Il Sistema di gestione del fascicolo penale digitale

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1 APQ PUGLIA SOCIETÀ DELL INFORMAZIONE PROGETTO PILOTA Informatizzazione Procura della Repubblica di Lecce Il Sistema di gestione del fascicolo penale digitale ForumPA 11 maggio 2009 Maurizio Natale InnovaPuglia S.p.A.

2 APQ Accordo di Programma Quadro per la SOCIETÀ DELL INFORMAZIONE tra Regione Puglia, Ministero dell Economia e Dipartimento per l Innovazione e le Tecnologie quale strumento per la diffusione e sviluppo della Società della Conoscenza Il Progetto Pilota Informatizzazione della Procura della Repubblica di Lecce è una delle azioni il cui obiettivo è: Modernizzare la Procura di Lecce per rendere più efficace il controllo della legalità e rafforzare la fiducia della collettività verso le Istituzioni

3 Fonte del finanziamento Le risorse finanziarie assegnate per la realizzazione del progetto incidono sui fondi ex lege 208/1998 per il triennio , delibera Cipe del 9 maggio 2003 n. 17, quota Regioni Mezzogiorno, punto F.4 tabella.

4 Obiettivi della Procura di Lecce Migliorare la circolazione dei dati, delle informazioni e dei documenti; Ottimizzare la qualità del lavoro investigativo; Facilitare la fruibilità dei documenti e dei fascicoli; Razionalizzare e semplificare le attività; Rendere più efficiente l impiego delle risorse umane e finanziarie; Costituire basi informative condivise; Ridurre la presenza di utenti presso gli uffici giudiziari; Consentire agli avvocati e ai cittadini di accedere on-line ai documenti di loro pertinenza.

5 Obiettivi della Regione Puglia Rendere più efficace il controllo della legalità Migliorare i livelli di sicurezza Rendere più efficienti i servizi verso i cittadini rafforzando la fiducia della collettività verso le istituzioni Creare le necessarie condizioni per lo sviluppo del territorio e l attrazione degli investimenti economici

6 Il gruppo di lavoro sviluppo della Società dell Informazione Regione Puglia innovatore di processo coordinamento tecnico di progetto infrastruttura applicativa system integrator

7 Il contesto 21 Magistrati 106 unità personale amministrativo 67 unità presso Sezioni di Polizia Giudiziaria nuovi fascicoli/anno 600 richieste/mese copie atti fascicoli fogli di carta prodotti/anno in costante crescita

8 I risultati dell analisi del contesto Elevato livello di autonomia decisionale; Alto numero di atti/documenti cartacei gestiti e copie rilasciate; Complessità delle procedure; Infrastruttura tecnologica ed applicativa obsoleta; Difficoltà di reperimento ed aggregazione delle informazioni; Bassa interoperabilità e cooperazione tra le varie strutture; Diversa sensibilità e predisposizione al cambiamento.

9 Il contesto Criticità Lentezza dei procedimenti Efficienza azione giudiziaria Gestione informazioni o Reperimento ed utilizzo o Integrazione o Trasferimento e condivisione Sicurezza e privacy Qualità dei servizi offerti agli utenti Situazione Risorse Obsolescenza tecnologica Esiguità delle risorse umane ed economiche Produzione documentale esclusivamente cartacea Frammentazione delle procedure Infrastruttura tecnologica carente

10 La progettazione dell architettura del Sistema

11 Le azioni del Progetto Adeguamento dell infrastruttura tecnologica e di comunicazione della Procura; Razionalizzazione e semplificazione delle attività degli uffici giudiziari ed amministrativi; Realizzazione dei servizi di back office; Sviluppo dei servizi di e-government; Servizio di addestramento degli utenti del Sistema; Servizio di manutenzione dei sistemi Hardware e Software per 3 anni.

12 Infrastruttura tecnologica e di comunicazione

13 Reenginering dei processi evoluzione verso una "organizzazione per processi"; snellimento dell'organizzazione; ricomposizione del lavoro e delle professionalità richieste; instaurazione di modalità formali di gestione dei processi; adozione di modalità di gestione della qualità e di miglioramento continuo.

14 I servizi di back office Sviluppo del Sistema per la Gestione dei Contenuti ed Automazione dei Processi, integrato con i Sistemi Informativi della Procura; Sviluppo del Sistema Gnosis di Gestione della Conoscenza a supporto delle attività investigative; Sviluppo del sistema di Gestione delle Concessioni di Benefici ai detenuti; Sviluppo del sistema per la Gestione dei Collaboratori di Giustizia.

15 Il Sistema Le caratteristiche del fascicolo digitale Digitalizzazione degli atti del fascicolo da quando nascono alla sua definizione Gestione informatica documentale Classificazione e fascicolazione Indicizzazione Creazione automatizzata atti Ricerca Gestione informatica flussi documentali Invio e ricezione documenti informatici Condivisione atti Rilascio copie digitali degli atti del fascicolo

16 I benefici del fascicolo digitale Ambientali Riduzione consumo carta Riduzione uso toner Ottimizzazione dei costi Recupero dei tempi e aumento dell efficienza Riqualificazione del personale Sicurezza e privacy Integrità dei contenuti Tracciabilità di CHI ha fatto COSA Visibilità Tracciabilità dello stato di avanzamento delle pratiche Scalabilità Estensione a più unità

17 Il Sistema Gnosis Soluzione tecnologica di ausilio alle attività di investigazione, che consente di: Aggregare informazioni provenienti da fonti eterogenee ReGe Fascicoli digitalizzati (qualsiasi elemento presente su qualsiasi atto digitalizzato diventa fonte informativa legata a tutte le altre fonti informative esterne presenti sul Data Wherehouse della Procura) Tabulati telefonici Testate giornalistiche Banche dati interne ed esterne (SIDDA/SIDNA delle direzioni antimafia, casellario, esecuzioni,.) Altre eventuali Analizzare e rappresentare viste logiche della base di conoscenza

18 Il Sistema Gnosis Traffico telefonico georeferenziato

19 Gli altri sistemi applicativi realizzati Applicazioni verticali richieste esplicitamente dall ufficio Sviluppo del sistema di Gestione delle Concessioni di Benefici ai detenuti; Sviluppo del sistema per la Gestione dei Collaboratori di Giustizia.

20 I servizi di e_government Definizione dei requisiti tecnologici ed applicativi per l interoperabilità e la cooperazione tra la Procura, gli altri Uffici Giudiziari ed i sistemi informatici esterni; Realizzazione del Portale della Procura di Lecce per l erogazione dei servizi ai cittadini, alle imprese, agli avvocati ed a tutti gli utenti del sistema.

21 Il Portale della Procura di Lecce Struttura Sezione pubblica Informazioni Erogazione servizi Sezione avvocati Agende Visione e acquisizione copie atti Sezione Procura Magistrati Personale

22 Il Portale della Procura di Lecce Sezione avvocati - Visione e acquisizione atti Deposito degli atti del fascicolo Avviso di deposito agli avvocati Autenticazione forte degli avvocati (PdA) Visione e selezione degli atti Pagamento on-line dei diritti di copia Download degli atti selezionati Sezione pubblica - Erogazione Servizi Accesso da internet e da totem multimediale presso il Palazzo di Giustizia a tutte le informazioni pubblicate Richiesta di certificato on-line Comunicazione della data di rilascio Sezione Procura Magistrati Calendario udienze Agende Rubriche Uffici Giudiziari Avvocati Forze di polizia

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24 I risultati del Progetto Creazione di opportunità di collaborazione e coordinamento tra gli uffici Riduzione drastica dei tempi e delle modalità di trasferimento delle informazioni tra gli Uffici Riduzione drastica della movimentazione dei fascicoli cartacei Delocalizzazione del lavoro per il personale giudiziario Riduzione dei costi interni Smaltimento delle presenze esterne presso gli Uffici Giudiziari Accrescimento della cultura informatica e della professionalità all interno degli uffici Accesso telematico ad atti e documenti del fascicolo digitale Maggiore efficienza e trasparenza dell attività giudiziaria ed investigativa e certezza dei tempi realizzativi Sicurezza dell esecuzione dei procedimenti giudiziari ed amministrativi Riduzione del digital divide attraverso l utilizzo di strumenti innovativi e realizzazione di servizi all utenza esterna Riduzione di costi legati agli spostamenti fisici

25 Elementi qualificanti promossi da InnovaPuglia Progettazione non vincolata da operatori di mercato e metodologicamente corretta unitarietà tecnologica ed applicativa del sistema informativo della Procura salvaguardia dei risultati legati agli investimenti già effettuati attraverso il recupero del software e dei dati attualmente presenti in Procura evoluzione verso una "organizzazione per processi", che definisce strutture organizzative responsabili interamente dei processi snellimento dell'organizzazione realizzazione dei servizi di back office e di front office necessari per l informatizzazione delle attività istituzionali di tipo giudiziario e amministrativo e la realizzazione dei servizi on-line per gli utenti esterni della Procura capacità del sistema di essere flessibilmente adeguato alle nuove esigenze di carattere normativo ed organizzativo capacità di integrarsi con altri sistemi interni ed esterni all Amministrazione (Re.Ge. Clipper, Re.Ge. Web, ecc.) aggiornamento del personale della Procura attraverso un adeguata attività formativa ed un efficace addestramento operativo

26 Elementi qualificanti promossi da InnovaPuglia Scelta di soluzioni innovative utilizzo di soluzioni Open Source (tutto il sistema di Gestione della Conoscenza) utilizzo di piattaforme per l erogazione di servizi ad alto valore tecnologico fornite da Aziende leader di mercato (fascicolo digitale, gestione documentale e di processo) realizzazione di soluzioni uniche e sperimentali (Portale della Procura, il sistema di Gestione della Conoscenza) realizzazione della piattaforma di e_learning (formazione a distanza) della Procura promozione di protocolli d intesa con Aziende fornitrici di servizi finanziari elettronici (Postecom per il pagamento dei diritti giudiziari on-line)

27 Elementi qualificanti promossi da InnovaPuglia Progettazione e realizzazione di soluzioni tese a rendere usabili i sistemi Garanzia di autonomia, indipendenza e riservatezza dell attività del PM Sistemi di sicurezza contro gli accessi non autorizzati Realizzazione di interfacce capaci di rendere semplice l uso del sistema Accesso agli atti del fascicolo digitale secondo la modalità attualmente usate dai PM e dalle Segreterie Scelta di piattaforme applicative che garantiscano il riuso dei componenti realizzati in altri contesti analoghi Possibilità di crescita della cultura informatica nella PA Possibilità di crescita delle aziende fornitrici locali e nazionali

28 Elementi di innovazione dell iniziativa Adozione di nuove tecnologie di base Le piattaforme utilizzate per sviluppare i sistemi sono open-source la cui introduzione, accompagnata da un adeguato piano di formazione, costituisce un opportunità di crescita e diversificazione di competenze per il personale del ministero. Solo la piattaforma per la gestione documentale e dei processi è proprietaria perché espressamente richiesta dal Ministero della Giustizia e perché si è preferito utilizzare una piattaforma che, considerati le inevitabili differenze organizzative presenti nei diversi Uffici di Procura, si presti a facili personalizzazioni

29 Elementi di innovazione dell iniziativa Dematerializzazione degli archivi a supporto delle attività del PM Uno dei principali obiettivi è quello di avviare un processo di progressiva riduzione dei documenti cartacei mediante l adozione di un sistema completo di acquisizione e produzione di documentazione elettronica. Ulteriore elemento innovativo sta nella scelta di digitalizzare il fascicolo dal momento della sua creazione. Tale condizione offre all ufficio del PM la possibilità di utilizzare i vantaggi che il sistema digitale garantisce per quanto riguarda la gestione degli atti, la circolazione delle informazioni, la condivisione delle stesse, il governo di alti volumi di documenti (in particolare per la DDA). Inoltre il Data Base documentale realizzato si configura come fonte informativa fondamentale per il sistema di Knowledge Management attraverso il quale, utilizzando i potenti strumenti di navigazione, analisi e storicizzazione di tutti gli elementi presenti sui documenti digitali, rende particolarmente efficace l azione di investigazione da parte di tutti i PM (Direzione Distrettuale Antimafia e Ordinario)

30 Elementi di innovazione dell iniziativa Adozione di nuovi strumenti di lavoro cooperativo I sistemi prevedono l adozione di tutti i più moderni strumenti di lavoro cooperativo esistenti in accordo con le recenti normative in materia. L adozione della PEC, della Firma Digitale, della CNS, e di altri strumenti similari, in un ambito vasto ed integrato come quello del Tribunale, comporta notevoli vantaggi in termini di sicurezza e di abbattimento dei tempi di lavorazione dei procedimenti che coinvolgono soggetti interni ed esterni. Inoltre i sistemi si integrano completamente con il Sistema NDR2 ed il Sistema delle Notifiche Digitali

31 Elementi di innovazione dell iniziativa Implementazione di architetture applicative innovative Tutte le soluzione realizzate si avvalgono di una architettura applicativa web-based che consente modalità di fruizione delocalizzata delle informazioni e dei servizi connessi ad esse

32 Elementi di innovazione dell iniziativa Introduzione di servizi di e_government Il portale della Procura di Lecce, che confluirà nel Portale unico degli Uffici Giudiziari di Lecce, che per qualità e quantità di contenuti informativi e servizi offerti (verso cittadini, operatori della giustizia, avvocati), si configura come vero sistema di comunicazione interno ed esterno dell autorità giudiziaria. In particolare occorre evidenziare l innovativo servizio in tempo reale rivolto all avvocato per la consultazione degli atti pubblicati dal PM, richiesta di copie digitali, pagamento on-line dei diritti giudiziari e servizio di trasferimento automatico del formato digitale.

33 Nuovi Progetti in fase di attuazione A livello nazionale: Progetto IRESUD per il dispiegamento di progetti nazionali in ambito regionale e modernizzazione degli uffici del Tribunale di Lecce. Gli interventi previsti sono: il potenziamento dell'infrastruttura tecnologica del tribunale; l estensione della piattaforma applicativa documentale già realizzata dalla Procura della Repubblica, limitatamente agli uffici del Gip, del Gup e del Riesame; il dispiegamento, attraverso l acquisizione delle componenti tecnologiche e dei servizi necessari, di applicazioni del Ministero della Giustizia come PASS, PolisWeb, UNEP; la progettazione di un sistema archiviazione e conservazione digitale della documentazione e la realizzazione di un prototipo applicativo basato su tecnologie indicate da DGSIA ed integrato/integrabile con il nuovo sistema REGE Web; la fornitura di altri servizi complementari (Portale della Giustizia, predisposizione di progetti di comunicazione, etc.); l analisi e la realizzazione dei componenti di integrazione dei sistemi realizzati con quelli resi disponibili dal Ministero della Giustizia (Re.Ge. Web, Sidip, Esecuzioni, Casellario, ecc.); l avviamento dei sistemi applicativi realizzati, dei servizi di assistenza, di gestione e manutenzione dei sistemi hardware e software e di assistenza agli utenti del sistema

34 Nuovi Progetti in fase di attuazione A livello regionale: Progetto Innovazione degli Uffici Giudiziari in Puglia per il riuso negli altri 6 Uffici di Procura pugliesi dei Sistemi di Knowledge Management e del Portale. Le azioni previste sono: l adeguamento al riuso del sistema realizzato nell ambito del Progetto Pilota della Procura di Lecce adeguamento del sistema di Knowledge Management connettendolo ad altre fonti di informazioni esterne e corredandolo di nuove funzionalità adeguamento del Portale della Procura di Lecce e l integrazione all interno dello stesso della Porta di Accesso degli Avvocati penalisti il riuso del sistema realizzato presso gli uffici di Procura presenti sul territorio regionale adeguamento delle reti locali delle Procure, la fornitura della nuova strumentazione e la fornitura del software di base, di ambiente e di rete installazione e personalizzazione del sistema di Knowledge Management e del Portale della Procura a titolo non oneroso (riuso dei sistemi) servizio di formazione, di manutenzione, di assistenza ed il Project Management

35 Nuovi Progetti in fase di avvio Nell ambito della diffusione di buone pratiche negli uffici giudiziari promossa dal Ministero della Giustizia (finanziato dalle Regioni con risorse del Fondo Sociale Europeo ), sono stati approvati i progetti pugliesi presentati dal Tribunale di Taranto, dalla Procura della Repubblica di Foggia, dal Tribunale di Foggia, dalla Corte d'appello di Bari, dalla Corte d'appello di Lecce e dal Tribunale di Bari. I progetti tendono ad estendere l esperienza della Procura di Bolzano le cui finalità sono: riorganizzare gli uffici per ottimizzare i processi interni di gestione, migliorare la comunicazione esterna.