InterSail. D 2 Document Manager per la PA. presentazione prodotto

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1 InterSail E N G I N E E R I N G D 2 Document Manager presentazione prodotto

2 Sommario 1 D2Sign Le funzionalità offerte La de-materializzazione Gestione permessi e ruoli Il fascicolo digitale Il workflow applicativo Creazione strutturata dei documenti Firma digitale e marcatura temporale D2: Albo pretorio Albo Pretorio: core operativo Albo pretorio: web Albo pretorio totem Reportistica, Monitoraggio e Statistiche...14 D2Sign-Presentazione (r1.20) Pagina 2 di 14

3 1 D2Sign Le possibilità di integrazione di un sistema di gestione dei processi e dei flussi documentali in una organizzazione sono inversamente proporzionali alla rigidità del sistema stesso. La progettazione di D2Sign parte da questo assunto per realizzare un sistema di gestione del ciclo di creazione, gestione e approvazione dei documenti amministrativi Comunali (delibere, determine etc.) che, da un lato, possa essere completamente indipendente da strutture informatiche preesistenti e, dall'altro, sappia dialogare ed interagire con le stesse nei modi e nelle forme atte a raggiungere il proprio scopo operativo. D2Sign può essere utilizzato sia come una soluzione omnicomprensiva della problematica di gestione dei cicli di lavorazione delle delibere e delle determine, dalla stesura alla firma, dalla pubblicazione all'archiviazione documentale, sia come un sistema di classe enterprise che si integra e sfrutta le funzionalità offerte da applicativi e servizi terzi. Il nucleo centrale di D2Sign si basa su ZapFlow un motore di workflow applicativo in grado di dialogare, tramite standard aperti, sia con altri motori di workflow sia con altri applicativi già in uso presso l'ente. Le funzionalità del sistema vengono erogate tramite il paradigma della scrivania utente : ogni utente ha acceso ai propri atti ed alle attività ad esso demandate ed è il sistema che lo guida nello svolgimento del compito ricordandogli le scadenze, le attività pendenti i documenti da produrre,... Figura 1: la scrivania di D2Sign D2Sign-Presentazione (r1.20) Pagina 3 di 14

4 2 Le funzionalità offerte Il sistema è disegnato per un Ente di classe medio-grande, le funzionalità offerte sono quindi un insieme di ingredienti che vengono opportunamente miscelati durante il dispiegamento per raggiungere la massima soddisfazione del Cliente. Questo comporta da un lato un'opportuna integrazione del sistema con sottosistemi preesistenti dall'altro un'analisi organizzativa che mira a determinare le modalità operative in uso e come queste possono essere eventualmente migliorate ed integrate nel processo di workflow di D2Sign. Le funzionalità del sistema vengono erogate tramite vari moduli operativi a cui l'utente accede dalla scrivania di D2Sign ed il cui funzionamento viene orchestrato da ZapFlow. Tra i moduli primari abbiamo: gestione permessi e ruoli: il nucleo base su cui si fonda la gestione dell'allocazione delle risorse di ZapFlow creazione strutturata dei documenti: funzionalità evolute per la creazione assistita di documenti basati su template gestione del fascicolo: l'insieme dei documenti che afferiscono ad un unico atto amministrativo costituiscono un fascicolo sempre accessibile firma digitale e marcatura temporale: integrate nel sistema permettono di dare valenza legale al documento informatico albo pretorio: per informare i Cittadini tramite diversi canali reportistica, monitoraggio e statistiche: strumenti utili all'amministrazione per avere una visione complessiva della gestione degli atti amministrativi dell'ente 2.1 La de-materializzazione Le modalità operative di D2Sign, il fascicolo documentale, la creazione e l'archiviazione di documenti e la firma digitale permettono all'ente di attuare quanto previsto nel CAD in materia di de-materializzazione documentale evitando inutili sprechi e massimizzando l'efficienza. D2Sign integra una propria suite di strumenti per l'archiviazione documentale sostitutiva, tuttavia è bene ricordare che proprio per la filosofia che sta alla base della soluzione D2Sign può sfruttare anche servizi offerti da altri sistemi di gestione documentale e protocollazione. D2Sign-Presentazione (r1.20) Pagina 4 di 14

5 2.2 Gestione permessi e ruoli A differenza del classico paradigma utente/gruppo la gestione dei permessi e dei ruoli è in D2Sign basata sull'organigramma dell'ente. Questo approccio permette di meglio rappresentare la struttura dell'ente introducendo concetti quali i supplenti o i sostituiti, figure che possono effettuare azioni in assenza della risorsa di riferimento. Questo comporta che, nel caso di di assenza di un dirigente, le determine che egli deve approvare vengano automaticamente assegnate alla scrivania del supplente senza che si debbano modificare permessi o regole nella gestione del sistema. La profilazione degli utenti nel sistema, sulla base dell'organigramma, garantisce una politica degli accessi che, integrandosi con i percorsi stabiliti in ZapFlow, assicura al sistema la massima sicurezza ed affidabilità, in particolare abbiamo: controllo degli accessi: basato su di una fase di autenticazione tramite utente/password oppure tramite smart card profilazione degli utenti: gestione dei diritti di accesso degli utenti/gruppi agli atti sicurezza dei processi: la gestione dei permessi e dei ruoli è integrata in ZapFlow tramite un sistema di ACL (Access Control List) che specifica le azioni possibili di ogni utente/ruolo/settore nel sistema. La specifica non riguarda solo le tipologie di interazione (ad esempio la possibilità di firmare documenti) ma anche le statistiche a cui si ha accesso, le funzioni che l'utente può vedere dalla propria scrivania etc Il fascicolo digitale Più documenti possono essere in relazione tra loro, i documenti che afferiscono ad un medesimo atto amministrativo ne costituiscono il fascicolo di riferimento. Ad esempio una determina nel proprio iter di creazione ed approvazione potrà raccogliere pareri tecnici, contabili, allegati di varia natura tali documenti andranno a costituire il fascicolo della determina sempre consultabile da D2Sign. Il fascicolo permette inoltre la gestione della storia dei documenti conservandone le diverse revisioni. Nel fascicolo possono confluire documenti informatici e copie di documenti cartacei acquisiti tramite scanner, in quest'ultimo caso, il sistema permette all'operatore di firmare digitalmente i documenti acquisiti dando agli stessi valore legale. D2Sign-Presentazione (r1.20) Pagina 5 di 14

6 2.4 Il workflow applicativo In D2Sign la gestione dei cicli di lavorazione ed approvazione delle varie tipologie di documenti si basa su processi definiti in ZapFlow, la cui definizione avviene tramite l'utilizzo di un designer grafico che permette una creazione intuitiva dei vari modelli di riferimento. Figura 2: Esempio di disegno di un ciclo di approvazione delle delibere E' bene ricordare che ZapFlow non è un semplice motore di workflow documentale ma è un sistema di workflow applicativo aperto alla cooperazione con altri sistemi di workflow ed altri applicativi 1. Questo consente di definire, anche a livello di processo, fasi di acquisizione ed invio di dati strutturati e non a sistemi terzi, monitoraggio di eventi esterni ecc... Ogni processo definisce un proprio insieme di proprietà che possono essere associate sia a dati strutturati sia a dati non strutturati (come documenti, file video, audio etc.) I dati strutturati sono tipizzati e gestiti a livello di database D2Sign/ZapFlow. I dati non strutturati vengono invece archiviati tramite il sistema di gestione documentale interno a D2Sign oppure tramite un sistema terzo. Indipendentemente dalla scelta del sistema di archiviazione D2Sign conserva comunque a livello di dato di processo l'impronta MD5 di ogni documento archiviato e ne verifica la coerenza ad ogni accesso alle risorse onde evitare manomissioni non autorizzate. 1 Il modello base su cui si ispira il sistema di interazione è fondato sulle specifiche WfMC (Workflow Management Coalition, D2Sign-Presentazione (r1.20) Pagina 6 di 14

7 La risoluzione controllata degli errori Sebbene il sistema permetta una facile interazione con l'utente l'errore umano è sempre possibile. Per tale motivo D2Sign permette agli operatori autorizzati di intervenire sugli iter e sui documenti che fanno parte del fascicolo anche una volta che la procedura amministrativa è stata approvata e posta in firma. Per preservare la validità legale degli atti trattati D2Sign impedisce però all'utente di agire direttamente sui documenti per alterarli e richiede che ogni intervento sia motivato ed autorizzato secondo cicli di modifica specifici per le varie tipologie di azione. E' bene inoltre precisare che ogni modifica viene tracciato dal sistema ed esistono statistiche specifiche per evitare l'abuso della modalità. 2.5 Creazione strutturata dei documenti Delibere, determine e ordinanze possono essere realizzate con i normali strumenti di word processing ed inserite in D2Sign con semplici azioni di drag&drop. A questa modalità D2Sign affianca uno strumento di composizione strutturata basato sulla definizione di modelli dei documenti. Tali modelli vengono realizzati con normali strumenti di word processing nel quale le parti variabili vengono identificate tramite marcatori definibili dall'utente. Quando si crea un nuovo documento, il sistema richiede all'utente di inserire solo i dati strutturati, evitando errori o imprecisioni 2, e genera il documento finale in formato standard Microsoft o OpenOffice.org Il documento così creato entra nel ciclo di lavorazione di D2Sign dove potrà essere successivamente modificato ed integrato sino al momento dell'approvazione. 2 I dati strutturati o parte di questi possono essere anche inseriti in modo automatico da applicazioni terze che interagiscono con D2Sign, è il caso ad esempio del numero di protocollo. D2Sign-Presentazione (r1.20) Pagina 7 di 14

8 2.6 Firma digitale e marcatura temporale Completato l'iter di creazione e verifica del documento, questo viene trasformato in formato PDF e viene avviato il processo di firma digitale. Il processo di firma sfrutta le nuove norme introdotte dal Codice dell'amministrazione Digitale che consentono, tramite la firma digitale, di dare valore probatorio al documento informatico 3. A seconda della tipologia di atto questo verrà firmato con firma singola o multipla dal soggetto che ne ha facoltà (sindaco, segretario, dirigente,...) e, a seconda dell'iter definito, potrà essere o meno marcato temporalmente. D2Sign consente inoltre la firma massiva di documenti, cioè la possibilità per l'utente di selezionare più documenti da firmare e firmarli tutti sequenzialmente senza la necessità di digitare più volte il PIN. Figura 3: Firma digitale di un documento 3 art.1 lett. p Codice dell'amministrazione Digitale D2Sign-Presentazione (r1.20) Pagina 8 di 14

9 3 D2: Albo pretorio Andando ben oltre le recenti normative D2Sign offre un'avanzata gestione dei documenti pubblicati tramite l'albo pretorio integrando nei propri cicli di gestione non solo la fase di pubblicazione tramite internet ma anche tutte le attività collegate, quali crezione dei documenti di inizio e fine pubblicazione, firma digitale dei documenti pubblicati, archiviazione etc. I servizi di albo pretorio possono essere erogati tramite diversi canali di comunicazione: internet web: grazie un'interfaccia semplice e veloce in grado di gestire anche documenti firmati digitalmente sistemi totem: applicazioni dedicate alla gestione dell'albo pretorio con funzionalità avanzate di ricerca e navigazione touch-screen mobile per black berry: applicazione dedicata per black barry che consente un accesso ottimale ai documenti esposti tramite telefoni black berry mobile per iphone: applicazione dedicata per iphone che consente un accesso ottimale ai documenti esposti tramite telefoni iphone D2Sign-Presentazione (r1.20) Pagina 9 di 14

10 3.1 Albo Pretorio: core operativo Il cuore operativo dell'albo pretorio è costituito da D2 questo consente di sfruttare per i documenti gestiti tramite l'albo tutta la flessibilità offerta da un sistema di workflow altamente configurabile. Si possono così definire diverse categorie di documenti e per ogni categoria identificare il ciclo di lavorazione previsto 4, i tempi di esposizione, i soggetti coinvolti nelle diverse attività. Le fonti da cui provengono i documenti gestiti e trattati dal sistema albo pretorio di D2 sono svariate: documenti provenienti da processi D2: ad esempio se l'ente ha attiva la gestione Delibere di D2 tutte le delibere trattate verranno automaticamente integrate nel sistema albo pretorio, così per ogni altra tipologia di documenti che preveda nel proprio workflow l'esposizione all'albo documenti cartacei che devono essere pubblicati: il sistema supporta sia funzioni di scansione manuale sia sistemi di scanisione massiva con riconscimento di barcode per automatizzare i processi di caricamento che in originale sono cartacei ma che devono essere esposti all'albo pretorio documenti prodotti internamente all'ente: i documenti prodotti tramite procedure interne dell'ente diverse da D2 possono essere integrati nel sistemi tramite diverse tipologie di connettori configurabili a seconda delle esigenze del Cliente documenti creati sulla base di dati strutturati: tipico esempio le pubblicazioni di matrimonio, si possono definire in D2 i modelli dei documenti da generare e quindi specificare le fonti dei dati da utilizzare per la generazione dei medesimi, D2 crea automaticamente i PDF ed avvia il ciclo di lavorazione previsto (che chiaramente può prevedere la firma digitale dei documenti etc...) 4 La possibilità di personalizzare i cicli di lavorazione dei documenti è utili ad esempio per la gestione automatica dei dei documenti di inizio e/o fine esposizione. Tali documenti potranno essere creati in modo automatico da D2 e resi disponibili alle scrivanie virtuali dei soggetti coinvolti per essere firmati digitalmente, automatizzando ed accelerando l'intero processo D2Sign-Presentazione (r1.20) Pagina 10 di 14

11 3.2 Albo pretorio: web L'aspetto grafico dell'albo pretorio web viene disegnato sulle esigenze del Cliente ed offre una serie di funzionalità evolute: gestione raggruppamenti su livelli multipli menu di scelta rapida per le principali categorie di documenti ricerca per oggetto, tipologia, settore ricerca full-text (disponibile solo se supportata dal sistema di document managment) Identificato il documento di interesse l'utente può visualizzarne il contenuto e salvarlo in locale. Se il documento originale è firmato digitalmente l'utente può sia salvare il file firmato digitalmente sia il documento PDF copia conforme all'orginale. D2Sign-Presentazione (r1.20) Pagina 11 di 14

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13 3.3 Albo pretorio totem L'interfaccia totem è progettata per essere semplice da utilizzare e robusta nell'utilizzo il che rende il sistema utilizzabile anche in ambiti non presidiati. Il sistema si presenta con un insieme ordinata di pulsanti operativi che guidano l'utente in ogni azione: dalla selezione delle categoria, alla navigazione tra i documenti alla ricerca e visualizzazione degli stessi. I documenti stessi possono essere stampati in loco (la dove previsto). D2Sign-Presentazione (r1.20) Pagina 13 di 14

14 4 Reportistica, Monitoraggio e Statistiche D2Sign mette a disposizione degli utenti un set completo di report e statistiche e consente di crearne di nuove tramite un semplice linguaggio di scripting. Esempi di report predefiniti sono:... delibere in attesa di essere approvate da parte di un Dirigente di settore delibere approvate da un settore in un periodo documenti pubblicati sull'albo pretorio documenti in attesa o in ritardo di esposizione sull'albo Pretorio L'analisi statistica permette all'operatore una navigazione visiva nei dati con tecniche di drill-down che consentono, con un semplice click del mouse, di raffinare le ricerche. Agli strumenti analitici generali D2Sign affianca funzioni di monitoraggio ed allarmi specifici per ogni problematica (ad esempio invia automaticamente di sollecito nel caso vi siano documenti fermi in determinati stati, avverte la segreteria se atti che dovrebbero essere esposti sono ancora in attesa di essere firmati, etc...) Figura 4: Report statistici I report, oltre ad essere accessibili normalmente dalla scrivania di D2Sign possono essere anche consultati via web dagli utenti autorizzati. D2Sign-Presentazione (r1.20) Pagina 14 di 14