LA GESTIONE DELLE SCORTE: Ruoli e Responsabilità

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1 LA GESTIONE DELLE SCORTE: Ruoli e Responsabilità Il punto di vista dell Infermiere di Camera Operatoria Dott. R. Povoli

2 PREMESSA La sala operatoria è il fulcro delle complesse vicende che si legano ad un percorso di cura per acuti. Si svolgono processi e attività resurce-intensive, che richiedono un pesante contributo in termini di materiali utilizzati e personale impegnato, che maggiormente incidono sul costo del percorso di cura di un paziente.

3 PREMESSA La sala operatoria rappresenta uno degli ambiti organizzativi meno indagati dalla letteratura in tema di management sanitario, probabilmente a motivo della complessità dei processi che si svolgono, della natura prettamente clinica, ad affrontare il tema da parte di coloro che hanno una formazione di carattere manageriale e non medica.

4 IL CAMBIAMENTO L evoluzione ed innovazione complessiva delle tecniche chirurgiche, inoltre, hanno completamente modificato gli scenari, imponendo una continua e veloce innovazione e condannando in breve tempo all obsolescenza dell acquisito. Ciò comporta la messa in campo e la celere assimilazione di nuovo

5 IL CAMBIAMENTO Anche la professione infermieristica, negli ultimi anni, ha visto mutare il proprio quadro normativo che ci permette, oggi, di essere pienamente partecipi dei cambiamenti previsti. L infermiere in quanto responsabile dell assistenza generale infermieristica, così come previsto dal D.M. 739/94, dal Codice Deontologico e dall Ordinamento Didattico universitario, ha l obbligo di aggiornare le sue conoscenze attraverso la formazione permanente, la riflessione critica basata sull esperienza e la ricerca al fine di migliorare la sua competenza.

6 Il Coordinatore Il Ruolo del Coordinatore Infermieristico in Sala Operatoria è fondamentale per garantire una qualificata assistenza e raggiungere gli obiettivi dell Unità Operativa o Servizio, attraverso coordinamento e sviluppo delle persone e dei processi, la negoziazione e l appropriato impiego delle risorse.

7 IL COORDINATORE Nella gestione di risorse materiali il Coordinatore stima le risorse necessarie, utilizzando conoscenza di attuali e futuri trend, valuta il gap di risorse economiche e tecnologiche. Richiede le risorse, specificando le motivazioni, anticipando i benefici, assume in prima persona la responsabilità nell utilizzo delle risorse e incoraggia i collaboratori a fare lo stesso.

8 IL COORDINATORE Monitorizza l uso e la qualità delle risorse e intraprende azioni correttive in caso di variazioni nell uso o nella qualità delle risorse, al fine di trovare il modo più efficace, efficiente e sostenibile per utilizzarle.

9 IL COORDINATORE Il ruolo del Coordinatore risulta essenziale nell ambito di una gestione corretta delle risorse materiali e relativo stoccaggio e approvvigionamento applicando un management funzionale al chi fa che cosa, chi coordina, chi ne risponde. Marjama 2008

10 CRITERI DI PERFORMANCE stimare le risorse necessarie valutare il gap di risorse economiche, tecnologiche richiedere le risorse adattare le risorse disponibili all obiettivo, pianificando attentamente le attività per usarle in modo efficace, efficiente e sostenibile assumere la responsabilità nell utilizzo delle risorse monitorare l uso e la qualità delle risorse intraprendere azioni correttive in caso di variazioni nell uso o nella qualità delle risorse, al fine di trovare il modo più efficace, efficiente e sostenibile per utilizzarle

11 CONOSCENZE GENERICHE metodi e tecniche di pianificazione metodi e tecniche di prioritizzazione metodi e tecniche di monitoraggio metodi e tecniche di negoziazione

12 DI CONTESTO indicazione d uso, dei diversi presidi e strumenti; articolazioni organizzative interessate al processo di approvvigionamento/ manutenzione; metodi per assicurare adeguati strumenti di monitoraggio (buon uso, quantità, qualità); strumenti di analisi costo/beneficio dei prodotti; azioni correttive possibili; direttive e linee strategiche; mission e obiettivi assegnati alla Sala operatoria;

13 CAPACITA DECISIONALE identifica gli elementi di una situazione e capisce i collegamenti reciproci identifica le implicazioni e le conseguenze di una situazione usa la propria esperienza e quella di altri per capire una situazione formula le ipotesi e i rischi che si corrono quando si cerca di capire una situazione

14 GESTIONE / CONTROLLO Nelle imprese industriali e nelle Aziende Sanitarie un obiettivo riguardante la gestione dei materiali è quello di garantire un corretto rifornimento dei vari reparti, minimizzando gli oneri da sopportare.

15 Nella gestione dei materiali rientrano le seguenti attività accertamento del fabbisogno (lead time) approntamento e invio degli ordini sorveglianza su espletamento di quanto previsto negli ordini (expediting) ricevimento materiali provenienti dall esterno ricevimento dei materiali provenienti dall interno controllo livello delle scorte (stocks)

16 LEAD TIME Il lead time è il tempo totale che intercorre tra il momento in cui si presenta la necessità di un articolo, determinato, da un ordine e quello in cui l'articolo si rende disponibile. Più basso è il lead time maggiore è la reattività e efficienza del sistema. Utilizzando il metodo del lead time si può ridurre la tempistica di approvvigionamento del 45% come emerso da studio condotto da Momani e pubblicato nel 2010.

17 JUST IN TIME Politica di gestione delle scorte a ripristino, la quale utilizza metodologie tese a migliorare il processo produttivo, cercando di ottimizzare le fasi a monte, di alleggerire al massimo le scorte di materie prime e di semilavorati necessari alla produzione.

18 JUST IN TIME Il just in time applicato anche all ambito sanitario abbina elementi quali affidabilità, riduzione delle scorte e del lead time, ad un aumento della qualità e del servizio al cliente.

19 JUST IN TIME In tal modo si riducono enormemente i costi di immagazzinaggio, gestione e carico di magazzino

20 JUST IN TIME Coordinatore e i collaboratori che lavorano nelle sale operatorie hanno un ruolo fondamentale visto che nelle trattative di Budget annuali un obiettivo con un peso rilevante è la riduzione dei costi e la gestione corretta dei materiali.

21 JUST IN TIME Per filosofia del JIT le scorte di materiale, spreco di risorse economiche, finanziarie è un vincolo all innovazione continua. Nelle sale operatore l innovazione è molto frequente, pertanto è auspicabile una gestione precisa nelle scorte e un interfaccia continua tra Blocco operatorio, magazzino farmacia ed economale.

22 Gestione delle scorte Per scorta si intende una quantità di un articolo accumulata per essere messa a disposizione di un utilizzatore, affinché la consumi secondo le sue necessità. L approvvigionamento di materie è periodico, mentre l utilizzo è continuo.

23 Le scorte possono avere diverse funzioni in una sala operatoria: di transito: funzione di coprire la richiesta di materiale per il tempo di approvvigionamento di ciclo: lavorare nel periodo che intercorre tra due consegne da parte del fornitore. Tale scorta è pertanto proporzionale al tempo di consegna del fornitore. sicurezza: indotte dalla necessità di ridurre l incertezza della domanda di materiale o di ritardi di rifornimento

24 LA GESTIONE DELLE SCORTE Come affermato da vari Autori emerge che il Ruolo del Coordinatore e i collaboratori nella gestione delle scorte è di presidiare con fermezza varie situazioni per arrivare ad ottimizzare al meglio i magazzini.

25 Ottimizzazione gestione scorte Applicazione di modelli informatici con codici a barra come emerge dallo studio di Wu et. al condotto nel 2008 in alcune sale operatorie a Taiwan e il risultato evidenzia che tali modelli favoriscono ed ottimizzano il lavoro dei Professionisti preposti all operatività e alla gestione.

26 IL MAGAZZINO V.S. JUST IN TIME Applicazione del metodo just in time, nel quale si prevede una gestione esterna del magazzino per le sale operatorie con un rifornimento giornaliero o in talune realtà ad intervento.

27 MAGAZZINO Applicazione di procedure utilizzate da tutti gli operatori come segnalato da Douis et. al nel 2008.

28 CHECK LIST Utilizzo check list nella gestione delle scorte come affermato da Gupta 2010 nello studio condotto presso il Bronson Methodist Hospital del Minnesota.

29 FORMAZIONE Educazione ad operatori per utilizzo evidenze scientifiche e procedure di lavoro per ottimizzare le competenza nella gestione dei materiali come segnalato nello studio di Johansson et. al pubblicato su Journal of Nursing Management nel 2010.

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