Manuale IBANC Software - Versione

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1 Manuale IBANC Software - Versione XEU.com B.V. IBANC è un software che consente di creare lotti di bonici e di addebiti diretti in modo semplice e essibile, conformi alle nuove normative SEPA. È possibile importare i dati con facilità da le di Excel e CSV. Il comprehensive mandate management system di IBANC permette di fornire lotti di addebiti diretti a banche privi di errori o costi inutili. IBANC ha molte caratteristiche e aiuta a prevenire errori durante la creazione di lotti. Le normative in materia di addebiti diretti sono diventate più complesse con l'introduzione di SEPA. Pertanto, è importante ottenere familiarità con queste nuove regole. Molte informazioni possono essere trovate sul sito della Banca d'italia: (Fare clic qui per andare al sito web). Un'altra risorsa utile è il sito del European Payments Council (EPC): (Fare clic qui per andare al sito web). Per ulteriori domande in riguardo a SEPA, si prega di contattare la propria banca. Sapranno darvi maggiori informazioni. Questo manuale mostra tutte le caratteristiche di IBANC. Il manuale è disponibile online o come documento PDF: Fare clic qui per accedere al manuale online. Fare clic qui per scaricare il manuale come documento PDF. 1

2 Contents 1 IBANC Software - Introduzione 3 2 Come iniziare Attivazione Licenza Inserire i propri dati Il primo addebito diretto Addebito diretto successivo Il primo pagamento Congurazione IBANC Contratti di Addebito Diretto con le Banche Conti Bancari Prori Impostazioni La rubrica Aggiungere Nuovi Conti Bancari Importare ed Esportare Conti Bancari Conversion to IBAN and BIC Mandati Gruppi Creare lotti di addebiti diretti Importare Transazioni da le Excel o CSV Importare Transazioni da Altri File Aggiungere Gruppi Aggiungere Conti ad un Gruppo Duplicare Lotto Esportare a XML SEPA Generare Mandati Automaticamente Inserire Automaticamente Esporta Stampare Creare Lotti di Bonici 32 7 Requisiti di Sistema 33 2

3 1 IBANC Software - Introduzione IBANC software è un pacchetto che permette di creare bonici e lotti di addebiti diretti Europei facilmente. IBANC è stato costruito intorno ad alcuni principi di base: Prevenire dati errati in transazioni (molto importante quando si fa uso di addebiti diretti!) Importare dati facilmente da diverse risorse Gestione essibile dei propri rapporti, compresa la gestione di gruppi Tener traccia dei mandati conformi ai nuovi orientamenti SEPA Tutte le informazioni riguardanti i vostri contatti vengono registrate nella rubrica. Queste informazioni vengono utilizzate per vericare che le transazioni contengano le corrette e necessarie informazioni. La rubrica contiene anche le informazioni dei mandati. Facendo uso intelligente di questa rubrica, è possibile creare lotti rapidamente e facilmente. Ad esempio, è possibile importare un elenco di IBAN e importi solo su IBANC. Successivamente, la rubrica può essere utilizzata per compilare il resto del lotto automaticamente. 3

4 2 Come iniziare 2.1 Attivazione Licenza Dopo aver eettuato l'ordine, riceverete una mail con le istruzioni per scaricare IBANC. Se si esegue il le scaricato (Windows) IBANC verrà installato. È possibile avviare IBANC facendo doppio clic sull'icona IBANC su il vostro desktop. IBANC può anche essere aperto dal menu di avvio. Se si utilizza Windows 8 o superiore, è possibile digitare IBANC nel menu di avvio per trovare IBANC. La prima volta che si avvia IBANC vi verrà chiesto di inserire la chiave di attivazione. Riceverete questo codice tramite . Se si riscontrano problemi durante la registrazione IBANC, le vostre impostazioni del rewall potrebbero non consentire ad IBANC di eettuare collegamenti. Modicare le impostazioni del rewall per consentire a IBANC di stabilire collegamenti o chiedere all'amministratore di sistema. 2.2 Inserire i propri dati Se si ha inserito la chiave di attivazione correttamente vi verrà richiesto di inserire le informazioni del proprio conto bancario. In primo luogo, vi verrà chiesto di inserire i dettagli del vostro contratto di addebito diretto con la vostra banca. Se non si desidera utilizzare la funzionalità di addebito diretto di IBANC, fare clic su Successivo per procedere. In Figure 1 è possibile trovare un esempio di come appare lo schermo. Figure 1: Dettagli del contratto di addebito diretto. Il codice identicativo del creditore, o creditor identier, è fornito dalla vostra banca. Per 4

5 esempio, in Italia i primi due caratteri del codice identicativo del creditore sono IT, seguito da due numeri, e successivamente da ZZZ, seguito da una sequenza di numeri. Attenzione! questo non è il vostro IBAN! Se avete cliccato su Avanti potrete inserire le vostre coordinate bancarie. Se avete compilato le informazioni relative all'indirizzo nella schermata precedente queste informazioni saranno inserite automaticamente. È naturalmente possibile cambiare queste informazioni a piacere. In questa schermata è possibile inserire le coordinate del vostro conto legacy. Si consiglia di lasciare questi campi vuoti. Se questi campi vengono lasciati vuoti e si ha inserito un IBAN valido, IBANC otterrà questi dettagli automaticamente. Figure 2 mostra un esempio con le coordinate bancarie compilate. Figure 2: Coordinate bancarie proprie. Una volta nito di compilare le proprie informazioni, fare clic su Fine. La schermata principale di IBANC Software apparirà. 2.3 Il primo addebito diretto A questo punto creerete la vostra prima transazione ad addebito diretto. Ciò sarà fatto completamente a mano, in modo da poter vedere quali informazioni sono necessarie per eettuare un addebito diretto correttamente. Fare clic sul pulsante Nuovo nel pannello di addebito diretto (parte sinistra). Questo creerà un nuovo lotto di addebiti diretti vuoto. Questo lotto sarà aperto immediatamente. È possibile inserire una descrizione per il lotto. Questa descrizione non sarà inviata alla vostra banca e potrete scegliere qualsiasi descrizione che si desideri. 5

6 Dall'intestazione conto bancario si seleziona il proprio conto bancario. Se si è congurato un solo conto bancario, il conto bancario verrà selezionato automaticamente. Se si dispone di più conti bancari, selezionare il conto bancario che si desidera usare facendo clic sulla lente d'ingrandimento aanco al campo IBAN. Avete scelto il vostro conto bancario. Fate attenzione che tutti i campi siano stati copilati. Se questo non è il caso, si prega di prima inserire tutte le informazioni. Questo può essere fatto attraverso il menu File, Conti bancari propri nella schermata principale. Sopra la lista delle transazioni (che è ora vuota), fare clic su Nuovo. Compilare le seguenti informazioni nel modulo che si apre: Data di incasso: Inserire la data in cui la transazione dovrebbe avvenire Il valore predenito è di 5 giorni. Importo: Inserire l'importo che si desidera riscuotere. Per esempio, inserire 123,45. Descrizione: Inserire la descrizione della transazione. Per esempio, inserire Prova. Questo campo non è obbligatorio. Creditor Reference: È possibile inserire un Creditor Reference qui. Questo dovrebbe essere un riferimento del creditore strutturato con le modalità ISO. Si consiglia di lasciare questo campo vuoto, a meno che non si è certi di averne bisogno. Se questo campo viene compilato, la descrizione non verrà usata! Tipo: Selezionare Primo. Se si riscuote per la prima volta in una serie di riscossioni utilizzando un particolare mandato, è necessario selezionare Primo. IBAN del debitore: Inserire (come prova) IT30X BIC del debitore: Inserire (come prova) BPALITML. In generale, non è necessario compilare il BIC per conti bancari italiani, ma in questo esempio, viene utilizzato il codice bancario PROVA. Nome del debitore: Inserire Nome prova. Paese del debitore: È possibile selezionare il paese del debitore qui. Se non si seleziona un paese, IBANC selezionerà un paese basato sui primi due caratteri dell'iban. Riferimento del mandato: Inserire PROVAID001. È possibile creare il proprio riferimento del mandato, purchè ogni mandato abbia un'identicazione univoca. Data di rma del mandato: Si prega di inserire la data in cui è stato rmato il mandato. Per addebiti diretti esistenti (pre-sepa) è necessario utilizzare 1 Novembre La transazione dovrebbe essere simile a Figura 3. 6

7 Figure 3: Lotti senza informazioni corrispondenti nella rubrica. Fare clic su OK. La nuova transazione apparirà nella lista delle transazioni. Davanti alla transazione, è possibile vedere una croce che indica che c'è un problema con questa transazione. Spostando il puntatore del mouse sulla croce, apparirà una descrizione del problema (dovrebbe apparire in circa un secondo). In questo caso particolare, il problema è che il conto non è noto nella rubrica. Questo è corretto. Nulla è stato ancora inserito nella rubrica. È possibile importare i dati del conto bancario facilmente selezionando la transazione (facendo clic una volta sulla transazione). Quindi, fare clic sul pulsante Altro e selezionare l'opzione Importa nella rubrica. Confermare la selezione. Se l'operazione viene eseguita correttamente, un segno di spunta verde dovrebbe apparire davanti alla transazione (Figure 4). 7

8 Figure 4: Lotto con transazione convalidata. Utilizzando questa procedura è possibile aggiungere tante transazioni quante si desideri. Per esportare il lotto al formato SEPA, fare clic su Esporta a SEPA. Quando appare il messaggio che il lotto è stato esportato con successo fare clic su OK. È ora possibile salvare il le XML SEPA sul disco. Si consiglia di inviare questo le alla propria banca, ad esempio, attraverso il loro sito web. Se non si sa come inviare questo le, si prega di consultare la propria banca. Attenzione! Non inviare il le di esempio che avete creato qui alla vostra banca. 2.4 Addebito diretto successivo Se il lotto precedente è ancora aperto, chiuderlo facendo clic su OK. Creeremo ora un nuovo lotto con un'unica transazione che conterrà un addebito diretto ricorrente, utilizzando lo stesso conto bancario e mandato usato nell'operazione precedente. Creare un novo lotto facendo clic su Nuovo e creare una nuova transazione facendo clic su Nuovo. Inserire un importo, per esempio 321,45, e una descrizione. Fare clic sul pulsante accanto a IBAN del debitore (con l'icona lente d'ingrandimento). È ora possibile selezionare un conto bancario dalla rubrica. È possibile selezionare un conto cliccando su di esso (Figure 5) e cliccando su OK. Selezionare lo stesso conto bancario che si è utilizzato nel precedente addebito diretto (IT30X ). 8

9 Figure 5: Selezione di un conto bancario dalla rubrica IBANC troverà il mandato che corrisponde all'identità del creditore automaticamente. Fare clic su OK. Ancora una volta, una croce apparirà davanti alla transazione. Se si sposta il puntatore del mouse sulla croce apparirà che la transazione precedente è di tipo Primo, ma IBANC non sa se questa transazione è stata approvata o respinta dalla banca. Fare clic sul pulsante Inserire automaticamente. Con questo tasto si possono risolvere molti problemi che si vericano frequentemente. Fare clic su Sì quando vi viene chiesto di aggiornare la rubrica. Fare clic su Sì anche quando vi viene chiesto se l'operazione precedente è stata elaborata correttamente dalla vostra banca. Naturalmente, se davvero si invia un lotto alla banca bisogna essere certi che la transazione precedente sia stata elaborata correttamente. Dopo aver confermato, un segno di spunta verde dovrebbe apparire davanti alla transazione. È ora possibile esportare questo lotto a un le SEPA facendo clic su Esporta a SEPA. Attenzione! Nel caso che la prima transazione per un mandato sia stata respinta dalla banca, è necessario inviare nuovamente la transazione successiva cambiato il tipo in Primo. È possibile farlo nel modo seguente: 1. Aprire la transazione (doppio clic o selezionare la transazione e fare clic su Modica.) 2. Selezionare tipo Primo. 3. Fare clic su Ok. 4. Il tipo di transazione non corrisponde più al tipo registrato nella rubrica. È possibile risolvere questo problema importando la transazione nella rubrica. 5. Selezionare la transazione e fare clic su Importa in rubrica (usare pulsante Altro). Un segno di spunta verde apparirà davanti alla transazione e si potrà esportare il lotto ad un le SEPA. Attenzione! È importante acquisire familiarità con i mandati SEPA. Per maggiori informazioni consultare il sito della Banca d'italia. oppure European Payments Council. Per maggiori informazioni sui mandati SEPA, si prega di contattare la propria banca. 2.5 Il primo pagamento I bonici sono molto più semplici degli addebiti diretti. In linea di principio, si ha solo bisogno di un IBAN, un nome e un importo. Si consiglia di utilizzare una descrizione. Questa descrizione apparirà anche sul conto bancario della parte ricevente. Come con l'addebito diretto, è possibile utilizzare la rubrica per cercare conti bancari. Per essere sicuri di aver inserito le informazioni corrette, i bonici vengono convalidati anche utilizzando la rubrica. Per i bonici, questo è meno importante che per gli addebiti diretti e, se volete, è possibile disattivare la convalida rigorosa deselezionando il segno di spunta Convalida rigorosa utilizzando la rubrica. Se si chiude e si riapre il lotto, la convalida rigorosa verrà riattivata. 9

10 3 Congurazione IBANC Per poter utilizzare IBANC, è necessario inserire le informazioni riguardanti i propri conti correnti bancari. Se si desidera utilizzare l'opzione di addebiti diretti, è necessario inserire anche le informazioni riguardanti il contratto di addebito diretto con la propria banca. Sezione 2 spiega come inserire queste informazioni quando si utiliza IBANC per la prima volta. Potete cambiare queste informazioni quando si desidera, oppure aggiungere nuovi conti bancari o contratti di addebito diretto (potrete usare diversi conti bancari solo nelle edizioni Ultimate, Business, o ING). 3.1 Contratti di Addebito Diretto con le Banche Nel menu File si può trovare l'opzione Contratti di addebito diretto con le banche. Fare clic su questa opzione per visualizzare i propri contratti di addebito diretto. Sullo schermo appariranno le seguenti opzioni (Figura 6): Nuovo. Utilizzare questa opzione per creare un nuovo contratto. Modica. Utilizzare questa opzione per modicare un contratto esistente. Seleziona il contratto che si desidera modicare e fare clic su Modica. Elimina. Utilizzare questa opzione per rimuovere un contratto. Questo sarà possibile solo se il contratto non è legata ad alcun conto bancario proprio. Figure 6: Lista di contratti di addebito diretto con le banche. Figura 7 mostra come appare un contratto compilato. 10

11 Figure 7: Esempio di contratto di addebito diretto con la banca. Il codice identicativo del creditore viene fornito dalla vostra banca. Attenzione! Questo non è il vostro IBAN! 3.2 Conti Bancari Prori. Nel menu "File" si può trovare l'opzione "Conti bancari propri". Fare clic su questa opzione per visualizzare i propri conti bancari. Usando questa schermata potrete creare, modicare e eliminare i propri conti bancari. (Figura 8). 11

12 Figure 8: Lista dei propri conti bancari. Se si aggiunge o modica un conto bancario proprio, si possono inserire le seguenti speciche (Figura 9): IBAN. Questo è l'iban del vostro conto bancario. BIC. Questo è un codice che indica la propria banca. È possibile trovare questo codice sul proprio estratto contro. Se non si riesce a trovare questo codice, ve lo potrà fornire la vostra banca. Paese della banca. Questo è il paese dove avete il conto bancario. Solitamente, non c'è bisogno di compilare questo campo. Può essere individuato dall'iban. Numero di Conto. Questo è il vostro numero di conto legacy. IBANC lo anteporrà con zeri. Il numero di caratteri di questo numero dipende dal paese della banca. Solitamente, questo campo non dev'essere compilato, ma può essere usato per tradurre il numero di conto legacy a IBAN / BIC. In certi paesi il numero di conto e altri componenti sono scritti in una sequenza singola. Per esempio, è un numero di conto Belga che consiste di un codice bancario, un numero di conto e un codice di controllo. Se si inserisce questo conto nel campo numero di conto e si seleziona Belgio nel campo paese della banca, IBANC dividerà questo numero nei componenti corretti automaticamente. Attenzione! Se si inseriscono le coordinate bancarie manualmente, utilizzare sempre l'iban. IBANC può individuare la maggior parte degli errori di battitura e mostrerà un segnale di avvertimento nell'angolo superiore sinistro se il campo IBAN non è corretto. IBANC non eettuerà la verica sulle informazioni del conto legacy. Codice della banca. Questo viene individuato da IBANC tramite l'iban. Se i campi IBAN e BIC vengono lasciati vuoti, questo campo può essere utilizzato per inserire dettagli sul conto legacy che possono essere convertiti ad un IBAN da IBANC. Codice liale. Alcuni paesi utilizzano un codice della liale inolte al codice della banca. Codice di controllo. Alcuni paesi utilizzano un codice di controllo. Attenzione! IBANC non eettuerà nessuna verica utilizzando il codice di controllo legacy. . Potete inserire il vostro indirizzo di posta elettronica qui. Dettagli Indirizzo. Inserire le informazioni del vostro indirizzo qui. 12

13 Formato di esporto bonico. Si prega di selezionare l'opzione dalla lista che meglio si adatta alla propria banca. Mentre XML SEPA è standardizzato, esistono delle dierenze tra banche. IBANC tiene conto di queste dierenze. Formato di esporto addebito diretto. Si prega di selezionare l'opzione dalla lista che meglio si adatta alla propria banca. Mentre XML SEPA è standardizzato, esistono delle dierenze tra banche. IBANC tiene conto di queste dierenze. Codice di identicazione del creditore (creditor identier). Questo campo collega il conto bancario al corretto codice di identicazione del creditore. Fare clic sull'icone della lente d'ingrandimento per selezionare il contratto di addebito diretto corretto. Facendo clic sulla croce, potrete rimuovere l'associazione. Figure 9: Inserire le proprie coordinate bancarie Facendo clic su Avanzate si possono congurare altre opzioni (avanzate). Non cambiare queste impostazioni a meno che non si è sicuri che sia neccessario. Le opzioni sono: Identicazione dell'impresa. Alcune banche richiedono questo campo nel le SEPA XML. Riguarda i seguenti elementi nel le XML: <InitgPty> <Id> <OrgId> <Id>123456</Id> </OrgId> </Id> </InitgPty> Compilare questo campo solamente se la banca lo ha specicamente richiesto. Omettere il BIC in transazioni domestiche. Se si disabilita questa opzione, IBANC richiederà un BIC per ogni transazione. Se questa opzione viene abilitata allora IBANC ti permetterà 13

14 di omettere il BIC per le transazioni domestiche. Se IBANC è in grado di ottenere il BIC dall'iban, lo includerà nel le XML, indipendentemente da questa opzione. Se si ha inserito le proprie coordinate bancarie correttamente, fare clic su Ok per salvare i cambiamenti. 3.3 Impostazioni Nel menu File, si può trovare l'opzione Impostazioni. Fare clic su questa opzione per modicare le impostazioni di IBANC. Potete cambiare le seguenti impostazioni (Figura 10): Lingua. Questo vi permette di selezionare la lingua per IBANC. Se si cambia questa opzione, è necessario riavviare IBANC. Se questo campo viene lasciato vuoto, verrà usata la lingua utlizzata dal vostro sistema operativo. Controllare gli aggiornamenti. Utilizzare questa funzione per impostare la frequenza con cui IBANC controlla se vi sono aggiornamenti disponibili. In questo modo verrete informati quando sarà disponibile una nuova versione. Mostra consigli. Se questa opzione è abilitata, apparirà un pop-up di spiegazione per certi campi. Se si è un utente esperto, si potrebbe voler disattivare questa funzione. Ordinamento Esportazione PDF. Con questa opzione si può congurare l'ordinamento delle transazioni quando un lotto esportato viene salvato come le PDF. Consentire COR1 SDD per tutti i formati di esportazione. Alcuni paesi supportano lo schema COR1. Per la maggior parte dei formati di esportazione, IBANC mostrerà che è presente un errore se si seleziona COR1 in una transazione. Se si disabilita questa opzione, IBANC consentirà COR1 per tutti i formati di esportazione. Attenzione! È molto probabile che la vostra banca riuterà transazioni di tipo COR1. Utilizzare questa opzione solo se si è al corrente del signicato di COR1. Figure 10: Cambia Impostazioni. 14

15 4 La rubrica Nella rubrica potete tenere traccia dei conti bancari dei vostri contatti. IBANC usa la rubrica per convalidare le transazioni, che è specialmente importante per gli addebiti diretti. Una domanda frequente è: È possibile avere lo stesso conto bancario più volte nella rubrica? La risposta è no. IBANC considera un conto bancario come unico e dovrebbe essere registrato una sola volta. Se si vogliono distinguere diverse transazioni usando lo stesso conto bancario, dovreste usare il campo di descrizione. Per esempio, si può usare la descrizione Adesione Alberto in una transazione e Adesione Maria in un'altra. Nella rubrica di IBANC potete gestire conti bancari e mandati di addebiti diretti. È anche possibile aggiungere conti bancari a gruppi quando si modica un conto bancario. 4.1 Aggiungere Nuovi Conti Bancari Si può aprire la rubrica dal menu File usando l'opzione Rubrica. La rubrica appare (vuota) come mostrato in Figura 11. Figure 11: Una rubrica vuota. Facendo clic su Nuovo, potrete aggiungere un nuovo conto bancario. Potete trovare un esempio con inseriti IBAN e BIc in Figura 12. Per creare bonici e addebiti diretti, è neccessario come minimo inserire le seguenti informazioni. IBAN. Inserire un IBAN valido in questo campo. IBANC verica che il formato sia corretto in base al Paese al quale è associato l'iban e può individuare la maggior parte degli errori di batitura. Se un segnale di avvertimento è visibile nell'angolo superiore sinistro del campo, allora l'iban è invalido. Nome. Il nome del titolare del conto bancario. Questo campo è obbligatorio. BIC. Per alcuni paesi il BIC verrà inserito automaticamente dopo aver fatto clic su Ok. Per altri paesi dovrete inserire il BIC manualmente. Il codice è di 8 o 11 caratteri/numeri. Da default, il paese della banca e quello del titolare del conto bancario sono ottenuti dall'iban. Se si desidera inserire un altro paese, è possibile farlo manualmente. Questo può essere necessario se, per esempio, si vive in Germania T(codice del paese DE), ma si ha un conto bancario nel Regno Unito (codice del paese GB). Il paese della banca dev'essere Regno Unito. Inoltre, è possibile inserire informazioni più dettagliate sull'indirizzo. È anche possibile inserire valori di default per bonici. Per gli addebiti diretti, queste informazioni sono presenti nelle informazioni del mandato. 15

16 Figure 12: Un nuovo conto bancario con IBAN e BIC Figura 13 mostra un esempio in cui solo il numero di conto legacy è stato inserito, ma non l'iban e il BIC. Attenzione! In questo caso dovrete inserire il paese voi stessi, perchè IBANC non riuscirà a vericarlo usando l'iban. IBANC non può individuare l'iban da queste informazioni. Se si inseriscono le informazioni mancanti (in questo esempio codice della banca e della liale) IBANC può essere in grado di individuare l'iban automaticamente dopo aver fatto clic su Ok. Attenzione! Errori di battitura non saranno individuati quando si inseriscono dati di vecchi conti bancari. Pertanto, si consiglia, se possibile, di inserire sempre l'iban, così IBANC potrà convalidarlo. Questo evita i problemi derivati da errori di battitura. 16

17 Figure 13: Un nuovo conto bancario senza IBAN e BIC Dopo aver salvato l'ultimo conto bancario facendo clic su Ok la vostra rubrica apparirà come in Figura 14. È possibile vedere che se l'iban non è stato inserito correttamente, il campo è indicato in rosso. Figure 14: Una rubrica con due conti bancari. 4.2 Importare ed Esportare Conti Bancari Tutti i conti bancari della rubrica possono essere importati da le Excel e CVS. Creare un prolo di importazione segue gli stessi principi di creare un prolo di importazione per le transazioni (rif. Sezione 5.1). La rubrica fornisce l'opzione di aggiornare conti bancari esistenti quando si importano dati di conto. È possibile decidere di aggiungere solo nuovi conti, oppure aggiornare conti esistenti. Quando si aggiornano conti esistenti, è possibile scegliere di ignorare o importare i campi vuoti. 17

18 4.3 Conversion to IBAN and BIC La conversione delle informazioni del conto bancario domestico legacy a IBAN è possibile in molti casi. Si prega di essere molto attenti quando si inseriscono informazioni sul vecchio conto perchè IBANC non può vericare se le informazioni inserite riguardanti un conto legacy sono corrette o meno. Inserire l'iban è sempre il metodo più semplice. Se si crea una nuova voce nella rubrica, si può selezionare il paese della banca. Questo abiliterà e disabiliterà certi campi. Per esempio, per il Regno Unito i campi numero di conto, codice della banca e della liare verranno abilitati. Se questi campi vengono compilati e si fa clic su Ok, IBANC deriverà l'iban automaticamente. Per certi paesi viene usato un formato standard che contiene tutti i componenti utili del conto bancario. Per esempio, in Belgio un numero di conto legacy è comunemente scritto così Se tale conto è inserito nel campo numero di conto, IBANC riconoscerà questo formato e lo dividerà automaticamente nei componenti corretti. 4.4 Mandati Se si desidera utilizzare l'addebito diretto SEPA, è necessario ottenere mandati dai propri debitori. Le informazioni del mandato devono essere registrate su IBANC perchè saranno necessarie in ogni transazione ad addebio diretto che si invia alla propria banca. È di estrema importanza essere a conoscenza delle normative riguardanti l'addebito diretto SEPA. Per maggiori informazioni consultare il sito della Banca d'italia (Fare clic qui). Qui potrete trovare informazioni in riguardo all'addebito diretto Europeo e alle normative per informare i vostri debitori. Su IBANC, se si ha aperto un conto bacario dalla rubrica, è possibile creare un nuovo mandato facendo clic su Nuovo al di sotto della lista dei mandati. (Figura 13). Successivamente, potrete inserire i dettagli del mandato. Figura 15 mostra un esmepio di un mandato compilato. 18

19 Figure 15: Un mandato SEPA È possibile inserire i seguenti campi. Codice di identicazione del creditore (creditor identier). Qui è possibile selezionare un codice di identicazione del creditore dalla lista di contratti di addebiti diretti con le banche. Se avete congurato un solo contratto di addebito diretto, questo sarà compilato automaticamente. È possibile cambiarlo facendo clic sull'icona della lente d'ingrandimento. Riferimento del mandato. Questo è un identicatore univoco che identica un mandato. Dovete sceglierlo voi stessi. Si può scegliere tra, per esempio, numero socio o numero cliente. Se si hanno diversi mandati per un conto bancario, è possibile inserire un numero di sequenza oppure utilizzare una data nel riferimento del mandato (per esempio: ). Data di rma. Questa rappresenta la data in cui il debitore ha rmato il mandato per addebito diretto SEPA. Attenzione! Per contratti di addebiti diretti rmati prima dell'inizio dell'utilizzo di addebiti diretti SEPA, è necessario inserire la data 1 Novembre Tipo di sequenza. Tra cui Primo, Ricorrente, Ultimo o Una Tantum. Quando si usa un mandato ricorrente, il primo in una serie di incassi dev'essere di tipo Primo. Dopo che il primo incasso è stato elaborato correttamente, l'incasso dev'essere di tipo Ricorrente. 19

20 Dopo aver esportato una transazione di tipo Primo, IBANC cambia automaticamente la tipologia da Primo a Ricorrente Per addebiti diretti una tantum dev'essere usato Una tantum. Attenzione! È possibile usare un riferimento del mandato per addebiti diretti una tantum solo una volta. Se avete bisogno di riscuotere un altro incasso dallo stesso conto, dovete prima ottenere un nuovo mandato con un riferimento dierente. Giustica. Potete inserire una giustica per l'addebito diretto qui. Questo campo non sarà visibile sull'estratto conto del debitore. Stato. Questo campo può essere impostato con i seguenti valori: Attivo. Questo è un mandato che può essere utilizzato. Spesso, questo stato va selezionato. Inviato per Primo. Questo è un mandato per il quale una transazione di tipo Primo è stata esportata, ma il buon esito della transazione non è stato confermato. In generale, non dovrete mai impostare un mandato a tale stato manualmente. Uso di una tantum. Questo è un mandato per addebito diretto una tantum che è stato utilizzato in una transazione e non può più essere utilizzato. Questi mandati vengono conservati per assicurare che i riferimenti di questi mandati non vengano più utilizzati. Inattivo. Questo è un mandato che non dev'essere usato. Questi includono, per esempio, i mandati che sono stati chiusi. Importo predenito. Questo è un importo predenito che verrà inserito se un mandato viene selezionato. Se un importo è già stato inserito nella transazione (per esempio importato da Excel), non verrà sovrascritt. Descrizione predenita. Questa è la descrizione predenita che verrà inserita se un mandato viene selezionato. Una descrizione già esistente non verrà sovrascritta. Creditor Reference predenito. Questo è il creditor reference predenito che verrà inserito se un mandato viene selezionato. Un creditor reference già esistente non verrà sovrascritto. Attenzione! Fare uso di questo campo solo se si è al corrente delle modalità d'uso denite dallo standard ISO. 4.5 Gruppi Facendo uso dei gruppi è possibile aggiungere diversi conti bancari ad un lotto. Se si modica un conto bancario nella rubrica, è possibile visualizzare, al di sotto della lista dei mandati, i gruppi di cui è parte il conto. È anche possibile aggiungere un conto bancario più volte allo stesso gruppo. In questo modo si può facilmente creare un lotto di addebiti diretti se si vuole riscuotere un incasso da diversi membri di una famiglia. Si aggiunge al gruppo lo stesso conto bancario per ognuno, usando descrizioni e somme diverse (se necessario). Dal menu File della schermata principale è possibile trovare l'opzione Gruppi. Se si seleziona questa opzione apparirà la schermata dei gruppi (Figura 16). 20

21 Figure 16: Panoramica dei gruppi Facendo clic su Nuovo potrete creare un nuovo gruppo. Potrete anche modicare gruppi esistenti usando l'opzione Modica. Se si crea un nuovo gruppo, apparirà una schermata dove sarà possibile modicare i dettagli del gruppo (Figura 17). 21

22 Figure 17: Un nuovo gruppo Assegnare un nuovo nome al gruppo. Questo nome dev'essere univoco. È possibile selezionare se il gruppo può essere disponibile o meno per lotti di addebiti diretti e/o lotti di bonici. Per esempio, se si deselezionano i bonici, non si potrà selezionare questo gruppo in un lotto di bonici Al di sotto della lista dei membri del gruppo si possono trovare i pulsanti da usare per aggiungere, modicare e rimuovere gruppi. È anche possibile importare gruppi da le Excel e CSV. Se si aggiunge un membro al gruppo (facendo clic su Aggiungi), selezionare il conto che si desidera aggiungere. Successivamente, apparirà una schermata nella quale è possibile impostare i valori predeniti per le transazioni speciche all'apparteneza al gruppo. (Figura 18). 22

23 Figure 18: Dettagli di appartenenza a un gruppo. È possibile compilare i seguenti campi che verranno usati quando si aggiunge il gruppo ad un lotto di addebiti diretti o di bonici, rispettivamente: Descrizione addebito diretto Creditor reference nell'addebito diretto: (utilizzare solo se si è al corrente delle modalità d'uso denite dallo standard ISO) Importo addebito diretto (EUR) Descrizione bonico Creditor reference nel bonico (utilizzare solo se si è al corrente delle modalità d'uso denite dallo standard ISO) Importo bonico (EUR) Naturalmente questi campi non sono obbligatori. Se non vengono compilati, anche i campi presenti nelle transazioni verrano lasciati in bianco se il gruppo viene aggiungo ad un lotto. Se si aggiunge il gruppo a un lotto, è possibile fornire un importo per l'intero gruppo. Se questo viene utilizzato, 23

24 l'importo verrà utilizzato per l'intero gruppo ed ogni importo denito nelle appartenenze al gruppo verrà ignorato. (Figura 18). È possibile inserire un conto più volte nello stesso gruppo. Questo può essere conveniente quando, per esempio, si vuole avere lo stesso conto bancario per i membri della stessa famiglia. (Figura 19). Figure 19: Un gruppo contenente lo stesso conto due volte. Importare gruppi È inoltre possibile importare in un gruppo un elenco di conti bancari in una sola volta. La schermata che appare è simile a quella utilizzata per importare conti bancari nella rubrica. Se necessario, è possibile denire il prolo di importazione. Se questi conti vengono importati in un gruppo, IBANC importerà i conti bancari non ancora presenti nella rubrica. I conti bancari esistenti non verranno modicati. In entrambi i casi, il conto bancario sarà aggiunto al gruppo. 24

25 5 Creare lotti di addebiti diretti Con IBANC si possono creare con essibilità lotti di addebiti diretti. È possibile farlo utilizzando uno dei seguenti metodi: Aggiungere transazioni manualmente (cfr. Sezione 2). Importare transazioni da le Excel o CSV. Importare formati domestici legacy e le XML SEPA esistenti (versione Business o superiore). Duplicare un lotto esistente. Aggiungere gruppi a un lotto. L'aggiunta di transazioni manualmente è dettagliatamente spiegato nella sezione Importare Transazioni da le Excel o CSV Con IBANC si può facilmente importare dati da le Excel o CSV. Questi le non devono avere un formato sso, perché si possono denire le colonne che si desidera utilizzare su IBANC utilizzando cosiddetti proli di importazione. Utilizzando i proli di importazione è possibile denire quale colonna nella pagina di Excel deve essere utilizzata per i vari campi su IBANC. Per iniziare è possibile scaricare i le di esempio di Excel utilizzando il link qui sotto: Fare clic qui per scaricare i le di esempio. Per importare un le Excel o CSV fare clic su Importa nella nestra per gli addebiti diretti (a sinistra). Selezionare il le Excel o CSV che si desidera importare. Apparirà una nestra dove è possibile creare (o selezionare) il prolo di importazione. Se avete già salvato alcuni proli di importazione, IBANC cercherà di trovare un prolo che più corrisponde al le che si desidera importare. Potete trovare un esempio di questa nestra qui. cfr. esempio Figura 20. Figure 20: Creating an import prole. 25

26 È possibile selezionare le colonne dal le che si desidera esportare cliccando sulle frecce accanto ai campi. Apparirà un menu a discesa dove sarà possibile selezionare la colonna che si desidera importare. Dall'esempio è possibile vedere che su IBANC la colonna iban nel documento sarà collegata al campo IBAN del debitore. Non è necessario creare una mappatura di tutti i campi. Se tutti i conti bancari e mandati sono stati prima importati nella rubrica, sarà suciente importare gli IBAN e gli importi. Tutte le altre informazioni potranno poi essere copiate dalla rubrica. È anche possibile denire un formato di visualizzazione della data. Per i le CSV questo è necessario se si vogliono importare date. Per i le Excel generalmente questo non è necessario. Tuttavia, è possibile che su Excel una data non venga memorizzata come data ma come testo. In questo caso, il formato di visualizzazione della data verrà usato per interpretare la data. Nel formato di visualizzazione della data, y corrisponde a anno, m corrisponde a mese, e d corrisponde a giorno. Se, per esempio, la vostra colonna è riempita di date simili a questa , si prega di usare il formato di visualizzazione della data dd-mm-yyyy. Cioè: due slot per il giorno, due per il mese, e quattro per l'anno. In questo caso ogni campo viene separato dal simbolo -. Per i le CSV si può specicare il separatore di campo e il separatore decimale. Attenzione! Si raccomanda di usare caratteri diversi per ognuno. Se avete collegato le colonne che desiderate importare, potete salvare il prolo. Digitate il nome che desiderate usare nel campo aanco a Nome e fate clic su Salva prolo. Fate clic su Ok per importare il le. Aprite il lotto importato selezionandolo e cliccando Modica. Il lotto importato è ora aperto (Figura 21). Figure 21: Un lotto importato. È possibile notare che queste transazioni non sono ancora complete. Per ogni transazione manca l'importo. Aprite la prima transazione, inserite un importo e chiudete la transazione facendo clic su Ok. Potete usare l'importo che avete appena inserito per tutte le altre transazioni facendo clic con il tasto destro del mouse sull'importo appena inserito. Apparirà un menu con l'opzione Usa valore per tutta la collonna. Selezionare quest'opzione per usare l'importo in tutte le transazioni. È anche possibile copiare l'importo a un sottoinsieme di transazioni usando il ltro. Solamente le transazioni presenti nella lista verranno cambiate. Se tutti gli importi vengo inseriti correttamente, le transazioni sono complete (in questo esempio). Tuttavia, alcuni indirizzi potrebbero non essere presenti nella rubrica, oppure le identità di nuovi mandati non presenti nella rubrica vengono utilizzate. Se si è sicuri che tutte le transazioni 26

27 sono corrette, quest'ultime possono essere aggiunte facilmente facendo clic su Seleziona tutto e Importa in rubrica (dalla lista, dopo aver cliccato Altro 5.2 Importare Transazioni da Altri File Dalla schermata principale, è possibile importare altri formati utilizzando il pulsante Importa. IBANC riconoscerà i tipi di le conosciuti. I vecchi formati spesso non contengono IBAN e BIC. Selezionando tutte le transazioni e usando Copia da rubrica si può inserire questa informazione mancante. Perché questo funzioni, è necessario aver inserito sia il conto legacy, che l'iban e il BIC per questi conti. Per ulteriori informazioni sulla conversione di conti legacy, si prega di leggere Sezione Aggiungere Gruppi Un'altra possibilità per aggiungere transazioni è aggiungendo interi gruppi. Per ulteriori informazioni sulla gestione dei gruppi, si prega di leggere la Sezione 4.5. Un gruppo contiene un elenco di conti bancari (che può essere parte di un gruppo più volte) con valori predeniti a scelta per la quantità e la descrizione (il Creditor Reference può anche essere utilizzato, tuttavia l'uso è fortemente scoraggiato, a meno che non si conoscano le modalità d'uso denite dallo standard ISO). Se si ha aperto un lotto è possibile aggiungere un gruppo a quest'ultimo facendo clic su Aggiungi gruppo. Si aprirà la schermata dalla Figura 22. Figure 22: Aggiungere un gruppo. Facendo clic sull'icona della lente d'ingrandimento è possibile selezionare un gruppo dalla lista dei gruppi conosciuti. Selezionare il gruppo desiderato e fare clic su Ok. (Figure 23). 27

28 Figure 23: Selezionare un gruppo. Inoltre, è possibile selezionare una data di esecuzione che si desidera utilizzare per questo gruppo. Se si inserisce un importo, tale importo sarà utilizzato per l'intero gruppo, anche se è stato denito un importo diverso per ogni membro del gruppo. Se l'importo viene lasciato vuoto, i valori (se inseriti) che avete denito per ciascun membro verranno utilizzati. Figure 24: Un lotto creato aggiungendo un gruppo. 5.4 Aggiungere Conti ad un Gruppo Quando si modica un lotto è possibile aggiungere conti direttamente ad un gruppo. Per fare ciò, selezionare le transazioni che si intende usare. Si posso selezionare più transazioni tenendo premuto il pulsante Ctrl (pulsante Apple su Mac OSX). Successivamente, fare clic su Aggiungi a gruppo (parte del pulsante Altro Selezionare il gruppo dove si desidera aggiungere i conti. Vi verrà chiesto se desiderate aggiungere conti bancari già presenti nel gruppo. Se si risponde di no, solamente conti bancari non presenti nel gruppo verranno aggiunti. Se si risponde si, i conti bancari verranno sempre aggiunti al gruppo, ed un conto bancario può essere ripetuto nello stesso gruppo. I gruppi si possono gestire dalla schermata principale selezionando Gruppi dal menu File (Vedere Sezione 4.5). 28

29 5.5 Duplicare Lotto Dalla schermata principale è possibile duplicare lotti esistenti semplicemente selezionandoli e facendo clic su Duplica. Questo genererà un novo lotto contenente una copia dell'originale. Naturalmente, il nuovo lotto avrà un'identità dierente e ogni transazione riceverà una nuova identità end-to-end (un numero unico per ogni transazione) Attenzione! Nel caso si duplichi un lotto contenente addebiti diretti di tipo Primo, essi rimarranno di tipo Primo anche dopo la duplicazione. Questo può essere risolto facilmente selezionando tutte le transazioni (Seleziona tutto) e successivamente usando Copia da rubrica per ottenere il corretto tipo dalla rubrica. Potrebbe essere necessario utilizzare Confermare tipo di sequenza per confermare che il primo addebito diretto è stato elaborato correttamente dalla vostra banca. 5.6 Esportare a XML SEPA Se si ha inserito tutte le transazioni correttamente ed il lotto è pronto, potrete generare un le XML SEPA per questo lotto usando il pulsante Esporta a SEPA. Dopo avere completato l'esportazione riceverete un messaggio indicante la corretta esportazione del lotto. Dopo aver fatto clic su Ok potrete salvare il le sul disco locale. Se si desidera, si può cambiare il nome dato al le a piacere. Dopo aver salvato il le, la cartella dove è stato salvato il le si aprirà automaticamente. Dopo aver esportato il lotto a un le XML SEPA, il le apparirà nella lista di le XML SEPA esportati. Se avete salvato il le sul disco, IBANC vi dirà se il le esiste ancora o meno, e se sono stati fatti alcuni cambiamenti al contenuto. (Figura 25). Figure 25: Un lotto esportato correttamente. Se vedrete una croce, spostate il puntatore del mouse su essa. Vi verrà mostrata la causa del problema. Potrete sempre aprire la cartella dov'è salvato il le facendo doppio clic sul le. Attenzione! Dovrete mandare il le XML SEPA alla banca voi stessi. Se non si sa come mandare il le, siete pregati di contattare la vostra banca. Sapranno spiegarvi come fare. 29

30 5.7 Generare Mandati Automaticamente Si possono generare mandati automaticamente per transazioni dove il riferimento del mandato è assente. Attenzione! Cercare sempre di aggiungere mandati esistenti selezionando le transazioni e usando il pulsante Copia da rubrica. Se si genera un mandato automaticamente, riceverà come data di rma del mandato quella del giorno precedente. Se neccessario, questi dati possono essere cambiati. Utilizzare "Importa a rubrica" per aggiornare i cambiamenti anche nella rubrica. Il riferimento del mandato che viene generato sarà un numero casuale ed univoco. Si possono importare mandati nella rubrica facilmente (Vedere Sezione 4.4). Si può importare la data di rma del mandato da un le Excel o CSV. Naturalmente, utilizzando IBANC si possono anche creare mandati manualmente. 5.8 Inserire Automaticamente Usando il pulsante Inserire automaticamente si possono inserire automaticamente quante più informazioni possibili. Se si utilizza questa opzione, saranno eseguite le sueguenti operazioni: 1. Trovare mandati esistenti adatti alla combinazione creditore/debitore. 2. importare le informazioni nella rubrica dove necessario. 3. Copiare le informazioni esistenti dalla rubrica. 4. Generare mandati se il riferimento del mandato è assente(utilizzare data di rma del giorno precedente). 5. Facoltativo: Per tutti i mandati che erano di tipo Primo in precedenza, confermare che tutte le trasazioni siano state elaborate con successo. 5.9 Esporta Si possono esportare lotti a le Excel o CSV. Usare il pulsante Esporta... Verrete richiesti di creare un prolo di importazione. (Figure 26). 30

31 Figure 26: Esportare un lotto. Si possono confermare i nomi delle colonne proposti, ma si può anche selezionare un prolo di importazione che si utilizza quando si importa dati. È anche possibile cambiare i nomi delle colonne manualmente. Facendo clic su Ok il lotto verrà esportato e vi sarà richiesto di selezionare il nome del le. Il le verrà esportato a un le Excel.xls. Se si utilizza un estensione diversa, il le verrà esportato a un le CSV. Si può aprire il le esportato utilizzando Excel o Libre/OpenOce. Questi programmi posso anche essere utilizzati per adattare e stampare i le Stampare Se si ha esportato il lotto a un le XML SEPA, potrete salvare il lotto come le PDF. Questo le PDF potrà essere aperto da altre applicazioni e stampato. Un grande vanatggio di utilizzare le PDF è che la versione stampata e quella visualizzata sullo schermo sono identiche. Il le PDF contiene un riassunto del lotto. Nell'edizione Ultimate, sono anche disponibili i totali di controllo (MD5, SHA1 and SHA256). In aggiunta, il le PDF contiene una chiara panoramica di tutte le transazioni. 31

32 6 Creare Lotti di Bonici Creare lotti di bonici SEPA è semplice. La procedura è la stessa che vale per lotti di addebiti diretti, ma naturalmente non si ha a che fare con la gestione dei mandati. Per creare lotti di bonici si utilizza la parte destra della nestra principale. Per ulteriori informazioni su come adoperare i lotti, si prega di leggere Sezione 5. 32

33 7 Requisiti di Sistema IBANC software è disponibile per Microsoft Windows, Mac OS X e Linux. Requisiti minimi di sistema: Microsoft Windows XP SP3 o superiore MAC: OSX o superiore Linux: 32/64 bit Ubuntu/Debian/RedHat/CentOS 256MB memoria interna 300MB spazio disponibile su disco Requisiti di sistema raccomandati: Microsoft Windows XP SP3 o superiore MAC: OSX o superiore Linux: 32/64 bit Ubuntu/Debian/RedHat/CentOS 512MB memoria internal 512MB spazio disponibile su disco 33