Sistema ERP Dynamics AX

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1 Equitalia S.p.A. Servizi di implementazione e manutenzione del nuovo Sistema Informativo Corporate Sistema ERP Dynamics AX Allegato 2 Metodologia e Fasi Progettuali

2 Sommario 1. Introduzione Avvio del progetto Pianificazione delle fasi Macro Analisi e Analisi di dettaglio dei processi e disegno della soluzione, Disegno della soluzione Applicativa Macro Analisi implementativa e progettazione Definizione delle interfacce, Creazione delle interfacce temporanee e definitive... 8 Interfacce temporanee... 8 Interfacce permanenti Definizione delle modalità di caricamento dei dati di avvio, anche attraverso migrazione dei dati dai sistemi preesistenti Presa in carico Sistema NAV e Presa in carico del Modulo HR Dynamics AX Implementazione dei moduli applicativi Testing...11 Prove di portata...11 Modalità conduzione test e responsabilità...12 Requisiti delle risorse HW e SW, dati e documentazione...12 Criteri di accettazione Test utente (UAT)...13 Criteri di accettazione DAT e prestazioni Collaudo...13 Collaudo di fase...14 Collaudo Finale...14 Collaudo in esercizio Attività e output previsti per la formazione e formazione utenti...16 Supporto per l erogazione di formazione agli utenti interni dell applicativo...16 Il piano di formazione Go live e rilascio in esercizio...18 Supporto Tecnico Specialistico...19

3 1. Introduzione Per l attivazione di ogni Modulo è necessario effettuare una serie di attività, produrre documentazione e costituire gruppi di lavoro che collaborino con il Fornitore. I Gruppi di Lavori si intendono costituiti dal personale Equitalia e dal personale del Fornitore nel rispetto dei ruoli e delle responsabilità esplicitate nel capitolato tecnico. In questo documento vengono descritte nel dettaglio le attività del progetto con indicazione della relativa documentazione da produrre. In breve: Attività Deliverable atteso Ripetitività Avvio del progetto Documento di Progetto Una Tantum Pianificazione delle Fasi Piano di progetto Una Tantum Macro Analisi dei Processi e requisiti funzionali Una Tantum processi e disegno della Requisiti sul Reporting In questo caso si soluzione evidenzia la necessità di produrre documentazione specifica per singolo modulo soggetta, comunque, ad aggiornamenti e revisioni successive. Macro Analisi Requisiti non funzionali e progetto di dettaglio, Una Tantum implementativa e con relativa pianificazione e milestone progettazione Definizioni delle Disegno architetturale delle interfacce, con Una Tantum Interfacce rappresentazione delle modalità di In questo caso si integrazione evidenzia la necessità di produrre documentazione specifica per singolo modulo soggetta, comunque, ad

4 aggiornamenti e revisioni successive. Definizione delle Analisi della migrazione (elenco banche dati Una Tantum modalità di caricamento dei dati di avvio, anche da migrare, modalità di migrazione) Piano di ripresa dati con relative milestone attraverso migrazione dei dati dai sistemi preesistenti Presa in carico Documento di Analisi Applicativa dell Applicazione Dynamics NAV Presa in carico del Documento di Analisi Applicativa Modulo HR Dynamic AX Analisi di dettaglio dei Disegno di dettaglio dei processi da processi e disegno della parametrizzare per singolo modulo soluzione Disegno delle Soluzione Documento di Analisi Applicativa Applicative Area di Reporting Creazione Interfacce Disponibilità interfacce in ambiente di test temporanee Creazioni Interfacce Disponibilità interfacce in ambiente di test permanenti Implementazione per Piano di test fase dei moduli Realizzazione dei moduli applicativi in applicativi ambiente di test Realizzazione di aree di Reporting Migrazione dati Piano di Migrazione Analisi di dettaglio Caricamento dati Definizione della struttura dati da importate (Documento di analisi dati) Testing Esito Esecuzione piano di test, in ambiente di sviluppo In questo caso si evidenzia la necessità di produrre documentazione specifica per singolo modulo soggetta, comunque, ad aggiornamenti e revisioni successive. Una Tantum (Dynamics NAV) Modulo HR Dynamics AX Per ciascun modulo Per ciascun modulo Per ciascun modulo Per ciascun modulo Per ciascun modulo Per il modulo Dynamics NAV Modulo Logistica Per ciascun modulo Collaudo di Fase Esecuzione piano di test di fase in ambiente Per ciascun modulo

5 di collaudo Collaudo Finale integrato Accettazione utente finale Per ciascun modulo Attività e output previsti Piano di formazione Per ciascun modulo per la formazione Formazione Utenti Ambiente di formazione, alimentato con i dati utili alla formazione Feedback dei corsi Per ciascun modulo Go live di fase e rilascio in esercizio Manuale di esecrabilità Per ciascun modulo 2. Avvio del progetto L attività iniziale di progetto è rappresentata dal Kick-off di progetto, in cui il Fornitore riceve tutta la documentazione di progetto prodotta da GdL Equitalia inerente tutte le informazioni relative all inizializzazione del progetto, all impostazione di un project plan, alla definizione di una strategia comune e dell ambito di interesse, nonché l elenco dettagliato dei processi e tutto quanto utile al Fornitore per espletare gli step preliminari all attività di analisi dei processi e disegno della soluzione, nonché dell implementazione stessa. 3. Pianificazione delle fasi Ai fini della gestione e del controllo dello stato di avanzamento del progetto, l aggiudicatario dovrà produrre mensilmente un rapporto di stato di avanzamento lavori corredato dal Piano della Qualità e dal Piano di Lavoro aggiornato in relazione all evoluzione delle attività di realizzazione del sistema (attività concluse, in corso e ripianificate). Nello specifico, il Piano di Qualità dovrà contenere la struttura del ciclo progettuale di sviluppo specificando obiettivi e responsabilità delle principali attività, con il dettaglio della classe di rischio ed i requisiti di qualità (sulla base dello standard ISO), oltre alle fasi metodologiche da effettuare e la documentazione da produrre in ogni fase. Invece, il Piano dei Lavori dovrà contenere tutte le informazioni relative alle fasi necessarie alla realizzazione del progetto, con la specifica delle attività e tempistiche di realizzazione (preferibilmente mediante diagramma di GANTT), sia per le attività specifiche dell area/modulo, sia per le attività di carattere progettuale. La compilazione di tali documenti certificano, ai fini contrattuali, gli obblighi formalmente assunti dal Fornitore, ed accettati da Equitalia, su stime e tempi di esecuzione delle attività e sulle relative date di consegna concordate (scadenze).

6 4. Macro Analisi e Analisi di dettaglio dei processi e disegno della soluzione, Disegno della soluzione Applicativa Per l attività di impianto del progetto di adozione del Sistema ERP Dynamics AX si chiede, al Fornitore, l utilizzo della metodologia Sure Step, in quanto quest ultima rappresenta la tecnica che Microsoft utilizza per definire i processi di implementazione software nell ambito dei progetti Dynamics. Inoltre, tale metodologia ci consente di gestire l'intero ciclo di vita del progetto, l avvio, lo sviluppo, l implementazione, l ottimizzazione ed infine l eventuale aggiornamento alla versione successiva. L analisi del processi ed il disegno della soluzione prevede l esecuzione in diversi step: Con lo step di analisi dei requisiti raccolti da Equitalia, il Fornitore ha modo di analizzare nel dettaglio tutte le esigenze che originano l implementazione del sistema ERP Dynamics AX, in quanto moduli e funzionalità del sistema devono essere aggiornati in base alle necessità di Equitalia. Il gruppo di lavoro deve provvedere alla pianificazione e alla preparazione del nuovo progetto da realizzare tramite i seguenti passaggi: definizione degli obiettivi, tramite l indicazione dettagliata delle esigenze e dei risultati che si vogliono raggiungere; definizione della strategia d implementazione, tramite chiarimenti sull ambito dell implementazione, definizione dell organizzazione del progetto, degli impegni rilevanti e l assegnazione delle risorse; definizione della sequenza delle implementazioni, tramite indicazione progressiva delle attività da eseguire e indicazione della priorità sulle singole implementazioni. Il gruppo di lavoro, che provvede a svolgere tale attività, deve esser formato da soggetti appartenenti al Gruppo di Lavoro congiunto tra Equitalia e Fornitore. Con lo step di ANALISI il Fornitore effettua lo studio della documentazione dei processi aziendali fornita andando a confrontare, ove necessario, lo stato attuale dei processi (AS IS) ed il funzionamento desiderato (TO BE). Con il primo (AS IS), nella fase iniziale d impianto, Equitalia visiona e condivide con il Fornitore eventuali report e dati disponibili per capire quali sono le funzionalità native del sistema ERP Dynamics AX che consentiranno di ottenere almeno gli stessi risultati dei sistemi in dismissione; nei casi d implementazione, tale fase rappresenta la base per l individuazione delle modifiche al sistema da effettuare a carico del Fornitore. Con il secondo (TO BE) viene definito quale dovrà essere il nuovo funzionamento dei processi in oggetto. Nello specifico, in questa fase si prevede: la definizione delle esigenze connesse ad interventi informatici, ed in particolare a:

7 analisi delle esigenze relative ai processi operativi e di controllo, ai cambiamenti normativi, ai requisiti contabili e finanziari ed ad altri elementi amministrativi ed operativi che richiedano la realizzazione o il cambiamento dei sistemi informatici; analisi degli obiettivi, dei rischi e degli impatti organizzativi, contabili, ecc.., e degli interventi informatici richiesti da Equitalia; la definizione e pianificazione delle esigenze di interventi informatici su specifiche aree o su singole funzioni interne ad Equitalia, ivi compresa l analisi delle dipendenze tra progetti diversi. Le informazioni necessarie per questo step verranno raccolte principalmente al kick off di progetto nonché tramite discussioni di gruppo per far emergere ogni esigenza e rilevare eventuali problematiche connesse. In questo step la documentazione è fondamentale per avere una visione chiara e globale sui cambiamenti da effettuare. Una volta che la macroanalisi dei processi e il disegno della soluzione per singolo modulo, vengono approvate da Equitalia, il Fornitore procederà alla seconda fase che è rappresentata da un analisi di sempre maggior dettaglio della soluzione proposta fino ad avere tutte le informazioni necessario all implementazione del Sistema ERP Dynamics AX. 5. Macro Analisi implementativa e progettazione L attività di analisi implementativa e progettazione è il punto di riferimento per la fase di realizzazione, infatti in questa fase vengono esaminate nel dettaglio le possibili soluzioni in base alle esigenze esposte da Equitalia. Infatti, nella fase di analisi implementativa e quindi di progettazione, Equitalia, in collaborazione con il Fornitore, spiega le analisi AS IS e TO BE e gli eventuali gap emersi, in modo da condividere con l aggiudicatario della gara come Equitalia intende utilizzare il sistema ERP Dynamics AX per supportare le aree d interesse. Nella fase d impianto, oltre alle attività di seguito descritte, sarà necessario svolgere un approfondimento sui sistemi in dismissione e valutata l eventualità di migrazioni, la cui procedura di esecuzione sarà concordata direttamente con il Fornitore. Ogni modulo verrà attivato con le funzionalità originarie previste da Microsoft insieme alle implementazioni che Equitalia concorda con la società aggiudicataria della gara. L analisi implementativa e la progettazione prevedono le seguenti attività di analisi: AS IS: presuppone la conoscenza approfondita del funzionamento attuale dei processi dell area d interesse ed, in particolare, prevede: l analisi dell assetto tecnologico attuale, il censimento delle attività in essere e delle fonti informatiche attive e/o in dismissione. In base agli input iniziali, il personale di Equitalia redige il documento AS IS. Sulla base di questo documento, il Fornitore analizza quanto fornito e costruisce la base per le attività successive;

8 TO BE: partendo dal documento AS IS e dal disegno del funzionamento desiderato per i processi oggetto della gara, il Fornitore costituisce la base progettuale per effettuare una prima valutazione tecnico organizzativa e funzionale del progetto. Particolare importanza viene attribuita alla traduzione in specifiche funzionali e tecniche delle esigenze raccolte dagli utenti comprensive di interviste utili a rilevare problematiche relative ai sistemi esistenti; GAP ANALYSIS: partendo dall insieme dei processi del AS IS e del TO BE, Equitalia e il Fornitore dovranno analizzare le funzionalità native del sistema ERP Dynamics AX con le esigenze rilevate nelle fasi precedenti, sia a livello tecnico\funzionale che organizzativo. In questa fase dovranno essere valutati sia i GAP tra i processi AS-IS e le nuove esigenze funzionali che quelli tra queste ultime e i processi standard previsti da AX. Al termine dell analisi verranno mappati i processi nello standard del sistema ERP e redatto un documento riepilogativo dell analisi. La documentazione relativa a questa attività dovrà essere redatta dal Fornitore, in collaborazione con Equitalia, e firmata da quest ultima per validazione. L analisi implementativa del sistema ERP Dynamics AX viene effettuata dal gruppo di lavoro congiunto in tempi e fasi progettuali strutturate. Il gruppo di Lavoro congiunto dovrà essere formato da personale specializzato con le competenze funzionali/applicative, tecniche e sistemistiche (per i dettagli consultare l allegato Figure Professionali ). Di fondamentale importanza è la creazione di team inter funzionali fin dalle attività di analisi e definizione del problema/esigenza. In questo momento, Equitalia chiede al Fornitore l erogazione di supporto specialistico per effettuare studio ed analisi delle esigenze nel modo più idoneo e performante possibile. 6. Definizione delle interfacce, Creazione delle interfacce temporanee e definitive Il Fornitore, una volta analizzati i processi aziendali as is e to be, nonché aver evidenziato i gap analisys, ha il compito definire le interfacce che, per tempi e modalità potranno essere di carattere temporaneo o definitivo a seconda del tipo di uso che Equitalia intende riservare ai sistemi interconnessi. Una volta approvati da Equitalia, potranno procedere all implementazione delle interfacce temporanee e definitive. Interfacce temporanee

9 Il nuovo sistema ERP Dynamics AX dovrà interfacciarsi, per il periodo pari alla durata delle fasi di implementazioni così come indicato nella tabella fasi, con i sistemi dedicati già esistenti in azienda o in corso di acquisizione. Si riporta l elenco delle applicazioni con cui il nuovo ERP dovrà colloquiare: - Dynamics NAV - Tagetik L interfacciamento con tutti i sistemi sopra indicati dovrà avvenire preferibilmente mediante approcci di instaurazione degli scambi basati su Webservices o laddove possibile tramite accesso diretto a tabelle in database (staging o appartenenti al data model ERP). Interfacce permanenti Il nuovo sistema ERP Dynamics AX dovrà interfacciarsi, in maniera permanente, con i sistemi dedicati già esistenti in azienda o in corso di acquisizione. A titolo di esempio e non esaustivo si riporta l elenco di alcune applicazioni con cui il nuovo ERP dovrà colloquiare: - Active Directory - Piteco - Mainframe - Sistema payroll - Sistemi di gestione della sicurezza aziendale - Intranet aziendale (sviluppata su Sharepoint) - Portale trouble ticketing (eventuale integrazione da valutare) - Sistema protocollo Informatico L interfacciamento con tutti i sistemi sopra indicati dovrà avvenire preferibilmente mediante approcci di instaurazione degli scambi basati su Webservices o laddove possibile tramite accesso diretto a tabelle in database (staging o appartenenti al data model ERP). Inoltre dovrà essere prevista la realizzazione di un interfaccia utente (dashboard applicativa) dalla quale l utilizzatore potrà accedere in maniera diretta a tutte le informazioni, contenute nel nuovo sistema ERP Dynamics AX o negli applicativi ad esso interfacciato necessarie allo svolgimento delle proprie mansioni. 7. Definizione delle modalità di caricamento dei dati di avvio, anche attraverso migrazione dei dati dai sistemi preesistenti. Il panorama applicativo di Equitalia, come indicato anche nel capitolato tecnico, è eterogeneo. Ciò significa che, ad oggi, sono presenti applicativi che devono essere dismessi e i cui dati dovranno confluire all interno del Sistema ERP Dynamics AX. Per questi applicativi, Equitalia fornirà il dettaglio dei dati da importare sul Sistema.

10 Sarà cura del Fornitore identificare, proporre e documentare il set dati base di dati che intende proporre per l inserimento sul Sistema ERP Dynamics AX nonché le modalità e i tempi di migrazione delle precedenti banche dati sul Sistema. A valle dell approvazione di Equitalia della proposta del fornitore, questo si predisporrà alla migrazione e caricamento dei dati sul sistema ERP Dynamics AX. 8. Presa in carico Sistema NAV e Presa in carico del Modulo HR Dynamics AX Entro 4 mesi dalla stipula del contratto è richiesta al Fornitore la presa in carico del sistema Dynamics NAV, mentre entro 12 mesi è prevista la presa in carico del Modulo HR Dynamics AX. 9. Implementazione dei moduli applicativi Con la presente gara, Equitalia chiede all aggiudicatario di implementare il sistema ERP Dynamics AX con funzionalità ad hoc al fine di perfezionare i moduli attivi con le caratteristiche che consentano ad Equitalia di efficientare la gestione dei processi di Contabilità, Pianificazione e Controllo di Gestione, Logistica, Acquisti, etc. Nel Capitolato Tecnico vengono previste le peculiarità per lo sviluppo e la manutenzione del software. Infatti, tali attività saranno articolate in obiettivi, ognuno dei quali assimilabili ad un progetto con finalità, risorse e durata definite, la cui esecuzione è suddivisibile in fasi, secondo metodologie e cicli di sviluppo da concordare di volta in volta in funzione delle dimensioni, della criticità e della tipologia di modulo da implementare. Le implementazioni dei moduli applicativi dovranno rispondere a dei requisiti di base, quali: evitare sovrapposizione al software standard del prodotto, in modo che futuri upgrades del sistema non vadano a sovrascrivere il software custom avere flessibilità nella soluzione offerta, con possibilità di aggiungere/modificare/nascondere campi descrittivi e funzionalità alle maschere applicative, senza modifica del software ma tramite intervento della struttura interna competente In questo momento viene effettuata la configurazione vera e propria, partendo dall utilizzo dell ambiente di test, per poi trasportare le parametrizzazioni negli ambienti successivi fino a quello di Produzione. Vengono eseguite le modifiche al sistema ERP Dynamics AX emerse nell attività di analisi.

11 10. Testing Le attività di testing si estendono dall'implementazione e distribuzione del progetto attraverso la fase di funzionamento. Le attività per la creazione, l'aggiornamento o l'esecuzione di script di test saranno discusse durante le fasi di progettazione, sviluppo e distribuzione. Le attività di Testing in fase di progettazione includono: Conduzione dei test di funzionalità della soluzione standard Valutazione dei risultati Sviluppo delle implementazioni necessarie alla configurazione degli script di test Identificazione degli scenari di test dei processi Creazione di script di test per il codice personalizzato (per unit test e test di funzione) Le attività di controllo in fase di test includono le seguenti prove: Test di funzionalità Stand-alone test della configurazione del sistema, eseguita dal fornitore durante il processo di configurazione; Esecuzione di unit test Stand-alone prova della modifica sistema (codice personalizzato), effettuato dal fornitore durante lo sviluppo; Funzione test Testing effettuato sui dati proprietari dagli utenti chiave di Equitalia nello sviluppo di fase prima o durante i test di integrazione Test di integrazione Integrated test dei processi eseguito dagli utenti chiave del Fornitore e di Equitalia. Questa forma del test si concentra sui processi di business toend tra cui sviluppo, interfacce, relazioni e integrazioni di sistemi esterni. Verifica delle prestazioni test dei processi di business e di integrazione. Questo processo si concentrerà sul volume alto-transazionale che è anticipato durante i periodi di picco. Questo processo aiuterà a convalidare che le prestazioni del sistema soddisfi i requisiti di business. Accettazione utente finale test (UAT) sarà il collaudo finale eseguito dagli utenti chiave di Equitalia prima della disconnessione di sistema. Gli utenti finali selezionati per eseguire l'uat dovranno ricevere una formazione adeguata prima dell'inizio dell'uat. Prove di portata Quanto riguarda l'approccio, presupposti e responsabilità nell'ambito dell'attività di cross-fase dovranno essere effettuati i seguenti: Test del trattamento livello di transazione Microsoft Dynamics AX nelle fasi di Test. Test di scenari di Business-to-end identificato come stringhe di Test di un culmine di script di test. Test che utilizza un campione rappresentativo dei dati di ingresso tipi di record. Test di Microsoft Dynamics AX configurato visualizzazioni e modifiche di interfaccia. Test di codice personalizzato sviluppato, sviluppato dal team di consegna di progetto.

12 Test di integrazioni personalizzate sviluppate con sistemi legacy dal team di consegna del progetto. Test delle prestazioni sistema soluzione Microsoft Dynamics dal team di progetto, come esso si riferisce a processi di business. Documentazione dei risultati di prova nei documenti di script di test. Modalità conduzione test e responsabilità E in carico al Fornitore la conduzione del progetto di testing e tutte le fasi ad esso correlato in stretto coordinamento con il team di Equitalia. E in carico al team di risorse definito da Equitalia documentare e finalizzare sotto la guida del Fornitore - gli script UAT durante la fase di progettazione del progetto. Eventuali modifiche agli script UAT dovranno seguire il processo di Change Management. È essenziale che Equitalia mantenga la proprietà di tutte le attività di testing deliverable. Dove richiesto, il Fornitore metterà a disposizione un congruo numero di risorse per facilitare l'esecuzione delle prove. Equitalia consegnerà l'uat Test Scripts/casi prima della fase di sviluppo. Equitalia è competente per l'organizzazione e l'esecuzione del test di accettazione utente e registrazione difetti in difetto identificati. Equitalia sarà responsabile dell'accettazione dell'utente finale. Il team di progetto è responsabile per il testing e la convalida dei rilasci di nuove funzioni in un ambiente di produzione e relativa consegna per gli utenti finali. Qualsiasi modifica applicata sul sistema sarà testata diverse volte nel corso dello sviluppo e della distribuzione. Ogni collaudo di fase dovrà disporre di dati di test specifici, criteri e parametri di riferimento definiti. Il test sarà esercitato con dati accuratamente selezionati che rappresenta anche una sezione di informazioni aziendali elaborate da Equitalia. Requisiti delle risorse HW e SW, dati e documentazione Per l'esecuzione del processo, integrazione, accettazione di dati, prestazioni e test di accettazione utente sarà utilizzato un apposito ambiente di test. Sull ambiente di TEST sarà utilizzata un'istanza di prova di Microsoft Dynamics AX integrato ai sistemi legacy. Secondo la pianificazione del progetto non dovrà esserci alcuna sovrapposizione tra le attività di migrazione, integrazioni e operazioni di test. I tracciati dati specifici per la conduzione dei test saranno forniti tramite l'integrazione con sistemi legacy secondo la strategia di migrazione dei dati. Equitalia sarà responsabile di fornire i dati dei test per l'esecuzione degli script prima dell'inizio dei processi di integrazione, accettazione di dati, prestazioni e test di accettazione utente.

13 Sarà a cura di Equitalia predisporre la documentazione necessaria all esecuzione degli script di prova utile gli utenti durante l'esecuzione del processo e relative prove di integrazione. La stessa documentazione, opportunamente personalizzata, potrà essere utilizzata durante i test di accettazione utente (UAT). Criteri di accettazione Test utente (UAT) Tutti gli esiti dei test, con le relative informazioni sulla presenza di errori, saranno conservate all'interno dei relativi documenti di Script di Test. L eventuale presenza di errori sarà classificata a seconda della tipologia di gravità riscontrata e comporterà la sospensione di tutte le attività di testing fino alla risoluzione dell anomalia. Criteri di accettazione DAT e prestazioni Le relazioni di testing potranno evidenziare uno del seguito errori: Non-conformità con la struttura dei metadati (campo dati contenente altri formati (esempio lettere anziché numeri); Database difettoso o danneggiato (campi incompleti; presenza di record ripetuti, campi dati obbligatori lasciati vuoti, etc..) Assenza di alcuni record/informazioni persi a seguito di migrazioni. Qui di seguito vengono invece descritti i tipi di criteri di accettazione delle prestazioni tecniche di sistema. I valori di tali criteri saranno decisi in fase di progetto previa consultazione con il team di Equitalia: Tempo di risposta: ad esempio, il catalogo dei prodotti deve essere visualizzato in meno di tot secondi. Throughput: ad esempio, il sistema deve supportare 25 transazioni di registrazione fatture al secondo. L'utilizzo delle risorse: ad esempio, l'utilizzo del processore non deve superare la soglia del 75%. 11. Collaudo Facendo riferimento alle attività in carico al Fornitore riportate nel paragrafi precedenti, il collaudo di fase ha lo scopo di decidere se avviare o meno in esercizio le funzionalità

14 implementate nella fase. Il Collaudo in Esercizio ha lo scopo di certificare l effettivo funzionamento del sistema in esercizio. Al fine di disporre di un supporto (tecnico e funzionale) immediato nelle fasi iniziali dell esercizio delle funzionalità realizzate in ciascuna fase, il Fornitore dovrà predisporre il servizio di affiancamento utenti, cui si aggiungono le attività previste nell Elemento Help-Desk. L Affiancamento Utenti ha lo scopo di rendere disponibile una figura professionale di tipo analista funzionale che possa supportare gli utenti finali nell uso delle funzionalità più complesse del sistema. La durata minima dell Affiancamento Utenti sarà diversa in funzione delle diverse fasi del Progetto e verrà indicata nei paragrafi successivi. Il Collaudo Finale ha lo scopo di concludere la fase di implementazione e considerare completamente in esercizio tutte le funzionalità. Collaudo di fase Il Collaudo di Fase verrà richiesto dal Fornitore, previa presentazione di un dettagliato piano di collaudo (test cases e programmazione delle attività). Equitalia potrà approvare il piano o richiedere la sua integrazione. L esecuzione del Collaudo di Fase avverrà a cura di Equitalia e/o di soggetti da essa incaricati. Il Fornitore supporterà Equitalia e/o i soggetti da essa incaricati, per tutto il periodo relativo al Collaudo di Fase, con personale qualificato. Il Fornitore si farà carico di risolvere tutte le anomalie riscontrate in modo che le attività di collaudo possa essere completate nel più breve tempo possibile. Il completamento del Collaudo di Fase verrà documentato attraverso un apposito verbale firmato da entrambe le parti, redatto in 2 copie cartacee e in 1 copia in formato elettronico di tutti i manuali, sia tecnici che operativi, che serviranno al corretto uso del sistema, in tutti i suoi aspetti, articolazioni e componenti. I criteri di completamento del Collaudo di Fase sono i seguenti: - Nessuna anomalia bloccante - Massimo 5 anomalie non bloccanti - Altri parametri definiti da Equitalia in fase di pianificazione del collaudo Quando Equitalia avrà accettato il risultato del Collaudo di Fase, il Fornitore e potrà procedere con l installazione e configurazione del sistema in produzione. Il Collaudo di Fase non potrà avere esito positivo se ad Equitalia non saranno state consegnate le copie richieste. Collaudo Finale Il Collaudo Finale ha lo scopo di concludere la fase di implementazione e considerare perfettamente in esercizio tutte le funzionalità.

15 Il Collaudo Finale potrà essere richiesto dal Fornitore solo se non si sono verificati errori bloccanti e non bloccanti negli ultimi 30 giorni lavorativi. Il completamento del Collaudo Finale viene documentato attraverso un apposito verbale firmato da Equitalia. I criteri di completamento del Collaudo sono i seguenti: - Nessuna anomalia bloccante - Nessuna anomalia non bloccante Il Collaudo Finale non potrà avere esito positivo se ad Equitalia non saranno state consegnate 2 copie cartacee e 1 copia in formato elettronico di tutti i manuali, sia tecnici che operativi, aggiornati allo stato di fatto del sistema, che serviranno al corretto uso del sistema, in tutti i suoi aspetti, articolazioni e componenti. Collaudo in esercizio Il Collaudo in Esercizio ha lo scopo di certificare l effettivo funzionamento del sistema in esercizio. Il Collaudo in Esercizio avverrà non prima di 3 mesi dalla data di Go-Live di Fase e verrà considerato superato se negli ultimi 30 giorni lavorativi di esercizio saranno verificate le seguenti condizioni: - Nessuna anomalia bloccante - Massimo 2 anomalie non bloccanti Il Collaudo in Esercizio verrà richiesto dal Fornitore, previo rispetto delle condizioni indicate. Il completamento del Collaudo in Esercizio viene documentato attraverso un apposito verbale firmato da Equitalia. Il Collaudo in Esercizio è previsto per tutte le fasi indicate del progetto. Il Fornitore assume la responsabilità e l onere di concludere positivamente i Collaudi di Fase e di Esercizio nei tempi indicati. Tali tempi dovranno essere coerenti con il progetto di implementazione concordato ad avvio Progetto. I Collaudi di Esercizio sono da considerarsi propedeutici al Collaudo Finale.

16 12. Attività e output previsti per la formazione e formazione utenti Si intende l insieme delle attività necessarie all'acquisizione da parte delle diverse tipologie di utenti delle competenze necessarie a svolgere la normale operatività secondo tempi e livelli di efficienza almeno uguali a quanto attuato prima della sostituzione del prodotto. Tali attività verranno effettuate con modalità formativa di tipo diretta e/o a cascata e dovranno essere pianificate sia in fase pre che post go live. Il servizio di formazione richiesto si compone delle seguenti principali componenti: Predisposizione materiale per la formazione Si richiede, in sede di offerta tecnica, una proposta di elaborazione da parte del Fornitore di un piano di addestramento di massima basato sull'integrazione di metodologie didattiche differenti (addestramento in aula, training online, comunità professionali) in funzione delle caratteristiche dei destinatari, della loro numerosità. Secondo le esigenze di Equitalia al go-live dei vari moduli del Sistema ERP- Dynamics AX il Fornitore dovrà erogare giornate di corso per gli utenti interni nonché predisporre la documentazione discente nonché supportare Equitalia nella definizione del modello di erogazione della formazione dei relativi obiettivi/risultati attesi e altresì nella preparazione e valutazione delle schede/test e o questionari. Per le attività di predisposizione della documentazione di cui sopra, Equitalia stima un impegno complessivo di 58 giornate. Supporto per l erogazione di formazione agli utenti interni dell applicativo Le sessioni di addestramento dovranno essere svolte presso la sede di Equitalia S.p.A., Via Grezar, 14 - Roma. Gli utenti target dell attività di formazione a cui il piano deve rivolgersi sono: il personale di Equitalia in possesso di utenza per l accesso ai singoli moduli del Sistema ERP- Dynamics AX che effettueranno successivamente una formazione a cascata per gli altri utilizzatori. Qui di seguito la specifica degli utenti da formare in aula suddivisi per tipologia di area: Processo Controllo di gestione e contabilità analitica Contabilità- Ciclo Passivo e Attivo FORMAZIONE DIRETTA Utenti Utenti Enterprise Functional Utenti Task 10 6 n.a n.a

17 Acquisti n.a Logistica n.a gli utenti Enterprice, Task e Functional di Equitalia con competenze tecnologiche evolute che si occuperanno della gestione infrastrutturale e applicativa del sistema. Qui di seguito sono rappresentate il numero di sessioni formative e le relative giornate da effettuare per ogni singola sessione da realizzare in aula con un limite massimo di utenti pari a 10 per sessione per ogni modulo realizzato. Processo FORMAZIONE DIRETTA Area formazione utenti Enterprise Area formazione utenti Functional Utenti Task Sessioni Giornate Sessioni Giornate Controllo di gestione e contabilità n.a analitica Contabilità- Ciclo Passivo n.a e Attivo Acquisti n.a Logistica n.a Pertanto il totale delle giornate previste per la formazione è pari a 58. Occorre prevedere inoltre un numero di 7 giornate per la predisposizione dei materiali utili allo svolgimento delle sessioni formative (presentazioni, slide, video, etc). SI precisa che il profilo del formatore dovrà essere di tipo Analista funzionale ERP Senior In ogni caso in tutto il periodo di transitorio di 2 mesi successivi al go live di ogni singolo modulo, dovrà essere disponibile un nucleo di supporto rapido per fronteggiare eventuali difficoltà nell utilizzo delle nuove soluzioni minimizzando eventuali ripercussioni negative sulla normale operatività. I formatori dal Fornitore devono conoscere il sistema e la realtà dove viene applicato, essere persone comunicative, che sappiano interagire con l utente finale rispettandone il ruolo. Le attività previste sono per la formazione sono: 1. Pianificazione dei percorsi formativi in funzione degli obiettivi di formazione e della popolazione da coinvolgere 2. Definizione di un piano di erogazione completo della formazione che tenga conto delle indicazioni presenti nella tabella precedente riportata

18 3. Progettazione e personalizzazione dei corsi di formazione 4. Predisposizione e aggiornamento continuo, per tutta la durata del contratto, dei manuali di gestione e dei manuali utente che verranno usati a supporto delle attività di addestramento ed in autonomia dagli utenti 5. Erogazione di corsi di formazione e di aggiornamento, progettati specificatamente o disponibili a catalogo 6. Tutoraggio (in aula o a distanza) Il piano di formazione Il piano di massima dovrà tenere in conto i seguenti aspetti: Orientativamente le sessioni potranno comprendere da persone come target Le sessioni non potranno durare più di 3 giorni per settimana Ogni persona potrà partecipare ad una sessione per settimana salvo eccezioni che valuterà direttamente Equitalia Le sessioni dovranno essere composte in modo da garantire il presidio e l operatività degli uffici A fronte del rilascio di ogni modulo, i corsi dovranno essere erogati nell arco temporale di due mesi, secondo un piano di dettaglio che sarà fornito da Equitalia e comunque sempre in prossimità del rilascio. La tempistica, nel caso di formazione a cascata dovrà essere compatibile con il piano di formazione da svolgersi a cura di Equitalia direttamente dagli utenti. 13. Go live e rilascio in esercizio Facendo riferimento alle attività in carico al Fornitore riportate nel paragrafi precedenti, il collaudo di fase ha lo scopo di decidere se avviare o meno in esercizio le funzionalità implementate nella fase. Il Go-Live è l effettiva messa in esercizio delle funzionalità previste nella Fase che hanno superato con esito positivo il collaudo, previa installazione, configurazione e predisposizione di quanto necessario. Il rilascio in Esercizio ha lo scopo di certificare l effettivo funzionamento del sistema in esercizio. Al fine di disporre di un supporto (tecnico e funzionale) immediato nelle fasi iniziali dell esercizio delle funzionalità, il Fornitore dovrà predisporre il servizio di affiancamento utenti, cui si aggiungono le attività previste nell Elemento Help-Desk. L Affiancamento Utenti ha lo scopo di rendere disponibile una figura professionale di tipo analista funzionale che possa supportare gli utenti finali nell uso delle funzionalità più complesse del sistema Il rilascio in esercizio determina conclusa la fase di implementazione e considera completamente in esercizio tutte le funzionalità.

19 Supporto Tecnico Specialistico Il servizio di Supporto Specialistico comprende l attività di studio e di analisi in ambito tecnico ed amministrativo che di norma non modificano la baseline del sistema. Tale servizio tecnico riguarda principalmente i servizi professionali per l esercizio e l evoluzione di ambienti elaborativi. Il supporto specialistico e sistemistico comprende le seguenti attività: supporto specialistico all assistenza per le applicazioni in esercizio su problematiche di alto livello; trasferimento di know-how ad Equitalia su caratteristiche funzionali e tecniche oggetto della fornitura; supporto specialistico all uso dei prodotti software; supporto specialistico alla predisposizione di relazioni tecniche per studi di fattibilità, alla redazione di documenti di architettura, all individuazione dei requisiti di sistema, alle valutazioni.