetta può essere stampata su carta semplice oppure (consigliato) su stampante Dymo ed etichette cod Multi Purpose Labels. Applicare quindi l etichetta sul documento. Vediamo adesso i vantaggi derivanti dall applicazione dell etichetta sul documento di spesa Pagamento e visualizzazione istantanea della fattura E possibile in qualunque momento richiamare la registrazione relativa al documento di spesa semplicemente chiamando Inserimenti/Pagamento o visualizzazione fatture tramite codice a barre o numerico e passando il lettore di barcode sull etichetta applicata sul 130

131 documento, oppure digitando il codice numerico dell etichetta oppure ancora inserendo il documento nello scanner e premendo il pulsante Lettura barcode da scanner. Se la fattura è impagata è possibile effettuare subito il pagamento Acquisizione differita del documento tramite scanner Generalmente gli amministratori che desiderano gestire i documenti in formato digitale effettuano la scannerizzazione del documento direttamente al momento in cui questo viene registrato (es. si registra la fattura in contabilità e contestualmente si effettua anche la scansione del documento). Questa procedura non è però ottimale per lo studio di amministrazione medio-grande per il quale ai fini organizzativi è preferibile una soluzione che permetta di registrare anzitutto i documenti di spesa ed in un momento successivo (per esempio a fine giornata) effettuare l acquisizione di tutti i documenti relativi tramite scanner. Con la gestione digitale dei documenti è possibile differire l'acquisizione tramite scanner del documento di spesa. L'acquisizione potrà essere fatta automaticamente da "Utilità/Acquisizione differita". Lo scanner leggerà automaticamente il codice a barre riportato sul documento e lo collegherà alla spesa registrata Archiviazione sostitutiva Disponendo di una firma digitale è possibile eliminare completamente i documenti cartacei. Se non si dispone di una firma digitale propria è comunque possibile adottare quella inclusa in programmi di archiviazione sostitutiva di terze parti (es. Arxivar) per i quali il programma di gestione condominio prevede un interfaccia attivabile selezionando Non stampare l etichetta ma genera un flusso di interscambio dati da Utilità/Configurazione/Gestione digitale documenti in questo modo, al momento di inserire la registrazione di spesa, non sarà più stampata un etichetta dal programma di gestione condominio ma si occuperà di tutto il programma di terze parti. 131

132 Manuale di PIGC e Rent Manager 4.12 Utilità e configurazione Nel menu Utilità è possibile impostare la configurazione del sistema e le varie opzioni complementari ed accessorie Configurazione di sistema Questa opzione consente di parametrizzare il pacchetto di gestione condominio per le caratteristiche hardware del sistema utilizzato e personalizzarne il funzionamento. Si può accedere alla configurazione chiamando Utilità/Configurazione. Data ed ora. Permette di variare la data e l'ora di sistema. Setup della stampante. Permette di impostare le caratteristiche della stampante in uso. Il setup stampante è diviso in diverse sezioni: 1) Nella sezione Setup stampante è possibile selezionare la stampante da utilizzare, il formato del foglio, se visualizzare o eno l anteprima di stampa, il tipo di layout da utilizzare, l interlinea, la retinatura sulle stampe, il margine sinistro per fascicolatura e se desideriamo che ci venga proposta la possibilità di selezionare la stampante ad ogni stampa. 2) Nella sezione Intestazione stampe possiamo decidere quali dati riportare nelle intestazioni delle stampe del programma. 3) Nella sezione Word processor possiamo decidere quale Word processor utilizzare per la gestione dei testi e per la redazione delle convocazioni. Parametri di stampa. Permette di impostare diverse modalità di stampa, è possibile qui: Impostare il salto pagina nelle ripartizioni; Impostare la sequenza di stampa delle tabelle millesimali sulle ripartizioni; 132

133 Decidere se gli importi a zero debbano essere stampati o lasciati semplicemente in bianco; Decidere se stampare gli inquilini sulle ripartizioni anche se senza alcun addebito; Decidere se riportare sulla stampa delle bollette l anno o il mese di riferimento alla rata. (Es. 1 rata gestione condominiale 2000 o 1 rata gestione condominiale GEN/FEB ) Decidere se includere o meno i saldi iniziali versati nella colonna delle rate versate del riparto o lasciarli evidenziati in una colonna a parte Decidere se cointestare gli avvisi di pagamento e le ricevute in presenza dell inquilino. Decidere se avere le spese di bilancio numerate o meno Decidere se stampare o meno i comproprietari sul prospetto di riparto Decidere se evidenziare sui bilanci consuntivi il disavanzo di gestione Decidere se riportare gli eventuali gruppi di spese personali che risultassero a credito dopo il totale spese Regolazione modulistica standard. Permette di personalizzare i parametri di stampa relativi alla modulistica (bollettini di c/c, ricevute ecc.). Regolazione modulistica personalizzata. Permette di specificare i parametri di stampa per la modulistica personalizzata dell utente. Regolazione etichette. Permette di impostare il formato delle etichette da utilizzare; sono supportati formati fino a 4 piste. Regolazione buste. Permette di impostare il formato delle buste da utilizzare. Note sulle stampe. Permette di impostare testi di note fisse da stampare alla fine del bilancio e delle ripartizioni. Disco di lavoro. Permette di selezionare il disco dal quale leggere i dati. Nel caso si operi in rete è possibile direttamente da questa funzione effettuare la mappatura del disco di rete cliccando su Connetti unità di rete. Generalmente sconsigliamo di utilizzare dischi removibili ed in particolare Pen Drive come disco per i dati in quanto essendo dispositivi recenti non ci sono statistiche di 133

134 Manuale di PIGC e Rent Manager affidabilità, tuttavia se si vuole comunque utilizzare questi supporti per lavorare allora attivare l apposito flag. Gestione saldi iniziali e rate. Permette di impostare le modalità di gestione dei saldi iniziali. Impostazioni pagamenti. E possibile indicare se la schermata di inserimento pagamenti dovrà riportare come default tutte le unità immobiliari del soggetto oppure solo la singola unità. Codifica a barre e numerica. Permette di attivare e disattivare la stampa del codice a barre e della codifica numerica. Gestione subentri. Permette di impostare le modalità di stampa dei subentri avvenuti nel corso della gestione; se per esempio devono essere riportati o meno sul riparto generale ed altre impostazioni. Gestione bollette a consumo. Permette di impostare il criterio di ripartizione delle bollette acqua per la propria città. Personalizzazione testo solleciti. Permette di personalizzare il testo dei solleciti di pagamento. Il programma prevede la possibilità di definire ben 8 solleciti di pagamento differenti. Aliquote IVA ed ICI. Permette l impostazione delle aliquote relative ad IVA ed ICI Impostazione arrotondamenti. Permette di impostare i criteri di arrotondamento per le rate, le bollette e le ripartizioni delle bollette acqua. Impostazione per i salvataggi. Permette di impostare il tempo di decorrenza tra un salvataggio automatico ed il successivo e la modalità di salvataggio (se normale o compresso). Impostazioni per lo scanner. Permette di configurare la modalità di accesso allo scanner per l uso all interno del programma. 134

135 Gestione digitale documenti Permette di attivare la stampa del barcode al momento di inserimento della spesa in modo da gestire le funzionalità di pagamento fattura tramite barcode, acquisizione differita ed archiviazione sostitutiva. Lingua. Consente di impostare la lingua da utilizzare per le stampe del programma. Password di accesso. Consente di impostare le password di accesso al programma e di definire l amministratore di sistema per questo pacchetto. Le password di accesso rispondono ai requisiti del D.Lgs 196/2003. In caso di mancata impostazione delle password, la procedura evidenzierà all entrata nel programma un messaggio di avviso che permetterà comunque all utente di operare. Per impostare le password di accesso in una rete valide per tutta la rete, impostare anzitutto i dati (amm.re di sistema, UserID, password) sul server di rete, nelle workstation cambiare il disco di lavoro da C al disco del server, chiamare Utilità/Configurazione/Password e cliccare su Imposta le password del server di rete. Nota Quando si cambia il disco di lavoro per accedere a un server di dati, se su questo server è stato impostato un amministratore di dati (vedi password) diverso da quello della workstation, verrà richiesto di inserire il nome e la password dell amministratore del server per continuare. Nel caso dimentichiate la password di accesso al pacchetto, inserite come userid e come password SOFTWAREXP per entrare con i privilegi di amministratore di sistema. Andate poi in Utilità/Configurazione/Password per verificare o reinserire la password Modulistica giuridico-amministrativa Questa opzione consente di modificare e stampare testi di modulistica giuridico amministrativa inerenti all'attività amministrativa. Sono previsti una serie di funzionalità: La gestione convocazioni e verbali e le stampe correlate. 135

136 Manuale di PIGC e Rent Manager Vedi a riguardo il capitolo relativo alla Gestione convocazioni e verbali. Distinta di spedizione. Consente di stampare un modulo con l'elenco delle raccomandate presentate alla posta per la spedizione. Ricevute di ritorno per raccomandate A.R. Consente di stampare sui moduli di ritorno delle Poste Italiane SpA. Oltre a questi stampati vi sono oltre 70 moduli pre-compilati di modulistica giuridico amministrativa Indice dei documenti Permette di creare un indice con i documenti da inviare ai condomini. E molto utile quando si inviano i bilanci, riparti e convocazione di assemblea per dare un immagine dello studio professionale ed ordinata Creazione automatica fascicoli (stampe in sequenza) Permette di indicare al programma una serie di stampa da realizzare che verranno così stampate in sequenza in modo automatico Editore di testo E la gestione dei testi ed è utile ad esempio per inviare lettere intestate ad una o più unità immobiliari; è integrata con Microsoft Office e OpenOffice Etichette Questa opzione consente di stampare su etichette adesive gli indirizzi dei condomini o degli inquilini selezionati. I parametri di stampa possono essere impostati chiamando Utilità/Configurazione/Formato etichette Buste Questa opzione consente di stampare direttamente sulle buste gli indirizzi dei condomini o degli inquilini selezionati. I parametri di stampa possono essere impostati chiamando Utilità/Configurazione/Formato buste Salvataggio, duplicazione, cancellazione Questo menu comprende diverse funzioni: 1) Salvataggio: questa opzione permette di effettuare un salvataggio su dischetto, CD Rom o altri supporti. E possibile salvare il singolo condominio o anche fare un salvataggio generale. 136

137 2) Ripristino: questa opzione permette di ripristinare i dati salvati con un precedente salvataggio oppure forniti con un passaggio di consegne. 3) Importazione dati: questa opzione è stata studiata per spostare agevolmente i dati dalla rete ad un computer portatile e viceversa trasferendo i dati tramite rete. 4) Passaggio di consegne digitale: permette di creare un dischetto per passare i dati del condominio che si lascia al nuovo amministratore che utilizza questo programma di gestione condominio. Questa funzione a differenza del salvataggio (che salva tutto il condominio) permette di salvare solo le gestioni interessate che si vogliono trasmettere. 5) Duplicazione: questa opzione consente di duplicare i dati del condominio o di singoli bilanci; è possibile duplicare l'intero condominio od i soli archivi anagrafici. 6) Cancellazione: questa opzione consente di cancellare un intero condominio, solo alcune parti, ecc. Nota Se il salvataggi non vengono effettuati, provvede la procedura stessa ad effettuarli su disco fisso ogni 15 giorni; questo periodo può anche essere variato chiamando Utilità/Configurazione/Impostazioni salvataggio Salvataggio On Line Il salvataggio on line è una funzionalità aggiuntiva a pagamento che permette di effettuare il salvataggio su un server remoto, aumentare così la sicurezza dei dati con copie esterne all ufficio ed anche di condividere i dati tra più uffici. Per informazioni dettagliate consultate le spiegazioni sul funzionamento disponibili richiamando l opzione Gateway Questa serie di funzioni permette di inviare e ripristinare condomini tramite ed il client di posta elettronica Microsoft Outlook. Invia un condominio per questa opzione permette di inviare una copia di un condominio come allegato per . Invia una gestione per Invia una gestione per questa opzione permette di inviare una gestione di un condominio come allegato per . Ripristina un condominio o una gestione ricevuti per tramite gateway: permette di ripristinare un condominio o una gestione ricevuti nella posta elettronica ed inviati dal mittente tramite le funzioni di invio di gateway. 137

138 Manuale di PIGC e Rent Manager Export indirizzario su Outlook o palmare Questa opzione permette di creare un archivio con tutti gli indirizzi e recapiti dei condomini e dei fornitori in formato esportabile sulla rubrica Contatti di Outlook oppure su Palm Servizi telematici per invio corrispondenza Questo set di funzioni permette di inviare corrispondenza e bollettini di conto corrente in formato elettronico interfacciandosi ai sistemi di BancoPostaOnLine, Postel e distributori di servizi di Poste Italiane Spa Archivio digitale documenti Questa opzione permette di archiviare in formato digitale e catalogati per gestione i documenti contabili (fatture, ricevute ecc.). Questa opzione è disponibile su tutte le versioni ma la stampa del documento solo sulle versioni 1000, Network Acquisizione differita Questa opzione permette agli amministratori che stanno utilizzando la gestione digitale documenti l acquisizione differita del documento che verrà qui acquisito e ricollegato alla spesa precedentemente inserita. Questa opzione è disponibile solo sulle versioni 1000, Network Pubblicazione dati su Internet Questa opzione permette di esportare i dati di contabilità su Internet. Utilizzando il nostro servizio Condominio.mobi sarà possibile per gli utenti visionare su internet la propria situazione contabile e i bilanci di gestione e per l amministratore avere anche fuori ufficio la possibilità di visionare le schede contabili. L accesso è disponibile anche via smartphone e palmari Conversione archivi Questa opzione consente automaticamente i dati da una serie di procedure di gestione condominiale.; la conversione riguarda in genere i soli dati anagrafici Reset indici Questa opzione consente di ricostruire l'elenco generale dei condomini presenti sul disco; deve essere utilizzato in caso di malfunzionamenti del computer, black-out, ecc. 138

139 4.13 Barra dei bottoni di PIGC Di seguito l'elenco delle funzioni attive per ogni singolo bottone. Immagine Descrizione Esce dalla procedura di gestione condominio Calcolatrice Agenda di studio e scadenzario appuntamenti ed interventi Centro di controllo morosità Centro di controllo fatture da pagare Ricerca una unità immobiliare in tutti gli immobili amministrati Anagrafico condominio Archivio tabelle millesimali Anagrafico condomini Anagrafico fornitori Bilancio preventivo Bilancio consuntivo Registrazione pagamenti dei condomini Registrazione pagamenti di bollettini Freccia Registrazione da archivio M.Av. o Ri.Ba. Registrazione da codice a barre o numerico Scadenzario e pagamento F24 Editore testi Convocazione di assemblea Richiama la gestione sinistri 139

140 Manuale di PIGC e Rent Manager Gestione contenziosi legali Modulistica giuridico amministrativa Setup della stampante Disco di lavoro Salvataggio generale Ripristino generale Backup on line Pubblicazione dati su internet Servizi di invio corrispondenza ed SMS via emessage Home page Guida 140

141 5 Dieci suggerimenti per ottimizzare il lavoro utilizzando il software di gestione condominio L obiettivo che ci siamo prefissati con il programma di gestione condominio è stato quello di fornire un pacchetto estremamente potente per la gestione della contabilità condominiale ma nello stesso facile e intuitivo nel suo utilizzo basilare. Vogliamo qui darti questi 10 suggerimenti per ottimizzare l attività dello studio e ridurre al minimo i tempi di gestione. 1) Registrazione pagamenti dei condomini : oltre al sistema di registrazione manuale sono previsti diversi sistemi molto più rapidi, in particolare se la riscossione delle rate avviene prevalentemente tramite c/c bancario, è fortemente consigliata l attivazione del sistema di registrazione interbancaria tramite M.Av e Bollettino Freccia.. Se invece la riscossione avviene prevalentemente tramite c/c postale, è consigliata l attivazione della registrazione con codice a barre o numerico oppure la registrazione automatica. Il codice numerico od il codice a barre possono essere attivati chiamando la voce Codice a barre nel menu Utilità/Configurazione. 2) Diverse operazioni particolari come la suddivisione di una fattura tra più tabelle, la ripartizione dei lastrici solari, il conteggio per le detrazioni del 36% (ristrutturazioni), le fatturazioni al condominio ecc., possono essere gestite dal pacchetto in modo completamente automatico. 3) Gestione digitale dei documenti/registrazione fatture da pagare tramite codice a barre e numerico: il pagamento di fatture inserite in bilancio ma non pagate può essere fatto in modo immediato tramite il codice a barre/numerico che si può allegare alla fattura al momento della registrazione. E anche possibile pagare le fatture direttamente dallo scadenzario fatture da pagare. Importante anche l utilizzo completo della gestione digitale del documento che permette di catalogare in modo efficiente i documenti in formato digitale ed anche l eliminazione completa del cartaceo utilizzando l archiviazione sostitutiva. 4) Stampe fiscali / 770: il pacchetto di gestione condominio redige in modo totalmente automatico le stampa fiscali relative al 770, certificazione compensi, dettaglio ritenute versate ecc. Le stampe fiscali sono inserite in Stampe/Stampe fiscali e 770. E previsto anche l invio telematico e in Stampe/Modello 141

142 Manuale di PIGC e Rent Manager Unico /770 Abilitazione al servizio telematico troverai le indicazioni per richiedere il pin code all Agenzia delle Entrate. 5) Contabilità dei c/c di condominio : la procedura può gestire in modo automatico fino a 9 c/c per ciascun condominio. In questo modo è possibile avere sotto controllo in tempo reale la consistenza di cassa prima di ogni pagamento. 6) Scadenzari: utilizza l Agenda, il Centro di controllo morosità e il centro di controllo fatture da pagare per avere sempre tutto sotto controllo. 7) Gestione dei sinistri: questo modulo aggiuntivo consente di automatizzare completamente l iter amministrativo di un sinistro. 8) Condominio Mobi: ti permette di rendere disponibile la contabilità del condominio, i documenti contabili, la situazione interventi e molto altro ai condomini tramite internet. Utilizzando questo servizio fornirai un immagine professionale e nello stesso tempo ridurrai il numero di condomini a Studio in quanto potranno effettuare molte operazioni direttamente tramite internet. Vai su per provarlo. 9) Backup Remoto: l importanza di avere copie di salvataggio multiple dei dati è essenziale nello Studio. Con questo servizio hai la possibilità di effettuare salvataggi on line. Massima sicurezza dei dati e comodità di ripristino ovunque ti trovi. 10) Utilizzo di modulistica professionale: invece di stampare su carta semplice è consigliabile utilizzare la modulistica sviluppata e distribuita dai ns. rivenditori. I moduli distribuiti dal rivenditore sono riportati e ordinabili stampando il modulo d ordine che si ottiene cliccando su Guida/Modulo di richiesta modulistica. 142

143 Manuale di Rent Manager 6 Configurazione Prima di iniziare a lavorare dovrete effettuare qualche piccola messa a punto del programma che vi aiuterà a svolgere meglio e più proficuamente il vostro lavoro 6.1 Password di accesso I dati dei soggetti che verranno inseriti sono assoggettati alla legge sulla privacy (dati non sensibili), per questo motivo è importante specificare una password di accesso al pacchetto per ciascun utente. Nel caso in cui le password di accesso non vengano impostate, sarà comunque possibile utilizzare il programma ma apparirà un messaggio all avvio che avviserà l utente della necessità di impostarle. Dalla schermata principale di Rent Manager scegliere il menù Utilità>Configurazione>Password di accesso (se avete acquistato la versione Network cominciate ad effettuare tale operazione dal SERVER); comparirà una nuova maschera dove potrete inserire nei campi corrispondenti all amministratore di sistema, una USER ID, una PASSWORD e una conferma di tale password. Per quanto concerne il personale autorizzato all utilizzo del programma potrete scegliere voi direttamente le loro rispettive UserId e Password, assegnando eventuali restrizioni all utilizzo del programma. Ad ogni successiva apertura del programma verranno chieste sia la UserId che la password per poterlo rendere operativo. I possessori della versione Network non dovranno effettuare tali operazioni su ogni CLIENT; infatti, sarà sufficiente entrare nella maschera di assegnazione delle UserId e relative Password e cliccare sul pulsante posto in basso imposta le password del server di rete, ovviamente ripetendo questa operazione su ogni CLIENT. 6.2 Stampanti, anteprima e word processor Dalla schermata principale di Rent Manager scegliere il menù Utilità>Configurazione>Setup stampante ; da qui potrete scegliere sia la stampante che intendete utilizzare di volta in volta per le varie stampe da effettuare, sia il tipo di anteprima che preferite, sia il Word Processor che intendete utilizzare (Microsoft Word, WordPad,OpenOffice, ecc ). 143

144 Manuale di PIGC e Rent Manager Il programma considera come stampante d i default quella predefinita in Windows. Note L anteprima di stampa Attivata permette di salvare la stampa in vari formati (PDF ecc.), di esportarla su Word/Excel/OpenOffice ed anche di inviarla per Modulistica personalizzata Il programma prevede già la stampa su modulistica di Poste Spa e Buffetti, se avete però la necessità di utilizzare modulistica particolare, è possibile impostare fino a 5 moduli personalizzati. Dalla schermata principale di Rent Manager scegliere il menù Utilità>- Configurazione>Modulistica personalizzata ; potrete impostare la configurazione delle stampe sui bollettini che Vi fornisce la banca o quelli che vi siete fatti personalizzare dalla tipografia; la procedura è molto semplice e consiste nel considerare il modulo come se fosse un foglio di calcolo di Excel, ossia formato da Righe (orizzontali) e Colonne (verticali). In pratica bisogna procedere assegnando dei valori ai vari campi presenti per far si che gli importi, i dati dell inquilino, le date, ecc vadano ad inserirsi esattamente nei moduli personalizzati. Note Naturalmente è stata sviluppata una modulistica specifica ed ottimizzata per questo prodotto che può essere visionata cliccando su Guida/Modulistica per il prodotto ed ordinata stampando l apposito modulo d ordine presente nel 144

145 menu Guida/Modulo di richiesta modulistica ed inviandolo per fax al distributore. 6.4 Codice a barre e codifica numerica Se disponete di un lettore di codici a barre o anche se non lo avete ma desiderate velocizzare al massimo le registrazioni dei pagamenti potete attivare la codifica a barre o numerica. Dalla schermata principale di Rent Manager scegliere il menù Utilità>Configurazione>Lettore di codici a barre ; qui potrete stabilire che i bollettini di pagamento dei canoni vengano stampati con il codice a barre o con una codifica numerica univoca; i vantaggi sono ovvi. Si potranno effettuare gli incassi in maniera completamente automatizzata mediante penna ottica (codice a barre) o con inserimento della codifica numerica. 6.5 Salvataggi automatici Dalla schermata principale di Rent Manager scegliere il menù Utilità>Configurazione>Altri parametri ; qui potrete stabilire la periodicità che il programma utilizzerà per ricordarvi di effettuare le copie di salvataggio dei dati (backup). E opportuno effettuare le copie di salvataggio dei dati a cadenza giornaliera su appositi supporti (floppy, CD, CD-RW, Penne USB, unità ZIP, JAZZ, ecc..) da tenere in luogo sicuro e poter recuperare tempestivamente il proprio lavoro in caso di emergenza (virus, rottura del disco fisso, furto dei computer, corto circuito, ecc ). 6.6 Impostazione aliquota IVA contratti Dalla schermata principale di Rent Manager scegliere il menù Utilità>Configurazione>Altri parametri ; potrete stabilire qui l aliquota da applicare nei contratti soggetti ad IVA. 6.7 Parametri di stampa Dalla schermata principale di Rent Manager scegliere il menù Utilità>Configurazione>Parametri di stampa ; potrete così stabilire i margini di ricevute e lettere intestate. 145

146 Manuale di PIGC e Rent Manager 7 Inserimento dati Questo capitolo vi inizia all operatività del programma mediante la delicata fase di inserimento dei dati; vi invitiamo a completare il più possibile le maschere per poter sfruttare appieno le potenzialità del pacchetto. 7.1 Inserimento dati del Gestore La prima operazione da effettuare subito dopo l installazione del programma è quella di inserire i dati dei gestori. Per gestori si intendono le persone fisiche o giuridiche che gestiranno le locazioni per conto del proprietario. Dalla schermata principale di Rent Manager scegliere il menù Inserimenti>Arc hivio gestori ; inserite i dati anagrafici, fiscali, bancari, ecc della persona fisica o della/e società che hanno anche uno solo dei contratti in gestione. I dati bancari vanno indicati per poter emettere i pagamenti delle competenze ai proprietari o per sostituirvi agli stessi nell incasso delle locazioni qualora incassaste direttamente i canoni per poi trasmettere ai proprietari i residui al netto delle eventuali spese condominiali, tasse di rinnovo contrattuale, delle competenze, ecc 146

147 7.2 Sequenza logica da seguire nell inserimento di un nuovo contratto La sequenza logica per l inserimento di un nuova locazione si svolge in 3 fasi: Inserimento del proprietario (se non già inserito) e delle unità immobiliari di sua proprietà che desidera locare; Inserimento dell inquilino; Inserimento del contratto. Queste 3 operazioni possono essere effettuate chiamando in successione (inserimento classico): Inserimenti>Archivio proprietari ed immobili (per inserire i dati del proprietario e le unità immobiliari) Inserimenti>Archivio inquilini (per inserire i dati dell inquilino) Inserimenti>Archivio contratti (per inserire i dati di contratto) Sia direttamente da Inserimenti>Archivio proprietari ed immobili. Chiameremo questa possibilità Inserimento Rapido. 7.3 Inserimento dei dati del proprietario Dalla schermata principale di Rent Manager scegliere il menù Inserimenti>Archivio proprietari ed immobili ; selezionate il primo spazio disponibile dal menù a discesa e fate un doppio click o premete Ok: apparirà una finestra denominata Archivio proprietari ed immobili divisa in diverse sezioni : Sezione Dati proprietario : inserite qui i dati anagrafici completi, i recapiti ed i riferimenti dei documenti; Sezione Riferimenti bancari : inserite qui i dati dell eventuale conto corrente del proprietario. E essenziale questa informazione qualora si dovessero emettere le richieste di pagamento per le locazioni con incasso diretto sul conto del proprietario. Sezione Immobili di proprietà : è l elenco degli immobili di proprietà di questo soggetto; dovrete inserire qui tutte le unità imm.ri di proprietà di questo soggetto che dovrete gestire. Fare un doppio click su di una posizione vuota per inserire una nuova proprietà. Apparirà una finestra denominata Archivio contratti dove dovrete compilare le sezioni Ubicazione e Dati catastali (quest ultima non è obbligatoria). 147

148 Manuale di PIGC e Rent Manager Se a questo punto volete procedere con l inserimento rapido del contratto, allora compilate anche le altre sezioni relative al contratto (sulle modalità di inserimento leggere le spiegazioni su Archivio Contratti ) oppure procedete con l inserimento classico (vedi sequenza logica di inserimento) memorizzando i dati dell unità immobiliare. Sezione Archivio digitale : disponibile solo sulle versioni Workstation e Network, Vi permetterà di acquisire, tramite scanner, alcuni documenti del proprietario (Carta d identità, Codice Fiscale, ecc ) 148

149 7.4 Inserimento dati Inquilino Dalla schermata principale di Rent Manager scegliere il menù Inserimenti>Archivio inquilini ; selezionate il primo spazio disponibile dal menù a discesa indipendentemente da quello assegnato al proprietario corrispondente all inquilino in questione. NON ESISTE NESSUNA CORRELAZIONE tra i numeri di riferimento assegnati ai proprietari e quelli assegnati ai rispettivi inquilini. Pertanto, cominciate pure ad inserire i dati anagrafici, l indirizzo ed i recapiti dei vari inquilini assegnando loro una posizione nell archivio generale degli inquilini del tutto casuale; ad esempio Tizio e Caio, inquilini di due differenti appartamenti di proprietà di Sempronio, possono essere inseriti il primo nella posizione 1 ed il secondo nella posizione 25 senza che la cosa interferisca con l operatività dal programma o con la posizione assegnata al proprietario dei due immobili nell archivio dei proprietari. Potrete passare poi ad inserire i riferimenti bancari, qualora voleste emettere le RI.BA al posto dei bollettini e servisse, quindi, la banca di appoggio dell inquilino; il menù archivio digitale (solo versioni Workstation e Network) vi permetterà di acquisire, tramite scanner, alcuni documenti dell inquilino (Carta d identità, Codice Fiscale, ecc ) 149

150 Manuale di PIGC e Rent Manager 7.5 Inserimento dati Contratto Potete accedere all inserimento dei dati contratto sia dalla sezione Immobili di proprietà dell archivio proprietari ed immobili sia da Inserimenti>Archivio contratti. Accedendo da Inserimenti>Archivio contratti vi comparirà una maschera con un elenco dei proprietari e dei rispettivi immobili, con la colonna Inquilino che riporta la dicitura non presente ; cliccate sullo stabile al quale il contratto si riferisce per procedere all inserimento o alla variazione dei dati di contratto. Apparirà una finestra denominata Archivio contratti costituita da diverse sezioni. Le prime due sezioni Ubicazione e Dati catastali sono quelle che avete inserito precedentemente dalla sezione Immobili di proprietà di Inserimenti>Archivio proprietari e immobili. Potete naturalmente integrare o correggere i dati anche di queste 2 sezioni. Le altre sezioni sono: Dati contratto: selezionate la tipologia del contratto (potete variare il nome della tipologia cliccando sul pulsante.. ). Indicate la data di inizio contratto, fine contratto, durata, rateizzazione, percentuale adeguamento ISTAT ecc.). I dati relativi alla durata contratto e rateizzazione sono obbligatori per poter procedere all inserimento dei canoni. Dati inquilini: scegliete qui l inquilino che entrerà in possesso dell immobile selezionandolo dall elenco. Nel caso in cui l inquilino non sia presente, potete inserirlo istantaneamente cliccando sul pulsante.. che si trova sulla destra dell elenco. Modalità incassi: stabilite qui le modalità da seguire per l incasso delle quote di affitto, le competenze del gestore (se a percentuale o a forfait) ecc. Canoni: puoi qui impostare il canone, le competenze e la rivalutazione ISTAT in modo manuale ed automatico. Vedi paragrafi seguenti. 150

151 7.5.1 Impostazione manuale canone di locazione, oneri accessori, Tassa di registro e delle competenze a carico del Proprietario Se Vi trovate nella schermata principale di Rent Manager scegliere il menù Inserimenti>Archivio contratti cliccate due volte sul nominativo dell inquilino che vi interessa in quel dato momento e andate direttamente nella maschera relativa al calcolo del canone di locazione (si chiama contratto:canoni). Vi comparirà un elenco riportante da sinistra a destra: Anno, Rata, Scadenza, Quota Inquilino, Quota Proprietario, ecc Ovviamente se avete stabilito nella maschera contratto dati che la durata è di otto anni con rateizzazione trimestrale, avrete nella prima colonna gli anni da 1 a 8 (non modificabile), nella seconda colonna le rate dalla 1 alla 4 per ogni anno (non modificabile), nella terza colonna le date di scadenza delle singole rate (modificabile), nella quarta colonna gli importi complessivi delle singole rate (modificabile), ecc 151

152 Manuale di PIGC e Rent Manager Se cliccate sulla rata 1 vi si aprirà una maschera come sotto riportato; da qui imposterete manualmente la scadenza della rata, il canone, gli oneri accessori, le competenze a carico del proprietario, le quote relative alla tassa di registro, ecc Stessa cosa andrà fatta per tutte le rate successive Impostazione automatica del canone di locazione. oneri accessori, Tassa di registro e delle competenze a carico del Proprietario Se Vi trovate nella schermata principale di Rent Manager seguite le istruzioni riportate al punto fino ad arrivare alla sezione Contratto:canoni della finestra Archivio contratti. Dalla sezione Contratto: canoni, cliccare sul pulsante Impostazione automatica canoni. 152

153 Una volta impostato l anno e la decorrenza del canone di locazione e degli oneri accessori, dopo aver indicato l ammontare complessivo della Tassa di Registro annuale e la corrispondente quota da addebitare al proprietario, dopo aver scelto su che rata addebitare la Tassa di Registro e le competenze a carico del proprietario, il programma effettuerà i relativi calcoli e restituirà il canone alle cadenze previste (mensile, trimestrale, ecc ) per l anno preso in considerazi one Calcolo rivalutazione ISTAT Se Vi trovate nella schermata principale di Rent Manager seguite le istruzioni riportate al punto fino ad arrivare alla sezione Contratto:canoni della finestra Archivio contratti. Dalla sezione Contratto: canoni, cliccare sul pulsante Rivalutazione ISTAT. Rent Manager può calcolare la rivalutazione ISTAT in modo semplice ed automatico; 153

154 Manuale di PIGC e Rent Manager basterà semplicemente inserire l aliquota corrispondente alla variazione Istat assoluta (100%) ed indicare da quale canone partire con il calcolo. In automatico il programma calcolerà la variazione adeguando i canoni successivi e richiedendo gli arretrati Istat (mese o trimestre precedente). Qualora le competenze percepite dal proprietario fossero calcolate su base percentuale, potremo anche effettuare una rivalutazione in tal senso. La rivalutazione è applicabile sia a canoni inseriti manualmente che calcolati in automatico dal programma. 7.6 Incasso dei canoni Rent Manager permette l incasso dei pagamenti dei canoni in diversi modi. In particolare è prevista la registrazione manuale dei pagamenti, tramite codice a barre o codifica numerica, tramite Mav o Riba o tramite bollettino Freccia Pagamenti manuali Dalla schermata principale di Rent Manager cliccate su Inserimenti>Pagamenti manuali e selezionate l unità immobiliare. Apparirà una schermata denominata Situazione pagamenti e divisa in due sezioni, una per i canoni e le spese di competenza dell inquilino e l altra per le commissioni e le spese a carico del proprietario. 154

155 Per registrare un pagamento è sufficiente fare un doppio click sulla voce da pagare (ogni rata può essere composta da un max di 8 voci specificate in fase di inserimento canone). Apparirà a questo punto una finestra denominata Inserimento pagamento dalla quale potremo procedere al pagamento della singola voce di spesa o di tutte le voci di spesa che compongono la rata. 155

156 Manuale di PIGC e Rent Manager Dalla schermata Estratto conto è possibile richiedere l elenco di tutti i pagamenti registrati cliccando sul pulsante Elenco pagamenti effettuati per eventuali modifiche o semplice consultazione. Cliccando sul pulsante Elimina tutti i pagamenti registrati è possibile annullare i pagamenti registrati sull inquilino o sul proprietario Pagamenti con codice a barre o numerico Dalla schermata principale di Rent Manager cliccate su Inserimenti>Pagamenti con codice a barre o numerico. Apparirà una finestra denominata Registrazione con codice a barre o numerico ; a questo punto passate il lettore ottico sul codice a barre o inserite il codice numerico nella casella. Appariranno nell elenco le voci di pagamento che compongono il bollettino; cambiate se necessario le date di pagamento e premete Registra per registrare il pagamento Pagamenti da MAV e RiBa Dalla schermata principale di Rent Manager cliccate su Inserimenti>Pagamenti da Mav e RiBa. Apparirà una finestra denominata Registrazione da MAV e RiBa ; a questo punto cliccate sul pulsante Seleziona flusso e selezionate l archivio fornito dalla Banca che contiene gli esiti. Appariranno nell elenco le voci di pagamento che compongono il bollettino; premete Registra per registrare il pagamento. 156

157 Note E possibile acquisire solo flussi MAV o Ri.Ba precedentemente emessi con il programma di gestione locazioni Pagamenti da bollettino Freccia Dalla schermata principale di Rent Manager cliccate su Inserimenti>Pagamenti da bollettino Freccia. Apparirà una finestra denominata Registrazione bollettini Freccia ; a questo punto digitate l identificativo del pagamento nella casella Appariranno nell elenco le voci di pagamento che compongono il bollettino; cambiate se necessario le date di pagamento e premete Registra per registrare il pagamento. 7.7 Adeguamento automatico ISTAT per tutti contratti Dalla schermata principale di Rent Manager cliccate su Inserimenti>Adeguamento automatico ISTAT. Questa funzione permette di effettuare automaticamente l adeguamento ISTAT per tutti i contratti. 7.8 Gestione corrispondenza Dalla schermata principale di Rent Manager cliccate su Inserimenti>Gestione corrispondenza. Questa funzione permette di archiviare in modo efficace tutta la corrispondenza dello studio. E anche possibile archiviare in formato digitale i documenti ricevuti ed inviati. 7.9 Archivio digitale documenti Dalla schermata principale di Rent Manager cliccate su Inserimenti>Archivio digitale documenti. Questa funzione permette di archiviare in formato digitale qualunque documento attinente l attività di gestione delle locazioni. 157

158 Manuale di PIGC e Rent Manager 8 Stampe operative In questa sezione sono descritte tutte le tipologie di stampe operative del programma, ossia tutte quelle stampe necessarie e dalle quali non si può prescindere per ottenere risultati indispensabili per lo svolgimento del lavoro (estratti conto, bollettini di pagamento bancari, postali, MAV, RI.BA., ecc. Va comunque detto che, come tutte le altre stampe, anche le seguenti sono visualizzabili in anteprima. 8.1 Scadenzario bollette Questa stampa vi consente di icordare, mese per mese, i canoni di locazione che bisogna ancora emettere; dalla schermata principale di Rent Manager scegliere il menù Stampe>Scadenzario bollette ; dalla nuova maschera che vi si aprirà scegliete l opzione che ritenete più opportuna. Potrete scegliere se stampare le bollette da emettere da parte di un singolo gestore o se per tutti i gestori senza distinzione alcuna; potrete altresì optare se stampare l elenco dei bollettini o dei solleciti da emettere. 8.2 Elenco immobili in gestione Questa stampa riporta l elenco di tutti gli immobili gestiti evidenziando l immobile, il proprietario, l inquilino, il tipo di contratto, la data di inizio e fine contratto. 8.3 Rubriche proprietari ed inquilini Queste stampe riportano i recapiti telefonici, fax ed dei proprietari e degli inquilini. 8.4 Richieste di pagamento Le stampe previste in questo paragrafo sono molteplici e dipendono strettamente dalle linee di lavoro che avete dato al vostro ufficio, dalle abitudini degli inquilini ormai consolidate o, ancora, dalla scelta effettuata da parte dei proprietari per i quali gestite le proprietà. Alcuni preferiscono emettere delle richieste di pagamento su carta semplice, altri su modulistica personalizzata, altri ancora prediligono la stampa dei MAV o delle RI.BA. Dalla schermata principale di Rent Manager scegliere il menù Stampe>Richieste di 158

159 pagamento, da tale scelta in poi toccherà a voi stabilire in che modo richiedere i rispettivi pagamenti inerenti i canoni di locazione e gli oneri accessori. Indipendentemente da tutto la procedura è più o meno la stessa per tutte le tipologie; cambierà solamente il tipo di maschera da andare a compilare per ordinare e confermare le stampe di output necessarie. Potrete comunque scegliere tra i bollettini forniti a pagamento direttamente da noi (MR/A4, MB/A4, bollettini postali TD123, bollettini postali TD451, bollettini postali Buffetti, MAV, Riba e Bollettini Freccia. 8.5 Estratti conto E possibile in qualunque momento stampare un estratto conto per la singola unità immobiliare o riepilogativo per tutte le unità immobiliari di un dato proprietario semplicemente chiamando Stampe>Estratto conto. E anche prevista la stampa del Report pagamenti per proprietario che riporta la situazione dei pagamenti e morosità di un certo periodo per tutte le unità immobiliari di un proprietario. 159

160 Manuale di PIGC e Rent Manager 8.6 Solleciti e morosità Sempre a cadenze mensili potrete effettuare la stampa delle morosità ad una certa data per passare poi alla stampa di veri e propri solleciti di pagamento indirizzati ai singolo inquilini in ritardo con i pagamenti. E anche prevista la possibilità di calcolo interessi di mora. Dalla schermata principale di Rent Manager scegliere il menù Stampe>Gestione morosità e solleciti ; da qui si può decidere se e a chi stampare i solleciti di pagamento. 8.7 Storico contratti Una volta che il contratto è terminato, è possibile archiviarlo nella sezione Storico contratti che si trova nell Archivio Proprietari ed Immobili. Per archiviarlo basta semplicemente entrare nel contratto ed andare nella sezione Dati contratto indicando Chiuso nell impostazione dello Stato contratto 8.8 Compilazione automatica modelli Rent Manager prevede la compilazione automatica dei modelli 1282 di cessione fabbricato, 69 di richiesta registrazione, il modello SIRIA ed il modello F Modulistica di frequente utilizzo Rent Manager prevede la stampa dei moduli di utilizzo più frequente nell ambito delle locazioni. In particolare chiamando Stampe>Modulistica troverete la possibilità di stampare: il modello 1282 di cessione fabbricato il modello 69 di richiesta registrazione il modulo SIRIA il modulo di richiesta permesso di soggiorno il modello F23 il modello F Contrattualistica Sono disponibili in Stampe>Contratti tipo i contratti di uso più frequente in formato Word. 160

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162 Manuale di PIGC e Rent Manager 9 Visualizzazioni ed altre funzionalità 9.l Ricerca unità immobiliare E possibile cliccando sulla lente d ingrandimento che appare nella barra dei bottoni ricercare un soggetto (proprietario o inquilino) tra tutti quelli inseriti. Dal risultato della ricerca sarà possibile accedere alla scheda anagrafica del soggetto. 9.2 Rubrica telefonica Chiamando Visualizzazioni>Rubrica telefonica viene riportato l elenco di tutti i proprietari e gli inquilini con i rispettivi recapiti. 9.3 Scadenzario bollette, contratti, tassa di registro ed adeguamento ISTAT Dal menu Visualizzazioni è possibile richiamare lo scadenzario delle bollette che riporta l elenco delle prossime bollette da emettere, lo scadenzario contratti con i contratti da rinnovare, lo scadenzario tassa di registro che riporta i contratti nei quali è data pagare la tassa di registro e lo scadenzario adeguamenti ISTAT che riporta l elenco dei contratti nei quali deve essere effettuato l adeguamento ISTAT. 162

163 Note Lo scadenzario contratti tiene conto dei mesi di disdetta specificati nell archivio contratti. 163

164 Manuale di PIGC e Rent Manager 10 Utilità 10.1 Configurazione E la configurazione del programma che permette di: Cambiare data ed ora; Selezionare la stampante da utilizzare, l anteprima, il word processor ecc. Il disco di lavoro sul quale operare (solo versione Network) Attivare il codifica a barre o la codifica numerica Impostare i margini di stampa per le ricevute e i modelli in generale Impostare la modulistica personalizzata Impostare altri parametri (aliquota IVA, periodicità salvataggi ecc.) 10.2 Editore testi Editore Testi permette una gestione integrata delle lettere da inviare a proprietari ed inquilini. Le lettere sono catalogate per gestore e vengono preintestate con i dati del gestore e del soggetto a cui la lettera è riferita. E possibile creare una lettera vuota oppure basarsi su modelli già pronti quali: verbale di consegna; lettera accompagnatori a proprietario per incasso affitti prospetto costi stipula contratto 164