Gestione Commesse di servizi in Aerreuno Caso di Studio Q111 Rev. 3 Novembre 2013
Azienda: servizi erogati AERREUNO, costituita nel 1994, offre servizi di consulenza e assistenza tecnica nei settori: Ecologia ed Ambiente (rifiuti, acustica ambientale, emissioni, scarichi, VIA, IPPC) Salute e Sicurezza sul Lavoro (valutazione dei rischi e formazione degli addetti) Igiene degli Alimenti - HACCP - standard BRC - IFS - Global Gap Sistemi di gestione per la Qualità UNI EN ISO 9001 - Ambiente ISO 14001 - Sicurezza OHSAS 18001 Pratiche di Prevenzione Incendi per l'ottenimento del C.P.I. Progettazione e verifica di impianti elettrici e termici Engineering project Engineering business
Sommario Modelli di Progetto Avvio di una nuova Commessa Gestione della Commessa Statistiche e Consultazioni Benefici
Modello di Progetto
Modello di progetto È stato predisposto un unico modello valido per tutti i servizi erogati dallo studio. Il modello: evolve nel tempo secondo le esigenze è utilizzato come schema di base per ogni nuova commessa Nota: di seguito riportiamo alcuni screenshot
Dati Personalizzati del modello
Nota: il responsabile della validazione viene definito in fase di avvio della commessa e per questo motivo l icona della check list è in grigio Fasi del modello di progetto
Check list Fase avvio commessa del modello
Check list Fase riesame iniziale del modello
I tipi di fase Per ogni tipologia di servizio è stata definita un tipo di fase o gruppo di fasi alle quali sono collegate specifiche check list. In questo modo: sono chiare le specifiche esigenze del servizio da erogare si riducono i costi di sviluppo e gli errori cala lo stress degli addetti Aerreuno aumenta la soddisfazione dei Clienti Nota: di seguito riportiamo uno screenshot di esempio
Tipi di fase (Opzioni progetto) Si noti il collegamento ad una check list per ogni tipo di fase
Avvio di una nuova Commessa
Avvio di una nuova commessa A seguito della chiusura positiva della Trattativa Commerciale, l addetta alla segreteria avvia la nuova commessa duplicando il modello. Seguendo quanto specificato nella check list: Codifica il progetto (commessa) secondo i criteri definiti Collega il Cliente e la TC relativa nei Dati Pers. Inserisce le fasi (*) per lo sviluppo del servizio Specifica il responsabile del progetto e i responsabili delle varie fasi, su indicazione della direzione (*) le fasi / sotto-fasi inserite con eventuali check list collegate sono scelte fra quelle predefinite in Opzioni progetti / Tipi di fase
Definizione e Riferimenti
Dati Personalizzati Viene agganciata la TC di riferimento
Il responsabile di progetto e fase di sviluppo è stato definito ma il Riesame iniziale deve essere ancora attuato Avvio di una nuova commessa
Avvio di una nuova commessa Il Responsabile del progetto (ATEC) viene informato tramite un messaggio automatico e provvede a: Garantire l attuazione del Riesame iniziale definendo preventivamente date e interfacce Verificare / completare i campi nella sezione dei «Dati personalizzati» quali Specifiche del Cliente e Criteri di validazione Inserire le fasi necessarie per lo sviluppo della commessa e/o confermare date, interfacce, costi previsti, ecc.
Gestione della Commessa
Gestione della Commessa
Gestione della Commessa Tutte le interfacce collaborano in sintonia tra loro coordinate dal Responsabile del Progetto Ogni responsabile di fase gestisce quelle di propria competenza Ogni interfaccia: 1. programma le proprie attività (ore) associandole alla fase della commessa 2. conferma le attività (consuntivo) quotidianamente Il Responsabile del progetto analizza sistematicamente gli scostamenti fra costi e tempi attesi con quelli effettivi, identificando eventuali azioni e risorse
Gestione della Commessa In generale si può osservare: Un utilizzo efficace degli strumenti disponibili Tracciabilità di tutte le comunicazioni intercorse (e-mail, fax, ecc.) in documenti / comunicazioni La registrazione e gestione di ogni fatto significativo e se necessario ad ognuno di questi associata un impegno definendo responsabile e data di attuazione prevista con i Promemoria Una gestione efficiente dei Documenti e della loro distribuzione La disponibilità di dati e cruscotti in tempo reale
Attività
Promemoria
Processi collegati alla commessa A ciascuna commessa (oltre ad attività, costi e ricavi) possono essere collegati eventi diversi, ad esempio: Trattative Commerciali Non Conformità e Reclami cliente Azioni di miglioramento (Correttive e Preventive) Riunioni e Riesami (per mantenere traccia delle decisioni dei partecipanti)
Processi collegati alla commessa Inoltre, per l erogazione dei vari servizi, possono essere definiti, collegati alla commessa/cliente e gestiti ad esempio: Scadenzari specifici (per ricordare tutti gli impegni ripetitivi relativi alla commessa/cliente) Eventi formativi (per gestire al meglio gli impegni del docente ed accedere ai documenti collegati)
Gestione ricavi e controllo del MdC Gli utenti con privilegio «Pers4» in Application Manager / Progetti possono: Accedere alla sezione dei ricavi Inserire specifiche registrazioni Visualizzare in particolare il Margine di Contribuzione per ciascuna commessa
Consultazioni e Cruscotti
Consultazioni e Cruscotti Il personale con privilegi e ruoli adeguati può accedere alle consultazioni ed alle statistiche necessarie per monitorare la gestione e l andamento delle commesse. Di seguito sono disponibili alcuni esempi
Consultazioni e Cruscotti (Ore consuntive per tipo di attività)
Consultazioni e Cruscotti (n.ro di promemoria per tipologia)
Consultazioni e Cruscotti (Dettaglio Costi, Ricavi e margine di contribuzione)
BENEFICI
Benefici Rapida pianificazione ed efficace controllo stato di avanzamento di tutte le commesse Miglioramento delle comunicazioni fra le interfacce del progetto con un efficace gestione delle informazioni Confronto fra tempi e costi previsti ed effettivi sul singolo progetto o su un gruppo di progetti Efficace gestione della documentazione e della sua distribuzione riducendo drasticamente l utilizzo della carta
Benefici Riduzione dei costi di sviluppo dei progetti Grazie all utilizzo del Calendar ciascun utente può monitorare sistematicamente gli impegni ed in particolare le attività (proprie e/o delle altre interfacce) programmate e consuntive Grazie a "mail sender" possono essere inviate automaticamente, a personale, clienti e fornitori, le informazioni relative a ogni scadenza / impegno importante
Benefici Possibilità di configurare il sistema a costo zero secondo le esigenze organizzative Aumento della sicurezza di dati e informazioni Controllo completo dei ruoli e accessi degli utenti Tracciabilità di tutte le operazioni effettuate Consultazioni semplici e cruscotti completi di tutti i dati
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