Progetto di Implementazione del Sistema Qualità ISO 9001:2015 con Qualibus Caso di Studio Q160 Rev. 2 - Settembre 2016
Sommario Esigenze della Direzione Piano del Progetto 1. Analisi Iniziale 2. Configurazione iniziale Qualibus 3. Implementazione del Sistema Benefici (per l Organizzazione e gli utenti)
Esigenze della Direzione
Esigenze della Direzione Disporre di una soluzione efficace al fine di: 1. implementare il sistema di gestione per la Qualità in modo semplice, in linea con le migliori prassi conosciute e con il supporto necessario offerto dal Consulente 2. porre le basi per gestire qualsiasi integrazione del sistema, iniziando da quello per la Sicurezza 3. gestire efficientemente i processi dell organizzazione 4. migliorare la comunicazione ed il lavoro di gruppo
Piano del Progetto
Piano del Progetto Di seguito si veda il grafico GANTT ipotizzato per l implementazione del sistema Qualità con Qualibus Nota: i tempi di attuazione del progetto dipendono dalle risorse messe a disposizione, si può tuttavia raggiungere gli obiettivi previsti in circa quattro mesi
Gantt del Progetto FASI OPERATIVE 1 mese 2 mese 3 mese 4 mese 5 mese 6 mese 1 Analisi iniziale 2 Configurazione del software Qualibus Emissione documenti di prescrizione ed 3 implementazione del Sistema
1) Analisi Inziale
Analisi Iniziale L Analisi Iniziale è attuata per esaminare tutti i processi (primari e di supporto) le procedure e le prassi esistenti, raccogliere tutte le informazioni necessarie per definire: l organizzazione, le risorse e i documenti di prescrizione necessari per la definizione ed il controllo dei processi aziendali le necessità di importazione (una tantum) e/o allineamento automatico di anagrafiche o processi i criteri più opportuni per erogare la consulenza e la formazione
2) Configurazione Iniziale del Software Qualibus
Configurazione Iniziale Qualibus A seguito dell'analisi iniziale si procede ad attivare un database predisposto sulla base delle prassi esistenti e delle linee guida Qualibus, in particolare con: Modelli di eventi (Analisi del contesto, Addestramento, Segnalazioni, NC, Reclami, Audit, Riesami di Direzione, Azioni di miglioramento, ecc.) pre-configurati con relativi strumenti di controllo come i Titoli Formativi collegati ai modelli di addestramento Modelli di documenti di prescrizione sviluppati secondo le migliori prassi raccolte presso i clienti Qualibus (Manuali, Procedure, Istruzioni, ecc.), utilizzabili per l emissione dei documenti di prescrizione
Configurazione Iniziale Qualibus Funzioni ed Organigrammi pre-configurati Anagrafiche Infrastrutture e Strumenti con esempi già inseriti Scadenzari già configurati per tenere sotto controllo tutte le attività del Sistema di Gestione Esempi di Obiettivi ed Indicatori Esempi di Progetti tipo (modelli) Cruscotti predefiniti come ad esempio: Andamento numerico per classe di evento Andamento costi per classe di evento Gap formativo Rischi DVR
Configurazione Iniziale Qualibus A seguito dell attivazione di Qualibus si procede a: Affiancare l amministratore nella configurazione del sistema Addestrare l Amministratore ed i vari utenti Responsabili all uso del software Nota: per la configurazione iniziale si deve fare riferimento all help in linea (F1) ed alle diverse Linee Guida Qualibus disponibili (LGQ-CI Configurazione Iniziale, LGQ-GP Gestione Personale, LGQ-CE Configurazione Eventi, ecc.)
Configurazione Iniziale Qualibus Con riferimento alle prassi esistenti ed alle linee guida si provvede a completare le impostazioni di default ed a popolare le anagrafiche, definendo in particolare: 1. i reparti / unità operative 2. gli utenti, assegnando privilegi e ruoli necessari 3. in documenti: opzioni, importazioni, cartelle, modelli di documento di prescrizione e comunicazioni, ruoli per ogni singola cartella 4. per le risorse umane: opzioni e anagrafiche personale con ruoli di visualizzazione, opzioni e anagrafiche funzioni e collegamento con il personale che ne fa parte, definizione degli organigrammi
Configurazione Iniziale Qualibus 5. per Infrastrutture e Strumenti: opzioni, struttura, inserimento / importazione delle anagrafiche relative definendo per ciascuna ruoli e programma interventi 6. per Clienti, Fornitori e Articoli: opzioni, ruoli, inserimento o importazione o allineamento delle anagrafiche 7. per gli eventi (processi) e progetti: opzioni, modelli e ruoli degli utenti + struttura ad albero dei progetti 8. per gli scadenzari le opzioni ed in quelli predefiniti, sostituendo ad esempio l esecutore, la data di prossima esecuzione e controllando la frequenza
3) Implementazione del Sistema
Requisiti del QMS ISO 9001:2015
Implementazione del Sistema In questa fase deve essere garantito l affiancamento all Amministratore del Sistema finalizzato a: aumentare l abilità degli utenti nell utilizzo dei moduli software a cui hanno accesso secondo i privilegi e ruoli loro assegnati rafforzare la coscienza delle opportunità offerte loro per un effettivo miglioramento delle proprie prestazioni verificare continuamente i traguardi raggiunti nell uso del software Nota: Nelle slide successive slide si riportano alcuni esempi delle varie fasi di implementazione del Sistema.
4. Contesto Deve essere effettuata una corretta analisi al fine di: 1. comprendere l organizzazione e il suo contesto 2. comprendere le esigenze e le aspettative delle parti interessate 3. determinare il campo di applicazione del sistema di gestione 4. stabilire, attuare, mantenere e migliorare in modo continuativo un sistema di gestione, compresi i processi necessari e le loro interazioni.
Contesto Qualibus offre la possibilità di comprendere il contesto in cui opera l organizzazione grazie all evento «Analisi del contesto» che permette di registrare: ogni rischio derivante da fattori esterni ed interni Esigenze ed aspettative delle parti interessate Il campo di applicazione del sistema Il sistema di gestione nel suo complesso, compresi i processi necessari e le loro interazioni
Analisi del contesto Una classe di evento appositamente configurata permette di effettuare una corretta analisi
Analisi del contesto Ogni fattore esterno e interno, ogni esigenza e aspettativa delle parti interessate sono analizzate criticamente e definite azioni conseguenti
Analisi del contesto Una sintesi dell analisi legata al Campo di applicazione ed al Sistema di gestione è mantenuta nella sezione dei dati personalizzati
Analisi del contesto Tutte le azioni avviate a fronte dei rischi ed opportunità individuate sono linkate nella sezione Collegamenti per un facile controllo dello stato
5. Leadership Devono essere stabilite le modalità di gestione, responsabilità e registrazioni da mantenere per garantire: 1. Leadership e impegno 2. Focalizzazione sul cliente 3. Politica 4. Definizione di ruoli, responsabilità e autorità nell organizzazione.
Leadership Qualibus aiuta l alta direzione aziendale, grazie al moduli Documenti, Eventi, Funzioni e Organigrammi, a garantire: leadership e impegno nei riguardi del sistema di gestione La focalizzazione sul cliente La definizione della politica, la sua attuazione ed il mantenimento Che le responsabilità e le autorità per i ruoli pertinenti siano assegnate, comunicate e comprese all interno dell organizzazione
Anagrafica Funzioni Definizione dei nominativi collegati alla FUNZIONE con relative competenze, esperienze, responsabilità e autorità
Organigrammi Creazione di ogni tipo di ORGANIGRAMMA (Generale, per la Sicurezza, ecc.) dell organizzazione richiamando le funzioni aziendali e con la possibilità di visualizzare i nominativi collegati
6. Pianificazione Devono essere stabilite le modalità di gestione, responsabilità e registrazioni da mantenere per garantire: 1. Pianificare il sistema di gestione per identificare rischi e opportunità 2. Pianificare le azioni per affrontare rischi e opportunità 3. Stabilire obiettivi e pianificare il loro raggiungimento 4. Pianificare le modifiche al sistema di gestione.
Pianificazione Qualibus aiuta l alta direzione, grazie ai moduli Documenti, Eventi ed Obiettivi-Indicatori-Traguardi, a pianificare il sistema considerando il contesto, le esigenze e le aspettative della parti interessate nonché la determinazione dei rischi e delle opportunità che è necessario affrontare per: fornire assicurazione che il sistema di gestione per la qualità possa conseguire il(i) risultato(i) atteso(i) accrescere gli effetti desiderati prevenire, o ridurre, gli effetti indesiderati conseguire il miglioramento.
Per ogni obiettivo vengono individuati gli INDICATORI che consentono la misurazione delle prestazioni del Sistema di Gestione per la Qualità, la Sicurezza o altro ambito Obiettivi, Indicatori e Traguardi
Per ogni INDICATORE: Viene definito un traguardo atteso Viene registrato il valore raggiunto Viene effettuata e registrata la valutazione dei dati consuntivi rispetto al previsto È disponibile un grafico in automatico dei risultati attesi e raggiunti Obiettivi, Indicatori e Traguardi
7. Supporto Devono essere determinate e fornite le risorse necessarie per l istituzione, attuazione, mantenimento e miglioramento continuo del sistema attraverso il controllo di: 1. Risorse Umane 2. Infrastrutture 3. Strumenti di misura 4. Comunicazione 5. Informazioni documentate
Gestione Risorse Con Qualibus è semplice: Implementare l anagrafica personale con la possibilità di importare o allineare i dati Gestire ogni processo legato alle risorse umane ed in particolare l addestramento anche sulla base dei dati rilevati sul cruscotto del GAP formativo Implementare l anagrafica infrastrutture e strumenti con la possibilità di effettuare un'importazione dati Manutenere le infrastrutture e tarare gli strumenti Migliorare la comunicazione e le relazioni interne tramite l uso di messaggi e discussioni Gestire la documentazione di origine interna ed esterna
Risorse Umane ANAGRAFICHE PERSONALE Sono gestite e mantenute aggiornate in Qualibus tramite: Dati anagrafici, personalizzati, tag Carriera e ruoli ricoperti Promemoria Archiviazione di documenti e comunicazioni
Risorse Umane FORMAZIONE: Con il modulo Eventi vengono programmati e registrati tutti i corsi di formazione che riguardano il personale, definendo: Docenti e sede del corso Contenuti e date delle lezioni Modalità di verifica dell efficacia Partecipanti con ore di presenza ed esito Gli utenti di Qualibus sono informati dei corsi programmati tramite notifica sul Calendar e/o messaggi automatici
Sulla base delle registrazioni degli addestramenti e in riferimento ai titoli formativi si evidenziano nel cruscotto le ore di formazione che mancano per colmare il gap di ogni singolo dipendente
ANAGRAFICA INFRASTRUTTURE Per ogni bene, impianto, macchinario, area aziendale viene creata l anagrafica infrastruttura, specificando: Dati anagrafici e personalizzati Responsabile Ubicazione Gestione Infrastrutture
Gestione Infrastrutture PROGRAMMA MANUTENZIONE Per ogni bene viene definito il programma delle manutenzioni e dei controlli periodici. Qualibus, tramite "Calendar", ricorda ad ogni responsabile le date di scadenza relative ai beni a lui affidati. L esecutore, una volta attuato l intervento, effettua la chiusura in Qualibus che programma la scadenza successiva in base alla frequenza impostata.
STRUMENTI DI MISURA Qualibus permette di: Creare l anagrafica strumenti Definire gli interventi di taratura (data, responsabilità, ricorrenza intervento, costi) L intervento di taratura è visualizzato sul Calendar e una volta chiuso viene generato in automatico un nuovo intervento sulla base della ricorrenza impostata Gestione Strumenti
"MESSAGGI" Interagire in modo semplice ed efficace, mantenendo traccia delle comunicazioni tra i vari utenti Trasmettere la notifica della distribuzione di documenti nuovi o revisionati Informare in modo automatico gli interessati dell avvio o chiusura di eventi, disposizioni o interventi Comunicazione Interna
" DISCUSSIONI e SONDAGGI" L'utente (con adeguati privilegi) avvia una discussione con eventuale sondaggio. Ogni utente coinvolto può inserire i propri commenti e/o indicare la propria preferenza tra le opzioni indicate per il sondaggio Comunicazione interna
Informazioni Documentate Possibilità di importazione documenti Emissione documenti di prescrizione (Manuale, Procedure, Istruzioni, ecc.), sulla base dei modelli già inserite, facendo riferimento anche alle migliori prassi applicate presso le aziende che utilizzano efficacemente il software Qualibus Inserimento della documentazione di origine esterna (norme, decreti e regolamenti), oltre a quelli di carattere generale già inseriti (es. D.Lgs. 81/2008, D.Lgs. 152/2006)
Con Qualibus è possibile gestire tutti i documenti di origine interne ed esterna Stabilire per ogni utente i ruoli di lettura, redazione, modifica, verifica, approvazione e distribuzione Gestire le revisioni Distribuire i documenti Ridurre il consumo della carta fino ad azzerarla, importando e gestendo ogni tipo di documento in formato elettronico Gestione Documenti
8. Attività Operative Devono essere pianificati, attuati e tenuti sotto controllo i processi necessarie per soddisfare i requisiti per la fornitura di prodotti ed erogazione dei servizi, attraverso il controllo dei: 1. Requisiti per i prodotti e i servizi 2. Progettazione e sviluppo 3. Approvvigionamenti 4. Produzione 5. Rilascio di prodotti e servizi 6. Controllo delle NC
Attività Operative Con Qualibus è possibile gestire anche processi primari, ad esempio grazie a: Disponibilità di dati relativi a clienti e fornitori, attivi e/o potenziali, (dati anagrafici, dati personalizzati, tag, contatti, comunicazioni e altri documenti) Avvio e gestione di trattative commerciali (evento già pre-configurato) Avvio e gestione di progetti e commesse, sulla basse dei modelli pre-configurati
Sono gestite in modo completo tramite: Dati anagrafici Dati personalizzati Contatti Promemoria (es. telefonate, accordi, incontri, richieste, ecc.) Archiviazione delle comunicazioni inviate e ricevute Valutazione della soddisfazione Eventi (processi) e progetti (commesse) collegate Anagrafiche Clienti e Fornitori
Attività Operative TRATTATIVE COMMERCIALI Sono avviate e tenute sotto controllo, tramite: Link all anagrafica cliente nei "Riferimenti" Definizione dei dati relativi all offerta nei "Dati Personalizzati" Il workflow predefinito e le relative disposizioni (ovviamente adattabile alle esigenze dell Organizzazione) per la raccolta dei dati, emissione offerta e verifica accettazione da parte del cliente Archiviazione dei documenti (offerte, ordini)
Attività Operative PROGETTAZIONE E SVILUPPO Sono impostati dei progetti TIPO di nuovi prodotti / servizi, che fungono da modello per l avvio di quelli nuovi. Nel progetto sono definiti: Requisiti di base Interfacce interne ed esterne Piano di progetto con relative fasi (comprese riesami, verifiche e validazione) Vengono registrati attività, costi, ricavi e collegati i documenti necessari
COMMESSE Qualsiasi tipo di commessa viene gestita mediante la definizione di: Dati personalizzati Interfacce interne ed esterne Fasi di commessa con relative: - Responsabilità - Date previste ed effettive - Check-list Registrazione delle attività Registrazione di costi e ricavi Attività Operative
9. Valutazione delle prestazioni 10. Miglioramento Deve essere determinato: 1. Cosa monitorare 2. I metodi per il monitoraggio, la misurazione, l analisi e la valutazione 3. Quanto e quando monitorare e misurare 4. Le opportunità di miglioramento
Valutazione delle prestazioni e Miglioramento Con Qualibus è possibile garantire la gestione di: Audit (interni, a fornitori, da clienti, di certificazione) al fine di accertare l efficacia del Sistema e il grado di conformità raggiunto dall organizzazione Riesami di Direzione Riunioni periodiche della sicurezza Valutazione accettabilità fornitori Valutazione soddisfazione clienti Reclami e Non Conformità Azioni di Miglioramento (Correttive e Preventive) avviate anche a seguito degli audit e collegate a questi eventi
Valutazione delle prestazioni e Miglioramento AUDIT Sono programmati, definendo: Date luogo dell audit Processi da valutare (con check-list allegata) Auditor Personale coinvolto (avvisato tramite notifica in Calendar) Qualibus consente, in base all esito, l avvio automatico di eventi AC e AP, visibili nella sezione "Collegamenti"
Valutazione delle prestazioni e Miglioramento Pianificare e svolgere il RIESAME DI DIREZIONE con la possibilità di: Definire luogo, data e partecipanti Collegare documenti (report con dati di input, schede indicatori) Emettere il rapporto di Riesame Avviare e monitorare nel tempo le azioni di miglioramento avviate in sede di riesame (vedi Collegamenti)
NON CONFORMITÀ Nel modulo "Eventi" vengono gestite e mantenute le registrazioni delle NC con: Descrizione dell evento Compilazione dei dati personalizzati, compresa l analisi delle cause Disposizioni risolutive Archiviazione documentazione inviata e ricevuta Avvio automatico di eventuale AC Valutazione delle prestazioni e Miglioramento
AZIONI DI MIGLIORAMENTO (AC/AP) Vengono avviate (anche automaticamente) e tenute sotto controllo tramite il modulo "Eventi", con: Definizione dell azione Compilazione dei dati personalizzati Disposizioni attuative come da workflow Archiviazione documentazione Valutazione delle prestazioni e Miglioramento
Valutazione delle prestazioni e Miglioramento In Qualibus si effettua la valutazione della SODDISFAZIONE DEI CLIENTI critici, basandosi su criteri predefiniti (parametri di valutazione) a cui è stato assegnato un "peso". Attribuendo il punteggio per ogni parametro viene calcolato il punteggio pesato per ogni criterio ed infine il punteggio finale
Valutazione delle prestazioni e Miglioramento In Qualibus si effettua la VALUTAZIONE DEI FORNITORI critici, basandosi su criteri predefiniti (parametri di valutazione) a cui è stato assegnato un "peso". Attribuendo il punteggio per ogni parametro viene calcolato il punteggio pesato per ogni criterio ed infine il punteggio totale
ANALISI DEI DATI Grazie alla registrazione di tutte le attività dei processi Qualibus genera automaticamente una serie di statistiche visibili nel modulo "Cruscotti". Inoltre c è la possibilità di creare delle query personalizzate per ottenere statistiche e grafici di quello che si ritiene più opportuno. Valutazione delle prestazioni e Miglioramento
Valutazione delle prestazioni e Miglioramento Qualibus permette di creare appositi "SCADENZARI" con lo scopo di notificare nel Calendar (ad esempio al responsabile del Sistema) tutte le attività inerenti ad esempio a: - Sistema di Gestione - Registro antincendio - Scadenzario ambientale e di sicurezza - Sistema Etico (Responsabilità sociale)
Valutazione delle prestazioni e Miglioramento Esempio Scadenzario Sistema di Gestione
Benefici percepiti
Benefici per l Organizzazione Affidandosi a Qualibus la Direzione: può guidare l azienda in modo integrato, efficiente e sostenibile dispone di opportunità di miglioramento consistenti e pieno supporto nella gestione dei sistemi Qualità, Ambiente, Sicurezza sul lavoro, Etica, Energia, Sicurezza dei dati, Modello Organizzativo 231 ed ogni loro integrazione Nota: Si veda anche il Caso di Studio Q100 (Utilizzo di base di Qualibus, comunicazioni e gestone delle relazioni interne)
Benefici per l Organizzazione In generale grazie a Qualibus la Direzione può: utilizzare un solo strumento per tutto il personale contenere i costi e assicurare la massima cura nelle attività richieste da ogni tipo di mansione pianificare e monitorare i processi in modo semplice analizzare i dati in tempo reale gestire e coordinare gli impegni di tutti migliorare la condivisione di dati, la comunicazione interna e le relazioni con Clienti e Fornitori aumentare la sicurezza e risparmiare risorse ridurre gli errori e la carta in circolazione
Benefici per l utente Tenere sempre sotto controllo impegni e scadenze Migliorare le relazioni con i colleghi e ridurre lo stress Accedere alla documentazione di pertinenza nell ultima revisione applicabile Gestire semplicemente ogni processo Controllare sistematicamente lo stato di avanzamento di ogni progetto Disporre in tempo reale di dati e statistiche Lavorare senza produrre carta
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