A.I. Archivio Informatico. AUTOSPOOL, piace, è veloce e flessibile

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1 A.I EVIDENZA Finalmente il libro paga (che adesso è libro unico del lavoro) può essere conservato su supporti magnetici. La norma è semplice (forse troppo) ma già da Gennaio 2009 si può iniziare AUTOSPOOL, piace, è veloce e sarà utilizzato anche per il libro unico ALL INTERNO Ancora sul libro unico, le disposizioni, l organizzazione, come attivare la conservazione digitale. Distruggiamo i vecchi giornali, un suggerimento intelligente per eliminare i giornali cartacei Archivio Informatico V O L U M E 1 N U M E R O 5 ERA ORA Lasciatecelo dire, ERA ORA che anche il libro paga (che ora si chiama libro unico del lavoro) diventasse un documento informatico. Tutto inizia con il D.L. 112 DEL 28/06/08 che istituisce il LIBRO UNICO DEL LAVORO. A questo fa seguito il D.L. 09/07/2008 che ne definisce le Modalità di Tenuta e Conservazione. Infine la circolare n. 20 del 21 agosto 2008 e la nota Inail del 10 settembre commentano la norma e definiscono le ulteriori condizioni. Il risultato è chiaro, IL LIBRO UNICO DEL LAVORO PUO ES- SERE CONSERVATO SU SUP- AUTOSPOOL, piace, è veloce e flessibile AutoSpool è il sistema che dal 2006 interfaccia Archivia Plus con i programmi Gecom Multi e da quest anno anche Gecom Redditi. Il sistema è semplice ma altamente performante e sicuro. Le procedure Gecom ormai sono in grado di generare i vari documenti in formato PDF, quando si seleziona l opzione di Archiviazione, oltre al file del documento viene creato anche un file XML che ne descrive il contenuto. AutoSpool legge questo file e con la logica di Archivia Plus, decide in quale archivio deve essere depositato, compilando automaticamente i campi di ricerca. A partire dal 2008 AutoSpool funziona con QUALSIASI PROGRAMMA IN GRADO DI GENERARE IL FILE O T T O B R E PORTI MAGNETICI IN SOSTITU- ZIONE della stampa cartacea su modulo continuo e della stampa Laser. Era una norma molto attesa dal settore dei Consulenti del lavoro, per i quali la copia cartacea del vecchio libro paga era un obbligo imprescindibile. La nuova norma però modifica leggermente i rapporti tra gli ispettori e la documentazione da conservare., NON E PIU L AZIENDA che deve produrre i documenti in caso di verifica, ma è LO STUDIO, e lo deve fare Entro 15 giorni dalla richiesta, altrimenti incorre in sanzioni. Per cui da un lato una CONSIDE- REVOLE semplificazione dei processi di produzione e conservazione dei documenti del lavoro, ma dall altra un obbligo che costringe il Consulente a CONSERVARE PRESSO IL SUO STUDIO IL LIBRO UNICO DELLE DITTE DI CUI E INCARICATO. Per avviare la conservazione elettronica del Libro del lavoro, non occorrono autorizzazioni ma una comunicazione tramite o Fax alla direzione provinciale del lavoro competente per territorio. prima della messa in uso, con indicazione dettagliata delle caratteristiche tecniche del sistema adottato. Vediamo i punti salienti del decreto e le modalità di realizzazione (Continua a pagina 2) XML la cui struttura è stata resa pubblica per essere implementata da chiunque nelle proprie procedure. Con la fine di quest anno verrà rilasciata la versione 3 che oltre all indicizzazione del documento, consente di generare anche collegamenti dinamici tra il documento archiviato e gli altri documenti presenti in archivio Anche il libro unico utilizzerà AutoSpool. Con il comando di generazione del cedolino, verranno prodotti tutti i documenti necessari. I file da spedire al cliente continueranno ad essere generati con le regole attuali ma contemporaneamente verranno generati i documenti per la conservazione sostitutiva costituiti dalle singole scritture accompagnate dal relativo file xml di descrizione. In questo caso AUTOSPOOL dovrà essere SEMPRE attivo per archiviare con la stessa sequenza con cui sono stati generati i documenti Nel caso del libro unico l operatore dovrà eseguire due semplici comandi per concatenare i documenti (come richiesto dalle disposizioni) e applicare la firma digitale. Possiamo stimare un risparmio di ore per ogni chiusura mensile e un archivio digitale che, al massimo, occuperà 1 dvd per centinaia di migliaia di registrazioni.

2 PAGINA 2 Segue. ERA ORA - LIBRO UNICO DEL LAVORO (Continua da pagina 1) Articolo 1 Modalità di tenuta. 1 Il libro unico è un documento numerato su ogni pagina di cui vanno conservate anche le pagine annullate e deteriorate. Può essere conservato in 3 modi, quello che a noi interessa è specificato al comma 1 lettera C che recita:.. su supporti magnetici, sui quali ogni singola scrittura costituisca documento informatico e sia collegata alle registrazioni in precedenza effettuate, o ad elaborazione automatica dei dati, garantendo oltre la confutabilità', in ogni momento, anche la inalterabilità e la integrità dei dati, nonché la sequenzialità cronologica delle operazioni eseguite, nel rispetto delle regole tecniche di cui all'art. 71 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82; tali sistemi sono sottratti ad obblighi di vidimazione ed autorizzazione, previa apposita comunicazione scritta, anche a mezzo fax o , alla direzione provinciale del lavoro competente per territorio, prima della messa in uso, con indicazione dettagliata delle caratteristiche tecniche del sistema adottato. Siamo propensi a considerare singola scrittura la rilevazione di un fatto, cioè quello che una volta si chiamava il cedolino ma interpretazioni diverse, se rispettano le altre condizioni disposte dal legislatore, possono essere altrettanto valide. Pertanto Gecom PAGHE genererà un file per ogni cedolino e in formato PDF (funzione disponibile in Gecom Paghe e che verrà ampliata con la scelta A = Archiviazione). Cosi soddisfiamo il primo punto, singola scrittura che costituisce un documento informatico. Il secondo punto è una novità rispetto alla normativa in vigore per i documenti fiscali e per quelli informatici in genere, viene introdotto il concetto di collegamento alle registrazioni in precedenza effettuate. Tecnicamente è un controllo facilmente implementabile, in ogni record di ogni scrittura, verrà inserita l impronta della scrittura precedente. Questo significa che non E POSSIBILE ALTERARE LA SE- QUENZA DI ARCHIVIAZIONE, pena la perdita di questo riferimento. A questo punto il decreto inserisce la frase classica che identifica la conservazione sostitutiva, cioè garantendo oltre la confutabilità', in ogni momento, anche la inalterabilità e la integrità dei dati, etc. etc. Questo vuol dire applicare sui documenti che compongono il libro unico, la firma digitale e una data certa. La data Certa si ottiene in due modi, il più semplice è quello di applicare la marca temporale a tutte le registrazioni. In questo caso OGNI DOCUMENTO sarà dotato di data certa opponibile a terzi. Si presume che in questo caso la chiusura periodica dell archivio potrà essere effettuata anche una volta all anno. (le istruzioni non ne parlano) Altra ipotesi è quella di fare un file di chiusura mensile. In questo caso sul file di chiusura viene POSTA OBBLIGATO- RIAMENTE la marca temporale e si ottiene automaticamente una data certa per tutti i documenti che ne fanno parte, si può quindi omettere la singola marcatura dei documenti. La procedura di generazione del file di chiusura dell archivio, è regolata dall articolo 71 del D.L. 82/2005 che fa riferimento alle regole tecniche in vigore, in pratica alla deliberazione CNI- PA del 11/2004 che all articolo 3 comma 1 recita: 1. Il processo di conservazione sostitutiva di documenti informatici, anche sottoscritti, così come individuati nell'art. 1, lettera f), e, eventualmente, anche delle loro impronte, avviene mediante memorizzazione su supporti ottici e termina con l'apposizione, sull'insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo. Quella che noi definiamo comunemente operazione di MASTE- RIZZAZIONE. in sintesi possiamo affermare che : La conservazione del Libro unico del lavoro su supporti magnetici, comporta le seguenti 4 attività : 1.l emissione del libro unico in formato pdf da Gecom Paghe con l opzione di Archiviazione 2.L archiviazione dei singoli cedolini con il modulo Autospool che provvede a generare i dati di ricerca che comprendono ovviamente la ditta, il dipendente,i relativi codici fiscali, il periodo e una serie di altri dati utili; 3.L apposizione della firma digitale su tutti i documenti e della eventuale marca temporale 4.La produzione periodica dei supporti sostitutivi, preferibilmente ottici e in più copie (masterizzazione). Che deve essere mensile se al punto 3 non si è provveduto ad applicare anche la marca temporale. Abbiamo calcolato che per la conservazione di 1000 pagine di libro unico, si impiegheranno circa 2 ore, (tutto compreso anche i controlli). E la conservazione per gli anni a venire sarà veramente semplice economica.

3 Segue. ERA ORA - LIBRO UNICO DEL LAVORO PAGINA 3 Con il comando di generazione del libro unico, Gecom paghe genera i file relativi al documento e ai dati di codifica. Autospool li preleva, li inserisce nell archivio e genera le impronte di collegamento. Entro il 16 del mese successivo, il responsabile della conservazione appone la firma digitale e genera il file di chiusura con marca temporale che attesta la data di completamento delle registrazioni. Libro unico - Numerazione unitaria tempi e conservazione L articolo 2 del DL. 09/07/08 prevede la gestione della numerazione unitaria del libro unico del lavoro anche da parte dei consulenti e di tutti i soggetti compresi nell art.1 commi 1 e 4 della legge 11 gennaio 1979 n. 12 che hanno ottenuto autorizzazione per l adozione di tale sistema. Il decreto precisa che il consulente provvede a sottoscrivere DE- LEGA da parte del datore di lavoro. Tale delega può essere contenuta nell incarico o in documento equipollente. A fronte di un incarico il consulente dovrà inviare in via telematica all INAIL con la prima richiesta, un elenco dei datori di lavoro di cui è incaricato. Sempre per via telematica dovranno essere comunicate le relative variazioni. Lo stesso decreto all articolo 6 definisce gli obblighi di conservazione per la durata di cinque anni dalla data dell'ultima registrazione Dal punto di vista della gestione documentale, abbiamo l obbligo di conservare innanzitutto l incarico (o delega). A tal fine sono già presenti nelle strutture standard, area Gestione Studio, gli archivi per memorizzare Incarico e Informative. Questi documenti, tipicamente cartacei, andranno conservati per tutti il periodo del rapporto e fino a cinque anni successivi (consigliamo 10 visto che la normativa dei 5 anni riguarda le eventuali contestazioni in merito alla tenuta dei documenti, ma eventuali procedimenti civili (contestazione tra consulente ed azienda) potrebbero avere durata anche fino a 10 anni dopo il termine dell incarico). Invio telematico degli elenchi. Questa procedura, benché prevista, al momento non si sa come verrà attivata, potrebbe trattarsi di una semplice imputazione nel sito dell ente o un invio telematico. In un caso e nell altro è opportuno che lo studio protocolli la ricevuta di spedizione o la videata di imputazione e la conservi collegata all incarico. In presenza di più autorizzazioni o di più professionisti con autorizzazioni diverse occorrerà separare anche gli archivi di tenuta del registro e assegnare ad ogni archivio il codice del professionista che dovrà utilizzarlo. Chi è già autorizzato La circolare n. 20 del 21 agosto precisa che I soggetti gia' abilitati alla tenuta del libro paga unificato per più datori di lavoro, ferma restando tale abilitazione, sono tenuti,entro la fine del periodo transitorio, a presentare un elenco dei soggetti assistiti all'inail. L'Istituto provvederà a una verifica formale delle condizioni di autorizzazione, soprattutto per quanto attiene alla repressione di eventuali ipotesi di abusivismo. Appare opportuno precisare che la numerazione unitaria, indipendentemente dalle modalità di realizzazione del libro unico, dovra' essere unica per ciascuna autorizzazione.

4 PAGINA 4 Le strutture standard prevedono la conservazione del libro unico e di tutte le comunicazioni mensili (emens cig riepiloghi) Sparisce l obbligo dei riepiloghi mensili e annuali dei numeri utilizzati per ogni ditta ma chi effettuerà la conservazione cartacea dovrà comunque generare tali riepiloghi o dovrà effettuare una doppia conservazione, per numero e per ditta. Luogo di tenuta e Elenchi riepilogativi mensili All articolo 3 del decreto vengono definiti i luoghi di tenuta. In pratica (nel caso di consulenti) il luogo di tenuta è la sede del consulente delegato che, come già detto, deve anche provvedere alla consegna dei documenti quando richiesto anche a mezzo fax o . L articolo 4 del decreto prevede per le ditte con più di dieci dipendenti o che operano su più sedi, la conservazione per almeno 5 anni di elenchi riepilogativi mensili relativi ai dipendenti occupati, agli orari turni etc. E opportuno che tali riepiloghi vengano effettuati mensilmente e conservati in apposito archivio (stampe mensili ditte o archivio specifico ) Come riportato dal decreto la conservazione dovrà essere effettuata per un periodo minimo di 5 anni. Nelle strutture standard sono stati previsti gli archivi necessari per la conservazione dei riepiloghi (stampe mensili ditte). Va precisato che lo stesso libro unico, se gestito con stampa separata delle presente dal cedolino, crea alcune pagine di riepilogo mensile delle presenze che, in parte, soddisfano a questi requisiti. Queste tipologie di annotazioni possono essere facilmente ricercate e visualizzate dall archivio del libro unico (non valido per chi effettua la produzione di cedolino e presenze nello stesso documento). L articolo 5 precisa le definizioni di sede stabile e le opzioni per il conteggio dei lavoratori. Sparisce il riepilogo dei numeri utilizzati ma... Il decreto abolisce gli obblighi per i soggetti tenutari di un libro unico per più datori di lavoro, relativi alla Comunicazione mensile al cliente e annuale all Inail dei numeri utilizzati di cui non dovrà essere tenuta registrazione Non dovrà essere tenuta registrazione ma chi continuerà a utilizzare la conservazione cartacea si troverà di fronte ad un piccolo problema, non avendo più i riepiloghi mensili che indicano i numeri utilizzati da ogni ditta, il consulente si troverà ad effettuare una doppia conservazione, da un lato tutte le registrazioni emesse memorizzate sequenzialmente e dall altro le stesse registrazioni suddivise per ditta, diversamente dovrà continuare a produrre e conservare i riepiloghi dei numeri utilizzati da ogni Ditta. Questo problema non si pone con la conservazione elettronica dove, in qualsiasi momento e da qualsiasi posto di lavoro si possono estrarre le registrazioni suddivise per ditta, filiale, dipendente, qualifica, mese, mensilità. L interrogazione, la selezione e la visualizzazione dei documenti elettronici da diversi posti di lavoro è il vantaggio maggiore offerto dal sistema di conservazione elettronica. Il programma permette diverse modalità di ricerca e ognuno dei campi dell archivio può essere oggetto di selezione. Sui documenti pdf si possono attivare anche ricerche a tutto testo, che permettono di ritrovare documenti in base a termini contenuti nel documento stesso (esempio tutte le registrazioni che contengono una certa voce). Gli estratti per ditta possono essere prodotti anche mensilmente e inviati al cliente per la consultazione e la stampa. Si possono sfruttare i moduli ArchiSend per l invio automatico di anche con posta certificata Nell esempio la ricerca di tutte le registrazioni del mese di ottobre di una ditta. Ovviamente i nomi sono di pura fantasia e non corrispondono a persone reali. Le quattro modalità di ricerca offerte dal programma permettono di selezionare documenti in base a numerosi criteri e combinazioni senza fatica ed in pochissimo tempo

5 Periodo di conservazione PAGINA 5 Il decreto riduce il tempo di conservazione delle scritture del lavoro da 10 a 5 anni, attenzione però 5 anni dall ultima registrazione il che significa fino a 5 anni dalla chiusura dell attività. Questo significa che se una attività rimane attiva per 30 anni, i libri del lavoro dovranno essere conservati per 35 anni. E un periodo considerevole e la conservazione elettronica in questo risulta particolarmente conveniente. Un azienda anche di grandi dimensioni, potrebbe risolvere il problema della conservazione di tutte le scritture con 1 dvd annuale, le piccole e medie imprese con meno di un cd. Abbiamo fatto un calcolo di dimensioni (in pagine) di un libro del lavoro di un impresa con 300 dipendenti, 13 mensilità, stampa delle presenze separate dal cedolino. Calcolando libro unico, cud, lettere, riepiloghi, comunicazioni, assunzioni, licenziamenti, contratti, si arriva ad una produzione annuale di oltre pagine, pari a 14 raccoglitori di documenti. Moltiplicato i 30 anni di attività che abbiamo ipotizzato, arriviamo a 420 raccoglitori pari a 42 metri di ripiani cioè 8 armadi da un metro pieni in tutti i ripiani. L archivio Libro Unico nel dettaglio Come abbiamo visto la conservazione magnetica (MA NOI CON- TINUEREMO A CHIAMARLA INFORMATICA) dell archivio unico presuppone che ogni singola scrittura costituisca un documento informatico a se stante. Su ogni scrittura il responsabile dovrà apporre la FIRMA DIGITALE con la funzione Firma tutti. La scrittura viene indicizzata con numerosi campi di ricerca generati dal programma Paghe al momento della preparazione del documento vero e proprio. Per i libri generati da programmi non TeamSystem si potrà utilizzare il modulo ArchiSpool e prelevare i dati di indicizzazione dal documento stesso. Ipotesi di volumi annuali settore paghe dipendenti 300 mensilità 13 presenze separate Cedolini 3900 Fogli presenze 780 Altre rilevazioni 500 Cud 1200 Riepiloghi mensili 120 Riepiloghi dipendenti (tfr ferie etc) 600 totale 7100 Il file NON DEVE ESSERE PROTETTO CON PASSWORD. La protezione del libro unico deve essere attivata a livello di server (gestione utenti e permessi) e le copie ottiche dell archivio devono essere conservate in luogo sicuro. I documenti invece devono essere liberi da qualsiasi protezione ed essere leggibili e riproducibili in qualsiasi momento. Le disposizioni prevedono una numerazione unica, ma contemporaneamente un documento per ogni scrittura. Succede che se la scrittura è più lunga di una pagina, avremo 1 record con un numero di inizio e uno di fine, diversamente il record riporterà solo il numero pagina utilizzata. I codici ditta, tipo documento e dipendente fanno riferimento a dizionari che vengono aggiornati da esportazioni di dati effettuate dal programma Gecom. L archivio dovrà essere chiuso con la funzione di masterizzazione a norma di legge (CNIPA) al 16 di ogni mese e dovrà essere generato il supporto sostitutivo. Il programma da la possibilità di effettuare mese per mese anche i supporti delle singole ditte. Da una prima analisi del decreto e delle circolari esplicative, questa funzione non è necessaria e si presume che possa essere effettuata anche annualmente. Si è ritenuto opportuno NON METTERE i valori economici riportati nel documento, ma qualora gli utenti lo ritenessero utile potremmo aggiungerli in qualsiasi momento. Sono invece presenti numerosi dati per le ricerche, da quelli anagrafici a quelli relativi alla filiale, centro di costo, reparto, qualifica, comune di residenza.

6 Come avviare la conservazione informatica PAGINA 6 La circolare n. 21 del 20 agosto, al riguardo della modalità di conservazione su supporti magnetici precisa che : tali sistemi sono sottratti ad obblighi di vidimazione ed autorizzazione, previa apposita comunicazione scritta, anche a mezzo fax o , alla Direzione provinciale del lavoro competente per territorio, prima della messa in uso, con indicazione dettagliata delle caratteristiche tecniche del sistema adottato. Come si nota, le modalità di tenuta del libro unico del lavoro rispettano l'esigenza di non irrigidire in alcun modo le odierne modalità di tenuta - anche informatica - dei libri di matricola, paga e presenze, mirando tuttavia alla piena attuazione dei sistemi di elaborazione. Non occorre dunque una autorizzazione per la tenuta informatica ma rimane l autorizzazione alla numerazione unica per più datori di lavoro che, come abbiamo visto, chi ha già dovrà solo fare una comunicazione riepilogativa. Per cui chi volesse iniziare dal gennaio 2009 ad effettuare la conservazione elettronica del libro del lavoro deve: 1 CHI E AUTORIZZATO ALLA NUMERAZIONE UNICA Inviare comunicazione alla direzione provinciale Inail entro il 16 gennaio unitamente ad un elenco dei soggetti assistiti. 1b CHI NON E AUTORIZZATO Inviare richiesta di autorizzazione alla numerazione unica alla direzione provinciale INAIL entro il 16 gennaio. 2 AVVIO DELLA CONSERVAZIONE INFORMATI- CA Entro il 16 gennaio inviare alla Direzione provinciale del lavoro competente una comunicazione allegando le caratteristiche tecniche del sistema che di seguito vengono riportate. A partire dalle registrazioni di febbraio, relative alle retribuzioni del mese di gennaio, si dovrà procedere a generare i documenti informatici e a procedere alle operazioni di memorizzazione a norma di legge con firma digitale e chiusura periodica. Si potrà utilizzare la firma digitale di cui è dotato il professionista oppure dotare gli addetti di una propria firma digitale. La marca temporale cioè il riferimento temporale rilasciato da terzi che attesta la data e l ora di completamento del processo di conservazione, dovrà essere apposta mensilmente sull estratto dei documenti da copiare su supporto ottico. Precisiamo che nessuna legge impone la produzione dei supporti ottici periodici, ma come abbiamo sempre sostenuto NON ESISTE METODO MIGLIORE per garantire la non modificabilità dei documenti se non quello di memorizzarli periodicamente su supporti ottici non riscrivibili. Al momento non esiste uno standard per la definizione delle caratteristiche del sistema, il testo allegato costituisce una base per la formulazione delle prime richieste, in base alle indicazioni che riceveremo dalle varie direzioni provvederemo a diramare versioni aggiornate. La marca temporale fornisce un riferimento temporale (data e ora ) certi perché forniti da terzi. Il procedimento è regolato Si possono eliminare i vecchi giornali? I giornali già stampati su carta possono essere sostituti con l immagine digitale della stampa acquisita con scanner e memorizzati su supporti unitamente al file di chiusura firmato e marcato dal responsabile della conservazione L archiviazione digitale dei registri contabili ai fini tributari, possibile in linea teorica sin dal 1997, risulta nella realtà praticabile solo da gennaio 2004, data di pubblicazione del D.M. 23 gennaio Quindi dobbiamo presumere che anche le aziende o gli studi professionali più solerti nell adottare l archiviazione digitale si ritrovino con numerosi registri fiscali relativi diverse annualità in formato analogico (cartaceo). E possibile sostituire i tali registri analogici con una versione digitale? La risposta è sicuramente affermativa utilizzando l archiviazione sostitutiva di cui all articolo 4 DM 23 gennaio 2004 e visto che non si tratta di originali unici come ribadito dalla circolare 36/E non è richiesto l intervento notarile. La norma però obbliga alla scansione degli originali cartacei in quanto non creati originariamente in formato digitale. Non è quindi possibile ristampare dal software gestionale i registri fiscali ed archiviare questi ultimi anche se perfettamente identici alla loro copia analogica. Infine una particolare attenzione meritano i registri sui quali sono state apposte le marche da bollo come ad esempio il libro giornale. Tali pagine sono da considerarsi originali unici? In effetti il dubbio può sorgere ma leggendo la circolare 36/E il documento analogico unico è definito come [il documento] il cui contenuto non può essere desunto da altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la tenuta. Pertanto dobbiamo desumere che il contenuto delle pagine del libro giornale con applicate le marche da bollo può essere desunto da altre scritture esattamente come il contenuto di tutte le altre pagine. A titolo precauzionale è consigliabile conservare in formato cartaceo solamente le pagine sulle quali è stato apposto il bollo. Contributo di Nico Guglieri

7 PAGINA 7 Specifiche tecniche del sistema da allegare alla comunicazione Specifiche tecniche del sistema di conservazione digitale dei documenti denominato ARCHIVIA PLUS Archivia Plus è un programma applicativo per la gestione informatica dei documenti. Consente di svolgere le attività finalizzate alla registrazione, segnatura nonché alla classificazione, organizzazione, assegnazione, reperimento e conservazione dei documenti amministrati formati o acquisiti. Ambiente di utilizzo: Il programma può essere utilizzato su computer dotati di: Sistemi operativo: windows di tipo xp, 2000, 2003, 2008, Vista. su windows 98 ai soli fini della consultazione. Programmi applicativi aggiuntivi: Acrobat Reader, Microsoft.net (se non incluso nel sistema operativo) Hardware: Processore 500 khz ram 256 mb hd vga Modalità di conservazione del libro unico: Le singole scritture del libro unico vengono generate in formato PDF e memorizzate su supporto magnetico. Il sistema provvede a memorizzare su un data base i dati di ricerca Le funzioni di ricerca consentono l estrazione dei documenti secondo diversi parametri come la ditta, il cognome il nome, la matricola il periodo etc. e la combinazione di questi. Ogni scrittura riporta nel proprio indice l impronta della scrittura precedente al fine di non consentire l alterazione della sequenza di conservazione. Su ogni scrittura il Responsabile della conservazione provvederà ad applicare la Firma digitale Qualificata, Gli algoritmi di generazione e verifica delle firme digitali e le funzioni di hash sono conformi a quando previsto dall articolo 1 del DPCM 13/11/2004. Con periodicità mensile il Responsabile della conservazione provvederà alla generazione di un file di chiusura conformemente a quanto previsto dall articolo 3 della Deliberazione Cnipa n. 11 del 19/2/2004. Il file di chiusura è costituito da una evidenza informatica che contiene le impronte dei documenti che fanno parte del processo di conservazione, i dati del soggetto che effettua la conservazione e quelli del responsabile del procedimento. Su tale evidenza viene applicata la Firma digitale qualificata del Responsabile del procedimento e la marca temporale cioè un riferimento temporale opponibile a terzi realizzato secondo quanto disposto dall articolo 39 del DPCM 13/11/2004. I dati generati dalla chiusura periodica verranno memorizzati su supporti ottici non riscrivibili dei quali verranno effettuate 2 copie. L originale e le copie verranno custodite in luogo sicuro e si provvederà periodicamente a verificarne l idoneità ai fini della consultazione. Unitamente alla copia dei dati verrà memorizzato all interno del supporto un programma gratuito di consultazione denominato ARCHIREADER. Con periodicità annuale verranno generati estratti per azienda sottoscritti anch essi dal responsabile della conservazione e marcati digitalmente. Ulteriori specifiche tecniche del sistema sono disponibili sul sito Distributore: TeamSystem s.p.a. Codice Fiscale xxxxxxxx Sede Legale Via Gagarin Pesaro Produttore del sistema: MultiMedia it s.n.c.di Romagnoli Riccardo e Caprara Claudio Codice Fiscale , Sede Legale Via Brodolini Marotta di Mondolfo (PU) Sede operativa via Piemonte Marotta di Mondolfo. Aggiornamento versione Concedeteci un commento Già nel 2003 uscì una circolare che apriva la strada alla conservazione elettronica del libro paga ma dopo le dichiarazioni di intento iniziali, vennero fuori difficoltà da parte delle autorità predisposte ai controlli e non se ne fece nulla. La cosa non meraviglia, la strada della conservazione elettronica o informatica dei documenti, quella che comunemente chiamiamo conservazione sostitutiva è caratterizzata da numerosi interventi e non sempre coerenti e definitivi. Val la pena però ricordare che in Italia vige il CODICE DELL AMMINISTRAZIONE DIGITALE, al secolo decreto legislativo n. 82 del 07/03/2005, all articolo 2 recita : Lo Stato, le Regioni e le autonomie locali assicurano la disponibilità, la gestione, l'accesso, la trasmissione, la conservazione e la fruibilità dell'informazione in modalità digitale e si organizzano ed agiscono a tale fine utilizzando con le modalità più appropriate le tecnologie dell'informazione e della comunicazione. Il messaggio mi sembra chiaro meglio un digitale di un cartaceo purché garantisca tutti e non danneggi nessuno. Ci auguriamo che questa volta TUTTI si ispirino a questa norma e favoriscano in ogni modo l uso della conservazione digitale in sostituzione di quella cartacea Ne abbiamo tutti di che guadagnare, procedure più snelle, minori costi, più velocità nei processi, più rispetto per l ambiente.

8 NUOVO SITO Abbiamo arricchito il sito di nuove funzioni. Da questo link si accede a numerose informazioni, come i depliant, i download, la scelta di scanner, il forum. Sono stati creati anche i link alla webtv dove trovate pubblicati i video delle presentazioni e dei corsi. Un alta sezione è dedicata alle RIUNIONI ON LINE, viene presentato l elenco dei corsi disponibili, il dettaglio dei corsi ed il calendario degli eventi. In corso di realizzazione la form per le iscrizioni e la consultazione delle proprie registrazioni. Le riunioni on line dei prossimi mesi saranno numerose, da quelle di formazione sulle funzioni di Masterizzazione e di Scansione Massiva, alle presentazioni delle nuove soluzioni per le paghe e per le aziende. Collegamento un gioco che ha un senso, gioca con noi Metti questo messaggio nelle tue , sul tuo sito, nei tuoi documenti pdf, possiamo ridurre il consumo di carta dell 80%, possiamo ridurre il consumo di corrente del 20% utilizzando la gestione elettronica dei documenti. Prima di stampare questo documento pensa al tuo ambiente P A R T N E R Archivio informatico è un periodico di informazione aziendale realizzato al solo scopo di informare gli utenti sui possibili utilizzi dei sistemi di conservazione da noi prodotti. Autore Claudio Caprara