SAI QUANTO TEMPO IMPIEGHI A RINTRACCIARE UN DOCUMENTO, UN NUMERO DI TELEFONO O UNA ?

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1 archiviazione ottica, conservazione e il protocollo dei SAI QUANTO TEMPO IMPIEGHI A RINTRACCIARE UN DOCUMENTO, UN NUMERO DI TELEFONO O UNA ? Il software Facile! BUSINESS Organizza l informazione partendo dal concetto di Client File nella quale tutte le informazioni base sul contatto (chiunque esso sia) vengono condivise. La ricerca consente in un solo click di ottenere le informazioni necessarie, quindi: Telefono Cellulare Tipologia cliente Ecc... e con un solo click di telefonare al contatto senza comporre il numero di telefono. E quanto tempo serve per popolare l archivio del client file? Se esiste già un archivio vecchio bastano pochi secondi; Se non si ha un archivio basta fare così: tasto destro del mouse e click su Nuovo e il contatto è inserito.

2 archiviazione ottica, conservazione e il protocollo dei La procedura Facile! BUSINESS prevede che tutti i dati, e mail associati al contatto siano sempre recuperabili indicando solo il nome del contatto.

3 archiviazione ottica, conservazione e il protocollo dei SAI...SEMPRE DOVE SONO I TUOI COLLEGHI O COLLABORATORI, E SE SI A FARE COSA? Il software Facile! BUSINESS Organizza l informazione partendo dal concetto di Client File nella quale tutte le informazioni base sul contatto (clienti, colleghi, collaboratori, ecc..) vengono condivise. L agenda condivisa permette sempre di conoscere le informazioni utili per rintracciare il collega e per conoscere l attività esistente in corso L agenda consente a chi cerca, di verificare le disponibilità settimanali dei collaboratori e quindi di fissare velocemente e facilmente gli appuntamenti nei giorni e negli orari più opportuni. L agenda visualizza in linea e in tempo reale le disponibilità dei collaboratori, e consente di associare da subito le informazioni base sul Cliente (rubrica condivisa) che andranno a registrarsi sul Client File. Vediamo a seguire, alcune funzionalità della maschera per l inserimento degli appuntamenti:

4 archiviazione ottica, conservazione e il protocollo dei Maschera degli appuntamenti: Destinatario dell appuntamento Inserimento Anagrafica Note sull appuntamento Qui vengono visualizzati i numeri telefonici associati al cliente dell appuntamento Alcune funzioni della maschera appuntamento: Oggetto; dell incontro Destinatario dell appuntamento Stato; tipologia dell appuntamento (Contenuto Personalizzabile) Luogo; dove si svolgerà l appuntamento Anagrafica; indica il cliente associato all appuntamento Data Inizio, Data Fine, Ora Inizio, Ora Fine; indicano l inizio e la durata dell appuntamento Gestione del tipo appuntamento (Condiviso, Privato, Nascosto) Integrazione con l Gestione degli appuntamenti ricorrenti e periodici. Ecc

5 archiviazione ottica, conservazione e il protocollo dei SAI COME AVVENGONO LE COMUNICAZIONI INTERNE ALLA VOSTRA ORGANIZZAZIONE? Oggi, in ufficio le comunicazioni tramite , voice over ip e instant messaging, telefono, sono diventate una consuetudine e una necessità irrinunciabile. Purtroppo l utilizzo massiccio di strumenti e procedimenti poco chiari provoca quotidianamente perdite di tempo e crisi di nervi; è quindi necessario abbandonare le vecchie abitudini e ottimizzare il proprio tempo, utilizzando strumenti che consentono di comunicare con il proprio collega senza interrompere la sua concentrazione. Facile! BUSINESS consente la comunicazione tramite più canali e su stessa piattaforma, gestendo anche in questo caso il concetto del Client-File. Ogni comunicazione sul cliente verrà associata in automatico alla sua anagrafica e sarà quindi sempre reperibile; come le note (post-it) e le . Anche tra colleghi si può comunicare con il seguente principio: Il principio si basa sull invio della comunicazione dal richiedente all interessato, il quale nel momento in cui acquisisce la richiesta se la pone in carico. Questo semplice meccanismo consente a chi invia la comunicazione (richiedente) di non disturbare il ricevente e soprattutto di sapere sempre se l informazione è stata acquisita. Per il ricevente si creano in automatico un elenco di promemoria sulle attività da svolgersi

6 archiviazione ottica, conservazione e il protocollo dei A seguire un visione su come le comunicazioni si presentano nelle varie forme. A seguire una visione su come le comunicazioni si presentano nelle varie forme, all interno della stessa maschera. Comunicazioni Note sulle attività da farsi Importanti Ad ogni nuova Comunicazione il sistema avverte dell avvenuta ricezione con un messaggio a video.

7 archiviazione ottica, conservazione e il protocollo dei SAI COME CONDIVIDERE LE INFORMAZIONI SUL CLIENTE (TELEFONATE, COMUNICAZIONI, FAX, , ) Il Client-file consente la: Gestione contatti dei clienti per ogni società, o potenziale cliente è possibile gestire un numero illimitato di contatti; Analisi del cliente in un unico cruscotto è possibile avere sotto controllo tutta la storia del cliente: telefonate, , fax, lettere, offerte, ordini, fatture, statistiche, fatturato, ecc.. Gestione eventi legati al cliente. per ogni evento (telefonate, appuntamenti, visite, fax, , ecc.) può essere memorizzata una scadenza in modo da essere avvisati automaticamente prima dello scadere Gestione stati avanzamento al fine di gestire lo stato di avanzamento di ogni attività interna ed esterna; Gestione corrispondenza è possibile gestire tutti i che entrano ed escono dall'azienda, liste di invio con memorizzazione sul singolo cliente dell'avvenuta spedizione, protocollazione automatica dei in uscita e di quelli in ingresso, rintracciabilità completa. Gestione è possibile gestire le in uscita e in ingresso associandole in automatico all anagrafica del cliente. Facile! BUSINESS gestisce, in un unico archivio, anagrafiche di clienti e di potenziali clienti e memorizza ogni evento legato ad essi: telefonate, fax, , lettere, azioni di marketing e qualsiasi altra attività.

8 archiviazione ottica, conservazione e il protocollo dei SAI SE I CLIENTI SONO CONTENTI DEL SERVIZIO? Certamente un software non può consentire di rispondere a questa domanda, ma due punti possono essere analizzati: 1. se l azienda è attenta alle esigenze del cliente e riesce a monitorare con precisione e semplicità come il cliente recepisce il suo servizio allora il software può diventare un ottimo strumento e collaboratore. 2. se l azienda riesce a trasmettere a se stessa il principio di Benessere Interno ossia agire anche al suo interno per consentire a chi ci lavora di avvicinarsi il più possibile a quello che è il Suo Progetto e quindi essere contento di quello che fa. Per fare ciò la procedura informatica non deve complicare ma semplificare le attività quotidiane e quindi può diventare un ottimo strumento e collaboratore. Concludendo: Il Cliente, oggi più informato ed attento, pretende una capacità di ascolto finalizzata a soddisfare al meglio le sue aspettative, nella logica di una assistenza continuativa, di una presenza costante, di un prodotto/servizio di qualità, reso fruibile dal ricorso a strumenti di comunicazione che garantiscano una rapida risposta, con l impiego di personale qualificato e specializzato. Un buon software deve riuscire a creare un vantaggio competitivo per l intera organizzazione che va a sommarsi a quello del singolo professionista o manager che ne fa parte.

9 archiviazione ottica, conservazione e il protocollo dei TI È MAI CAPITATO DI AFFANNARTI PER SEGUIRE COMPLETAMENTE UN PROGETTO, DALLA PROPOSTA COMMERCIALE ALLA FATTURAZIONE? Il principio che applica Facile! BUSINESS è il percorso progettuale per pratiche Ogni azienda avrà un numero definito di percorsi interni ed esterni che compongono la propria attività e ognuno di essi deve essere monitorato. Facile! BUSINESS consente di parametrizzare ciascuno di questi percorsi, che diventeranno un promemoria per l attività da svolgersi (pratiche). Ogni percorso, genererà molteplici informazioni sul cliente che verranno registrate nell archivio condiviso denominato client-file. A seguire, un esempio dei possibili percorsi attivabili in azienda (pratiche)

10 archiviazione ottica, conservazione e il protocollo dei le informazioni sulla pratica lo stato di avanzamento delle attività sulla pratica.

11 archiviazione ottica, conservazione e il protocollo dei TI È MAI CAPITATO DI DOVER PROMUOVERE IL TUO PRODOTTO E NON SAPERE COME FARE? Attraverso la funzione marketing e possibile creare un Job tramite il quale organizzare il lavoro per una campagna marketing Il job e un elenco di nominativi scelti dall anagrafica in base a criteri personalizzabili ( regione, agente, tipo prodotto, tipo cliente ecc) con il quale procedere ad una serie di operazioni ad esempio possiamo inviare una newsletter, un fax, fare una serie di telefonate Il job marketing puo essere utilizzato da Facile!Mail per l invio automatico delle newsletter e la verifica della consegna (vedi informazioni su Facile!Mail) segue esempio di job marketing

12 archiviazione ottica, conservazione e il protocollo dei Esempio di maschera per chiamata telefonica e gestione del singolo job Esempio di export dati per fax server e client mail esterni ( se non si utilizza Facile! Mail)

13 archiviazione ottica, conservazione e il protocollo dei TI È MAI CAPITATO DI DESIDERARE UNA SCRIVANIA ORDINATA DOVE TROVARE IMMEDIATAMENTE TUTTE LE INFORMAZIONI E I DOCUMENTI? La scrivania personale è un repository di informazioni provenienti sia dall esterno sia dall interno per avere sempre a portata di mano le informazioni necessarie per le attività da svolgersi I come tutte le altre informazioni sono inserite nel prodotto con la logica del Client-File, questo per consentire un indicizzazione del documento e quindi una ricerca immediata e performante.

14 archiviazione ottica, conservazione e il protocollo dei IL SISTEMA INFORMATIVO AZIENDALE INTEGRATO E COMPLETO. (Client File) La soluzione Grupposis risponde alle esigenze applicative di un moderno Sistema Informativo Integrato (organizzazione dei processi aziendali). Il cuore del sistema, il Client File, archivia tutte le informazioni per consentire una veloce e facile risposta alle tue richieste. Facile! BUSINESS si estende in tutte le dimensioni dell'azienda, sia orizzontalmente, cioè in tutti i dipartimenti aziendali, che verticalmente, cioè utilizzato da tutti i livelli aziendali, dal management al livello operativo. Tutto il patrimonio informativo gestito da Facile! BUSINESS è accessibile da utenti interni all azienda, dalle intranet geografiche fino ad arrivare a casa tua. Tutte le tecnologie più recenti, dai cellulari di ultima generazione ai palmari, ai tablet PC, al Mac sono compatibili con Facile! BUSINESS.

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