GESTIONE ASSISTITI PER CENTRI DI RIABILITAZIONE

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1 GESTIONE ASSISTITI PER CENTRI DI RIABILITAZIONE

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3 Un software accessibile, veloce conveniente per gestire l immensa mole di dati amministrativi e contabili che affolla quotidianamente i centri di riabilitazione per disabili e le case di cura. Si chiama 4handy ed è l unico applicativo gestionale presente sul mercato studiato ed implementato costantemente in base alle esigenze delle strutture di riabilitazione convenzionate con il Servizio sanitario nazionale. Le aziende già informatizzate hanno visto crescere, negli anni, il proprio fatturato grazie alle potenzialità di un sistema di gestione dei dati in grado di abbattere i tempi d esecuzione, i costi e gli scarti d errore. 4handy nasce dall esperienza di Medianet sas, azienda italiana presente sul territorio nazionale che da dieci anni opera con successo nell erogazione dei servizi internet. Il sistema applicativo ideato appositamente per i centri di riabilitazione e le case di cura è, innanzitutto, accessibile: non esistono barriere perché ogni operatore abilitato al suo utilizzo può accedervi da qualunque postazione, dentro e fuori l azienda, da casa o in vacanza. Basta avere un computer e un collegamento per la navigazione internet e gli operatori abilitati ognuno dei quali potrà avere una configurazione del sistema diversa, adatta alle singole esigenze di lavoro potranno 24 ore su 24 controllare i dati sull ammissione dell assistito, i rapporti amministrativi con Ausl ed Enti locali, ma anche programmare le prestazioni, il trattamento da praticare per ogni assistito, gestire le richieste di proroghe dell impegnativa, rilevare le presenze giornaliere, contabilizzare le rette Ausl o dei Comuni e stamparle. PRESENTAZIONE

4 4handy è tutto questo, ma non solo. E un software che si distingue per la sua velocità, per la facilità di utilizzo, è rapido ed intuitivo per l utente e utilizza un linguaggio di programmazione di ultima generazione che sfrutta tutte le potenzialità dei database SQL. La sua caratteristica forse più straordinaria però è la convenienza. Ciò che rende unico questo sistema applicativo infatti è la totale assenza di costi strutturali: il software è stato creato per essere utilizzato interamente sul web, quindi viene azzerata ogni spesa legata a server o complicati sistemi operativi, ma occorre semplicemente una connessione Adsl ed un computer. Nessun costo d acquisto, dunque. Per il suo utilizzo basta una quota pay per use o un canone minimo che, oltre a rendere disponibile il sistema, comprende anche la manutenzione, gli aggiornamenti e la possibilità di richiedere modifiche per il suo stesso miglioramento. Le potenzialità di 4handy sembrano non esaurirsi mai. La sua convenienza per il centro di riabilitazione che lo utilizza non si limita all assenza di costi strutturali: il sistema consente un notevole risparmio economico grazie alle migliaia di applicazioni possibili. Chi svolge la contabilità con questo supporto informatico ad esempio sa che un banalissimo errore nell inserimento di un informazione può comportare una inutile perdita di tempo. Con l applicativo realizzato dalla Medianet sas lo scarto di errore è ridotto a zero e i tempi corrispondono a meno della metà rispetto alle normali procedure manuali. PRESENTAZIONE

5 Lo stesso vantaggio si ottiene nella gestione delle informazioni amministrative e dei dati operativi: è possibile conoscere in ogni momento e con un semplice click il carico di lavoro di ogni operatore, la programmazione settimanale o mensile degli operatori sanitari con i singoli utenti assistiti e controllare la scadenza delle impegnative da parte dell Ausl per i trattamenti sanitari. Tutto, senza più necessità di ingombranti moduli prestampati (4handy genera in maniera autonoma la modulistica su carta comune, personalizzando per ogni centro i documenti da produrre), nel totale rispetto delle normative sulla privacy di dipendenti e assistiti, con un sistema di accesso al gestionale e mantenimento dei dati opportunamente studiato. L azienda è un universo di dati che non sempre vengono trasformati in informazioni e conoscenze fruibili al momento delle scelte. Questo ora è possibile con 4handy. PRESENTAZIONE

6 GESTIONE AMMINISTRATIVA Pochissimi comandi per avere tutto sotto controllo. La sezione di 4handy relativa alla Gestione amministrativa consente infatti di visionare tutti i programmi di base per controllare le anagrafiche degli assistiti, i dati delle impegnative (in modo da consentire costantemente di tenere sotto controllo i tempi e le modalità delle prestazioni da erogare), l assegnazione degli assistiti ai diversi operatori o i periodi di sospensione del trattamento e molte altre informazioni ancora. La Gestione amministrativa degli assistiti diventa così semplice e veloce e, da ora, sarà ancora più facile gestire grandi quantità di pazienti: i dati inseriti in 4handy infatti sono sempre disponibili, anche quando un assistito ormai dimesso ha bisogno di nuove cure. Il tempo passa, ma tutte le informazioni sull assistito e sui trattamenti non si perdono mai! Anagrafica Stampa Allegati Mod. A Programma Lavoro Gestione Amministrativa Impegnativa Operatori Sospensioni Richiesta Proroga AMMINISTRATIVA

7 CORRISPONDENZA E CERTIFICATI Il programma permette di creare e personalizzare dei modelli per dialogare in maniera diretta con la Ausl di competenza, senza più utilizzare i vecchi moduli da compilare e ricompilare. Qualche esempio? Per realizzare una pratica di ammissione di un nuovo assistito basterà creare e salvare solo la prima volta un modello predefinito che potrà poi essere riutilizzato per tutti gli altri assistiti che verranno ammessi nel centro, escludendo quindi la necessità di compilare un nuovo modulo per ogni nuovo paziente. Tutto, senza perdite di tempo, senza nuove compilazioni e con un semplice click e non solo per le pratiche di ammissione: dimissioni degli assistiti, certificati di presenza, circolari, solleciti di frequenza, persino gli auguri di compleanno possono essere realizzati velocemente e senza ripetere le stesse identiche operazioni migliaia di volte. CORRISPONDENZA

8 PROGRAMMAZIONE Un occhio elettronico rapido e attento, 4handy da oggi consente anche di effettuare una ricognizione continua sui programmi trimestrali, evitando così che banali errori manuali o sbagli nella programmazione comportino gli inevitabili e quanto mai comuni cali nel rendimento aziendale. Una ottimale programmazione del carico di lavoro operatoreassistito, ad esempio, consente di ottimizzare non solo il lavoro dei terapisti, ma anche quello dei dipendenti amministrativi, del settore trasporti, in sostanza di tutta l azienda, consentendo di prevenire in anticipo le possibili perdite di fatturato dovute alle mancate prestazioni. Grazie a 4handy l errore o l inadempienza si previene, evitando spiacevoli sorprese in fase di consuntivo, quando cioè non si può più intervenire. Il software consente inoltre di organizzare in maniera automatica il carico di lavoro degli operatori, migliorando e rendendo più efficiente il servizio, per esempio individuando in maniera esatta il tempo libero a disposizione di ogni singolo terapista. I benefici di 4handy saranno evidenti anche per gli stessi dipendenti, oltre che per l azienda: ci saranno maggiori garanzie su una più omogenea distribuzione del carico di lavoro evitando ad esempio che si programmino troppe terapie oggi e poche domani! PROGRAMMAZIONE

9 STAMPA DELLA PROGRAMMAZIONE (fogli firma settimanali o mensili) Conclusa la fase della programmazione, il sistema consente la stampa dei fogli per i singoli operatori (terapisti, autisti etc), sui quali viene indicato il proprio programma settimanale o mensile di lavoro e sui quali vengono apposte le firme degli assistiti per ogni singola prestazione ricevuta. La garanzia di rispetto della programmazione, in tal modo, è massima. RILEVAMENTO DATI Se la programmazione viene effettuata regolarmente e in maniera sistematica, il rilevamento dei dati consiste unicamente nella conferma di quanto era già stabilito precedentemente, fatte salve eventuali prestazioni non erogate o improvvisi cambiamenti apportati alla programmazione. Anche la fase del rilevamento, comunque, consente di effettuare le operazioni in tempi brevissimi e con un controllo puntuale dei risultati. Il controllo dei dati è massimo e si estende a tutti gli aspetti della terapia: nome e cognome dell operatore che effettua il trattamento, chilometri percorsi per effettuare le terapie a domicilio, nominativi degli assistiti, tipo di trattamento, durata della prestazione. Programma Stampa Rilevamento RILEVAMENTO

10 PROGETTO RIABILITATIVO INDIVIDUALE Sempre al passo coi tempi, 4handy è stato recentemente implementato per consentire ai Centri di riabilitazione di applicare le più recenti normative in ambito riabilitativo in maniera semplice e veloce. In particolare, con l approvazione delle Linee guida per le attività riabilitative da parte del Ministero della Sanità, i Centri di riabilitazione sono tenuti a redigere un progetto riabilitativo individuale, cioè un piano specifico per ogni assistito che comprenda non solo le attività riabilitative da effettuare ma anche l intero percorso di integrazione sociale, lavorativa ed emozionale del disabile e l eventuale apporto dei familiari. Tecnicamente, ciò vuol dire che l équipe del Centro di riabilitazione deve elaborare e avere sempre a disposizione il progetto riabilitativo di ogni utente che, oltre ad indicare il medico specialista responsabile del progetto stesso, deve: Tener conto dei bisogni e delle preferenze del paziente, della sue disabilità e delle sue capacità residue, stabilire gli esiti desiderati delle terapie, definire il ruolo dei vari componenti dell équipe riabilitativa, indicare gli obiettivi dell intero progetto riabilitativo e i tempi previsti in base ai singoli programmi riabilitativi (ad esempio i programmi trimestrali), al termine dei quali poter verificare i risultati conseguiti. PROGETTO (PRI)

11 Si tratta di un sistema complesso, reso più semplice grazie a 4handy. Il software infatti è stato implementato grazie ad un sistema che consente di realizzare e gestire il progetto riabilitativo in maniera facile e veloce. Utilizzando le anagrafiche degli assistiti e degli operatori, già compilate dal Centro che utilizza 4handy, il software consente la creazione di cartelle informatizzate in cui sono inserite le informazioni relative al progetto riabilitativo : le terapie da effettuare, i medici responsabili, gli obiettivi e i tempi. Il sistema genera automaticamente le stampe, che dovranno essere firmate dall assistito e dai familiari per essere successivamente inviate all Ausl competente. Tramite questo sistema gestionale, dunque, tutti i dati viaggiano su supporto informatico, sono reperibili in pochi secondi e consentono una gestione ottimale del singolo assistito e del progetto riabilitativo che lo riguarda. Per l azienda tutto diventa molto più semplice, compresa la necessità di verificare i risultati ottenuti alla fine dei singoli programmi di riabilitazione, decidendo per un eventuale proroga delle attività. In pochi secondi è possibile risalire quindi alle generalità dell assistito, alla diagnosi clinica e alle disabilità rilevate, alla tipologia e frequenza degli interventi riabilitativi praticati nel corso del trattamento, incluse le valutazioni psicologiche, pedagogiche e sociali nonché alle valutazioni finali relative agli esiti delle terapie. Efficienza dei processi, riduzione al minimo delle possibilità di commettere errori nella gestione dei pazienti, economicità, trasparenza delle informazioni e un costante controllo economicogestionale, da oggi, si coniugano con la possibilità di realizzare un processo di miglioramento globale della qualità della vita degli assistiti. Tutto, come sempre, grazie ad un click! PROGETTO PRI

12 CONTABILITA La fase della contabilità? Diventa quasi uno scherzo con 4handy. Infatti, dopo aver effettuato la programmazione e la rilevazione delle presenze, il sistema evidenzia gli eventuali errori compiuti (sovrapposizione tra presenze e sospensioni di trattamento, doppie presenze, presenze registrate nelle festività, presenze precedenti alle ammissioni o registrate dopo le dimissioni del paziente) e, a seguito della loro rettifica da parte dell operatore, 4handy elabora e produce automaticamente i rendiconti contabili, secondo le normative in vigore per la presentazione alle competenti Ausl e Comuni. In sostanza, una volta realizzata la terapia ed effettuati i rilievi (confermando, ad esempio, che una certa prestazione è stata regolarmente erogata dall operatore stabilito), il software contabilizza tutto AUTOMATICAMENTE. I risultati? I tempi dedicati alla fase contabile sono quasi azzerati: l azienda non avrà più alcun bisogno di produrre i registri delle presenze, di barcamenarsi nel rendiconto generale e in quello distinto per ogni singola Ausl e/o distretto sanitario. Come funziona? Il gestionale provvede a generare in una unica sola stampa tutti i modelli necessari compilati con tutti i dati che necessitano. Vengono evidenziati i dati relativi ad ammissione o dimissione del paziente, data della prima ammissione, residenza, nascita, trasporti, assenze, sospensioni dal trattamento, visite mediche effettuate, festività, ma anche le informazioni relative alle autorizzazioni etc. A tutto.. insomma.. pensa 4handy. CONTABILITA

13 CONTABILITA Facilità e velocità di esecuzione dunque.. 4handy riesce calcolare e generare i dati necessari per la rendicontazione mensile o trimestrale in pochissimi istanti.. Basti pensare che per elaborare i dati relativi alle presenze di circa 250 assistiti e per produrre il registro delle presenze bastano meno di 30 secondi. Per disporre di tutti i moduli per la rendicontazione contabile complessiva e/o suddivisa per Ausl e distretti etc e/o la rendicontazione dei trasporti erogati ai singoli comuni di pertinenza ne bastano 10! CONTABILITA

14 STATISTICHE Il sistema statistico del programma, infine, permette di valutare il rendimento dell intera azienda: dal singolo operatore fino al Centro nel suo complesso, grazie a 4handy è possibile scovare eventuali disfunzioni in uno o più settori dell Ente. Incidenza per trattamento Incidenza per trattamento Scostamento prestazioni giornaliere Scostamento prestazioni giornaliere Prestazioni mensili per trattamento Prestazioni mensili per trattamento Ripartizione Assistiti per sesso/età Ripartizione Assistiti per sesso/età STATISTICHE

15 CONTROLLO Se si verificasse una discordanza tra il numero delle prestazioni autorizzate dall Ausl e quelle che realmente sono in programmazione, 4handy riesce a segnalare l errore e, come un segugio, riesce anche a capire quando un assistito riceve un numero di trattamenti superiore rispetto a quelli concessi dall Ausl, dunque non riconosciuti. STAMPA PARAMETRICA Oltre alle stampe di routine, tramite 4handy l azienda è in grado di attingere ad informazioni personalizzate scegliendo liberamente i dati e manipolando i propri database in base alle proprie esigenze. In questa maniera è possibile avvalersi di uno strumento di controllo misurato alle necessità che di volta in volta si manifestano. Le selezioni ed i dati prodotti possono essere generati nei più svariati formati possibili: a video, su foglio elettronico excel, su Word o salvati per successive consultazioni. CONTROLLO

16 ACCESSO AL GESTIONALE L accesso al gestionale avviene tramite un comunissimo PC dotato di connessione ad internet. Basta digitare sul programma di navigazione l indirizzo web ed il gioco è fatto! Il servizio è disponibile 24 ore su 24, 365 giorni l anno, da qualunque posto (ufficio, casa, villeggiatura etc). Nessun limite di utenti collegabili. 4handy non è a moduli!! Non sono richieste somme per l aggiunta di nuove funzionalità o parti di programma. 4handy è disponibile per intero, fin dal primo istante!! 4handy è anche tutela dei dati gestiti. Per garantire la sicurezza dei dati durante la comunicazione attraverso Internet è stato adottato un sistema di crittografia per mezzo di chiave hardware (uguale alla soluzione adottata dalle banche on line). L accesso al gestionale non avviene solo tramite la richiesta di digitare le credenziali personali (username e password) ma anche inserendo la chiave hardware che ogni operatore dispone nel proprio personal computer. Questa soluzione consente di essere certi che l accesso ai dati avviene da un utente autorizzato. 4handy affronta anche la gestione delle password, della loro scadenza periodica, del loro rinnovo, della abilitazione personalizzata e selettiva per singolo operatore, della storicizzazione delle stampe prodotte etc etc ACCESSO AI DATI

17 MESSAGING Su 4handy è presente un servizio di messaggistica operante all'interno dell'applicativo, disponibile a tutti gli operatori. E' possibile, anche fra centri diversi, inviare, ricevere messaggi, avere la conferma di avvenuta lettura da parte del destinatario, rispondere ai messaggi o inoltrarli ad altri operatori. E anche possibile inviare col messaggio un file allegato o, in alternativa, direttamente il link di una pagina web presente su internet. WEB MAIL Se il servizio di messaging interno consente di dialogare' con gli operatori del gestionale, la WebMail consente in maniera rapida, e da qualunque posto, di accedere alle proprie caselle di posta elettronica e comunicare con il mondo esterno'. Anche in questo caso è possibile ricevere, rispondere, eliminare o creare messaggi di posta con o senza allegati. Con la WebMail si evitano anche i fastidiosissimi rischi derivanti dai virus, worm etc. Infatti i messaggi di posta vengono visualizzati via Internet, ma risiedono su server remoto. Quindi i messaggi non vengono 'scaricati' sul computer degli operatori, rendendo inefficaci virus ed allegati pericolosi. I messaggi reputati 'indesiderati' o 'pericolosi' possono essere eliminati dal server e solo i messaggi reputati utili potranno essere, se necessario, 'scaricati' sul computer dell'operatore. COMUNICAZIONE

18 ARCHIVI DI BASE Aree riabilitative Trattamento praticato Azienda Centri dipendenti Parametri centri Anagrafica Ambulatori Definizione festività Archivio A.U.S.L. Cap/Asl Definizione Comuni / Tariffe Regimi Trattamento / Rette Definizione parametri trattamento Gestione titoli operatore Anagrafica Operatori Assegnazione Operatore / Centri Autorizza Operatore / Programmi Verifica autorizzazioni operatore Gestione Comuni/Cap Clona permessi operatore GESTIONE AMMINISTRATIVA Ammissione assistito Gestione Amm.va Assistito Rientro proroghe impegnativa Storico residui impegnativa Dimissione sanitaria assistiti Verifica sospesi per ciclo Upload fotografia Stampa Modello Segnalazione A STAMPE AMMINISTRATIVE Fogli di firma settimanali Stampa fogli bianchi Stampa proroghe Riepilogo accoppiamenti Dichiarazioni Contabilità Dichiarazioni Contabilità - assenze Dichiarazioni Trasporti Visite di controllo Riepilogo trimestrale assistito Sospensioni dal trattamento Recupero storico stampe Stampa Allegati Stampa Certificato Stampa cumulativa certificati Upload modello allegati Stampa parametrica Fogli firma mensili Fogli mensili bianchi Fogli firma mensili per nominativo Riepilogo Protocolli F.Firma Sett. STAMPE VARIE AMM.VE Ripartizione Asl/Comuni/Regimi Stampa Comuni / Assistiti Circolare Scadenze L.104 Modello Segnalazione A Periodi autorizzati - impegnativa MENU PROGRAMMI

19 GESTIONE PROROGHE Richiesta per nominativo Richiesta per scadenza Proroghe saltate Proroghe in Stop Ultimi assistiti ammessi Storico proroghe sanitarie Progetto Riabilitativo Aggiornamento proroghe Stampa Proroghe Storico Progetto Riabilitativo Stampa proroghe non lavorate Stampa proroghe in scadenza RILEVAMENTO DATI Rileva firme da fogli settimanali Rileva firme da fogli mensili Fogli non rilevati Controllo doppia presenza Acquisizione dati BarCode Eliminazione fogli firma Verifica firme rilevate Visione infra-contabile presenze Visione Presenze/Protocollo Presenze per trattamento praticato Verifica presenza trasporto/terapia Presenze rilevate per trt.praticato PROGRAMMAZIONE Lavoro settimanale Operatori CONTABILITA' Orario settimanale Operatori Elaborazione Registro Presenze Assegnazione Operatori/Assistito Blocca periodo contabile Assistiti assegnati ad Operatori Visione Registro Presenze Controllo Assistiti senza Operatore Visione Registro per Nominativo Ultimi assistiti ammessi Stampa rendiconto AUSL Pdf Visione programmazione Assistito Stampa rendiconto Comuni Pdf Verifica differenze programmaz Stampa riepiloghi trimestrali Verifica programmaz per trattam. Ripartizione fatturato Lavoro operatore su trt. praticato Storicizza dati presenze Sostituzione Operatore Elenco Visite Contabilizzate Stampa programmazione operatore MENU PROGRAMMI