A cura del Dott. Andrea Cortellazzo, Dottore Commercialista in Padova e Promotore della Rete d Impresa Menocarta.net

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1 A cura del Dott. Andrea Cortellazzo, Dottore Commercialista in Padova e Promotore della Rete d Impresa Menocarta.net Novembre 2014

2 LA RETE D IMPRESA MENOCARTA.NET Gestione Elettronica Documentale Veneto Servizi di Conservazione a Norma Notarili Lombardia E-Learning Veneto Web Services Veneto Servizi ICT per le imprese Lazio Rete d impresa 8 PMI appartenenti al settore ICT per Professional Services Eventi e Comunicazione Campania Gestione Elettronica Documentale Campania Web Services Campania Una «rete filiera» di consulenti, fornitori di servizi integrati in un unico PARTNER TECNOLOGICO e di PROCESSO coordinato da professionisti (dottori commercialisti-esperti contabili e notai) nei progetti di dematerializzazione e conservazione sostitutiva.

3 Ottobre 2013 Dicembre 2013 Gennaio 2014 Febbraio 2014 Maggio 2014 Ottobre 2014 Mag. Ott Dicembre 2012 Gennaio 2013 Giugno 2013 Luglio 2013 LA RETE D IMPRESA MENOCARTA.NET: Le nostre tappe più importanti Sviluppo e promozione iniziativa tra i potenziali aderenti Costituzione contratto di rete nella forma di «tipo contratto» Patrocinio ADCEC 3 Venezie e avvio progetto di formazione «Cammino Digitale» 2014 Sottoscrizion e primi contratti clienti/aziend e e piena operatività dei commercialist i aderenti del Triveneto Avvio «cammino digitale presso ODCEC Napoli. Adesione Osservatorio POLIMI. Implementazi one campagna marketing con partecipazion e a fiere e convegni Apertura sede Menocarta a Napoli Apertura primo Workspace Menocarta a Padova Apertura sede di Milano Partnership con Infocert Partnership con Servizi CGN Presentazione / Page 3

4 MISSION Stimolare ed agevolare la CULTURALE dei Professionisti nelle tematiche digitali, delineando IL LORO POSSIBILE RUOLO a supporto di AZIENDE ed ENTI Grazie alle competenze messe a disposizione dalle imprese aderenti alla rete, Menocarta.net si propone come partner dedicato, in grado di il muro che separa i Professionisti dall digitale. DIRE ADDIO ALLA CARTA SI E SI DEVE...

5 COMPETENZA, PROFESSIONALITÀ E AFFIDABILITÀ PRIMA DI TUTTO In un processo di conservazione a norma È FONDAMENTALE IL LIVELLO DI COMPETENZE sia tecniche che normative dei professionisti a cui ci si rivolge. La rete di imprese Menocarta.net è supportata da una rete di COMMERCIALISTI e NOTAI in grado di garantire dei processi di fatturazione e conservazione digitale. Presentazione / Page 5

6 I COMMERCIALISTI Responsabili della Conservazione I dottori Commercialisti partner/certificati Menocarta.net sono esperti nella conservazione sostitutiva, e garantiscono la correttezza dei contenuti e della forma dei documenti che vengono sottoposti a conservazione a norma. Essi assumono il ruolo di Responsabili della Conservazione per le aziende che vogliono delegarlo. Attività rilevanti del Responsabile della Conservazione: Definire le caratteristiche del sistema di conservazione e i formati in funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici) da conservare. Richiedere e assicurare la presenza del Pubblico Ufficiale in caso di necessità. Verificare il corretto funzionamento dei processi di conservazione e garantire la continuità nel tempo. Definire le procedure organizzative e informatiche in caso di controllo da parte delle Autorità. LA CERTIFICAZIONE NOTARILE per la massima affidabilità della conservazione Il completamento del processo è garantito del Notaio, che in qualità di Pubblico Ufficiale «marca e chiude» i flussi dei file e attesta la piena validità legale della conservazione. La certificazione notarile permette di autenticare i documenti informatici e conservarli in conformità con la normativa vigente. Come ulteriore garanzia del servizio, il mantenimento tecnologica è attribuito al conservatore. Presentazione / Page 6

7 I SERVIZI DELLA RETE MENOCARTA.NET Menocarta.net supporta Professionisti; Aziende ed Enti con i seguenti servizi: FATTURAZIONE ELETTRONICA e FATTURAZIONE ELETTRONICA PA GESTIONE ELETTRONICA DOCUMENTALE in House e in Outsourcing CONSERVAZIONE DOCUMENTALE A NORMA (SOSTITUTIVA) SERVIZI NOTARILI come: Estratti Notarili da Conservazione Sostitutiva a Norma, Dematerializzazione di documenti analogici originali con copia conforme notarile, deposito Escrow notarile e Trust Service Strumenti e Procedure preconfigurate di FIRMA DIGITALE (anche GRAFOMETRICA) PERCORSI FORMATIVI E-LEARNING ad hoc in tema di Fatturazione elettronica e Conservazione Sostitutiva a Norma

8 LE APPLICAZIONI Nei PROCESSI AMMINISTRATIVI e CONTABILI Servizi volti a migliorare efficientamento interno legato alle attività amministrative e contabili, con un conseguente risparmio sui costi correlati. Nei FLUSSI DI FATTURAZIONE VERSO LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE Servizio che risponde ad una spinta normativa, finalizzata ad orientare le imprese e la Pubblica Amministrazione alla digitalizzazione. Ad INTEGRAZIONE DEI PROCESSI CONTRATTUALI e CONTABILI con i FORNITORI Possibilità di integrazione dei servizi struttura aziendale, con possibilità di coinvolgere i propri fornitori, a partire dai processi contrattuali Presentazione / Page 8

9 SOLUZIONI INTEGRATE e AD HOC Servizi full outsourcing Servizi Scritture contabili/fiscali/amministrative obbligatorie Documenti afferenti al ciclo attivo e al ciclo passivo Modelli dichiarativi fiscali Archivio Intermediario Telematico Contrattualistica Libri Sociali INTEGRAZIONE CON: LE PRINCIPALI APPLICAZIONI ERP I PRINCIPALI GESTIONALI, con particolare esperienza SAP Per il presente progetto la rete Menocarta.net è in grado di apportare al progetto tutte le competenze necessarie sia nella fase iniziale di interazione con Legacy in fase di dismissione, sia in particolare nella definitiva fase operativa di gestione dei processi amministrativi contabili/gestionali sulla piattaforma SAP ERP. In particolare si evidenzia che SI.GED. Srl (aderente a menocarta.net e coinvolta nel progetto), ha una specifica operatività delle soluzioni SAP ERP attraverso la società consociata Fast Start Srl, appartenente al Gruppo Ethica Consulting. Tali specificità hanno già trovato apprezzamento in numerosi progetti svolti (vedasi referenze) con particolare riferimento del DMS SAP (Document Management System), in stretta collaborazione con alcune società del Gruppo Ethica Consulting, tra cui in primis le consociate ICM.S e Espedia Srl. Presentazione / Page 9

10 SOLUZIONI PER TUTTE LE TIPOLOGIE DI CLIENTI SOLUZIONE «MASS MARKET» Per i Professionisti, le PMI. Un portale dedicato per soluzione rapida ed economica che soddisfa tutte le esigenze, anche in caso di piccoli volumi di documenti da conservare e di fatture elettroniche. SOLUZIONE «ENTREPRISE» Per le medio-grandi Organizzazioni che richiedono ad hoc dei servizi di fatturazione elettronica e conservazione a norma. La certificazione notarile per la massima affidabilità della conservazione. Menocarta.net ha selezionato la Certification Infocert della stragrande maggioranza dei professionisti, come partner affidabile per potenziare e rendere più efficienti i processi di gestione elettronica documentale strutturati con firma digitale e di posta elettronica certificata. Menocarta.net ha anche inserito lo specifico servizio di intermediario per la Fatturazione Elettronica PA Infocert, così da ampliare e rafforzare la propria proposta specifica nella suddetta tematica. ewitness Italia, società leader nella certificazione di dati, documenti e transazioni digitali, è in grado di business per cogliere pienamente la sfida della dematerializzazione documentale, della fatturazione elettronica e della conservazione sostitutiva, raggiungendo risultati significativi in termini di efficienza, ottimizzazione delle risorse e maggiore rapidità di azione sul mercato. Grazie alla combinazione di soluzioni di Strong Authentication, Virtual Private Network e Firma Digitale, ewitness Italia ha realizzato la piena integrazione fra gestione documentale e processi amministrativi digitalizzati, definendo avanzati standard qualitativi nella creazione di flussi operativi che contribuiscono a minimizzare i tempi e costi della gestione aziendale.

11 I SERVIZI CERTIFICATI DA FATTURE P.A. Certification Authority APPLICAZIONI COMMERCIALISTI LEGAL CERT: firma digitale LEGAL DOC: conservazione sostitutiva LEGAL MAIL: posta elettronica certificata PUBBLICA AMMINISTRAZIONE Gateway SOGEI Un pacchetto di servizi che si integra perfettamente con le applicazioni del cliente. Certification Authority più importante in Europa La competenza dei commercialisti Mencarta.net nel ruolo di «Responsabili della Conservazione» Presentazione / Page 11

12 IL NOTAIO COME GARANTE IN FASE DI DEMATERIALIZZAZIONE DI DOCUMENTI CARTACEI, conservazione sostitutiva di originali cartacei e conservazione a norma di originali informatici, della creazione di un archivio documentale ordinato e certificato. In documento originale e documento conservato; IN FASE DI ESIBIZIONE (anche nei confronti della Pubblica Amministrazione), rilascio di copie cartacee o digitali ed estratti di Libri e/o registri contabili. In efficacia probatoria Se la conformità non è autenticata dal Notaio, sorge la necessità del rispetto delle Regole Presentazione / Page 12

13 FOCUS SULLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA «A NORMA» DEI LIBRI SOCIALI Riferimenti normativi: I LIBRI SOCIALI OBBLIGATORI Art Codice Civile: Libri sociali obbligatori 1) il libro dei soci, nel quale devono essere indicati distintamente per ogni categoria il numero delle azioni, il cognome e il nome dei titolari delle azioni nominative, i trasferimenti e i vincoli ad esse relativi e i versamenti eseguiti; 2) il libro delle obbligazioni, il quale deve indicare l'ammontare delle obbligazioni emesse e di quelle estinte, il cognome e il nome dei titolari delle obbligazioni nominative e i trasferimenti e i vincoli ad esse relativi; 3) il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee, in cui devono essere trascritti anche i verbali redatti per atto pubblico; 4) il libro delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio di amministrazione o del consiglio di gestione; 5) il libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale ovvero del consiglio di sorveglianza o del comitato per il controllo sulla gestione; 6) il libro delle adunanze e delle deliberazioni del comitato esecutivo, se questo esiste; 7) il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee degli obbligazionisti, se sono state emesse obbligazioni. 8) il libro degli strumenti finanziari emessi ai sensi dell'articolo 2447-sexies c.c.. Presentazione / Page 13

14 FOCUS SUI SETTORI AZIENDALI DI OPERATIVITA Da qualche anno, diversi grosse realtà operanti nel settore bancario e assicurativo stanno percependo il valore della conservazione in solo formato digitale dei libri sociali ed hanno intrapreso processi innovativi di formazione, sottoscrizione, archiviazione e consultazione in digitale dei propri libri sociali. Con la conservazione sostitutiva dei libri sociali, questi soggetti hanno avvalorato e reso più sicura ed efficiente la tenuta e la consultazione dei propri libri. IL VALORE AGGIUNTO DEL NOTAIO, CONSERVAZIONE SICURA GARANTITA! Il sistema ewitness consente ad una impresa di dare certezza ai propri dati, con la garanzia della certificazione notarile. Il sistema ewitness sicurezza di proprietà e di gestione integralmente notarile, al fine di stampare e/o inviare i propri documenti. Il sistema ewitness consente di attribuire data certa a tutti i documenti digitali, procede alla loro archiviazione a norma e garantisce nel tempo la confidenzialità, sicurezza e immodificabilità cliente. Nel 2012 ewitness ottiene la certificazione ISO 9001:2008. DEMATERIALIZZAZIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA ewitness, grazie alla presenza del Notaio Pubblico Ufficiale Responsabile della Conservazione, è presidio di garanzia per la completa e corretta dematerializzazione dei documenti cartacei e, in particolare, per i documenti originali unici quali i documenti tipici utilizzati nel settore bancario e assicurativo. A supporto di molti processi, ewitness fornisce anche servizi web per il workflow di documenti e comunicazioni con tracciatura e certificazione notarile. Presentazione / Page 14

15 FOCUS SUL SERVIZIO DI FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA P.A. Alcune referenze significative 1. Ascopiave Azienda distributrice di gas e metano. 1. Il cliente fornisce il file in formato.xml pronto non firmato, 2. Automaticamente i server controllano il file, 3. Il documento viene firmato attraverso un certificato remoto nei server di ewitness e successivamente inviato alla PA 2. Fidia Farmaceutica Azienda farmaceutica, riconosciuta anche a livello internazionale. 1. Il cliente fornisce il file in formato.xml pronto non firmato, 2. Automaticamente i server controllano il file, 3. Il documento viene firmato attraverso un certificato remoto nei server di ewitness e successivamente inviato alla PA 3. Emerson Servizi e soluzioni industriali. 1. Il cliente fornisce 2. Menocarta.net individua il codice IPA, Il documento viene firmato attraverso un certificato remoto nei server di ewitness e successivamente inviato alla PA elevati. 4. Page Personnel Ricerca e selezione personale qualificato. 1. Il cliente fornisce il file in formato.pdf, Menocarta.net firma le fatture PA e quindi le emette per conto del cliente. Presentazione / Page 15

16 LE NOSTRE PRINCIPALI REFERENZE

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