LA FATTURAZIONE ELETTRONICA Fare sistema: la collaborazione tra imprese Il caso DAFNE

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1 LA FATTURAZIONE ELETTRONICA Fare sistema: la collaborazione tra imprese Il caso DAFNE Vice-Presidente Consorzio DAFNE *** Direttore Centrale Operations Gruppo Comifar

2 Il Consorzio DAFNE Esperienze di integrazione DAFNE è un Consorzio di filiera, costituito da Aziende Farmaceutiche e Aziende di Distribuzione Intermedia, attivo dal Gli operatori attualmente coinvolti, coprono circa il 90% delle quote di mercato del farmaco etico. Una comunità B2B la cui missione è creare e sviluppare una partnership all interno della filiera farmaceutica per l ottimizzazione dei processi distributivi e della correlata gestione amministrativa. L integrazione tra i partner si realizza sviluppando progetti di collegamento telematico con l utilizzo di standard EDI e Internet. 2

3 Il posizionamento del Consorzio DAFNE Ordini transati online >70% del totale ordini emessi 95% mercato farmaceutico 99% distribuzione intermedia Fonte: Osservatorio B2B - Politecnico di Milano 3

4 Il consorzio DAFNE La filiera estesa Soci DAFNE Partner DAFNE Soci DAFNE Utenti DAFNE Utenti DAFNE 53 Produttori 95% 26 Depositari 26 Distributori 99% 110 Distributori Extranet Farmacie 29 ESTAV-ASL AO 208 Presidi Ospedalieri Transato Totale 25 mld 4

5 Il consorzio DAFNE Le aziende Soci DAFNE Abbott; ABC Farmaceutici; Alcon; Allergan; Amgen Dompè; Angelini; Artsana; AstraZeneca; Baxter; Bayer; Beiersdorf; Biofutura; Boehringer Ingel.; Bracco; Bristol M.S; Chiesi Farma.; Co.Di.Fi; Convatec; Cosmetique Active; Ely Lilly; Federfarmaco; Fidia Farma; Genzyme; Glaxosmithkline; Grunenthal; Guna; Intendis; Inneov Italia; Johnson&Johnson; Lab. Boiron; Merck Serono; Mylan; Named; Novartis Farma; Pensa Pharma; Plada; Pfizer; Pierre Fabre; Promefarm; Quidnovi Pharma; Ratiopharm; Reckitt Benckiser H.; Recordati; Roche; Rottapharm; Sandoz; Sanofi-Aventis; Schaer s.r.l.; Schering Plough; Sigma Tau; Simesa; 95% Sixtus Italia; Teva Pharma 53 Produttori 95% Partner DAFNE Dimaf; Chiapparoli; Fiege Goth; Ferlito; Pieffe; Phardis; CPS; Profarco; Neologistica; Ruoppolo; Jacopetti; Farmos; Columbus; Cabassi&Giuriati; Profarma; De Salute; Tonacci; Pharmidea; STM; EFAS; Viprof; Welcomepharma; DHL- PharmaLogistic; SIDIS; Monico; Solpharma Depositari Soci DAFNE Alleanza Healthcare; Al-Pharma; Antica Farm. Modenese; C.E.F.; Cofarmit; Gruppo Comifar; Co.Si.Far; Cotifa; Farmacentro; Difar; Farcopa; Farmaca Cannone; Farvima; Galenitalia; Galeno; Grossfarma; Guacci; Jorio; Lemarfarma; Nord Est Farma; Riccobono; Sofarmamorra; Unico; Unifarm; Unifarma; V.I.M. 26 Distributori 99% Utenti DAFNE 110 Distributori Utenti DAFNE 29 ESTAV- ASL 208 Presidi Ospedalieri 5

6 Il consorzio DAFNE I Progetti DAFNE: GRUPPI DI LAVORO PER PROGETTO Progetto RFId Progetto BAT Progetto Fatturazione Elettronica Progetto Logistica Collaborativa Progetto RFId L obiettivo del Progetto Ospedali è lo scambio per via telematica di documenti del ciclo amministrativo tra Aziende Farmaceutiche, operatori logistici e ASL /AO aderenti al progetto L obiettivo del progetto BAT è la trasmissione telematica dei Buoni di Acquisto per i prodotti tabellari attraverso il portale DAFNE, azzerando i tempi per la digitazione dei dati e per la spedizione di questo documento, riducendo gli errori e consentendo una archiviazione dematerializzata Con il progetto Fatturazione Elettronica il consorzio DAFNE ha l obiettivo di dimostrare il valore legato a processi di Fatturazione Elettronica e più in generale alla digitalizzazione dell intero ciclo ordinepagamenti- archiviazione Il progetto Logistica Collaborativa ha l obiettivo di rendere più agevole, per tutti i partecipanti al progetto, l allineamento dei propri sistemi sia di gestione degli ordini che dei processi operativi oltrechè la gestione dei livelli di servizio forniti, attraverso la condivisione e la sincronizzazione dei flussi informativi DAFNE, in collaborazione con l RFId Solution Center ha effettuato dei test di fattibilità per verificare l applicabilità della tecnologia RFId per l identificazione dei colli e testare l invio in parallelo da Depositario a Grossista di un flusso informativo di dati contenuti nelle Bolle di Spedizione 6

7 Evoluzione del rapporto di filiera Meccanismi di gestione Condivisione strumenti Obiettivi Obiettivi - rapporti fiduciari - rapporti fiduciari - standardizzazione - standardizzazione - strategie condivise - strategie condivise - economicità - economicità - alti livelli di servizio - alti livelli di servizio Condivisione dati Collaborazione aziendale Rapporti di fornitura standard Meccanismi di Gestione Meccanismi di Gestione - Rapporti negoziali - Rapporti negoziali - Confini corporativi - Confini corporativi - Nessuna condivisione - Nessuna condivisione di dati di mercato di dati di mercato Modello competitivo (Indipendenza) Produttori Distributori Dispensatori Modello collaborativo (Interdipendenza) Produttori Distributori Dispensatori Meccanismi di Gestione Meccanismi di Gestione - integrazione - integrazione - coordinamento - coordinamento - sinergia - sinergia - collaborazione - collaborazione Collaborazione Collaborazione tra tra ecosistemi ecosistemi Riduzione dei costi Efficienza, flessibilità Miglioramento dei processi LDS Cliente Riduzione del Time to Market Collaborative Forecasting Business Community Obiettivi 7

8 Dal B2B alla Community Cambiare l approccio al mercato è oggi un esigenza centrale per le aziende che devono raggiungere alti livelli di servizio mantenendo l economicità La Collaborazione è l opportunità per fare innovazione partendo da processi operativi semplici allargando a porzioni sempre più ampie del Trade Process Vantaggi della Collaborazione Miglior comunicazione Condivisione delle informazioni Ricerca e innovazione Sincronizzazione dei processi Efficienza Partnership mirate PERCEZIONE DEI VANTAGGI CAMBIO DI MENTALITA RICONOSCERSI IN UN SISTEMA SISTEMA FILIERA IMPRESA Ci si trova a fare sistema anche senza volerlo La Fattura Elettronica è fattore abilitante all integrazione di 2 livello non solo lungo la Filiera ma nel Sistema 8

9 I volumi del Consorzio DAFNE Documenti scambiati nel 2008 Ordini Conferme d ordine Fatture DDT Totale Documenti Oltre 1 Mln Volumi potenziali Fattura Elettronica Azienda Farmaceutica Distributore Intermedio Valori Medi Annui Consorzio (Hp. 75% consorziati) Fatture Fatture Attive Passive 2,5 mio 1 mio 4 mio 2 mio Totale 6,5 mio 3 mio 9

10 DAFNE: progetto Fattura Elettronica un percorso fatto di collaborazioni Analisi normativa Compliance flussi esistenti (certificazione PWC) Incontri ABI-CBI. Verifica compatibilità std DAFNE con modello CBI2 Partecipazione Osservatorio B2B Politecnico di Milano Inizi Definizione architettura e flussi documentali del modello scelto 2007 Stesura capitolato e griglia di valutazione Fine 2007 Analisi mercato e individuazione Providers Inizi 2008 Screening offerte : presentazione soluzioni incontri con campione aziende / distributori approfondimenti offerte economiche Giugno-Luglio 2008 Scelto il il provider Ottobre 2008 Definizione requisiti e sigla del contratto Aprile 2009 Start up e Early Adopter Maggio

11 La Fatturazione Elettronica Architettura del network Distributore ASL Azienda esterna a filiera Ordini Consegne Fatture Pagamenti Banca proponente Fatture Pagamenti RETE DAFNE Banca gateway P.A. Ordini Consegne Fatture Incassi Banca proponente Altri flussi finanziari Azienda farmaceutica 11

12 DAFNE: Fattura Elettronica Obiettivi del Progetto La soluzione ABI / CBI2 permette di evolvere dalla fatturazione elettronica (obiettivi di I livello) alla gestione integrata del ciclo O-T-C (obiettivi di II livello) Distributore Intermedio Totale Di 1 livello Tattici Emissione 2,5 fattura miomioelettronica 1 Delivery 4 multicanale mio e multiformato Archiviazione sostitutiva : 6,5 mio - ciclo attivo - ciclo passivo 1 mio 2 mio 3 mio Distributore 2 livello Intermedio Strategici Totale Servizi finanziari 2,5 miomio a valore 1 aggiunto (anticipo 1 mio fatture, riconciliazione automatica, ecc ) Gestione 4 transazioni mio attive e passive esterne 2 mio al market place Interfacciabilità 6,5 mio documenti in entrata con 3 mio ERP aziendale 12

13 La Fatturazione Elettronica Road Map Con il progetto Fatturazione Elettronica DAFNE da comunità B2B a comunità B2B di 2 livello, grazie alla collaborazione con CBI e al progetto con Intesa Sanpaolo Master Plan del Progetto Fase I Gen-Mar Apr-Giu Lug-Sett Ott-Dic Gen-Mar Aprile Attuale Piattaforma 4 Aziende Pilota Fase II da Maggio Migrazione piloti Luglio 10 Early Adopter Novembre Nuova Piattaforma Fase III Roll Out La Fatturazione Elettronica ha il plusvalore di abilitare l essere Sistema 13

14 Fattura Elettronica: Case History COMIFAR INTESA SANPAOLO Il progetto Il progetto: Adesione al contratto quadro che DAFNE ha firmato in accordo con Intesa Sanpaolo Operativo dal 30/4/2009 Scambio delle fatture passive in formato elettronico tramite il circuito bancario Conservazione delle fatture passive presso Intesa Sanpaolo Il provider processa il documento EasyDAFNE Fattura, genera il PDF standard di Consorzio che firmato, viene veicolato e inviato in conservazione sostitutiva. Obiettivo: - Conclusione del processo di de-materializzazione dell intero Ciclo dell Ordine con la gestione della fattura elettronica e pagamenti - Digitalizzazione del processo di Fatturazione Passiva ed esternalizzazione della conservazione sostitutiva dei documenti. - Conservazione sostitutiva anche della fatturazione attiva e dei libri contabili (ancora in corso) 14

15 Fatturazione Elettronica: Case History L impatto organizzativo L ambito del progetto Comifar ricopre un ruolo attivo nel comitato tecnico di Dafne ed è stata una delle realtà pilota per il progetto di Fatturazione Elettronica applicato alla filiera. Il Commitment e la Governance Commitment: Forte da parte del vertice aziendale (Direttore Operations, Direttore Amministrazione Finanza e Controllo e Direttore IT) Governance del progetto: La conduzione del progetto è affidata pienamente all area Sistemi Informativi. A supporto esiste una figura in Amministrazione che ha un ruolo di liaison tra quest ultima e la funzione IT e un key user di area con il compito di migliorare i processi e supportare le diverse funzioni nella standardizzazione del processo nel caso ci fossero criticità nella procedura definita Gestione del cambiamento Stakeholder: Per prevenire le inevitabili resistenze al cambiamento e per il successo del progetto sono stati definiti gli stakeholder che sono costantemente aggiornati su tutte le fasi del progetto Formazione: Adeguata formazione preventiva per tutte le figure coinvolte nel progetto 15

16 Fatturazione Elettronica: Case History I benefici attesi [ /fattura] 3 2,7 2,4 2,1 1,8 1,5 1,2 0,9 0,6 0,3 0 BENEFICIO 0,34 (-11%) 0,97 (-32%) 2,99 2,65 2,02 Caso Base Adozione al 20% Adozione al 60% Trend di crescita previsto: entro maggio 2010 circa 20% delle fatture passive ( documenti) entro maggio 2011 circa 60% ( documenti) 16

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