Presentazione di Winmed7

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1 Presentazione di Winmed7 Winmed7 è un software di gestione della cartella clinica per Medici di Medicina Generale (MMG); nasce in per ambiente Windows ma può essere utilizzato anche su macchine MAC (mediante Parallels). E largamente diffuso nel VCO da oltre 15 anni ed ha una buona diffusione anche in Regione Lombardia, dove è certificato dal SISS (Sistema Informativo Socio Sanitario). In Regione Sicilia da oltre un anno sperimenta la trasmissione delle ricette elettroniche al Sistema di Accoglienza Centrale (SAC). I maggiori punti di forza sono: - la estrema facilità e rapidità d uso, che lo rendono insuperabile in situazioni di ambulatorio affollato e consentono al Medico di dedicare la propria piena attenzione agli aspetti sanitari piuttosto che all uso dello strumento informatico; - la completezza delle funzionalità offerte e la possibilità di personalizzare ogni funzionalità; - la presenza di un Help in linea sensibile al contesto. Premendo il tasto destro del mouse in un punto qualsiasi, verrà visualizzato un menù a tendina che indica tutte e sole le funzionalità disponibili in quel contesto, con le indicazioni delle equivalenti scorciatoie da tastiera. - la possibilità di condividere gli archivi assistiti su rete locale tra il Medico (o i Medici dell associazione) ed il Personale di Studio (PDS); - la Medicina in Rete attraverso la condivisione remota di archivi via Internet su connessione sicura (https); L archivio assistiti L archivio assistiti è un archivio Microsoft Access che può essere protetto da password per garantire la privacy dei dati sensibili da accessi non autorizzati. E prevista una procedura di compattazione/ripristino dell archivio per contenerne le dimensioni e riparare eventuali errori. E inoltre prevista la possibilità di creare copie di backup dell archivio, sia sul disco fisso sia su chiavette USB. I backup su dispositivi rimovibili possono risultare vitali in caso di guasto del disco fisso o di furto del computer. Si può reinstallare facilmente tutto il software, ma l archivio assistiti che contiene la registrazione di tutto il lavoro fatto dal Medico in assenza di copie di backup andrebbe irrimediabilmente perduto! Winmed7 verifica la periodicità dei backup effettuati dal Medico e lo avvisa se sono passati più di 7 giorni dalla data dell ultimo backup effettuato. Le stampanti E prevista un articolata possibilità di configurazione della/delle stampanti da utilizzare con il programma. E ad esempio possibile utilizzare una singola stampante con doppio caricatore, uno per le ricette ottiche ed uno per i fogli bianchi. Oppure due distinte stampanti, una per le ricette ottiche ed una per i fogli bianchi. Per chi avesse inoltre diversi ambulatori con differenti stampanti (situazione frequente per chi opera in zone montane), è possibile creare diversi profili di configurazione delle stampanti, uno per ogni ambulatorio: quando si arriva in un particolare ambulatorio basta attivare il profilo corrispondente. Quando si opera con un portatile e non è possibile disporre al momento di una stampante (ad esempio durante una visita domiciliare), è

2 comunque possibile preparare le ricette utilizzando la stampa su file: le ricette preparate vengono accodate in un file che potrà essere inviato in stampa non appena arrivati a casa od in ambulatorio, dove sia possibile collegare una stampante al portatile. Il Personale di Studio E prevista la cooperazione con il Personale di Studio (PDS). Nell ambulatorio deve ovviamente essere operativa una rete locale, cablata o wireless: si consiglia la soluzione cablata in quanto offre prestazioni migliori in termini di velocità. Se ci sono problemi nel far correre i cavi di rete, è possibile ricorrere a delle Power Lines, che utilizzano i cavi dell impianto elettrico per realizzare l infrastruttura di rete. Si deve scegliere quale postazione di lavoro ospita gli archivi assistiti da condividere. Se nell ambulatorio opera un unico Medico, tipicamente è la sua postazione che mette in condivisione la cartella contenente l archivio assistiti e la postazione PDS si collega, tramite la rete, a tale cartella. Nel caso in cui invece l Ambulatorio sia condiviso da diversi Medici in associazione, è conveniente che sia la postazione PDS a mettere in condivisione la cartella contenente gli archivi assistiti di tutti gli associati: i singoli Medici si collegano, tramite la rete, a tale cartella sulla postazione PDS. Dal punto di vista del software della cartella clinica, il compito principale del PDS è quello di preparare delle ricette che, prima di essere consegnate all assistito, devono essere verificate e firmate dal Medico. La soluzione adottata da Winmed7 (che è poi quella richiesta dal SISS della Regione Lombardia per rilasciare al software di cartella clinica la certificazione), prevede la seguente modalità operativa. Quando il PDS prepara una ricetta sulla propria postazione e la invia in stampa, la ricetta non viene fisicamente inviata alla stampante ma semplicemente accodata alla firma sulla postazione del Medico. Nel caso di ambulatorio condiviso da più Medici in associazione, il PDS può scegliere a quale Medico inviare la ricetta da firmare. Il Medico vede sulla propria prestazione l elenco delle ricette inviategli alla firma dal PDS, con un anteprima di ogni singola ricetta così come verrebbe stampata:

3 Il Medico può scegliere eventualmente di rifiutare alcune ricette. Le ricette accettate possono essere inviate in stampa o sulla propria stampante locale oppure su una stampante collegata alla postazione Infermiera. Le ricette vengono registrate nell archivio assistiti solo nel momento in cui vengono stampate (firmate) dal Medico. La Medicina in rete La Medicina in rete viene gestita predisponendo uno spazio WEB su server che utilizzano una tecnologia WEBDAV. In tale spazio WEB ogni Medico dell associazione può periodicamente inviare (mediante il protocollo di trasferimento sicuro https) un file contenente solo le variazioni apportate al proprio archivio assistiti ed a quelli degli associati dalla data dell ultimo trasferimento. Gli altri associati, scaricando tale file, possono aggiornare gli archivi assistiti sulla propria postazione. L invio delle sole variazioni, invece che dell archivio completo, consente di ridurre notevolmente i tempi di trasferimento del file. Ricette Dematerializzate Winmed7 è predisposto per la trasmissione telematica delle ricette elettroniche e dematerializzate al SAC (Sistema di Accoglienza centrale), con possibilità di stampa di un promemoria per l assistito in cui viene stampato il codice a barre del NRE (numero ricetta elettronica) restituito dal SAC.

4 Nel promemoria i dati personali dell assistito possono essere oscurati, su sua richiesta. Tutte le ricette dematerializzate accolte dal SAC vengono registrate nel diario: per ognuna è possibile: - ricreare in qualsiasi momento il promemoria; - procedere all annullamento; - richiedere al SAC i dati della ricetta accolta ed il suo stato. Per le prescrizioni Diagnostiche utilizzare la scheda Diagnostica della cartella Assistito in quanto nelle ricette dematerializzate è necessario inviare, oltre alla descrizione, anche il codice assegnato alla prescrizione dal nomenclatore. Winmed7 offre la possibilità anche a Medici non ancora autorizzati alla trasmissione di ricette dematerializzate (come ad esempio quelli della Regione Piemonte) di iniziare a prendere confidenza con tale modalità sfruttando l ambiente di test messo a disposizione dal SAC. Impostando le Opzioni relative alla ricetta dematerializzata come in figura si attiva la trasmissione delle ricette dematerializzate in ambiente di test. Ambiente di test significa che verranno utilizzati dati fittizi sia per il Medico sia per l Assistito: tutti i dati relativi alla prescrizione sono invece reali.

5 Prescrivendo ad esempio un farmaco, al momento dell invio in stampa viene richiesto di specificare quale modalità utilizzare: Se si sceglie una delle due modalità elettroniche, la ricetta viene trasmessa al SAC: se il SAC accoglie la ricetta e restituisce l NRE la ricetta viene registrata nel diario e, se richiesto, viene stampato il promemoria. Se il SAC rifiuta la ricetta, la stessa non viene registrata nel diario e viene visualizzato il motivo del rifiuto. Ad esempio, se un Medico non autorizzato invia una ricetta in ambiente di produzione verrà restituito il seguente messaggio Questo è invece il messaggio di errore restituito dal SAC in corrispondenza all invio di una ricetta per un farmaco in Classe C:

6 Winmed7 offre inoltre la possibilità di scaricare dal SAC gli elenchi, forniti dal MEF, degli Assistiti in carico ad un Medico e degli esenti per reddito. Si è avuto modo di verificare che tali elenchi possono leggermente differire da quelli forniti dall ASL, probabilmente a causa di ritardi negli aggiornamenti tra ASL e MEF. ADI, ADP, PPIP Winmed7 consente di gestire l Assistenza Domiciliare Integrata (ADI), l Assistenza Domiciliare Programmata (ADP) e le Prestazioni a Particolare Impegno Professionale (PPIP), facilitando la preparazione dei rendiconti mensili. Vediamo ora come è strutturata la cartella assistito di Winmed7: o inserimento di una nuova cartella Assistito cliccando sul pulsante Nuova nella schermata di avvio di Winmed7 si apre la seguente finestra di dialogo che consente una immissione assistita dei dati: l inserimento del comune di nascita e di residenza può essere effettuato dall elenco aggiornato dei comuni italiani e Stati esteri; i campi CAP e provincia vengono automaticamente compilati in base alla scelta del comune; compilando i campi Cognome, Nome, Sesso, Data e luogo di nascita viene automaticamente calcolato e compilato il campo del Codice Fiscale; è possibile impostare delle opzioni di default per diversi campi di una nuova cartella assistito in modo che siano precompilati alla creazione:

7 o eliminazione di una cartella Assistito Winmed7 offre la possibilità di eliminare fisicamente una cartella dall archivio assistiti ma anche quella di trasferirla ad un archivio Storico da cui può essere successivamente ripresa in qualsiasi momento. Può essere utile ad esempio nel caso di un assistito che si trasferisce ad altro Medico ma che si ritiene possa tornare in futuro, oppure di un assistito deceduto di cui si voglia mantenere tutta la documentazione per scopi medici o legali. o sezione Anagrafica della cartella Assistito colorazione dei campi dell anagrafica in base al sesso dell assistito; possibilità di richiamare con un solo tasto la cartella di conviventi; calcolo automatico del codice fiscale; facilitazione inserimenti. Ad es il comune di residenza può essere inserito digitandone semplicemente le lettere iniziali fino ad individuarlo nell elenco di tutti i comuni. Confermando la scelta vengono automaticamente compilati i campi CAP e Provincia. gestione completa del consenso al trattamento dei dati personali; indicazione del numero di volte che l assistito è stato visitato negli ultimi 12 mesi e dall inizio del corrente anno; campi Diagnosi, Fattori di rischio e Ipersensibilità che si colorano automaticamente (se non vuoti) per richiamare immediatamente l attenzione del Medico; o sezione Esenzioni Elenca tutte le esenzioni (per Patologia, Reddito, Invalidità, Malattie rare, Temporanee ) godute dall assistito. Per ognuna è possibile indicare l eventuale data di scadenza: un esenzione scaduta diviene inattiva.

8 E possibile associare ad ogni esenzione sia i farmaci sia gli esami da riconoscere. Per quanto riguarda i farmaci, ad ogni farmaco è associato un codice numerico interno, detto Classe Terapeutica. Ad esempio, la Classe Terapeutica 120 individua i diuretici. E possibile associare ad ogni codice esenzione per patologia l elenco delle Classi Terapeutiche da riconoscere. Per quanto riguarda gli esami, è possibile associare ad ogni codice esenzione per patologia l elenco degli esami diagnostici e di laboratorio che devono essere riconosciuti.

9 o sezione Note Assistito si tratta di una lavagnetta a testo libero dove annotare informazioni particolarmente significative che si vuole avere sempre in primo piano; o sezione Farmacopea E divisa in diverse sottosezioni: Farmacopea del paziente: contiene l elenco di tutti i farmaci prescritti almeno una volta all assistito. La selezione di un farmaco nell elenco è rapidissima: basta digitarne le iniziali. Per inviare direttamente in stampa il farmaco selezionato basta digitare ALT+F1. Se invece si vuole effettuare una multiprescrizione, basta premere il tasto Invio o effettuare un doppio click sui singoli farmaci: ogni farmaco scelto viene aggiunto alla ricetta in preparazione, che può infine essere stampata con un solo click. Il Medico non si deve minimamente preoccupare del numero di farmaci, di pezzi e delle esenzioni godute dall Assistito. Al momento dell invio in stampa, Winmed7 automaticamente suddivide la multiprescrizione in diverse ricette in base alle esenzioni ed al numero di pezzi. La stampa della ricetta contiene sia il nome commerciale del farmaco sia il relativo principio attivo. E possibile stampare anche il solo principio attivo. E possibile aggiungere alla stampa della ricetta di un farmaco la dicitura non sostituibile, indicandone la motivazione sintetica. E possibile indicare per una farmaco la presenza di un eventuale Piano Terapeutico, con la relativa scadenza. Per richiamare immediatamente l attenzione del Medico, il campo della data di scadenza del Piano Terapeutico viene evidenziato con un colore giallo se compilato e inferiore alla data odierna, con un colore rosso se la data di scadenza è stata superata. E possibile tenere sotto controllo la periodicità delle prescrizioni, in modo da facilitare il raggiungimento dell obiettivo di contenimento della spesa sanitaria. Ad esempio, la prescrizione di due scatole di un farmaco contenenti ognuna 30 compresse con posologia di una compressa al giorno, dovrebbe avere una periodicità di circa 60 giorni. Se viene richiesta una riprescrizione dopo un intervallo di tempo inferiore, Winmed7 segnala la circostanza. E possibile forzare la stampa con/senza esenzione di un farmaco per un particolare assistito. Farmacopea generale: contiene un elenco di oltre farmaci del prontuario. Le modalità di selezione e prescrizione sono analoghe a quelle utilizzate nella farmacopea del paziente. L archivio della farmacopea generale può essere aggiornato periodicamente

10 (cadenza circa mensile) scaricandolo da un sito Internet. Il servizio di aggiornamento della farmacopea è opzionale ed a pagamento. In alternativa il Medico può aggiornare personalmente l archivio, aggiungendo, eliminando o modificando i farmaci. Farmacopea del Medico: contiene l elenco di tutti i farmaci prescritti almeno una volta dal Medico. Può risultare più rapido cercare un farmaco non presente nella farmacopea del paziente in questo elenco piuttosto che nella farmacopea generale. Le modalità di selezione e prescrizione sono analoghe a quelle utilizzate nella farmacopea del paziente. o sezione Esami Prevede due elenchi, uno di esami diagnostici ed uno di esami di laboratorio; entrambi gli elenchi possono essere completamente personalizzati dal Medico. Per selezionare un esame basta digitarne le iniziali. Se si vogliono prescrivere più esami di laboratorio, basta premere il tasto Invio o effettuare un doppio click sui singoli esami che vengono aggiunti alla ricetta in preparazione, che può infine essere stampata con un solo click. Il Medico non si deve minimamente preoccupare del numero di esami e delle esenzioni godute dall Assistito. Al momento dell invio in stampa, Winmed7 automaticamente suddivide la multiprescrizione in diverse ricette in base alle esenzioni ed al massimo numero di esami per ricetta. o sezione Certificati Prevede un elenco completamente personalizzabile dei più comuni certificati. Al solito, per selezionare un certificato basta digitarne le iniziali. Come si vede dalla figura, il testo del certificato contiene delle parametrizzazioni che verranno sostituite dai dati effettivi dell assistito al momento della stampa.

11 Le parametrizzazioni possono essere facilmente inserite prendendole da un menu a tendina richiamabile con CTRL+F1. o Sezione Certificati di Malattia INPS In questa sezione vengono creati e memorizzati i certificati di malattia INPS. L archiviazione dei certificati emessi nella cartella dell assistito consente al Medico che si accinge ad emettere un nuovo certificato di avere immediatamente presente tutta la situazione pregressa.

12 E possibile creare, inviare ed archiviare un nuovo certificato di malattia in pochi secondi. Al primo certificato che viene creato in una sessione di lavoro, viene richiesta la password che viene memorizzata per tutta la sessione di lavoro. Se nella stessa sessione verranno inviati altri certificati, la password non verrà più richiesta. Una volta digitata la password, si apre la seguente finestra di dialogo in cui tutti i campi dell anagrafica sono compilati automaticamente e viene proposta come data di rilascio quella odierna, come tipo di visita Ambulatoriale e come Tipo di certificato Inizio. Normalmente, al Medico non resta che da impostare le date di inizio e fine e digitare la diagnosi. Cliccando sul pulsante Conferma il certificato viene trasmesso per via telematica: alla ricezione del numero di protocollo, viene creato il documento PDF da stampare e viene inserita nell elenco dei certificati una nuova riga con tutti i dati del certificato inviato. E possibile ricreare in qualsiasi momento il PDF di un certificato inviato in precedenza. E possibile inviare una copia del certificato per . E possibile annullare un certificato erroneamente emesso; vengono registrate la data ed il numero di protocollo dell annullamento. o sezione Diario E internamente suddivisa in tre sottosezioni: Diario: contiene l elenco di tutte le date in cui si è lavorato sulla cartella dell assistito. Per ogni data vengo registrate le ricette emesse in quella data (con possibilità di ristampa immediata), e viene automaticamente aggiornata una pagina di testo (modificabile dal Medico) con la descrizione delle prescrizioni effettuate. E possibile anche inserire alla data corrispondente l effettuazione di una particolare vaccinazione.

13 Parametri Vitali: consente di registrare e visualizzare graficamente l evoluzione temporale dei principali parametri vitali (pressioni, pulsazioni,peso, altezza, BMI calcolato automaticamente e circonferenza addome). E possibile personalizzare l elenco dei parametri vitali da tenere sotto controllo. Esiti Esami: ogni esame richiesto viene registrato in questa sezione del diario alla data relativa e viene predisposto lo spazio per immettere il risultato e/o l esito dell esame. E possibile filtrare un esame dall elenco e visualizzarne graficamente l evoluzione temporale; Ogni prescrizione registrata nel diario è associata alla firma elettronica dell utente che l ha effettuata (Medico titolare, Personale di Studio, Medico associato). o sezione Anamnesi E una pagina di testo libero in cui il Medico può registrare l anamnesi dell assistito. Il testo è formattabile, ovvero è possibile mettere in grassetto o evidenziare con un colore particolare le parti di testo che si vogliono mettere in immediata evidenza all apertura della pagina. o sezione Scadenziario In questa sezione è possibile programmare degli eventi che si vuole tenere sotto controllo. Può essere il caso ad esempio di un ciclo di visite di controllo o di esami diagnostici, o la scadenza di un Piano Terapeutico, che si vuole avere la certezza di non dimenticare. E possibile inserire una nota relativa all evento da programmare con l indicazione della data dell evento e di un eventuale preavviso con cui si vuole venga ricordato. Per velocizzare la creazione di eventi ripetitivi (ad esempio visite di controllo con cadenza trimestrale), è possibile clonare un evento e cambiarne solo la data. All apertura di Winmed7 verrà fornita una segnalazione su tutti gli eventi in scadenza, ovvero quelli in cui la differenza tra data di scadenza e data odierna è minore o uguale ai giorni di preavviso richiesti.

14 Un evento segnalato può essere marcato come Gestito in modo che non venga ripresentato il relativo avvertimento. Il codice dei colori usato per la rappresentazione degli eventi consente di avere con immediatezza il quadro della situazione: il Grigio indica un evento che è stato gestito, il rosso un evento passato che non è stato gestito, il giallo un evento in scadenza, il bianco un evento futuro non ancora in scadenza. o sezione Immagini Questa sezione consente di archiviare nella cartella dell assistito delle immagini, tipicamente esiti di indagini diagnostiche (radiografie, ecografie,..). E possibile ruotare un immagine, zoomarla avanti e indietro, salvarla su disco, esportarla verso altre applicazioni, stamparla. o sezione Statistiche E possibile fare sia ricerche sia analisi statistiche sui dati archiviati. E divisa internamente nelle seguenti sottosezioni: Presenze in Ambulatorio: visualizza l elenco degli assistiti presentatisi in Ambulatorio in una certa data (di default quella odierna) o in un certo periodo di tempo. Ricerche: consente di impostare in modo semplice ed intuitivo un interrogazione (Query) sull archivio assistiti: si può ad esempio facilmente ottenere l elenco di tutti gli assistiti che hanno più di 65 anni con una certa diagnosi; Farmaci prescritti: consente di avere il riepilogo di tutti i farmaci prescritti a tutti gli assistiti in un periodo di riferimento a scelta. Per ogni farmaco viene indicato il numero totale di pezzi prescritti e l importo corrispondente; Farmacopea personale: consente di avere il dettaglio, data per data, di tutti i farmaci prescritti ad un assistito in un periodo di riferimento a scelta. Per ogni farmaco viene indicato il numero di pezzi prescritti e l importo corrispondente. Vengono inoltre calcolati l importo complessivo prescritto all assistito nel periodo di riferimento scelto e l importo medio relativo a tutti gli assistiti nello stesso periodo e viene visualizzato il rapporto (in percentuale) tra questi due importi; Vaccinazioni: consente di avere il riepilogo delle vaccinazioni effettuate in un certo periodo di tempo,sia in termini di elenco degli assistiti vaccinati sia in termini di numero complessivo. E possibile filtrare il tipo di vaccinazione (Antinfluenzale, Antitetanica..).

15 o sezione Fatture In questa sezione è possibile creare e registrare eventuali fatture. E possibile creare un proprio modello oppure personalizzare quelli esistenti. I modelli possono essere parametrizzati, ed i parametri vengono sostituiti dai valori effettivi al momento della stampa. E possibile anche predisporre diversi modelli, ad esempio uno per fatture con IVA ed uno per fatture senza IVA. Winmed7 propone in automatico il progressivo, nell anno in corso, della nuova fattura: il Medico può comunque decidere di assegnare un numero differente, ad esempio perché una fattura non è stata emessa con Winmed7 ma comunque quel progressivo è già stato usato.