Sistemi Forlì S.r.l.

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1 Sistemi Forlì S.r.l. Via Jolanda Baldassari n FORLI' Tel Fax Capitale Sociale: R.I. - FO: R.E.A.: Cod. Fisc. / P. IVA:

2 SOMMARIO IMPOSTAZIONI PRELIMINARI... 3 Attivazione programma... 3 Ordine on-line...3 Aggiornamento IDS...4 ACQUISIZIONE DATI PRIMA NOTA CASSA/BANCA DA EXCEL... 5 Creazione modello d importazione... 5 Cassa...6 Banca...6 Creazione regole di contabilizzazione... 7 Data registrazione...8 Importo entrate/uscite...9 Conto/Partitario anagrafiche Clienti e Fornitori...9 Conto/partitario altre operazioni prima nota...10 Causale riga registrazione...11 Stato riga...11 Priorità delle regole...12 Acquisizione dati Foglio dati da contabilizzare (risultato dell elaborazione)...15 Funzioni...15 Casistiche particolari...19 Contabilità Semplificate...20 Contabilità Professionisti...20 Contabilizzazione...21 Istruzioni acquisizione prima nota cassa/banca da Excel Pagina 2

3 IMPOSTAZIONI PRELIMINARI Attivazione programma Il programma di acquisizione dati prima nota cassa/banca da excel è fornito gratuitamente, previo ordine online e successiva abilitazione IDS come da istruzioni che seguono Ordine on-line Entrare sul portale InfoProfis (doppio click sull icona in basso a sinistra nella schermata principale di Profis) e nella sezione Ordini on line cliccare su Prodotti Integrativi Nella finestra che si apre cliccare sulla riga Acquisizione prima nota cassa/banca da XLS Nella finestra successiva verificare che il prodotto sia ad importo a zero e poi inserirlo nel carrello. Successivamente procedere con Invia ordine in alto a destra. Quando Sistemi avrà evaso l ordine riceverete una di conferma e sarà possibile procedere con l abilitazione dell IDS per attivare il menù. Purtroppo non sono riuscito ad inserire le copie schermo relative ai passaggi di cui sopra, in quanto il nostro programma è già attivo. Qualora abbiate difficoltà nell ordine online contattate il nostro Servizio Assistenza Istruzioni acquisizione prima nota cassa/banca da Excel Pagina 3

4 Aggiornamento IDS Strumenti Abilitazione procedure Sistemi Dal tab Strumenti (in alto a destra) selezionare il menù Abilitazione procedure Sistemi Premere Prosegui (invio) per procedere all abilitazione Premere Aggiorna IDS (F4) Istruzioni acquisizione prima nota cassa/banca da Excel Pagina 4

5 Premere Si (F4) per iniziare la procedura di aggiornamento Se la procedura termina senza errori vengono aggiornate le date in alto a sinistra e nell elenco dei servizi abilitati comparirà quello evidenziato NOTA BENE: In caso di errore (EP 506, EP 508, ecc.) contattare il servizio Assistenza Per completare la procedura e visualizzare i relativi menù, occorre uscire e rientrare in Profis ACQUISIZIONE DATI PRIMA NOTA CASSA/BANCA DA EXCEL Creazione modello d importazione Clicca qui per scaricare il manuale Servizi Contabili Operaz. giornaliere Acq. pn cassa/banca da excel Impostazioni Modelli importazione excel Premere Nuovo F4 e selezionare nuovo per creare un nuovo modello oppure copia per copiare da un modello esistente Istruzioni acquisizione prima nota cassa/banca da Excel Pagina 5

6 Cassa Dopo aver premuto f4 nuovo, nella parte inferiore della videata impostare i dati richiesti: codice e descrizione modello, riga da cui iniziare ad importare e formato date Per ogni colonna del foglio di Excel da importare, impostarne il contenuto scegliendolo dalla lista ATTENZIONE: le colonne che non si intendono importare possono essere omesse, anche se presenti e mantenute sul file d Excel Banca La creazione del modello banca è identica a quella del modello cassa; nell esempio è stata omessa la colonna A in quanto contenente dati non utili alle registrazioni contabili e quindi da non importare Istruzioni acquisizione prima nota cassa/banca da Excel Pagina 6

7 Creazione regole di contabilizzazione Servizi Contabili Operaz. giornaliere Acq. pn cassa/banca da excel Impostazioni Cataloghi regole contabilizzazione ATTENZIONE: le regole di contabilizzazione sono OBBLIGATORIE. Non è possibile importare prima nota da file Excel senza prima avere definito le regole di contabilizzazione Premere Nuovo F4 e selezionare nuovo per creare un nuovo catalogo oppure copia per copiare da un catalogo esistente Impostare il codice e la descrizione del catalogo Associare il catalogo che si sta creando ad un modello d importazione, scegliendo uno di quelli già creati oppure creandone uno nuovo dall apposito menù Istruzioni acquisizione prima nota cassa/banca da Excel Pagina 7

8 Premere Nuovo F4 e selezionare nuovo per creare una nuova regola oppure copia per copiare da una regola esistente Data registrazione Selezionare su quale campo del foglio dati da contabilizzare si vuole definire una regola La Regola sulla "Data Registrazione" è indispensabile per ottenere sul foglio dati la data da impostare sulle operazioni di cassa/banca da contabilizzare Selezionare contenuto della colonna se si vuole riportare esattamente il contenuto della colonna data contabile. Selezionare Condizione se si vuole definire una condizione in base alla quale Profis riporti un altra data, come segue: Impostando la Condizione come sopra, Profis cercherà nella colonna descrizione operazione la parola assegno e nelle righe in cui compare riporterà come data di registrazione la data valuta e non la data operazione Istruzioni acquisizione prima nota cassa/banca da Excel Pagina 8

9 Importo entrate/uscite La Regola sugli importi Entrate/Uscite è indispensabile per ottenere sul foglio dati gli importi delle operazioni di cassa/banca da contabilizzare Impostare la colonna relativa all importo delle Entrate e delle Uscite. In caso nel file d Excel fosse presente una colonna sola con il segno algebrico, occorre impostare anche gli altri campi Conto/Partitario anagrafiche Clienti e Fornitori Tale tipologia di regola permette di impostare sul Foglio dati da contabilizzare, in corrispondenza delle righe riferite ad operazioni di incasso/pagamento, il relativo conto/partitario del Cliente/Fornitore In questa regola occorre impostare il conto (Anagrafiche cli/for oppure altri conti), la modalità di assegnazione (Automatica o Manuale) e la colonna nella quale Profis deve reperire i dati Se la modalità di assegnazione conto/partitario è manuale, occorre impostare la condizione in modo che il testo ricercato nella colonna descrizione operazione sia associato ad un singolo cliente/fornitore Istruzioni acquisizione prima nota cassa/banca da Excel Pagina 9

10 Creare una riga indicando il codice PdC utilizzato, il conto sintetico dei clienti/fornitori In questa sezione indicare gruppo, ditta, attività contabile e codice partitario che verrà associato alla riga di registrazione in fase d importazione dati da Excel, se nella colonna descrizione operazione verrà trovato il testo Albertosi Conto/partitario altre operazioni prima nota La modalità di assegnazione conto/partitario per le altre operazioni di PN (no Cli/For) è sempre manuale in base ad una condizione che deve essere associata ad un conto di contabilità In questo esempio se Profis trova nella colonna descrizione operazione le parole competenze avere, la registrazione viene associata al conto indicato (Interessi attivi su c/c bancari) Istruzioni acquisizione prima nota cassa/banca da Excel Pagina 10

11 Causale riga registrazione Selezionare contenuto della colonna se si vuole riportare esattamente il contenuto della colonna descrizione operazione. Selezionare Condizione se si vuole definire una condizione in base alla quale Profis riporti un altra causale come segue: Impostando la Condizione come sotto, Profis cercherà nella colonna descrizione operazione la parola rata e nelle righe in cui compare riporterà come descrizione operazione quella digitata nella regola Stato riga La Regola riferita allo "Stato riga" permette di impostare lo stato "Da non contabilizzare", sulle righe del Foglio dati da contabilizzare. Tale istruzione risulta utile in presenza di operazioni di cassa/banca da non gestire con la contabilizzazione automatica. Infatti lo stato riga "Da non contabilizzare" permette di gestire sul Foglio dati le sole operazioni di cassa/banca da acquisire in contabilità La funzione di acquisizione prima nota cassa/banca da Excel non prevede la contabilizzazione di alcune operazioni: Contabilizzazione Modello F24 (tipo registrazione specifico); Accrediti/addebiti riferiti a più partitari e riepilogati in una riga del file (es.: RI.BA.); Pagamento retribuzioni/contributi per Professionisti (tipi registrazioni specifici) Istruzioni acquisizione prima nota cassa/banca da Excel Pagina 11

12 Priorità delle regole L applicazione delle regole avviene in base alla priorità impostata, ovvero le regole vengono applicate in ordine di priorità. Per una corretta importazione le regole con Condizione devono essere applicate prima di quelle generiche Dopo aver creato le regole è possibile modificarne la priorità, selezionandole ed agendo sui tasti Istruzioni acquisizione prima nota cassa/banca da Excel Pagina 12

13 Acquisizione dati Servizi Contabili Operaz. giornaliere Acq. pn cassa/banca da excel Acq. pn cassa/banca da excel Richiamare ditta ed esercizio contabile su cui importare i dati Premere F4 Nuova acquisizione per avviare una nuova acquisizione dati da file Excel Indicare la direttiva dove è salvato il file d Excel da importare In caso nel file d Excel fossero presenti più fogli di lavoro, indicare quello da cui importare, in caso contrario viene impostato automaticamente da Profis E possibile aprire il file d Excel da importare Premere avanti F3 per procedere con l acquisizione Istruzioni acquisizione prima nota cassa/banca da Excel Pagina 13

14 Indicare una descrizione per il foglio dati da contabilizzare Richiamare il modello d importazione. Il catalogo regole viene impostato automaticamente in quanto associato al modello d importazione Tramite il dettaglio regole è possibile visualizzare, modificare o creare nuove regole Premere avanti F3 per procedere con l acquisizione Indicare la modalità di associazione delle partite contabili, tenendo presente che in caso di associazione manuale sarà l operatore ad associare le singole partite alle righe di registrazione, mentre in caso di Saldaconto automatico ad esaurimento le partite verranno saldate in ordine cronologico fino a concorrenza dell importo totale Premere avanti F3 per procedere con l acquisizione Istruzioni acquisizione prima nota cassa/banca da Excel Pagina 14

15 Indicare il conto/partitario da utilizzare come contropartita di tutte le registrazioni contabili e la causale contabile da inserire in tutte le righe, che può essere digitata o derivata dalle righe di registrazione Premere END per procedere con l acquisizione Foglio dati da contabilizzare (risultato dell elaborazione) Il foglio dati da contabilizzare permette di visualizzare, integrare e modificare i dati importati prima dell effettiva contabilizzazione La colonna conto presenta alcune righe per le quali Profis non è riuscito ad associare automaticamente il conto di contabilizzazione. Occorre inserire manualmente o tramite regole create appositamente, il conto su quale verrà associato l importo presente nel file d Excel Funzioni Posizionandosi su una riga nel riquadro sottostante viene visualizzato il contenuto del file d Excel. Cliccando sul link in blu è possibile visualizzare tutto il contenuto del file d Excel Con il pulsante Ordina è possibile ordinare le righe per numero crescente o decrescente Istruzioni acquisizione prima nota cassa/banca da Excel Pagina 15

16 Con il pulsante Filtri è possibile impostare dei filtri di ricerca, come da esempio. Quando sono impostati dei filtri il pulsante ne evidenzia la presenza Con il pulsante Regole è possibile applicare, alle righe selezionate, tutte le regole già create, una regola specifica tra quelle già create, oppure passare alla gestione delle regole per visualizzare, modificare le regole presenti o crearne delle nuove Con il pulsante Partite contabili è possibile, per tutte le righe selezionate, eliminare l associazione delle partite fatte in precedenza, oppure procedere in modo automatico all associazione partite con 2 opzioni: Applica saldaconto ad esaurimento: consente di saldare in automatico più partite (per Cliente/Fornitore), in ordine cronologico, fino a concorrenza dell'importo indicato sulle righe del foglio dati selezionate. Se l'ultima partita elaborata non viene saldata interamente allora rimane aperta per il residuo; Applica saldaconto a saldo: consente di saldare in automatico più partite (per Cliente/Fornitore), in ordine cronologico, fino a concorrenza dell'importo indicato sulle righe del foglio dati selezionate. Se l'ultima partita elaborata non viene saldata interamente allora viene generato un abbuono per la differenza; Istruzioni acquisizione prima nota cassa/banca da Excel Pagina 16

17 Con il pulsante Dati contabilizzazione è possibile modificare il conto cassa/banca di contabilizzazione, la modalità di derivazione della causale, l incasso al lordo o al netto della ritenuta e la possibilità di optare per un'unica registrazione per tutte le righe con la stessa data oppure una registrazione per ciascuna riga con la stessa data Con il pulsante presente in corrispondenza di ogni singola riga, è possibile applicare tutte le regole, applicarne una specifica o crearne una nuova. E possibile gestire l associazione delle partite o visualizzare la scheda contabile Con il pulsante presente in corrispondenza di ogni singola riga relativa a saldaconto Clienti e Fornitori, è possibile visualizzare e associare manualmente le partite contabili oppure modificare l associazione automatica già effettuata Istruzioni acquisizione prima nota cassa/banca da Excel Pagina 17

18 Viene visualizzata l associazione automatica fatta da Profis con possibilità di modifica Con il pulsante presente in corrispondenza di ogni singola riga nella quale è già presente il conto, è possibile scomporre l importo in più conti, in presenza, come nell esempio, di commissioni su RID Creare una nuova riga con il tasto, selezionare il conto, indicare l importo ed eventualmente modificare la causale. ATTENZIONE: modificare l importo della riga esistente, sottraendo l importo della nuova riga creata Istruzioni acquisizione prima nota cassa/banca da Excel Pagina 18

19 ATTENZIONE: con il tasto si elimina l intero foglio di contabilizzazione con la perdita di tutti i dati importati e modificati manualmente. Occorrerà procedere ad una nuova acquisizione dati ATTENZIONE: con il tasto si salva l importazione, che potrà essere gestita in futuro, ma verranno PERSE le associazioni alle partite contabili e le scomposizioni eventualmente presenti Il foglio salvato, ma NON contabilizzato viene visualizzato con il pallino giallo e lo stato in corso. Occorrerà rientrare e procedere alla sua contabilizzazione Casistiche particolari Il partitario è evidenziato in ROSSO se con l'applicazione delle regole sul "conto/partitario" sono stati trovati più partitari. Occorre scegliere dal menù il partitario corretto La ricerca di Profis avviene SOLO sulla prima riga dell anagrafica ed è per questo che si può verificare la casistica Istruzioni acquisizione prima nota cassa/banca da Excel Pagina 19

20 Contabilità Semplificate Per le contabilità semplificate non cambia molto rispetto alle ordinarie. Di seguito vengono presentate solo le differenze di operatività In fase di acquisizione file d Excel occorre impostare i riferimenti IVA obbligatori per le contabilità semplificate Per le semplificate NON è possibile associare conti economici in si tratterebbe di prima nota generica non contemplata in questa tipologia di contabilità. Tali registrazioni dovrebbero essere fatte con tipo reg. 40 o 140 (costi o ricavi fuori ambito iva) Errore bloccante emesso in tale casistica Contabilità Professionisti Le registrazioni generate con la presente funzione sono sempre rilevanti sia per competenza che per cassa. Per i professionisti con registro incassi/pagamenti la rilevanza, utile per la stampa del registro e la determinazione del reddito, è dedotta da quanto indicato nella sezione dei "Dati contabili" del conto in Gestione Piano dei Conti. Istruzioni acquisizione prima nota cassa/banca da Excel Pagina 20

21 Contabilizzazione Selezionare le righe che si vogliono contabilizzare (non è obbligatorio contabilizzare tutte le righe in una volta sola, ad eccezione di quelle relative a partite contabili, che saranno comunque contabilizzate) e premere contabilizza Scegliere il tipo di elaborazione e premere F4 prosegui ATTENZIONE: se NON sono state selezionate righe con partite contabili associate, queste verranno comunque incluse nella contabilizzazione ATTENZIONE: sono presenti anomalie che NON permettono la contabilizzazione delle righe elencate. In particolare per le 3 righe NON sono state associate le partite contabili. Occorre premere F1 abbandona per ritornare al foglio dati e correggere l errore oppure premere F4 prosegui per proseguire senza contabilizzare le righe con anomalie Istruzioni acquisizione prima nota cassa/banca da Excel Pagina 21

22 Il foglio dati è stato parzialmente contabilizzato (8 righe ), rimangono da contabilizzare 7 righe, per cui occorrerà rientrare nel foglio, correggere le anomalie o integrare i dati presenti e procedere alla contabilizzazione delle righe rimaste Con il tasto è possibile impostare lo stato di completato sul foglio dati selezionato. Su TUTTE le registrazioni non ancora contabilizzate verrà impostato lo stato da non contabilizzare e non sarà più possibile procedere alla loro contabilizzazione Con il tasto è possibile stampare una lista movimenti contabili, oppure eliminare una o più registrazioni, già contabilizzate, presenti nel foglio dati Dopo aver premuto elimina registrazioni, è possibile selezionare le registrazioni da eliminare e premere F8 avvia eliminazione Istruzioni acquisizione prima nota cassa/banca da Excel Pagina 22

23 Rientrando nel foglio da contabilizzare, è possibile selezionare le righe non contabilizzate, evidenziate dal simbolo per integrarle con i dati mancanti (conti, partite contabili scomposizione) e contabilizzarle Quando tutte le righe da contabilizzare sono state contabilizzate, il foglio dati assume lo stato di completato (pallino verde) In contabilità tutte le righe sono state registrate con il tipo registrazione 582 Prima nota più giorni e sono registrazioni contabili a tutti gli effetti Istruzioni acquisizione prima nota cassa/banca da Excel Pagina 23