Manuale Videoconferenza HD

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1 Manuale Videoconferenza HD v. 4.0

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3 INDICE 1 CHIAMARE UNA SINGOLA POSTAZIONE DI VIDEOCONFERENZA Chiamare una singola postazione della rete provinciale di videocomunicazione Chiamare una singola postazione esterna non facente parte della rete provinciale di videocomunicazione Chiamare una utenza telefonica tradizionale Chiamare una videoconferenza ISDN Chiamare un terminale mobile 3G (videotelefono) RICEVERE UNA CHIAMATA DALL'ESTERNO COME PRENOTARE UNA SALA VIRTUALE DI VIDEOCONFERENZA Premessa Login Creazione Account Prenotazione stanze Virtuali Invitare altri partecipanti Chiamare la sala virtuale COME UTILIZZARE I TERMINALI Stazione di videoconferenza Tandberg Telecomando Chiamata Rubrica Dual Video Stazione di videoconferenza Polycom Chiamata Stazione di videoconferenza Aethra Chiamata Rubrica Dual Video COME UTILIZZARE IL SERVIZIO DI REGISTRAZIONE E STREAMING Registrazione del flusso video di un singolo terminale...23 Pag 3

4 5.2 Registazione di una sala virtuale di videconferenza...24 Pag 4

5 Note introduttive Il servizio di videoconferenza è un nuovo strumento che permettere agli utenti di effettuare delle videochiamate in modalità utente e multiutente. Nella modalità utente (uno ad uno) un utente chiama da un apparato di videocomunicazione un altro apparato di videocomunicazione. Ogni apparato attestato sulla rete provinciale è identificato da una numerazione a 5 cifre (es: 88004) e da un id alfabetico (es: trentinonetwork.sede) Nella modalità multiutente la videochiamata avviene tra tre o più utenti. Un utente chiama da un apparato di videocomunicazione una sala virtuale alla quale possono accedere altri utenti, fino ad un massimo di 5. Attualmente la Provincia Autonoma di Trento dispone di una serie di stanze virtuali raggiungibili dai terminali di videoconferenza con la seguente numerazione: 88600,88601,88602,88603 prenotabili tramite il portale É inoltre disponibile un servizio che permette di registrare le videochiamate. 1. Per effettuare una chiamata verso un singolo utente si veda il capitolo 1 2. Per effettuare una chiamata multiutente (tre o più) si veda il capitolo 3 3. Per utilizzare e prenotare il servizio di registrazione e streaming si veda il capitolo 5 Come utilizzare il servizio di registrazione e streaming. Nel caso si riscontrassero problemi nell'utilizzo del servizio si prega di contattare il servizio di assistenza ( ) CSD di Informatica Trentina. L'identificativo della postazione di videochiamata è individuato sul telecomando. Pag 5

6 Terminologia Postazione di videochiamata: Una postazione composta dal terminale di videochiamata, microfono, monitor o proiettore, casse acustiche. Modalita uno ad uno: Modalità che prevede la videochiamata tra due utenti Modalità multiutente: Modalità che prevede una videochiamata tra tre o più utenti Sala virtuale di videoconferenza: La sala virtuale è il mezzo che permette la modalità multiutente, mutuando il concetto da una sala riuninoni dove più persone attorno al tavolo dialogando, tramite le postazioni di videochiamata è possibile accedere alla sala virtuale Modalità Dual Video: Questa modalità di utlizzo permette di inviare oltre alle immagini provenienti dalla telecamera un secondo flusso video proveniente dal PC. In questa maniera è possibile mostrare il desktop del proprio PC anche agli altri interlocutori. CSD: Customer Service Desk, ovvero il Centro Assistenza Clienti. Pag 6

7 1 CHIAMARE UNA SINGOLA POSTAZIONE DI VIDEOCONFERENZA Per poter utilizzare l'apparato di videocomunicazione è necessario accertarsi che l'apparato sia acceso, che il microfono sia collocato correttamente, che la telecamera sia puntata correttamente, che il monitor (o il proiettore) sia acceso. In ogni sala attrezzata è disponibile un breve documentazione indicante come accendere i dispositivi. Nell'utilizzo delle postazioni di videochiamata si applicano gli stessi concetti di un moderno telefono ovvero la chiamata diretta via numero oppure la chiamata via Rubrica. Per i dettagli sull'utilizzo dei singoli terminali si veda il Capitolo 3 e i Manuali Utente dei specifichi apparati. 1.1 CHIAMARE UNA SINGOLA POSTAZIONE DELLA RETE PROVINCIALE DI VIDEOCOMUNICAZIONE. Per chiamare una singola postazione della rete provinciale di videocomunicazione è sufficiente: 1. Nel caso non si conosca il numero è possibile da tutti i dispositivi di videocomunicazione consultare la Rubrica. 2. Digitare tramite il telecomando il numero a 5 cifre corrispondente alla postazione con la quale si vuole instaurare una chiamata e avviare la chiamata, consultare il capitolo 3 per i dettagli sull'utilizzo del telecomando. Pag 7

8 1.2 CHIAMARE UNA SINGOLA POSTAZIONE ESTERNA NON FACENTE PARTE DELLA RETE PROVINCIALE DI VIDEOCOMUNICAZIONE. Qualora sia la prima volta che si contatta un determinato ente o soggetto è necessario richiedere l'abilitazione di una nuova connessione al proprio referente tecnico od al CSD di informatica Trentina ( ) 7 giorni lavorativi prima del meeting (il periodo dipende dalla disponibilità della controparte) e fornire i riferimenti dell'ente che si vuole contattare. E' necessario fornire i seguenti dati: - Denominazione Ente - Contatto del Referente Tecnico: Nome, Cognome, numero telefonico e indirizzo mail. Il personale tecnico di supporto provvederà a contattare il riferimento dell'ente, si accorderà sulle modalità tecniche di connessione ed aggiornerà la rubrica del terminale di videoconferenza, inserendo il nome del nuovo ente ed i parametri tecnici necessari, ed effettuerà delle sessioni di prova per accertare la compatibilità tra le piattaforma. Nel caso tutto funzioni correttamente il personale tecnico di supporto avviserà l'utente in merito alla fattibilità della video comunicazione ed a quel punto l'utente potrà attivare la chiamata al nuovo ente seguendo la procedura di chiamata standard. Per chiamare è sufficiente: 1. Digitare tramite il telecomando l'identificativo oppure l'indirizzo pubblico e avviare la chiamata, 2. Nel caso non si conosca consultare la rubrica per verifica se l'ente è presente in essa. Pag 8

9 1.3 CHIAMARE UNA UTENZA TELEFONICA TRADIZIONALE Dalla postazione di videoconferenza tramite il telecomando digitare il numero telefonico preceduto da uno zero, ad esempio volendo chiamare il numero xx è sufficente digitare xx. 1.4 CHIAMARE UNA VIDEOCONFERENZA ISDN. E' possibile che alcuni enti esterni alla rete provinciale siano raggiungibili solamente tramite linea ISDN, se vi viene dunque comunicato un numero ISDN è necessario dalla postazione di videoconferenza tramite il telecomando digitare il numero telefonico preceduto da 01, ad esempio volendo chiamare il numero xx è sufficente digitare xx. 1.5 CHIAMARE UN TERMINALE MOBILE 3G (VIDEOTELEFONO). La possibilità di instaurare una sessione audi/video con un telefonino dipende dalla copertura di campo e dalle caratteristiche dell'operatore telefonico chiamato. Dalla postazione di videoconferenza tramite il telecomando digitare il numero telefonico senza prefisso internazionale preceduto da 1. Ad esempio volendo chiamare il numero xx è sufficiente digitare xx. Pag 9

10 2 RICEVERE UNA CHIAMATA DALL'ESTERNO Questo capitolo si riferisce alle modalità con la quale si desidera essere contatti da un utente/terminale non riconducibile alla rete provinciale come ad esempio altre Regioni, Enti Governativi eccetera. Affinche essi possano chiamare una postazione di videochiamata è necessario comunicare a loro alcuni parametri. Qualora sia la prima volta che si contatta un determinato ente o soggetto è necessario richiedere l'abilitazione di una nuova connessione al proprio referente tecnico od al CSD di informatica Trentina ( ) 7 giorni lavorativi prima del meeting (il periodo dipende dalla disponibilità della controparte) e fornire i riferimenti dell'ente dal quale si vuole essere contattati. E' necessario fornire i seguenti dati: - Denominazione Ente - Contatto del Referente Tecnico: Nome, Cognome, numero telefonico e indirizzo mail. Nel caso tutto funzioni correttamente il personale tecnico di supporto avviserà l'utente in merito alla fattibilità della video comunicazione ed a quel punto l'utente potrà ricevere la chiamata. É inoltre possibile chiamare la postazione di videochiamata: da un telefono tradizionale o mobile telefonando al numero e successivamente dopo aver ascoltato la richiesta inserire il numero della postazione o della sala virtuale a 5 cifre. da un terminale ISDN H.320 telefonare al numero e successivamente dopo l attivazione del risponditore automatico, digitare il numero della postazione o della sala virtuale a 5 cifre; da un videotelefono 3G il numero e successivamente dopo l attivazione del risponditore automatico, digitare il numero della postazione o della sala virtuale a 5 cifre; In tutti i precedenti casi ove fosse richiesto di inserire il numero della postazione o della sala virtuale a 5 cifre è necessario digitare il numero seguito il tasto cancelletto (#). In tutti i precedenti casi ove fosse richiesto il PIN per accedere alla sala virtuale è necessario digitare il codice seguito dal tasto cancelletto (#). Pag 10

11 3 COME PRENOTARE UNA SALA VIRTUALE DI VIDEOCONFERENZA 3.1 PREMESSA Una sala virtuale di videoconferenza permette di mettere in videocomunicazione due o più utenti. La modalità utilizzata è il countinuos presence ovvero un utente visualizza sul proprio schermo tutti i partecipanti alla conferenza contemporaneamente. L'utilizzo di questa modalità impegna i partecipanti ad utilizzare una interattività e dei comportamenti adeguati allo strumento. Come in una normale riunione è di fondamentale importanza non sovrapporre le voci, in particolare a causa dell'introduzione di un piccolo ritardo è necessario attendere che l'interlocutore di turno abbia terminato di parlare, Si consiglia inoltre di tenere i microfoni spenti quando non si ha la parola, solitamente tutti i microfoni da tavolo possiedono il pulsante per l'opzione muto. I microfoni da sala oltre a catturare la voce delle persone catturano anche rumori di fondo della sala, rumori che si sovrappongono alle voci degli altri utenti rendendo l'esperienza uditiva dei partecipanti sgradevole, evitare quindi di tenere finestre o porte aperte. Per utilizzare una sala virtuale è necessario prenotarla (vedi paragrafo 3.3). A prenotazione effettuata si riceve una numerazione a 5 cifre, che sarà il numero da utilizzare per connettere l'apparato di videocomunicazione alla sala virtuale, ed un PIN numerico a 4 cifre che permette di accedere alla sala virtuale proteggendola quindi da accessi non autorizzati. Pag 11

12 3.2 LOGIN Per effettuare il login al portale di prenotazione è sufficiente collegarsi con il browser all'indirizzo: ed inserire username e password. Se è la prima volta che si accede al servizio si deve creare il proprio account cliccando sul link 'procedi alla registrazione' (vedi paragrafo 3.2.1). Il sistema verifica tramite l' l'identità dell'utente e assegna una username e password composta da nome.cognome.ente (es: mario.rossi.pat) Creazione Account Se è la prima volta che si accede al servizio collegarsi con il browser all'indirizzo e cliccare sul link 'procedi alla regisrazione', quindi compilare il modulo di registrazione on-line. Inserendo Nome, Cognome, Indirizzo mail e numero telefonico. E' obbligatorio accettare le condizioni del servizio, mentre si può scegliere se il proprio nome venga visualizzato nella rubrica condivisa. Premere invio. Dopo alcuni minuti riceverete una prima mail di richiesta di conferma alla registrazione. Pag 12

13 Mario Rossi, benvenuto nel servizio di videoconferenza della Provincia di Trento. Per completare la tua registrazione utilizza il link: h ttps://videoconferenza.provincia.tn.it/signup/activate?dfd888ba244a42b9b739c66b1f201d50 Grazie. E di seguito una mail contenente username e password Mario Rossi, benvenuto nel servizio di videoconferenza della Provincia di Trento. Il suo account è stato attivato con questi estremi: username: mario.rossi.pat password: 2404 L'applicazione è disponibile a questo indirizzo: h ttps://videoconferenza.provincia.tn.it/ Grazie. Il sistema verifica tramite l' l'identità dell'utente e assegna una username e password composta da nome.cognome.ente (es: mario.rossi.pat). Pag 13

14 3.3 PRENOTAZIONE STANZE VIRTUALI Eseguito il login è possibile da parte dell'utente prenotare una sala virtuale di videoconferenza tramite il pulsante 'Prenota' nel menù Gestione Sale. Viene richiesto di inserire la data, l'ora di inizio (minimo 00.15) e l'ora di fine (massimo 23.45), il numero di partecipanti (massimo 5) e un titolo. Tramite il pulsante salva verrà inviata una di conferma contenente i dati utili per l'utilizzo della sala virtuale come numero e codice di accesso. Il codice di accesso viene generato ad ogni prenotazione. Tramite il pulsante 'Visualizza' nel menù Gestione Sale vengono stampate a video tutte le prenotazioni effettuate e vi è la possibilità di cancellare una prenotazione. Inoltre premendo su una prenotazione appare un finestra di dettaglio riportante le informazioni inviate nella . Pag 14

15 3.4 INVITARE ALTRI PARTECIPANTI Affinche gli altri partecipanti possano accedere alla sala virtuale sarà necessario inoltrare l' ricevuta a tutti i partecipanti o comunicargli i dati essenziali. E' possibile inviare l' di invito direttamente dal portale selezionando la riunione e premendo il pulsante 'Invita Partecipanti' Nel campo è sufficiente aggiungere il destinatario, con il pulsante 'Inserisci' aggiungerlo alla lista e con il pulsante 'Spedisci ' inviare l'invito. 3.5 CHIAMARE LA SALA VIRTUALE Digitare tramite il telecomando il numero della sala virtuale a 5 cifre apparirà la richiesta di inserire il codice PIN, inserire tramite il telecomando il codice PIN seguito dal tasto cancelletto. Pag 15

16 4 COME UTILIZZARE I TERMINALI Il presente manuale descrive le modalità operative necessarie per attivare una sessione di videoconferenza. Per identificare gli apparati si veda l'etichetta posta sul telecomando. Le schermate riportate in queste pagine potrebbero subire delle variazioni in relazione agli aggiornamenti delle versioni delle componenti applicative. Tali modifiche sono assolutamente ininfluenti ai fini dell utilizzo dell applicazione. 4.1 STAZIONE DI VIDEOCONFERENZA TANDBERG Telecomando 1. Il tasto Mic Off (Disattiva Microfono) attiva e disattiva il microfono. 2. I tasti freccia si utilizzano per spostarsi nel menu e per muovere la telecamera quando il menu è occultato. 3. Il tasto Vol +/ (Volume +/-) permette di regolare il volume del sistema. 4. Il tasto Layout (Disposizione) permette di alternare tra la visualizzazione a schermo intero e le diverse disposizioni delle immagini. 5. Il tasto Cancel X (Annulla) riporta al passo precedente nel sistema di menu. Il tasto Cancel X (Annulla) si utilizza anche per cancellare uno o più caratteri in un campo di immissione. 6. Il tasto verde di chiamata permette di effettuare una chiamata. 7. I tasti Camera Presets (Valori preimpostati) definiscono posizioni specifiche preimpostate della telecamera. 8. Il tasto Snapshot (Istantanea) permette di ottenere un istantanea del proprio video (solo durante una chiamata) 9. Il tasto Presentation (Presentazioni) permette di selezionare una sorgente di presentazione predefinita. 10. Premendo il tasto OK/Menu, si visualizzano le voci di menu. 11. Utilizzando il tasto Zoom +/, si può ingrandire o rimpicciolire l immagine ripresa dalla telecamera. 12. Il tasto Selfview (Video in uscita) permette di visualizzare il proprio video in uscita. Premendo questo tasto per la seconda volta, si disattivala funzione Selfview di visualizzazione del video in uscita. 13. Attraverso la Rubrica del sistema, è possibile memorizzare e richiamare le voci corrispondenti ai propri contatti video per facilitare l esecuzione delle chiamate. 14. Premendo il tasto rosso di fine chiamata, si interrompe la chiamata corrente. Se si preme questo tasto quando non è in corso alcuna chiamata, il sistema passa in modalità Attesa. 15. I tasti numerici/letterali funzionano in maniera analoga a quelli di un telefono mobile o cellulare. 16. Il tasto TouchTones (Composizione DTMF) si utilizza durante l esecuzione di una chiamata, ad esempio per comporre numeri con estensioni (invece dei tasti Presets dei valori preimpostati). Pag 16

17 4.1.2 Chiamata Premere il tasto Chiamata nella parte alta del telecomando, identificato dalla cornetta telefonica su sfondo verde, per far apparire la videata di gestione chiamate simile a quella esposta di seguito. Nel riquadro bianco che apparirà, inserire il numero della videoconferenza ove si desidera accedere (es: 88600). Premere il tasto Ok o la cornetta verde sul telecomando, per iniziare la chiamata Rubrica 1. Premere Phone Book (Rubrica, tasto 13) sul telecomando o selezionare Rubrica dal menu. 2. Scegliere un contatto, utilizzando i tasti freccia o i tasti letterali. 3. Premere OK per selezionare un contatto: in tal modo, si accede al menu di chiamata dal quale è possibile modificare il numero o le impostazioni di chiamata prima di effettuare la chiamata. In alternativa, premere il tasto verde di chiamata del telecomando per effettuare direttamente la chiamata Dual Video 1. Per abilitare il Dual Video verificare che l'uscita video del PC sia correttamente collegata all'entrata video secondaria del terminale di videoconferenza. (se necessario richiedere assistenza) 2. A videochiamata gia avviata premere il pulsante Blu Presentation (Tasto 9). Pag 17

18 3. Premendo successivamente il tasto Layout (Tasto 4) è possibile cambiare la disposizione delle finestre portando in primo o secondo piano lo schermo del PC rispetto al flusso video proveniente dalla telecamera. 4. Per interrompere la trasmissione del desktop premere nuovamente il tasto Blue Presentation (Tasto 9) Per ulteriori funzionalità del terminale Tandberg vedere il manuale in allegato TANDBERG_Guida_rapida.pdf consultabile anche dal portale sezione manualistica. Pag 18

19 4.2 STAZIONE DI VIDEOCONFERENZA POLYCOM Chiamata Premere il pulsante Home sul telecomando, per far apparire la videata di gestione chiamate simile a quella esposta di seguito. Inserire, nel riquadro vuoto in alto a sinistra, il numero della videoconferenza ove si desidera accedere (es: 88600). Premere il tasto Chiamata nella parte alta del telecomando, identificato dalla cornetta telefonica su sfondo verde, per iniziare la chiamata. Pag 19

20 4.3 STAZIONE DI VIDEOCONFERENZA AETHRA Chiamata Premere il pulsante Chiama (cornetta verde), per far apparire la videata di gestione chiamate simile a quella esposta di seguito. Inserire nel riquadro in alto a sinistra il numero della sala virtuale di videoconferenza alla quale si vuole accedere (es: 88600). Premere il pulsante Chiama (cornetta verde), per avviare la chiamata Rubrica Per la selezione veloce di un numero da chiamare, é disponibile un'agenda nella quale possono essere inseriti i dati dei terminali con i quali ci si connette più frequentemente. Per effettuare una chiamata ad una delle postazioni memorizzate, sarà poi sufficiente selezionarne il nome presente nella lista. Premere il tasto agenda Pag 20

21 Verrà visualizzata la seguente immagine. Per effettuare la chiamata: 1. Utilizzare il campo Cerca per la ricerca alfanumerica del terminale da chiamare. 2. Selezionare il nome trovato, premere OK per confermare. 3. Posizionarsi in corrispondenza dell icona CHIAMA, premere OK. 4. Oppure selezionato il nome, premere il tasto CHIAMA del telecomando. 5. Per terminare la comunicazione utilizzare il tasto del telecomando DISCONNETTI; il sistema chiederà di confermare la disconnessione Dual Video 5. Per abilitare il Dual Video verificare che l'uscita video del PC sia correttamente collegata all'entrata video secondaria del terminale di videoconferenza. (se necessario richiedere assistenza) 6. A videochiamata già avviata premere il pulsante DUAL. 7. Premendo successivamente il tasto PIP è possibile cambiare la disposizione delle finestre portando in primo o secondo piano lo schermo del PC rispetto al flusso video proveniente dalla telecamera. 8. Per interrompere la trasmissione del desktop premere nuovamente il tasto DUAL. Per ulteriori funzionalità del terminale AETHRA vedere il manuale in allegato AETHRA_Guida_Rapida.pdf consultabile anche dal portale sezione manualistica. Pag 21

22 5 COME UTILIZZARE IL SERVIZIO DI REGISTRAZIONE E STREAMING 5.1 REGISTRAZIONE DEL FLUSSO VIDEO DI UN SINGOLO TERMINALE E' possibile registrare il flusso video di un singolo terminale di videoconferenza e di fornire il video in streaming tramite un portale web. Solitamente questa funzione viene utlizzata per riprendere e trasmettere eventi/riunioni o per registrare video messaggi. Questo servizio può essere prenotato su richiesta dell utente, tramite il servizio di assistenza ( ) indicando l'orario della registrazione e la sua durata massima nel caso della registrazione del flusso video proveniente da un singolo terminale. In particolare, potrà essere richiesto nella finestra di servizio (dal lunedì al venerdì, dalle ore 8.00 alle ore 18.00) e sarà attivato entro 7 giorni dalla data di richiesta. Per la registrazione di una singola postazione di videoconferenza, ricevuta la conferma della prenotazione, è sufficiente chiamare tramite un terminale di videoconferenza il numero di servizio assegnato (es: 88999). Sullo schermo comparirà la schermata di comunicazione di registrazione in corso. Per usufruire dello streaming on-line è necessario accedere al portale: Utilizzare le credenziali di accesso comunicate all'attivazione del servizio. Nel menu View Conferences sarà possibile scegliere tra eventi precedentemente registrati Recorded e eventi Live. Pag 22

23 Per visualizzare lo streaming cliccare sulla miniatura. Pppure a conferenza terminata eseguire il download mediante l'apposito pulsante. Per usufruire dello streaming è necessario utilizzare un sistema Windows con Windows Media Player 9 o successivi, e nelle impostazioni del browser, il livello di sicurezza deve essere impostato a Medio. 5.2 REGISTAZIONE DI UNA SALA VIRTUALE DI VIDEOCONFERENZA. E' inoltre possibile registrare una sala virtuale di videoconferenza. Per la registrazione di una sala di videoconferenza è necessario prenotare tramite il portale la sala e richiedere la registrazione tramite il servizio di assistenza ( ) indicando gli estremi della prenotazione effettuata. In particolare, potrà essere richiesto nella finestra di servizio (dal lunedì al venerdì, dalle ore 8.00 alle ore 18.00) e sarà attivato entro 7 giorni dalla data di richiesta. La sala di videoconferenza sarà automaticamente registrata. La modalità di visualizzazione dello streaming sono uguali alle precedenti. Pag 23

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