Self care Area Riservata Sistema Completo. La guida rapida per l utilizzo dell area riservata Sistema Completo

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1 Self care Area Riservata Sistema Completo La guida rapida per l utilizzo dell area riservata Sistema Completo

2 Sistema Completo: l area riservata disponibile per tutti i clienti per il recapito dei pacchetti Caratteristiche Sistema Completo è il servizio di recapito pacchetti che Nexive mette a disposizione dei propri clienti. Il servizio prevede: Il caricamento delle spedizioni attraverso l upload di un file excel o singolarmente tramite la pagina Crea Spedizione La stampa in proprio delle Lettera di vettura (LDV) accompagnatorie, o Etichetta Zebra Il controllo dello stato di avanzamento dei flussi di spedizione. La ricerca delle proprie spedizioni. La gestione delle spedizioni in giacenza Una dashboard giornaliera con il riepilogo dell andamento spedizioni. 2

3 Account: Login E possibile accedere al sito Sistema Completo, accedendo all area riservata del portale Nexive, Autenticarsi con le credenziali fornite da Nexive. La pagina presenta nel menù di Benvenuto e nei banner il punto di accesso a Sistema Completo. Cliccando sui link dedicati sarete rimandati alla Homepage 3

4 Crea Spedizioni 4

5 CREA SPEDIZIONI Cos è e come funziona La pagina consente di inserire spedizioni stampare la documentazione da allegare ai pacchi prenotare il pickup o di indicare di provvedere in proprio alla consegna presso una delle filiali di raccolta. Caricamento Spedizioni. Le spedizioni possono essere registrate sul portale con il caricamento di un file o singolarmente (tasto Aggiungi spedizioni). 5

6 CREA SPEDIZIONI Caricamento spedizioni da file Caricamento Spedizioni. È possibile scaricare il template di base già formattato nei tre formati accettati. La possibilità di scaricare il template è disponibile anche sulla pagina iniziale del sito. 6

7 CREA SPEDIZIONI Caricamento spedizioni da file La prima riga del file contiene la testata dei campi: in ROSSO i campi obbligatori (relativi al destinatario e alle dimensioni della spedizione), in NERO quelli facoltativi (relativi alle info aggiuntive per il recapito). Una volta compilato il file, occorre salvarlo, tornare al sito Sistema Completo, premere [Sfoglia] per selezionarlo e in fine premere su [UPLOAD >].. Il corretto trasferimento del file è evidenziato dal messaggio su sfondo verde. 7

8 CREA SPEDIZIONI Caricamento spedizioni da file Quando un file è caricato viene visualizzato in Elenco File. Il caricamento delle spedizioni termina entro 40 sec. Per velocizzare l operazione premere sul tasto refresh (nb: solo se il file contiene max 10 righe). Nell immagine sono elencati alcuni flussi posti indifferenti stati: l ID del flusso, il nome del file caricato, il numero delle spedizioni, l utente che ha caricato il file, lo stato e le possibili azioni da compiere. Il numero di file visualizzati è personalizzabile. I dati in griglia possono essere esportati in un file excel premendo [Esporta in Excel] Se il file è idoneo, lo stato si aggiornerà in Da Stampare ; viceversa il file sarà scartato con la dicitura Scartato. 8

9 CREA SPEDIZIONI Gestione file scartati -1 In rosso viene indicato il numero di indirizzi errati, sotto viene mostrato un riepilogo dei dati di spedizione e Pickup. Mario Rossi Nella griglia sono riportati tutti i dati caricati: quelle che contengono un errore saranno indicate da una X e caratterizzate dalla descrizione dell errore Nella prima colonna della griglia sono riportate: Con la X si eliminerà l intera riga. Con la Matita si aprirà la pagina di modifica singola spedizione, che consentirà di correggere l errore. La pagina dispone di un filtro Mostra solo righe con errori per visionare i dati errati che permette di visionare fino a 100 righe. Per esportare il file cliccare: Esporta in Excel. 9

10 CREA SPEDIZIONI Gestione file scartati -2 Nella pagina di modifica dati spedizione possiamo correggere il dato Corretto il dato errato, premiamo il tasto [Conferma] per salvare e passare al prossimo errore. Finché la multipresa non verrà stampata è possibile aggiungerle spedizioni premendo il tasto Aggiungi spedizione 10

11 CREA SPEDIZIONI Gestione file acquisiti: stampa LDV e pick up Quando un file è acquisito, passa in stato Da Stampare. A questo punto sono possibili due azioni: Stampa file, che genera in triplice copia le LDV, o l etichetta Zebra da allegare alle spedizioni ed Elimina che cancella dal sistema il file. Una volta prodotte le lettere di vettura, il file passa in stato Pickup da definire. Qui occorre decidere se si vuole prenotare il ritiro presso la propria sede o se si consegnerà la merce nella filiale di raccolta. 11

12 CREA SPEDIZIONI Caricamento singole spedizioni Le spedizioni si possono caricare singolarmente: premendo il tasto [Aggiungi Spedizione] si aprirà la pagina che vi consentirà di registrare una per una le vostre spedizioni specificando i dati obbligatori(in rosso) Nel caricamento delle singole spedizioni gli eventuali errori (ad es: cap, indirizzo, taglia) vengono segnalati in questa schermata insieme alle possibili soluzioni corrette. Premendo il conferma il sistema creerà una multipresa, dopo aver confermato la spedizione apparirà il tasto [Nuova] così da consentire l aggiunta di altre spedizioni alla multipresa precedentemente creata. 12

13 CREA SPEDIZIONI Caricamento singole spedizioni Dopo aver premuto sul tasto conferma per poter stampare LDV e prenotare il pick up è necessario tornare alla pagina Crea Spedizioni No file No file No file No file No file No file No file Nella colonna azione selezionare Stampa per creare la LDV. La stampa della LDV e la prenotazione del pick up per le singole spedizioni hanno lo stesso procedimento previsto per i template. (Vedi slide 11) 13

14 CREA SPEDIZIONI Prenotazione pick up Selezionando nella colonna Azione l opzione Prenota Ritiro, comparirà il form di prenotazione: i campi aventi il contrassegno arancione sono obbligatori. Dopo aver inserito tutti i dati, premere [CONFERMA] per procedere. Spuntando l opzione Memorizza i dati prima di premere [CONFERMA], sarà possibile memorizzare i dati inseriti nel form di prenotazione. La prima data prevista è proposta dal sistema applicando la regola: se il ritiro viene prenotato prima delle 16:00, verrà proposto domani, oltre le 16:00 dopodomani. Sabato e domenica non sono considerati giorni utili al il ritiro. In caso di Triangolazione nella prenotazione del ritiro è necessario inserire i dati del fornitore. (Nb: questi dati non sono visibili sulla LDV). Qualora si avesse bisogno di un contatto operativo, viene riportata la mail. 14

15 CREA SPEDIZIONI Gestione file acquisiti Qualora si fosse concordato la schedulazione di un Pickup Fisso, la form di richiesta Pickup si presenta come da immagine Il sistema propone in griglia i giorni precedentemente prestabiliti della settimana per il Pickup. Verranno visualizzati fino a sue settimane dal primo giorno di schedulazione disponibile.. Se non volessi usufruire del pickup fisso, premere sul tasto [Pickup a Richiesta] 15

16 CREA SPEDIZIONI Gestione file acquisiti Selezionando nella colonna Azione l opzione Consegna in Filiale È possibile indicare la data di affido del materiale ed eventuali note. La sede dove recapitare il materiale deve essere definita all atto del contratto. Lo stato del flusso passerà in Lavorazione. In testa al record della spedizione compariranno due icone: una lente d ingrandimento che consente di vedere il dettaglio delle spedizioni e un report che permetterà di visualizzare e stampare il borderò. Da questo momento non sarà più possibile cancellare il flusso di spedizione. 16

17 Cerca Spedizioni 17

18 CERCA SPEDIZIONI Cos è e come funziona La pagina presenta un insieme di filtri che possono essere applicati per ricercare le spedizioni caricate. È possibile ricercare per: Stato delle spedizioni. ID identificativo del file Multipresa. Comune di destinazione. Motivo Barcode, inteso come barcode assegnato alla spedizione in fase di stampa LDV. Periodo di spedizione, indicato come periodo compreso tra due date (DA A), oppure come ultimo giorno, settimana o mese Data di Bonifico Nexive, che dà la possibilità di effettuare l estrazione dei cod facendo filtro con la data di bonifico. Destinatario, indicato come Cognome e Nome. Una volta impostati i filtri premere [RICERCA]. 18

19 CERCA SPEDIZIONI Cos è e come funziona Se il cliente ha configurato la tipologia di stampa con Etichetta comparirà l icona di una zebra, che visualizzerà la LDV creata precedentemente. Le spedizioni saranno visualizzate nella griglia a centro pagina. Le spedizioni elencate riporteranno lo stato della spedizione I risultati potranno essere esportati premendo [Esporta in Excel]. Qui di fianco un esempio della scheda di riepilogo. Quando per una spedizione è stata aperta una giacenza, il record in presenterà un semaforo, a indicare che la spedizione è ferma in attesa di una scelta da parte dell utente. Cliccando sull icona del semaforo, è possibile decidere quale azione compiere 19

20 CERCA SPEDIZIONI Ricerca dei COD Per ricercare i COD accedere a CERCA SPEDIZIONI E impostare: Stato: Consegnato Motivo: Consegnato in contanti Inserire un filtro su: data bonifico Nexive: data di ricezione bonifico da parte di Nexive; Oppure numero lettera di rimborso: inserire il numero della lettera di rimborso preceduto da 00. E possibile inserire anche più di una lettera di rimborso utilizzando la virgola come separatore; Per esportare i risultati di ricerca cliccare su ESPORTA IN EXCEL e poi salvare i file su Salva. 20

21 CERCA SPEDIZIONI Ricerca dei COD Dopo aver salvato il file aprirlo e filtrare i risultati di ricerca per Data Bonifico Nexive 21

22 Gestione Spedizioni 22

23 GESTIONE SPEDIZIONI Cos è e come funziona Questa pagina permette di gestire le Spedizioni che si trovano in uno stato di Giacenza Nella pagina è possibile effettuare delle ricerche per Cognome e Nome Destinatario della spedizione; Data di Spedizione (da - a); Barcode. In caso di giacenza aperta, viene data la possibilità di effettuare le seguenti azioni: Richiesta nuovo tentativo di recapito Richiesta di reso al Cliente 23

24 GESTIONE SPEDIZIONI Cos è e come funziona La griglia delle ricerche che viene visualizzata contiene le seguenti colonne Barcode, Stato, Nome Cognome, GG. Giacenza; Azione, Località Quando su una spedizione in Giacenza Aperta viene fatta una azione, il suo stato cambia e la spedizione continua il processo. È possibile seguire lo stato nella pagina Cerca Spedizioni. In caso di Richiesta nuovo tentativo di recapito, è possibile cambiare i dati di spedizione utilizzando la seguente maschera. In questa machera è possibile specificare un nuovo indirizzo o inserire una nota alla spedizione. 24

25 Dashboard 25

26 DASHBOARD Cos è e come funziona In questa sezione è possibile vedere lo stato riassuntivo delle spedizioni ad oggi. 26

27 Gestione degli Account Clienti 27

28 Gestione degli Accounts Clienti Come funziona Questa pagina permette la creazione e il controllo degli account di un cliente, solamente con l account SenderAdmin Abbiamo la possibilità di creare un nuovo account specificandone lo username, Nome e Cognome. Verranno riportati gli account già esistenti a sistema da un minimo di 6 ad un massimo di 100 per pagina 28

29 Gestione degli Accounts Clienti Come funziona -1 Premendo sull icona presente sulla prima colonna di ogni record, verrà aperta in fondo alla pagina la scheda dell account, con i pulsanti per eseguire le azioni più comuni : Assegnazione di ruoli Forza Password Disattivazione Utente Inserimento/Modifica La finestra di sinistra contiene i ruoli disponibili, quella di destra riporta i ruoli assegnati all utente. I ruoli predefiniti sono quattro. 29

30 Gestione degli Accounts Clienti Assegnazione dei ruoli Sender: Caricare spedizioni a sistema Visualizzare file e spedizioni create con il proprio account Visualizzare e gestire giacenze su spedizioni create con il proprio account SenderAdmin: è il ruolo con maggiori diritti: Gestire Account (creazione, eliminazione e gestione ruoli) Caricare spedizioni a sistema Visualizzare file e spedizioni di tutti gli account Visualizzare e gestire giacenze di tutte le spedizioni di tutti gli account SenderLower Caricare spedizioni a sistema Visualizzare file e spedizioni create con il proprio account Visualizzare le giacenze su spedizioni create con il proprio account senza poterle gestire SenderPower che può effettuare: Caricare spedizioni a sistema Visualizzare file e spedizioni di tutti gli account Visualizzare e gestire giacenze di tutte le spedizioni di tutti gli account 30

31 Gestione degli Accounts Clienti Forza password, disattivazione account, inserimento Forza password In caso di dimenticanza della password, premendo sul pulsante [Forza Password]. La pagina forzerà la password dell account selezionato, assegnandoli quella appena digitata. Inserimento/ Modifica Selezionando l account desiderato è possibile inserire/modificare nome e cognome inseriti. Disattivazione Account L account selezionato verrà disattivato per sempre. L account rimarrà visibile in griglia indicato come NON attivo e con l icona in bianco e nero. Infine premere sul pulsante [Salva] 31

32 Gestione Limitazioni Spedizione Singoli Accounts

33 Gestione Limitazioni Spedizione Singoli Accounts Accedendo all area My Account con l utenza fornita da Nexive è possibile selezionare un account e indicare il numero di spedizioni oltre il quale il sistema non consentirà di caricare più spedizioni. Nel campo Max Sped/Anno è possibile inserire il numero limite annuale che l utenza può caricare a sistema. Sotto di esso si può vedere le spedizioni annue e le spedizioni Massime dell intero cliente. Se il cliente inserisce 0 come limite il sistema lo interpreta come Nessun Limite quindi consente infinite spedizioni all account. Quando l account raggiunge il limite indicato il sistema scarta tutte le successive spedizioni caricate. 33

34 Assicurazione Sistema Completo 34

35 Assicurazione Sistema Completo Lato Cliente Il portale Sistema Completo permette di indicare l importo da assicurare, proprio nel momento dell inserimento della spedizione. E possibile indicare l importo sia attraverso la funzione Aggiungi Spedizione Rapida sia attraverso l inserimento della spedizione mediante file template Sia nel caso il cliente inserisca la spedizione mediante file template (Slide 4) 35

36 Assicurazione Sistema Completo Inserimento importo attraverso la funzione Aggiungi Spedizione Rapida 36

37 Assicurazione Sistema Completo Inserimento importo da assicurare attraverso file template 37

38 Assicurazione Sistema Completo E possibile verificare la richiesta di assicurazione nell area ordini campo «importo Assicurata» una volta inserita la spedizione. Qui di seguito un esempio. 38

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