Materiale didattico per il corso di Internal Auditing Anno accademico 2011-2012 Università di Macerata Facoltà di Economia 1
Operational Audit: Macerata Plant Kick-off Detailed scope Daniele 2 Bruni: Esercitazione Plant Audit
Accettazione merci Gestione superi: resi per superi quantità Le merci non ordinate sono restituite al fornitore. 1. Contenziosi con il Procedura, fornitore (es. mancata es."ricevimento, comunicazione al fornitore Controllo e dei motivi del reso) immagazzinamento 2. Rischio patrimoniale merce" derivante da una non corretta gestione del reso a livello contabile 1. 2. 3 Ottenere evidenza documentale dei controlli svolti all'accettazione delle merci (Unload and preliminary checks e quantity controls): walk through + verifiche a campione a partire dalle entrate merci di un determinato periodo temporale con doc di supporto 1. 2. 3. Verifica controlli automatici di sistema (warning) 1a. Verificare il processo di comunicazione ai soggetti coinvolti nella risoluzione delle anomalie riscontrate (se possibile sulla base di un db scaricato da sistema) Accettazione merci Gestione superi: accettazione in deroga superi quantità Sono "accettate" le merci effettivamente ordinate. Eventuali eccezioni (+/-) sono autorizzate. 1. Non efficiente gestione delle scorte di materiali diretti: - occupazione spazi di magazzino - obsolescenza e overstock - capitale circolante netto - cash flow (anticipo di pagamenti) Esistenza di un iter autorizzativo e di adeguata documentazione di supporto relativamente all'accettazione in deroga dei superi quantità Verificare l'iter autorizzativo seguito per l'accettazione in deroga e l'esistenza di adeguata documentazione di supporto (è possibile ottenere estrazione di ordinato e ricevuto?) es. test: a partire dall'estrazione delle entrate merci per un determinato periodo, verificare l'invio dei programmi di consegna e la coerenza degli importi. In caso di delta, verificare il processo autorizzativo. 3
Accettazione merci Gestione qualità: resi per scarto all'accettazione 1. Ottenere evidenza documentale dei Accettazione merci Gestione qualità: accettazione in deroga (autorizzazione, addebiti) Le merci che non rispondono a predefiniti requisiti di qualità sono restituite al fornitore. Sono "accettate" solo le merci che rispondono a predefiniti requisiti di qualità. Eventuali eccezioni (+/-) sono autorizzate e addebitate al cliente 1. Contenziosi con il fornitore 2. Inefficienze (es.ritardi) nel ciclo produttivo 3. Rischio patrimoniale derivante da una non corretta gestione del reso a livello contabile 1. Inefficienze (es.ritardi) nel ciclo produttivo 2. Maggiore difettosità dei pezzi prodotti (es. danni di immagine, incremento costi servizi post-vendita) Procedura "Ricevimento, Controllo e immagazzinamento merce" controlli qualitativi svolti dalla Qualità Forniture. 2a. Verificare che, in caso di esito negativo dei controlli, le non conformità siano gestite dalla Qualità Forniture ed il Responsabile Assicurazione Qualità 2b. Verificare che, in caso di esito negativo dei controlli, venga inoltrata tempestiva comunicazione per iscritto al fornitore (Scheda Non Conformità Fornitore o Relazione di Servizio) e a tutte le funzioni interessate (Qualità Fornitori, Processo Esterno, R&D, Acquisti, ) 2c. Verificare che, nel caso di deroghe alla procedura "Ricevimento, controllo e immagazzinamento merci", ci sia stata l'autorizzazione da parte del Responsabile Assicurazione Qualità 3. Effettuare test di dettaglio per verificare l'entità del fenomeno "resi non addebitati" 4. Verificare se sono presenti tabulati/statistiche sulla percentuale dei controlli svolti all'accettazione 4
Gestione scarti in linea Gestione scarti in linea: addebiti a fornitori (responsabilità esterna) Gli scarti in linea sono gestiti in maniera tempestiva e corretta Esistenza di un processo tracciabile per la gestione degli scarti in linea Gestione scarti in linea Gestione scarti: addebito al centro di costo (responsabilità interna) Gli scarti in linea sono gestiti in maniera tempestiva e corretta 1. Contenziosi con il fornitore 2. Inefficienze (es.ritardi) nel ciclo produttivo 3. Rischio patrimoniale derivante da una non corretta gestione del reso a livello contabile 1. Non corretta valorizzazione dello stock materie prime Esistenza di un processo tracciabile per la gestione degli scarti in linea 1. Verificare la compliance alla policy se esistente. In particolare, sia in ottica di walk-through che di analisi di dettaglio (test a campione): - ottenere evidenza della documentazione a supporto del processo di gestione delle non conformità (estrazione scarti da sistema e test su documentazione di supporto per "versamento produttivo" e "denuncia di scarto"; e viceversa) - ottenere evidenza del coinvolgimento di tutte le funzioni interessate - verifica del processo di addebito al fornitore 2. Verificare, attraverso ispezione, che non sia presente un "magazzino in linea" (es. scarti), non propriamente riflesso in contabilità 3. A partire dagli scarti contabilizzati, verificare per un campione la documentazione di supporto (es. bolla di scarto) 4. A partire dalle bolle di scarto, verificare per un campione che ci sia stata la relativa contabilizzazione Verificare la compliance alla policy. In particolare, sia in ottica di walk-through che di analisi di dettaglio (test a campione): - ottenere evidenza della documentazione a supporto del processo di gestione delle non conformità (estrazione scarti da sistema e test su documentazione di supporto per "versamento produttivo" e "denuncia di scarto"; e viceversa) - ottenere evidenza del coinvolgimento di tutte le funzioni interessate 2. Verificare le modalità di attribuzione della responsabilità relativa agli scarti tra i vari reparti produttivi 3. Verificare la presenza di "accumuli anomali" di scarti non dichiarati nel giro di lavoro (WIP)- test diretto 5
Gestione penali Rilevazione fermi linea per problemi di I problemi di quantità/qualità sono 1. Contenziosi con il fornitore Esistenza Procedura (es. 2. Inefficienze (es.ritardi) nel Procedura Gestione 1. Verificare la compliance alla policy. In particolare, sia in ottica di walk-throuh che di quantità/qualità e contestazione al tempestivamente rilevati e le ciclo produttivo contestazioni con il fornitore dell'addebito al Fornitore analisi di dettaglio (test a campione): Materiali Diretti per Non - ottenere evidenza della documentazione a fornitore sono opportunamente gestite Qualità") Esistenza di un processo supporto del processo di gestione delle non conformità Rilevazione costi riparazioni di forniture non di qualità e contestazione al fornitore Gli addebiti ai fornitori per forniture non di qualità sono opportunamente e tempestivamente gestiti 1. Contenziosi con il fornitore 2. Inefficienze (es.ritardi) nel ciclo produttivo tracciabile per la gestione - ottenere evidenza del coinvolgimento di tutte degli addebiti a fornitori le funzioni interessate 2. Verificare, per un campione di claim aperti (selezione di resi non addebitati "più anziani"), le motivazioni della mancata chiusura 3. analisi tempestività chiusura claim (confronto, mediante estrazione del conto crediti per resi a fornitori, tra apertura/chiusura) Gestione premi volume Gestione/monitoraggio premi quantità I premi quantità da fornitori sono coerenti con le condizioni concordate e opportunamente documentati 1. Overstock materie prime (obsolescenza) 2. Non adeguata documentazione di supporto relativamente agli stanziamenti per premi quantità da fornitori 3. Mancata applicazione delle condizioni contrattuali 1. Esistenza di un'attività di monitoraggio svolta sulle condizioni contrattuali relative ai premi quantità da fornitori applicate 2. Esistenza di adeguata documentazione di supporto per gli stanziamenti per premi quantità da fornitori 3. Esistenza di un'attività di monitoraggio (es.reportistica) sull'overstock di materie prime 1. Ottenere evidenza documentale dell'attività di monitoraggio svolta sulle condizioni contrattuali relative ai premi quantità da fornitori applicate. 2. Verifica della coerenza tra gli accordi con i fornitori e i relativi premi ottenuti (nota debito?), per un campione di premi ricevuti. 2. Ottenere evidenza, per un campione di stanziamenti per premi quantità da fornitori, della relativa documentazione di supporto 3. Ottenere evidenza documentale dell'attività di monitoraggio (es.reportistica) svolta sull'overstock di materie prime 6
Controllo dati Indentificare e riallineare gli Il mancato allineamento tra le - 1. Esistenza procedure di contabili e quantità scostamenti tra le giacenze risultanze contabili e le giacenze inventario - 2. Procedure cutoff fisiche delle giacenze contabili e quelle fisiche. reali, pregiudica il regolare - 3.Esistenza in SAP di di magazzino (sia delle Analizzare le motivazioni degli svolgimento dei piani di differenti causali di carico e materie prime che dei scostamenti. produzione e non consente un scarico magazzino per prodotti finiti ancora controllo adeguato dei flussi di analizzare principali fenomeni "sotto" la materiali da e per il magazzino. di movimentazione - 5. responsabilità Autorizzazione delle rettifiche dell'industrial) Inventariali Inventari (materie prime e prodotti finiti WIP) Perdite patrimoniali (sia per le materie prime che per i prodotti WIP). Financial reporting (rettifiche inventariali non aggiornate tempestivamente). - 1. Verifica dell'esistenza di procedure di inventario. -2. Sulla base dell'inventario contabile selezionare un campione di referenze e verificare riconciliazioni tra quantità fisiche e contabili e autorizzazione alle Rettifiche Inventariali - 3. Verificare correttezza procedure cut-off - 4.Verifica Causali di carico e scarico magazzino per analizzare i principali fenomeni di movimentazione - 5. Verifica a sistema della completezza dell'inventario rotativo. Tempestività Registrazioni entrate/uscite Gestione consignment stock / Materiali presso Terzi L'addetto del magazzino, previa consegna dell'adeguata documentazione (ad es.: bolla di consegna o DDT) procede con tempestività alla registrazione del documento e al carico a magazzino delle quantità ricevute. Le materie prime e i prodotti wip sono scaricati tempestivamente. Materiali di proprietà di terzi ma in possesso dell'azienda / Immagazzinamento da parte di terzi di merce di proprietà dell'azienda Mediante la registrazione di tutti gli ingressi di materiale nel magazzino (per acquisti o trasferimenti interni), misurazione sempre aggiornata delle scorte disponibili per l'impiego nel piano produttivo. Tutte le merci effettivamente ricevute e utilizzate sono contabilizzate nel periodo di competenza (lo stesso dicasi per i prodotti finiti) Verificare esistenza di consignment stock o di conto lavoro Mancato aggiornamento della contabilità di magazzino con conseguente perdita di informazione relativamente alla disponibilità di materiali per il processo produttivo e alla valorizzazione economica e patrimoniale dei beni aziendali (inclusi i prodotti wip) Procedure (es. cut off) Verificare esistenza di consignment Verificare esistenza di stock o di conto lavoro consignment stock o di conto lavoro Acquisizione copia del DDT, controllo corrispondenza quantità DDT con quantità inserita in sistema contabile. Verifica DDT registrati il 1 giorno del mese successivo -> verifica della data di trasporto Verificare esistenza di consignment stock o di conto lavoro 7
Gestione overstock/slow moving Gestione Garantire Eccedenze di approvvigionamento stock rispetto ai ottimale per piano di piani di produzione produzione e merci a lento tasso di rotazione Occupazione spazi di stockaggio, interessi finanziari passivi su eccedenze, incremento rimanenze e peggioramento CCN, Obsolescenza su slow moving. - 1. Report ad hoc -2. KPI (es. indice di rotazione delle scorte) - 1. Verifica ed acquisizione di report ad hoc - 2. Verifica del calcolo dell'indice di rotazione delle scorte -3. Verifica della frequenza di manifestazione dei fenomeni e tempestività nel ritorno al livello e al mix ottimali di materiali in giacenza -4. donwload in formato elettronico del giornale di magazzino materie prime e analisi movimentazione mensile per codice e causale Costo medio ponderato Valorizzazione Determinare i flussi delle scorte di economico-finanziari magazzino con il collegati alla gestione metodo del costo delle scorte di medio ponderato magazzino Valorizzazione non corretta delle rimanenze contabili, valutazioni economiche e patrimoniali distorte. Indicatori gestionali (performance industriali) non corretti. Scostamento inappropriato tra costo standard e costo medio ponderato - 1. Algoritmo di calcolo - 1. Verifica a campione procedura di calcolo a sistema coerente con del costo medio ponderato - 2. Scelta di un il manuale di reporting - periodo contabili di osservazione e 2) Attività di Acquisizione Report -3. Controllo adeguata monitoraggio sulla corrispondenza dati contabili con report di valorizzazione del gruppo consolidato. magazzino (es. controller industriale e ufficio bilancio consolidato) Fine Linea PF Verifica gestione Verifica gestione del del fine linea (PF) fine linea, letture, baia di rientro, comunicazioni automatiche con eventuali provider. Rientri di PF non autorizzati Verificare esistenza di Contestazioni con provider specifiche procedure e Perdite di PF controlli del fine linea - Verificare analisi di confronto tra movimenti del provider esterno e risultanze interne da SAP - Verificare letture automatiche di uscita (codici a barre) - Verificare processo autorizzativo per rientri di PF da provider - Verificare layout fisico del fine linea 8