FORUM P.A. SANITA' 2001

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1 FORUM P.A. SANITA' 2001 Azienda USL di Cesena Staff Comunicazione Aziendale Sito Internet Aziendale Parte 1: Anagrafica Titolo del Progetto: Sito Internet Aziendale Amministrazione proponente: Azienda USL di Cesena Unità organizzativa (dipartimento, servizio, ufficio...): Staff Comunicazione Aziendale Indirizzo: Corso Garibaldi, Cesena (FC) Sito web: Indirizzo internet dove esiste una descrizione del progetto: Referente Nome e Cognome: Alessandro Gollinucci Funzione: Amministratore Sito Internet ed Intranet Ente: Azienda USL di Cesena Telefono: wmaster@ausl-cesena.emr.it Parte 2: Aspetti generali 2.1 Area di intervento (max due risposte) Qualità/Organizzazione X Miglioramento dell accesso ai servizi/strutture Miglioramento della gestione Integrazione struttura/territorio, coordinamento Miglioramento del rapporto con l utenza X Informazione/prevenzione Miglioramento dell assistenza Altro (specificare) 2.2 Progetto: realizzato X in corso di realizzazione 2.3 Descrizione sintetica del progetto (max 15 righe) Rendere operativo il Sito Internet Aziendale significa cogliere appieno l opportunità dalla forte valenza divulgativa offerta dalla rete Internet, fornendo un punto di accesso ad informazioni di carattere sanitario che siano corrette, autorevoli e sempre aggiornate. Attraverso il Sito Internet è possibile inoltre raggiungere quelle persone che a causa di qualche handicap abbiano difficoltà di movimento o di comunicazione; risulta inoltre possibile essere contattati da cittadini residenti all estero e fornire loro le informazioni richieste in tempi molto rapidi. E possibile realizzare un rapporto interattivo con i visitatori, attraverso alcuni moduli (o form), con cui i visitatori stessi possono inviare commenti e quesiti via Web direttamente dal loro computer. Con il Sito Internet si può assistere Cittadini ed Utenti del Srevizio Pubblico anche lontano dalle sedi stesse dell Azienda, fornendo un ulterore servizio. 2.4 Motivazioni a quale/i problema/i il progetto intende dare risposta: La costruzione del Sito Internet Aziendale intende rispondere alla sempre crescente richiesta di informazione da parte di cittadini ed utenti fruitori del Servizio Sanitario. quali strumenti/procedure sono stati utilizzati per l individuazione del problema se sono state utilizzate tecniche per l analisi della domanda:

2 L opportunità della costruzione del Sito Internet Aziendale è stata avvalorata da numerosi studi sociologici diffusi attraverso i mass media, tra cui un rapporto del Censis, secondo il quale su Internet cercano informazioni personalizzate su sanità e salute 4 milioni di italiani, su un totale di 10 milioni di naviganti (Notizia di Quotidiano NET del 17/12/2000). 2.5 Soggetti destinatari - Cittadini - Utenti del Servizio Sanitario in generale e dell Azienda USL di cesena in particolare - Professionisti in campo Sanitario 2.6 Caratteristiche del progetto (max 20 righe) Il Sito internet dell Azienda USL di Cesena è attualmente costituito da 434 pagine, articolato secondo alcune sezioni principali: Come raggiungere l Ospedale M. Bufalini di Cesena (Cartina e percorso dettagliato), Ufficio relazioni con il Pubblico (Numeri di tel, Indirizzi e Modulo di Richiesta Informazioni o Invio Reclami via Web), Comunicati Stampa (Copia dei comunicati stampa emessi dall Azienda), Bandi di Gara e Concorsi (Testo completo scaricabile di tutti i recenti Bandi di Gara e Concorsi attivati dall Azienda), News (Ultime novità aziendali: variazione di orari, prestazioni ecc.), Invio Commenti (Modulo con cui inviare commenti o quesiti), Presentazione (Con l organigramma completo, mission e vision aziendali), Dipartimenti (Prevenzione e Sanità Pubblica, Cure Primarie Medicina Generale, Attività Socio Saniterie, Attività Amministrative, Aree Dipartimentali Omogenee), Ospedale Bufalini (Contenente schede di presentazione di ogni Unità Operativa), Servizi Socio-assistenziali (UO Minori, Anziani, Disabili e Servizio per le Tossicoalcoldipendenze), 118 Cesena Soccorso (Storia, Postazioni e Corsi del 118), Guide utenti (Guide di pubblica utilità su varie tematiche), Comunicazione ed Approfondimenti (Contenente i sottositi di alcuni servizi o Unità Operative). Dalla Home Page è possibile richiamare la mappa ipertestuale dell intero Sito (per avere una visione unitaria della sua struttura) ed è possibile formulare ricerche all interno del sito stesso o dell intera rete. Il Sito Web Aziendale è stato segnalato alla gran parte dei motori di ricerca disponibili su Internet, in modo da renderlo rintracciabile ai visitatori attraverso una semplice ricerca per parole chiave. L aggiornamento è quotidiano. 2.7 Finalità La costruzione del Sito Internet Aziendale ha come finalità la divulgazione di informazioni sicure, corrette ed aggiornate, per fornire un ulteriore servizio ai cittadini ed agli utenti dell Azienda USL di Cesena. Utilizzando Internet si intende poi incrementare la fiducia dei cittadini verso l Azienda attraverso il graduale raggiungimento della trasparenza di questa pubblica amministrazione, con un conseguente vantaggio a livello di immagine. Il Sito Internet Aziendale può rappresentare un canale privilegiato di interazione Cittadino-Pubblica Amministrazione, beneficiando della rapidità di aggiornamento e della diffusione di Internet. Il Sito Internet si pone anche come ottimo strumento per pubblicizzare le varie iniziative Aziendali (Convegni, scientifici, seminari ed incontri con la popolazione) e può essere utilizzato come veicolo per la sensibilizzazione dei cittadini verso problematiche di attualità più stringente. 2.8 Obiettivi Gli obiettivi attesi sono sintetizzabili in un positivo riscontro da parte dei visitatori del Sito Internet Aziendale, valutabile attraverso gli indicatori classici per un sito Web: - N di visitatori - N di ricerche effettuate dagli utenti all interno del sito - N di richieste e commenti ricevuti via web attraverso l apposito modulo - Apparire nei primi 10 posti nel ranking dei motori di ricerca secondo alcune parole chiave

3 2.9 Vantaggi attesi Rispetto all efficienza interna la predisposizione di un Sito Internet di qualità potrebbe creare nei dipendenti un sentimento di soddisfazione nel vedere parte del loro lavoro diffuso attraverso un canale potente ed esteso come Internet ed avvicinarli alle nuove tecnologie, migliorando il clima interno. Si potrebbe ottenere un rapporto interattivo con i Cittadini Utenti ed allo stesso tempo snellire le procedure di risposta ed abbreviarne i tempi, attraverso l utilizzo della posta elettronica. Il rapporto con i cittadini beneficia del Sito Internet, poiché con tale strumento si può fornir loro un enorme quaantità di informazioni direttamente a casa. E inoltre gratificante per il cittadino constatare che la propria Azienda USL è al passo coi tempi e sfrutta le tecnologie moderne per assistere il cittadino stesso anche lontano dalle strutture Aziendali Risultati conseguiti I risultati del Sito Internet dell Azienda USL di Cesena sono sintetizzabili attraverso i seguenti parametri: N Pagine 434 N Visite: 250/300 per settimana N Ricerche attraverso il Sito: 50/60 per settimana E stato snellito il lavoro di segreteria per quanto riguarda la spedizione di Bandi di Gara e di Concorso, ora resi disponibili direttamente via Internet. Sono stati ricevuti contatti e richieste di informazioni anche da paesi extraeuropei. Parte III: Aspetti specifici 3.1 Risorse finanziarie: Nessuna spesa: - Parco macchine (PC) già in dotazione all Azienda, Software freeware o shareware (nessun costo o basso costo) - Spazio Web ottenuto tramite adesione al Progetto Delfo (Democrazia Elettronica Forlì e Cesena - Rete civica -) personale: Web Master e Staff comunicazione Aziendale 3.2 Soggetti coinvolti (partnership) Il Sito Internet è stato realizzato interamente all interno dell Azienda USL di Cesena e da su personale. 3.3 Stato di realizzazione Indicare le fasi di realizzazione in cui è articolato il progetto: Fase 1) Pianificazione della struttura del Sito ed in particolare della Home Page Fase 2) Raccolta materiale, sia cartaceo che elettronico, da convertire in pagine web Fase 3) Redazione del Sito e sua pubblicazione sul Web Fase 4) Segnalazione ai maggiori motori di ricerca Fase 5) Diffusione dell esistenza del Sito ai dipendenti dell Azienda tramite presentazione e consegna di un CD Rom, informazione via e news letter Fase 6) Istituzione di una rete di referenti da cui reperire informazioni e variazioni di ogni natura, onde garantire il costante aggiornamento delle notizie presenti nel sito nonché la sua implementazione Fase 7) Definizione del Web Master come punto di raccolta di commenti e richieste provenienti dal Sito Internet e loro reindirizzamento ai soggetti più idonei per le risposte Indicare lo stato di attuazione: - Il Sito Internet Aziendale si trova in uno stadio di avanzata attuazione, come dimostra il numero di pagine che lo compongono, arrivato a Segnalazione ai motori di ricerca con ottimi risultati in fase di ritrovamento (sempre nelle prime 5 posizioni) - Il sistema o rete di trasmissione informazioni Soggetti decentrati > Web Master pare ormai consolidato ed efficiente. -E attualmente allo studio una ulteriore implementazione del Sito attraverso la pubblicazione su Internet di Atti Delibarativi ed Ordinanze adottati dall Azienda, per incrementare la trasparenza dell Azienda nei

4 confronti dei Cittadini. - E in fase di attuazione il restyling grafico e funzionale del sito per renderlo sempre al passo coi tempi. - Si sta provvedendo al periodico aggiornamento dei dati rilevanti di ogni Servizio ed Unità Operativa riportati nel sito, nonché all aggiornamento dell Organigramma Aziendale. - Ulteriore costruzione di sottositi dedicati a quei Servizi od Unità Operative che ne hanno manifestato la necessità. - Controllo giornaliero dell arrivo di eventuali Commenti o Suggerimenti - Pubblicazione in tempo reale di Bandi Gara e di concorso indetti dall Azienda Usl di Cesena. - operazione di Mirroring in locale del Sito, per renderlo accessibile anche sulla rete Intranet Aziendale, per coloro che non abbiano la possibilità di connettersi ad Internet. 3.4 Realizzazione Nella descrizione indicare: da quale struttura è stato promosso il progetto Il Progetto di costruzione del Sito Internet Aziendale è stato promosso dallo Staff per la Comunicazione Aziendale se il progetto ha richiesto nuove modalità organizzative Al fine di reperire le le informazioni necessarie per fornire un servizio aggiornato e puntuale si è resa necessaria la costituzione di una rete informativa intra-aziendale (ancora in fase di perfezionamento) se il progetto ha previsto il coinvolgimento di più unità organizzative Tutte le unità organizzative all interno dell Azienda sono state chiamate a portare il loro contributo per l evoluzione del Sitop Aziendale (con notevole risposta a livelo di partecipazione) se la realizzazione del progetto ha comportato la costituzione di strutture permanenti Si è reso necessario riconoscere al Web Master un ruolo chiave che richiede un impiego continuativo nel tempo al fine di mantenere in essere i servizi offerti dal Sito Internet ed Intranet dell Azienda, diventati ormai un aiuto nella professione di tutti i giorni da parte degli operatori se il progetto ha richiesto azioni di riorganizzazione interna (strutture/processi) se il progetto ha comportato azioni di semplificazione amministrativa 3.5 Utilizzo nuove tecnologie Indicare se il progetto ha richiesto l utilizzo di nuove tecnologie La costruzione del Sito Internet ha richiesto l utilizzo di applicazioni software dedicate alla redazione di Siti Internet, nonché l utilizzo deoi linguaggi di programmazione più diffusi in ambiente Web, come HTML e Java. Comunicazione interna Indicare se sono state avviate azioni di comunicazione interna Azioni di comunicazione interna sono state avviate in fase di prima redazione del Sito Internet aziendale per la raccolta del materiale necessario ed in una fase seguente per pubblicizare il Sito stesso presso tutti i dipendenti dell Azienda Indicare destinatari, obiettivi, strumenti delle azioni di comunicazione interna avviate I destinatari delle azioni di comunicazione interna avviate sono stati in una prima fase i Direttori di ogni Unità Operativa ed i Responsabili dei Servizi allo scopo di reperire materiale aggiornato attorno cui costruire il Sito Web; tale comunicazione è avvenutasu due fronti, comunicazione cartacea e tramite posta elettronica, per raggiungere il numero massimo di destinatari. In seconda fase, a Sito ultimato, sono stati convocati i Direttori di ogni Unità Operativa, i Responsabili dei Servizi con l aggiunta degli Infermieri Capo Sala per presentare il Sito Internet; tale comunicazione è avvenuta tramite comunicazione cartacea e posta elettronica. Da segnalare che in tale occasione è stato consegnato ai partecipanti un CD Rom contenete il Sito Internet Aziendale, da poter visionare direttamente sul proprio PC senza connettersi alla rete.

5 Formazione personale Indicare se sono state avviate azioni di formazione/riqualificazione del personale Azioni di formazione sono state avviate in occasione della presentazione del Sito INTRANET (legato alla rete locale aziendale) sul funzionamento dei Siti e dei collegamenti ipertestuali, delle possibilità dei scaricare files dalla rete e di interagire in tempo reale. Contestualmente si è provveduto anche ad esporre il SIto Internet Aziendale. Indicare destinatari e obiettivi della formazione I destinatari della formazione sono stati tutti coloro che ne abbiano fatto richiesta attraverso posta elettronica o per telefono, senza alcuna distinzione di categoria. 3.8 Comunicazione/partecipazione Indicare se il progetto prevede forme di partecipazione di rappresentanze dei cittadini Attualmente il progetto non prevede forme di partecipazione dei cittadini, se non come utilizzatori, i cui consigli fatti pervenire tramite apposito modulo elettronico sono finora stati prontamente recepiti Indicare se sono state avviate azioni di comunicazione esterna Azioni dspecifiche di comunicazione esterna non sono ancora state avviate, ma sono comunque allo studio. Indicare destinatari, obiettivi, strumenti delle azioni di comunicazione esterna Probabili destinatari di azioni di comunicazione esterna saranno gli organi di informazione e le categorie interessate (operatori del Servizio Sanitario, Medici di Base, ecc), con l obiettivo di pubblicizzare nella massima misura l esistenza del Sito Internet dell Azienda USL di Cesena Tale comunicazione potrebbe avvenire tramite invio di notizia agli organi d informazione (Giornali, Radio e Televisioni) con particolare riguardo a quelli locali. Un ulteriore veicolo pubblicitario potrebbe essere l inserimento dell indirizzo del Sito Internet in carte intestate o comunque su stampati Aziendali. 3.9 Monitoraggio e valutazione a) Indicare quali sono gli strumenti di valutazione e monitoraggio previsti Ex ante e in itinere: gli strumenti di valutazione dell opportunità della costruzione di un Sito Interneeìt Aziendale sonon stati i numerosi studi sociologici diffusi attraverso i mass media ed il rilievo che Internet ha assunto nella vita di tutti i giorni. Ex post: Gli indicatori tipici di un sito Web: 1) N di visitatori (Attraverso un Contatore Visite) 2) Analisi dei file di collegamento (Da cui è possibile rilevare: Provenienza geografica dei visitatori, Nuovi visitatori Vs. visitatori che ritornano, Pagine più richieste, Giorni ed Ore più frequentati ecc) 3) Analisi delle parole e frasi più ricercate all interno del sito (da cui è possibile capire quali sono gli argomenti di maggior interesse dei visitatori) 4) Periodica verifica del Ranking nei motori di ricerca (Ovvero digitando una parola chiave di attinenza all Azienda USL di Cesena, vedere se l indirizzo risulta fra i primi 5/10 ritornati dal motore di ricerca) b) Indicare se sono previsti sistemi di incentivazione legati ai risultati Non sono previsti sistemi di incentivazione.

6 3.10 Sostenibilità organizzativa Indicare gli elementi che garantiscono la sostenibilità organizzativa del progetto: La sostenibilità organizzativa del progetto è garantita da un sistema di comunicazione e di scambio dati ormai consolidato, sia all interno dell Azienda che con la Provincia di Forlì Cesena che ospita fisicamente i files del Sito (a costo zero essendo l azienda USL di Cesena aderente al progetto Provinciale DELFO).