FACILE CONSUMO MANUALE GENERALE REL_501 DEL 16/02/2008

Transcript

1 FACILE CONSUMO MANUALE GENERALE REL_501 DEL 16/02/2008 Tutti i nominativi riportati in questo documento sono inventati e non riconducibili a nessuna persona realmente esistente (in ottemperanza alle norme previste dal D. L.vo 196/2003 Legge sulla Privacy). Le parti di testo riportate in rosso, grassetto, sottolineato, corsivo sono nuove rispetto alla precedente versione della Guida (per meglio individuare le novità apportate dall attuale aggiornamento del programma). Il software Argo Facile Consumo gestisce con assoluta semplicità quanto disposto in materia di effettuazione degli acquisti da parte delle scuole. La normativa che disciplina tale gestione fa riferimento al DI n 44 del 01/02/2001 in materia di istruzioni amministrativo-contabili per i circoli didattici, gli istituti scolastici di istruzione secondaria e artistica statali e per i distretti scolastici. In particolare, Argo Facile Consumo consente la registrazione di tutte le informazioni utili per la precisa classificazione dell articolo fornendo l immediata visualizzazione dei dati relativi a tutti i movimenti. L accesso al programma può anche essere condizionato dall immissione da parte dell utente di una parola d ordine o password. Infatti da Tabelle + Opzioni + Parametrizzazione + Altri dati l utente potrà decidere se attivare la password per entrare nel programma. Pertanto automaticamente si avvierà anche la procedura Tabelle + Gestione accessi che consente un controllo gerarchico degli accessi a gruppi di utenti, differenziabile per aree funzionali. In fase di primo utilizzo del software, per avere un rapido ed immediato accesso ai dati necessari per le varie funzioni del programma, è consigliabile personalizzare alcune informazioni basilari attraverso le Tabelle. Per l utilizzo della voce Sistema Vedi Manuale Generale Programmi Argo. 1

2 Tabelle Il menù comprende una serie di sottomenu che si possono editare a cura dell utente abilitato. L elenco di queste tabelle si sviluppa secondo il seguente schema: Opzioni: questa funzione consente di introdurre le informazioni di base: o Parametrizzazioni: in questa parte del programma sono riportate le diciture di default che verranno riportate nei Preventivi e negli Ordini, sia nell oggetto che nel testo in calce (naturalmente i testi qui riportati possono essere modificati). I testi inseriti in questa procedura saranno poi gli stessi utilizzati in fase di stampa del preventivo e del buono d ordine. Se durante una di queste fasi vi fossero situazioni che necessitano di testi particolari, all interno della procedura specifica di stampa è possibile modificare i testi senza alterare quanto già inserito qui. All interno della finestra Opzioni cliccando sulla Pagina Codice a barre è possibile attivare, cliccando sul pulsante freccia in basso, la funzione Codice a barre che consente all utente di gestire gli articoli con l utilizzo del codice a barre. Una volta attivata la gestione del codice a barre l utente può scegliere, selezionandolo attraverso l apposito pulsante freccia in basso, uno dei due tipi di gestione previsti nel programma: Gestione libera: consente di generare il codice a barre per i prodotti inserendo nella scheda dell articolo alla voce Codice a barre il codice a barre del prodotto, manualmente o mediante il lettore. Per modificare il codice a barre basta cliccare sulla voce Modifica codice a barre, apportare le modifiche nell apposito riquadro della finestra e confermare il tutto cliccando sull icona di Salvataggio; Gestione automatica: consiste nell inserimento automatico del codice a barre ed il valore che verrà assegnato sarà quello del numero della scheda. Con questo tipo di gestione è possibile solo visualizzare e non modificare il valore del codice a barre. Dalla voce Stampe + Etichette codice a barre si può effettuare la stampa delle etichette del codice a barre. Cliccando sulla Pagina Altri dati e spuntando gli appositi campi è possibile Attivare la password per entrare nel programma, Disattivare le schede degli articoli non più utilizzati (che attiva nel menu degli Articoli la voce che consente di disattivarli) e Visualizzare il costo per singola persona (quest ultimo caso vale per la procedura Movimenti + Scarico + a reparto); o Istituzioni scolastiche: in questa finestra è possibile caricare l elenco relativo alle scuole delle quali interessa avere informazioni e con cui si hanno dei contatti. Con un flag (x) è indicata la scuola principale cioè quella che sta utilizzando il programma; o Tabella firme: in questa tabella è possibile inserire la descrizione e la sigla delle firme che poi saranno riportate nei vari documenti. Per inserire o cancellare una firma utilizzare le apposite icone Inserisci e Cancella; o Impostazione firme: in questa tabella l utente decide quali saranno le firme da apporre nelle stampe dei documenti. Dopo aver selezionato il tipo di documento da stampare (Preventivi, Ordini, Carichi, Scarichi, ecc.), cliccando sul pulsante freccia in basso situato a destra nella finestra Attribuzione firme selezionare il nominativo/i la cui firma comparirà nella stampa relativa a quel determinato documento; Gestione Accessi: (Vedi Manuale Utenti e Password Programmi Argo) attivata soltanto se in Tabelle + Opzioni + Parametrizzazione + Altri dati ho effettuato la scelta Attiva password per entrare nel programma; l amministratore del Sistema di Sicurezza (utente Supervisor con password iniziale Supervisor) potrà caricare gli utenti e attribuire loro l appartenenza a uno dei gruppi previsti per la gestione del magazzino di facile consumo ovvero: o abilitato a tutte le funzioni: abilitati a tutte le procedure del programma; o utenti magazzino completo: abilitati a tutte le procedure di gestione escluse quelle relative alla manutenzione/personalizzazione del programma; o utenti magazzino semplificato: abilitati alle procedure di gestione di un magazzino di facile consumo semplificato ovvero senza produzione nei reparti e senza vendita all esterno; Cat. merceologiche + Categorie merc.: indica a quale tipo di categoria appartiene l articolo; ad esempio, materiale di cancelleria, pubblicazioni (viene utilizzata in Articoli); Cat. merceologiche + Sottocategoria merc.: serve per classificare gli articoli in base ad un ulteriore specificazione del tipo di categoria merceologica alla quale appartengono. L icona di Stampa consente 2

3 di ottenere la stampa del contenuto della tabella secondo l ordinamento presente a video e scelto dall utente (infatti se nel momento in cui si lancia la stampa la tabella è ordinata per codice, la stampa rispetterà tale ordinamento mentre se la tabella è ordinata per descrizione anche l ordinamento nella stampa sarà per descrizione); Collocazione: l utilizzo di questa procedura è estremamente utile in quanto consente in ogni momento di conoscere per ogni articolo l esatta collocazione fisica in magazzino. I campi salienti da riempire sono: il Codice e la Collocazione. Il codice è una forma di codifica interna al reparto alla quale viene associata una collocazione (viene utilizzata in Articoli); Unità di misura: in questa tabella sono riportate le descrizioni delle varie unità di misura degli articoli, ad esempio: Kg, lt, m., risma, cartone, scatola, rotolo, pezzo (viene utilizzata in Articoli); Fornitori: attivabile anche da un icona sul menu, è la tabella relativa ai Fornitori degli articoli di facile consumo ed è suddivisa in quattro Pagine: Lista, Dettaglio, Categ. merceologiche, Ricerca. La Lista contiene l elenco dei fornitori corredato di tutti i dati più importanti. In Dettaglio sono riportate le informazioni specifiche di ogni singolo fornitore (il codice è un campo libero, solo alcuni dati sono obbligatori e vengono segnalati qualora non li specificassi). Dal momento che le Categorie merceologiche sono associate ai fornitori, il programma consente all utente una veloce ricerca dei preventivi risalendo contemporaneamente ai fornitori ai quali sono stati inviati i preventivi stessi. Sempre nella Pagina Dettaglio è presente il campo in cui l utente può specificare se si tratta di Fornitore di beni/servizi (per distinguerlo da altre tipologie di Anagrafiche creditori caricate in tabella in caso di utilizzo su database centralizzato da parte di altri software Argo quali Bilancio ed Emolumenti) e circoscriverne la visualizzazione e la ricerca tramite un filtro. Il campo Qualificato poi consente la gestione dell albo dei fornitori accreditati secondo la norma Uni En Iso 90001:2000. I fornitori qualificati saranno evidenziati nelle finestre di ricerca con un diverso colore di sfondo per una facile individuazione, inoltre sarà possibile operare un filtro utilizzando quest informazione. Attraverso la procedura di Stampa si avrà un Elenco fornitori con tutte le informazioni immesse in modo da avere una rubrica fornitori. NOTA - Ordinamenti in fase di stampa: nella stampa viene mantenuto lo stesso ordine impostato nella Lista dei fornitori quindi per default verrà stampata in ordine di Ragione sociale ma se viene cliccato l ordinamento per Cod. fornitore verrà stampata ordinata per Cod. fornitore. Posizionandosi sulla Pagina Ricerca il programma propone una finestra in cui è possibile impostare un filtro o indicare dei dati per velocizzare la ricerca dei fornitori. La procedura di Accorpamento presente nel programma è utile quando, a seguito di un importazione dei dati da altro software o di digitazioni errate degli utenti della Tabelle + Fornitori siano presenti più descrizioni riferite allo stesso fornitore. Per procedere all accorpamento basta cliccare sull icona Accorpa fornitori posto sulla barra degli strumenti, selezionare dalla lista tutte le descrizioni riconducibili ad uno stesso fornitore, quindi cliccare sul pulsante e scegliere la descrizione più corretta alla quale ricondurre le descrizioni precedentemente selezionate. Automaticamente il programma effettuerà l accorpamento del/i fornitore/i d origine riattribuendo coerentemente tutti i movimenti associati (preventivi, ordini, carichi). L operazione d accorpamento comporta la cancellazione dall archivio del fornitore/i di origine; Modalità di pagamento: in questa tabella sono contenute le varie modalità di pagamento (bonifico bancario/pagamento in contanti) ed il tipo di modalità e viene utilizzata in Tabelle + Fornitori e dunque deve essere caricata prima di quest ultima; Documenti: in questa tabella sono inseriti i codici e le descrizioni dei documenti. È una tabella che presenta già pre-caricati due diversi tipi di documento: o Bolla di consegna; o Fattura della fornitura. Il programma, cliccando sull apposita icona di Inserimento, consente di inserire altre tipologie di documenti in base alle esigenze dell utente quali, ad esempio, Lettera di autorizzazione al movimento, oppure Provvedimento di autorizzazione al discarico; Reparti: questa tabella contiene le informazioni relative ai reparti destinatari degli articoli che rappresenteranno i luoghi di scarico degli articoli stessi. Cliccando, come per le altre tabelle, sull icona di Inserimento si possono riempire i seguenti campi: 3

4 o Codice reparto: è un codice assegnato ad ogni reparto; o Reparto: indica la denominazione del reparto, ad esempio segreteria; o Firma: indica il nominativo del responsabile del reparto. Tale nominativo sarà riportato nelle Stampe relative agli Scarichi a reparto; Aggreg. voci/spesa + Aggregazione voci: riporta l esercizio finanziario, il codice, la descrizione e la somma disponibile per ogni voce. È una tabella importante perché permette di poter effettuare dei controlli sulla disponibilità finanziaria relativa ad una data voce; Aggreg. voci/spesa + Tipo spesa: il nuovo regolamento delle scuole (DI n 44/2001) ha previsto la catalogazione all interno delle voci di spesa (Attività e Progetti) delle tipologie di spesa utilizzate per l acquisto di beni e servizi. Tale catalogazione attualmente prevista è comune a tutte le voci di spesa per cui abbiamo ritenuto opportuno integrare la gestione degli aggregati/voci per adeguarla alle stesse modalità previste nella gestione finanziaria. A tal fine abbiamo caricato automaticamente i tipi spesa previsti dalla normativa vigente visualizzandoli con il sistema ad albero. L utente se vuole potrà personalizzare il terzo livello ovvero quello relativo ai sottoconti cliccando sulle icone Inserisci o Modifica attive sul secondo ramo dell albero (quello dei conti). Il primo ramo rappresenta il Tipo, il secondo rappresenta il Conto ed il terzo il Sottoconto. In caso di passaggio di gestione da un anno al successivo è presente una procedura automatica che consente di duplicare (se non ancora presenti) le Tabella + Aggreg. voci/spesa + Aggregazione voci / Tipo spesa per l anno successivo copiandole dall anno in corso. 4

5 Articoli La procedura denominata Articoli si suddivide in Nuovo articolo, Ricerca/Modifica, Disattiva articolo, Modifica codice a barre e Ricognizione. Gli articoli sono presi in carico e distribuiti/scaricati ai vari reparti richiedenti. La quantità che rimane in giacenza viene allocata fisicamente nei locali di magazzino. Pertanto bisogna avere, innanzitutto, gli Articoli e poi, per ogni articolo, si potranno considerare i movimenti di carico e di scarico. In questa fase è opportuno ricordare che il carico delle merci avviene dall esterno e lo scarico viene effettuato a reparto. Nuovo Articolo: attivabile anche da un icona sul menu, consente l inserimento degli articoli di facile consumo. In questa fase il programma presenta una serie di informazioni utili per una completa identificazione ed individuazione dell articolo presente in magazzino. La finestra che si apre è suddivisa in tre Pagine: o Dati generali: che comprende: Scheda: è un numero assegnato automaticamente dal programma che consente di individuare l articolo in base al numero visualizzato nel riquadro; Cod. articolo: è il codice assegnato dall utente nella fase di caricamento dei dati. Esiste anche una codifica alfanumerica che consente una ulteriore classificazione dell articolo (ad esempio il codice del tipo EL001, EL002 ecc. potrebbe essere attribuito agli articoli appartenenti alla categoria materiale elettrico); Descrizione: è un dato indispensabile che deve essere inserito dall utente; Dettaglio: eventuali ulteriori caratteristiche dell articolo; Categ. merc.: indica a quale tipo di Tabella + Cat. merceologiche + Categoria merc. appartiene l articolo; ad esempio: materiale di cancelleria, pubblicazioni, ecc.; Sottocateg.: indica una ulteriore specificazione della categoria (Tabella + Cat. merceologiche + Sottocategoria merc.); Collocazione: fa riferimento alla Tabella + Collocazione dell articolo; ad esempio: armadio n. 1, archivio dispensa, ecc.; Forn. assegn.: l utente potrà legare un articolo al codice di un fornitore, poi in fase di effettuazione di un ordine o di un carico legati ad un fornitore il programma inserirà sul movimento solo gli articoli legati a quel fornitore; Note: consente di inserire eventuali note aggiuntive sull articolo; o Dati numerici: che riporta: Unità di Misura: indica la Tabelle + Unità di misura con cui si considera l articolo cioè se si tratta di pezzo, scatola, kg, risma, m, lt, ecc.; IVA: cioè l aliquota a cui è assoggettato l articolo; Giacenza iniziale: indica la giacenza già presente in magazzino al momento del primo utilizzo del programma; Valore unitario con iva: dell eventuale Giac. iniziale; Scorta minima: indica la soglia minima in termini di quantità del prodotto appena sufficiente a soddisfare i fabbisogni in tempi brevi. Questo campo è utile per gestire correttamente la pianificazione delle esigenze. Infatti basterà stampare tutti gli articoli con giacenza uguale o al di sotto della scorta minima impostata per ogni articolo per sapere quali articoli hanno urgenza di essere reintegrati; Scorta massima: indica la soglia massima in termini di quantità di prodotto che bisogna avere in magazzino. È la situazione opposta alla Scorta minima e consente di evitare ulteriori rifornimenti di merce con molta giacenza di magazzino; Nell ambito dei Dati numerici vi sono dei campi che non sono attivi al momento del primo inserimento ma che lo saranno solo dopo le operazioni di carico e scarico eseguite dall Utente/Responsabile di magazzino. Questi campi sono: Totale carico; Totale scarico; Giacenza attuale; Valore unitario senza iva (Ult. acquisto); o Movimenti: permette all utente la visualizzazione dei movimenti di carico e scarico di un determinato articolo nel corso dell esercizio finanziario preso in considerazione. Nella Pagina sono indicati la Data e il Numero del buono, il Fornitore, il Reparto, la Quantità. Inoltre, 5

6 nel caso di carico, sono espressi il prezzo senza IVA, il prezzo con IVA e lo sconto; mentre per lo scarico si considera il valore e il riferimento carico. Dopo aver verificato l esattezza delle informazioni immesse è possibile memorizzare i dati attraverso l icona di Salvataggio. In fase di registrazione di un nuovo articolo utilizzando l icona Salva e duplica scheda il programma consentirà di generare una scheda gemella a quella selezionata permettendo l inserimento rapido di articoli simili evitando in tal modo di scrivere nuovamente i dati comuni, ad esempio, pennarello rosso, pennarello blu, pennarello rosso punta sottile, ecc. Cliccando sull icona Stampa fornitori articolo il programma propone un anteprima di stampa contenente l elenco dei fornitori che hanno movimentato quel determinato articolo nel corso degli anni; Ricerca/Modifica: attivabile anche da un icona sul menu, consente di ricercare gli articoli presenti in archivio per poterli visualizzare, modificare o stampare attivando una finestra di ricerca che aiuta l utente nella ricerca delle informazioni all interno degli archivi sulla base di una o più condizioni di ricerca. L utente potrà scegliere la posizione del cursore proposta nella finestra di ricerca degli articoli, impostata su Descrizione nel caso di gestione del Codice a barre inattivo. Tale funzione può risultare utile per velocizzare il lavoro dell utente nel caso in cui per le ricerche degli articoli utilizzi il numero Scheda o il Codice articolo anziché la Descrizione. In Tabelle + Opzioni + Parametrizzazione Pagina Altri dati è possibile selezionare l opzione Posizione cursore ricerca articoli che potrà assumere uno dei seguenti valori: Scheda, Codice articolo, Descrizione. Tale procedura la ritroveremo anche per tutte le fasi di movimentazione del magazzino (Preventivi, Ordini, Carico e Scarico). I criteri di ricerca indicati nella finestra di selezione del programma si distinguono in: o Immediato: il programma richiede le informazioni relative alla Scheda, al Codice articolo ed alla Descrizione. Un clic su Cerca inizierà la ricerca degli articoli richiesti; o Avanzato: le condizioni di ricerca sono espresse dall utente che indicherà il contenuto/attributo relativo all articolo che si sta cercando; supponiamo che l utente debba effettuare una ricerca di tutti gli articoli con il codice merceologico 002. Cliccando su Avanzato, selezionerà il riquadro relativo al codice merceologico e digiterà 002; quindi con un clic sul pulsante Cerca avrà la visualizzazione dell elenco degli articoli appartenenti a quel determinato codice merceologico; o Selettivo: è possibile fare delle ricerche ancora più sofisticate. La finestra di ricerca con il criterio Selettivo è suddivisa in quattro sezioni. La prima (Colonna) consente di scegliere il campo fra quelli disponibili per la ricerca, la seconda (Operatore) indica l operatore logico da applicare per la ricerca; ad esempio viene richiesta l operazione di inclusione (contiene); la terza (Valore) indica il valore su cui effettuare l operazione richiesta. La quarta colonna a destra (E/O) consente di specificare la condizione logica fra quelle inserite. Infatti i criteri di ricerca possono essere più di uno dal momento che è possibile impostare una ricerca che soddisfi una o più condizioni logiche tra quelle a disposizione. Ad esempio è possibile ricercare gli articoli il cui codice merceologico inizi con 00 e la cui scorta minima sia maggiore di 3. Quindi scelte le informazioni sulle quali effettuare la ricerca e cliccando sul pulsante Cerca il programma fornirà l elenco relativo agli articoli le cui caratteristiche soddisfano le condizioni di ricerca selezionate. Una volta trovato l articolo, cliccando sul pulsante OK il programma consente all utente di conoscere la situazione dei Dati generali, dei Dati numerici e dei Movimenti relativi all articolo/i oggetto della ricerca. Cliccando su Ordina l utente esegue un ordinamento in modo da avere l articolo visualizzato in ordine di: descrizione, giacenza, scorta minima, colonna, scheda, IVA ed unità di misura. Cliccando su Stampa si ha la possibilità di visualizzare una anteprima di stampa relativa al risultato della ricerca che è stata attivata per gli articoli selezionati dall utente. NOTA - Ordinamenti in fase di stampa: nella stampa della finestra di Ricerca articoli viene mantenuto lo stesso ordine impostato dall utente. Inoltre la ricerca degli articoli può essere effettuata per Codice fornitore: l utente infatti potrà legare il prodotto al codice di un fornitore, poi in fase di effettuazione di un ordine o di un carico legati ad un fornitore il programma inserirà sul movimento solo gli articoli legati a quel codice. Cliccando sull icona Stampa fornitori articolo il programma propone un anteprima di stampa contenente l elenco dei fornitori che hanno movimentato quel determinato articolo nel corso degli anni; 6

7 Disattiva articolo: consente di nascondere le schede relative ad articoli che per un determinato periodo non sono stati più utilizzati e che nel corso dell anno preso in considerazione non sono stati movimentati. Tale voce di menù è attiva solo se l utente in Tabelle + Opzioni + Parametrizzazione + Altri dati ha settato l opzione Possibilità di disattivare gli articoli non più in uso. Pertanto cliccando su Articolo + Disattiva articolo si visualizzerà la finestra all interno della quale è possibile disattivare la scheda o le schede degli articoli che non servono facendo clic sui singoli campi di spunta associati ad ogni articolo; Modifica codice a barre: consente la modifica manuale dei codici a barre assegnati ai vari articoli laddove in Tabelle + Opzioni + Parametrizzazione + Codice a barre alla voce Scelta del dato da codificare si sia scelto Gestione libera; Ricognizione: questa procedura consente di effettuare la ricognizione degli articoli presenti in magazzino tramite lettore di codici a barre ma prima di utilizzare il lettore ottico occorre eseguire alcune operazioni preliminari. La prima operazione consiste nella stampa delle etichette con codice a barre da apporre successivamente su tutti gli articoli posseduti dalla scuola (la stampa delle etichette si esegue dal menù Stampe + Etichette codice a barre). La successiva operazione da compiere consiste nel configurare il lettore all interno del programma andando nella procedura Tabelle + Opzioni + Parametrizzazioni + Codice a barre. Fatto questo, per effettuare la ricognizione degli articoli occorre pertanto recarsi nel magazzino dove si conservano e leggere con il lettore ottico portatile i codici a barre riportati sulle etichette dei vari articoli avendo cura di digitare articolo per articolo la quantità effettivamente presente. Completata la raccolta dei dati, dopo avere collegato il lettore ottico al computer, effettuarne la trasmissione dal menù Trasmissione + Facile consumo + Ricognizione presente nel lettore ottico. A lettura ultimata collegare il lettore al computer dal menù Tabelle + Opzioni + Dati generali selezionando la porta tra quelle disponibili nel menù che si visualizza cliccando sul pulsante del campo Porta di comunicazione con il terminale. Quindi attivare la procedura Movimenti + Ricognizione attraverso la quale viene visualizzata la finestra Ricognizione articoli che riporta l elenco degli articoli presenti in archivio; di seguito attivare l icona Preleva i dati da terminale e premere il pulsante F3 per la trasmissione. Ad operazione ultimata saranno visualizzati gli articoli contraddistinti da tre colorazioni diverse: o Rosa: articoli con giacenza uguale a quella in archivio; o Verde: articoli con giacenza minore di quella in archivio; o Giallo: articoli con giacenza maggiore di quella in archivio. Per apportare eventuali modifiche utilizzare le icone presenti in alto nella finestra Ricognizione articoli Cancella singola ricognizione e Cancella tutta la ricognizione che servono rispettivamente per cancellare o la singola ricognizione o tutta la ricognizione. Cliccando sull icona di Stampa il programma produce un anteprima di stampa che riporta la situazione degli articoli con giacenza attuale e con giacenza rilevata tramite terminale alla data odierna. Prima di procedere con la stampa definitiva è possibile specificare gli elementi che si desiderano riportare nella stampa selezionando la scelta dal menù situato in basso a destra nella finestra d anteprima, ad esempio, gli articoli con rilevazione inferiore alla giacenza. 7

8 Movimenti E questa la procedura che verrà praticamente utilizzata sempre e che rappresenta la parte dinamica della gestione di Argo Facile Consumo. La procedura si articola secondo il seguente schema che non è altri che il normale iter procedurale utilizzato nel modo manuale: Preventivi, Ordini, Carico, Scarico. In tutte le procedure di movimentazione è possibile utilizzare la ricerca avanzata dei fornitori che consente di inserire i fornitori utilizzando i dati presenti in archivio tramite l apposita funzione di filtro disponibile all interno del programma. Inoltre è sempre presente la possibilità di prelevare da un terminale portatile ottico i codici a barre precedentemente caricati. A tele scopo è presente l apposita icona Preleva dati da terminale che consente di riportare tutti gli articoli i cui codici a barre siano stati precedentemente letti dal terminalino. Preventivi: questa procedura consente di avere una gestione ordinata ed agevole dei preventivi e consente di registrare le richieste di preventivo alle quali verranno chiamate a partecipare le varie ditte e che potranno successivamente essere richiamate durante le fasi di Ordine, Carico e Scarico. Si consiglia di utilizzare questa procedura in quanto le informazioni relative agli articoli per i quali si chiede il preventivo non dovranno essere ripetute poi nella fase di ordine e di carico ma solo richiamate con un clic sull apposita icona. Dopo l arrivo dei preventivi nella fase di Carico ordine si richiama il numero relativo al preventivo in questione ed il programma, in automatico, trasforma il preventivo in ordine. Viene poi inviato l ordine e all arrivo della merce dalla fase di Carico materiale richiamando il numero d ordine si effettua l effettivo carico di materiale in magazzino. Per arrivare al carico degli articoli in magazzino si possono anche omettere le fasi di preventivo e di ordine. Tuttavia in considerazione del fatto che in ogni caso per inserire le quantità di merce arrivata e i relativi prezzi bisogna richiamare nella fase di carico gli articoli interessati, conviene eseguire questa operazione già in sede di preventivo in modo tale che il passaggio da una fase all altra avvenga in modo automatico e senza aggravio di lavoro. Così facendo si segue la prassi regolare che deve partire dal preventivo arrivando all acquisto attraverso l ordine e concludendosi con il carico; o Nuovo Preventivo: selezionando la procedura, attivabile anche tramite un icona presente sul menu, il programma proporrà la finestra Nuova richiesta di preventivo che contiene le seguenti informazioni: Anno: viene proposto l anno in corso ma cliccando sui pulsanti frecce è possibile selezionare un altro anno; Data: è la data del preventivo che deve essere cronologica (in tal senso il programma effettua dei controlli); non sarà ad esempio possibile avere il numero di preventivo 10 con data 21/07/2003 ed un numero di preventivo 11 con data 10/07/2003; Numero: del preventivo; Protocollo: è il numero di protocollo del preventivo e si tratta di un campo libero; Cod. merceologico: se è specificato, il programma effettua già una prima selezione per l inserimento degli articoli e, dal momento che il codice è associato ai fornitori, si ha già una selezione anche per quanto riguarda i fornitori; per l attribuzione della categoria merceologica associata al fornitore si rimanda all apposita Tabelle + Fornitori. Vi sono poi quattro Pagine che contengono ognuna una parte del preventivo: Articoli, Fornitori, Oggetto e Testo in calce. Articoli: in questa Pagina, con un clic sull icona Seleziona articoli, posta in basso a sinistra, si aprirà la finestra di Ricerca articoli e, dopo aver ricercato gli articoli ed averli selezionati (per selezionarne più di uno utilizzare la combinazione di tasti CTRL+clic), si configurerà l elenco con gli articoli relativi a quella richiesta di Preventivo e le quantità da richiedere; Fornitori: in questa Pagina, con un clic sull icona Seleziona fornitori, posta in basso a sinistra, si potrà selezionare dall elenco il fornitore relativo a quel dato Preventivo. Il programma, infatti, gestisce compiutamente l emissione e la registrazione delle richieste di Preventivo indirizzate a vari fornitori. È possibile anche, cliccando sull icona Nuovo fornitore, inserire contestualmente un nuovo fornitore; Oggetto: in questa Pagina si può controllare ed integrare l Oggetto del Preventivo (Tabelle + Opzioni + Parametrizzazioni + Preventivi); 8

9 Testo in calce: in questa Pagina si può controllare ed integrare il Testo in calce del Preventivo ad esempio con l indicazione del termine ultimo per la presentazione del preventivo (Tabelle + Opzioni + Parametrizzazioni + Preventivi). A questo punto l utente può memorizzare i dati con un clic sull icona di Salvataggio. NOTA: sia a video che in fase di Stampa dei preventivi l ordinamento utilizzato è quello per descrizione articolo. Quindi sarà richiesto se Si vuole stampare il preventivo. Scegliendo l opzione SI sarà visualizzata l anteprima di stampa del preventivo corredata di una copia esterna e di una copia interna con l elenco di tutti i fornitori ai quali è stata mandata la richiesta di preventivo. La stampa del preventivo riporta la colonna Importo nella quale il fornitore potrà indicare l importo del prodotto. In fase di stampa sarà inoltre possibile scegliere di effettuare la stampa sul modello personalizzabile dall'utente (da Altro + Personalizzazione Stampati + Preventivo) oppure su quello di default proposto dal software. La stampa non personalizzabile si potrà utilizzare in tutti quei casi in cui ci sia stata incompatibilità tra il sistema operativo utilizzato e l'ocx utilizzato per la gestione dei modelli personalizzati. Ricordiamo che utilizzando il pulsante Aggiungi articoli da terminale è possibile aggiungere anche gli articoli provenienti dalla ricognizione effettuata tramite terminale collegato al PC. Una volta inseriti gli articoli occorre completare il preventivo con i dati che ancora mancano; o Ricerca/Modifica: attraverso questa procedura si possono ricercare/modificare o stampare tutti i preventivi che sono stati richiesti ai fornitori con le relative informazioni. Selezionando la procedura verrà visualizzata la finestra di Ricerca dove, oltre al criterio di ricerca Immediato, è possibile, con il criterio di ricerca Avanzato, ricercare il preventivo/i dando il numero dello stesso sotto la colonna N. prev., oppure ricercare tutti i preventivi riguardanti il fornitore x durante un certo anno oppure tutti i preventivi che hanno riguardato gli articoli penne e carta. La procedura di ricerca è identica a quelle viste nel paragrafo precedente Articoli + Ricerca/Modifica. Attraverso poi il criterio di ricerca Selettivo possiamo effettuare delle ricerche ancora più analitiche ed approfondite; ad esempio: tutti i preventivi richiesti ai fornitori x, y, z degli articoli x1, y1, z1, in un periodo di tempo compreso dalla data d1 alla data d2. Si ha anche la possibilità di cancellare i preventivi inseriti erroneamente, cliccando sull apposita icona di Elimina preventivo. Ordini o Nuovo ordine: attraverso questa procedura, attivabile anche tramite un icona presente sul menu, è possibile effettuare gli Ordini di acquisto del materiale. Attivando la procedura il programma propone la finestra Nuovo ordine suddivisa in 3 Pagine che indicano ognuna una parte dell ordine: Dati ordine: in questa Pagina vengono richieste le seguenti informazioni: Anno: viene proposto l anno in corso ma cliccando sui pulsanti frecce è possibile selezionare un altro anno; Data: la data dell ordine deve essere cronologica; il programma effettuerà dei controlli. Non sarà ad esempio possibile avere il numero d ordine 15 con data del 20/08/1998 e d il numero d ordine 2 con data del 10/07/1998; Numero: è un numero progressivo gestito dal programma che viene attribuito in modo sequenziale agli ordini e che viene automaticamente azzerato ad inizio anno; Protocollo: è il numero di protocollo dell ordine e si tratta di un campo libero; Delibera: è il numero della delibera, anch esso libero; Fornitore: con un clic sull icona freccia in basso si esplora l elenco fornitori fra cui scegliere quello a cui effettuare l ordine mentre con un clic sul pulsante si accede alla Tabelle + Fornitori che consente di avere a disposizione informazioni più particolareggiate riguardanti la lista, il dettaglio e le categorie merceologiche; Voce: cliccando sull icona freccia in basso è possibile selezionare la Tabelle + Aggreg. voci/spesa + Aggregazioni voci di spesa che interessa; 9

10 Tipo spesa: con un clic sull icona Seleziona tipo spesa posto in basso a sinistra è possibile selezionare il tipo spesa mentre per deselezionarlo premere sul tasto Deseleziona tipo spesa; Articoli: in questa Pagina, con un clic sull icona Seleziona articoli, posta in basso a sinistra, si aprirà la finestra di Ricerca articoli e, dopo aver ricercato gli articoli ed averli selezionati (per selezionarne più di uno utilizzare la combinazione di tasti CTRL+clic), si configurerà l elenco con gli articoli relativi a quell Ordine e si potranno inserire le informazioni relative a Quantità, Prezzo unit. senza iva, eventuale Sconto; quindi contestualmente il programma calcolerà il Prezzo tot. con iva. Cliccando poi sul pulsante Importo buono si potrà avere, in anteprima, il totale dell importo del Buono d ordine; Condizione di fornitura: all interno di questa Pagina è possibile specificare: - Oggetto: in questa Pagina si può controllare ed integrare l Oggetto dell ordine (Tabelle + Opzioni + Parametrizzazioni + Ordini); - Testo in calce: in questa Pagina si può controllare ed integrare il Testo in calce dell ordine (Tabelle + Opzioni + Parametrizzazioni + Ordini). A questo punto l utente può memorizzare i dati con un clic sull icona di Salvataggio In seguito l utente può stampare l ordine ed in questa fase sarà inoltre possibile scegliere di effettuare la stampa sul modello personalizzabile dall utente oppure su quello di default proposto dal software. La stampa non personalizzabile si potrà utilizzare in tutti quei casi in cui ci sia stata incompatibilità tra il sistemo operativo e l ocx utilizzato per la gestione dei modelli personalizzati. Ricordiamo che utilizzando il pulsante Aggiungi articoli da terminale è possibile aggiungere anche gli articoli provenienti dalla ricognizione effettuata tramite terminale collegato al PC. Una volta inseriti gli articoli occorre completare l ordine con i dati che ancora mancano. A parte la gestione del tutto manuale appena vista, si può avere anche l eventualità che l ordine da effettuare sia a seguito di movimenti caricati precedentemente: Carica da preventivo: cliccando sull icona Carica da preventivo, se vogliamo richiamare un precedente preventivo, si aprirà la finestra contenete i preventivi. Selezionando quello che interessa e cliccando sul pulsante OK il programma fornirà la visualizzazione completa degli articoli facenti parte del preventivo. Gli articoli sono espressi per quantità, prezzo unitario senza IVA, eventuale sconto applicato su tutti gli articoli o singolarmente, IVA e prezzo unitario con IVA. Cliccando sul pulsante Importo buono verrà visualizzata l anteprima del totale del buono. Dopo avere registrato i dati cliccando sull apposita icona di Salvataggio è possibile effettuare la stampa dell ordine; Carica da ordine simile: clicchiamo sull icona Carica da ordine simile se vogliamo richiamare un ordine simile precedentemente memorizzato. Di seguito si aprirà la finestra di ricerca e dopo aver cliccato sul pulsante Cerca verrà visualizzato l elenco relativo agli ordini effettuati in precedenza. I diversi buoni d ordine vengono evidenziati in maniera diversa in riferimento alla loro condizione o tipologia. Gli ordini, infatti, sono classificati in: - Ordini evasi: fornitura già completata di tutti gli articoli e relative quantità richieste nell ordine. Per essere nella condizione di Ordine evaso significa che attraverso la procedura di presa in Carico della merce si è detto al programma che l ordine è stato Evaso. La colorazione data dal programma agli ordini evasi è il Rosso; - Ordini parzialmente evasi: fornitura parziale di alcuni o di tutti gli articoli che compongono un dato Buono d ordine. La colorazione data dal programma agli ordini parzialmente evasi è il Blu; - Ordini non ancora evasi: ordini ancora sospesi per i quali non è stata effettuata alcuna fornitura. La colorazione data dal programma agli ordini non ancora evasi è il Nero. Inserendo il numero d ordine e cliccando sul pulsante OK il programma fornirà la situazione relativa all ordine oggetto della ricerca. Le informazioni si riferiscono alla quantità, al prezzo unitario senza IVA, all eventuale sconto applicato parzialmente o 10

11 globalmente, all IVA e al prezzo unitario con IVA. Cliccando sul pulsante Importo buono verrà visualizzata l anteprima del totale del buono. Dopo avere registrato i dati cliccando sull apposita icona di Salvataggio è possibile effettuare la stampa dell ordine; o Ricerca/Modifica: attraverso questa procedura si possono ricercare/modificare e visualizzare gli ordinativi di merce che sono stati effettuati. Selezionando la procedura verrà visualizzata la finestra di Ricerca dove è possibile ricercare il Buono d ordine. Selezionandolo e cliccando sul pulsante OK si aprirà la videata Modifica ordine contenente tutte le informazioni relative a quel determinato ordine. L utente può effettuare le modifiche che ritiene necessarie e salvare i dati cliccando sull apposita icona di Salvataggio. Dopo è possibile eseguire la Stampa dell ordine; Carico + dall esterno: con questa procedura è possibile effettuare il carico della merce ed è la procedura che sarà maggiormente utilizzata assieme a quella dello Scarico. Per fare un buon lavoro è consigliabile seguire le fasi procedurali nella sequenza: Preventivo, Buono d ordine, Carico, Scarico. Le prime due fasi teoricamente potrebbero anche non esserci mentre la procedura di Carico degli articoli e di Scarico degli stessi rappresenta il fulcro di Argo Facile Consumo. o Nuovo carico: questo tipo di movimento può derivare da un precedente preventivo o ordine e per esso vengono proposte due Pagine che contengono; Dati del carico: in questa Pagina i campi che devono obbligatoriamente essere presenti sono: Anno: cliccando sulle frecce è possibile selezionare l anno interessato; Data: del Buono di carico, deve essere cronologica ed il programma propone la data odierna oltre ad effettuare dei controlli: non sarà, ad esempio, possibile avere il numero buono 15 con data 20/08/2003 e un numero buono 11 con data 10/07/2003; N. buono: è un numero progressivo gestito dal programma e viene automaticamente azzerato ad inizio anno; Fornitore: richiamabile da Tabelle + Fornitore. Altri dati, non obbligatori, che è possibile selezionare con un clic sulla freccia in basso sono: la Voce di spesa, la Tipologia di spesa e il tipo di Documento. Il programma è in grado di indicare se la somma è riferita ad anno finanziario in corso o precedente. Nel caso di esercizio finanziario in corso l utente selezionerà Competenza cliccando su freccia in basso, nel caso di esercizio finanziario precedente selezionerà Residui sempre cliccando su freccia in basso. Se richiamato tramite l icona Carica da ordine il programma indicherà se la somma è riferita all anno finanziario in corso o al precedente. Nel caso di esercizio finanziario in corso l utente troverà Competenza, nel caso di esercizio finanziario precedente troverà Residui. Se il carico si riferisce ad un ordine precedente il programma indicherà automaticamente Residui senza andare ad interessare le voci di spesa dell anno finanziario in corso. Se il pagamento è avvenuto, l apposito quadratino Pagato risulterà attivato ed inoltre sarà indicata anche la data di pagamento. L aggiornamento della data di pagamento è importante perché, se non indicata, la somma per l acquisto degli articoli sarà considerata ancora impegnata ma non pagata (vedi Stampe + Disponibilità voci); Articoli: accedendo a questa Pagina e selezionando gli articoli, cliccando sull apposita icona di Selezione articoli, si avrà la visualizzazione in dettaglio degli importi relativi a: Quantità ordinata, Quantità già pervenuta, Prezzo unit. con e senza IVA, Sconto ed IVA. Cliccando poi sul pulsante Importo buono si avrà l importo del buono di carico. Dopo avere effettuato il salvataggio del lavoro svolto, attraverso il quale il programma provvede in automatico all aggiornamento della giacenza di magazzino, è possibile stampare il buono di carico ed in questa fase sarà inoltre possibile scegliere di effettuare la stampa sul modello personalizzabile dall utente oppure su quello di default proposto dal software. La stampa non personalizzabile si potrà utilizzare in tutti quei casi in cui ci sia stata incompatibilità tra il sistema operativo e l ocx utilizzato per la gestione dei modelli personalizzati. 11

12 Ricordiamo che utilizzando il pulsante Aggiungi articoli da terminale è possibile aggiungere anche gli articoli provenienti dalla ricognizione effettuata tramite terminale collegato al PC. Una volta inseriti gli articoli occorre completare il carico con i dati che ancora mancano. Quando la merce ordinata non arriva in una sola volta l ordine risulta non evaso. Pertanto quando si salvano i dati il programma chiederà lo stato dell ordine che può essere Evaso o Parzialmente evaso. Quando la merce non è più disponibile l utente sceglierà l opzione Evaso ed il programma non memorizzerà l eccedenza che deve ancora arrivare. Esiste poi anche la possibilità di effettuare carichi a partire da precedente preventivo o ordine: cliccare sull icona Carica da preventivo nel caso si vogliano caricare gli articoli di un precedente preventivo in quanto era stato fatto solo il preventivo e l ordine in maniera verbale, oppure, cliccare sull icona Carica da ordine nel caso si vogliano caricare gli articoli da un Buono d ordine in quanto era stato fatto il preventivo trasformato poi in ordine oppure solo l ordine senza preventivo; viene attivata la finestra di Ricerca dove è possibile immettere le chiavi di ricerca, scegliere la funzione Cerca e successivamente cliccare sul pulsante OK. Ci si troverà così ad avere già il buono di carico quasi completo di tutte le informazioni; bisognerà introdurre infatti nella parte Dati del carico solo gli estremi del documento (Bolla, Fattura, ecc.), numero e data, la data di pagamento (nel caso si effettua contestualmente il pagamento), indicare lo stato dell ordine (evaso, non evaso, parzialmente evaso) e nella parte riguardante gli Articoli il prezzo unitario di ogni articolo acquistato. Qualora il pagamento non viene effettuato contestualmente alla presa in carico, la data di pagamento non deve essere indicata. Effettuare il Salvataggio dati con l apposita icona. Dopo il salvataggio è possibile effettuare la Stampa del Buono di carico; o Ricerca/Modifica: attraverso questa procedura si possono ricercare e/o modificare i buoni di carico che sono stati effettuati. Essendo la procedura di ricerca uguale a tutte le altre procedure di ricerca del programma si rimanda a quanto già detto in proposito; Scarico + a reparto o Nuovo Scarico: la procedura di Scarico a reparto, attivabile anche cliccando direttamente sull icona Nuovo scarico a reparto, è, insieme a quella di Carico, la procedura maggiormente utilizzata in quanto rappresentano le fasi principali dei movimenti di magazzino ed attraverso essa è possibile effettuare lo scarico degli articoli ai vari reparti richiedenti. Vengono proposte due Pagine che contengono: Dati di scarico: in questa Pagina i campi fondamentali sono: Anno, Data, N. ed il Reparto richiedente. Eventualmente si possono indicare il numero e la data di richiesta; Articoli: l utente può selezionare gli Articoli cliccando sulla relativa icona seleziona articoli. Si aprirà la finestra di ricerca; cliccando sul pulsante Cerca e sul pulsante OK si avrà la visualizzazione completa degli articoli presenti in magazzino. Selezionandone uno si aprirà la finestra contenente il numero della scheda articolo, la descrizione e la quantità disponibile. L utente inserirà la quantità da scaricare Per velocizzare tale operazione cliccando sull icona Nuovo scarico a reparto si attiva l icona Preleva da un carico esterno che consente di prelevare i dati in comune tra carico e scarico evitando così all utente di doverli inserire nuovamente. Per quanto riguarda l attribuzione del valore di scarico il programma applica per default il metodo FIFO (first in/first out cioè primo ad entrare/primo ad uscire). Consideriamo, ad esempio, l acquisto di uno stesso articolo in tre carichi diversi: Carico n. 1: 10 pezzi al costo unitario di 10 ; Carico n. 2: 5 pezzi al costo unitario di 20 ; Carico n. 3: 5 pezzi al costo unitario di 30. Il programma scaricherà per primi gli articoli che per primi sono stati caricati in magazzino valorizzando lo scarico con il costo unitario riferito al primo carico. L utente può scegliere di valorizzare lo scarico attribuendo o il valore al momento del primo carico o un valore intermedio o il valore relativo all ultimo carico. Cliccando sul pulsante Dettaglio verranno visualizzati in dettaglio tutti i carichi e scarichi relativi a quel determinato articolo con l indicazione di: valore per lo scarico, quantità caricata, quantità scaricata e quantità disponibile. Dopo avere inserito la quantità da scaricare è possibile registrare i dati cliccando sull icona di Salvataggio. A questo punto verrà chiesto se Si vuole stampare il buono di 12

13 scarico, scegliendo l opzione SI si avrà l anteprima di stampa del buono di scarico. Cliccando sull icona Stampa si avrà la relativa stampa ed in questa fase sarà inoltre possibile scegliere di effettuare la stampa sul modello personalizzabile dall utente oppure su quello di default proposto dal software. La stampa non personalizzabile si potrà utilizzare in tutti quei casi in cui ci sia stata incompatibilità tra il sistema operativo e l ocx utilizzato per la gestione dei modelli personalizzati. Ricordiamo che utilizzando il pulsante Aggiungi articoli da terminale è possibile aggiungere anche gli articoli provenienti dalla ricognizione effettuata tramite terminale collegato al PC. Una volta inseriti gli articoli occorre completare lo scarico con i dati che ancora mancano. La valorizzazione dello scarico verrà evidenziata sul Registro di facile consumo a livello giornaliero o periodico. In quest ultimo caso il periodo è definito dall utente. Se in Tabelle + Opzioni + Parametrizzazione nella sezione Atri dati si attiva il campo di spunta Visualizza costo per singola persona l utente in fase di Scarico a reparto avrà la possibilità di verificare il costo per persona sostenuto dalla scuola in determinate operazioni, ad esempio, in un istituto alberghiero in caso di esercitazione che prevede la preparazione di un pasto, il programma calcolerà automaticamente il costo del pasto tenendo conto del valore totale della merce utilizzata per il pasto ed il numero di alunni che hanno partecipato alla prova; o Ricerca/Modifica: attraverso questa procedura si possono ricercare/modificare e stampare i Buoni di scarico che sono stati effettuati. Selezionando la procedura verrà visualizzata la videata di ricerca dove è possibile ricercare il Buono di scarico in base ai criteri Immediato, Avanzato o Selettivo. Dopo aver scelto il criterio e selezionato l articolo che interessa si aprirà la videata con le informazioni riguardanti i movimenti relativi all articolo selezionato. I dati di scarico salienti sono: Anno; Data; Buono di scarico; Reparto. Eventualmente possono essere riempiti i campi riguardanti il numero e la data di richiesta Cliccando sulla Pagina Articoli si aprirà la finestra contenente i dati su: numero scheda, descrizione, quantità disponibile, quantità scaricata. In questa fase l utente può apportare le modifiche che ritiene necessarie e, dopo aver registrato i dati, può eseguire la stampa del movimento di scarico. Cliccando poi sul pulsante Dettaglio avrà la visualizzazione in dettaglio del riepilogo dei movimenti riferiti a quel determinato articolo. 13

14 Stampe Il menù Stampe si articola in sottomenù alcuni dei quali hanno ulteriori livelli di sottoprocedure come vedremo nel seguito: Preventivi: con questa procedura è possibile effettuare la stampa dei Preventivi emessi e viene utilizzata maggiormente per avere copie successive dei Preventivi che di solito vengono stampati contestualmente al loro inserimento. Attivata la funzione il programma propone la finestra di ricerca all interno della quale cliccando direttamente sul pulsante Cerca si visualizza una lista contenente tutti i preventivi registrati per l anno preso in considerazione oppure si può indicare il numero e la data del preventivo che interessa. Una volta effettuata la selezione e cliccando sul pulsante OK, viene visualizzato il pannello Scelta stampa preventivo nel quale l utente potrà scegliere di consultare l anteprima di stampa o del preventivo o del riepilogo utilizzando il pulsante Anteprima. Per ottenere la stampa basta cliccare direttamente sul pulsante Stampa preventivi selezionati. In fase di stampa sarà inoltre possibile scegliere di effettuare la stampa sul modello personalizzabile dall'utente (da Altro + Personalizzazione stampati + Preventivo) oppure su quello di default proposto dal software. La stampa non personalizzabile si potrà utilizzare in tutti quei casi in cui ci sia stata incompatibilità tra il sistema operativo utilizzato e l'ocx utilizzato per la gestione dei modelli personalizzati; Ordini: con questa procedura è possibile effettuare la stampa dei Buoni d ordine. Attivata la funzione il programma propone la finestra di ricerca all interno della quale cliccando direttamente sul pulsante Cerca si visualizza una lista contenente tutti i buoni d ordine registrati per l anno preso in considerazione oppure si può indicare il numero e la data del buono che interessa. Una volta effettuata la selezione e cliccando sul pulsante OK, viene visualizzata l anteprima di stampa del buono d ordine scelto con tutte le funzioni di stampa attive. Per ottenere la stampa cliccare direttamente sul pulsante Stampa ordini selezionati. Questa stampa viene utilizzata maggiormente per avere copie successive dei buoni d ordine; Buoni di carico: con questa procedura è possibile effettuare la stampa dei Buoni di carico. Anche in questo caso il programma propone la finestra di ricerca dove occorre cliccare o direttamente sul pulsante Cerca per avere la lista di tutti i carichi effettuati oppure indicare il numero e la data del buono di carico che interessa. Una volta effettuata la selezione, dando la conferma con il pulsante OK il buono di carico scelto verrà visualizzato a video come anteprima di stampa con tutte le funzioni di stampa attive. Ovviamente per stamparlo cliccare sul pulsante Stampa buoni selezionati; Buoni di scarico: con questa procedura è possibile ottenere la stampa dei Buoni di scarico. Anche in questo caso il programma propone la finestra di ricerca dove cliccare o direttamente sul pulsante Cerca per avere la lista di tutti gli scarichi effettuati oppure indicare il numero e la data del buono di scarico che interessa. Una volta effettuata la selezione, dando la conferma con il pulsante OK il buono di scarico scelto verrà visualizzato a video come anteprima di stampa con tutte le funzioni di stampa attive. Ovviamente per stamparlo cliccare sul pulsante Stampa buoni selezionati; NOTA - Ordinamenti in fase di stampa: nella stampa di Preventivi, Buoni di carico, Buoni di scarico l ordinamento utilizzato è quello per descrizione articolo. Certificato regolare fornitura: una volta attivata la stampa, prevista dall art. 36, comma 2 del DI n 44 del 01/02/2001, si visualizza la finestra di Ricerca dei Carichi da esterno, già utilizzata per la Stampe + Verbale di collaudo. Come in tutte le stampe personalizzabili, l anteprima è modificabile dall utente in Altro + Personalizzazione stampati + Carico + Certificato di regolare fornitura; Registro di facile consumo: questa procedura consente di ottenere la stampa del Registro di facile consumo contenente l elenco dettagliato e cronologico di tutti i movimenti con il riporto del valore di magazzino. La normativa vigente non richiede la tenuta di un registro separato tuttavia, soprattutto nei Licei, negli Istituti Comprensivi e nelle Direzioni Didattiche, i revisori lo hanno richiesto per il cui il software è integrato con questa procedura. Le informazioni riportate sono le seguenti: Data, Numero buono di carico/scarico, Provenienza/destinazione, Estremi del documento (bolla di consegna, fattura della fornitura), Numero scheda, Denominazione articolo, Quantità, Valore, Riporto carico/scarico e Totale carico e Totale scarico; Scheda articoli: questa procedura consente all utente la visualizzazione in dettaglio delle informazioni relative ad un solo articolo indicandone la giacenza finale. Il programma chiede l anno ed il periodo nel quale effettuare la ricerca. Cliccando sul pulsante OK si aprirà la finestra di ricerca e dopo aver cliccato sul pulsante Cerca sarà visualizzato l elenco degli articoli di magazzino. Selezionandone uno 14

15 si avrà l anteprima di stampa della Scheda articolo. Cliccando sull icona di Stampa è possibile stamparla. Le informazioni riportate sono: Numero scheda, Codice/denominazione, Unità di misura, Categoria merceologica, Collocazione, Scorta min/max, Data, Numero buono carico/scarico, Provenienza/destinazione, Quantità carico/scarico, Prezzo unitario di carico/scarico, Giacenza precedente, Giacenza attuale, Valore carico/scarico precedente e Valore carico/scarico attuale; Riepiloghi: questa procedura produce delle stampe contenenti riepiloghi per: o Materiale movimentato: la stampa consente di avere un quadro globale della movimentazione avvenuta in magazzino in un certo periodo scelto dall utente per tutti gli articoli; o Per categ. merceologica: la stampa consente di avere un quadro globale con i totali della movimentazione avvenuta in magazzino in un certo periodo scelto dall utente raggruppata per categoria merceologica di riferimento degli articoli. La movimentazione di articoli per i quali non è stata indicata alcuna categoria merceologica non verrà estratta né visualizzata in stampa; o Per fornitore: la stampa consente di ottenere l elenco di articoli per fornitore riferiti ai movimenti dell anno. Alla richiesta di selezione di uno o più fornitori per i quali effettuare l elenco, il programma produrrà l elenco degli articoli con l ultimo costo di acquisto effettuato presso i fornitori selezionati; Verifica di magazzino: questa stampa consente all utente di verificare il valore della merce esistente in magazzino. Il valore è calcolato considerando la giacenza di inizio esercizio, il carico e lo scarico. Il programma propone la verifica alla data relativa all ultimo movimento effettuato. L utente comunque ha la possibilità di indicare una data diversa; Verifica incongruenze: questa stampa consente di effettuare un controllo sui prezzi degli scarichi che come noto derivano dai prezzi indicati nei carichi iniziali o avvenuti durante l anno. Lanciando la procedura verranno ricalcolati gli importi dei buoni con i prezzi impostati in quel momento nei carichi e se esistono delle differenze rispetto agli importi dei buoni conservati in archivio verranno elencate le incongruenze riscontrate. Per correggere automaticamente gli scarichi è possibile cliccare sul bottone Correggi. Lasciando le incongruenze invece si verificano delle differenze tra il valore delle giacenze di magazzino finali e quelle iniziali di ogni anno. Il programma comunque effettua gli opportuni controlli in fase di modifica dei prezzi di carico su articoli già scaricati in modo che l utente in caso di necessità lanci il controllo incongruenze e le corregga; Disponibilità Voci: questa stampa consente di avere la situazione aggiornata voce per voce della disponibilità reale in considerazione delle somme già spese e/o impegnate. La somma impegnata è ricavata dalla merce Ordinata o dalla merce presa in Carico ma non Pagata. All atto della liquidazione del pagamento, che deve essere registrata nel programma, la somma impegnata viene trasformata in pagata. La stampa della Disponibilità voci può essere effettuata riportando analiticamente gli articoli acquistati in un singolo buono evidenziando per ognuno l aliquota IVA (Stampa analitica). La Stampa sintetica della Disponibilità voci riporta per ogni buono il totale imponibile ed IVA; Statistiche: attraverso questa procedura è possibile elaborare interessanti dati statistici in forma grafica in relazione ai costi per reparto e per categorie merceologiche, per articolo, ecc. Vediamo nel dettaglio le tipologie di statistiche: o Costi per reparti in un esercizio finanziario: selezionando questa procedura, viene richiesto all utente di indicare l anno dell esercizio finanziario di cui si vuole effettuare la statistica. Successivamente deve selezionare uno o più reparti visualizzati dei quali vuole stampare il dettaglio delle somministrazioni. Nel caso in cui si voglia effettuare la stampa di tutti gli uffici richiedenti basta cliccare sul tasto Seleziona tutti. Indicati tali dati verrà visualizzato un grafico con le forniture effettuate ad ogni reparto; o Costi per reparti nei vari esercizi finanziari: qui vengono messi a confronto i costi sostenuti dai reparti per l acquisto della merce fornita alle singole unità nei vari anni finanziari; o Costi per cat. merceologiche: in questa stampa viene evidenziato, scegliendo tra un grafico a torta o a barre, quanto è stato speso per ogni singola categoria merceologica per l approvvigionamento dei vari reparti in un determinato anno finanziario; o Consumi per articolo: questa stampa statistica fornisce l elenco dettagliato relativo alla situazione dei consumi effettuati per articolo e riporta per ogni articolo il numero della scheda, il reparto, la quantità ed il valore del carico e dello scarico; 15

16 o Consumi per reparto: questa stampa statistica consente di avere la situazione relativa ai consumi effettuati per reparto riportando per ogni articolo le informazioni riguardanti la scheda ed il valore di carico e scarico. L utente può selezionare anche un singolo reparto al fine di ottenere una stampa sintetica (senza dettaglio) dei consumi effettuati nel periodo dai reparti; Etichette codice a barre: questa funzione, che è possibile attivare da Tabelle + Opzioni + Parametrizzazione + Codice a barre, consente di stampare per ogni articolo le etichette codice a barre. Dopo aver selezionato gli articoli di cui stampare il codice a barre, il programma propone un anteprima di stampa dove è possibile definire alcuni parametri cliccando sulle apposite icone situate sulla barra degli strumenti. Cliccando sull icona Personalizza etichette l utente può impostare alcune specifiche delle etichette, come ad esempio, nome, forma, carta, orientamento, ecc. (Vedi Manuale Personalizzazione Stampe Programmi Argo). Per ottenere la stampa definitiva cliccare sull icona di Stampa; Elenchi: sono stampe di elenchi generali e si suddividono in: o Generale: fornisce l elenco degli articoli presenti in magazzino con tutte le informazioni inerenti la scheda, la descrizione, la categoria, la collocazione, ecc. Prima della visualizzazione dell anteprima di stampa si apre la finestra Imposta condizioni dove l utente, attraverso un filtro, può decidere quali dati visualizzare per quel determinato articolo; o Sottoscorta: questa stampa contiene l elenco degli articoli che servono per reintegrare la scorta minima. Anche in questo caso l utente può decidere quali dati visualizzare utilizzando l apposita funzione di filtro che si attiva dalla finestra Imposta condizioni; o Reintegro scorte: questa stampa fornisce l elenco degli articoli che servono per il reintegro della scorta minima. Anche in questa fase l utente può decidere quali dati visualizzare impostando le opzioni nell apposita finestra Imposta condizioni; o Articoli ordinati e non pervenuti: la stampa fornisce l elenco degli articoli ordinati e non pervenuti e riporta le informazioni riguardanti il numero di scheda, la descrizione ed il fornitore; o Articoli con giacenza: la stampa consente di visualizzare un elenco che riporta solo gli articoli con giacenza maggiore di 0. E possibile anche effettuare la stampa ad una certa data senza considerare la movimentazione avvenuta successivamente; o Configurabili: gli elenchi disponibili sono relativi agli articoli, agli ordini, ai carichi ed agli scarichi (Vedi Manuale Personalizzazione Stampe Programmi Argo). Da notare che utilizzando la variabile <ARTICOLI_DETT> negli stampati viene riportato oltre al dettaglio inserito nell anagrafica articoli anche il codice articoli se inserito, mentre utilizzando la variabile <ARTICOLI_SCA> verrà riportata anche la colonna del prezzo di riferimento dell articolo prelevandolo dal carico associato. E possibile esportare gli elenchi in formato excel, dbf o altro cliccando sull apposita icona Esporta elenco. 16

17 Altro Manuale d uso: (Vedi Manuale Generale Programmi Argo); Leggimi: (Vedi Manuale Generale Programmi Argo); Novità Argo: (Vedi Manuale Generale Programmi Argo); Messaggi di aiuto : (Vedi Manuale Generale Programmi Argo); Informazioni su: (Vedi Manuale Generale Programmi Argo); Visualizza stampe esportate: (Vedi Manuale Generale Programmi Argo); Personalizzazione stampati: con questa funzione il programma dà la possibilità di personalizzare le stampe dei Buoni di carico, Buoni di scarico, Buoni d ordine, Preventivi, ecc. (Vedi Manuale Personalizzazione Programmi Argo). Utilizzando la variabile <ARTICOLI_DETT> negli stampati verrà riportato oltre al dettaglio inserito nell'anagrafica articoli anche il codice articolo se inserito. Utilizzando la variabile <ARTICOLI_SCA> negli stampati verrà riportata anche la colonna del prezzo di riferimento dell'articolo prelevandolo dal carico associato; Personalizzazione intestazione: (Vedi Manuale Personalizzazione Programmi Argo); Manutenzione: (Vedi Manuale Generale Programmi Argo); Dati applicazione: (Vedi Manuale Generale Programmi Argo); Calcolatrice: (Vedi Manuale Generale Programmi Argo); Cambio Intestazione: (Vedi Manuale Generale Programmi Argo); Esportazione dati: o per XML/Argo: questa funzione consente di effettuare l esportazione, in formato XML, dei dati contenuti nell'archivio del programma per consentire il loro passaggio al Sistema Argo in rete (centralizzazione in un unico archivio dei dati dei programmi Alunni, Personale, Emolumenti, Bilancio, Magazzino, Inventario, Giudizi) oppure semplicemente di scambiare i dati comuni ad altri programmi di Argo o di altri fornitori. Occorre selezionare la cartella di destinazione del file Zip e la tipologia di Esportazione dati da effettuare: Magazzino/Facile Cons. verso Sistema Argo; tabelle comuni a Bilancio; tabelle comuni a Inventario. Cliccando sul bottone Esporta sarà creato nella cartella selezionata (o nel Floppy) un file zippato che avrà come nome quello indicato alla voce Nome del file esportato della finestra stessa. L operazione di esportazione delle tabelle ha una durata che può variare in funzione della quantità dei dati/tabelle da esportare e anche in base alle caratteristiche del computer da cui viene effettuata l esportazione. Cliccando sul bottone Annulla l esportazione viene interrotta. Se l esportazione è portata a termine sarà visualizzato un avviso e quindi si potrà verificare l esistenza del file esportato nella cartella di destinazione; o Registro contratti per Argo Bilancio: questa procedura consente di estrarre i dati degli ordini relativi al periodo indicato dall utente al fine di poter essere poi importati nel Registro dei contratti di beni e servizi che è gestito dal programma Argo Bilancio. Basta, infatti, selezionare la cartella di destinazione del File con nome Anno+MregContr.txt e cliccare sul pulsante OK. Per importare i dati nel Registro contratti del programma Argo Bilancio occorre lanciare la procedura Stampe + Consuntivo + Registro contratti e dopo aver selezionato l anno e la voce Registro contratti di beni e servizi cliccare sull apposita icona Importa. I dati saranno aggiunti o sostituiti a quelli esistenti e potranno essere stampati nel Registro apposito secondo il DI n 44/2001; Importazione Dati: o da XML/ARGO: la procedura consente di importare nell archivio corrente i dati esportati precedentemente in formato XML da altri programmi oppure i dati dello stesso programma precedentemente non collegato al sistema dati centralizzato Sistema Argo in rete. Occorre specificare nel campo Altra posizione l esatta cartella dove e stato salvato il file zip prodotto dall esportazione dati XML/Argo e quindi selezionarlo nel campo Importa dati (se il campo rimane vuoto provare a cliccare sul bottone Aggiorna se la situazione non cambia vuol dire che non e stato trovato il file esatto che ricordiamo ha un nome specifico, es. wb_argo_dbu.zip). Cliccando sul bottone Importa si avvia la procedura di importazione che per prima cosa scompatta il contenuto del file zip nella cartella XML che sarà automaticamente creata sotto la 17

18 cartella di default di ogni programma applicativo. Poi saranno effettuati dei controlli circa una precedente importazione già completata oppure sull esistenza di un backup di dati. In questo caso è richiesto il percorso dove si trova l ultimo backup fatto e soprattutto ne è verificata la validità sia in termini di tempo che di integrità di dati. La procedura di importazione può durare anche parecchie ore ma il salvataggio dei dati sarà fatto man mano che i dati vengono integrati nell archivio. E possibile anche interromperla e riprenderla in un secondo momento cliccando sul tasto Annulla ma ovviamente è preferibile riavviare l importazione prima di effettuare qualunque altra operazione sulla base dati. Per i programmi Magazzino/Facile Consumo e Inventario da importare preferibilmente dopo Bilancio comparirà la finestra per allineare le voci/capitoli esportati da Magazzino/Facile Consumo o Inventario con quelli Ufficiali presenti nella struttura base del Bilancio. Al termine dell importazione sarà visualizzato un avviso e quindi si dovranno verificare i dati appena importati; o da Open-Sissi: tale procedura consente, in presenza di archivio vuoto, di caricare i dati di Facile Consumo precedentemente gestiti nell Area Magazzino di SISSI. Per effettuare l importazione occorre precedentemente estrarre i dati da OpenSISSI nell Area Magazzino e posizionare il file vminvcon.zip prodotto in una cartella (anche su Floppy). Lanciando la procedura di importazione dati da SISSI verrà chiesto di specificare la cartella del file Zip estratto in precedenza e cliccando sul bottone Importa verranno caricati gli articoli, i fornitori ed alcune tabelle. Al termine sarà prodotto un report dei dati appena importati. 18

19 FAQ Domanda Quali sono i files che contengono gli archivi Risposta I files che contengono gli archivi sono: o FACONSA.DB; o FACONSC.DB; o FACONSP.DB; o FACONSR.DB ; o FACONSS.DB Domanda Lancio la procedura di backup e un messaggio mi da errore numero 39 Risposta Lanciare da Start + Esegui il comando REGSVR32 C:\ARGO\FACONSNEW\XCEEDZIP.DLL Domanda La finestra del Carico è così grande che non riesco a vederla tutta Risposta Questo problema dipende dalla risoluzione del video; per risolverlo occorre uscire dal programma e: 1. cliccare con il tasto destro del mouse su un punto libero da icone del Desktop; 2. scegliere Proprietà; 3. cliccare su Impostazioni; 4. portare l area del Desktop a 800X600 pixel; 5. inserire nel campo Dimensione caratteri il valore Caratteri piccoli; 6. confermare e riavviare. Domanda Perché quando cerco di salvare uno scarico a volte un messaggio mi dice che la quantità da scaricare supera la giacenza? Risposta La giacenza che viene visualizzata è quella attuale, verificare attraverso la Stampe + Registro di Facile consumo se alla data in cui si intende salvare lo scarico c'è quella disponibilità. Domanda Nella stampa del Buono di carico non viene riportata la percentuale dell IVA Risposta Cambiare il driver di configurazione della stampante. Domanda Ho compilato un carico utilizzando la procedura Carica da ordine e quando clicco sull icona di salvataggio il programma mi dà Codice di errore = -194 Risposta Questo errore è dovuto al fatto chela procedura Carica da ordine recupera, assieme a tutte le altre informazioni, un capitolo che si riferisce ad un anno precedente rispetto a quello del carico, per cui prima di salvare il buono occorre cambiare il capitolo. 19