Il puntuale e costante monitoraggio

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1 CONTROLLO CASE REPORTING ECONOMICO FINANZIARIO PER UN IMPRESA LATTIERO-CASEARIA: IL CASO MILK S.P.A. di Pietro Dalena Dottore commercialista, Consulente di management Certified Management Consultant APCO Associazione Professionale Italiana Consulenti di Management (CMC) Bari 1 R.Minella, L.Rolle, Business Intelligence per l azienda snella, sviluppo e governo del business, Franco Angeli, Il puntuale e costante monitoraggio della dinamica economico-finanziaria del cliente e più in generale di tutti gli elementi tipici della struttura commerciale (canale, mercato, agente, etc.) costituisce un momento fondamentale di verifica delle molteplici politiche gestionali tese alla massimizzazione del cash flow specifico. Devono, pertanto, convergere ed essere performanti le più significative scelte gestionali quali le politiche di prezzo, le operations, l incentivazione e la premialità della rete commerciale. Premessa Le imprese lattiero-casearie rappresentano un comparto della più ampia industria agroalimentare, con caratteristiche e peculiarità gestionali che impongono un focus particolare in termini di monitoraggio e pianificazione delle dinamiche economico-finanziarie. Tenendo conto delle peculiarità di processo e prodotto, è necessario che il management si doti di strumenti di analisi di dettaglio delle performance sia della rete commerciale (mercati, canali, agenti, clienti) che dei singoli prodotti raggruppati opportunamente in famiglie di prodotto. Infatti, le imprese del settore in oggetto facenti parte prevalentemente del comparto dimensionale delle PMI sono organizzate secondo un modello di business cosiddetto multi prodotto multicanale, in cui le variabili di controllo sono di tipo multidimensionale, ossia orientate a monitorare le performance in senso sia verticale (prodotto) che orizzontale (mercato). Tale impostazione dualistica (prodotto e canale) costituisce evidentemente soltanto il primo livello della struttura gerarchica del sistema di controllo; infatti, sia nella direttrice verticale (prodotto) che in quella orizzontale (mercato) possono essere previsti ulteriori livelli di dettaglio derivanti, DELLOSTESSOAUTORE L articolo fa parte di una serie di interventi sul controllo di gestione in excel, riferiti a contesti aziendali differenti per prodotto/processo, focalizzando l attenzione sulle tematiche inerenti l analisi della dinamica dei costi e l elaboraazione di modelli di simulazione utili per l ottimizzazione delle decisioni. sia da un articolazione più o meno complessa dell assortimento (famiglia, prodotti, differenziazioni di packaging, etc.) che dall organizzazione della rete commerciale (mercato, canale, area, agente, gruppo clienti, clienti. etc.). Per ciascuna delle combinazioni possibili delle due direttrici, diventa importante e rilevante per il management seguire e misurare le performance economico-finanziarie allo scopo di individuare tempestivamente le aree di perdita derivanti da incompatibilità fra inefficienze generatrici di costo e politiche commerciali inefficaci e poco remunerative. In questo contesto, il modello di reporting economico-finanziario di mercato-prodotto deve evidenziare secondo una predefinita cadenza temporale (mensile) la performance per ciascuna delle combinazioni possibili in termini di: fatturato lordo (da listino); fatturato al netto degli sconti «fissi» di natura contrattuale (canale, cliente); fatturato al netto degli sconti promozionali, spot derivanti da campagne promozionali organizzate dai clienti; margine industriale; margine di contribuzione lordo; margine di mercato/canale; cash flow netto cliente. Questa «griglia» pone in evidenza il processo di generazione del risultato finale (cash flow netto) partendo dal dato di base che è costituito dal prezzo di listino e quindi dal fatturato «teorico». Evidentemente, gli elementi della gestione diretta di prodotto-mercato destinati ad erodere progressivamente il fatturato lordo fino alla determinazione del valore residuale finale (appunto cash flow netto) devono essere oggetto di valutazione al fine di ottimizzarne le dinamiche specifiche in tutte le combinazioni individuate di prodotto-mercato e in riferimento a ciascun livello organizzativo individuato: contrattualistica; strategia promozionale di periodo; 56_65.indd 56 07/02/14 10:42

2 CASE CONTROLLO processo industriale e costi di prodotto; processo di distribuzione e costi di logistica e vendita. Infatti, sulla base di un attenta e sistematica analisi delle risultanze gestionali desunte dal modello di reporting, gli interventi correttivi da intraprendere potrebbero essere: la revisione delle politiche di pricing; la revisione della strategia contrattuale e della struttura della scontistica di canale-cliente; la fattibilità reddituale di interventi promozionali/ spot proposti dai clienti; l ottimizzazione delle politiche di acquisto delle risorse dirette di produzione (latte, imballi, altre materie prime); la riorganizzazione del ciclo di produzione e confezionamento; la revisione dell organizzazione delle consegne alla clientela, valutando costantemente la convenienza della struttura interna e del servizio esterno in base alle esigenze e alle logiche di servizio al cliente. Il modello di reporting economico finanziario L organizzazione del sistema di reporting economico-finanziario deve essere avviato con la fase di configurazione del modello e la definizione delle voci e delle relative fonti. La strutturazione ed il sistematico aggiornamento di tale modello implica la preventiva predisposizione di un sistema di rilevazione ed analisi dei dati di vendita e di produzione da cui desumere gli elementi necessari per alimentare il reporting economicofinanziario (consumo effettivo materie prime ed imballi, costo kg di lavorazione, costo km trasporto con mezzi interni). Pertanto, la procedura di elaborazione del modello finale prevede le seguenti attività preliminari: 1) definizione del modello di report reddituale e mappatura delle voci di ricavo e costo con indicazione delle fonti documentali (si veda la Tavola 1); 2) definizione del modello di report finanziario e mappatura delle voci componenti il capitale circolante netto operativo con l indicazione delle fonti documentali (Tavola 2). La procedura proposta ed il successivo caso aziendale ipotizzano una struttura di mercato -prodotto semplificata; nelle fattispecie più complesse occorre semplicemente adattare il modello proposto ad una maggiore numerosità di prodotti e di canali/mercati, anche tenendo conto delle particolari esigenze conoscitive e di monitoraggio del management. Il modello di report reddituale (Tavola 1) riporta le singole voci che devono essere presenti nel modello di reporting: si intende configurare il processo integrale di generazione di cash flow lordo di mercato/canale (margine lordo) partendo dal dato di base rappresentato dal prezzo di listino per arrivare in un ottica di determinazione di un margine lunghissimo al risultato finale specifico di mercato/ canale/cliente-prodotto. Le voci sono così strutturate: 1) fatturato lordo che è ottenuto dalla valorizzazione dei volumi di vendita a prezzo di listino: rappresenta un elemento teorico che definisce il ricavo potenziale da cui «scalare» la struttura di costo totale. La fonte di rilevazione è il listino; 2) sconti contrattuali. Derivano dagli accordi contrattuali con i clienti e costituiscono parametri fissi (espressi in misura percentuale sul fatturato teorico) presenti sempre a prescindere dalla Tavola 1 Mappatura parametri reddituali di mercato/canale/cliente/prodotto 57 56_65.indd 57 07/02/14 10:42

3 CONTROLLO CASE tipologia, dalla composizione e dai volumi di vendita effettuati. La fonte di rilevazione è la fattura di vendita; 3) sconti promozionali. Costituiscono gli sconti applicati alle vendite effettuate in determinati periodi (cosiddetti sell in) legati ad eventi promozionali spot (campagne promozionali e taglio prezzo) che la clientela, prevalentemente GD e DO, propone periodicamente ai propri fornitori. Hanno un incidenza variabile nel tempo ed in riferimento ai singoli prodotti da proporre in promozione. La fonte di rilevazione è la fattura di vendita; 4) costo latte. Il costo del latte è associato alla produzione del singolo prodotto con una quantificazione differente in base alle caratteristiche tecniche del prodotto stesso (cosiddetta resa) ed alla tipologia ed articolazione del ciclo produttivo in fasi ulteriori (stagionatura, refrigerazione, stoccaggio, etc). La determinazione del costo avviene sulla base della definizione del consumo teorico (da distinta base) di ciascun prodotto rettificato dal dato di consumo totale di latte (a causa di cambiamenti della qualità della materia prima acquistata e di perdite subite nel corso del processo di lavorazione) e valorizzato a costo unitario effettivo del periodo. È un costo diretto di prodotto; 5) costo altre materie prime. Oltre al latte sono presenti altre materie prime che vengono immesse nel ciclo produttivo (sale, caglio, altri elementi aggiuntivi) per la realizzazione dei prodotti finiti. Le modalità di determinazione del costo per prodotto sono identiche a quanto visto per il latte. Infatti, la determinazione del costo avviene sulla base della definizione del consumo teorico (da distinta base) di ciascun prodotto rettificato dal dato di consumo totale di ciascuna materia prima (a causa di perdite subite nel corso del processo di lavorazione) e valorizzato a costo unitario effettivo del periodo. È un costo diretto di prodotto; 6) costo imballi. Gli imballi costituiscono un costo diretto di prodotto di particolare importanza. La determinazione del costo avviene secondo le medesime modalità viste in precedenza: la distinta base definisce il consumo standard che viene rettificato dal consumo effettivo globale, valorizzato al costo unitario effettivo di periodo; 7) costo processo di produzione e confezionamento. Il costo di lavorazione viene configurato e quantificato come costo di processo di periodo, distinto per le singole fasi di lavorazione (ad esempio filatura, formatura, stagionatura, etc.) e per la fase di confezionamento, aggregando in una logica di centro di costo tutti i costi variabili sostenuti per l esecuzione del ciclo produttivo (manodopera diretta, energia, manutenzione) e rilevando il monte minuti di manodopera diretta impiegata da utilizzare Tavola 2 Mappatura parametri finanziari di mercato/canale/cliente/prodotto 58 56_65.indd 58 07/02/14 10:42

4 CASE CONTROLLO come driver per la definizione del costo minuto. L attribuzione al singolo prodotto (per tipologia) avviene sulla base della distinti cicli che riporta il tempo unitario standard, da valorizzare al costo minuto di processo testé quantificato. È un costo diretto di prodotto; 8) costo logistica mezzi esterni. Nel caso di consegna del prodotto finito a clienti per mezzo di corrieri, la determinazione del costo avviene sulla base di una tariffa a kg trasportato definita contrattualmente con il fornitore e la rilevazione dei volumi di prodotto finito in kg consegnato. È un costo diretto di prodotto/cliente; 9) costo logistica mezzi interni. Nel caso di consegna del prodotto finito a clienti con automezzi interni, la determinazione del costo è più complessa in quanto, al pari di quanto visto per la definizione del costo di produzione e confezionamento, occorre determinare prima il costo chilometrico di percorrenza aggregando in distinti centri di costo i costi di ogni automezzo (carburante, manutenzione, personale diretto, altri costi diretti), rilevando i chilometri percorsi e quantificando il costo da addebitare al singolo cliente. Peraltro, il costo di cliente così determinato può essere tradotto in costo a kg (sulla base dei volumi di consegna effettuati al cliente stesso) e quindi confrontato con il corrispondente costo a kg sostenuto per il trasporto con mezzi di terzi: in tal modo diventa utile formulare un analisi di tipo make or buy. È un costo diretto di prodotto/cliente; 10) provvigioni di vendita. Il costo delle provvigioni di vendita è un costo diretto di prodotto/cliente e viene definito sulla base delle aliquote provvigionali concordate con gli agenti di vendita e del fatturato conseguito; 11) premi di fine anno. Il costo dei premi di fine anno viene determinato sulla base di parametri definiti contrattualmente con i clienti, da corrispondere periodicamente sulla base dei volumi di vendita effettivi sotto forma di fattura promozionale del cliente o di nota di credito da emettere al cliente stesso. Si tratta pertanto di valori rilevabili fuori fattura di vendita. È un costo diretto di prodotto/cliente; 12) contributi promozionali. Anche il costo dei contributi promozionali viene determinato sulla base di parametri definiti contrattualmente con i clienti, da corrispondere periodicamente sulla base dei volumi di vendita effettivi effettuati nell ambito di iniziative promozionali a titolo di contributo una tantum. Anche in questo caso il regolamento avviene sotto forma di fattura promozionale del cliente o di nota di credito da emettere al cliente stesso e si tratta, pertanto, di valori rilevabili fuori fattura di vendita. È un costo diretto di prodotto/cliente; 13) compenso per deposito presso piattaforma logistica. Nel caso di stoccaggio di prodotti finiti presso piattaforme logistiche localizzate in prossimità di clienti, viene corrisposto un compenso legato ai volumi di prodotti stoccati in attesa della consegna al cliente finale. Si tratta di un compenso fatturato direttamente da fornitori esterni. È un costo diretto di prodotto; 14) compenso fisso commerciale a clienti. Il compenso fisso può essere previsto contrattualmente con clienti a titolo di fee per la presenza dei prodotti nei punti vendita della rete dei clienti. Anche in questo caso il regolamento avviene sotto forma di fattura promozionale del cliente o di nota di credito da emettere al cliente stesso e si tratta, pertanto, di valori rilevabili fuori fattura di vendita. È un costo diretto di cliente ed indiretto di prodotto cui può essere attribuito in proporzione del fatturato di prodotto; 15) ammortamento compenso per inserimento nuove referenze o per nuovi clienti. Il costo sostenuto a titolo di ingresso in nuovi clienti o per l inserimento di nuovi prodotti in clienti di nuova acquisizione e preesistenti è oggetto di ammortamento triennale e deve gravare, evidentemente, sul Conto Economico mercato/canale/cliente per ciascuno degli esercizi. Anche in questo caso si tratta di un costo diretto di cliente ed indiretto di prodotto cui può essere attribuito in proporzione del fatturato di prodotto. Il modello di report finanziario (Tavola 2) riporta le singole voci che compongono il capitale circolante netto operativo, allo scopo di pervenire alla determinazione del valore cash flow netto, evidenziando il reale potenziale di generazione di valore di ciascuna combinazione di prodotto-mercato al netto delle politiche di gestione finanziaria (fornitori, magazzino, clienti) «collaterali» alla performance reddituale in senso stretto. A tal riguardo è necessario segnalare che la determinazione del capitale circolante netto operativo specifico di mercato/canale/cliente deve avvenire in termini di flusso finanziario di capitale circolante da sommare algebricamente al cash flow lordo (margine cliente) riveniente dal report economico: il caso aziendale presentato, per semplificare la somministrazione del modello, ipotizza il capitale circolante netto operativo iniziale pari a 0. Pertanto, in sequenza rispetto al report economico, il report finanziario riporta i seguenti dati: margine di mercato/canale (cash flow lordo); capitale circolante netto operativo di mercato/ canale; cash flow netto di mercato canale. Le voci componenti il capitale circolante netto operativo sono le seguenti: fonte operativa (debiti commerciali) per dilazione 59 56_65.indd 59 07/02/14 10:42

5 CONTROLLO CASE da fornitori, costi diretti materie prime e servizi (la totalità delle voci previste nel report economico). La determinazione del valore flusso avviene sulla base della dilazione di pagamento attesa e dell aliquota IVA prevista per ciascuna tipologia di acquisto. Nel caso in questione sono previste differenti aliquote per il latte (10%) e gli imballi (22%); impiego operativo (magazzino) per giacenza magazzino materie prime e prodotto finito. La determinazione del valore flusso avviene sulla base della giacenza attesa di ciascuna materia prima (latte, imballi, altre materie prime) e del prodotto finito per ciascuna tipologia (fresco, stagionato, etc.). la base di calcolo è costituita dal costo del venduto di ciascuna materia prima e dal costo unitario di prodotto per i prodotti finiti; impiego operativo (crediti commerciali) per dilazione a clienti. La determinazione del valore flusso avviene sulla base della dilazione di incasso attesa e dell aliquota IVA prevista (4%); impiego operativo (credito IVA) per IVA riveniente ad acquisti materie prime e servizi. La determinazione del valore flusso avviene sulla base del costo del venduto e dell aliquota IVA prevista (4%) per ciascuna tipologia di acquisto; fonte operativa (debito IVA) per IVA riveniente dalla vendita di prodotti finiti. La determinazione del valore flusso avviene sulla base del fatturato totale e dell aliquota IVA prevista (4%) per le vendite. Data la differenza di aliquote e dei parametri di dilazione attiva e passiva e di giacenza di scorte in base alle diverse combinazioni di mercato-prodotto, il valore finale del flusso di capitale circolante netto operativo può assumere valori diversi e quindi rettificare il dato del cash flow lordo (margine cliente) in vista della determinazione del cash flow netto. Pertanto, per valutare correttamente e compiutamente la coerenza di sintesi delle politiche gestionali di tipo industriale, commerciale e finanziario, è necessario non limitarsi alla definizione della marginalità reddituale ma è fondamentale pervenire alla quantificazione del potenziale reale di generazione di cassa. Il caso MILK S.p.A. MILK S.p.A. è un azienda lattiero-casearia. Produce e distribuisce quattro famiglie di prodotti, differenziate per tipologia di packaging: mozzarella; scamorza; affumicati; formaggio. La struttura di mercato in cui MILK è presente con l intero assortimento di prodotto è articolato in tre canali: 1) grande distribuzione e distribuzione organizzata (GD-DO); 2) ingrosso; 3) dettaglio specializzato. Questa organizzazione di prodotto e di mercato impone un azione costante di monitoraggio della dinamica reddituale e finanziaria di prodottomercato che si sostanzia nel report di sintesi canale/ cliente. Dopo aver provveduto a definire la mappatura dei parametri reddituali (come si è visto in Tavola 1) e finanziari (Tavola 2) che definisce la struttura del modello di reporting e le procedure operative di rilevazione ed analisi dei dati in riferimento all esercizio 2012, sono stati formulati i seguenti parametri: dati di vendita (Tavola 3), espressi sia in volumi che in fatturato secondo l articolazione, rilevata dalle fatture di vendita, riferita a ciascuna combinazione di mercato/prodotto; dati di costo industriale di prodotto (Tavola 4), indicando per ciascuna voce di costo individuata nella mappa dei parametri reddituali il costo unitario effettivo per unità di prodotto finito venduto (in kg); dati di costo di vendita e distribuzione (Tavola 5), indicando per ciascuna voce di costo individuata nella mappa dei parametri reddituali, il costo unitario effettivo per unità di prodotto finito consegnato e venduto; dati di ciclo finanziario (Tavola 6), indicando per ciascuna voce segnalata nella mappa dei parametri finanziari i parametri per il calcolo del flusso di capitale circolante netto operativo. Sulla base di questi elementi, è stato redatto il modello di reporting economico-finanziario strutturato in due report: 1) report economico di canale/cliente/prodotto, espresso sia in valore (milioni di Euro) che in percentuale rispetto al fatturato (Tavole 8 e 9); 2) report finanziario di canale/cliente (Tavola 7). Dalle risultanze del report economico, emerge che il contributo in termini di marginalità sia dei singoli canali che dei prodotti è piuttosto diversificato sia a livello di margine industriale che di margine di contribuzione e margine cliente. Infatti il canale più redditizio è quello del dettaglio (10,4% del fatturato) che è anche il più piccolo dei tre canali in termini di fatturato. Mentre, analizzando il contributo delle singole famiglie di prodotto, si rileva come il grado di marginalità sia notevolmente diversificato ed in particolare il prodotto «affumicati» appare quello meno performante per motivi legati sia ad una struttura di costo industriale più pesante che ad una politica di prezzo non congrua _65.indd 60 07/02/14 10:42

6 CASE CONTROLLO Infine, il report finanziario di canale/cliente conferma il potenziale del dettaglio che fa registrare il 4,36% del fatturato in termini di cash flow netto di canale, a differenza della GD-DO (2,38%) e dell ingrosso (3,69%). Pertanto, in un ottica di individuazione delle potenzialità di sviluppo, appare opportuno puntare a rafforzare la presenza nel canale dettaglio e a rivedere le politiche di prezzo degli altri canali. Tavola 3 Dati di vendita mercato/canale/cliente 61 56_65.indd 61 07/02/14 10:42

7 CONTROLLO CASE Tavola 4 Dati di costo industriale di prodotto Tavola 5 Dati di costo di vendita e distribuzione di mercato/canale 62 56_65.indd 62 07/02/14 10:42

8 CASE CONTROLLO Tavola 6 Dati ciclo finanziario di circolante di prodotto e di mercato/canale Tavola 7 Report di sintesi canale/cliente 63 56_65.indd 63 07/02/14 10:42

9 CONTROLLO CASE Tavola 8 Report economico canale/cliente/prodotto 64 56_65.indd 64 07/02/14 10:42

10 CASE CONTROLLO Tavola 9 Report economico canale/cliente/prodotto (valori percentuali) 65 56_65.indd 65 07/02/14 10:42