Guida Operativa. Galileo Document Production. Agency Fee v 2.0

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1 Guida Operativa Galileo Document Production Agency Fee v 2.0

2 Riferimenti Questo manuale è redattoe sviluppato da Galileo International, Customer Education - EMEA. Per domande, suggerimenti, informazioni mandare un a : customer.education@galileo.com 2003 Galileo International. Tutti I diritti riservati. Galileo, the Globe device, Galileo University, Focalpoint, and GlobalFares sono marchi registrati ospecifici di Galileo International sianegli United States che nelle altre nazioni. Galileo Number GN 722/1 st

3 Indice CAPITOLO 1: INTRODUZIONE 1-1 CARATTERISTICHE TECNICHE VERSIONE REQUISITI TECNICI 1-1 REQUISITI OPERATIVI 1-2 STRUTTURA Icone per le macro STAMPA DI BIGLIETTI IN MOMENTI DIVERSI 1-2 CAPITOLO 2: Attivazione Configurazione Inserimento 2-1 ATTIVAZIONE DELLA MACRO Attivazione in Focalpoint (versione 3.2 o 3.5) e Viewpoint CONFIGURAZIONE : CONF_FEE.KEY 2-1 Agenzie NON IATA Modifica dell intestazione INSERIMENTO DELLA FEE 2-3 Compenso diverso passeggero per passeggero 2-3 Compenso diverso biglietto per biglietto 2-4 Modifica fee 2-4 CAPITOLO 3: STAMPA DELLA RICEVUTA 3-1 Azione preliminare per stampa ricevuta 3-1 in Focalpoint 3-1 in Viewpoint 3-1 CAPITOLO 4: IL FORMATO DELLA RICEVUTA 4-1 Esempi di applicazione 4-2 Galileo Document Production; Manuale iii

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5 CAPITOLO 1: INTRODUZIONE Galileo è stato il primo GDS in Italia ad offrire un prodotto per stampare la ricevuta dell'agency fee - come "diritto di agenzia" - direttamente sul biglietto. Oggi, con l evoluzione del quadro normativo, fiscale e commerciale, l agency fee va considerata come un vero e proprio "compenso di intermediazione", da gestire con regole diverse. INFORMAZIONI FISCALI Sotto il profilo fiscale, il compenso d'intermediazione costituisce la renumerazione principale dell'agenzia di Viaggi per l'attivita' svolta in nome e per conto del cliente. Tale compenso deve essere certificato da una regolare ricevuta fiscale redatta secondo le impostazioni standard oppure seguendo le indicazioni delle risoluzione ministeriale 125/E del 29/9/04. L Agenzia può richiedere altresì al cliente un diritto di agenzia a titolo di semplice rimborso spese a copertura di costi sostenuti per la mera esecuzione di servizi connessi alla prenotazione del servizio turistico e prestati nell interesse dei clienti. Tale diritto non dovrà essere certificato fiscalmente in quanto riferibile a prestazioni di marginale importanza. In base a questi elementi, la soluzione proposta da Galileo prevede la stampa di una tagliando aggiuntivo, conforme alla predetta risoluzione, su carta semplice in modo da adattarsi anche al biglietto elettronico su plain paper ma soprattutto di non aver problemi con la garanzia della tariffa. Caratteristiche tecniche Versione 2.0 Il nuovo strumento Agency Fee v_2.0 ha caratteristiche diverse rispetto alla versione precedente. La presente versione 2.0 SOSTITUISCE INTEGRALMENTE il prodotto esistente Stampa di un tagliando aggiuntivo rispetto ai normali tagliandi del biglietto aereo Predisposizione e stampa INDIPENDENTEMENTE dalla forma di pagamento effettuata dal cliente Utilizzo della carta semplice Utilizzo della stessa stampante della Stampa Itinerario Procedura di stampa effettuata dopo l emissione del biglietto Invio dei dati alla contabilità attraverso il MIR. Oltre alle necessità di carattere fiscale, un altra copia di questo tagliando può essere usata anche per fini amministrativi e operativi interni all'agenzia; in questo caso è consigliabile utilizzare una carta semplice multicopia. Requisiti tecnici Tutti i sistemi d agenzia : Focalpoint: Focalpoint 2000, Focalpoint Plus, Focalpoint Global Access, Viewpoint Plus. Presenza di una Stampante itinerario possibilmente con testina ad aghi. Collegamento in Galileo al GTID della stampante itinerario Attivazione delle funzione Printability (per verificare digitare l'input P-C*; se è stampato l'agency file significa che è attivata altrimenti chiamare l'help desk). Galileo Document Production; Manuale 1-1

6 Agency Fee modalità operative Requisiti operativi L'emissione delle ricevuta va fatta necessariamente il giorno stesso dell'emissione del biglietto. Struttura L'importo del compenso non ammette i centesimi di EURO. Il prodotto utilizza l'input DI.FT-FE* che quindi non va utilizzato per altri scopi. Il nuovo prodotto per la gestione dell Agency Fee è composto di tre macroscripts: MACRO Funzione Quando usarla CONF_FEE.KEY Configurazione di alcuni elementi standard. Una volta sola alla prima utilizzazione del prodotto oppure ogni volta che dovessero cambiare i dati fiscali dell'agenzia. AG_FEE.KEY L'inserimento della fee nel BF Prima dell'emissione del biglietto PRINTFEE.KEY Stampa della ricevuta Dopo l'emissione del biglietto Icone per le macro Considerando il certo frequente utilizzo delle ultime due, si consiglia di associarle a una PKEY oppure a un tasto della toolbar. Si può anche effettuare un'operazione sola eseguendo unicamente la PRINTFEE.KEY a biglietto emesso: sarà la macro a verificare che non sia stata precedentemente eseguita la macro AG_FEE.KEY pertanto la richiamerà automaticamente. Nota Bene: In questo modo, però, non sarà più possibile trasferire i dati nel MIR e quindi nella contabilità. Ogni macro ha una sua icona (consigliata) utilizzabile per aggiornare La toolbar di focalpoint (FP toolbar), La finestra delle macro Scriptwriter plus run. (FP Scriptwriter plus run) La Viewpoint Custom toolbar Queste ultime due hanno la stessa icona anche se con nome diverso. Macro FP Toolbar FP scriptwriter plus run Viewpoint Custom Toolbar AG_FEE.KEY Agyfee.bmp GEN-Agy-fee.bmp PRINTFEE.KEY Afeeprt.bmp GEN-Agy-fee-print.bmp Stampa di biglietti in momenti diversi Usualmente i biglietti di un Booking File sono stampati tutti insieme; nel caso in cui si abbia la necessità di emettere e consegnare i biglietti in momenti diversi si tenga conto che nella seconda fase di stampa saranno prodotte le ricevute di tutti i biglietti, anche di quelli stampati in precedenza. Ciò non comporta alcun problema di carattere contabile e/o fiscale: sarà solo necessario cestinare le copie dei documenti già consegnate. Se si vuole evitare questo inconveniente è necessario far ripartire la macro AG_FEE.KEY prima della stampa degli ultimi biglietti e scegliere di assegnare la fee solo ad alcuni passeggeri e/o quotazioni avendo cura di escludere quelli già emessi in precedenza. Galileo Document Production; Manuale 1-2

7 CAPITOLO 2: Attivazione Configurazione Inserimento Attivazione della macro Per quanto riguarda l'attivazione delle macro di Focalpoint in genere o la loro predisposizione in caso di utilizzo frequente, si rimanda al relativo manuale. Si riporta comunque la sequenza minima: Attivazione in Focalpoint (versione 3.2 o 3.5) e Viewpoint Focalpoint o Focalpoint Global Access (ver 3.2) Da Focalpoint ver 3.5 Viewpointplus Toolbar Menu Tools Menu Companions Integrazioni Run Scripts Scriptwriter Plus Run.; File ; Run Scriptwriter Plus Run File ; Run Si aprirà la finestra da cui scegliere la macro. (VPP) Apparirà la finestra di scelta per le macro Nota: Gli utenti Focalpoint avranno il seguente percorso I:\DATADIR\SWPLUS\SCRIPTS Ricordarsi che comunque la macro attivata riporta in Focalpoint in cui sarà eseguita Configurazione : CONF_FEE.KEY Operazione da fare una sola volta e quando eventualmente si avesse la necessitá di modificare questi dati. Azionare la macro CONF_FEE.KEY che presenta la seguente finestra Galileo Document Production; Manuale 2-1

8 Agency Fee modalità operative Tutti i campi sono obbligatori : vanno indicati i dati dell'agenzia il numero IATA e il numero di copie che si vuole stampare per ogni ricevuta INFORMAZIONI FISCALI I dati fissi del tagliando, che sostituisce la ricevuta fiscale per il compenso di intermediazione, dovranno essere i seguenti : la ditta, la denominazione o ragione sociale, la partita IVA ed il codice IATA dell Agenzia di viaggi titolare dell'abilitazione IATA; ovvero chi gestisce contabilmente i tagliandi Audit e Agent. Si devono prevedere almeno due copie, una da consegnare al cliente e l altra da conservare per uso amministrativo. (Eventualmente una copia e poi fotocopiarla) Maschera compilata : Agenzie NON IATA Le Agenzie non abilitate dalla IATA all'emissione di biglietteria aerea non possono emettere il tagliando integrativo a proprio titolo e quindi dovranno certificare il compenso d'intermediazione, incassato dal cliente, con l'emissione di ricevuta o scontrino fiscale oppure concordare con l'agenzia IATA corrispondente, da cui acquistano la biglietteria aerea, l'emissione dei relativi tagliandi integrativi. Galileo Document Production; Manuale 2-2

9 Agency Fee modalità operative Modifica dell intestazione Per modificare i dati è necessario far ripartire la stessa macro che riporterá i dati vecchi da modificare. ATTENZIONE: in questo caso, prima di stampare una nuova ricevuta, è necessario chiudere e riaprire lo Scriptwriter Plus Run. Ció puó essere fatto utilizzando il mouse cercando la finestra sulla barra delle applicazioni oppure con la seguente procedura: ALT+R, CTRL+F4, ALT+R, minimizzare la finestra. Inserimento della fee L operazione va eseguita con il Booking File giá aperto: in caso contrario appare un messaggio di errore. Azionare la macro AG_FEE.KEY che si presenta con la seguente finestra Inserire l'importo del compenso: non sono ammessi i centesimi di euro. Scegliere una delle tre opzioni sottostanti: Quindi premere Enter Compenso uguale per tutti i biglietti Compenso diverso passeggero per passeggero Compenso diverso biglietto per biglietto Si applica a tutte le quotazioni del booking File indistintamente. Si puó modificare l'importo inserito sopra a seconda del passeggero (ad es. Adulti e bambini) Si puó modificare l'importo inserito sopra a seconda dei biglietti (ad esempio un biglietto nazionale e uno internazionale nello stesso Booking File) Compenso diverso passeggero per passeggero Scegliendo questa opzione compare la seguente finestra con la fee inserita precedentemente giá assegnata ad ogni passeggero quotato (vengono ignorati i passeggeri non quotati) Galileo Document Production; Manuale 2-3

10 Agency Fee modalità operative È possibile modificare gli importi in relazione ai passeggeri; i campi sono tutti obbligatori per cui se non si vuole assegnare una fee ad uno specifico passeggero non si puó lasciare il campo vuoto, bensí è necessario mettere la cifra 0 (zero) Compenso diverso biglietto per biglietto Scegliendo questa opzione verranno presentate tante finestre quanti sono i passeggeri quotati (vengono ignorati i passeggeri non quotati). Modifica fee Per ogni passeggero appaiono le quotazioni che lo includono con i numeri dei segmenti coinvolti: nella casella appare preinserita la fee giá assegnata in precedenza. È possibile modificare gli importi in relazione alle quotazioni e quindi ai biglietti da emettere; i campi sono tutti obbligatori per cui se non si vuole assegnate una fee ad uno specifico passeggero non si puó lasciare il campo vuoto, bensí è necessario mettere la cifra 0 (zero) La macro cancella tutte le fee precedentemente inserite per cui se si vuole modificarle anche in parte : si deve necessariamente crearle di nuovo tutte. Galileo Document Production; Manuale 2-4

11 CAPITOLO 3: STAMPA DELLA RICEVUTA Dopo la stampa dei biglietti si procede a stampare la ricevuta azionando la macro PRINTFEE.KEY. Azione preliminare per stampa ricevuta in Focalpoint Far partire la macro in presenza di questa videata : TKT GENERATED TTL FARE EUR MIR GENERATED - TTL FARE EUR RECORD LOCATOR: >*L5BFFG^ TICKETING QUEUE STATUS: L5BFFG FILED FARE 1 SENT TO PRINTER ITINERARY/INVOICE GENERATED Attenzione: In caso sia stata fatta una qualsiasi altra operazione prima di attivare la macro riaprire il booking file. in Viewpoint Dalla finestra di risposta scegliere [ Return to BF ] la macro riprenderá automaticamente il BF. In ogni caso, se vengono fatte delle modifiche, il booking file va chiuso e riaperto prima di far partire la macro. Se in precedenza è stata giá eseguita la macro AG_FEE.KEY non c'è bisogno di alcun altro intervento: se invece le fee non sono state inserite, la macro PRINTFEE.KEY richiamerà automaticamente la AG_FEE.KEY La macro verifica automaticamente se l'itinerario è nazionale o internazionale applicando il corretto regime IVA Galileo Document Production; Manuale 3-1

12 Agency Fee modalità operative ATTENZIONE: prima di far partire la macro PRINTFEE.KEY aspettare che sia effettivamente conclusa la stampa dei biglietti ATB; si puó capire ció anche dal fatto che in quel momento parte l'emissione della stampa itinerario. Se la macro venisse fatta partire prima, le ricevute relative alle quotazioni in cui non è stato ancora apparso il numero di biglietto vengono ignorate; sará sufficiente chiudere e riaprire il BF dopo qualche istante e far ripartire la macro. Ció non rappresenta un problema per i biglietti OPTAT e i biglietti elettronici su carta semplice per i quali l'inserimento del numero di biglietto è istantaneo per cui l'attivazione della macro PRINTFEE.KEY puó essere fatta subito dopo aver dato l'input di stampa del biglietto. Esempio del tagliando stampato per itinerario nazionale: TAGLIANDO SOST. DELLA RICEVUTA FISCALE-RISOLUZ.125/E DEL 29/9/ DATA EMISSIONE 22 DIC 04 VIAGGI DI MELITA VIA DELL OSPEDALE 23 RABAT PIVA IATA * MANT/TEST NUM. BIGL LINFCO AZ 2021 Y 20JUN HK-Y FCOCTA AZ 1751 Y 28JUN HK-Y MIL AZ ROM Y AZ CTA Y EUR394.00END EUR TARIFFA EUR TASSE AEROPORTUALI EUR COMPENSO DI INTERMEDIAZIONE: TRASPORTO NAZIONALE IMPONIBILE 8.33 IMPOSTA 1.67 (ALIQ. 20 PCT) EUR TOTALE DOVUTO DAL PASSEGGERO Esempio del tagliando stampato per itinerario internazionale: TAGLIANDO SOST. DELLA RICEVUTA FISCALE-RISOLUZ.125/E DEL 29/9/ DATA EMISSIONE 17 GEN 05 AGENZIA FANTASIA VIA ROMA MILANO TEL PIVA IATA * GALILEO/ANNAMS NUM. BIGL MXPCDG AF 2215 H 15FEB HK-HLSXIT2 15FEB-15FEB CDGGIG AF 442 H 15FEB 2320#0745 HK-HLSXIT2 15FEB-15FEB GIGCDG AF 441 V 25FEB 1750#0825 HK-VLIPIT4 25FEB-25FEB CDGMXP AF 9804 V 26FEB HK-VLIPIT4 26FEB-26FEB MIL AF X/PAR AF RIO M672.71HLSXIT2 AF X/PAR AF MIL M403.36VLIP IT4 NUC END ROE EUR TARIFFA EUR TASSE AEROPORTUALI EUR COMPENSO DI INTERMEDIAZIONE: TRASPORTO INTERNAZ. NON IMPONIBILE ART 9 C.1 N.7 DPR 633/72 EUR TOTALE DOVUTO DAL PASSEGGERO Galileo Document Production; Manuale 3-2

13 CAPITOLO 4: IL FORMATO DELLA RICEVUTA La ricevuta viene stampata su carta semplice (la stessa della stampa itinerario) su uno spazio pari ad un tagliando ATB; se l'itinerario prevede piú di quattro tratte il documento è proporzionalmente piú lungo TAGLIANDO SOST. DELLA RICEVUTA FISCALE-RISOLUZ.125/E DEL 29/9/ DATA EMISSIONE 23 NOV 04 AGENZIA VIAGGI FANTASIA VIA ROMA MILANO PIVA CF IATA * ROSSI/MARIO NUM. BIGL LINFCO AP 2949 Y 15JUL HK-Y FCOPMO AP 2856 Y 15JUL HK-Y PMOFCO AP 2857 Y 25JUL HK-Y FCOLIN AP 2944 Y 25JUL HK-Y MIL AP X/ROM AP PMO Q Y AP X/ROM AP MIL Q Y EUR END EUR TARIFFA EUR TASSE AEROPORTUALI EUR COMPENSO DI INTERMEDIAZIONE: TRASPORTO NAZIONALE IMPONIBILE IMPOSTA 5.00 (ALIQ. 20 PCT) EUR TOTALE DOVUTO DAL PASSEGGERO Riga n. Spiegazione 1 Intestazione di carattere fiscale 2 Data di emissione ATTENZIONE: questo tagliando va considerato la fonte di informazione relativamente ai dati del compenso di intermediazione. Per le problematiche inerenti alla gestione della tariffa (es. sostituzioni, tariffe IT, ecc) il punto di riferimento è sempre e solo il biglietto aereo 3-5 Dati dell'agenzia inseribili con la macro CONF_FEE.KEY 7 Cognome, nome del passeggero e numero di biglietto 8-11 Descrizione itinerario con aeroporti di partenza e arrivo, num di volo, classe di prenotazione, data, orari di partenza e arrivo, status, fare basis e limiti di validitá Fare construction 15 Tariffa 16 Totale delle tasse aeroportuali 17 Compenso di intermediazione inserito con la macro PRINTFEE.KEY e tipo di trasporto in funzione dell'imponibilitá dell'iva 18 Regime IVA calcolato automaticamente per i biglietti nazionali. Per i biglietti internazionali compare la seguente voce COMPENSO DI INTERMEDIAZIONE: TRASPORTO INTERNAZ. NON IMPONIBILE ART 9 C.1 N.7 DPR 633/72 19 Totale da pagare Galileo Document Production; Manuale 4-1

14 Agency Fee modalità operative Esempi di applicazione I i dati riguardanti la fee vengono inseriti automaticamente col campo DI.FT- nel Booking File, secondo il seguente schema la Fee e' uguale per tutti i biglietti diversa passeggero per passeggero diversa biglietto per biglietto DOCI-FREE TEXT-FE* A10 DOCI-FREE TEXT-FE* P 1F10 DOCI-FREE TEXT-FE* P 1 FQ1 10 FQ2 12 A = carattere fisso (All) 999 = imposto fee P = carattere fisso (Passeggero) nn = num passeggero F = carattere fisso (Fee) 999 = importo fee P = carattere fisso (Passeggero) nn = num. passeggero FQ = carattere fisso (Fare Quotation) f = num della quotazione tariffaria 999 = importo fee Da FQ ripetuto fino ad una massimo di 4 quotazioni una volta stampata la ricevuta sono individuati nella pratica con la descrizione DOCI. (DOCument Itinerary) Risultato con valore per tutti i biglietti L2TVXI/01 ROMNH 3GF001 AG DEC 1.1MONTUCCI/TEST 1. AZ 2021 Y 20JUN LINFCO HK O* MO 2. AZ 1751 Y 28JUN FCOCTA HK O* TU ** CLIENT FILE REFERENCES EXIST ** >*CF^ ** FILED FARE DATA EXISTS ** >*FF^ ** VENDOR LOCATOR DATA EXISTS ** >*VL^ ** VENDOR REMARKS DATA EXISTS ** >*VR^ ** CUSTOM CHECK RULES EXIST ** >*RU^ FONE-MILT* AULA DUE - GALILEO ITALIA TKTG-T* DOCI-FREE TEXT-FE*A10 Risultato con valore diverso passeggero per passeggero : L5BFFG/01 ROMNH 3GF001 AG DEC 1.1MONTELLI/TEST 2.1MONETINI/ALBAULA 1. AZ 2021 Y 20JUN LINFCO HK O* MO 2. AZ 1751 Y 28JUN FCOCTA HK O* TU ** CLIENT FILE REFERENCES EXIST ** >*CF^ ** FILED FARE DATA EXISTS ** >*FF^ ** VENDOR LOCATOR DATA EXISTS ** >*VL^ ** VENDOR REMARKS DATA EXISTS ** >*VR^ ** CUSTOM CHECK RULES EXIST ** >*RU^ FONE-MILT* AULA DUE - GALILEO ITALIA TKTG-T* DOCI-FREE TEXT-FE*P 1F FREE TEXT-FE*P 2F15 Risultato con valore diverso biglietto per biglietto : 1. AZ 2021 Y 20JUN LINFCO HK O* MO 2. AP 2932 Y 29JUN FCOLIN HK O* WE ** CLIENT FILE REFERENCES EXIST ** >*CF^ ** FILED FARE DATA EXISTS ** >*FF^ ** VENDOR LOCATOR DATA EXISTS ** >*VL^ ** VENDOR REMARKS DATA EXISTS ** >*VR^ ** SERVICE INFORMATION EXISTS ** >*SI^ ** TINS REMARKS EXIST ** >*HTI^ ** CUSTOM CHECK RULES EXIST ** >*RU^ FONE-MILT* AULA DUE - GALILEO ITALIA TKTG-T*ROM 22DEC1123Z 01 AG DOCI-FREE TEXT-FE*P 1 FQ1 10 FQ FREE TEXT-FE*P 2 FQ1 10 FQ2 12 Galileo Document Production; Manuale 4-2