REOL-Services Quick Reference Ver. 1.1 Contabilità [Base] Tecno Press Srl. 1

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1 In questa semplice guida sono riportate tutte le informazioni relative al prodotto Contabilità che vi permette, nella versione base, di gestire le anagrafiche dei clienti e dei fornitori, l emissione e la stampa delle fatture/note di credito/ricevute. Nella versione standard vi consente inoltre di gestire la prima nota cassa e banca, lo scadenzario e un piano dei conti personalizzato da utilizzare per l inserimento sia della prima nota che dello scadenzario. Nella versione Plus vi consente inoltre di configurare ed elaborare dei report per tenere sotto controllo il budget aziendale e di gestire gli estratti conto dei collaboratori sui quali annotare le provvigioni maturate e saldate. REOL-Services Quick Reference Ver. 1.1 Contabilità [Base] Tecno Press Srl. 1

2 INDICE 1) Configurazione di Internet Explorer Pag. 03 2) Personalizzazione del programma Pag a) Configurazione descrizioni fatture/ricevute Pag. 05 3) Le funzionalità del programma Pag a) Gestione delle Anagrafiche Clienti/Collaboratori Pag b) Elaborazione di Documenti Pag b.1) Fatture/Note di credito Pag b.2) Ricevute Pag. 12 REOL-Services Quick Reference Ver. 1.1 Contabilità [Base] Tecno Press Srl. 2

3 1) Configurazione di Internet Explorer Al fine di riuscire ad ottenere i migliori risultati nelle fasi di stampa è opportuno procedere alle seguenti due semplici impostazioni del browser internet relative ai margini di stampa ed alla riproduzione in stampa degli sfondi. Per impostare correttamente i margini di stampa di Internet Explorer aprire il menu File e selezionare la voce Imposta pagina che visualizzerà la seguente pagina di parametri sulla quale dovrete avere l accortezza di impostare i valori dei Margini tutti a 10 mm, ed andare a svuotare i campi di edit relativi alla Intestazione ed al Piè di pagina come mostrato in figura e poi confermare le impostazioni con il pulsante [OK]. REOL-Services Quick Reference Ver. 1.1 Contabilità [Base] Tecno Press Srl. 3

4 Per quello che riguarda la configurazione della corretta impostazione per poter stampare gli sfondi è necessario aprire il menu Strumenti" di Internet Explorer alla voce Opzioni Internet e poi selezionare la linguetta Avanzate Dove, come ultimo parametro della lista, troverete la voce Stampa colori e immagini di sfondo sulla quale dovrete apporre il check e poi confermare l impostazione con il pulsante [OK]. REOL-Services Quick Reference Ver. 1.1 Contabilità [Base] Tecno Press Srl. 4

5 2) Personalizzazione del programma Prima di iniziare a lavorare è necessario dedicare qualche minuto alla personalizzazione delle descrizioni per le fatture/ricevute 2.a) Configurazione descrizioni fatture/ricevute Prima di procedere all inserimento di una fattura o di una ricevuta sarebbe opportuno, benché il sistema ne contenga già alcune, configurare il vostro elenco personalizzato di descrizioni da utilizzare all interno delle fatture e note di credito o ricevute. Per procedere alla configurazione di queste descrizioni dovete selezionare la voce Descr. Fatt./Ric. del menu Configurazione e richiamare la seguente pagina. Sulla pagina Lista descrizioni fatture/ricevute trovate il pulsante [Inserisci] che vi permette di inserire tutte le informazioni necessarie alla definizione di una nuova Descrizione. Una volta completato l inserimento delle informazioni richieste i dati devono essere confermati con il pulsante [Inserisci]. Man mano che inserirete nuove Descrizioni queste verranno elencate nella lista visualizzata sulla pagina Lista descrizioni fatture/ricevute. REOL-Services Quick Reference Ver. 1.1 Contabilità [Base] Tecno Press Srl. 5

6 3) Le funzionalità del programma Completate le prime attività di configurazione possiamo analizzare con più attenzione la pagina principale dell applicazione dove è presente una barra di menu che Vi consente di accedere a tutte le funzionalità del programma che sono: - Inserimento anagrafiche dei clienti e fornitori - Configurazione REOL-Services Quick Reference Ver. 1.1 Contabilità [Base] Tecno Press Srl. 6

7 3.a) Gestione delle Anagrafiche (Clienti/Collaboratori) Il programma, mediante la compilazione di una semplice scheda, Vi permette di memorizzare i dati anagrafici dei vostri clienti e fornitori, intesi come collaboratori, allo scopo di semplificare l attività di emissione fatture o ricevute. Per procedere alla memorizzazione dell anagrafica di un cliente dovete selezionare la voce Clienti del menu Anagrafiche e richiamare la seguente pagina (la gestione dei fornitori è del tutto analoga). Sulla pagina Gestione clienti trovate il pulsante [Inserisci] che vi permette di inserire tutte le informazioni necessarie alla definizione di una nuova Anagrafica. Mario Rossi MRIRSOxxxxxxxx Una volta completato l inserimento delle informazioni richieste i dati devono essere confermati con il pulsante [Inserisci]. REOL-Services Quick Reference Ver. 1.1 Contabilità [Base] Tecno Press Srl. 7

8 Per rivedere la nuova l anagrafica o l elenco completo delle anagrafiche inserite basta impostare opportunamente i parametri di ricerca presenti sulla pagina Gestione clienti e poi premere il pulsante [Estrai] Se il pulsante [Estrai] viene premuto senza aver impostato alcun parametro il sistema visualizza tutte le anagrafiche presenti. Per modificare o cancellare una qualsiasi anagrafica è sufficiente, come per tutte le informazioni da voi inserite nel sistema, cliccare sull icona della matita o del cestino.. Attenzione! L eliminazione di un record è sempre subordinata ad una verifica di coerenza dei dati. Ad esempio non sarà mai possibile eliminare una anagrafica se esiste un documento fiscale ad essa riferito. REOL-Services Quick Reference Ver. 1.1 Contabilità [Base] Tecno Press Srl. 8

9 3.b) Elaborazione di Documenti Tramite questa funzione il programma Vi consente di inserire, con estrema facilità, tutti i dati di una fattura/nota di credito o di una ricevuta, di vederla in anteprima e di eseguirne una stampa su carta. 3.b.1) Fatture / Note di credito Per procedere all inserimento dei dati di una fattura dovete selezionare la voce Fatture del menu Documenti e richiamare la seguente pagina. Sulla pagina Gestione fatture trovate il pulsante [Inserisci] che vi permette di inserire tutte le informazioni necessarie all inserimento di una nuova Fattura che avviene in due fasi. La prima prevede l inserimento delle informazioni di testata Mario Rossi che sono l Anno Fiscale (proposto automaticamente), il Cliente (selezionato dalla lista clienti), la Modalità di pagamento (proposta automaticamente in base alla modalità selezionata per il cliente) il Tipo Documento (Fattura o Nota di credito), il Nr. Documento (proposto in automatico) e la Data documento (per la quale viene proposta la data avente il giorno e il mese corrente e come anno quello selezionato nella pagina precedente). REOL-Services Quick Reference Ver. 1.1 Contabilità [Base] Tecno Press Srl. 9

10 Una volta completato l inserimento di queste informazioni si può passare alla fase successiva confermandole con il pulsante [Inserisci]. La seconda fase prevede l inserimento della prima riga di fattura per la quale si devono inserire le seguenti informazioni Imponibile, Aliquota IVA (viene proposta quella impostata sull anagrafica del cliente), eventuale Ritenuta d acconto e Descrizione da riportare in fattura (la descrizione può essere digitata direttamente nello spazio a sua disposizione o in alternativa impostata selezionando uno dei testi standard impostati come descritto al paragrafo 2.c ). Nel caso in cui si intendesse annullare l inserimento vi sono due possibilità. 1) Premendo il pulsante [Annulla] si annulla l inserimento del dettaglio fattura ma rimane l intestazione della medesima sulla quale sarà possibile andare ad inserire il dettaglio in un secondo momento. 2) Premendo il pulsante [Annulla Fattura] si annulla sia l inserimento del dettaglio e nello stesso tempo si rimuove anche l intestazione della fattura. Una volta completato l inserimento di queste informazioni le si deve confermare con il pulsante [Inserisci]. REOL-Services Quick Reference Ver. 1.1 Contabilità [Base] Tecno Press Srl. 10

11 Una volta confermato l inserimento della prima riga di fattura il sistema visualizza una pagina come quella riportata sotto dove sono visibili tutti gli elementi della fattura appena inserita e dalla quale è possibile effettuare le seguenti operazioni: - Inserire altre righe utilizzando il pulsante [Aggiungi una riga] - Stampare il documento con il pulsante [Stampa documento] - Modificare l intestazione della fattura con il pulsante [Modifica dati fattura] - Modificare la singola riga di fattura cliccando sull icona della matita - Eliminare la fattura con il pulsante [Elimina Fattura] Il pulsante [Fine] chiude la fase di inserimento fattura e visualizza nuovamente la pagina Gestione fatture, in cui viene visualizzato l elenco delle fatture emesse per l anno selezionato. REOL-Services Quick Reference Ver. 1.1 Contabilità [Base] Tecno Press Srl. 11

12 3.b.2) Ricevute Per procedere all inserimento dei dati di una ricevuta dovete selezionare la voce Ricevute del menu Documenti e richiamare la seguente pagina. Sulla pagina Gestione ricevute trovate il pulsante [Inserisci] (abilitato solo dopo che sono stati scelti il Tipo Fornitore e il fornitore per il quale si desidera inserire la ricevuta ) che vi permette di inserire tutte le informazioni necessarie all inserimento di una nuova Ricevuta che avviene in due fasi. La prima prevede l inserimento delle informazioni di testata che sono il Tipo fornitore e il Fornitore (selezionati nella pagina precedente), la Modalità di pagamento (proposta automaticamente in base alla modalità selezionata per il fornitore) il il Nr. Documento (proposto in automatico) e la Data ricevuta (per la quale viene proposta la data avente il giorno e il mese corrente e come anno quello selezionato nella pagina precedente). Una volta completato l inserimento di queste informazioni si può passare alla fase successiva confermandole con il pulsante [Inserisci]. REOL-Services Quick Reference Ver. 1.1 Contabilità [Base] Tecno Press Srl. 12

13 La seconda fase prevede l inserimento della prima riga di ricevuta per la quale si devono inserire le seguenti informazioni Imponibile, Aliquota IVA (viene proposta quella impostata sull anagrafica del fornitore se quet ultimo non è un privato, nel caso di privati invece tale campo è impostato su nessuna e non è possibile modficarlo), eventuale Ritenuta d acconto e Descrizione da riportare nella ricevuta (la descrizione può essere digitata direttamente nello spazio a sua disposizione o in alternativa impostata selezionando uno dei testi standard impostati come descritto al paragrafo 2.c ). Nel caso in cui si intendesse annullare l inserimento vi sono due possibilità. 1) Premendo il pulsante [Annulla] si annulla l inserimento del dettaglio ricevuta ma rimane l intestazione della medesima sulla quale sarà possibile andare ad inserire il dettaglio in un secondo momento. 2) Premendo il pulsante [Annulla Ricevuta] si annulla sia l inserimento del dettaglio e nello stesso tempo si rimuove anche l intestazione della ricevuta. Una volta completato l inserimento di queste informazioni le si deve confermare con il pulsante [Inserisci]. REOL-Services Quick Reference Ver. 1.1 Contabilità [Base] Tecno Press Srl. 13

14 Una volta confermato l inserimento della prima riga di ricevuta il sistema visualizza una pagina come quella riportata sotto dove sono visibili tutti gli elementi della ricevuta appena inserita e dalla quale è possibile effettuare le seguenti operazioni: - Inserire altre righe utilizzando il pulsante [Aggiungi una riga] - Stampare il documento con il pulsante [Stampa documento] - Modificare l intestazione della fattura con il pulsante [Modifica dati ricevuta] - Modificare la singola riga di fattura cliccando sull icona della matita - Eliminare la fattura con il pulsante [Elimina Ricevuta] Il pulsante [Fine] chiude la fase di inserimento ricevuta e visualizza nuovamente la pagina Gestione ricevute, in cui viene visualizzato l elenco delle ricevute emesse per l anno selezionato. REOL-Services Quick Reference Ver. 1.1 Contabilità [Base] Tecno Press Srl. 14

15 Configurazione dei parametri e stampa della fattura (o ricevuta) La stampa della fattura (per le ricevute valgono considerazioni del tutto analoghe) può essere effettuata sia mediante il pulsante [Stampa] presente sulla pagina di Dati fattura visualizzata dopo l inserimento della medesima o dopo la richiesta di modifica oppure, direttamente dalla lista dei documenti visualizzata sulla pagina Lista fatture mediante un click sull icona della stampante. Attenzione! Il significato e l utilizzo delle altre icone verrà approfondito nel paragrafo dedicato all utilizzo avanzato del programma Se adesso provate ad effettuare la stampa della vostra fattura otterrete un documento formalmente corretto ma dal punto di vista grafico assolutamente essenziale come quello riportato sotto. REOL-Services Quick Reference Ver. 1.1 Contabilità [Base] Tecno Press Srl. 15

16 Per ottenere delle stampe graficamente più accattivanti si deve procedere alla configurazione di alcuni elementi grafici come ad esempio lo sfondo, i colori ed i font utilizzati mediante l accesso alla funzione Parametri stampa presente sul menu Configurazione La selezione di questa funzione visualizza la pagina Impostazione parametri di stampa fatture sulla quale sono presenti i seguenti parametri. Font intestatario Grandezza font intestatario Colore font intestatario Allineamento intestatario Colore bordo riquadro intestatario Colore sfondo riquadro intestatario Font destinatario Grandezza font destinatario Colore font destinatario Allineamento destinatario Colore bordo riquadro destinatario Colore sfondo riquadro destinatario Font corpo documento Grandezza font corpo documento Colore font corpo documento Colore bordo riquadro corpo documento Colore sfondo riquadro corpo documento Visualizza intestatario Inserisci immagine sfondo Immagine sfondo Margine superiore Sfondo Margine sinistro Sfondo Margine superiore Testo Margine sinistro Testo Lo scopo di questi parametri è quello di consentire l impostazione del Font (Arial, Verdana, Times Roman, ) del Corpo (10,12,14, ), del colore (Nero, Blu, Verde ) e del colore di sfondo e del riquadro degli eventuali BOX in cui inserire i dati dell Intestatario del documento, del Destinatario e del Corpo. REOL-Services Quick Reference Ver. 1.1 Contabilità [Base] Tecno Press Srl. 16

17 Se la prima volta che si accede alla pagina Impostazione parametri di stampa fatture, coincide anche con la prima volta che il sistema carica l applet di visualizzazione dell anteprima immagini e si sta navigando con un browser diverso da Microsoft Internet Explorer (versione 6.0 o superiori), viene richiesto di installare il Java Plugin, un software che consente di eseguire gli applet scritti in Java in vari browser. Inoltre, indipendentemente dal browser usato, il sistema visualizza il seguente messaggio con il quale vi chiede di confermare il caricamento e l esecuzione di questo applet distribuito da TecnoPress Srl., la Software House che ha realizzato il portale, la cui autenticità è certificata da Thawate Consulting. Un applet non è altro che un programma associato ad una pagina WEB. Nello specifico l applet in questione viene utilizzato dal programma Cartello per consentirvi di visualizzare l anteprima delle immagini selezionate. Per evitare che ogni volta vi venga riproposta la medesima domanda, a questa richiesta rispondete cliccando su [Sempre] REOL-Services Quick Reference Ver. 1.1 Contabilità [Base] Tecno Press Srl. 17

18 Oltre a questo è possibile specificare, limitatamente ai dati dell Intestatario e del Destinatario l allineamento (Destra / Sinistra). Altre importanti informazioni riguardano l opportunità di Visualizzare o meno i dati dell intestatario (presi dall anagrafica che avete inserito quando vi siete registrati sul portale) in alternativa ad una eventuale immagine di sfondo che li contenga. Suggerimento! L utilizzo di una immagine di sfondo Vi consente si riproporre fedelmente la vostra carta intestata. Nel caso foste interessati a procedere in questo senso per ottenere una immagine di sfondo in formato A4 dovete realizzare un documento JPG di 710x1040 pixel a 72 dpi. Per ultimo troviamo una serie di 4 parametri che opportunamente configurati consentono di allineare perfettamente l immagine di sfondo con i dati testuali del documento. Margine superiore Sfondo Margine sinistro Sfondo Margine superiore Testo Margine sinistro Testo Man mano che impostate i vari parametri potete ottenere una visualizzazione del risultato finale semplicemente selezionando il pulsante [Stampa anteprima]. Un esempio di layout finale potrebbe essere quello riportato in figura, ottenuto mediante la seguente configurazione dei parametri Font intestatario Verdana Grandezza font intestatario 12 Colore font intestatario Blu scuro Allineamento intestatario Sinistra Colore bordo riquadro intest. Grigio scuro Colore sfondo riquadro intest. Grigio chiaro Font destinatario Verdana Grandezza font destinatario 12 Colore font destinatario Blu scuro Allineamento destinatario Destra Colore bordo riquadro dest. Grigio scuro Colore sfondo riquadro dest. Grigio chiaro Font corpo documento Verdana Grandezza font corpo doc. 12 Colore font corpo doc. Nero Colore bordo riquadro corpo doc. Grigio chiaro Colore sfondo riquadro corpo doc. non impostato Visualizza intestatario Inserisci immagine sfondo Immagine sfondo Si No non impostato Margine superiore Sfondo non impostato Margine sinistro Sfondo non impostato Margine superiore Testo 10 Margine sinistro Testo 10 Un risultato ancora migliore lo si può ottenere utilizzando un immagine di sfondo completa del logo dell azienda. REOL-Services Quick Reference Ver. 1.1 Contabilità [Base] Tecno Press Srl. 18

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