Enti solutions Area Patrimonio

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1 Enti solutions Area Patrimonio La soluzione Enti solutions Area Patrimonio è una soluzione modulare realizzata con architettura Client-Server in combinazione con alcune parti gestibili via Internet per la gestione completa delle attività inerenti la gestione del patrimonio immobiliare. Dalla conoscenza precisa delle caratteristiche tecniche e catastali alla gestione completa dei contratti di locazione, dalla gestione dei disegni e dei documenti tecnici alla gestione delle richieste e degli interventi manutentivi, dalla gestione delle imposte e dell ICI alla pianificazione delle dismissioni del patrimonio immobiliare, Enti Patrimonio consente di creare un'unica ed organizzata base dati e di mettere a disposizione dei singoli uffici di competenza lo strumento adatto. Tale modularità insieme ad un accurata profilazione dei differenti operatori consente una gestione che si adatta e modella alle differenti esigenze aziendali. Modulo INVE Server (schema Database) (LOAB.INVSER) E la struttura della banca dati del patrimonio immobiliare e strumentale. Necessaria per archiviare con coerenza tutte le informazioni gestite dai vari moduli di Enti Patrimonio. Governa gli accessi e gestisce le relazioni tra le informazioni interne al sistema. Modulo INVE Base (LOAB.INVBAS) E il modulo gestionale principale di Enti solutions Area Patrimonio. Consente di creare gli oggetti immobiliari o strumentali attorno ai quali si agganceranno tutte le informazioni degli altri moduli. Immette la classificazione e l aggiornamento dell inventario dei beni immobili e strumentali, rispettando le disposizioni di legge relative ad Enti pubblici. Consente l archiviazione anche dei beni in locazione, o comunque non di proprietà, non coinvolgendoli nelle stampe degli elenchi dei beni di proprietà ed in quelle utili per la gestione del property. L architettura aperta del software, consente di gestire sia l appartenenza dei cespiti a categorie personalizzate dall utente, che la gerarchia fra cespiti, con collegamenti madre figlio. La classificazione dei beni è guidata da tabelle personalizzabili che consentono di classificare i cespiti su più livelli e la possibilità di gestire contestualmente i beni mobili e strumentali presenti negli immobili in proprietà o in affitto. Schede relative alle varie tipologie di bene (fabbricati, mobili, terreni, strade, etc..) differenziate e comprensive delle informazioni che caratterizzano e distinguono i cespiti. Localizzazione del bene guidata da tabelle specifiche "delle vie" e "dei locali" attraverso riferimenti catastali e numeri civici per terreni e fabbricati, e attraverso riferimenti fabbricato, piano e locale per mobili e strumenti Classificazione delle varie tipologie di patrimonio su tre livelli con tabelle personalizzabili: (appartamenti - uffici - terreni - negozi - reti tecnologiche - arredo urbano - mobili ed arredi - automezzi e altro) Gestione dei dati catastali, sia urbano che terreni, anche su singole schede Gestione dei locali o delle aree funzionali all'interno di un fabbricato con le informazioni tecniche e la possibilità di definire relativi centri costo Gestione delle misure con funzioni avanzate di suddivisione ed aggregazione in tipologie di misure Le schede prevedono la possibilità di gestire le informazioni sugli atti di proprietà e sulle assicurazioni stipulate sui vari beni. Le eventuali movimentazioni di ogni singolo cespite sono documentate da apposite schede in grado di ricostruire la "storia" dello stesso

2 II modulo è predisposto per il successivo sviluppo e l'integrazione con un Sistema Informativo Territoriale, con relativa localizzazione grafica degli immobili sul territorio Modulo INVE Livelli Utenti Gestione degli utenti e delle autorizzazioni (LOAB.INVLUT) Modulo software che consente al gestore di sistema, di definire le impostazioni degli utenti ed i diritti ad operare sui vari moduli e sulle tabelle della struttura del database. Per ogni utente il gestore dovrà definire uno user name ed una password. La password può essere successivamente modificata dall operatore se l amministratore gli concede di amministrarsi la password. Possono quindi essere configurati dei livelli operativi che definiranno i diritti per ogni livello (es. il livello operativo admin sarà autorizzato a tutte le funzioni; il livello solo consultazione potrà visualizzare ma non potrà effettuare nessuna modifica; il livello disegni non potrà inserire o modificare i dati dell immobile ma potrà associare ad esso i disegni ed i documenti tecnici, ecc.). Infine verranno associati gli utenti ai livelli operativi di loro competenza Il modulo è conforme alla normativa sulla privacy per quanto riguarda la gestione delle password degli utenti di sistemi informativi. Modulo INVE AMM Gestione ICI e valorizzazioni (LOAB.INVAMM) Il modulo è predisposto per la gestione degli aspetti amministrativi e di bilancio del patrimonio immobiliare. Consente la valorizzazione/rivalutazione rapida dei beni e la gestione degli ammortamenti. Aggiornato sulla scorta delle disposizioni legislative in materia di inventari, (D.Lgs 77/1995 e D.Lgs.267/2000 Testo Unico) per quanto riguarda le Pubbliche Amministrazioni, il software fornisce le stampe ed i rendiconti della gestione patrimoniale dell'esercizio. Una specifica funzione del modulo è dedicata a gestire l ICI con elaborazione del tabulato, dei moduli di dichiarazione e dei bollettini di pagamento e/o modelli F23. Rivalutazione dei beni in base ai costi sostenuti per la manutenzione dello stesso (costo storico) Immobilizzazione delle spese sostenute su un cespite al fine di non rivalutarlo in un esercizio e successivamente stornare l'immobilizzazione e l'incremento di valore Aggiornamento per la svalutazione beni in base a valori di mercato o revisioni dei criteri di valutazione Calcolo automatico degli ammortamenti, gestito sulla base di una specifica tabella personalizzabile, legata alla categoria del cespite Gestione dell'ici sulla base delle rendite catastali e della tabella dei comuni con relative aliquote da applicare e loro variabili. Gestione dei bilanci patrimoniali con applicazione dei nuovi principi contabili internazionali I.A.S. Calcolo delle imposte sul reddito derivato dal patrimonio immobiliare se integrato con il modulo affitti (LOAB.INVLOA) Modulo INVE Amm PLUS funzioni aggiuntive di gestione bilanci IAS (LOAB.INVAMP) Comprende le funzioni del modulo INVE AMM a cui aggiunge una sezione specifica per la gestione dei valori in conformità alla normativa IAS per le società quotate. Permette quindi la valorizzazione distinta tra terreno e fabbricato e la gestione degli ammortamenti differenziati. Modulo INVE DIS&DOC - Gestione Grafica e Documentale (LOAB.INVDIS) Supporta la gestione documentale riferita agli edifici con funzioni di scadenzario per i documenti soggetti a scadenza. Con i dati gestiti dal modulo è possibile pervenire alla redazione del Libretto del fabbricato.

3 Grazie alla tecnologia DbCAD dev di Abaco Srl, contenuta all interno dell applicativo si ottiene un anagrafica del patrimonio consultabile sia sulla scala dei disegni che a livello territoriale. Schede dei beni collegate a immagini grafiche, divise in - documenti - disegni - modelli Gestione delle modifiche e archiviazione dei file collegati alle schede dei Beni Ricerca dei documenti e dei disegni sull'intera banca dati degli immobili Scadenziario in apertura dei documenti che necessitano di rinnovo Collegamento e visualizzazione di documenti tecnici aggiuntivi (fotografie, prospetti, sezioni, estratti di mappa, progetti di impianti ed altro) Gestione della scheda documento per la storicizzazione e per la gestione dei visualizzatori (interni o esterni al modulo) Collegamento al CAD per la modifica e l'editing del disegno Organizzazione dell'archivio dei disegni con storicizzazione delle versioni Ricerche e tematizzazione del modello vettoriale Gestione dei modelli di disegno per analisi delle superfici per vano, unità immobiliare, piano e fabbricato. Possibilità di attivare automaticamente nel modello layer "sensibili" del disegno Gestione e definizione dei documenti "necessari" per categorie dei cespiti con visualizzazione grafica dei documenti presenti o mancati per ogni immobile con distinzione cromatica Visualizzazione delle informazioni della banca dati direttamente dal modello Distribuzione dei centri di responsabilità per aree di occupazione degli spazi Possibilità di gestione delle cartografie del S.I.T. e collegamenti delle schede degli immobili. Modulo INVE LOC A Gestione Affitti attivi e passivi (LOAB.INVLOA e LOAB.INVLOP) I moduli si occupano della gestione dei contratti di locazione attiva e passiva, del calcolo dei canoni e delle relative emissioni e pagamenti per le locazioni attive, del calcolo dei canoni e delle relative uscite per le locazioni passive. Oltre all automazione delle diverse attività si occupa di produrre ed interpretare specifici file di comunicazione con il sistema informativo dedicato alla contabilità e con le eventuali procedure informatizzate di riscossione dei canoni. Opera su 3 banche dati principali: IMMOBILI, CONTRATTI, INQUILINI e, nel caso di contratti passivi anche i PROPRIETARI. Gestisce il fabbricato per l eventuale ripartizione delle spese e dei bilanci condominiali per millesimi di proprietà La sua completezza e semplicità ne hanno fatto un modulo di grande successo per il property management. Gestione di immobili di diverse proprietà in un unico archivio e con uniche funzioni per l'emissione di avvisi, comunicazioni, quietanze e fatturazioni personalizzate per proprietario e con numerazione indipendente "Navigazione" diretta tra le schede dell'inquilino, del contratto e dell'immobile con gestione dello storico Gestione di procedure specifiche di calcolo del canone (libero, scalettato, concordato con parametri sulla superficie/zona/tipologia immobile, equo canone, canone sociale o a reddito sulla base di diverse normative regionali, canone per fondi rustici). Gestione delle spese accessorie: preventivi e consuntivi ripartiti automaticamente sulla base delle tabelle millesimali Gestione di contratti con più intestatari (uff. con professionisti associati, conviventi..) Gestione contratti con più unità immobiliari (appartamento e box auto in altra sede)

4 Gestione dei contratti con occupazione di parte di unità immobiliare (parte di capannoni industriali) Ricalcolo automatico incrementi ISTAT alle scadenze impostate dall'utente Gestione automatica dell'indennità di occupazione Gestione dei contratti con pagamento posticipato Gestione della fatturazione anticipata o posticipata all'incasso Stampa dei modelli ministeriali (F23) per il pagamento dell'imposta di registro Gestione dei depositi cauzionali e calcolo degli interessi sia semplice che sul montante Gestione dei flussi in modalità MAV e RID per pagamenti ed incassi Gestione scadenziario delle disdette e gestione dei rinnovi. Modulo INVE COSTI Gestione del ciclo passivo degli immobili (LOAB.INVCOS) E la parte del sistema dedicata alla gestione del ciclo passivo del patrimonio immobiliare. Il modulo è predisposto per la registrazione delle fatture passive ed il loro aggancio agli immobili. Consente la loro scomposizione in centri di costo e l attribuzione delle spese secondo tale logica nonché l integrazione con procedure contabili esterne. Inserimento fatture del ciclo passivo Classificazione della spesa in tipologie di costi Collegamento immediato del costo con il relativo cespite di pertinenza Gestione anagrafica fornitori Gestione dei riferimenti manutentivi per verifica degli importi (collegamento con Gestione Manutenzione) Automatismo per ripartire le fatture passive sui bilanci di fabbricato (collegamento con Gestione Affitti) Automatismo per proporre l'incremento del valore dell'immobile sulla base dei valori di investimento (collegamento con Inventario Amministrativo) Acquisizione automatica delle fatture derivanti dalle locazioni Passive (collegamento con Gestione Affitti passivi) Gestione costi derivanti dalle utenze e dalle imposte sugli immobili Gestione ottica dei documenti di costo Funzioni di ricerca parametrizzabili di semplice uso Modulo INVE MANU RICH Gestione richieste di manutenzione call center (LOAB.INVMRI) E il modulo dedicato agli operatori di call center che ricevono le richieste di intervento manutentivo e le registrano mettendole a disposizione del modulo di manutenzioni. Validazione iniziale dell utente del call center Possibile riconoscimento del chiamante con caricamento automatico dei dati necessari: Ragione Sociale, immobile, localizzazione, etc. Possibilità di registrazione delle chiamate anche da utente non registrato nel sistema Possibilità di generale più interventi manutentivi sulla base di una singola richiesta Connessione automatica con il modulo di gestione manutenzioni che visualizza immediatamente le richieste ancora da processare Semplici funzioni di ricerca delle richieste pervenute (per immobile, per fabbricato, per tipologia, per data, ecc.) e con diverse modalità di ordinamento.

5 Modulo INVE MANURICHWEB Portale web richieste (LOAB.INVMRW) Il modulo si compone di due sezioni specifiche: una sezione di configurazione ed amministrazione ed una per la registrazione delle richieste di intervento manutentivo. Il modulo è accessibile da qualunque browser internet e richiede all utente di inserire la propria user name e password. Attraverso la porta è in grado di riconoscere per quali immobili l utente può effettuare una richiesta di intervento. Validazione iniziale dell operatore o utente esterno; Riconoscimento del login (gestione di password) con compilazione automatica delle informazioni disponibili; Attribuzione dello stato di urgenza indicativo ; Passaggio automatico delle richieste al sistema di manutenzioni per la successiva gestione dell intervento da realizzare; Funzioni d ricerca delle richieste per fabbricato, per chiamante, per data, per tipologia, ecc.; Mantenimento della relazione tra la richiesta e gli interventi che ha generato. Visualizzazione dello Status della richiesta Modulo INVE MANU Gestione e programmazione interventi manutentivi (LOAB.INVMAN) Il modulo gestisce, organizza e pianifica le informazioni relative agli interventi manutentivi. In associazione al modulo di gestione inventario si ottengono i costi sostenuti sui differenti immobili o componenti oppure di pianifica dei costi e le risorse relative alla manutenzione programmata. Selezione "cespiti" contenuti in Inventario base e passaggio alla manutenzione con scomposizione libera in "componenti manutentivi" Possibilità di personalizzare le schede che descrivono i componenti manutentivi Organizzazione in tre archivi relazionati: componenti - contratti - interventi Possibilità di creare una "libreria dei componenti" per definire le specifiche tipologie di componenti che s'intendono gestire e quindi il dettaglio a cui arrivare (dall'intera unità alla singola lampadina) Possibilità di creare una "libreria degli interventi" per definire le specifiche tipologie di interventi ricorrenti o programmabili Funzione di autocomposizione per i componenti e gli interventi. Le autocomposizioni si basano sulle librerie realizzate in precedenza e creano automaticamente i diversi archivi. Funzione di autocomposizione della manutenzione programmata Gestione dei contratti e delle voci di contratto collegate al componente di manutenzione Gestione degli elenchi prezzi Gestione degli interventi e dei singoli "movimenti" che compongono un intervento Gestione delle "Richieste di intervento" con collegamento diretto al modulo di call center e definizione dei tempi previsti per intervenire. Gestione degli interventi eseguiti, dei rapportini e dei costi Scadenziari periodici per cespite o per tipologia d'intervento Funzioni di ricerca sugli interventi in base a vari parametri (natura intervento, cespite soggetto allo stesso, data inizio prevista, data inizio effettiva, ecc...) Funzione per la creazione di interventi raggruppati (ad un intervento "padre" possono essere associato altri interventi "figli") Visualizzazione interventi per componente e per cespite con dettaglio su quanto eseguito e quanto da eseguire, più totalizzatori che esprimono quanto preventivato in origine e quanto speso effettivamente. Stessa visualizzazione anche per i contratti in corso.

6 Gestione degli interventi di manutenzione straordinaria Report riassuntivo degli interventi per tipologia Report di ricorrenza degli interventi per cespite/oggetto Report riepilogativo di interventi programmati per mese ed anno Modulo INVE Manu fornitori (LOAB.INVMFO) Il modulo supporta le comunicazioni connesse alle varie attività manutentive in carico ai fornitori esterni o alle proprie squadre operative. Definizione dei fornitori abilitati a collegarsi per visualizzare gli incarichi di competenza. Funzioni di Filtro per le attività da eseguire o eseguite o per esecutore Visione della scheda degli interventi Compilazione dei rapportino di lavoro, con date, tempi, risorse e materiali utilizzati Possibilità di chiusura dell intervento. Modulo INVE Manu fornitoriweb (LOAB.INVFOW) Il modulo mette a disposizione le stesse funzioni del modulo fornitori client/server ma è attivabile da un qualunque browser internet. Il gestore del sistema può configurare i dati dei fornitori abilitati all uso del modulo e fornire a questi i riferimenti specifici per l accesso al portale. Definizione dei fornitori abilitati; Possibilità di comunicare i riferimenti dell indirizzo nella mail dell o.d.l. generata dal committente Filtro automatico degli interventi assegnati al singolo fornitore Abilitazione del fornitore alla compilazione dei campi dell intervento (risorse, materiali e costi da listino prezzi o libero inserimento) Possibilità di inviare una mail al tecnico di riferimento del committente di compilazione rapportino di esecuzione Funzione Capitoli e Impegni (LOAB.INVCEB) Il modulo consente di gestire i budget disponibili per gli interventi manutentivi e gli aspetti amministrativi degli enti locali. Gli interventi di manutenzione possono essere associati ad un dettaglio di budget/impegno e vanno a scalare l importo dall impegno. Inserimento di schede di Budget/Capitoli con descrizione, codice, importo, somma degli impegni e residuo; Inserimento di dettagli budget/impegni con descrizione, data validità e importo. Visualizzazione, nella scheda del dettaglio budget/impegno della somma degli interventi ipotizzati e residuo impegno, somma degli interventi effettivi e residuo impegni, somma delle fatture associate e residuo, somma dei pagamenti effettuati e residuo. Report dell elenco interventi associati all impegno Modulo INVE Vend Gestione dei piani di vendita (LOAB.INVVEN) Consente di automatizzare le attività ricorrenti nelle varie fasi delle vendita degli immobili, monitorando la situazione di ogni singola unità e controllando l esecuzione delle attività, dalla trattativa al rogito. Possibilità di inserire gli immobili in specifici piani di vendita, acquisendoli da più archivi di base Gestione dei piani di vendita

7 Anagrafiche: proprietari - inquilini - acquirenti - venditori Gestione offerte Gestione accettazioni, non accettazioni ed accettazioni subordinate Gestione e stampa delle prelazioni (prime, seconde, su più unità immobiliari) Gestione e stampa dei preliminari Gestione e stampe di convocazione a rogito Gestione delle stampe con l'utilizzo dei testi in formato Word di Microsoft per una loro facile personalizzazione Gestione dei prezzi di base o mercato, prezzi di listino e prezzi di vendita Calcolo delle percentuali di scostamento tra prezzo di vendita e prezzi di base o di listino Gestione dei venditori con calcolo proviggioni maturate, sulla base delle varie percentuali (fisso - budget) e della tipologia di pagamento (proporzionale - pianificato) Emissione fatture verso la proprietà Elenco pagamenti versati o non (sulla base di vari filtri: per Piano di vendita; per Proprietà; per Edificio, etc ) Riepilogo mensile per le varie tipologie di importo (caparre, preliminari, rogiti, etc ) Riepilogo venduto, per intervalli di data con filtri aggiuntivi Riepilogo unità immobiliari (vendute, da vendere e con offerte in corso) Elenco offerte (non autorizzate, chiuse, autorizzate ma non chiuse) Modulo INVE Cons Consultazione integrata (LOAB.INVCON01) E il modulo che consente la consultazione integrata delle informazioni inserite dai diversi moduli gestionali sul patrimonio. Rappresenta un cruscotto che permette di selezionare un immobile e vedere tutto quanto ad esso associato (scheda, dati tecnici, catastali, contratti attivi, contratti passivi o attivi, interventi effettuati, costi sostenuti, disegni tecnici, documenti, ecc.). E pertanto particolarmente adatto alle postazioni dirigenziali o a chi ha affidato a terzi la gestione del proprio patrimonio. Visualizzazione dell'elenco dei beni secondo diverse "viste" (immobili, locazioni, manutenzioni) Possibilità di scegliere quali colonne attivare nell'elenco di apertura Possibilità di filtro veloce direttamente dalla colonna dell'elenco scelta ( su via, su descrizione, su categoria, etc...) Possibilità di ordinare l'elenco in base alla colonna selezionata Possibilità di filtro automatico sulle proprietà e sulle classificazioni Individuazione del bene e possibilità di scegliere quali informazioni relative consultare (dati di base, dati tecnici, contratti, inquilini, interventi manutentivi, componenti di manutenzione, etc...) Visualizzazione di documenti tecnici aggiuntivi (fotografie, prospetti, sezioni, estratti di mappa, progetti di impianti, etc...) Visualizzazione disegni collegati Visualizzazione dei modelli grafici con interrogazione interattiva delle schede collegate, cliccando direttamente sul disegno Ricerche composte sul database Modulo INVE Cons Web Consultazione via web (LOAB.INVCON00) Il modulo mette a disposizione su web le schede informatiche del modulo precedente. Login dell utente con riconoscimento dei diritti di consultazione attribuiti dall amministratore. Visualizzazione dell'elenco immobili con possibilità di filtro iniziale su diversi parametri (comune, via, civico, codice, ecc.)

8 Apertura della scheda immobile e selezione della sezione gestionale da visualizzare (locazioni, manutenzioni, vendite, dati catastali, valori, inquilini, ecc.) Possibilità di filtro su diversi campi della sezione consultata Visualizzazione di documenti tecnici aggiuntivi (fotografie, prospetti, sezioni, estratti di mappa, progetti di impianti, etc...) Visualizzazione disegni collegati Ricerche composte sul database Modulo INVE XML EXP Registrazione telematica dei contratti (LOAB.INVXLM) Il modulo è rivolto alla registrazione telematica dei contratti di locazione a procedura Consente di esportare tutti gli articoli dei contratti Gestione delle informazioni relative all immobile, al contratto, all inquilino ed al proprietario ottenute direttamente dalla base dati del modulo locazioni Modulo INVE auto update Aggiornamento automatico delle postazioni (LOAB.INVUPG) E una utility che consente di mantenere aggiornate le versioni dei diversi moduli installate sulle singole postazioni. Richiede di posizionare su un server i setup aggiornati dei moduli in dotazione. Modulo INVE easy report Personalizzazione delle stampe (LOAB.INVREP) È una utility che mette a disposizione lo schema completo del database e delle informazioni in esso contenute. L utente può così scegliere quali informazioni stampare configurandosi direttamente i campi e le tabelle della banca dati. Tipicamente rivolta ai tecnici dei sistemi informativi del cliente, fornisce una serie di query reimpostate ed alcuni report già realizzati. Modulo INVE Visual DWG 2006 (LOAB.INVDWG) È una utility che consente al modulo INVE DIS&DOC di visualizzare file di disegno creati con AutoCAD versione fino alla 2004 e Con questa utility è possibile visualizzare e stampare ad esempio le planimetrie degli immobili senza necessità di avere AutoCAD installato sulla propria postazione. Configurazione Hardware e Software Indichiamo la configurazione minima richiesta, raccomandando una verifica delle caratteristiche del sistema insieme al nostro Area Manager MODALITA CLIENT SERVER HARDWARE DI RETE PROCESSORE RAM (*) HD (*) SERVER PENTIUM IV 2400 GHZ + SCHEDA DI RETE 1024 MB 1 GB CLIENT PENTIUM IV 2400 GHZ + SCHEDA DI RETE 512 MB 250 MB (*) PERIFERICHE COMPATIBILI CON WIN9X, WINXP, WINNT, WIN2K. - - SOFTWARE SISTEMI OPERATIVI - -

9 RETE SCHEDA GRAFICA SVGA 1024x SOFTWARE CLIENT WIN9X, WINXP, WINNT, WIN2K - (*) ipotizzando l installazione di tutti i moduli MODALITA TERMINAL HARDWARE DI RETE SERVER PROCESSORE RAM (*) HD (*) PENTIUM 2.4 Ghz Ram + 128Mb a Client 1 GB 1024 MB collegato CLIENT PENTIUM III 800 MHZ + SCHEDA DI RETE 256 MB X PERIFERICHE COMPATIBILI CON WIN9X, WINXP, WINNT, WIN2K. - - SOFTWARE RETE SISTEMI OPERATIVI - - serviziterminal SOFTWARE MS. Terminal ServIces RETE Citrix Metaframe Ica - - SCHEDA GRAFICA SVGA 1024x SOFTWARE CLIENT WIN9X, WINXP, WINNT, WIN2K -