L adozione di un Processo di Social Procurement a supporto di una nuova Strategia di Sourcing

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1 L adozione di un Processo di Social Procurement a supporto di una nuova Strategia di Sourcing Giovanni Belluzzo ESPERIENZE DI INNOVAZIONE, TECNOLOGIA E SISTEMI INFORMATIVI: LE AZIENDE CI RACCONTANO 15 Dicembre 2014

2 1 Agenda 1. InfoCert 2. Strategia di Sourcing 3. Intervento Organizzativo 4. Processo di Social Procurement 5. Esperienza 6. Risultati della Ricerca

3 2 InfoCert

4 1. InfoCert 3 Profilo Aziendale Azienda dell Offerta ICT: L'offerta si declina in famiglie di servizi, basate su tecnologia di ultima generazione. Le suite InfoCert comprendono servizi e soluzioni per la gestione di Posta Elettronica Certificata (Legalmail), la certificazione e la sicurezza digitale (LegalCert), la conservazione digitale a norma dei documenti (LegalDoc), l'integrazione dei servizi a norma con le applicazioni del cliente, con infrastruttura in cloud (LegalCloud), il servizio di fatturazione elettronica (Legalinvoice). Fatturato 2013: N. Dipendenti: 180 Sedi: Padova, Roma, Milano

5 1. InfoCert 4 Organizzazione

6 5 Strategia di Sourcing

7 2. Strategia di Sourcing 6 Nuovo Profilo di Sourcing Governo Sviluppo Esercizio

8 2. Strategia di Sourcing 7 Procurement: Problematiche Strategiche Assenza di una reale Strategia di Sourcing: Le scelte make-or-buy non si basano su una strategia aziendale ma su opportunità tattiche Basso utilizzo di tecniche di negoziazione: La negoziazione avanzata ( d interesse o comunque basata su logiche cooperative) viene attuata dai C-Level e solo per contratti di elevato importo Limitata collaborazione con Ufficio Legale: Il coinvolgimento della funzione legal avviene solo nelle fasi finali del processo Assenza di standard contrattuali e quindi difficoltà di contributi time-to-market Assenza di KPI di processo e di Performance Review dei Supplier: Difficoltà nel rating oggettivo dei supplier Tempi molto lunghi per la rilevazione di casi critici

9 Intervento Organizzativo 8

10 3. Intervento Organizzativo 9 Supplier Management

11 Processo di Social Procurement 10

12 4. Processo di Social Procurement 11 Processi formali e informali

13 4. Processo di Social Procurement 12 Social Procurement: Modello

14 4. Processo di Social Procurement Supply Specification Build 13 Supply Specification Build Istance Per ogni nuova fornitura di prodotto/servizio viene attivata un istanza di un ambiente collaborativo aperto a tutti i Supplier qualificati. Supply Specification Build Process Il Capitolato di Acquisto non è più l output di un costoso processo interno di selezione dei parametri qualificanti della fornitura (attività che talvolta richiede l apertura di apposite consulenze tecniche); i Supplier stessi propongono in un ambiente collaborativo quali siano gli elementi qualificanti della loro offerta che possano essere esplicitati nel documento di specifiche; il Responsabile Tecnico dell Acquisto assembla i vari contributi pesandoli in base alle reali esigenze interne.

15 14 Esperienza

16 5. Esperienza Social Procurement Platform 15

17 5. Esperienza 16 Community Pilota - 1 IT Service Outsourced: Servizio di Data Protection Ruoli Coinvolti: Richiedente Demand & Supplier Specialist Procurement Office CIO Direttore Generale Legal Office Fornitori

18 5. Esperienza 17 Community Pilota - 2 N. Fornitori Coinvolti: 4 Collaborative Suppy Specification Build: L interazione con i fornitori ammessi alla piattaforma è iniziata nella fase di design del servizio Mediante la social platform si è instaurato un dialogo, basato su commenti ed integrazioni documentali

19 18 Risultati della Ricerca

20 6. Risultati della Ricerca 19 Impatto Esterno: Partner Intimacy Comprensione reciproca: L ambiente informale di discussione sul design del servizio ha portato ad una mutua comprensione da una parte degli obiettivi del cliente, dall altra delle potenzialità del fornitore. Consolidamento del rapporto di partnership: Le interazioni social instaurate all interno del contesto competitivo hanno contribuito al consolidamento della relazione di partnership (anche con i fornitori non selezionati)

21 6. Risultati della Ricerca 20 Impatto Interno: Trasparenza ed Integrazione Trasparenza: La negoziazione in piattaforma e il conseguente completo tracciamento delle interazioni ha intrinsecamente legittimato tutte le decisioni sulla selezione del fornitore Integrazione Interna: La condivisione completa delle informazioni in tutte le fasi del processo ha portato ad una reale integrazione dei contributi dei vari attori (Procurement, Legal, Technical)

22 6. Risultati della Ricerca 21 Outsourcing Innovation Source: Achieving innovation in information technology outsourcing through digital media: evidence from Infocert case study G.Vaia, A.Moretti