La Bussola Digitale di ICON: come rispettare le norme, evitare le trappole e arrivare vincenti alla meta. Arturo Salvatici

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1 La Bussola Digitale di ICON: come rispettare le norme, evitare le trappole e arrivare vincenti alla meta Arturo Salvatici

2 ICON Company Profile Vimercate Azienda presente sul mercato dal 1994 Opera su tutto il territorio Italiano (cross market) Sedi Vimercate (MB) e Roma Significativa esperienza nella realizzazione di progetti di Document Management ed Enterprise Content Management Importanti referenze di soluzioni di archiviazione sostitutiva Pluriennale esperienza nell implementazione di progetti di Business Process Management Roma

3 ICON Principali Alleanze Alleanze con i principali leader di mercato :

4 4 Postecom è la società d innovazione tecnologica del Gruppo Poste Italiane specializzata nella progettazione, sviluppo, gestione e integrazione di servizi digitali, soluzioni e tecnologie per il web. Certification Authority dal 2000, Postecom realizza: prodotti e servizi di Certificazione digitale (Certification Authority), Comunicazioni digitali, soluzioni complete per l e-commerce, servizi di e-health e Fiscalità locale, realizzazione di siti e portali, Conservazione di documenti digitali, il tutto erogato anche in modalità Cloud. Postecom è un azienda certificata UNI EN ISO 9001 e ISO/IEC mq di Server Farm dotata delle più avanzate tecnologie hw e sw oltre sistemi tra server, apparati di rete/sicurezza, storage, etc. 434 Mb/s di banda nazionale e internazionale disponibile sistemi di accounting e billing un avanzato sistema di Service Level Management

5 Postedoc: conservazione del documento informatico, anche in cloud Postedoc è il servizio di conservazione sostitutiva a norma in totale outsourcing e con interfaccia web sicura e di facile consultazione. Postedoc consente di eliminare la carta e ottimizzare i flussi documentali per recuperare efficienza e competitività. Sono molti i documenti che possono essere conservati a norma di legge ed esibiti alle autorità in caso di richiesta. Il servizio è predisposto per essere integrato tramite web service direttamente con i sistemi di gestione documentale del cliente. Con Postedoc, Postecom mette a disposizione dei propri clienti un sistema completo e robusto, garantito dal Gruppo Poste Italiane. Il sistema di conservazione sostitutiva Postedoc conserva : oltre 33 milioni di documenti 600 milioni di bollettini postali l anno fatture attive e passive documenti di trasporti cedolini di stipendio libro unico del lavoro referti clinici e diagnostici delibere determine protocollo ricevute PEC L evoluzione del servizio propone la Conservazione Sostitutiva integrata anche all interno di PosteCloud, la gamma di servizi offerti in modalità Cloud dal Gruppo Poste Italiane.

6 What next? Direttiva n. 45/2010/UE del 13 luglio 2010 Deve essere recepita entro il 31/12/2012. Prevede l utilizzo a livello europeo delle fatture elettroniche in maniera diffusa e semplificata. Schema di D.P.C.M. Regole tecniche in materia di sistema di conservazione Son in corso di elaborazione le nuove Regole tecniche che sostituiscono le attuali del Dalle bozze emerge una discreta discontinuità e la necessità di adeguare tutti i sistemi entro 3 anni dalla emissione LEGGE FINANZIARIA (Legge 24 Dicembre 2007, n. 244) Art.1 c 213 le amministrazioni e gli enti di cui al comma 209 non possono accettare le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea né possono procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all'invio in forma elettronica.

7 Direttiva n. 45/2010/UE del 13 luglio 2010 Deve essere recepita entro il 31/12/2012. Prevede l utilizzo a livello europeo delle fatture elettroniche in maniera diffusa e semplificata. FATTO! Non è più indispensabile la firma digitale sulla singola fattura: Per fattura elettronica si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico. E comunque necessario garantire l autenticità dei documenti con controlli, EDI o firma digitale! La FE è legale in tutta Europa TUTTI i documenti elettronici devono essere conservati secondo le specifiche regole.

8 Schema di D.P.C.M. Regole tecniche in materia di sistema di conservazione Son in corso di elaborazione le nuove Regole tecniche che sostituiscono le attuali del Dalle bozze emerge una discreta discontinuità e la necessità di adeguare tutti i sistemi entro 3 anni dalla emissione ANCORA IN ATTESA Ma direi senza particolari patemi perché: Le regole attuali funzionano e sono collaudate Dall entrata in vigore delle nuove regole ci saranno 3 anni per passare ai nuovi sistemi. Siamo in attesa anche di un nuovo DM che semplificherà la tenuta dei documenti fiscali in formato digitale.

9 LEGGE FINANZIARIA (Legge 24 Dicembre 2007, n. 244) Art.1 c 213 le amministrazioni e gli enti di cui al comma 209 non possono accettare le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea né possono procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all'invio in forma elettronica. FATTO! La emissione di fatture digitali verso la PA è un obbligo entrato in vigore. Tutte le fatture dovranno essere elettroniche: Dal 6 dicembre 2013 su base volontaria Dal 6 giugno 2014 ministeri, agenzie fiscali ed enti nazionali di previdenza e assistenza sociale Dal 6 giugno 2015 per tutte le amministrazioni pubbliche inserite nel conto economico consolidato (compresi comuni, ag. Regionali, consorzi,.).

10 Ma la novità maggiore è che Le aziende hanno metabolizzato le regole e si vedono numerosi progetti concreti di cui vi porto tre esempi pratici: 1-Postalizzazione integrata 2-Firma grafometrica di ordini 3-Tesoreria Enti digitale

11 1-Postalizzazione integrata Canali di comunicazione tradizionali e moderni Considerazioni preliminari: La scelta del canale è funzione di: Fattori contrattuali/legali Abitudini Ciclo di formazione Ciclo di gestione Tempi di conservazione COSTO DI PROCESSO Consideriamo che tutto nasce digitale e viene utilizzato in digitale e quindi è vantaggioso restare in digitale. ATTENZIONE: Passare al tutto digitale deve tenere conto delle diverse particolarità dei diversi canali: Garanzie di autenticità/provenienza Metadati da conservare Altre caratteristiche del sistema specifico

12 1-Postalizzazione integrata ALL IN ONE ICON, in collaborazione con Postecom offre un prodotto all in one che integra: Accesso completo ad una qualsiasi casella di posta Accesso alla Conservazione Sostitutiva Accesso completo alla PEC. Servizi postali online Gestione FAX Server SMS gateway

13 1-Postalizzazione integrata ALL IN ONE In un unico ambiente sono disponibili le seguenti funzionalità native: Accesso completo ad una qualsiasi casella di posta elettronica o PEC con: Gestione degli utenti e profilazione delle autorizzazioni; Tracciabilità delle operazioni effettuate; Gestione degli invii interattivi e massivi; Integrazione con i kit di firma digitale; Possibilità di gestire in elettronico gli invii di comunicazioni cartacee: ROL - Raccomandata on line LOL - Prioritara on line TOL - Telegramma on line Gestione di tutte le comunicazioni con memorizzazione su DB Invio in conservazione sostitutiva.

14 2-Firma grafometrica di ordini La necessità primaria dell area commerciale di ogni azienda è: raccolta rapida degli ordini presa in carico, controllo (anche delle condizioni di vendita) e avvio produzione/consegna gestione contabile e di magazzino statistiche e trend possibilità di azioni di push per campagne Tutto questo è possibile solo con una gestione interamente digitale degli ordini, compresa la loro sottoscrizione In attesa di una firma digitale in possesso di tutti i cittadini la soluzione è la gestione digitale della firma autografa ovvero la firma grafometrica.

15 2-Firma grafometrica di ordini a) Sul tablet una app prepara o richiama il pdf d ordine con i campi dove inserire la firma del cliente e la controfirma del venditore b) La app richiama le funzioni di firma e quindi cifra con una chiave pubblica il blob dei parametri biometrici e tutto il documento è firmato con una firma digitale c) In presenza di una connessione con la sede centrale, l applicazione provvederà ad inviare l ordine firmato. d) Il processo attualmente definito prevede: Il trasferimento dei dati nel sistema aziendale per la sua gestione e analisi l invio via PEC al cliente della copia d ordine senza allegato il blob biometrico la messa in conservazione sostitutiva dell ordine firmato e marcato temporalmente

16 3-Tesoreria Enti digitale Di Ordinativo Informatico Locale si è iniziato a parlare nel 2003 con l emissione del documento Protocollo sulle regole tecniche e lo standard per l emissione dei documenti informatici relativi alla gestione dei servizi di tesoreria e di cassa degli enti del comparto pubblico condiviso da Banca d Italia, CNIPA e ABI. Progressivamente le PA hanno adottato il canale telematico e nel 2011 è stato definito e reso operativo anche il sistema per gli istituti scolastici che da questa organizzazione:

17 3-Tesoreria Enti digitale passeranno progressivamente a questa situazione

18 3-Tesoreria Enti digitale Con l evoluzione della PA si è reso necessario per la Banca Popolare di Sondrio costruire un sistema che attraverso il collegamento telematico riceva i flussi generati dall Ente e permetta alla Banca di: marcare temporalmente il documento informatico, per assicurare data e ora certe della ricezione e la validità nel tempo del documento medesimo; archiviare il documento informatico marcato temporalmente; verificare formalmente la sintassi del flusso XML con l'apposito schema richiamato e condiviso; verificare la validità formale delle sottoscrizioni; verificare i poteri di firma sulla base delle abilitazioni; generare la conferma di ricezione; acquisire in tempo reale gli ordinativi contenuti nel flusso ricevuto; generare la ricevuta applicativa con indicato, per ciascun documento, l'esito dell'acquisizione ed eventuali errori (di merito) riscontrati. Come funzioni aggiuntive si è prevista anche la possibilità di ricevere ulteriori documenti destinati alla conservazione e di recuperare archivi pregressi.

19 3-Tesoreria Enti digitale Flusso di Conservazione Gestore Code XML.p7m verifica firma estrazione metadati L e g a l K i t Ente Ordinativo Mandato IdPoste xxx xxx

20 CONCLUDENDO: I punti di attenzione La gestione digitale dei documenti non è difficile ma è bene munirsi di una bussola digitale per navigare in modo sicuro ed evitare le trappole che sono: EVOLUZIONE NORMATIVA La normativa evolve costantemente E necessario seguire l evoluzione e apportare gli adeguamenti richiesti EVOLUZIONE TECNOLOGICA Evoluzione dei sistemi di firma e dei sistemi di archiviazione Possibili riduzioni dei costi ma possibili problemi con migrazioni e formati DURATA NEL TEMPO I documenti devono essere consultabili per almeno 10 anni Gestione dell evoluzione dei sistemi e dei formati

21 Non è indispensabile fare tutto in casa Ci sono tre diverse possibilità,ciascuna con vantaggi e svantaggi: FULL IN HOUSE OUTSOURCING PROCESSO FULL OUTSOURCING Responsabile della conservazione Interno Interno Esterno Disegno e gestione del processo Internamente Esternamente Esternamente Punti di attenzione Normativa, continuità operativa Audit periodici Selezione outsourcer

22 Con la bussola digitale ICON si possono rispettare le norme, evitare le trappole e arrivare vincenti alla meta

23 Grazie per l attenzione

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