SERVIZIO FASCICOLO PERSONALE DIGITALIZZATO. Easymatica srl Via Giacomo Peroni, 400/ Roma Tel. 06/92,92,66,54

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1 SERVIZIO FASCICOLO PERSONALE DIGITALIZZATO Easymatica srl Via Giacm Perni, 400/ Rma Tel. 06/92,92,66,54

2 ACQUISIZIONE OTTICA FASCICOLI DEL PERSONALE Attualmente nella maggir parte delle aziende la gestine del fascicl persnale del dipendente avviene ancra attravers la cnsultazine e la ricerca manuale di dcumenti cartacei vari derivanti dalla carriera prfessinale maturata da ciascun dipendente all intern dell azienda. Quest implica una racclta di dcumenti prvenienti da fnti diverse per la creazine e l implementazine del Fascicl Persnale e dell Stat Matriclare del dipendente ed una ricerca e cnsultazine manuale del fascicl gni vlta che ne venga fatta richiesta dal dipendente da altri uffici. Tutt ciò può causare, inltre, un pssibile deterirament nel temp dei dcumenti presenti nei fascicli cartacei. Per vviare a tali prblematiche Easymatica ha implementat un servizi per l acquisizine ttica e la gestine dei fascicli del persnale che digitalizza tutt il prcess che ruta attrn alla gestine di tali dcumenti. Inizialmente vengn smistati, al nstr centr servizi, tutti i fascicli cartacei per le attività di ricndizinament prpedeutiche alla scansine. Successivamente si prcede alle nrmali fasi di verifica e di cnsistenza e di bnifica della dcumentazine. Easymatica prvvede, inltre, all'rdinament ed alla classificazine dei dcumenti presenti nel fascicl, secnd i criteri predefiniti cn l Azienda cliente, csì che in fase di indicizzazine si pssa rganizzare la cartella elettrnica in sttcartelle ciascuna delle quali accessibile in cnsultazine secnd diversi livelli di autrizzazine (permissin). I dcumenti sn pi sttpsti a scansine per l'acquisizine delle relative immagini. Al termine dell'attività di scansine, gli peratri Easymatica effettuan la ricstruzine del fascicl. Se richiest il prcess di archiviazine ttica può essere svlt in piena cnfrmità alle regle tecniche per la cnservazine sstitutiva dei dcumenti definite da CNIPA/DigitPA. OBIETTIVI DEL SERVIZIO Gli biettivi raggiunti attravers la digitalizzazine dei fascicli del persnale sn: Razinalizzare la gestine dei dcumenti e miglirare la qualità delle infrmazini; Disprre di un strument di cnsultazine per accedere velcemente alla dcumentazine; Dematerializzare tutt il prcess relativ alla gestine e implementazine del fascicl persnale; Rispettare le nrmative cntenute nel «Cdice in materia di prtezine dei dati persnali» (D.Lgs. 196/2003) in merit alla tutela della privacy.

3 GESTIONE E TUTELA DEI DATI L art. 4 cmma 1 del «Cdice in materia di prtezine dei dati persnali» distingue diverse tiplgie di dati: B) "DATO PERSONALE", QUALUNQUE INFORMAZIONE RELATIVA A PERSONA FISICA, PERSONA GIURIDICA, ENTE OD ASSOCIAZIONE, IDENTIFICATI O IDENTIFICABILI, ANCHE INDIRETTAMENTE, MEDIANTE RIFERIMENTO A QUALSIASI ALTRA INFORMAZIONE, IVI COMPRESO UN NUMERO DI IDENTIFICAZIONE PERSONALE; C) "DATI IDENTIFICATIVI", I DATI PERSONALI CHE PERMETTONO L'IDENTIFICAZIONE DIRETTA DELL'INTERESSATO; D) "DATI SENSIBILI", I DATI PERSONALI IDONEI A RIVELARE L'ORIGINE RAZZIALE ED ETNICA, LE CONVINZIONI RELIGIOSE, FILOSOFICHE O DI ALTRO GENERE, LE OPINIONI POLITICHE, L'ADESIONE A PARTITI, SINDACATI, ASSOCIAZIONI OD ORGANIZZAZIONI A CARATTERE RELIGIOSO, FILOSOFICO, POLITICO O SINDACALE, NONCHE' I DATI PERSONALI IDONEI A RIVELARE LO STATO DI SALUTE E LA VITA SESSUALE; E) "DATI GIUDIZIARI", I DATI PERSONALI IDONEI A RIVELARE PROVVEDIMENTI DI CUI ALL'ARTICOLO 3, COMMA 1, LETTERE DA A) A O) E DA R) A U), DEL D.P.R. 14 NOVEMBRE 2002, N. 313, IN MATERIA DI CASELLARIO GIUDIZIALE, DI ANAGRAFE DELLE SANZIONI AMMINISTRATIVE DIPENDENTI DA REATO E DEI RELATIVI CARICHI PENDENTI, O LA QUALITA' DI IMPUTATO O DI INDAGATO AI SENSI DEGLI ARTICOLI 60 E 61 DEL CODICE DI PROCEDURA PENALE. TIPOLOGIA DEI DOCUMENTI TRATTATI DOCUMENTI CHE ALIMENTANO IL FASCICOLO DEL PERSONALE: Cedlini; Stati di servizi; Prgressini ecnmiche; Ricnscimenti di servizi; Stat matriclare cn indicati: i servizi di rul e nn di rul, i prvvedimenti relativi alla nmina, all stat, alla carriera e al trattament ecnmic, i decreti di riscatt dei servizi nn di rul e le decisini giurisdizinali sugli atti predetti; Stat di famiglia; Prvvedimenti disciplinari; Certificati di malattia Richieste permessi, ferie, Legge 104, ecc. PORTALI WEB DOCUMENTI DIGITALI FASCICOLO PERSONALE GESTIONALI DOCUMENTI CARTACEI

4 PIATTAFORMA SAMODOC Per l svlgiment delle attività legate all acquisizine ttica dcumentale la nstra azienda si avvale di una piattafrma realizzata dal nstr labratri di svilupp: SAMODOC. E una suite cmpleta estremamente flessibile e persnalizzabile per l acquisizine ttica e la lavrazine di gni tiplgia di dcument cartace. Permette l elabrazine e l indicizzazine di ciascun dcument acquisit attravers dei prcessi garantiti da una serie di sttmduli applicativi quali: - Mdul Acquire - Mdul ricnsciment mdelli dcumentali - Mdul Digiweb - Mdul OCR Full Text - Mdul Web Mnitr La piattafrma SAMODOC viene utilizzata per estrazine dati, reprt statistici, implementazini ed integrazini di base dati esistenti, visualizzazine immediata dei dcumenti acquisiti da parte dei vari uffici prepsti per masterizzazini su supprti magnetici garantend un archiviazine alternativa a quella cartacea. La piattafrma è altamente scalabile, è pssibile infatti aggiungere risrse hardware e dividere il caric di lavr su più server a secnda delle esigenze richieste dal divers quantitativ di dcumentazine da acquisire e dal numer di risrse impegnate nel cicl di lavr ed assicura una sicurezza dei dati e delle immagini trattate mediante una cifratura AES a 256 bit. Il sistema utilizza metdlgie di lettura ttica adeguate e cnfrmi per gni tip di dcument garantend una qualità ttima di analisi ed estrazine del dat. FLUSSO DI LAVORAZIONE ACQUISIZIONE DOCUMENTI CARTACEI DOCUMENTI VARI FASCICOLI CARTACEI CENTRO SERVIZI DOCUMENTI VARI ATTRIBUZIONE PROPRIETA ACQUISIZIONE OTTICA SCANSTATION SAMODOC SISTEMA DOCUMENTALE CREAZIONE FASCICOLO PERSONALE DIGITALIZZATO

5 MAGAZZINO ARCHIVIO CARTACEO La nstra azienda può ccuparsi anche dell stccaggi dei dcumenti cartacei trattati per l acquisizine ttica. Il sit Archivistic è situat nel cmune di Clleferr (Rma). L edifici adibit ad archivi è cmpst da un capannne della superficie di circa mq cn altezza interna utile di 9 m cn capacità di stccaggi di ltre 2 milini di unità di archiviazine. Il cmpless edilizi cmprende anche un'area prtetta per l'archiviazine di dcumenti critici riservati, diverse aree dedicate alla dematerializzazine massiva di dcumenti cartacei e ltre 800 mq di uffici riservati alle attività perative. All intern di gni cmpartimentazine sn ubicati filari di scaffalature metalliche cmpste da 11 ripiani. Il sit è stat prgettat e realizzat nel rispett delle nrmative in materia di prevenzini e spegniment incendi, di sicurezza degli impianti tecnlgici e dell ambiente di lavr. È dtat inltre di sfisticati sistemi di allarme anti intrusine. Il depsit è presidiat 24h/365g.

6 SUITE VIRTUAL ASSISTANT Per l acquisizine dei dcumenti digitali da inserire nei fascicli viene utilizzata la suite Archimede, un sftware sviluppat cn la tecnlgia Micrsft.Net che permette di autmatizzare perazini che altrimenti dvrebber essere effettuate a man da un più peratri. Le istruzini che devn essere eseguite da Archimede vengn descritte in un fluss di lavr cstruit grazie ad un linguaggi di scripting realizzat appsitamente per Archimede ed ideat per permettere la creazine di flussi da parte di persnale cn una cnscenza base dei linguaggi di prgrammazine e dell HTML. LETTURA ED ESTRAZIONE DATI DA DOCUMENTI E BASE DATI ESTERNI INSERIMENTO DATI IN AUTOMATICO CRUSCOTTI DIREZIONALI MONITORAGGIO APPLICATIVI WEB INTEGRAZIONE SISTEMI MODULI MONITORING Verifica perfrmance sistemi e applicativi web aziendali READER E DATA ENTRY BASIC/PRO Lettura, estrazine e inseriment dati autmatic. PDF, TXT, Wrd, database Oracle, SQL WINDOWS ON MY BUSINESS Creazine dashbard e crusctti direzinali cn invi immagini su pannelli di grandi dimensini INTEGRATION Integrazine sistemi Active Directry, FTP/SFTP, IMAP, Firma digitale, WEBApi CONFIGURATOR Cnfigurazine e manutenzine centralizzata snde e flussi

7 ACQUISIZIONE DOCUMENTI DIGITALI Attravers l utilizz di un appsit mdul della suite Archimede è pssibile realizzare la lettura l estrazine autmatica di dati e dcumenti da prtali e applicativi web aziendali. Tali dcumenti verrann acquisiti digitalmente ed andrann ad incrementare il fascicl persnale del dipendente insieme alla parte di dcumenti cartacei sttpsti ad acquisizine ttica tramite la piattafrma Samdc. Per i dcumenti digitali si prvvederà quindi a cnfigurare pprtuni flussi sul sftware Archimede Virtual Assistant, che grazie alle sue caratteristiche permetterà di estrarre le infrmazini/dcumenti da siti web, applicativi web ed altr e farà cnfluire queste infrmazini nel sistema dcumentale. Di seguit viene rappresentat il fluss di lavrazine previst per tale attività. FLUSSO DI LAVORAZIONE ACQUISIZIONE DOCUMENTI DIGITALI SITI WEB (malattie, cedlini) RISORSE UMANE SISTEMA DOCUMENTALE CREAZIONE FASCICOLO PERSONALE DIGITALIZZATO ATTI E DELIBERE

8 GESTIONE FASCICOLO WEB Al termine dell acquisizine di dcumentazine e dati da frmat cartace digitale, il fascicl web del persnale viene centralizzat all intern di un sistema dcumentale pubblicat su prtale web al quale ptrann avere access, in cnsultazine e dwnlad, gli utenti autrizzati ed in pssess di accunt persnale. In cas di richiesta di access a dati sensibili la dmanda verrà gestita dal mdul Archimede e inltrata, tramite sms, al respnsabile del trattament dei dati che autrizzerà l access men. Tutti i dcumenti ggetti di acquisizine ttica digitale verrann archiviati seguend i due diversi canali evidenziati nella sezine sttstante. SISTEMA DOCUMENTALE UTENTI AUTORIZZATI ACCEDONO AL PORTALE PER LA CONSULTAZIONE DEL FASCICOLO PORTALE WEB RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO DEI DATI RICHIESTA DATI SENSIBILI/GUIDIZIARI O STORICI IN CASO DI ACCESSO A DATI SENSIBILI INVIA COMUNICAZIONE AL RESPONSABILE UFFICIO REGISTRAZIONE LOG ACCESSO ARCHIVIAZIONE CARTACEA DIGITALE SISTEMA DOCUMENTALE DOCUMENTI VARI FASCICOLI CARTACEI ARCHIVIAZIONE MAGAZZINO CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

9 VIA GIACOMO PERONI 400/ ROMA TEL. 06/