MANUALE PER STAZIONE APPALTANTE GARE TELEMATICHE. Versione 1.0

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1 MANUALE PER STAZIONE APPALTANTE GARE TELEMATICHE 1 Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A.

2 INDICE 1 PREMESSA GLOSSARIO E ACRONIMI UTILIZZATI REQUISITI TECNOLOGICI RICHIESTI SOGGETTI COINVOLTI RUOLI E AUTORIZZAZIONI PROCESSI DI GARA TELEMATICA PROCESSO DI COTTIMO TELEMATICO PROCESSO DI PROCEDURA APERTA PRIMO ACCESSO AL SISTEMA TELEMATICO ACCESSO AL SISTEMA TELEMATICO POLITICA DI GESTIONE DELLE PASSWORD ANAGRAFICA IMPRESE COTTIMI TELEMATICI ANAGRAFICA SPECIFICA ASSEGNAZIONE DELLA GARA TELEMATICA AUTORIZZAZIONE SUL PROCEDIMENTO ASSEGNAZIONE DEL PROCEDIMENTO Ricerca e selezione dei procedimenti per l assegnazione Creazione del gruppo di assegnatari Visualizzazione del gruppo di assegnatari Modifica del gruppo di assegnatari GESTIONE DELLA GARA TELEMATICA DATI DI TESTATA Dati di base Partner Offerente offerte (solo per cottimo telematico) Documenti DATI DI POSIZIONE Dati di posizione Dati di base Dati di posizione Documenti DEFINIZIONE ALLEGATI OBBLIGATORI PER L IMPRESA CONTROLLARE LA GARA TELEMATICA SALVARE LA GARA TELEMATICA FIRMARE LA GARA TELEMATICA Creare il documento di sintesi dell appalto Firmare e ricaricare il documento di sintesi dell appalto PUBBLICARE LA GARA TELEMATICA Procedure ad invito Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 2

3 6.7.2 Procedure pubbliche (con bando) RICHIESTE CHIARIMENTI e MESSAGGISTICA CONSULTARE RICHIESTE DI CHIARIMENTO RISPONDERE ALLE RICHIESTE DI CHIARIMENTO Procedure ad invito Procedure pubbliche (con bando) SOSPENSIONE DEL PROCEDIMENTO Procedure ad invito Procedure pubbliche (con bando) RIATTIVAZIONE DEL PROCEDIMENTO Procedure ad invito Procedure pubbliche (con bando) ANNULLAMENTO DEL PROCEDIMENTO Procedure ad invito Procedure pubbliche (con bando) PROROGA DEL PROCEDIMENTO Procedure ad invito Procedure pubbliche (con bando) REVOCA DEL PROCEDIMENTO Procedure ad invito Procedure pubbliche (con bando) INFORMATIVA PROCEDIMENTO APERTURA BUSTE E GENERAZIONE GRADUATORIA APERTURA BUSTE RICERCA APPALTO APERTURA PLICHI APERTURA BUSTE AMMINISTRATIVE APERTURA BUSTE TECNICHE APERTURA BUSTE ECONOMICHE ANALISI OFFERTE ED EVENTUALI INVALIDAZIONI GENERAZIONE GRADUATORIA SIMULATA (INTERNA) GENERAZIONE GRADUATORIA SORTEGGIO OFFERTE UGUALI VERBALE DI GARA LETTERA DI ESITO PROCEDURA PROCEDURE DI COTTIMO TELEMATICO PROCEDURE PUBBLICHE (CON BANDO) ACCETTAZIONE OFFERTA IMPRESA AFFIDATARIA E CHIUSURA ACCETTARE OFFERTA AFFIDATARIA DEFINITIVA CHIUSURA APPALTO Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 3

4 12 VERIFICA ACCESSI PROCEDIMENTO RICERCA E SELEZIONE PROCEDIMENTI PER LA VERIFICA CLASSIFICAZIONE ACCESSI VERIFICA ACCESSI IN VISUALIZZAZIONE VERIFICA ACCESSI IN MODIFICA VERIFICA INVIO COMUNICAZIONI VERIFICA ATTIVITA DI GESTIONE DELLE ASSEGNAZIONI ELENCO COMUNICAZIONI PEC FIRMA DIGITALE E MARCATURA DEI DOCUMENTI FIRMA DIGITALE DEI DOCUMENTI MARCATURA TEMPORALE DEI DOCUMENTI Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 4

5 1 PREMESSA Il presente documento illustra il processo di gestione di una procedura di gara telematica, descrivendo in dettaglio i passi che la Stazione appaltante deve effettuare sul sistema SAP-SRM per la gestione della procedura. 1.1 GLOSSARIO E ACRONIMI UTILIZZATI Nel seguito sono riportati alcuni termini, sigle e abbreviazioni utilizzate all interno del manuale accompagnati dal relativo significato. Termine Significato SAP-SRM Applicativo Supplier Relationship Management. E la soluzione applicativa, il Sistema Telematico che la Provincia Autonoma di Trento adotta per la gestione delle procedure telematiche di scelta del contraente per l'affidamento di lavori in economia mediante il sistema del cottimo fiduciario. Gestore del Sistema Il Gestore del sistema e' Informatica Trentina S.p.A., e' incaricato della conduzione tecnico-informatica del sistema, provvede alla sicurezza informatica, logica e fisica del sistema, rivestendo il ruolo di responsabile della sicurezza e di amministratore di sistema, ed e' inoltre responsabile di tutte le misure stabilite dalla normativa vigente in tema di sicurezza dei trattamenti personali. Stazione appaltante Le Amministrazioni aggiudicatici e altri soggetti aggiudicatori Struttura competente Struttura competente alla realizzazione dei lavori e alla stipulazione e sottoscrizione degli atti negoziali. Utenza L'utenza che consente l'accesso e la partecipazione al Sistema Telematico. A ciascuna utenza vengono associati specifici profili di sistema, secondo le operatività necessarie da effettuare. 1.2 REQUISITI TECNOLOGICI RICHIESTI Per poter accedere al Sistema Sap-Srm e per poter successivamente gestire le procedure di gara telematica sono da verificare e rispettare i seguenti requisiti tecnologici: a. Disponibilità di un personal computer con Internet Explorer (versioni 5.5, 6.0 e 7.0); b. Disponibilità di un collegamento ad internet; c. Possesso di un dispositivo (kit) per l apposizione della firma digitale sui documenti informatici (solo per ruolo Dirigente, Sostituto del Dirigente e Delegato del Dirigente ). d. Acrobat Reader (gratuito e scaricabile dal sito per leggere i documenti; e. Java Runtime Environment (JRE):versione uguale o superiore alla versione 5.0 update 8(1.5.0_08) liberamente scaricabile da internet all indirizzo: f. Per il corretto accesso e navigazione all'interno dell'applicazione si sconsiglia di utilizzare proxy. In particolare si invita a non utilizzare proxy "non-trasparent", o con token di autenticazione NTLM che potrebbero generare malfunzionamenti. In ogni caso si declina ogni responsabilità qualora non si rispetti tale indicazione. Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 5

6 1.3 SOGGETTI COINVOLTI Manuale per Stazione appaltante I soggetti coinvolti a vario titolo in una procedura di gara telematica sono: Struttura competente si occupa di: - Redigere la documentazione tecnica - Individuare le imprese da invitare alla procedura (per le procedure ad invito) - Stipulare e sottoscrivere gli atti negoziali con l impresa affidataria (fuori sistema) Stazione appaltante si occupa di: - Creare le negoziazioni e pubblicare il bando di ara (o inviare gli inviti per le procedure ad invito) - Pubblicare o inviare le risposte ai quesiti - Gestire le comunicazioni inerenti la procedura di gara - Aprire le buste - Visualizzare e valutare le offerte presentate - Invalidare le offerte telematiche - Generare la graduatoria provvisoria - Affidare la procedura di gara - Verbalizzare i risultati di gara - Verificare la documentazione prodotta dall affidataria provvisoria (fuori sistema) Impresa (legale rappresentante con potere di firma) si occupa di: - Registrarsi al sistema - Visualizzare i documenti di gara - Inviare le richieste di chiarimento - Predisporre e inviare l offerta a sistema Gestore del Sistema si occupa di: - Gestire tecnicamente il sistema telematico - Fornire assistenza applicativa sull utilizzo del sistema telematico SAP-SRM (CSD: ) Gestore Abilita Gestisce aggiornamento Firma digitale Pec Impresa Registrazione al sistema Invio quesiti Presentazione offerta Stazione appaltante Pubblicazione gara (bando o Gestione Apertura buste Valutazione Struttura competente Redazione doc. tecnica Determina dirigenziale Stipula contratto Figura 1 Processo e soggetti coinvolti Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 6

7 1.4 RUOLI E AUTORIZZAZIONI Manuale per Stazione appaltante Nella gestione delle procedure di gara sono richiesti i seguenti ruoli utente con particolare riferimento alle operazioni eseguibili nell applicazione SAP-SRM: Dirigente: autorizzato a compiere tutte le operazioni di gara; Sostituto del Dirigente: equivalente al Dirigente in caso di assenza del Dirigente e soggetto a nomina di tipo continuativo all interno della Struttura; Delegato del Dirigente: con nomina su particolare procedura, gara o per periodo di validità fino alla scadenza delle condizioni previste sul mandato di delega. Assistente del Dirigente: autorizzato a compiere tutte le operazioni di gara non legate a responsabilità specifiche (non autorizzato alle operazioni di Apertura buste e Generazione graduatoria) Le nomine sono previste extra-sistema e riportate mediante assegnazione agli utenti del ruolo ricoperto. L attribuzione del ruolo determinerà la possibilità di eseguire le attività a sistema come meglio specificato in seguito. Con riguardo all assegnazione dei ruoli utente sopra citati a sistema non sono presenti controlli specifici che verifichino l accesso contemporaneo a sistema sia del Dirigente che del Sostituto che del Delegato. Inoltre, in relazione a tutti i ruoli utente, si ritiene di evidenziare le seguenti limitazioni: L attribuzione dei ruoli (Dirigente, Sostituto del Dirigente e Delegato) ad un utente è a carico del gestore del sistema al quale vanno comunicati i ruoli e, nel caso di Delegato, le deleghe da implementare nell applicazione; È possibile impostare un periodo di validità associato al ruolo, alla scadenza del quale il sistema può attribuire in modalità automatica un nuovo ruolo all utente; Non sono previste integrazioni con il sistema attualmente preposto alla gestione delle delibere PAT. In generale si ritiene di evidenziare che le comunicazioni per l attribuzione, la decadenza e/o la modifica delle cariche rimangono extrasistema e che non esiste un sistema approvativo per la gestione delle cariche. Il Gestore del sistema dovrà ricevere apposita comunicazione e provvedere alla gestione dei ruoli utente. Le tipologie di utenti e di attività che possono svolgere si riassumono come segue in funzione dell appartenenza alle diverse strutture: STAZIONE APPALTANTE Attività DIRIGENTE SOSTITUTO DELEGATO ASSISTENTE Creazione gara Assegnazione gara X Scelta fornitori Pubblicazione Gestione chiarimenti Report mail inviate Apertura buste X Generazione graduatoria X Invio lettere esito Tabella 1 - Autorizzazioni Stazione appaltante Con riferimento al ruolo di assistente si evidenzia che le operazioni di selezione fornitori (per le procedure ad invito), pubblicazione, gestione chiarimenti e invio lettere di esito procedura sono da considerarsi meramente operative, nel senso che, pur implicando responsabilità specifiche, in uno scenario integrato con firma digitale non prevedono la possibilità per l assistente di inviare documenti in modo autonomo, se non dopo che gli stessi siano stati firmati digitalmente dal Dirigente o di chi per esso abbia il potere di impegnare la spesa nei rapporti della Struttura di riferimento con terzi. Qualora esegua le tipologie di operazioni sopra indicate, pertanto, tutti i documenti relativi alle attività saranno firmati dal Dirigente o dal preposto del momento. Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 7

8 2 PROCESSI DI GARA TELEMATICA Il processo di una gara telematica sui LLPP viene descritto in tutte le sue varianti nei successivi paragrafi 2.1 PROCESSO DI COTTIMO TELEMATICO Il processo di una gara telematica sui LLPP con affidamento mediante cottimo fiduciario può essere schematizzato come indicato nella figura seguente: Gestione imprese Configurazione cottimo Gestione procedimento Apertura buste e affidamento Gestione candidature cartacee Creazione e aggiornamento elenco imprese Redazione elaborati progettuali Scelta impresa Richieste di chiarimento Comunicazioni procedimento Presentazione offerte. Apertura buste e formazione graduatoria Affidamento e lettere esito procedura Di seguito, un dettaglio sulle singole fasi del processo per l affidamento di LLPP mediante cottimo fiduciario: a) Invio candidatura impresa su carta 1. L impresa invia su carta la propria candidatura ad essere invitata ai cottimi telematici. La candidatura viene effettuata mediante l invio, su carta, di una dichiarazione, a firma del Rappresentante legale (o da diversa persona fisica che abbia la rappresentanza legale dell impresa), che contenga almeno i seguenti dati per poter eseguire l eventuale invito telematico: Casella Pec per la ricezione delle comunicazioni certificate; Nome e Cognome del Rappresentante Legale (o diversa persona fisica che abbia la rappresentanza legale dell impresa); Ragione sociale e Codice fiscale dell impresa Indirizzo impresa Numero telefono impresa Il semplice invio della candidatura cartacea non determina l invito automatico ai cottimi fiduciari telematici; verranno registrate a sistema solo le imprese che la struttura competente valuti opportuno invitare ad un cottimo fiduciario telematico. 2. La struttura competente procede alla valutazione della candidatura cartacea per l eventuale invito ad uno o più cottimi telematici. Nel caso in cui la struttura competente ritenga opportuno invitare l impresa ad un cottimo fiduciario telematico, provvede (fuori dal sistema) a inserire l impresa nella lista delle imprese da invitare al cottimo telematico, attività e decisione che rimane di responsabilità del Dirigente della struttura competente. L impresa viene preliminarmente registrata a sistema e riceve la comunicazione contenente le utenze e la password di primo accesso. Unitamente alle imprese da invitare al cottimo fiduciario telematico, la struttura competente invia alla stazione appaltante la documentazione prevista per l'allestimento e l avvio di un procedimento di gara mediante cottimo fiduciario telematico. Le comunicazioni inerenti il procedimento di cottimo fiduciario tra struttura competente e stazione appaltante avvengono mediante comunicazioni gestite esternamente all applicazione SAP-SRM. b) Creazione ambiente di gara: Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 8

9 3. L Assistente crea il documento di gara e procede a impostare tutti i campi necessari per determinare le regole di svolgimento, le caratteristiche della gara, i termini temporali, i controlli sulle offerte e l elenco degli invitati (a cura della struttura competente). 4. Prima di procedere alla pubblicazione del cottimo telematico, è possibile salvare i dati inseriti e procedere alla pubblicazione in un secondo momento. c) Pubblicazione della gara: 5. Il dirigente o il sostituto del dirigente o il delegato firmano digitalmente il documento di gara e gli allegati (prima della pubblicazione). I documenti che vengono firmati digitalmente devono necessariamente avere un formato PDF per essere caricati a sistema come documenti validi. Il sistema consente di caricare anche documenti che non hanno formato PDF, ma solo se non firmati digitalmente. 6. Pubblicazione della gara ed invio contestuale alle imprese invitate alla gara delle mail di invito (con posta elettronica certificata). d) Anteprima/ Gestione dei chiarimenti: 7. Il documento di gara rimane modificabile per tutta la durata del procedimento (da un punto di vista normativo sarebbe opportuno non effettuare modifiche se vi sono offerte già presentate a sistema; nell eventualità in cui la scelta sia comunque quella di procedere con le modifiche, il consiglio è quello di informare tutti gli invitati alla procedura consentendo loro nell eventualità di presentare una nuova offerta sostitutiva della precedente). 8. Entro la data/ora di Termine chiarimenti possono pervenire con modalità telematica le richieste di chiarimento inerenti il procedimento di gara; le risposte saranno inviate sempre tramite sistema a tutti le imprese invitate. e) Svolgimento della gara: 9. Le imprese presentano le loro offerte secondo le regole impostate e la tipologia di gara. 10. E possibile modificare la propria offerta presentata fino al Termine presentazione delle offerte ( Data fine ). 11. Le offerte devono essere presentate apponendo sul documento di offerta la firma digitale. f) Analisi offerte ed eventuali invalidazioni: 12. Alla scadenza, il responsabile procede alla valutazione delle offerte pervenute. In questa fase si possono invalidare le offerte e inserire una motivazione di esclusione dell impresa). g) Redazione classifica: 13. A seguito della valutazione/invalidazione delle offerte, si crea la graduatoria interna delle offerte (non visibile alle imprese, ma utile per il responsabile del procedimento per valutare come si sono classificate le imprese e verificare eventualmente la presenza di offerte con uguale ribasso %). 14. Se si riscontrano offerte di uguale valore è possibile procedere con le operazioni di sorteggio a sistema. 15. Sono disponibili dei report per visualizzare come si sono classificate le imprese 16. Tutte le operazioni possono essere verbalizzate nel verbale delle operazioni, che può essere inviato successivamente alle imprese, unitamente alla lettera di esito procedura h) Affidamento ed esito procedura: 17. Il responsabile della procedura procede alle operazioni di affidamento del cottimo tramite lettera di esito procedura che viene generata automaticamente dal sistema e che aggrega la lettera di affidamento, la lettera di esclusione e l informativa sulla graduatoria del cottimo. 18. Si genera automaticamente una lettera di esito procedura e, dal sistema, è possibile inviare una comunicazione certificata alle imprese offerenti. i) Chiusura: 19. L ultimo passo del processo di gara consiste nella accettazione dell offerta affidataria (sulla cui documentazione sono state eseguite le verifiche con esito positivo) e alla chiusura del cottimo Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 9

10 fiduciario da parte del responsabile. Da questo momento il cottimo telematico non sarà più modificabile. Stazione appaltante Impresa Gestione candidature cartacee Creazione e agg.to albi imprese Selezione imprese Configurazione cottimo Pubblicazione Invito al cottimo Ricezione inviti Gestione Avviso risposta quesiti Gestione chiarimenti Assegnazione cottimo Svolgimento negoziazione Apertura Notifica offerta presentata Presentazione Firma digitale Pec Analisi offerte e invalidazione Graduatoria e Richiesta Lettera esito procedura Ricezione comunicazione Ricezione esito procedura Verbale e chiusura gara Figura 2 Sintesi del processo di gara telematica mediante cottimo fiduciario telematico 2.2 PROCESSO DI PROCEDURA APERTA Il processo di una gara telematica sui LLPP con affidamento mediante procedura aperta può essere schematizzato come indicato nella figura seguente: Configurazione appalto Registrazione imprese Gestione procedimento Apertura buste e affidamento Redazione elaborati progettuali Pubblicazione bando su sito Stazione appaltante Gestione autocandidature di registrazione al sistema Creazione e aggiornamento dati imprese Richieste di chiarimento Comunicazioni procedimento Presentazione offerte Apertura buste e formazione graduatoria Affidamento e lettere esito procedura Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 10

11 Di seguito, un dettaglio sulle singole fasi del processo per l affidamento di LLPP mediante cottimo fiduciario: a) Creazione ambiente di gara: 1. L Assistente crea il documento di gara e procede a impostare tutti i campi necessari per determinare le regole di svolgimento, le caratteristiche della gara, i termini temporali, i controlli sulle offerte. 2. Prima di procedere alla pubblicazione dell appalto pubblico, è possibile salvare i dati inseriti e procedere alla pubblicazione in un secondo momento. b) Pubblicazione del appalto: 3. Il dirigente o il sostituto del dirigente o il delegato firmano digitalmente il documento di gara e gli allegati (prima della pubblicazione). I documenti che vengono firmati digitalmente devono necessariamente avere un formato PDF per essere caricati a sistema come documenti validi. Il sistema consente di caricare anche documenti che non hanno formato PDF, ma solo se non firmati digitalmente. 4. Pubblicazione della gara all interno del sistema SAP SRM, apponendo sul documento di sintesi dell appalto la firma digitale. 5. Contestuale pubblicazione del bando di gara sul sito della Stazione appaltante. c) (eventuale) Registrazione impresa tramite autocandidatura 6. L impresa visualizza il bando di gara sul sito della Stazione appaltante. 7. L impresa se non già registrata al sistema SAP SRM provvede all invio della richiesta di registrazione al sistema, per poter visualizzare la documentazione di gara caricata all interno dell appalto pubblico telematico. La candidatura viene effettuata mediante: - la compilazione dell autocandidatura telematica, così come descritto nel Manuale per Candidatura del Fornitore par. 3.1 e 3.2, facendo attenzione ad indicare obbligatoriamente i seguenti dati: Casella Pec per la ricezione delle comunicazioni certificate; Nome e Cognome del Rappresentante Legale (o diversa persona fisica che abbia la rappresentanza legale dell impresa); Ragione sociale e Codice fiscale dell impresa Indirizzo impresa Numero telefono impresa - l invio, su carta, della documentazione cartacea, così come descritto nel Manuale per Candidatura del Fornitore par. 4. La comunicazione di approvazione dell'avvenuta registrazione verrà inviata dal Gestore del Sistema via alla Casella Pec specificata durante le fasi di registrazione. d) Visualizzazione documentazione di gara e gestione dei chiarimenti 8. Una volta registrata al sistema SAP SRM l impresa può accedere al sistema SAP SRM e ricercare l appalto pubblico telematico, nonché visualizzare e scaricate tutta la documentazione di gara allegata. 9. Entro la data/ora di Termine chiarimenti possono pervenire con modalità telematica le richieste di chiarimento inerenti il procedimento di gara; le risposte: - saranno inviate tramite sistema se di carattere specifico, mediante la comunicazioni di Infomativa procedimento; - saranno gestite mediante pubblicazione di avviso pubblico sul sito della Stazione appaltante, se di carattere generale. 10. L appalto rimane modificabile per tutta la durata del procedimento. Nel caso di modifiche all appalto, è necessario provvedere a pubblicare specifico avviso pubblico sul sito della Stazione appaltante. Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 11

12 e) Svolgimento della gara: 11. Le imprese presentano le loro offerte secondo le regole impostate e la tipologia di gara. 12. E possibile modificare la propria offerta presentata fino al Termine presentazione delle offerte ( Data fine ). 13. Le offerte devono essere presentate apponendo sul documento di offerta la firma digitale. f) Apertura buste, analisi offerte ed eventuali invalidazioni 14. Alla scadenza il responsabile provvede alle fasi di apertura buste: - Nel caso di criterio di aggiudicazione al prezzo più basso, l apertura delle buste viene eseguita procedendo per ogni offerta pervenuta all apertura delle buste amministrative e, successivamente, solo dopo aver valutato la documentazione amministrativa di tutte le offerte pervenute, procedendo all apertura delle buste economiche delle sole offerte che sono state ammesse alla fase successiva. - Nel caso di criterio di aggiudicazione all offerta economicamente più vantaggiosa, l apertura delle buste viene eseguita procedendo per ogni offerta pervenuta all apertura delle buste amministrative e, successivamente, solo dopo aver valutato la documentazione relativa alla fase precedente (amministrativa e tecnica) procedendo sequenzialmente all apertura delle buste tecniche ed economiche delle sole offerte che sono state ammesse alla fase successiva (tecnica ed economica). 15. Il responsabile, procedendo alla valutazione delle offerte pervenute, può procedere all invalidazione delle offerte non ritenute idonee e inserire una motivazione di esclusione dell impresa dalla graduatoria di gara. g) Stesura graduatoria: 16. A seguito della valutazione/invalidazione delle offerte, si crea la graduatoria di gara (non direttamente visibile alle imprese, ma riportata nel verbale delle operazioni di gara). 17. Nel caso di offerte di uguale valore o pari punteggio è possibile procedere con le operazioni di sorteggio a sistema, che riclassificano le offerte paritetiche in modo casuale (le operazioni di riclassificazione casuale vengono tracciate nel verbale di gara). 18. Tutte le operazioni di gara possono essere verbalizzate nel verbale delle operazioni, che può essere inviato successivamente alle imprese, unitamente alla lettera di esito procedura. h) Affidamento ed esito procedura: 19. Il responsabile della procedura procede alle operazioni di affidamento dell appalto tramite specifica lettera di esito procedura generata automaticamente dal sistema. 20. La lettera di esito procedura può essere inviata tramite specifica comunicazione certificata alle imprese offerenti. i) Chiusura: 21. L ultimo passo del processo di gara consiste nella accettazione dell offerta affidataria (sulla cui documentazione sono state eseguite le verifiche con esito positivo) e alla chiusura dell appalto pubblico da parte del responsabile. Da questo momento l appalto telematico non sarà più modificabile. Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 12

13 Stazione appaltante Impresa Configurazione appalto Registrazione al sistema Pubblicazione bando su sito Pubblicazione appalto pubblico Visualizzazione appalto pubblico Visualizzazione bando su Pubblicazione avviso su sito Firma digitale Pec Attività eventuale Assegnazione appalto Gestione chiarimenti Svolgimento negoziazione Apertura buste Analisi offerte e Avviso risposta Notifica offerta Richiesta documentazione Gestione chiarimenti Presentazione offerta Ricezione comunicazione Graduatoria e Lettera esito procedura Ricezione esito procedura Pubblicazione avviso su sito Verbale e chiusura gara Figura 3 Sintesi del processo di gara telematica mediante procedura aperta 3 PRIMO ACCESSO AL SISTEMA TELEMATICO 3.1 ACCESSO AL SISTEMA TELEMATICO L accesso al sistema telematico può essere fatto direttamente dal sito internet (Home page sito Mercurio) oppure dalla sezione Link utili del portale dell Agenzia per i Servizi all indirizzo internet Link di accesso alla home page del sito Mercurio, per l accesso al sistema telematico Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 13

14 Dall Home-Page del sito internet cliccare sul pulsante Entra e accedere ai servizi di e-procurement (sezione Accedi ai Servizi di e-procurement ), inserendo le utenze provvisorie ricevute nella di avvenuta registrazione al sistema SAP-SRM. Figura 4 Home page sito Mercurio Figura 5 Accesso ai servizi di e-procurement Inserire ID Utente Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 14

15 Inserire PASSWORD di primo accesso (da modificare obbligatoriamente) Selezionare LOGON Figura 6 Schermata di Logon 1. L utente non è modificabile, rimane quello assegnato nella comunicazione di avvenuta registrazione 2. Inserire la password ricevuta tramite nel campo Password attuale 3. Scegliere una nuova password ed inserirla nel campo Nuova password. Le regole da seguire nella scelta della password sono dettagliate nel paragrafo POLITICA DI GESTIONE DELLE PASSWORD. 4. Confermare la nuova password nel campo Ripetere password 5. Premere il tasto Modificare. Figura 7 Cambio password Il messaggio avvisa del cambiamento della password. Premendo Cont. si accede al sistema Figura 8 Messaggio di corretto cambio password La fase di accesso è conclusa; per navigare all interno del sistema utilizzare il menù utente sulla sinistra. NB: Una volta selezionata la voce di menù a cui si è interessati è possibile anche lavorare con lo schermo intero, chiudendo il menù di sinistra. Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 15

16 IMPORTANTE: Da questo momento in poi in ogni attività eseguita sul sistema SAP SRM non usare i tasti del browser di internet, ma utilizzare gli appositi link nelle pagine o tasti di navigazione previsti dal sistema SAP-SRM. Entrati nell applicazione, sulla sinistra dello schermo è visualizzato il menu attraverso il quale è possibile accedere alle varie funzionalità offerte dal sistema. Per attivare la visualizzazione con lo schermo intero Per uscire dall applicazione SAP- SRM in modo corretto Per richiamare il Menù utente in qualsiasi momento Pubblicare gara: per creare, visualizzare e pubblicare e i cottimi telematici Figura 9 Menù iniziale 3.2 POLITICA DI GESTIONE DELLE PASSWORD Di seguito le regole da seguire nella gestione della password personale: - Sono consentiti tutti i caratteri alfanumerici - Il sistema distingue i caratteri maiuscoli da quelli minuscoli - La lunghezza della password deve essere di 8 caratteri - All utente è richiesto dal sistema di modificare la password scaduti i 60 giorni di calendario di possesso della precedente. Non è possibile riutilizzare password uguali alle 5 precedentemente utilizzate - Dopo 7 tentativi di accesso con password errata l utenza viene automaticamente bloccata dal sistema. 4 ANAGRAFICA IMPRESE COTTIMI TELEMATICI (Voce di menu: Gestione appalti Ricercare fornitori per invito). L utente può verificare se vi sono fornitori abilitati per la categoria Cottimi Lavori Pubblici di proprio interesse utilizzando il report di Ricercare Fornitori per invito disponibile nel proprio menu. Lo stesso report permette di invitare le imprese alle gare telematiche se si dispone di un documento gara già creato e con stato In attesa. Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 16

17 Cottimi e lavori pubblici * Ricerca fornitori in entrambi gli elenchi con criteri di ricerca specifici sui dati di anagrafica. Restituisce come risultato le imprese presenti negli elenchi (Centrali o specifici della propria Organizzazione) ma con la possibilità di filtrare gli stessi secondo i dati di anagrafica: - anagrafica centrale (categoria e classifica SOA) - anagrafica specifica del gruppo acquisti (ambito territoriale, specializzazione e status fornitore). Scegliere ove ricercare i fornitori: - Elenchi Centrali selezionare Fornitori Centrali Acquisti - Elenchi Specifici selezionare l Organizzazione alla quale si appartiene Categoria merceologica Cottimi lavori pubblici Figura 10 - Ricerca Fornitori Dopo aver avviato la ricerca con l apposito tasto Cerca si visualizzano i seguenti risultati: Visualizzare l anagrafica del fornitore (dati comuni) Cliccare sulla ragione sociale Visualizzare l anagrafica (dati specifici) Cliccare su dettaglio Esempio di anagrafica Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 17

18 Figura 11 - Anagrafica Fornitori 4.1 ANAGRAFICA SPECIFICA (Voce di menu: Dati anagrafici Fornitori Requisiti tecnico-economici). In questa sezione è possibile alimentare i dati relativi all anagrafica del fornitore specifica per il Gruppo acquisti cui appartiene l utente inserendo il numero del BP del fornitore. I dati inseriti sono visibili e utilizzabili solo dagli utenti del Gruppo acquisti che alimentano i dati. Figura 12 - Transazione per caricare dati anagrafica specifica Requisiti tecnico economici - Per alimentare i dati specifici dei fornitori inserire il Codice Fornitore (Business Partner) + Modificare - Per visualizzarli semplicemente inserire il Codice Fornitore (Business Partner) + Visualizza - E possibile visualizzare i dati specifici dei fornitori per un singolo Gruppo acquisti ricercando, oltre al Codice Fornitore (Business Partner), anche il Gr. Acquisti + Visualizza In particolare per la voce Specializzazione, avendo scelto di non gestire preliminarmente una tabella con tutti i codici specializzazioni, l elenco dei valori inseriti andrà a popolarsi progressivamente sulla base dei valori e dei codici inseriti a sistema all interno della singola impresa. Giudizio Gestitoe in anagrafica Centrale Certificazioni SOA Gestite in anagrafica Centrale Altre Certificazioni Gestite in anagrafica Centrale Anagrafica specifica I dati qui alimentati sono riservati in modifica al gruppo acquisti al quale si appartiene Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 18

19 Ambito territoriale/ubicazione Si specificano gli ambiti territoriali di fornitura dell impresa/ditta Specializzazioni Si specificano le specializzazioni dell impresa Figura 13 - Dettaglio dati anagrafica (centrale e specifica per Gruppo acquisti) 5 ASSEGNAZIONE DELLA GARA TELEMATICA (Voce di menu: Gestione appalti Assegnazione procedimento). Gli utenti autorizzati all utilizzo della voce di menù Assegnazione procedimento hanno la possibilità di assegnare la gara telematica ad uno o più utenti registrati sul sistema telematico, appartenenti all Organizzazione acquisti per cui risulta autorizzato l utente che sta procedendo con l assegnazione. 5.1 AUTORIZZAZIONE SUL PROCEDIMENTO L operazione di assegnazione ha l obiettivo di blindare il procedimento e consentirne la visibilità, la modifica, l invio e la visualizzazione delle comunicazioni ad esso inerenti ai soli utenti definiti come assegnatari della procedura di gara telematica. Nel caso in cui tale opzione non venga attivata, non andando a popolare il gruppo degli assegnatari del procedimento, le autorizzazioni alla gara saranno di tipo non blindato e tutti gli utenti autorizzati per l Organizzazione acquisti della gara telematica potranno visualizzarne i dati e inviare comunicazioni. Le attività che, in vario modo, sono soggette al controllo di assegnazione della gara telematica, e che quindi, in caso di procedimento blindato, potranno essere a disposizione dei soli utenti assegnatari, sono le seguenti: Elaborare gara Ricerca fornitori per invito (per le procedure ad invito) Generazione documento sintesi appalto per firma Caricamento documento sintesi appalto firmato Invio comunicazione Risposta Chiarimenti Invio comunicazione Sospensione appalto (per le procedure ad invito) Invio comunicazione Riattivazione appalto (per le procedure ad invito) Invio comunicazione Annullamento appalto (per le procedure ad invito) Invio comunicazione Proroga appalto (per le procedure ad invito) Invio comunicazione Informativa procedimento Visualizzazione documento sintesi gara firmato Visualizzazione Monitor PEC Apertura buste Visualizzazione documento sintesi offerta firmato Simulazione ranking Visualizzazione ranking simulato Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 19

20 Generazione ranking Generazione verbale di gara Caricamento verbale di gara firmato Visualizzazione verbale di gara firmato Generazione lettera esito Visualizzazione comunicazioni e allegati (lettere esito) Invio comunicazione Revoca appalto (per le procedure ad invito) Verifica accessi per procedimento 5.2 ASSEGNAZIONE DEL PROCEDIMENTO Prima di procedere alle operazioni di assegnazione del procedimento è necessario creare la gara telematica e salvarla in bozza, anche se incompleta di qualsiasi dato (vd. par. 6). L utente che dispone della voce di menù Assegnazione procedimento ha la possibilità di definire (in creazione, in inserimento o in cancellazione) gli utenti assegnatari dei procedimenti di competenza della/e organizzazioni acquisti sulle quali risulta autorizzato, per i soli utenti assegnatari che abbiano autorizzazione alla gestione di procedimenti (in visibilità o modifica) per la/e medesima/e Organizzazioni acquisti. Per procedere all assegnazione del procedimento, l utente seleziona la funzionalità Assegnazione procedimento dal menu posto nella parte sinistra dello schermo Ricerca e selezione dei procedimenti per l assegnazione Nella prima sezione visualizzata nella parte superiore della schermata, utilizzando i filtri di ricerca disponibili, è possibile ricercare i procedimenti di gara telematica per i quali definire/modificare il gruppo di assegnatari ovvero per i quali consultare le assegnazioni già presenti. Figura 14 Ricerca dei procedimenti da assegnare o per cui consultare le assegnazioni già presenti I criteri di ricerca dei procedimento sono: Numero identificativo del procedimento (sul sistema Sap); Nome del procedimento; Stato del procedimento (non è possibile creare/modificare assegnazioni su procedimenti con stato Cancellato, ma solo visualizzare eventuali precedenti assegnazioni); Data di elaborazione del procedimento; Utente assegnatario del procedimento. Premendo il tasto Avvio si avvia la ricerca delle gare già create a sistema, per le quali l utente è autorizzato ad effettuare o visualizzare l assegnazione. La lista dei procedimenti ricercati è consultabile all interno della sezione Selezione Gara/Procedimento, in cui sono consultabili i dati identificativi della gara (numero identificativo, nome, tipologia, Organizzazione e Gruppo acquisti, Data/ora termine presentazione offerte, Stato procedimento). Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 20

21 Figura 15 Lista dei procedimenti ricercati Per procedere alla creazione/modifica/visualizzazione del gruppo di assegnatari del procedimento è necessario selezionare la riga corrispondente al procedimento di interesse. È ammessa la sola selezione singola del procedimento di gara telematica da assegnare. Non è invece ammessa la selezione multipla di più righe (più procedimenti), poiché risulta possibile elaborare per l assegnazione solo singoli procedimenti. Cliccando sulla riga corrispondente al procedimento di interesse si accede alla sezione Assegnazione utenti abilitati per gara/procedimento, in cui è possibile procedere con le operazioni di assegnazione. Figura 16 Selezione del procedimento di interesse Creazione del gruppo di assegnatari Se per il procedimento di interesse non è ancora stato definito un gruppo di utenti assegnatari, la sezione Assegnazione utenti abilitati per gara/procedimento consentirà di creare l assegnazione, definendo l elenco degli utenti abilitati alla gestione della gara telematica. L inserimento di un nuovo utente può essere fatto: cliccando sul pulsante Aggiungi riga ; Figura 17 Inserimento di un assegnatario Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 21

22 attivando l help di ricerca degli utenti assegnatari, nella colonna Nome utente ; Figura 18 Help di ricerca degli utenti assegnatari ricercando e selezionando l utente da aggiungere all assegnazione del procedimento, nella finestra Nome utente con documento di modifica ; Figura 19 Ricerca e selezione degli utenti assegnatari aggiornando i dati relativi all utente inserito, mediante selezione del tasto Invio dalla tastiera ovvero procedendo direttamente al salvataggio dei dati di assegnazione (pulsante Salvare ). Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 22

23 Figura 20 Aggiornamento dei dati e/o salvataggio dell assegnazione Figura 21 Richiesta salvataggio dell assegnazione Figura 22 Conferma salvataggio dell assegnazione Qualora non si volessero salvare i dati relativi all assegnazione in elaborazione, è possibile uscire dall assegnazione, abbandonando la sezione di Assegnazione utenti abilitati per gara/procedimento con il pulsante Annullare. Figura 23 Annullamento operazioni di assegnazione Visualizzazione del gruppo di assegnatari Se per il procedimento di interesse risulta già definito un gruppo di utenti assegnatari, la sezione Assegnazione utenti abilitati per gara/procedimento mostrerà l elenco degli utenti abilitati alla gestione della gara telematica in quel momento, evidenziando il Nome utente e il Nome/Cognome utente di ciascuno di essi. La tipologia di utente ( Tipo utente ) è di default Assegnatario ed evidenzia che quel determinato utente, su quello specifico procedimento ha l autorizzazione in visibilità, modifica, invio e visualizzazione delle comunicazioni di cui al par Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 23

24 Figura 24 Visualizzazione delle assegnazioni È possibile esportare l elenco degli assegnatari del procedimento cliccando sul pulsante Esportazione >> Export to Spreadsheet. Figura 25 Esportazione degli utenti assegnatari del procedimento Modifica del gruppo di assegnatari Se per il procedimento di interesse risulta già definito un gruppo di utenti assegnatari, la sezione Assegnazione utenti abilitati per gara/procedimento dà la possibilità di procede alla modifica delle assegnazioni già effettuate, mediante inserimento di nuovi utenti assegnatari (vd. par ) ovvero mediante cancellazione di uno o più utenti assegnatari, fino alla potenziale cancellazione dell intero gruppo di utenti assegnatari. La cancellazione di un assegnatario può essere eseguita selezionando la riga ad esso relativa e cliccando successivamente sul pulsante di cancellazione Cancellare riga, accertandosi di salvare correttamente i dati di assegnazione modificati. La cancellazione di un assegnatario può essere eseguita anche, contestualmente all inserimento di un nuovo utente assegnatario, sovrascrivendo l assegnatario già presente, mediante sostituzione del Nome utente e successivo salvataggio dei dati. Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 24

25 Figura 26 Cancellazione di un assegnatario 6 GESTIONE DELLA GARA TELEMATICA (Voce di menu: Gestione appalti Elaborare gara). CREARE GARA: Il banditore seleziona la funzionalità Elaborare Gara dal menu posto nella parte sinistra dello schermo. Nella prima sezione visualizzata nella parte superiore della schermata, utilizzando il menù a tendina Selezionare un tipo di operazione, selezionare la voce Massimo ribasso o Prezzo Unitario e cliccare sul tasto Creare. RICERCARE DOCUMENTO DI GARA: La seconda sezione Cercare Appalto, viene utilizzata per ricercare le gare mediante impostazione dei filtri di ricerca; premendo il tasto Inizio si avvia la ricerca delle gare già create a sistema. E possibile anche ricercare una gara inserendo nell apposita stringa il numero o il nome della gara stessa. Cercare una gara: impostare i filtri di ricerca e poi Avvio Figura 27 Creazione Gara La ricerca di una gara può essere fatta anche attraverso l inserimento del codice CIG identificativo della procedura, come di seguito illustrato. Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 25

26 Figura 28 Ricerca per codice CIG Per ogni tipologia di gara, i dati che possono essere inseriti sono suddivisi in Dati di Testata (date di riferimento, testi, allegati, ecc.) validi per la gara in generale e Dati di Posizione (date di consegna, quantità, testi, allegati, ecc.) relativi al dettaglio di una specifica posizione di gara. 6.1 DATI DI TESTATA I Dati di Testata della gara sono suddivisi in più sezioni di seguito descritte: Stato e Versioni si aggiornano sulla base di modifiche apportate al documento Per impostare i parametri (date) di gara Sezione ove inserire i fornitori (per le procedure ad invito) e visualizzare le offerte da loro presentate Anagrafica del Banditore Sezione dedicata alla documentazione di gara Figura 29 Sezione "Dati di testata" Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 26

27 6.1.1 Dati di base Nei Dati di Base si definiscono le caratteristiche generali della gara; in particolare per la creazione di una procedura di gara telematica è opportuno valorizzare i seguenti campi: Nome del campo Descrizione del campo Cosa valorizzare (manuale/automatico) Nome della Gara il numero viene attribuito automaticamente dal sistema, mentre il nome della gara può Automatico, (modificabile) essere modificato. In automatico il sistema inserisce un nome legato all utente che sta creando la gara e alla data/ora di creazione della gara stessa. Tipo di operazione attribuito automaticamente dal sistema in Automatico funzione del tipo di gara selezionato in fase di creazione Categoria prodotto non è necessario compilarlo (se alimentato Consigliato aiuta la ricerca) Tipo di pubblicazione Appalto NON pubblico (per le Richiesto procedure ad invito) Appalto pubblico (per le procedure aperte) Organizzazione acquisti valorizzata in automatico dal sistema Automatico responsabile Gruppo acq. Responsabile valorizzata in automatico dal sistema. Automatico (modificabile) Data inizio - - Data fine Data/ora entro la quale le imprese devono Richiesto presentare offerta Data/ora di apertura Solo se trascorsa tale data/ora sarà possibile Richiesto aprire le buste a sistema (apposita funzionalità descritta in seguito) Fine del periodo di vincolo Corrisponde al periodo di validità dell offerta - Divisa EUR Euro (divisa UME) - Informazioni prezzo Nessun prezzo (per i LLPP) Automatico dettagliate Prezzi semplici (per le forniture di beni e servizi) Necessarie offerte per tutte le pos. flag 1 da valorizzare qualora si voglia obbligare le imprese a presentare offerte per tutte le posizioni (lotti) indicate nella gara Offerente aut. a vis. pond. - L'off. può essere flag da valorizzare per permettere alle Consigliato modificata imprese di modificare le offerte presentate, presentandone di nuove fino alla data di termine presentazione offerta Documento successivo Ordine di acquisto o contratto - Offerente autorizz. a agg. Permette all impresa di aggiungere posizioni - pos. Data di creazione Campo data/ora automatico Automatico Tipologia di apertura buste 2 Nessuna apertura Apertura plichi Apertura 2 step Apertura 3 step - Richiesto 1 Flag: corrisponde al visto segnato Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 27

28 Nome del campo Descrizione del campo Cosa valorizzare (manuale/automatico) Valore previsto Esprimere in il valore contrattuale della - gara Inizio Validità - - Fine Validità - - Data termine anteprima Data/ora a partire dalla quale l impresa può - Ora termine anteprima presentare le offerte (invio offerta), dopo - averle eventualmente abbozzate. Data termine chiarimenti Data/ora entro la quale le imprese possono Consigliato Ora termine chiarimenti richiedere chiarimenti (apposita funzionalità descritta in seguito); il responsabile del procedimento risponderà entro i termini stabiliti. Obbligo allegati obbligo valido a livello di testata: obbliga le Consigliato imprese ad inserire almeno un allegato nei dati generali del documento di offerta. Data e ora generazione valorizzata quando si pubblica la graduatoria Automatico ranking (apposita funzionalità descritta in seguito) Codice CIG Specificare il codice CIG della procedura Consigliato Procedimento annullato Valorizzare per annullare il procedimento Procedimento Sospeso Valorizzare per sospendere il procedimento (o riattivarlo mediante deselezione) Tabella 2 - Campi parametri (N.B.: i campi indicati a sistema con asterisco rosso sono obbligatori) (N.B.:nella tabella sono evidenziati i campi che hanno diverso trattamento in relazione alla diversità di procedura o alla diversità dell oggetto dell appalto) Partner In questa sezione si visualizzano i dati del Partner (utente) che predispone la gara. In automatico il sistema rileva l utente che crea il documento di gara. Il Sistema propone come Richiedente colui che ha creato il documento di gara Dest. Merci Indirizzi Forn. Ubicazione Sono campi da utilizzare se si dispone di un sistema integrato con ciclo passivo. 2 Il significato di dettaglio del campo relativo alla tipologia di apertura buste e le sue implicazioni viene descritto al par. 8. Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 28

29 Figura 30 Dati di Testata Partner Offerente offerte (solo per cottimo telematico) In questa sezione possono essere inserite le imprese da invitare nelle procedure ad invito. Il documento di gara che si aggiorna sulla base dei tempi trascorsi, parametri e offerte presentate, ripropone in questa schermata anche le offerte presentate dalle imprese. COME INSERIRE LE IMPRESE INVITATE Per l invito delle imprese alla gara possono è indispensabile che si siano già svolte le seguenti attività: 1. la stazione appaltante è stata incaricata extrasistema di inserire le imprese (su indicazione della Struttura competente); 2. la stazione appaltante crea il cottimo telematico Parcheggia il documento di cottimo; Utilizza la transazione Ricercare fornitori per invito e sceglie le imprese secondo invito casuale o discrezionale. Ricerca fornitori in Entrambi gli elenchi con criteri di ricerca specifici sui dati di anagrafica. * Restituisce come risultati i fornitori presenti negli elenchi (Centrali o specifici della propria Organizzazione) ma con la possibilità di filtrare gli stessi secondo i dati di anagrafica: - anagrafica generale (categoria, classifica e ambito territoriale) - anagrafica specifica del gruppo acquisti (specializzazione e status fornitore). Scegliere ove ricercare i fornitori: - Elenchi Centrali selezionare Fornitori Centrali Acquisti - Elenchi Specifici selezionare l Organizzazione alla quale si appartiene Categoria merceologica Lavori Pubblici Figura 31 - Ricerca Fornitori per invito La possibilità di utilizzo della transazione specifica per l invito delle imprese alle gare è solamente antecedente alla data ora di pubblicazione. Diversamente può essere utilizzata unicamente per visualizzare (senza invitare) gli elenchi delle imprese registrate per le diverse categorie merceologiche disponibili a sistema. Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 29