Utilizzo della postazione scanner

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1 Utilizzo della postazione scanner Indice Utilizzo della postazione scanner...1 Indice...1 Introduzione...1 Scansione semplice per ottenere le singole immagini dei documenti in formato grafico...1 Scansione multipla per ottenere le immagini dei documenti (formati PDF,JPG,TFF,PNG)...4 Come ridurre la dimensione dei file PDF aqcuisiti con la scansione....8 Scansione semplice/multipla per ottenere il testo dai documenti cartacei originali (riconoscimento del testo OCR)...10 A. Scansione singola manuale con Scan & Read...12 B. Scansione multipla di più documenti con Scandisci in PDF/WORD...16 Risoluzione dei problemi più ricorrenti...18 Introduzione La postazione scanner è composta da un personal computer basato su Windows XP e da uno scanner piano con trattore della carta. Su tale postazione è possibile acquisire documenti singoli (sfruttando il piano a vetro dello scanner) oppure documenti multipli (NON PINZATI O RILEGATI) tramite il trattore dei moduli di cui lo scanner è provvisto. Le scansioni che si possono effettuare si suddividono in due classi: scansione semplice per ottenere come risultato una o più immagini (in vari formati, compreso PDF) scansione elaborata per riconoscere il testo (OCR) e quindi ottenere come risultato un documento (in versione PDF o Word) contenente il testo presente sugli originali cartacei acquisiti. Scansione semplice per ottenere le singole immagini dei documenti in formato grafico Questa procedura permette di ottenere delle immagini grafiche dai propri documenti acquisiti. NOTA: la scansione è manuale e il procedimento va ripetuto per ogni pagina del documento! Non è possibile utilizzare l alimentatore automatico dei fogli! 1) Inserire l originale cartaceo sul piano a vetro dello scanner, alzando il coperchio-trattore, inserendo l originale e richiudendo il medesimo con il coperchio-trattore. NOTA: l angolo di riferimento a cui far coincidere il proprio documento si trova in ALTO a SINISTRA. NOTA: non chiudendo il coperchio-trattore la scansione può risultare di pessima qualità in quando la luce artificiale/naturale presente nella stanza influenza notevolmente il sensore dello scanner. 13/04/ / 18

2 2) Aprire un programma di grafica come Paint (è presente una icona sul proprio desktop, altrimenti reperibile da Start Programmi Accessori Paint) 3) Da Paint acquisire il documento da File Da scanner o fotocamera.. 4) Si aprirà automaticamente il software di gestione dello scanner. 13/04/ / 18

3 5) L impostazione per la scansione di base presente le seguenti caratteristiche grafiche: - immagine a colori - risoluzione di 300 dpi Per modificare tali impostazioni agire sui controlli sottostanti (per esempio scala di grigi se l immagine è in bianco/nero). 6) Con il pulsante Anteprima in basso al centro è possibile ottenere una rapida scansione di anteprima. Il software di scansione automaticamente ritaglia l ipotetica area grafica che può interessare. L area acquisita in seguito sarà delimitata dalla cornice tratteggiata. Con il mouse è possibile variare tale area di scansione spostando i relativi bordi tratteggiati. 7) Una volta definita l area di scansione e i parametri di scansione (colori/bianco e nero/risoluzione in dpi) è possibile procedere alla scansione vera e propria con Digitalizza. Lo scanner avvierà la scansione del documento. L operazione potrà durare pochi secondi come anche alcuni minuti a seconda delle impostazioni di scansione date (maggiore qualità = maggiore tempo per la scansione) 13/04/ / 18

4 8) A scansione ultimata si ottiene subito il documento acquisito. È quindi possibile salvarlo su disco con File Salva con nome NOTA: è possibile salvare il file in diversi formati tra cui BMP con varie risoluzioni di colore, JPEG, GIF, TIFF e PNG Scansione multipla per ottenere le immagini dei documenti (formati PDF,JPG,TFF,PNG) Con questa procedura è possibile utilizzare lo scanner per acquisire più documenti alla volta sfruttando il modulo trattore presente sul coperchio dello scanner. Il risultato finale sarà un documento in formato PDF contenente le immagini acquisite dei documenti originali cartacei. 1) Inserire il plico di documenti nel modulo trattore sopra il coperchio dello scanner. NOTA: i documenti DEVONO essere tutti privi di punti di graffettatura, eventuali strappi, post-it o altri tipi di adesivi al fine di evitare l inceppamento o il danneggiamento dell unità di alimentazione automatica dei fogli dello scanner. 13/04/ / 18

5 NOTA: i documenti devono essere posizionati sul trattore dei moduli con la faccia in su e con senso di lettura verso l imboccatura del modulo trattore. Assicurasi che nel piano a vetro non siano presenti altri documenti. 2) Aprire Adobe Acrobat 5.0 sfruttando l icona sul desktop (in alternativa è reperibile da Start Programmi Adobe Acrobat 5.0) 3) Acquisire il documento tramite scanner da File Importa Scansione 4) Nel menù di gestione selezionare, se non già presente, nella voce Dispositivo la periferica EPSON GT Assicurasi che nella voce Formato ci sia indicato Solo fronte (lo scanner non è capace di gestire documenti in fronte/retro in quanto non è possibile installare unità fronte-retro). 13/04/ / 18

6 5) Premere il pulsante Scansione per avviare il software di gestione dello scanner. L assistente per la scansione verrà avviato. 6) Assicurasi che la voce Origine documento sia effettivamente impostata su ADF (altrimenti la scansione avviene sfruttando il piano a vetro!!). Scegliere le impostazioni per la qualità della scansione (immagine a colori o in bianco e nero) come anche la risoluzione (in dpi). Premere infine Acquisisci per avviare la scansione dei documenti inseriti nell alimentatore automatico dei fogli. NOTA: a seconda del numero dei documenti la scansione può anche durare qualche minuto. 7) A scansione completata Acrobat chiede se ci sono ulteriori documenti da accodare all attuale scansione; in caso negativo rispondere con OK, invece se ci sono altri documenti, inserirli nel modulo-trattore e premere avanti (ripetere in questo il punto precedente). NOTA: il modulo-trattore ha una capacità massima di 20 fogli, scansioni di volumi maggiori richiede più passaggi di questa procedura 13/04/ / 18

7 8) I documenti acquisiti vengono presentati come immagini sequenziali (1 immagine per 1 documento) direttamente in Acrobat 5.0. È sufficiente salvare il documento in PDF per ottenere i documenti voluti in formato digitale. Il salvataggio in formato PDF avviene con File Salva con nome 9) È possibile in questa fase decidere in quale formato salvare i documenti digitalizzati; i formati disponibili sono: - Adobe Acrobat PDF (default) - Postscript EPS - JPEG - PNG 13/04/ / 18

8 - TIFF Per salvare i documenti in un formato differente da PDF utilizzare, nella finestra Salva con nome il menù a discesa salva come e scegliere il formato desiderato. NOTA MOLTO IMPORTANTE: l eventuale documento PDF così acquisito avrà dimensioni notevoli (anche di 20-30MB per qualche pagina acquisita), pertanto una eventuale pubblicazione sul Web come anche l invio per posta elettronica è da EVITARE nel modo più assoluto. Nel caso si voglia proprio pubblicare il proprio PDF su Web o inviarlo per , leggere la procedura a seguire Come ridurre la dimensione dei file PDF generati dalla scansione. Come ridurre la dimensione dei file PDF aqcuisiti con la scansione. I documenti PDF acquisiti come immagini sono di dimensioni notevoli (anche di 20-30MB per qualche pagina acquisita); per ridurre le dimensione del file è necessario distillare il documento PDF. 1) Caricare il documento PDF di notevoli dimensioni con Adobe Acrobat 5.0 o Adobe Acrobat Reader 7.0 2) Stampare il documento caricato con la stampante virtuale Acrobat Distiller : da File Stampa 13/04/ / 18

9 3) Dalla finestra di gestione della stampa, scegliere come periferica di stampa (Stampante Nome) Acrobat Distiller. Impostarne le proprietà con Proprietà 13/04/ / 18

10 4) Nella sezione Impostazioni PDF Adobe assicurarsi che la voce Generali Impost. Conversioni sia configurato su ebook. Dare OK dove richiesto per confermare le opzioni. Infine premere Stampa in basso a destra per avviare il processo di stampa. Verrà richiesto un nome per il nuovo file PDF che verrà ora generato. 5) Il nuovo documento PDF ora ottenuto è di dimensioni nettamente inferiori rispetto all originale. Scansione semplice/multipla per ottenere il testo dai documenti cartacei originali (riconoscimento del testo OCR) Questa procedura permette di ottenere come risultato finale un documento in formato PDF o Word contente il testo presente sui documenti cartacei originali. Il riconoscimento ottico del testo (OCR) è possibile solo se: - il documento è sufficientemente leggibile (qualità di stampa almeno mediocre) - il testo da voler acquisire non si trova sopra immagini o sfondi ricchi di grafica In altri casi il corretto riconoscimento del testo può dare risultati non prevedibili. Per iniziare l acquisizione del documento e la sua successiva conversione in testo utilizzare il software ABBYY FineReader 8.0 presente come icona sul proprio desktop (altrimenti recuperabile da Start Programmi ABBYY FineReader 8.0 1) Il primo avvio del software presenta un wizard che permette di iniziare fin da subito il lavoro di scansione e conversione in testo di una singola pagina con le impostazioni predefinite. È meglio annullare e procedere con le impostazioni manuali. 13/04/ / 18

11 2) È necessario impostare alcuni parametri specifici per lo scanner in uso; aprire il menù delle opzioni da Strumenti Opzioni. Nella sezione 1. Scandisci/Apri assicurarsi che: - il driver sia EPSON GT-1500 altrimenti selezionarlo con Seleziona origine - che sia abilitata la scansione multipla delle pagine con Scandisci più immagini - che sia abilitata la funzione di raddrizza le righe di testo - che sia abilitato la funzione rilevamento orientamento immagine 13/04/ / 18

12 3) Nell uso QUOTIDIANO come prima cosa impostare i dizionari delle lingue che sono utilizzate nel proprio documento: selezionando dal menù a discesa la voce Seleziona più lingue è possibile selezionare più di un dizionario per il correttore ortografico; i dizionari installati e disponibili sono: - Francese - Inglese - Italiano - Russo - Spagnolo - Tedesco (nella vecchia e nuova ortografia) Selezionare con il segno di spunta i dizionari interessati e confermare con OK. 4) Scegliere a questo punto la modalità di scansione che si vuole realizzare: ce ne sono essenzialmente 3: - scansione singola manuale Scan & Read - scansione multipla di più documenti con Scandisci in PDF - scansione multipla di più documenti con Scandisci in WORD Dato che le procedure sono simili e quindi potrebbero creare confusione nell utilizzo, verranno trattate in 2 sezioni distinte. A. Scansione singola manuale con Scan & Read La scansione manuale permette di acquisire singoli documenti (utilizzando il piano a vetro dello scanner); il vantaggio che in tal modo è possibile selezionare le singole aree di testo da acquisire ed inoltre è possibile correggere immediatamente eventuali imprecisioni nel riconoscimento del testo. È comunque possibile acquisire più documenti semplicemente ripetendo questo iter di operazioni. Il risultato sarà un documento (nei formati PDF o Word) contenente tutte le scansioni realizzate. 1) Seguire i passi indicati nella sezione precedente intitolata Scansione semplice/multipla per ottenere il testo dai documenti cartacei. 2) Scegliere il wizard Scan & Read dal menù interattivo posto in alto a sinistra. 13/04/ / 18

13 3) Inserire il documento sul piano a vetro dello scanner con riferimento all angolo in alto a sinistra. Facoltativamente con Anteprima è possibile ottenere una visione del documento. 13/04/ / 18

14 4) Tramite il mouse delimitare l area di scansione desiderata. 5) Impostare le caratteristiche di scansione utilizzando la voce Regolazioni Immagine e Risoluzione inserire inserendo un valore di almeno 600 DPI. Valori inferiori potrebbero influire negativamente sulla qualità del riconoscimento dei caratteri nel passo successivo. 6) Procedere con la scansione con Acquisisci. A questo punto lo scanner inizia ad acquisire il documento. 13/04/ / 18

15 7) Una volta acquisito il documento in formato elettronico compariranno 3 aree nel programma FineReader 8.0: la prima a sinistra mostra quanti documenti sono stati acquisiti con lo scanner (almeno una), la parte centrale mostra l immagine acquisita (relativa al documento corrente evidenziato nella prima colonna di sinistra) e nella parte di destra invece il testo convertito. Gli errori o le imprecisioni di conversione sono evidenziati con tratti blu (errori, nessun testo acquisito) oppure azzurri (testi acquisito ma potenzialmente errato). La parte inferiore (sottostante alle aree di centro e destra) invece consiste in un ingrandimento della zona di testo attorno alla posizione corrente del cursore. 8) Correggere nella sezione di destra gli eventuali errori o imprecisioni evidenziati nel punto precedente. 9) Salvare il documento nel formato desiderato tramite il pulsante Salva. 13/04/ / 18

16 B. Scansione multipla di più documenti con Scandisci in PDF/WORD La scansione multipla permette di acquisire più documenti (utilizzando il modulo trattore posto nel coperchio dello scanner) in modo del tutto automatico senza un diretto intervento da parte dell utente. Il risultato è un documento in formato PDF oppure WORD. 1) Seguire i passi indicati nella sezione precedente intitolata Scansione semplice/multipla per ottenere il testo dai documenti cartacei 2) Scegliere dal menù interattivo posto in alto a sinistra il wizard Scandisci in PDF se si vuole ottenere un documento finale in PDF oppure Scandisci in Word se si vuole ottenere un documento finale in Word. 3) Inserire il plico di documenti nel modulo trattore posto sopra il coperchio dello scanner NOTA: i documenti DEVONO essere tutti privi di punti di graffatura, eventuali strappi, post-it o altri tipi di adesivi onde evitare l inceppamento o il danneggiamento dell unità trattore dello scanner. NOTA: i documenti devono essere posizionati sul trattore dei moduli con la faccia in su e con senso di lettura verso l imboccatura del modulo trattore. Assicurasi che nel piano a vetro non siano presenti altri documenti. 4) Assicurasi che la voce Origine documento sia effettivamente impostata su ADF (altrimenti la scansione avviene sfruttando il piano a vetro!!). Impostare le caratteristiche di scansione utilizzando le voci Regolazioni Immagine e Risoluzione ; per quest ultimo impostare un valore di almeno 600 DPI per ottenere risultati accettabili. 5) Premere infine Acquisisci per avviare effettivamente la scansione dei documenti inseriti nel trattore. NOTA: a seconda del numero dei documenti la scansione può anche durare qualche minuto. 13/04/ / 18

17 6) La scansione ha inizio: i documenti vengono acquisiti in sequenza. Come i documenti risultano acquisiti, essi compaiono nella lista dei documenti disponibili nella sezione a sinistra in FineReader. 13/04/ / 18

18 7) Il processo di riconoscimento dei caratteri e conversione in testo avviene in modo automatico alla fine di tutte le scansioni. 8) A processo di scansione e riconoscimento completato il documento finale viene presentato in Adobe Acrobat (Reader o Professional) se si è scelto nel punto 2) la scansione in PDF, in Microsoft Word se si è scelto la scansione in Word. 9) Salvare il documento tramite File Salva con nome direttamente dall applicazione caricata (Adobe Acrobat o Word) per memorizzare in modo permanente il documento. Risoluzione dei problemi più ricorrenti Al momento non ci sono problemi noti. 13/04/ / 18

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