ATTIVITÁ DI COMUNICAZIONE ESTERNA E DI SVILUPPO ORGANIZZATIVO NELLA BIBLIOTECA DI ATENEO

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1 ATTIVITÁ DI COMUNICAZIONE ESTERNA E DI SVILUPPO ORGANIZZATIVO NELLA BIBLIOTECA DI ATENEO Relazione di tirocinio di Nicole Valentina Serena Colombo matricola: Corso di Laurea in Scienze della Comunicazione Facoltà di Psicologia A.A

2 Sommario: 1 Premessa. 3 2 Attività svolte nell esperienza di tirocinio... 3 Studio di fattibilità di una newsletter. 3 Studio della letteratura: lettura e rielaborazione Analisi di diverse newsletter Individuazione di contenuti e destinatari della newsletter 4 Promozione di strumenti on-line per la ricerca.. 5 Il portale LinX.. 5 Sfx per le riviste elettroniche. 5 Realizzazione di un indagine sui servizi della Sede di Scienze.. 5 Fase preliminare Incontri con lo staff Elaborazione di grafici sui dati statistici Elaborazione della traccia dell intervista Definizione del campione Fase produttiva Realizzazione delle interviste e relativa trascrizione Rapporto di ricerca e rielaborazione dell indagine Fase proattiva Condivisione con lo staff del rapporto di ricerca Valutazione dell esperienza e autovalutazione personale 7 Valutazione dell attività di tirocinio. 7 Autovalutazione dell esperienza. 8 2

3 1. Premessa La mia attività di tirocinio è iniziata nel settembre del 2006 e si è conclusa nel giugno del 2007, per un impegno complessivo di 125 ore. Ho svolto l esperienza di tirocinio presso la Biblioteca di Ateneo e la mia tutor è stata la responsabile dell Ufficio per le attività di Formazione, Sviluppo e Comunicazione della Biblioteca di Ateneo, la dott.ssa Ilaria Moroni. Le attività svolte in collaborazione con la tutor e con altri componenti dello staff bibliotecario sono state le seguenti: - lo studio di fattibilità della newsletter della Biblioteca; - un attività di promozione di strumenti on line per la ricerca, quali il portale LinX e il nuovo strumento di gestione delle riviste elettroniche SFX; - la realizzazione di un indagine sugli utenti della Sede di Scienze per raccogliere informazioni rispetto a conoscenza, uso e soddisfazione circa i servizi. A seconda delle attività realizzate, su indicazioni della tutor, svolgevo a casa autonomamente alcuni compiti, mi incontravo con lei o con altri suoi colleghi in riunioni in Biblioteca, assistevo alle interviste realizzate nel corso dell indagine o le realizzavo io stessa. 2. Attività svolte nell esperienza di tirocinio Studio di fattibilità della newsletter La tutor voleva approfondire la possibilità di produrre una newsletter della Biblioteca. Partendo dai dati raccolti e analizzati da uno studente che ha svolto l attività di tirocinio prima di me, ho approfondito le sue osservazioni e realizzato uno studio di fattibilità per questa iniziativa Studio della letteratura: lettura e rielaborazione Inizialmente la tutor mi ha fornito un elenco di libri interessanti riguardanti la comunicazione organizzativa, con particolare riferimento alla comunicazione interna e alle newsletter. Il mio compito è stato quello di leggere questi volumi e farne una sintesi. Barone, M., Fontana, A. (2005) Prospettive per la comunicazione interna e il benessere organizzativo. FrancoAngeli, Milano. Bettetini, G., (1993) Semiotica della comunicazione d impresa. Bompiani, Milano. Consonni, A. (1999) L impresa che comunica. Lupetti, Milano. Di Domenico, G., Rosco, M. (1998) Comunicazione e marketing in Biblioteca. Editrice Bibliografica, Milano. Di Raco, A., Santoro, G. M. (1996) Il manuale della comunicazione interna. Guerini e Associati, Milano. Paparella, M., Torre, I., (1999) Tecnologia, Internet e comunicazione aziendale. UTET Università, Torino. Rosco, M. (2003) Il marketing dell informazione e della conoscenza. Editrice Bibliografica, Milano. 3

4 In seguito a queste letture ho prodotto dei documenti di rielaborazione dei testi, corredati di commenti per annotare i problemi, le necessità, le caratteristiche dei casi proposti e verificarne la trasferibilità al nostro contesto Analisi di diverse newsletter Dopo l analisi di monografie, mi sono dedicata all individuazione di newsletter e periodici di diverso tipo e provenienza. Newsletter e guide di biblioteche universitarie: Lo sapevate che, newsletter del Sistema Bibliotecario d Ateneo dell Università di Firenze; La Biblioteca informa, newsletter del Politecnico di Milano; Guida alle Biblioteche del Politecnico di Torino. Newsletter di Università: News Polipress del Politecnico di Milano; Ateneo News dell Università degli Studi Mediterranea di Reggio Calabria. Newsletter di enti pubblici: Varese & Provincia, Fuori dal Comune e News dagli Uffici del Comune di Sesto Calende (VA). Newsletter on line di associazioni sportive, culturali e di svago: Pallacanestro Varese, Quattroruote, Teatro degli Arcimboldi, Triennale di Milano, Ascom Gallery, Adobe, Viaggi & Sapori, Abitare. Lo studio di ogni newsletter è stato molto approfondito e ho svolto un analisi contenutistica e grafica per cercare idee da applicare alla nostra iniziativa Individuazione di contenuti e destinatari della newsletter Al fine di riordinare le idee emerse durante una riunione, ho preparato una mappa concettuale dove si indicavano i contenuti e i destinatari pensati per la newsletter della Biblioteca di Ateneo. I destinatari individuati sono stati i seguenti: Studenti Docenti e PTA Bibliotecari Altri bibliotecari e esterni Alcuni dei contenuti, che si potrebbero trattare in modo diverso a seconda dei destinatari, sono i seguenti: Servizi tradizionali e risorse elettroniche Acquisizioni rispetto al patrimonio bibliografico Formazione esterna e interna Sviluppo organizzativo Comunicazione interna ed esterna Collaborazioni interne ed esterne Consiglio di Biblioteca e riunioni plenarie Progetti ed eventi Obiettivi e dati statistici 4

5 Promozione di strumenti on-line per la ricerca In questo secondo progetto la tutor ed io abbiamo collaborato insieme allo staff bibliotecario della Sede Centrale. In entrambi i casi il lavoro è stato organizzato dal gruppo attraverso riunioni periodiche Il portale LinX Questo sub-progetto è stato organizzato dalla responsabile della gestione del portale LinX Link e strumenti per la ricerca la dott.ssa Bonaria Biancu al fine di promuoverne l utilizzo. Infatti era stato osservato che pochi utenti utilizzano questo strumento, soprattutto perché non lo conoscono. La responsabile ha coordinato tre incontri uno in ciascuna Sede con il personale addetto al servizio di reference, per confrontarsi circa l utilizzo del portale. L obiettivo degli incontri era di spiegare questo strumento in ogni sua parte allo staff, in modo che loro ne diventassero esperti e quotidiani utilizzatori. Oltre a questo primo step, si mirava quasi a formare delle figure di bibliotecari-educatori nei confronti degli studenti, rispetto allo specifico strumento di supporto alle ricerche bibliografiche SFX per le riviste elettroniche Questa seconda parte del progetto mirava a pubblicizzare il nuovo software per la gestione delle riviste elettroniche SFX -, che permette di fare ricerche bibliografiche più approfondite e veloci. Insieme al gruppo di lavoro formato dallo staff della Sede Centrale abbiamo pensato ad un volantino promozionale semplice ma spiritoso che pubblicizzasse l introduzione dello strumento gestionale e stuzzicasse la curiosità di provarlo. Questo progetto è stato per me divertente, poiché ho potuto preparare in completa autonomia i volantini utilizzando dei programmi di grafica. Le mie bozze sono state attentamente esaminate dal resto del gruppo, per prepararne una versione finale completa e studiata. Realizzazione di un indagine sui servizi della Sede di Scienze Presso la Sede di Scienze il personale lamentava il fatto di non riuscire a raggiungere molti utenti per spiegare come usare al meglio i servizi e gli strumenti che la Biblioteca offre per la ricerca bibliografica. Inoltre, lo staff era interessato a conoscere i motivi di uno scarso utilizzo della sala periodici, posta al piano -1 della Sede. Di conseguenza si è pensato di realizzare un indagine per scoprire i motivi di questi problemi e per trovare alcune soluzioni. Il progetto è stato preparato dal gruppo di lavoro la responsabile e lo staff della Sede di Scienze, la tutor ed io pensando di svolgere delle interviste ad un campione circoscritto di utenti. Ho preparato così un piano di lavoro, strutturato in tre fasi: fase preliminare, fase produttiva e fase proattiva. 5

6 2.3.1 Fase preliminare Incontri con lo staff In questa prima fase del lavoro abbiamo cercato di focalizzare i problemi da indagare e analizzare, facendo degli incontri con lo staff della Sede di Scienze, in cui abbiamo raccolto le loro lamentele, osservazioni e proposte. In queste occasioni mi è stato fornito del materiale contenente dati statistici degli anni passati, molto utili da analizzare in vista della nostra indagine Elaborazione di grafici sui dati statistici Prima di procedere con la ricerca, sono stata incaricata di elaborare dei grafici partendo dai dati statistici. Questo lavoro presenta la situazione circa l uso dei servizi di prestito e di reference dal 2001 al 2006 in modo da rappresentare il quadro globale sia in modo sincronico che diacronico. Il documento che ho preparato presenta, quindi, la situazione di diversi aspetti nello stesso anno e una visione trasversale del medesimo aspetto osservato nei sei anni Elaborazione della traccia dell intervista Ponendo attenzione alle richieste dello staff, la tutor ed io abbiamo preparato la traccia dell intervista da somministrare agli utenti. È stata un elaborazione molto attenta, poiché abbiamo cercato di trovare le parole migliori, meno ambigue e chiare in modo da non doverci sbilanciare in spiegazioni, magari fuorvianti, al momento dell intervista. L intervista si presenta con dieci domande: la maggior parte di tipo qualitativo, a risposta aperta, mentre solo tre di tipo quantitativo, a risposta chiusa Definizione del campione Il progetto prevedeva di intervistare un campione rappresentativo di 20 persone. Avevamo preparato un prospetto molto dettagliato per cercare di contattare utenti di tipo diverso (studenti dell Ateneo della triennale e della specialistica, studenti Erasmus e della Statale, dottorandi e ricercatori), diversificati per corso di laurea e anno di corso Fase produttiva Realizzazione delle interviste e relativa trascrizione La tutor ed io eravamo incaricate di svolgere le interviste. Per questo abbiamo contattato telefonicamente gli utenti che ci erano stati designati dallo staff, per prendere un appuntamento e svolgere l indagine. Per le interviste ci siamo recate alla Sede di Scienze, dove abbiamo sempre utilizzato un ufficio libero, per non disturbare studenti e staff. La maggior parte delle interviste le ha condotte la tutor, mentre io mi occupavo di annotare su una copia cartacea le risposte dell intervistato per poi confrontarle con quelle della responsabile. Un piccolo numero di interviste sono state condotte personalmente da me, con una discreta soddisfazione, mentre la tutor annotava la seconda copia. Ogni intervista è durata circa 40 minuti. I primi colloqui sono proseguiti per un ora, mentre acquisendo un po di dimestichezza la durata è stata dimezzata. 6

7 Dopo le interviste, era mio compito trascriverle cercando di mettere insieme quanto annotato sulla copia della tutor e quanto scritto sulla mia Rapporto di ricerca e rielaborazione dell indagine Conclusa la trascrizione delle interviste ho preparato un interessante rapporto di ricerca, traendo le conclusioni da condividere con lo staff nella riunione finale. Questa rielaborazione è strutturata con tabelle e grafici, corredati di spiegazioni di dati e di risultati, per ciascuna domanda dell intervista Fase proattiva Condivisione con lo staff del rapporto di ricerca Come ho già anticipato è stata svolta una riunione conclusiva dell indagine insieme allo staff della Sede di Scienze, in cui la tutor ed io abbiamo presentato i risultati del nostro lavoro. Riepilogando i problemi emersi durante la ricerca, abbiamo proposto delle soluzioni per migliorare la situazione esistente, che sono state confrontate con le opinioni, le esigenze e le possibilità dello staff della Sede. 3. Valutazione dell esperienza e autovalutazione personale Valutazione dell attività di tirocinio Ritengo che quest esperienza di tirocinio sia stata molto utile e interessante per la mia crescita personale e professionale. La mia tutor è sempre stata disponibile e paziente a seguirmi e a lasciarmi il tempo necessario per svolgere al meglio i compiti che mi assegnava, compatibilmente con i miei impegni universitari e personali. I lavori che mi assegnava non sempre erano semplici o leggeri, ma la sua disponibilità a darmi istruzioni e a controllare i miei lavori era totale, e sono riuscita a gestirmi abbastanza bene. Tutto lo staff con cui ho collaborato in entrambe le Sedi si è sempre mostrato gentile e comprensivo nei miei confronti. Sono stata molto contenta quando il gruppo di lavoro della Sede Centrale, che seguiva il progetto di promozione di SFX, ha ritenuto interessanti e ben fatte le mie bozze del volantino. Anche alla Sede di Scienze tutto lo staff era cordiale, disponibile e mi considerava come una loro pari. I compiti in cui sono stata coinvolta sono stati diversi e ho potuto provare esperienze differenti e sempre interessanti. Lo studio di fattibilità della newsletter è stata la parte più monotona della mia esperienza, perché per la lettura e le minuziose analisi fatte ho speso molto tempo. Dal mio punto di vista è stato un peccato che questo lavoro sia stato messo in stand by per far spazio ad altre esigenze più importanti. In ogni caso, sono consapevole che le mie conclusioni possono tornare utili quando sarà il momento opportuno per avviare il progetto di realizzazione della newsletter. D altro canto aver cambiato progetto mi ha dato la possibilità di sperimentarmi in altre attività più dinamiche, come la preparazione del volantino su SFX. 7

8 Grazie a questo lavoro ho potuto cimentarmi in programmi informatici specializzati, come Adobe Illustrator, e divertirmi a creare più versioni dei volantini. Il lavoro per me più importante e formativo è stato il progetto alla Sede di Scienze. Ho potuto seguire questa attività dall inizio alla fine, dai problemi sentiti dalle bibliotecarie alle possibili soluzioni. Ritengo che sul piano personale e professionale sia stato il lavoro più sfidante e costruttivo che finora ho affrontato. Autovalutazione dell esperienza Sono abbastanza soddisfatta di come ho gestito quest esperienza di tirocinio. Ogni lavoro a cui ho partecipato è stato utile e interessante. Per il primo progetto devo ammettere che non ho incontrato particolari difficoltà nell analisi di newsletter, periodici e libri. Nonostante una certa autonomia sono contenta che la mia tutor abbia sempre cercato di migliorare la forma dei miei testi. Per quanto riguarda i progetti di promozione degli strumenti di ricerca on-line, sono stata contenta di lavorare in gruppo, dato che non sono mai stata abituata a farlo. Per me è stata l occasione di dovermi esprimere davanti ad altre persone che volevano sapere il mio parere. Aver preparato i volantini per SFX e aver aspettato il riscontro del gruppo è stato utile: ho così imparato ad accettare critiche costruttive, per un lavoro che pensavo di aver fatto al massimo delle possibilità. Questo mi ha permesso di affrontare anche in altre occasioni (universitarie e non), meglio di quanto non avrei fatto prima, critiche altrui. Indubbiamente, però, il progetto alla Sede di Scienze è stato il lavoro più significativo per me. Le fasi antecedenti alla realizzazione delle interviste sono state utili per imparare a collaborare in gruppo e a preparare un piano di lavoro, per meglio organizzarmi. Le interviste in sé sono state una vera e propria sfida per me, che sono caratterialmente timida e tendo a non espormi. Lo spazio e la fiducia che la tutor mi ha dato sono state per me fondamentali, per capire le mie potenzialità e andare oltre quelli che credevo i miei limiti. Nonostante abbia compiuto degli errori e delle ingenuità, posso ritenermi soddisfatta della mia gestione del progetto, anche se tendo a non accontentarmi e vorrei aver fatto meglio. Concludendo, ribadisco che quest esperienza è stata molto formativa e importante per me, probabilmente anche perché l ho vissuta in concomitanza ad un periodo molto intenso sotto il punto di vista personale e universitario. Sono contenta perché sento di aver acquisito più fiducia nelle mie possibilità e maggiori capacità di gestire e organizzare le situazioni, grazie alle esperienze interessanti e ai feedback positivi che mi dava la mia tutor. 8