GUIDA AGLI STRUMENTI OFFLINE E AI SERVIZI WEB RISERVATI ALLA RETE NAZIONALE ITALIANA EURODESK ANTENNE TERRITORIALI V A

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1 Struttura di Informazione e Orientamento dell Unione Europea GUIDA AGLI STRUMENTI OFFLINE E AI SERVIZI WEB RISERVATI ALLA RETE NAZIONALE ITALIANA EURODESK ANTENNE TERRITORIALI V A Apprendimento Tirocini Mobilità Cittadinanza Informazione

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3 GUIDA AGLI STRUMENTI OFFLINE E AI SERVIZI WEB RISERVATI ALLA RETE NAZIONALE ITALIANA EURODESK ANTENNE TERRITORIALI V A

4 DATABASE PROGRAMMI EUROPEI DBO EDU EDUMOBY OPPORTUNITÀ DI MOBILITÀ eur TURNOUT GESTIONE AFFLUENZA CENTRI TUR DBF DATABASE OFFLINE BACKOFFICE SITO EURODESK.IT BOF INT INTRANET DEDICATA

5 CONNESSIONE RISERVATA AL SITO LOGIN Per accedere ai servizi dedicati Eurodesk è necessario cliccare ora nel pulsante Rete Eurodesk. Il punto di accesso primario per poter accedere a tutti i servizi online di Eurodesk è il login al sito ALL INDIRIZZO CLICCA IN ALTO A DESTRA NEL PULSANTE LOGIN Si renderà disponibile quindi il menu Strumenti Eurodesk contenente i link di accesso a tutti i servizi online disponibili. UNA VOLTA CLICCATO, APPARIRA IL BOX DI ACCESSO RISERVATO INSERITE QUINDI IL NOME UTENTE E PASSWORD PRECEDENTEMENTE ASSEGNATE E FATE CLICK SU LOGIN. Sarà sufficiente cliccare nel servizio desiderato per poterci accedere.

6 DBO DATABASE PROGRAMMI EUROPEI LA MASCHERA DI ACCESSO DEL DATABASE ONLINE SI PRESENTA IN QUESTO MODO Si tratta di un database che consente di ricercare i programmi e le linee di bilancio promosse dall Unione Europea, dal Consiglio d Europa e da alcune organizzazioni internazionali, relativamente a sovvenzioni per la partecipazione a progetti transazionali. Per ogni programma è disponibile una scheda di sintesi che individua obiettivi, destinatari, modalità di accesso nonché i contatti delle Agenzie responsabili per la sua attuazione.

7 7 PUOI NAVIGARE TRA I DOCUMENTI PRESENTI SELEZIONANDO LE CATEGORIE DI TUO INTERESSE: FACENDO UN DOPPIO CLICK SUL NOME DEL PROGRAMMA TI SI PROPORRÀ LA SCHEDA RELATIVA: OPPURE RICERCANDO IL PROGRAMMA MEDIANTE UNA RICERCA TESTUALE: TIPS Il documento potrà essere stampato dall icona stampante posta in cima al documento. TIPS Oppure ancora ricercando i bandi in scadenza indicando un periodo temporale di proprio interesse.

8 EDU DATABASE EDUMOBY OPPORTUNITÀ DI MOBILITÀ CONSULTAZIONE LA RICERCA SEMPLICE PUÒ AVVENIRE TRAMITE LA SELEZIONE DI UN PUNTO DELLA CLASSIFICAZIONE, OVVERO RICERCANDO UN DOCUMENTO MEDIANTE L INSERIMENTO DI UNA PAROLA CHIAVE NELL APPOSITO BOX. Cosa è Edumoby Edumoby è un database condiviso che ha l obiettivo di offrire una informazione sulle opportunità di mobilità educativa presenti nel contesto locale e il cui accesso è di potenziale interesse per gli utenti residenti sul territorio locale/regionale/nazionale. Le informazioni sono catalogate secondo un piano di classificazione predeterminato e che risponde agli argomenti tipici di una opportunità educativa in ambito transnazionale. Chi alimenta il database Edumoby? Sicuramente l Ufficio Nazionale di Coordinamento, ma anche e soprattutto ogni Punto Locale. Ai Punti Locali è infatti richiesto di monitorare il proprio territorio rispetto alle opportunità di mobilità educativa giovanile che offre/promuove inserendo quindi l informazione nel database. Il database è condiviso sia in termini di risorse disponibili al suo interno che di impegno richiesto a ogni struttura, infatti edumoby potrà diventare un utile strumento di informazione nella misura in cui ogni appartenente alla rete ne fa un uso attivo (consulto e inserisco).

9 9 CLICCANDO SUL TITOLO È POSSIBILE VISUALIZZARE LA SCHEDA CORRISPONDENTE: PUOI ANCHE UTILIZZARE LA RICERCA AVANZATA La pagina conterrà: Il modulo di ricerca semplice Il documento che si è selezionato I risultati della ricerca fatta in precedenza. Il documento selezionato potrà essere stampato sia su stampante che su file pdf ed eventualmente inviato per . Ogni documento contiene l indicazione del servizio che lo ha inserito (con link automatico al corrispondente profilo) e la scadenza del documento stesso. Passata la scadenza il documento non sarà più visualizzato nel database, sarà però disponibile nello storico dei documenti inseriti dal Punto Locale, il quale potrà, se i contenuti dell informazione lo consentono, ri-attualizzare il documento modificando la data di scadenza ed apportando le eventuali modifiche richieste alla parte descrittiva. Cliccando sul bottone Ricerca avanzata si potranno ricercare i documenti sulla base di questi ulteriori elementi: Titolo di studio posseduto Durata del progetto Fascia di età Status (ovvero per condizione studio/lavoro) Ambito geografico La mappa dell Europa ha un diretto accesso all ambito geografico, per es. se si seleziona nella mappa la Spagna, verranno filtrati i documenti presenti nel database che hanno come riferimento geografico Spagna e così via.

10 EDU DATABASE EDUMOBY OPPORTUNITÀ DI MOBILITÀ INSERIMENTO DOCUMENTI Se la consultazione del database è piuttosto semplice, l inserimento dei documenti richiede qualche attenzione in più. Il risultato di una ricerca infatti dipenderà molto dalla qualità e dall attenzione posta nell inserimento del documento. Il bottone Crea un documento vi porterà alla maschera corrispondente: Procedete in questo modo: Titolo Date un titolo al documento, facendo però attenzione che non sia troppo lungo e che renda subito l idea del tipo di informazione contenuta. Nome/Ente promotore Indicate l ente che promuove l informazione, per esempio l associazione XX apre un

11 11 bando per borse di mobilità Leonardo da Vinci. Nel campo Nome/Ente promotore andrà indicata l associazione XX. Assegna una categoria al documento Se il contenuto dell informazione si presta, indicare a chi è rivolta in termini di: Titolo di studio, Status, Età, Durata del progetto, Ambito geografico (ovvero il paese/stato dove si realizza materialmente il progetto - anche in questo caso è possibile selezionare più paesi). Classificazione Edumoby Assegnate un punto della classificazione tenendo presente che: E necessario selezionare anche la casellina della classificazione macro, ovvero se per es. voglio classificare un documento come apprendimento linguistico dovrò selezionare anche la casella della macro categoria Studiare.. e così via. E possibile assegnare al documento più punti della classificazione Proseguite nell inserimento del documento compilando gli ultimi tre campi: corpo del documento: ovvero i contenuti dell informazione (sintetica e comprensibile) contatti: i riferimenti dell ente promotore scadenza: ovvero indicate una scadenza superata la quale ritenete il documento superato. Per es. se si tratta di un bando la scadenza sarà quella riferita alla scadenza del bando, se il documento è di carattere generale potrete indicare scadenze più lunghe. Tenete presente che: gli indirizzi internet se preceduti da sono gestiti in automatico e diventano immediatamente link attivi, così pure gli indirizzi . Dopo aver inserito il documento questo sarà reso visibile immediatamente sul database, se desiderate fare delle modifiche andate su Visualizza lo storico.

12 Gestione affluenza Punti Locali e Antenne Territoriali TUR TURNOUT GESTIONE AFFLUENZA ACCESSO E INSERIMENTO DATI DAL MENU STRUMENTI EURODESK POSTO A DESTRA DELLA CORRISPONDENTE PAGINA INTERNET SELEZIONATE LA VOCE TURNOUT Per il mantenimento delle performance del servizio è utile poter disporre di uno strumento in grado di monitorare l andamento dell attività del Punto Locale / Antenna Locale Eurodesk. Turnout è una applicazione web che consente di monitorare l affluenza del pubblico restituendo report statistici. VI SI PROPORRÀ IL MENU DI NAVIGAZIONE TURNOUT: Il significato delle voci di menu è il seguente: Scheda di inserimento dati, vi propone la maschera di inserimento dati; Statistiche, filtro per l elaborazione di statistiche definite dall utente; Statistiche predefinite, statistiche predefinite dal sistema; Archivio, elenco delle schede inserite.

13 13 CLICCANDO SUL TITOLO È POSSIBILE VISUALIZZARE LA SCHEDA CORRISPONDENTE: La scheda non riporta sostanziali modifiche rispetto a quella già utilizzata in precedenza, nella prima pagina è stata inserita la possibilità di segnalare attività di orientamento per gruppi, l argomento generale trattato e il numero assoluto dei partecipanti. La maschera è sufficientemente intuitiva e, mediante dei controlli interni, ne consente la compilazione senza possibilità di errore. Ovvero se selezionate nel campo TIPOLOGIA UTENZA > Persona Fisica verranno abilitati unicamente i campi da compilare richiesti per > Persona Fisica, lo stesso comportamento si avrà nel caso si scelga una tipologia utenza diversa. Un controllo in Rosso indicherà eventuali campi obbligatori non compilati. Terminata la compilazione della prima pagina passate alla seconda con il tasto >AVANTI In questa pagina potete inserire i programmi oggetto di richiesta. Questi possono essere ricercati tramite: Codice programma ( se conosciuto); Per nome (ovvero indicando sul campo un termine per es. Gioventù; Per ambito, proporrà i programmi afferenti all ambito selezionato. Cliccando quindi sul tasto avanti verrà proposto il risultato della vostra ricerca

14 TUR TURNOUT GESTIONE AFFLUENZA ACCESSO E INSERIMENTO DATI CLICCANDO QUINDI SUL TASTO AVANTI VERRÀ PROPOSTO IL RISULTATO DELLA VOSTRA RICERCA TIPS ULTERIORI SUGGERIMENTI SULL USO DI TURNOUT Per la raccolta dei dati da inserire su turnout utilizzate la form disponibile sulla Intranet Eurodesk. Circa la periodicità da seguire per l inserimento dei dati suggeriamo quella mensile, ovvero potreste conservare le schede compilate nel mese e in una unica sessione inserirle tutte. Utilizzate la modalità più congeniale alla vostra organizzazione del lavoro, la cosa importante è poter verificare che almeno una volta al mese il PL/ATE abbia provveduto all inserimento dei dati sino ad allora acquisiti. Cliccate su tasto INSERISCI in corrispondenza del programma cercato. Nel caso dobbiate inserire più programmi ripetete l operazione di ricerca, quindi di nuovo inserimento. Se avete inserito un programma per errore, questo potrà essere rimosso tramite il corrispondente bottone Rimuovi. Potete anche inserire attività di informazione/orientamento che non hanno una corrispondente attinenza a Programmi comunitari.

15 NELL OPZIONE PER AMBITO SELEZIONATE > MOBILITÀ INTERNAZIONALE E VI SI PROPORRÀ LA MASCHERA CHE SEGUE: GENERAZIONE STATISTICHE Da questa pagina potete autonomamente definire dei filtri in ragione del tipo di statistica che intendete realizzare. Per prima cosa selezionate la TIPOLOGIA UTENZA, quindi nel campo OPZIONI (raggruppa per) selezionate il tipo di dato che desiderate sia raggruppato. Gli altri campi vi consentono ulteriori raffinamenti. 15 Selezionate quindi l argomento desiderato. Per completare la maschera di inserimento rispondete alla voce n.7 e indicate l dell utente (nel caso vi sia data). Cliccate sul bottone TERMINA per completare l inserimento dei dati. Verrete riportati automaticamente ad una nuova scheda di inserimento.

16 TUR QUESTA TURNOUT GESTIONE AFFLUENZA STATISTICHE PREDEFINITE OPZIONE, NON GESTIBILE AUTONOMAMENTE, GENERA DA PARTE DEL SISTEMA UN REPORT GRAFICO CON INDICATORI PREDEFINITI.

17 STAMPA DEI GRAFICI Per la stampa dei grafici operate in questo modo: Poggiate il cursore sul singolo grafico quindi fate tasto DX del mouse, si aprirà una mascherina che vi consente di scegliere il formato del grafico che volete stampare: ARCHIVIO Vi offre la possibilità di prendere visione delle schede inserite, queste possono essere ricercate con i filtri gestibili autonomamente. Se non viene selezionato nessuna opzione di ricerca, cliccando sul bottone FILTRA verrà proposto l elenco completo delle schede presenti nel database e inserite dal Punto Locale. Ogni scheda è quindi modificabile (tasto MODIFICA) o può essere eliminata (tasto ELIMINA) 17 L opzione desiderata verrà quindi spostata a fondo pagina all interno di un box come da immagine: Potete ora salvare tutte le immagini insieme o singolarmente, nel formato desiderato. Nei risultati della ricerca si attiva la possibilità di esportare il database contenente le schede inserite in formato excel. Gli indirizzi degli utenti sono visualizzabili all interno dello stesso documento.

18 BOF BACKOFFICE SITO EURODESK.IT L accesso al sito in modalità back office consente ai Punti Locali e alle Antenne Locali di tenere aggiornato il proprio profilo di servizio (indirizzo, descrizione delle attività) nonché inserire eventi promossi dal PL e/o ATE. ACCESSO E INSERIMENTO DATI ALL INDIRIZZO WWW. EURODESK.IT FAI LOGIN CON IL NOME UTENTE E PASSWORD PRECEDENTEMENTE ASSEGNATE. Tutte le modifiche e gli inserimenti saranno visibili nelle aree pubbliche del sito eurodesk.it Una volta effettuato il login Dal box Strumenti Eurodesk seleziona INSERISCI EVENTO

19 19 MASCHERA INSERIMENTO EVENTO Consente di visualizzare tutti gli eventi inseriti, e di modificarli se necessario. MODIFICA PROFILO PL / AT Dal box Strumenti Eurodesk, seleziona Modifica il profilo, comparirà la maschera dove potrete visualizzare e modificare le informazioni di contatto del vostro profilo Compila quindi i campi richiesti. Il bottone Aggiungi un altro elemento consente di indicare una ulteriore data nel caso l evento si ripeta nel tempo. Terminato l inserimento salvare il documento mediante un click sul bottone SALVA posto in fondo alla pagina. Clicca su profilo per modificare o password di accesso. Clicca su Informazioni del punto Locale per modificare contatti e indirizzi. Apportate le modifiche cliccare sul bottone Salva per confermarle. E altamente consigliabile compilare anche il campo Descrizione in modo da offrire agli utenti una informazione/presentazione aggiornata sui servizi offerti dalla struttura che ospita il Punto Locale/Antenna Locale Eurodesk.

20 INTRANET DEDICATA

21 21 INTRODUZIONE La Intranet Nazionale dedicata alla Rete Nazionale delle Antenne Territoriali Eurodesk è basata sul software FirstClass, sviluppato dalla ditta canadese OpenText. FirstClass rappresenta una delle più avanzate e apprezzate soluzioni per la comunicazione, lo scambio e la collaborazione per scuole, organismi di formazione e aziende, con un alto grado di flessibilità e scalabilità ed una curva di apprendimento all uso particolarmente breve.

22 INT INTRANET DEDICATA INSTALLAZIONE Tutti i file necessari per l installazione del client per il collegamento alla Intranet sono contenuti nel supporto accluso a questo manuale, ovvero sono disponibili nella Intranet stessa (IT Files > Software Eurodesk ). Per procedere all installazione in un PC dotato di sistema operativo MS Windows basterà prestare attenzione al procedimento che segue: La intranet nazionale Eurodesk è una piattaforma di comunicazione che utilizza le tecnologie proprie di internet ma con accesso limitato ai soli partecipanti alla rete. Utilizzando un unica applicazione, anch essa installata in tutti i Punti Locali e Antenne Territoriali Eurodesk, i PL e le ATE comunicano tra di loro e con la Struttura Nazionale di Coordinamento attraverso spazi tematici e caselle postali per la comunicazione tra punto-punto e da punto a tanti. Oggi la intranet nazionale riservata alle Antenne Territoriali Eurodesk interconnette oltre 150 strutture tra Punti Locali e Antenne Territoriali presenti in Italia. a. localizzate la cartella Intranet all interno del supporto, b. aprite la cartella e localizzate il file FC9124IT.exe (ossia, il client di FirstClass versione 9.0 in lingua italiana) presente nella cartella Intranet, c. eseguite (singolo o doppio clic a seconda della configurazione del vostro PC) il file FC9124IT. exe, d. cliccate su Avanti > e Sì ogni volta che vi viene proposta una schermata ed, infine, cliccate su Fine. Se l installazione è andata a buon fine, si lancerà automaticamente il client FirstClass e vi si proporrà la maschera seguente Fig. 1 TIPS Nel caso il PC su cui si sta installando il software appartiene ad una Rete locale protetta, è necessario disporre delle autorizzazioni di Amministratore di Sistema.

23 PRIMA CONFIGURAZIONE 23 Cliccate sul bottone Avanzato presente nella maschera del Login (vedi Figura 1): vi si aprirà la maschera riportata qui di seguito: Fig. 3 Fig. 2 Nel campo ID_utente digitate l identificativo fornitovi; per esempio: IT002. Nel campo Password digitate la password di prima configurazione Attenzione: per ragioni di sicurezza e privacy, la password andrà poi cambiata a vostro piacimento al secondo collegamento (vedi istruzioni a pagina 30). Quindi, nel campo Server digitate: mail.eurodesk.eu o il corrispondente indirizzo IP numerico Nel caso sia richiesto l indirizzo IP relativo questo e: Cliccate su Salva in modo che la configurazione sia registrata e rimanga disponibile per tutti i successivi collegamenti. TIPS Qualora il Login non avesse successo (MESSAGGIO DI ERRORE: Non esiste un server First Class con questo nome), è possibile che abbiate attivo un firewall nella vostra rete locale di PC. Seguite dunque le istruzioni riportate a pagina 31 per risolvere il problema.

24 INT INTRANET DEDICATA ACCESSO Fig. 4 Se la prima configurazione è andata a buon fine, avviata la connessione apparirà sul vostro schermo la seguente maschera:

25 Se l immagine di sfondo della maschera non fosse quella visualizzata in Figura 4, procedete in questo modo: STRUTTURA DELLA INTRANET La Intranet Nazionale delle reti locali di Antenne Territoriali Eurodesk è strutturata sulla base di 5 sezioni (vedi Figura 3): Personale Comunica Condividi Supporto Coordinamenti Locali Di seguito è fornita una rapida guida ai contenuti di ogni singola sezione. 25 > AREA PERSONALE MAILBOX La cartella mailbox è la casella di posta elettronica personale collegata all ID_ utente. Si può utilizzare qualora si voglia inviare messaggi diretti ad altri utenti della Intranet, nonché a qualunque indirizzo di posta elettronica fuori della Intranet (per invii a tutti gli utenti della Intranet, ovvero a tutti gli utenti di un singola Rete Locale, consultare le sezioni Comunica e Coordinamenti Locali, rispettivamente). Fig. 5 La cartella mailbox può anche ricevere messaggi di posta elettronica inviati da internet: l indirizzo da comunicare agli utenti esterni alla Intranet sarà del tipo: ID_utente@eurodesk.eu. dal menù Visualizza > Cambia Proprietà Vista > Sfondo (vedi Figura 5) selezionate (o digitate) nel campo Immagine lo sfondo denominato atesfondo2010.jpg; quindi selezionate la casella in corrispondenza di Usa immagine di sfondo e Testo trasparente ed infine confermate con Applica e OK. TIPS In tutte le sezioni del sito l indicazione di bandierina rossa avverte della presenza di un oggetto (messaggio, file, ecc.) non ancora letto/consultato da parte dell utente. La bandierina rossa scomparirà non appena l oggetto viene aperto/letto/consultato.

26 INT INTRANET DEDICATA STRUTTURA DELLA INTRANET > AREA PERSONALE ADDRESS BOOK Rubrica degli indirizzi personale; da questa posizione è possibile creare proprie liste di distribuzione, nuovi contatti, ecc. HELP Contiene le istruzioni generali sull utilizzo del tvclient della Intranet. In lingua inglese. > COMUNICA SCRIVI A TUTTA LA RETE ATE E la cartella di posta elettronica generale leggibile da tutti gli utenti della Intranet. Qualora si voglia comunicare con tutti gli utenti (p.e., l invio degli auguri per le festività), basterà scrivere il messaggio in questa cartella. Qualunque risposta ad un messaggio contenuto in questa cartella, sarà visibile a tutti gli utenti della Intranet. CALENDARIO GENERALE ATE Calendario condiviso, per l indicazione di iniziative ed eventi che si realizzano a livello locale. Il funzionamento è analogo a quello del programma Microsoft Outlook. EUROPA Cartella contenente richieste di partenariato provenienti dalla rete europea Eurodesk. I messaggi sono posti sulla cartella dall Ufficio nazionale Eurodesk.

27 27 > CONDIVIDI > SUPPORTO DOCUMENTAZIONE ATE La cartella contiene documenti, materiali, prodotti caricati dai singoli utenti e/o dai coordinatori delle reti locali e/o dal coordinatore del sistema e relativi ad argomenti correlati a buone prassi realizzate a livello locale, documentazione in uso dai servizi locali di informazione, ecc. LAVORO La cartella contiene informazioni, domande e risposte relative ai temi del lavoro. Questa cartella è condivisa con i Punti Locali Eurodesk ISTRUZIONE La cartella contiene informazioni, domande e risposte relative ai temi dell istruzione. Questa cartella è condivisa con i Punti Locali Eurodesk MEMBERS La cartella è accessibile anche ai membri della rete europea. Si tratta di un contenitore di informazione generalista sui temi della mobilità in europa. La lingua utilizzata su questo folder è l inglese. > ULTIME NOVITA IT NOVITÀ La cartella contiene notizie con cadenza periodica relative alle politiche comunitarie ed europee in favore dei giovani. > COORDINAMENTI LOCALI FILE ATE La cartella contiene varie sotto cartelle da cui è possibile: scaricare il software FirstClass (controllatene la versione: il coordinatore del sistema provvederà a caricare la più recente disponibile in lingua italiana), il database offline,nonché tutte le Guide ed i Manuali relativi all uso della Intranet e del database off-line di Eurodesk Italy. Sono disponibili inoltre delle cartelle contenenti risorse documentali per gli operatori, presentazioni etc etc. DATABASE La cartella gli aggiornamenti periodici al database off-line di Eurodesk Italy. Gli aggiornamenti vanno installati a cura dell utente. SUPPORTO ATE Questa cartella contiene le segnalazioni fatte dagli utenti in riferimento a richieste di aiuto sull utilizzo della Intranet e/o del database off-line di Eurodesk Italy. COMUNICAZIONE ESTERNA La cartella contiene i files grafici relativi a Vetrofanie e loghi istituzionali personalizzati per ogni singola Antenna. I files vanno usati per identificare l appartenenza alla rete delle Antenne, su carta/web etc etc. Nome del territorio di riferimento della rete locale. Ogni Rete Locale delle Antenne Territoriali Eurodesk dispone di una propria cartella personalizzata a seconda delle esigenze segnalate dal coordinatore della rete stessa. Questa cartella ha la funzione anche di posta elettronica leggibile da tutti gli utenti del territorio di riferimento della rete locale. Qualora si voglia comunicare con tutti gli utenti della propria rete locale, basterà dunque scrivere il messaggio in questa cartella. Qualunque risposta ad un messaggio contenuto in questa cartella, sarà visibile a tutti gli utenti della propria rete locale.

28 INT INTRANET DEDICATA OPERAZIONI SUI MESSAGGI GLI ATTRIBUTI All interno di qualsiasi cartella un messaggio è identificato e descritto mediante 8 attributi qui elencati secondo l ordine di default: 1. tipo, evidenziato da una icona (messaggio generico, documento, messaggio particolare di una intranet, ecc.); 2. presenza di almeno un allegato, (segnalato da una piccola icona a forma di fermaglio); 3. lo status del messaggio: letto, non letto, inviato o non inviato, indicato secondo la casistica da: bandierina rossa: messaggio ancora da leggere / oggetto non aperto/consultato, bandierina bianca: messaggio non ancora inviato, nessuna bandierina: messaggio letto o inviato; 4. il nome del mittente per i messaggi ricevuti o del destinatario (preceduto da A ) per i messaggi inviati; 5. le dimensioni del messaggio in kilobytes, comprensivo degli allegati; 6. il segno +, ad indicare che il messaggio è quello più recente di un gruppo di messaggi appartenenti allo stesso flusso e derivati da un origine comune utilizzando procedure automatiche di creazione come il Rispondi (creazione automatica dell intestazione della risposta al mittente), l Inoltra (invio del messaggio ricevuto ad un altro indirizzo importando il corpo del messaggio originario in quello nuovo da inviare), ecc.. Cliccando sopra il simbolo + il gruppo di messaggi omogenei viene esploso cronologicamente rendendo visibile la lista dei Rispondi (Re:) e Inoltra (Fwd:), ecc. ed eventualmente il messaggio originario. Il segno - indica che il messaggio in oggetto è il più recente tra quelli che lo seguono, facilmente individuabili grazie ad un rientro nel campo oggetto. Un click sopra il segno - provoca la chiusura della lista. Mediante questo strumento messaggi legati tra loro possono essere raggruppati e nascosti velocemente a vantaggio di una migliore visibilità; 7. l oggetto, ossia la descrizione del contenuto del messaggio (campo compilato a cura del mittente); 8. la data e l ora di ultima modifica.

29 29 ORDINAMENTO L ordinamento dei messaggi interni ad una cartella avviene servendosi degli 8 attributi presenti nella apposita barra, collocata al di sotto del menù contestuale della cartella. Dalla barra sono selezionabili, sulla base degli attributi, 8 criteri di ordinamento. Per i criteri evidenziati da un icona l ordinamento consisterà in raggruppamenti di messaggi per icone omogenee, per le voci ordinabili mediante numeri o lettere, l ordinamento sarà alternativamente crescente o decrescente. Cliccando sul simbolo + presente nella barra di ordinamento, tutti i messaggi con raggruppamenti interni vengono esplosi rendendo visibile la lista di tutti i messaggi presenti nella cartella specifica (secondo quanto specificato al punto 6 della sezione precedente). Cliccando sul simbolo - tutti i gruppi di file derivanti dallo stesso messaggio originario vengono compressi sotto la descrizione del messaggio più recente di ogni raggruppamento. In questo modo la lista dei messaggi viene a ridursi a beneficio di una migliore visibilità degli stessi. INDIRIZZI INTRANET ED INTERNET Per gli utenti FirstClass esistono due tipologie di indirizzi di posta elettronica. Quelli relativi ad utenti appartenenti allo stessa Intranet e quelli relativi ad utenti esterni (intenet). Per il flusso di messaggistica del primo tipo (utenti Intranet), il software FirstClass consente una modalità di indirizzamento facilitato: basta specificare come destinatario l ID_utente che si vuole raggiungere. Qualora si digiti solo parzialmente il nome del destinatario, il sistema provvederà automaticamente al suo completamento qualora l ID_utente sia univoco. Nel caso quanto specificato non fosse sufficiente ad individuare univocamente un destinatario, FirstClass proporrà al mittente di selezionare il nome tra un elenco di utenti accomunati dalle stesse iniziali. FirstClass consente comunque ad utenti della stessa Intranet di indirizzarsi posta anche secondo la modalità Internet. Per il flusso di messaggistica del secondo tipo (utenti internet), non è prevista alcuna verifica dell indirizzo, ad esclusione di una corrispondenza logica che lo impone essere del tipo: nomedestinatario@nomeserverdiposta, ossia del tipo pippo@posta.it. Tutti gli indirizzi degli utenti della Intranet sono disponibili nella Rubrica attivabile dal menu Collaborare > Directory (ovvero con la scorciatoia CTRL+L). Gli indirizzi sono ordinati in modalità alfabetica.

30 INT INTRANET DEDICATA OPERAZIONI SUI MESSAGGI INVIO Per inviare un messaggio/inviare un file è necessario attivare la cartella che si desidera debba contenere il messaggio/file (ricordate che la cartella MailBox consente l invio di messaggi personali ad altri utenti della Intranet o su internet, ma non l invio diretto all interno delle varie cartella della Intranet). Dal menù selezionare Messaggio > Nuovo Messaggio: si attiverà la maschera operativa (vedi Fig. 6) Descrizione dei campi campo Oggetto: > indicare l argomento del messaggio; campo A: > indicare l ID_utente (ovvero l indirizzo internet) del destinatario e quindi premere invio da tastiera; campo CC: > consente di inviare copia del messaggio a un altro utente, seguendo le regole del campo A: campo AREA TESTO > conterrà il vostro testo Al messaggio potete allegare file utilizzando l icona corrispondente (un fermaglio rovesciato) oppure selezionando dal menu File > Allega. Per inviare il messaggio selezionate Messaggio > Inoltra (oppure semplicemente cliccate sull icona posta a sinistra in alto del messaggio). Se il messaggio è stato inviato senza problemi comparirà sulla sinistra un francobollo.

31 31 Indica il destinatario Area di testo del messaggio Indirizzo della propria struttura a piè di pagina Allega file al messaggio TIPS INDIRIZZI DEI PUNTI LOCALI E DELLE ANTENNE TERRITORIALI NELLA INTRANET Per prendere visione dei nomi utente dei Punti locali e delle Antenne Territoriali selezionare dal menù Collaborare > Directory Oppure digitare i tasti CTRL + L Vi si proporrà una maschera che conterrà tutti i nomi utente dei PL / AT in ordine alfabetico. Per filtrare la visualizzazione dei PL italiani è consigliabile digitare IT nel campo CERCA Invia messaggio Fig. 6 SALVATAGGIO DEGLI ALLEGATI Per scaricare nel proprio PC gli allegati ai messaggi ricevuti è sufficiente selezionare con il pulsante di destra del mouse il file dal campo Allegati del messaggio. Si aprirà una finestra dove sarà richiesto di specificare in quale directory o risorsa del computer effettuare il download. Di default viene proposta la directory Download interna alla directory in cui FirstClass è stato installato. GESTIONE DI PARTICOLARI ALLEGATI Per alcuni allegati FirstClass consente una rapida visualizzazione. La funzione si attiva con un doppio click del mouse sull allegato. Per file di tipo bmp, gif, jpg o txt, FirstClass possiede un visualizzatore dedicato all interno del client. Per gli altri tipi di file la visualizzazione avverrà mediante apertura automatica delle applicazioni ad essi associati a livello di sistema operativo.

32 INT INTRANET DEDICATA ALTRE OPERAZIONI CHAT La chat è un area nella quale due o più persone comunicano in tempo reale scrivendo con la tastiera e leggendo a monitor. Selezionando l icona chi è online posta sulla barra del menù, si aprirà una finestra dalla quale si potrà, accedere alla lista degli utenti collegati al server (condizione necessaria per invitare altri a chattare): selezionando il bottone messaggio istantaneo corrispondente all utente desiderato, questi riceverà un comunicazione per partecipare alla chat. Qualora questi fosse interessato, cliccando sull apposito pulsante potrà unirsi alla chat stessa. Nel caso in cui non ci siano altri utenti collegati al server, il pulsante Invito non sarà disponibile. MODIFICA PASSWORD Dopo il primo collegamento si dovrà cambiare la password associata al proprio ID_utente. Selezionare quindi dal menù Collaborare > Cambia Password, inserite la vecchia password e quindi quella nuova.

33 33 PERSONALIZZAZIONI UTILIZZO DELLA INTRANET CON RETI LAN PROTETTE DA FIREWALL E possibile personalizzare ulteriormente il vostro accesso sulla Intranet. La personalizzazione più importante (e che raccomandiamo con i dati indicati di seguito) è quella relativa al piè di pagina dei messaggi: ID_utente Denominazione del Servizio Nome e cognome del/la referente Indirizzo postale Telefono/Fax Procedete in questo modo: 1. selezionate dal menu Modifica > Preferenze, 2. comparirà la maschera seguente (vedi Figura 7): 3. selezionate la linguetta Messaggistica, quindi Contenuto Iniziale 4. nell area TESTO FIRMA inserite i riferimenti della vostra struttura quindi flaggate la casella aggiunta automatica della firma ai nuovi messaggi. Quindi confermare tutta la procedura cliccando sul bottone OK. Nel caso il software sia installato in presenza di un firewall (condizione comune soprattutto alla reti Lan degli enti pubblici) è necessario accertarsi che la porta 510 del firewall sia aperta, sia in ingresso che in uscita. Tale intervento è necessario per il funzionamento di FirstClass, in quanto il software deve poter comunicare con il server di Eurodesk (mail.eurodesk.eu) inviando e ricevendo dati. E bene far sapere ai responsabili IT degli enti che l apertura della porta 510 sul firewall non comporta alcun problema in termini di sicurezza: tale porta è infatti registrata a livello universale unicamente per scambiare pacchetti dati di FirstClass. UTILIZZO DELLA INTRANET VIA WEB La Intranet è raggiungibile anche via internet, senza utilizzare il client di FirstClass. Ciò permette di raggiungere la Intranet da una qualsiasi postazione PC connessa ad internet, in qualunque Paese del mondo. L utilizzo della Intranet via internet consente di operare con tutte le funzionalità descritte precedentemente. Per raggiungere la Intranet via internet web è necessario collegarsi all url: Fig. 7 Una schermata iniziale vi richiederà di inserire la vostra usuale ID_utente e password.

34 DATABASE OFFLINE

35 35 INTRODUZIONE Il Database Offline Eurodesk è la versione offline del database che consente di ricercare i programmi e le linee di bilancio promosse dall Unione Europea, dal Consiglio d Europa e da alcune organizzazioni internazionali, relativamente a sovvenzioni per la partecipazione a progetti transazionali. Per ogni programma è disponibile una scheda di sintesi che individua obiettivi, destinatari, modalità di accesso nonché i contatti delle Agenzie responsabili per la sua attuazione. REQUISITI DI SISTEMA L applicazione è sviluppata in ambiente Air Flex (Adobe). E possibile installarla su pc con sistema operativo windows, mac, linux. E richiesta la connessione internet per l installazione e per l aggiornamento degli archivi. E richiesto Acrobat Reader

36 DBF DATABASE OFFLINE PROCEDURA DI INSTALLAZIONE Nella cartella database presente nel supporto che vi è stato consegnato trovate 3 files: L installer di Adobe Air Acrobat Reader L installer del db offline Eurodesk Come prima cosa installate Adobe Air mediante un doppio click sul file AdobeAIRInstaller. exe. Installate ora Acrobat Reader (se non già presente nel pc) Il Database Offline Eurodesk è la versione offline del database che consente di ricercare i programmi e le linee di bilancio promosse dall Unione Europea, dal Consiglio d Europa e da alcune organizzazioni internazionali, relativamente a sovvenzioni per la partecipazione a progetti transazionali. Per ogni programma è disponibile una scheda di sintesi che individua obiettivi, destinatari, modalità di accesso nonché i contatti delle Agenzie responsabili per la sua attuazione. ATTIVAZIONE DEL DATABASE Proseguite ora con l installazione del db offline Eurodesk mediante un doppio click sul file Installer Comparirà la maschera seguente: Selezionate il bottone Installa per avviare l installazione.

37 37 E necessario ora attivare l applicazione inserendo nel campo username il vostro codice IT (in maiuscolo) e nel campo Chiave di attivazione la stringa di licenza che vi è stata precedentemente inviata sulla vostra casella intranet (la stringa di licenza deve essere copiata ed incollata sul campo mediante i tasti CTRL- C e CTRL- V) Selezionando il bottone Continua, l installazione verrà completata. L installazione creerà sul desktop una icona per l avvio rapido dell applicazione, individuatela ed avviate quindi l applicazione. Selezionate il bottone Attiva per avviare il database,

38 DBF DATABASE OFFLINE AVVIO DEL DATABASE Il database, all avvio si presenta con la maschera seguente:

39 39 A - Aggiorna Database Selezionando questo bottone il database viene automaticamente aggiornato (è richiesta una connessione attiva) P Elenco Programmi Selezionando questo bottone venite reindirizzati alla pagina che mostra l elenco dei programmi presenti nel database O - Elenco Organizzazioni Selezionando questo bottone venite reindirizzati alla pagina di ricerca delle organizzazioni presenti nel database P Elenco Promotori Selezionando questo bottone venite reindirizzati alla pagina di ricerca dei promotori presenti nel database R Effettua una Ricerca Selezionando questo bottone venite reindirizzati alla pagina di ricerca dei programmi presenti nel database

40 DBF DATABASE OFFLINE RICERCA NEL DATABASE Selezionate il bottone R Effettua una Ricerca Dalla maschera potete ricercare il programma di vostro interesse indicando nel campo Cerca per nome programma un termine/parola. Il risultato sarà un elenco di programmi che soddisfano i requisiti della ricerca, quindi selezionando il bottone Visualizza il documento apparirà a video. E possibile ricercare i programmi anche per bandi in scadenza, in questo caso è necessario indicare nella sezione Cerca per data scadenza bandi il periodo di riferimenti di proprio interesse.

41 41 Selezionando quindi il bottone il programma comparirà a video Da questa posizione potete prendere visione del documento. Per poterlo stampare selezionate l icona scarica/stampa documento (richiede adobe reader installato). Verrà creato un file pdf che potrete stampare dal menu di stampa di acrobat. E possibile aprire il documento anche nel browser e gestirlo con il menu del browser

42 DBF DATABASE OFFLINE UTILITY Dal menu, andando su HOME tornate alla pagina principale dell applicazione. Su questa pagina è presente (in fondo a sinistra) una icona con alcune informazioni sul database Profilo Utente: mostra l indirizzo del vostro Punto Locale Eurodesk Informazioni/licenza: mostra la vostra licenza e la sua data di scadenza Attivazione/Disattivazione: consente di attivare e o disattivare la licenza del database

43 43 INSTALLAZIONE SU ALTRI PC Ogni installazione richiede una propria chiave di attivazione. Se desiderate quindi installare il database offline su pc diversi dovrete richiedere nuove chiavi di attivazione.

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