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1 Ministero dell Istruzione, dell Università e della Ricerca Ufficio Scolastico Regionale per la Lombardia Ufficio IX Comunicazione Guida Operativa Utilizzo del Portale Web SharePoint dell Ufficio Scolastico per la Lombardia riservato ai monitoraggi on line. Versione settembre 2011 pag 1

2 Indice Introduzione... 3 Installazione librerie per il funzionamento della piattaforma... 4 Avvio piattaforma e inserimento Nuovo elemento... 5 Modifica Elemento... 9 Stampa Suggerimenti Help desk (assistenza tecnica) Ufficio Scolastico Regionale per la Lombardia Ufficio VIII Via Ripamonti, Milano Tel Comunicazione web accessibile Porte aperte sul web 2010/2011 pag 2

3 Introduzione SharePoint Foundation SharePoint Foundation è la tecnologia alla base di tutti i siti di SharePoint. Questa tecnologia, disponibile per la distribuzione gratuita in locale, è nota come Windows SharePoint Services nelle versioni precedenti. SharePoint Foundation consente di creare rapidamente diversi tipi di siti nei quali è possibile collaborare a pagine Web, documenti, elenchi, calendari e dati. SharePoint Server SharePoint Server è un prodotto server basato sulla tecnologia SharePoint Foundation, in grado di offrire una struttura coerente e familiare per gli elenchi e le raccolte, nonché per l'amministrazione e la personalizzazione dei siti. SharePoint Server include tutte le caratteristiche di SharePoint Foundation e caratteristiche aggiuntive quali la gestione del contenuto aziendale, la business intelligence, la ricerca di contenuti aziendali e i profili personali utilizzabili tramite i siti personali. SharePoint Server è disponibile per la distribuzione in locale oppure nell'ambito di un'offerta di servizi basata su cloud. In SharePoint Server 2010 sono inclusi diversi miglioramenti significativi. La barra multifunzione, che fa parte dell'interfaccia utente riprogettata, consente di lavorare più rapidamente in quanto i diversi comandi sono disponibili all'interno di schede di facile accesso, basate sulle singole attività specifiche. È inoltre possibile utilizzare più browser Internet, tra cui Internet Explorer 7.0 e 8.0, Firefox 3.0 e Safari 3.0. La ricerca e la gestione di caratteristiche quali siti di SharePoint, elenchi, wiki, blog e autorizzazioni sono ora più agevoli e più razionali. Nuove caratteristiche di social networking consentono di individuare con maggiore facilità le persone e le informazioni a cui si è più interessati. Grazie alle nuove caratteristiche di gestione del contenuto aziendale, ai miglioramenti apportati alla funzionalità di ricerca e alla disponibilità di strumenti di collaborazione più avanzati, è pertanto possibile utilizzare SharePoint Server 2010 in modo più intuitivo ed efficiente. pag 3

4 Installazione librerie per il funzionamento della piattaforma Se dovessero comparire finestre, maschere che richiedono di Eseguire il controllo Activex? (es. Nome: stslist.dll Autore: Microsoft Corporation) o altro, occorre sempre fare clic su OK, Esegui, etc..queste maschere o finestre si possono presentare anche sotto la barra dei collegamenti del browser utilizzato. Occorre fare un clic nella barra del componente aggiuntivo e confermare per proseguire. pag 4

5 Avvio piattaforma e inserimento Nuovo elemento Digitare il seguente indirizzo internet: e comparirà la seguente finestra: Fare clic nel comando Accesso posto in alto a destra, comparirà la sottostante finestra (o similare) per digitare le credenziali rilasciate dagli Ambiti Territoriali di competenza, ed esattamente: Nome utente: CODICE MECCANOGRAFICO Password: 8 CARATTERI ALFANUMERICI (rispettando il carattere maiuscolo) pag 5

6 Dopo aver digitato correttamente il nome utente (codice meccanografico) e password (8 caratteri alfanumerici), uscirà la seguente finestra: Simile alla precedente ma con l indicazione in alto a destra del Codice Meccanografico e/o denominazione della scuola. A questo punto nella stessa finestra in alto a sinistra (sotto la voce Elenchi) è possibile fare clic nel nome del modulo da compilare: Dopo aver fatto clic nel modulo opportuno comparirà la videata per iniziare ad aggiungere Nuovi Elementi : pag 6

7 Fare un clic nel comando Aggiungi nuovo elemento, (è possibile che la finestra si presenti ridimensionata ed è sufficiente ingrandirla con il comando apposito della finestra stessa) per inserire tutti i dati richiesti nella videata di seguito riportata: Durante la compilazione occorre rispettare scrupolosamente tutti i campi richiesti altrimenti al momento del salvataggio dei dati con i comandi a disposizione, il sistema segnalerà un errore (visibile scorrendo con la barra verticale della finestra). Rispettando quanto sopra è possibile salvare tutti i campi inseriti correttamente attraverso il comando Salva, posto in alto nella barra degli strumenti. pag 7

8 Se viene utilizzato il comando Salva nella barra degli strumenti (posto in alto) il sistema salverà automaticamente tutti i dati inseriti e seguirà una finestra con tutti gli elementi registrati (riepilogo elementi visualizzazione orizzontale); mentre se viene utilizzato il comando Salva (posto in basso) il sistema registrerà tutti i dati ma rimarrà a video la stessa finestra senza contenuti per consentire, eventualmente, di inserire altri Nuovi elementi. Per uscire anche da questa finestra occorre semplicemente fare un clic nel comando ( X ) posto in alto a destra e ci riporterà nella finestra Tutti gli elementi (riepilogo elementi visualizzazione orizzontale). La finestra indicata come Tutti gli elementi (riepilogo elementi visualizzazione orizzontale), risulta la seguente: Con la visualizzazione della finestra di cui sopra, l utente può tranquillamente considerare che tutti i dati sono memorizzati correttamente al server. Se dopo aver utilizzato il comando Salva, come indicato nei punti precedenti, NON dovesse comparire la finestra riepilogativa, occorre digitare nella tastiera il tasto F5 (aggiorna) oppure dal menu del browser utilizzato fare un clic su Visualizza e scegliere il comando Aggiorna. pag 8

9 Modifica Elemento Nel caso di modiche all elemento occorre procedere con il comando Modifica elemento evitando di creare un duplicato. Ovviamente occorre trovarsi nella seguente finestra (Tutti gli elementi): Avvicinarsi con il mouse accanto al nominativo inserito come compilatore o altra voce similare: Fare un clic nel simbolo del triangolo e comparirà un menu a discesa con i seguenti comandi: Stampa: per stampare il record corrente Visualizza elemento: per visualizzare il record corrente (N.B.: NON usarlo per la stampa) Modifica elemento: per modificare (finché le aree rimangono attive per l inserimento, modifica, elimina) il record precedentemente inserito. Si raccomanda di utilizzare questo comando per evitare inutili duplicati. pag 9

10 Cronologia versioni: per visualizzare tutte le versioni successive al primo inserimento (dopo le eventuali modifiche apportate all elemento). Elimina elemento: per eliminare il record precedentemente inserito. Ovviamente per salvare tutte le modifiche all elemento occorre utilizzare il comando nella barra degli strumenti Salva. pag 10

11 Stampa Per effettuare la stampa dell elemento occorre fare un clic nel comando apposito del menu contestuale: comparirà la videata: con le seguenti indicazioni: Chiudi: per chiudere il record corrente Versione: indica il numero di versione dell elemento Elemento creato.da: indica il nome visualizzato al momento dell accesso nella piattaforma attraverso le credenziali e la data di inserimento Ultima modifica..da: indica l ultima modifica effettuata. pag 11

12 Dopo occorre fare un clic nel menu File comando Anteprima di stampa del browser utilizzato come di seguito indicato e uscirà la finestra dell anteprima di stampa disporre: 1. l orientamento Orizzontale della pagina a video attraverso il comando posto nella barra degli strumenti del browser utilizzato 2. modificare la scala impostandola alla proporzione più adatta al testo visualizzato 3. e alla fine fare un clic nel comando Stampa. pag 12

13 Suggerimenti mentre si inseriscono i dati nella piattaforma spostarsi tra i campi con il tasto della tastiera TAB non utilizzare la rotellina del mouse per far scorrere la finestra sul video: può causare la modifica del dato inserito se ci si trova inavvertitamente su un elenco a discesa. è consigliabile utilizzare il browser Internet Explorer a partire dalla versione 7.0 la finestra di seguito indicata rappresenta la Home del Portale SHAREPOINT con le seguenti funzioni: o in alto a sinistra nella barra orizzontale compare una cartella gialla che serve per ritornare ai livelli superiori (percorso della pagina) o sotto la barra di cui sopra si presenta un altra barra orizzontale con il comando Home che riporta alla Home page del Portale. pag 13

14 Help desk (assistenza tecnica) Per informazioni e assistenza tecnica legati SOLO all uso della piattaforma SHAREPOINT inviare una mail ai seguenti indirizzi di posta elettronica, specificando in maniera dettagliata il tipo di problema riscontrato, l oggetto, il mittente (Codice meccanografico) e la firma nel corpo della mail. Esempio: Mittente: Oggetto: problemi di autenticazione..etc. Tipo di problema: descrivere in maniera dettagliata il quesito Firma: Nome del Rappresentante Legale/Procuratore Legale/Altro MIUR USR Lombardia Ufficio IX Comunicazione Aldo Russo MIUR USR Lombardia Ufficio IX Comunicazione Maria Chiara Pardi Per l Ambito Territoriale di Milano inviare una mail al seguente indirizzo: MIUR USR Lombardia Ufficio XVII Ambito di Milano Settore Scuole Non Statali Alessandro Savoja pag 14

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