GESTIONE PROVVIGIONI AGENTI

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1 AG Team s.r.l. Unipersonale Sede Legale: Via Domenico Millelire, Milano (MI) Reg. Imprese di Milano R.E. A Cap. Sociale: ,00 I.V. Sede Amministrativa: Via Martiri della Libertà, 277/A 279/A Roncadelle (BS) Part. IVA e Codice Fiscale: Tel Fax Fax Internet GESTIONE PROVVIGIONI AGENTI Roncadelle, Maggio 2017 La provvigione costituisce una forma di retribuzione a incentivo, espressa in percentuale. La nostra gestione delle provvigioni distingue tra provvigioni sull incassato e sul venduto. Il programma controlla l agente o il consegnatario presente sul documento incluso nel calcolo, e non sull anagrafica del cliente. Fase A: Caricamento Tabella Agenti Scelta 1/3/1 Tabella Agenti + F4 E necessario impostare una serie di parametri per ogni agente per il quale si desidera calcolare le provvigioni. Come prima operazione è necessario accedere al programma 1/3/1 Tabella Agenti, impostare il codice agente e successivamente, sul campo Nominativo, premere il tasto F4 per accedere alla pagina di caricamento dei parametri. Essa contiene i seguenti parametri: Pago Provvigioni Alla Scadenza Riba (S/N): rispondendo S il programma calcolerà il pagato per le fatture per cui è stata emessa la RIBA solo alla scadenza effettiva della RIBA. Rispondendo N all emissione della RIBA il documento risulterà subito pagato. Da questo campo è possibile accedere a due specchietti: il primo, richiamabile attraverso il tasto F5 permette di accedere al programma di caricamento provvigioni, (spiegato di seguito); il secondo richiamabile con tasto F6 visualizza le provvigioni, per l anno selezionato e mese per mese. Evidenzia la data di calcolo, la data di stampa, la data di contabilizzazione, le provvigioni da maturare e le provvigioni maturate. Per ottenere ulteriori e specifiche informazioni, come le date di calcolo, stampa, contabilizzazione ed informazioni contabili (imponibile, da maturare, maturato, chili, pezzi, pagato) è possibile aprire una nuova finestra da questo punto premendo il tasto V seguito dall imputazione del mese interessato; Calcolo Provvigioni Su Linea/Famiglia/Gruppo: stabilisce su quale classificazione si desidera caricare le percentuali da applicare sull imponibile dei documenti; Euro Al Pezzo: permette di calcolare le provvigioni, applicando il presente importo sul totale dei pezzi statistici presenti sull anagrafica articoli, campo 16. Tale valore va sommato al totale delle provvigioni maturare. Il campo si compila in automatico in base alla scelta effettuata alla voce 1

2 Calcolo Provvigioni Su Linea/Famiglia/Gruppo presente nella scelta 1/3/1 Tabella Agenti + F4; Euro Al Chilo: permette di calcolare le provvigioni applicando il presente importo sul totale dei chili statistici presenti sull anagrafica articoli, campo 17. Tale valore va sommato al totale delle provvigioni maturare.. Il campo si compila in automatico in base alla scelta effettuata alla voce Calcolo Provvigioni Su Linea/Famiglia/Gruppo presente nella scelta 1/3/1 Tabella Agenti + F4; Data inizio stampa provvigioni: stabilisce da quale data il programma deve cominciare a calcolare e stampare le provvigioni; Calcolo Sul V)enduto o sull I)ncassato: stabilisce se le provvigioni devono maturare sui documenti emessi (venduto) o sui documenti che sono stati interamente incassati; Calcolo Documenti C/Terzi Sul V)enduto o sull I)ncassato: stabilisce se le provvigioni devono maturare sui documenti c/terzi emessi (venduto) o sui documenti c/terzi che sono stati interamente incassati; Calcolo al L)ordo, N)etto Sconti: stabilisce se le provvigioni devono essere calcolate al lordo degli sconti presenti sui documenti o al netto. Fase B: Caricamento Tabella Provvigioni Agenti Scelta 1/3/5 Tabella Provvigioni Per agente oppure scelta 1/3/1 Tabella Agenti + F5 Terminato l inserimento dei parametri principali è necessario inserire le percentuali delle provvigioni che saranno applicate sul documento. È possibile accedere al programma di caricamento provvigioni dalla scelta 1/3/5 Tabella Provvigioni Per Agente oppure dalla tabella degli agenti scelta 1/3/1 premendo prima il tasto F4 e poi il tasto F5 sul campo Pago Provvigioni A Scadenza Riba. La videata contiene i seguenti parametri: Inserire tabella per A)genti, C)onsegnatari: da questa tabella è possibile caricare sia le provvigioni sugli agenti sia sui consegnatari; Codice Agente: impostare il codice agente o il codice consegnatario a secondo della tipologia del soggetto inserita al campo sopra. Premendo il tasto F3 è possibile richiamare una finestra che visualizza per tutti i gruppi, le percentuali di provvigioni inserite sugli agenti/consegnatari; Euro Al Pezzo: permette di calcolare la provvigioni, applicando l importo inserito su questo campo al totale dei pezzi statistici presenti sull anagrafica articoli al campo 16; Euro Al Chilo: permette di calcolare la provvigioni applicando l importo inserito su questo campo al totale dei chili statistici presenti sull anagrafica articoli al campo 17; Il calcolo delle provvigioni è basato: tale campo si compila in automatico in base alla scelta effettuata alla voce Calcolo Provvigioni Su Linea/Famiglia/Gruppo presente nella scelta 1/3/1 Tabella Agenti + F4. Inserire il Gruppo/Famiglia/Linea: è necessario inserire, uno alla volta ogni singolo Gruppo o Famiglia o Linea soggetto al calcolo delle provvigioni e la percentuale che deve essere applicata sull imponibile dei documenti. La percentuale è calcolata in base alle classificazioni degli articoli che compongono il documento stesso. Ad esempio, se il calcolo delle provvigioni fosse basato sui gruppi, ed esistesse un documento X con imponibile di 1000 composto dai seguenti articoli: Articolo 1 -> 400, Gruppo Gelati, percentuale applicata 5% Articolo 2 -> 100, Gruppo Brioches, percentuale applicata 4% Articolo 3-> 500, Gruppo Primi Piatti, percentuale applicata 2% Il tot provvigione sul documento sarebbe uguale al: 5% di 400 (importo relativo agli articoli appartenenti al Gruppo Gelati) 2

3 + 4% di 100 (importo relativo agli articoli appartenenti al Gruppo Brioches) + 2% di 500 (importo relativo agli articoli appartenenti al Gruppo Primi Piatti). Nel caso la percentuale sia uguale per tutti i Gruppi/Famiglie/Linee è possibile, in sede di caricamento, compilare con il valore 0 il campo Inserire il Gruppo/Famiglie/Linee (0=Tutti) e procedere con l inserimento della percentuale. In questo modo il programma caricherà per tutti i Gruppi/Famiglie/Linee la stessa percentuale. Poiché esiste la possibilità che su alcuni clienti, a parità di Gruppo/Famiglia/Linea, debba essere calcolata una provvigione diversa (superiore o inferiore) rispetto a quella di altri clienti, sono stati creati i cosiddetti scaglioni di provvigione Le tipologie di scaglioni devono essere preventivamente caricate all interno della scelta 1/4/3 Tabella descrizioni scaglioni provvigioni con un codice che deve decorrere dal numero 01 al numero 20. Terminata la fase di caricamento degli scaglioni è necessario indicare sull anagrafica di ciascun cliente lo scaglione relativo. Questa procedura permette di assegnare la percentuale di calcolo corretta. IMPORTANTE! Qualora si desideri modificare il filtro di calcolo delle provvigioni (passando per esempio da Famiglie a Gruppi) è importante come prima cosa cancellare la tabella provvigioni caricata sulle vecchia riclassificazione (nel nostro caso quella sulla Famiglia). Solo successivamente è possibile procedere con il caricamento della nuova classificazione sul campo Calcolo Provvigioni Su Linea/Famiglia/Gruppo presente nella scelta 1/3/1 Tabella Agenti + F4. Al fine di rendere tale annullamento rapido e preciso è stata creata la funzione di cancellazione di tutte le provvigioni sui Gruppi o sulle Famiglie o sulle Linee caricate per l agente selezionato. Accedendo alla scelta 1/3/1 Tabella degli Agenti + F4 + F5, richiamando il codice agente e lasciando vuoto il campo Inserire il Gruppo/Famiglia/Linea (0=Tutti) è possibile premere il tasto F3, posizionarsi sulla conferma e scegliere la A di annulla. Il programma visualizza un messaggio che informa che saranno cancellate le percentuali caricate su i Gruppi/Famiglie/Linee esistenti per l'agente/consegnatario selezionato e chiede conferma per proseguire. Terminata questa elaborazione è possibile modificare il filtro di calcolo sulla tabella agenti e successivamente procedere con il caricamento delle nuove percentuali. 3

4 Le provvigioni sull incassato Fase 1 / i Impostazioni Fondamentali Terminata la fase di caricamento delle percentuali di provvigione è necessario impostare la modalità con cui il programma stabilisce se un documento è interamente incassato. Per farlo è sufficiente entrare nella scelta 11/9/2/5 Personalizzazione Impostazioni 2 e posizionarsi sul campo 34 Calcolo Provvigioni C/P. Esso può essere valorizzato nei due seguenti modi: P: il programma di stampa provvigioni verifica la presenza dei documenti all interno del partitario clienti (scelta 5/1/2). Qualora il documento risulti assente verrà considerato totalmente incassato; C: il programma di stampa provvigioni verifica dapprima la presenza del documento all interno delle partite. Se all interno delle partite il documento è assente oppure presente con il residuo uguale a zero (quindi dal partitario risulta totalmente incassato), il programma procede a controllare la contabilità, al fine di determinare la data in cui è avvenuto l incasso. Se il documento non risulta interamente incassato esso non da vita a provvigione alcuna. Il programma non da vita a provvigione alcuna anche nel caso in cui la data di incasso sia maggiore della data Valutare Gli Incassi Percepiti Sino Alla Data presente nella scelta 3/4/2 Stampa Provvigioni Agenti. Fase 2 / i Scelta 3/4/1 Calcolo Provvigioni Agenti Prima di iniziare la fase di calcolo è indispensabile avere eseguito la fatturazione riepilogativa del mese interessato e la procedura di emissione RIBA. Il calcolo delle provvigioni può essere effettuato in provvisorio oppure in definitivo: nel primo caso non si potrà effettuare la procedura di contabilizzazione. Il programma di calcolo memorizza nell archivio provvigioni tutti i documenti del mese selezionato che fanno capo all agente selezionato. Il calcolo procede a calcolare l importo della provvigioni in base alle percentuali caricate sulla tabella agente e agli articoli che compongono i singoli documenti. Il calcolo può essere ripetuto n. volte, fino a quando non si procede con la stampa, che procede a calcolare il maturato. Fase 3 / i Scelta 3/4/2 Stampa Provvigioni Agenti Il programma permette di stampare il tabulato provvigioni, che riporta tutti i documenti memorizzati nell archivio provvigioni dal programma di calcolo. Nel tabulato compaiono i documenti dalla Data Inizio Stampa Provvigioni. caricata nella scelta 1/3/1 + F4. Sono presenti sia i documenti sui quali non è ancora maturata nessuna provvigione, sia i documenti sui quali è maturata la provvigione in quanto incassati nel mese corrente. Il programma richiede le seguenti informazioni: Periodo da stampare: il programma in automatico propone come data inizio la Data Inizio Stampa Provvigioni presente nella scelta 1/3/1 Tabella Agente + F4, e come data di fine selezione la fine del mese selezionato nel programma di calcolo; Si desidera stampare l E)lenco di tutti i documenti o solo il T)otale per agente: permette di avere una stampa analitica, con l esposizione di tutti i documenti o una stampa sintetica, nella quale viene riportato solo il totale imponibile calcolato, il totale provvigioni, il totale maturato; 4

5 Si desidera scartare i documenti per i quali è stata eseguita la procedura relativa al pagamento delle provvigioni stampate: permette di includere/escludere nel tabulato le provvigioni che sono state pagate i mesi precedenti; Si desidera i totali per mese: consente di stampare un totale parziale alla fine di ogni mese; Si desidera i totali per anno: consente di stampare un totale parziale alla fine di ogni anno; Valutare gli incassi percepiti sino alla data: stabilisce sino a quale data il programma deve controllare all interno della contabilità gli incassi percepiti. Tale filtro viene richiesto solo nel caso in cui il campo 34 Calcolo Provvigioni C/P della scelta 11/9/2/5 Personalizzazione Impostazioni 2 sia impostato a C; Data di stampa: permette di capire quale data deve prendere in considerazione il programma, per capire se le fatture con pagamento RIBA sono da considerarsi scadute. Tale campo è utile solo se si è risponde S alla richiesta Pago Provvigioni Alla Scadenza Riba ; Testo collegato: consente di allegare un testo libero al tabulato provvigioni. È possibile inserire un nuovo testo o richiamarne uno esistente dalla scelta 4/1/10/1 Inserimento/ variazione Testi ; Si Desidera stampare la data incasso al posto dei pezzi e chili: viene richiesto solo nel caso in cui il campo 34 Calcolo Provvigioni C/P della scelta 11/9/2/5 Personalizzazione Impostazioni 2 sia impostato a C. Il tabulato stampa le seguenti informazioni: Tipologia documento: DDT Fattura; Numero documento; Data documento; Codice Cliente; Ragione sociale; Pezzi; Kg; Imponibile; Stato: in questa colonna viene stampata la dicitura Sospesa nel caso in cui il documento risulti non ancora interamente incassato, oppure il simbolo del - nel caso in cui il documento risulti totalmente incassato; Provvigione: è il totale provvigione maturata secondo la tabella dell agente; %: è una media delle percentuali presenti sul documento (è possibile che all interno dello stesso documento esistano diversi articoli con percentuali differenti). Tale percentuale viene calcolata con la formula Provvigione Maturata/Imponibile Doc. * 100 Da Maturare: è il totale provvigione ancora da maturare per l agente. L agente riceverà questo importo come provvigione man mano che le singole fatture dei relativi clienti saranno incassate. In fondo alla stampa è riportato il Totale Provvigioni del periodo stampato che non distingue il maturato dal maturare. Fase 4 / i Scelta 3/4/4 Pagamento Provvigioni Stampate Utilizzando tale scelta il programma assegna sui documenti totalmente incassati e su cui è maturata la provvigione, un contrassegno che permette al gestionale di riconoscere che la provvigione è stata pagata e che indica la data nella quale è stata pagata. Il programma offre la possibilità di stampare un tabulato nel quale compare la lista di tutti i documenti sui quali è maturata ed è stata pagata la provvigione. 5

6 Fase 5 / i Scelta 3/4/5 Rettifica Provvigioni Stampate La procedura permette di consultare a video le provvigioni elaborate; consente inoltre di apportare inserimenti/variazioni/annullamenti alle provvigioni calcolate. Fase 6 / i Scelta 3/4/10 Annullamento tabulato Provvigioni La presente elaborazione torna utile nel momento in cui è necessario ristampare il tabulato delle provvigioni al fine di ricalcolare il maturato dei documenti in seguito a variazioni negli incassi del mese selezionato. Possono scaturire due situazioni diverse: - Se il tabulato delle provvigioni per il mese precedente è stato già calcolato ed è stato già stampato (no fase di pagamento) la procedura di annullamento permette di ricalcolare il mese selezionato. - Se il tabulato delle provvigioni per il mese precedente è stato già calcolato ed è stato già stampato e le provvigioni sono state contabilizzate (si fase di pagamento) la procedura di annullamento procederà ad eliminare il contrassegno PAGATO sulle provvigioni sulle quali è memorizzata l ultima data in cui esse sono state contabilizzate. Esempio: Documento n.1 data 01/01/2008 incassato il 10/02/2008 pagato il 01/03/2008 Documento n. 345 data 15/01/2008 incassato il 15/05/2008 pagato il 01/06/2008 Documento n. 678 data 25/05/2008 incassato il 22/05/2008 pagato il 01/06/2008 Numero Documento Data Documento Data Incasso Data Contabilizzazione 1 01/01/ /02/ /03/ /01/ /05/ /06/ /05/ /05/ /06/2008 L annullamento delle provvigioni pagate il 01/06/2008 eliminerà il contrassegno PAGATO sui documenti 345 e 678. La mancata elaborazione della procedura di annullamento, consentirà comunque la ristampa del tabulato provvigioni, ma senza operare nessun controllo sugli incassi eventualmente inseriti/variati/annullati. Necessità di ricalcolare le provvigioni per il periodo precedente e già calcolato e stampato: come comportarsi. Nel caso in cui sia necessario effettuare nuovamente il calcolo delle provvigioni per un periodo già elaborato e stampato possono presentarsi le seguenti due situazioni: - Se il tabulato delle provvigioni per il mese precedente è stato già calcolato ed è stato già stampato e le provvigioni sono state contabilizzate è necessario ricorrere alla scelta Annullamento Tabulato Provvigioni. Il programma permette comunque di ristampare lo stesso identico tabulato del mese precedente premendo il tasto C. Inoltre, al fine di verificare che non ci siano più provvigioni da calcolare per il periodo selezionato, è possibile premere il tasto R. È importante tenere presente che ristampare un tabulato delle provvigioni sull incassato può essere problematico: se dall ultima estrazione sono stati incassati dei documenti l importo dovuto all agente sarà differente rispetto all estrazione precedente. 6

7 - Se il tabulato delle provvigioni per il mese precedente calcolato è stato già stampato e le provvigioni NON sono state contabilizzate il programma avvisa che il tabulato è già stato stampato in data xx/xx/xxxx e che per ristamparlo è necessario eseguire il programma di annullamento provvigioni. Il programma permette comunque di ristampare lo stesso identico tabulato del mese precedente premendo il tasto C. Schematicamente: PROVVIGIONI SULL'INCASSATO PERCORSO DELL'OPERAZIONE 1 11/9/2/5 Personalizzazione Impostazioni 2, campo 34 Impostare la modalità per stabilire se il documento è stato incassato o meno: Partitario o Contabilità 2 Da effettuare dopo la fatturazione FM e l emissione delle RIBA. Il calcolo può essere eseguito n volte fino a che non si 3/4/1 Calcolo Provvigioni Agenti procede con la stampa. 3 3/4/2 Stampa Provvigioni Agenti Stampa 4 Pagamento delle provvigioni. Dopo questa operazione non è 3/4/4 Pagamento Provvigioni Stampate più possibile effettuare il calcolo, se non effettuando l annullamento 5 3/4/5 Rettifica Provvigioni x Agente Rettifica di eventuali errori, inserimento e variazioni 6 Tale annullamento va usato con MOLTA cautela poiché dal 3/4/10 Annullamento Tabulato Provvigioni precedente calcolo delle provvigioni PAGATO potrebbero essere stati incassati altri documenti e le provvigioni maturate potrebbero essere totalmente diverse dal calcolo precedente. 7

8 Le provvigioni sul venduto Fase 1 / v Scelta 3/4/1 Calcolo Provvigioni Agenti Prima di iniziare la fase di calcolo è indispensabile avere eseguito la fatturazione riepilogativa del mese interessato e la procedura di emissione RIBA. Il programma di calcolo memorizza nell archivio provvigioni tutti i documenti del mese selezionato che fanno capo all agente selezionato. Il calcolo procede a calcolare l importo della provvigioni in base alle percentuali caricate sulla tabella agente e agli articoli che compongono i singoli documenti. Il maturato viene assegnato solo dal programma di stampa provvigioni. Il calcolo può essere ripetuto n. volte, fino a quando non si procede con la stampa, che procede a calcolare il maturato. Fase 2 / v Scelta 3/4/2 Stampa Provvigioni Agenti Il programma permette di stampare il tabulato provvigioni, che riporta tutti i documenti memorizzati nell archivio provvigioni dal programma di calcolo. Nel tabulato compaiono i documenti dalla Data Inizio Stampa Provvigioni. caricata nella scelta 1/3/1 + F4. Sono presenti sia i documenti sui quali non è ancora maturata nessuna provvigione, sia i documenti sui quali è maturata la provvigione in quanto incassati nel mese corrente. Il programma richiede le seguenti informazioni: Periodo da stampare: viene proposto il mese che si è selezionato nel programma di calcolo; Si desidera stampare l E)lenco di tutti i documenti o solo il T)otale per agente: permette di avere una stampa analitica, con l esposizione di tutti i documenti o una stampa sintetica, nella quale viene riportato solo il totale imponibile calcolato, il totale provvigioni, il totale maturato; Si desidera scartare i documenti per i quali è stata eseguita la procedura relativa al pagamento delle provvigioni stampate: il programma salta questa domanda perché utile per le provvigioni sull incassato; Si desidera i totali per mese: utile solo per le provvigioni sull incassato; Si desidera i totali per anno: utile solo per le provvigioni sull incassato; Valutare gli incassi percepiti sino alla data: stabilisce sino a quale data il programma deve controllare all interno della contabilità gli incassi percepiti. Tale filtro viene richiesto solo nel caso in cui il campo 34 Calcolo Provvigioni C/P della scelta 11/9/2/5 Personalizzazione Impostazioni 2 sia impostato a C; Data di stampa: permette di capire quale data deve prendere in considerazione il programma, per capire se le fatture con pagamento RIBA sono da considerarsi scadute. Tale campo è utile solo se si è risponde S alla richiesta Pago Provvigioni Alla Scadenza Riba ; Testo collegato: consente di allegare un testo libero al tabulato provvigioni. È possibile inserire un nuovo testo o richiamarne uno esistente dalla scelta 4/1/10/1 Inserimento/ variazione Testi ; Si Desidera stampare la data incasso al posto dei pezzi e chili: utile solo per le provvigioni sull incassato. Il tabulato stampa le seguenti informazioni: Tipologia documento: DDT Fattura; Numero documento; Data documento; Codice Cliente; 8

9 Ragione sociale; Pezzi; Kg; Imponibile; Stato: utile solo per le provvigioni sull incassato; Provvigione: utile solo per le provvigioni sull incassato; %: è una media delle percentuali presenti sul documento (è possibile che all interno dello stesso documento esistano diversi articoli con percentuali differenti). Tale percentuale viene calcolata con la formula Provvigione Maturata/Imponibile Doc. * 100 Da Maturare: utile solo per le provvigioni sull incassato; In fondo alla stampa è riportato il Totale Provvigioni del periodo stampato che non distingue il maturato dal maturare. È possibile effettuare ogni volta che si desidera la ristampa dei mesi precedenti. Fase 4 / v Scelta 3/4/5 Rettifica Provvigioni Stampate La procedura permette di consultare a video le provvigioni elaborate; consente inoltre di apportare inserimenti/variazioni/annullamenti alle provvigioni calcolate. Necessità di ricalcolare le provvigioni per il periodo precedente: come comportarsi. Nel caso in cui sia necessario effettuare nuovamente il calcolo delle provvigioni per il periodo precedente elaborato è sufficiente ripetere l operazione di calcolo (scelta 3/4/1) e di stampa (3/4/2). Schematicamente PROVVIGIONI SUL VENDUTO PERCORSO DELL'OPERAZIONE 1 Da effettuare dopo la fatturazione FM e l emissione delle 3/4/1 Calcolo Provvigioni Agenti RIBA. Il calcolo può essere eseguito diverse volte. 2 3/4/2 Stampa Provvigioni Agenti Stampa 3 3/4/5 Rettifica Provvigioni x Agente Rettifica di eventuali errori, inserimento e variazioni 9