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1 Insight N. 30 Febbraio 2010 Gli scettici della qualità. Una fotografia della Quality Assurance Review in Italia: una pratica ancora poco diffusa, spesso a causa di preconcetti su costi e tempi di realizzazione, smentiti da chi l ha già sperimentata. Nel presente Insight, Protiviti riporta integralmente il contenuto di un articolo pubblicato sulla rivista AIIA del mese di Gennaio L articolo è il frutto del contributo di Protiviti nell ambito del Comitato Ricerca e Studi di AIIA. Premessa Allinearsi agli Standard sembra un ovvietà per chi svolge quotidianamente l attività di Internal Audit. Ma forse non è sempre cosi. Tanto che gli Standard Internazionali per la Professione definiscono con chiarezza tutti i passi che gli Internal Auditor devono seguire per comprendere il grado di conformità delle metodologie e delle regole adottate nel day by day rispetto alle pratiche professionali. Con l introduzione dello Standard 1300, si esplicita non soltanto l intento di introdurre il concetto di qualità delle attività delle funzioni Internal Audit, ma si va oltre, affermando (St. 1312) che tale qualità deve essere oggetto di valutazione indipendente. Tutto ciò riguarda non soltanto le aspettative nei confronti del lavoro svolto dalla funzione IA e il suo posizionamento all interno dell organizzazione, ma soprattutto come l organizzazione stessa percepisce i servizi resi dalla funzione. Inoltre, l evoluzione del ruolo dell Internal Audit, dai semplici compiti di ispettorato alla assurance/consulenza in grado di aggiungere valore all organizzazione, dovrebbe incentivare le funzioni IA a perseguire obiettivi di qualità intesi come allineamento alle previsioni degli Standard. Per poter analizzare il livello di qualità delle funzioni Internal Audit, è necessario fotografare la situazione attuale, raccogliere informazioni, valutare eventuali scostamenti rispetto agli Standard, e, dove necessario, implementare un piano di miglioramento. In questo modo, la funzione crea il proprio programma di assicurazione della qualità (Quality Assurance Program) a disposizione del Responsabile Internal Audit, come previsto dagli Standard che tenderà nel tempo a far convergere verso le metodologie e le procedure utilizzate con quanto previsto dagli Standard stessi. Il valore di questa attività permetterà di migliorare le performance della funzione e potrà agevolarla nel perseguire lo scopo per cui è stata istituita. Al tempo stesso, la funzione sarà in grado di supportare il management e il board nel perseguimento degli obiettivi aziendali, facendosi apprezzare per i servizi resi. Gli Standard Internazionali Gli Standard Internazionali dell Internal Auditing per la Pratica Professionale (di seguito anche Standard IIA) prevedono che le strutture di Internal Audit si sottopongano a valutazioni interne continue e, almeno ogni 5 anni, effettuino una valutazione da parte di un soggetto o di un team esterno all organizzazione, qualificato e indipendente. Standard Programma di Assicurazione e Miglioramento Qualità Il Responsabile Internal Auditing deve sviluppare e sostenere un programma di assurance e miglioramento della qualità che copra tutti gli aspetti dell attività di Internal Audit. Standard Valutazioni esterne Le valutazioni esterne devono essere effettuate almeno una volta ogni 5 anni da parte di un valutatore, o di un team di valutatori, qualificato e indipendente, esterno all organizzazione. Il Responsabile IA deve discutere con il board: la necessità di valutazioni esterne più frequenti; le qualifiche e l indipendenza del valutatore o del team di valutatori esterni, inclusa l esistenza di qualsiasi possibile situazione di conflitto di interessi. Standard Rapporto Programma Qualità Il Responsabile Internal Auditing deve comunicare i risultati del programma di assurance e miglioramento della qualità al senior management e al board. 1 protiviti.it

2 Inoltre, il processo di valutazione di qualità, una volta avviato, genererà due ulteriori benefici. Da un lato, consentirà di instaurare uno scambio di informazioni utili sia con gli utilizzatori dei servizi della funzione, sia con i clienti che interagiscono frequentemente con la funzione, consentendo di far emergere le aree che le parti terze considerano migliorabili; dall altro lato, offrirà un giudizio indipendente, attraverso validatori qualificati sulla qualità delle attività di Internal Audit e sulla compliance agli Standard. D altra parte, nella maggior parte delle raccomandazioni, ciò che nell attività di audit si richiede alle funzioni sottoposte a revisione è proprio il rispetto delle regole. È giusto allora che la funzione IA sia la prima a poter dimostrare alle terze parti la qualità delle sue attività. La survey AIIA-Protiviti Nel corso del 2009, l Associazione Italiana Internal Auditors, in collaborazione con Protiviti, ha condotto una ricerca finalizzata a comprendere il grado di allineamento alla Quality Assurance Review (QAR) da parte delle funzioni IA in Italia e la percezione presso gli Internal Auditor circa l adozione di tale processo. Sono stati interpellati circa 500 Responsabili Internal Audit di aziende italiane e di aziende straniere operanti sul territorio italiano, che hanno partecipato alla survey indipendentemente dall aver avviato o concluso la valutazione indipendente, differenziando le domande a seconda che il processo QAR fosse già avviato e/o concluso attraverso la valutazione da parte di un soggetto esterno o non ancora avviato. Il motivo della suddivisione e della differenziazione delle domande sta nella volontà di riportare le impressioni di chi ha già affrontato il processo e, nel contempo, di comprendere l orientamento e le motivazioni di quanti invece non l hanno ancora avviato. A titolo di esempio, le domande hanno riguardato l approccio adottato per la QAR (o previsto da chi non l abbia ancora avviata), la tempistica, i benefici riscontrati o ipotizzati, gli ostacoli alla realizzazione della valutazione, le domande emerse su questo tema e le aspettative verso l Associazione. All indagine hanno risposto circa 80 Responsabili Internal Audit (pari al 15% circa del totale degli interpellati), suddivisi per settore di attività (grafico 1). Grafico. 1 Il campione della ricerca AIIA-Protiviti per settori di attività 8% 9% 16% 19% Manifatturiero 10% 3% 3% 4% 28% Energy & Utilities Chimico Farmaceutico Consumer / Retail Bancario Assicurativo Servizi Altro 2 protiviti.it

3 Programmi avviati ma non completati Dalla ricerca emerge che quasi il 60% del campione si è già dotato di un programma formale di assicurazione e miglioramento della qualità o di essere in procinto di realizzarlo. In particolare, come riportato nel grafico 2, dalla survey emerge che il 29% delle direzioni/funzioni Internal Audit ha già in essere un programma di qualità, un altro 29% sta provvedendo a definirne uno, mentre il 36% non ritiene necessario predisporlo (6% non risponde). Il quadro non è altrettanto positivo se si analizzano i dati relativi al livello di completamento dei processi di Quality Assurance Review presso le strutture di audit che hanno risposto alla survey. Soltanto il 23% delle direzioni/funzioni Internal Audit interpellate ha dichiarato, infatti, di aver già ottenuto, al momento della survey, la valutazione QAR da parte di un validatore esterno qualificato. A questo proposito, nel verificare quale fosse l approccio seguito ai fini della QAR, la survey ha rilevato una significativa preferenza per l opzione convalida esterna (il 78% circa rispetto alle Funzioni che hanno ottenuto la valutazione QAR). Riguardo alle società che hanno già completato un intervento QAR, è anche parso interessante cercare di capire quali siano stati i principali benefici rilevati. Coerentemente con quanto indicato dagli Standard Professionali, le società interpellate hanno fornito, in ordine di preferenza, le seguenti indicazioni: miglioramento in termini di efficacia/efficienza delle attività svolte dalla funzione; incremento del livello di visibilità della funzione all interno dell organizzazione aziendale; comprensione del grado di conformità del processo di audit svolto dalla funzione rispetto a quanto richiesto dagli Standard internazionali della professione; comunicazione all esterno e maggior visibilità del concetto di governance aziendale. Grafico. 2 Chi punta sulla QAR e chi no 6% 36% 29% Sì, nell ambito del Manuale di Internal Audit in essere ovvero mediante policy/procedure ad hoc No, ma stiamo provvedendo a definirlo e formalizzarlo No, non si ritiene necessario disporre di un simile Programma formalizzato N/A 29% Un problema culturale Considerati i benefici che un intervento QAR potrebbe portare nell ambito di una funzione di Internal Audit, è inevitabile chiedersi perché siano ancora così poche le realtà che hanno già adottato tale processo. Dalla survey emerge che il principale ostacolo è di tipo culturale (38% del campione), probabilmente in conseguenza di un livello di competenza/conoscenza di questi aspetti non ancora approfondito, oppure legato alle peculiarità del mercato italiano e dal basso livello di rilevanza ancora oggi attribuito, purtroppo, alle attività non specificamente richieste dalla normativa. Gli altri ostacoli identificati dalle società interpellate riguardano aspetti di tipo economico (27%) e il 3 protiviti.it

4 basso commitment da parte del vertice aziendale (26%; vedere grafico 3). Tenuto conto degli ostacoli descritti, che nella maggior parte dei casi considerati rappresentano ancora un elemento critico per l avvio di un intervento QAR, si rileva tuttavia come un discreto numero di società si stia in ogni caso attivando per avviare la certificazione. Infatti, più del 60% delle direzioni/funzioni Internal Audit che al momento non ha ancora completato un intervento QAR, ha dichiarato che il processo sarà avviato e possibilmente completato nell arco dei prossimi 12 mesi, poiché tali attività sono considerate importanti e necessarie per verificare l aderenza dei propri processi di audit agli Standard internazionali e alle best practice del settore. Proprio considerando gli elementi di ostacolo emersi e le perplessità evidenziate dalle varie società interpellate, si è ritenuto utile capire se e in che modo l Associazione Italiana Internal Auditors possa supportare attivamente le singole direzioni Internal Audit nell ambito di un processo QAR. In questa prospettiva, è emerso che la maggior parte delle società ritiene fondamentale che l Associazione proceda principalmente in due direzioni: la divulgazione di specifiche linee guida finalizzate a illustrare le modalità operative da seguire per il conseguimento della certificazione e l organizzazione di convegni e tavole rotonde dedicate al confronto su questi argomenti (vedere grafico 4). Grafico. 3 I principali ostacoli all adozione della QAR 9% 38% Aspetti di tipo culturale 26% Aspetti economici legati all attività da effettuare Scarso commitment da parte del Vertice Aziendale Altro 27% Grafico. 4 Che cosa può fare l AIIA Tavole Rotonde e/o convegni di approfondimento Emissione di specifiche lineeguida Monitoraggio e informativa in merito alle certificazioni ottenute in italia Fornire il servizio di Assessor Sessioni di formazione in merito alla tematica in oggetto Maggiori e continui aggiornamenti del materiale QAR preparato dall IIA 4 protiviti.it

5 Considerazioni finali In conclusione, i risultati della survey permettono di affermare che chi ha avviato e completato un processo di QAR ha riscontrato notevoli benefici, che vanno dalla consapevolezza del posizionamento delle metodologie rispetto agli Standard un aspetto poco noto finché non si intraprende il percorso verso la QAR all incremento di efficacia ed efficienza del lavoro, all aumento di visibilità nei confronti del management, alla migliore definizione del proprio ruolo nell organizzazione nei confronti dei soggetti sottoposti ad audit. Chi invece non ha ancora avviato la QAR indica tra i principali ostacoli alla sua realizzazione i costi elevati, i tempi eccessivi e lo scarso commitment da parte dei vertici aziendali. Chi ha già effettuato la QAR tuttavia rigetta le prime due obiezioni, sostenendo al contrario che uno degli elementi vincenti della QAR sia proprio il mix tra costi di realizzazione contenuti e tempi di esecuzione ridotti (sia da parte di personale interno, nel caso dell autovalutazione con convalida, sia da parte di valutatori esterni). Il basso livello di commitment da parte dei vertici aziendali, dovuto in genere a una scarsa conoscenza della materia, è invece un problema effettivamente diffuso, come dimostra l esplicita richiesta all AIIA da parte dei Responsabili Internal Audit di contribuire a diffondere la conoscenza della materia. * * * Per maggiori informazioni: Emma Marcandalli Andrea Giacobetti protiviti.it 2010 Protiviti Inc. Protiviti non è registrata come società di revisione e non fornisce opinioni su bilanci e servizi di attestazione.

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