Titulus Sistema di Protocollo informatico e Gestione flussi. Manuale Utente. Presentazione

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1 Titulus Sistema di Protocollo informatico e Gestione flussi Manuale Utente 1.1 Introduzione Ultimo aggiornamento: revisione Presentazione Titulus è un'applicativo sviluppato in ambiente internet/intranet/extranet creato per la gestione dei sistemi di Protocollo tipici delle Amministrazioni Centralizzate e per la gestione dei flussi documentali, cioè della movimentazione dei documenti nel loro iter burocratico. Consente di memorizzare su un database i documenti inviati/ricevuti da e verso l'esterno o tra gli uffici interni all'amministrazione, memorizzando dati ed immagini 'legati' dal vincolo di unicità del singolo documento. Sono previste due modalità principali di registrazione dei documenti: Registrazione : archiviazione di documenti ufficiali mediante assegnazione di numero di protocollo progressivo automatico; Archiviazione di documenti non protocollati. Titulus si compone di 3 database sui quali vengono memorizzate informazioni, oltre che relativamente ai documenti protocollati ed ai loro allegati, anche sul profilo degli utenti autorizzati ad accedere all'applicativo, ed informazioni relative alle tipologie di procedure amministrative. L'archivio degli utenti consente la gestione di profili personalizzati, con i diritti concessi dall'amministratore per l'utilizzo dell'applicativo; Titulus consente inoltre la gestione dei Repertori, per la catalogazione delle

2 tipologie dei documenti archiviati, ed altri strumenti di amministrazione quali ad esempio le stampe. Titulus , in tutte le sue sezioni, protegge l'accesso alle informazioni con un sistema di controllo dell'utente, il quale dovrà essere registrato sulla bancadati con le proprie caratteristiche di operabilità. L'accesso alla bancadati sarà subordinato al riconoscimento dell'utente di rete gestito dall'host preposto al controllo degli accessi sulla intranet locale, e quindi alla compilazione della finestra di dialogo di login ("User" e "Password"). L'accesso alla home page di Titulus richiede che siano prima specificati i dati necessari al riconoscimento dell'utente Highway ; infatti un utente che accede alla rete mediante un determinato login, deve anche essere registrato nel database delle strutture. L'accesso alla bancadati mediante una URL che punta ad una determinata pagina, diversa dalla home page dell'archivio, sarà rediretto verso la form d'avvio, per assicurare il riconoscimento dell'utente che accede al database. L'insieme delle informazioni digitate consentono di eseguire i necessari controlli (da parte del sistema operativo di rete prima e di Highway Server poi) per consentire un utilizzo sicuro della bancadati. Il nome utente o il numero di matricola permettono di riconoscere l utente e di attribuirne, attraverso uno specifico profilo gestito dall amministratore, i rispettivi diritti (di visibilità, di modifica, etc.). L'uso di protocolli e linguaggi di programmazione sviluppati per lavorare attraverso la rete (locale, internet o mista) consente il collegamento a Titulus con qualsiasi browser che supporti le recenti tecnologie di comunicazione. E consigliato l'uso di Browser diffusi quali Netscape Navigator 4 e MS Internet Explorer 4 o superiori. Il primo accesso alla bancadati richiede il download (salvataggio sul proprio computer) del modulo Highway Imaging Control per la gestione delle immagini eventualmente associate ai documenti; il prodotto è firmato dalla 3D Informatica e l installazione deve essere confermata. 1.2 Diritto di accesso e riservatezza dei dati Il sistema garantisce la tutela dei dati personali e dei dati sensibili (legge 31 dicembre 1996, n. 675) tramite la differenziazione dei diritti di modifica e di visualizzazione delle registrazioni di protocollo attribuiti a ciascun utente in rapporto alle funzioni e al ruolo svolto. Il sistema garantisce inoltre il rispetto della funzione notarile del protocollo nonché dell autenticità e dell integrità delle registrazioni (DPR 20 ottobre 1998, n. 428): alcuni campi, dopo la registrazione, non sono piú modificabili, nemmeno dall amministratore del sistema. In ogni caso, anche per gli utenti autorizzati, vengono sempre registrati (in un file di log permanente), data, ora, nome utente e tipo di operazione effettuata, in modo tale da poter sempre risalire a "chi ha fatto che cosa". Facciamo due esempi:

3 Un dipendente di un determinato ufficio dell Amministrazione centrale (cioè di una UOR - Unità Organizzativa Responsabile) potrà visualizzare solo le registrazioni di protocollo effettuate dal suo ufficio e, nei casi di maggiore restrizione, potrà visualizzare solo le registrazioni da lui stesso effettuate. In altre parole, solo il Direttore amministrativo e le persone da Lui direttamente delegate hanno la possibilità di visualizzare tutto il registro di protocollo. Un dipendente di una struttura, ad esempio di un Servizio potrà visualizzare solo i documenti registrati nel suo Servizio, ad eccezione dei documenti riservati (protocollo particolare), che possono essere registrati e visualizzati solo dal direttore del Servizio e dal segretario amministrativo. Nessun utente dell Amministrazione, né il Direttore amministrativo nemmeno un responsabile tecnico possono modificare, le registrazioni di un protocollo di una struttura. 1.3 Validazione degli accessi Per gestire l'accesso delle varie tipologie di utenti, si rendono necessarie tre tipologie di accesso diverso al protocollo. Lo schema indica le modalità di accesso per ogni tipologia di utente: Tipologia Utente Modalità di accesso Validazione Responsabile del sistema informativo Operatore di inserimento Responsabile del documento/procedimento Funzionario amministrativo Accesso al server tramite il proprio nome utente od il nome della persona cui simulare l'accesso. Accesso al server tramite il proprio nome utente. Legenda: <host> = nome o indirizzo IP del server; ad esempio: Titulus 97.3di.it <nomedbprot> = nome del database di protocollo; ad esempio per il database del protocollo: Titulus 97_prot. La validazione viene effettuata predisponendo sul sistema operativo la proprietà di esecuzione dei moduli: /highway/bin/h3adm[.exe]alla figura del responsabile del sistema informativo; /highway/bin/h3prot[.exe]agli operatori abilitati all'inserimento documenti; 1.4 Dati immodificabili, dati modificabili e dati obbligatori Il registro di protocollo, sia cartaceo che informatico, è deputato a svolgere una duplice funzione: una funzione notarile, piú propriamente di Registrazione, attraverso la quale viene garantita l efficacia giuridico-probatoria delle registrazioni; una funzione di gestione dei documenti, attraverso la quale deve essere monitorato il flusso dei documenti e dei procedimenti amministrativi.

4 Alla funzione notarile corrisponde una serie obbligatoria di dati che, una volta effettuata la registrazione, non sono modificabili né alterabili, nemmeno dall amministratore del sistema. Questi dati sono sei: numero di protocollo data di registrazione mittente (protocollo in arrivo) / destinatario (protocollo in partenza) oggetto numero degli allegati descrizione degli allegati Tutti gli altri dati sono modificabili, ma alcuni di questi obbligatori. Ciò significa che per effettuare la registrazione è necessario inserirli: ad esempio, la [voce di indice] è un dato modificabile, ma obbligatorio, perché da esso dipende la classificazione e la conseguente fascicolazione di un documento. 1.5 Gestione dei documenti elettronici Titulus è all avanguardia sul fronte dei documenti elettronici: ne può gestire diversi tipi, è predisposto per l utilizzo della firma digitale e dell impronta informatica del documento, etc. Sono principalmente due i formati dei documenti elettronici previsti per la gestione del protocollo: documenti in formato immagine, acquisiti di norma da scanner; documenti elettronici (cioè digitali, numerici) scritti con l ausilio dei mezzi informatici: cioè, ad es., file di Word, Excel, Access, etc. L acquisizione da scanner, cioè l associazione alla registrazione di protocollo di un file in formato immagine di un documento ricevuto, è disponibile per l Amministrazione centrale e per alcune strutture pilota. Per l Amministrazione centrale l abilitazione ad acquisire immagini via scanner spetta all Archivio Generale di Ateneo, poiché è l unico ufficio abilitato a gestire il protocollo in arrivo, mentre a tutti gli uffici è consentito di associare i documenti in formato Word, Excel, Access, etc. I file in formato immagine sono acquisiti con lo scanner impostato sui seguenti parametri di scansione digitale: Colore: bianco e nero, tratto oppure Line art Risoluzione: 200 dpi

5 2.1 Introduzione Profilo degli Utenti Come già detto, Titulus non è soltanto una sistema di protocollo informatico, ma anche un sistema di document and workflow management (vedi workflow). Attraverso Titulus è possibile conoscere lo stato di un procedimento amministrativo, chi detiene e in quale ufficio si trova un determinato documento, quali procedure sono necessarie alla chiusura di un affare e attraverso quali procedure. Per questi motivi, ad ogni ruolo funzionale all interno dell organizzazione (responsabile di un ufficio, segretario amministrativo di un Servizio, responsabile di un procedimento amministrativo, etc.) corrisponde un ruolo all interno del sistema di protocollo. La definizione di questo ruolo si attiva tramite una serie di autorizzazioni, che costituiscono il profilo dell utente. Di seguito vengono descritti i profili previsti. 2.2 Protocollista - records manager Il protocollista (records manager) è la persona che ha l autorizzazione ad eseguire la registrazione dei documenti, sia in arrivo, sia in partenza, sia scambiati tra uffici. Egli può acquisire (a seconda dei diritti e del profilo con cui è registrata la sua utenza nel sistema) l immagine elettronica del documento mediante uno scanner oppure associare il file prodotto da un programma di composizione testi o di elaborazione di fogli elettronici, o disegno tecnico (Word, Excel, AutoCad, etc.). L immagine elettronica od il file di testo possono essere registrati nel sistema nel momento della registrazione del documento o in un momento successivo; in ogni caso non sono modificabili dopo la registrazione. Nel caso della posta in arrivo, il protocollista attribuisce al documento anche la classificazione (titolo e classe), la UOR (Unità Organizzativa Responsabile) e i termini per lo scarto. Nel caso della posta in partenza o scambiata tra uffici, oltre a quanto già indicato nella posta in arrivo, il protocollista provvede anche alla fascicolazione del documento (titolo, classe e numero di fascicolo). 2.3 Responsabile del documento È la persona che ha la responsabilità del documento, cioè può in parte correggerlo o completarlo. Suo compito è quello di inserire il documento in un

6 fascicolo e trattare il procedimento amministrativo o l affare a cui quel fascicolo si riferisce. Il responsabile del documento può assegnare il documento ad un fascicolo di propria responsabilità, oppure trasferire il documento ad altre strutture o persone nel caso non sia di propria competenza. 2.4 Responsabile del procedimento amministrativo È la persona che ha la responsabilità di gestione del procedimento amministrativo per l intero periodo di vita dello stesso. È incaricato di verificare il corretto avanzamento fra le varie fasi del procedimento (se previste) entro i tempi previsti per ogni fase. Il responsabile del procedimento amministrativo è il responsabile dei documenti contenuti nel relativo fascicolo. Al termine dell iter, provvede alla chiusura del fascicolo e al suo versamento all archivio. 2.5 Responsabile del sistema informativo (amministratore) È la persona che ha la possibilità di effettuare operazioni straordinarie sul sistema; ad es., il ripristino del sistema a seguito di eventuali interruzioni, il monitoraggio delle operazioni compiute, la predisposizione delle autorizzazioni di accesso al sistema, etc. Al tempo stesso il responsabile può accedere al sistema con i diritti che sono stati riservati alla propria struttura e, nell ambito della struttura, alle mansioni di propria competenza. 2.6 Utente abilitato alla consultazione È l utente abilitato ad effettuare esclusivamente ricerche e visualizzazioni, senza la possibilità di inserimento o modifica di documenti o fascicoli. 2.7 Profilo Personale Selezionando questa icona si ha la possibilità di impostare alcune impostazioni personali, in base al gradimento dell utente. Modalità di visualizzazione del menù iniziale che permettono di visualizzare o nascondere le sezioni della Home Page: o Registrazione documenti o Ricerche o Altre ricerche o Stampa documenti

7 o Documenti in gestione Giorni di preavviso prima della scadenza indicare nella casella di testo sulla destra, il numero di giorni di preavviso per i procedimenti in scadenza; Percentuale di ingrandimento del font indicare, nella casella di testo, un valore numerico, senza il simbolo '%', che rappresenti la percentuale di ingrandimento del font (100=default); Visualizzazione immagini documenti su finestra a parte contrassegnare la casella di controllo per attivare questa opzione (consente di visualizzare le immagini associate ad un documento su una finestra sovrapposta alla attuale invece che in fondo alla finestra stessa con il vantaggio di poter visualizzare le immagini a tutto schermo più comodamente. Chiedi conferma prima di scartare un documento contrassegnare la casella di controllo per attivare questa opzione (questa operazione si scatena quando, in visualizzazione di un documento in cui l'utente compare in Copia Conoscenza, si clicca sulla 'X' rossa che consente di scartare un documento dalla propria cartella personale). A seguito della richiesta di scartare il documento dalla propria cartella personale, se qui è stato impostata la richiesta di conferma, sarà attivato una finestra di dialogo che consente di annullare o confermare l'operazione. Mostra informazioni dettagliate sui documenti nei risultati delle ricerche Impostando questa opzione è possibile visualizzare una ulteriore colonna nella vista dei titoli dei documenti; In questa colonna sono riportate informazioni relative alla relazione di appartenenza al documento (tipicamente se si è RPA o CC nel documento a cui il titolo fa riferimento) ed informazioni relative agli allegati (la presenza di allegati informatici o di immagini associate). stampante per segnatura protocollo arrivo Configura Permette di impostare la stampante da utilizzare quando si intende stampare la segnatura di un documento di protocollo arrivo. stampante per segnatura protocollo partenza/tra uffici Configura Permette di impostare la stampante da utilizzare quando si intende stampare la segnatura di un documento di protocollo partenza/tra uffici. Password di accesso al sistema Cambia Tramite questo pulsante è possibile cambiare la propria password di accesso a Titulus Percorso librerie firma digitale indicare il percorso completo che individua la locazione su disco delle librerie per l'utilizzo della firma digitale.

8 3.1 Introduzione Flusso dei documenti Per flussi dei documenti si intende la tipica movimentazione cartacea che avviene fra gli addetti all'espletamento di una pratica burocratica, tipica dell'azienda nella quale avviene. Quando un documento diviene parte integrante del sistema di gestione elettronico del Protocollo di un'azienda, tipicamente entra in un flusso di movimentazione che gli consente di percorrere i passaggi (di scrivanie e di competenze) necessari per portare a termine l'iter burocratico previsto. Titulus gestisce i flussi dei documenti tramite procedimenti personalizzabili (in un modulo a parte detto Database dei Procedimenti) mediante l'uso dei workflows. Strumenti di gestione del flusso sono stati realizzati non soltanto per l applicazione della normativa sul protocollo, ma anche per la trasparenza e la responsabilità amministrativa dei documenti nella Pubblica Amministrazione. I principali flussi dei documenti all'interno di un sistema di Protocollo quale è Titulus sono di tre tipi, collegati ad un sistema di protocollo unico e quindi da una numerazione sequenziale nel registro di protocollo, che sono: Documenti in arrivo; Documenti in partenza; Documenti scambiati tra uffici. Per quanto riguarda documenti di cui si detiene la responsabilità, la normativa prevede che, a seguito delle primarie operazioni di registrazione, vengano collocati in idonei contenitori: i Fascicoli. Il Fascicolo costituisce l'unità indivisibile di base, fondamentale per la conservazione di tutta la documentazione relativa ad ogni singolo affare; i documenti al suo interno sono ordinati cronologicamente in modo decrescente. 3.2 Flusso dei documenti in arrivo Le operazioni di protocollo sui documenti in arrivo spettano all Archivio, secondo lo schema seguente: Tutti documenti in arrivo vengono registrati, classificati e smistati per competenza ad una UOR, cioè ad una Unità Organizzativa Responsabile, così come previsto dall art. 4 della legge 7 agosto 1990, n Gli elementi della registrazione, della classificazione e dello smistamento vengono riportati nel timbro di protocollo. Spetterà al responsabile dell ufficio assegnare per ciascun documento, come previsto dagli art. 4-6 della legge 7 agosto 1990, n. 241, il responsabile del procedimento amministrativo (UOR), al quale spetteranno tutte le restanti incombenze: trattazione del procedimento amministrativo o dell affare assegnato, fascicolazione, fascicolazione, etc.

9 Se, oppure fino a quando, un responsabile di un ufficio non individua un RPA, la legge (e, di conseguenza, il sistema Titulus ) gli attribuisce automaticamente anche la qualifica di responsabile del procedimento amministrativo. 3.3 Flusso dei documenti in partenza e dei documenti scambiati tra uffici Le operazioni di protocollo sui documenti in partenza spettano a ciascun responsabile del procedimento amministrativo o a chi, per le sole funzioni di segreteria, ne fa le veci. Ciascun responsabile è abilitato a effettuare registrazioni in partenza o protocollare documenti scambiati tra uffici che afferiscono al medesimo protocollo. 3.4 Flusso dei documenti da e verso "Cartella Personale". Il trasferimento dei vari documenti da una "Cartella Personale" ad un'altra può anche avvenire manualmente: se e quando un'azienda non ritiene necessario automatizzare le proprie procedure (perchè quest'ultime modificano continuamente il proprio iter, o perchè nella gestione del flusso è richiesto un intervento manuale di smistamento, o quant'altro); in questo caso sarà l'rpa del documento a smistarlo verso altri operatori per il raggiungimento del completamento della procedura amministrativa. L'uso dei WorkFlow non sarà trattato in questa sede in quanto è argomento a trattazione separata; mentre il trasferimento verso altri RPA può essere eseguito dal RPA del documento o da un altro RPA che può accedere in modifica ai documenti della propria UOR (se l'rpa attuale è della medesima UOR) e/o a UOR sottostanti Assegnamento ad un operatore. ::disponibile per utente RPA del documento o con diritti speciali di itervento o per utente che abbia ricevuto il documento in Copia Conoscenza:: uesto tipo di operazione può essere eseguita solo dall'rpa del documento, che in questo modo assegna ad un altro utente la possibilità di intervenire su quel documento senza assegnargli alcuna responsabilità sullo stesso. L'operazione di assegnazione si conclude dopo che è stato compilato il presente form che, tramite l'uso del meccanismo di compilazione automatica (lookup), rende ufficiale l'assegnazione, ed invia il documento nella cartella Incarichi del nuovo Operatore, accompagnato da una mail di notifica. Il ricevente non assume alcun diritto particolare sul documento, che resta di RPA ancora allo stesso utente. Quando l'operatore interviene sui documenti assegnatigli da un RPA, la modifica viene indicato essere stata eseguita dall'rpa. La visibilità di un documento assegnato è consentita, relativamente all'assegnatario, anche senza particolari diritti di visibilità.

10 3.4.2 Restituzione a Protocollista. ::disponibile per utente RPA del documento:: Mediante questo pulsante si potrà rifiutare l'assegnazione del documento stesso. Chiaramente l'operatore che rifiuta il documento deve avere ottime motivazioni. La condizione prevista per l'uso di questo pulsante è che il primo operatore che ha eseguito la registrazione del documento abbia commesso un errore di assegnazione; infatti se, e solo se, il documento proviene dall'operatore che ha eseguito la procedura di protocollazione, allora potrà essere,dall'attuale RPA, "rispedito al mittente". Alla richiesta di restituire il documento al protocollista, appare un messaggio di conferma Assegnazione RPA. ::disponibile per utente RPA del documento o con diritti speciali di itervento:: Questo collegamento deve essere utilizzato al termine delle operazioni di nostra competenza da eseguire sul documento corrente. Quando il documento corrente ha subito le procedure a nostro carico ad esso relative, allora potrà essere assegnato ad un altro RPA, come previsto dal relativo workflow (se previsto) o dall'iter previsto per quella tipologia di documento. Analogamente all'assegnamento ad un operatore, eseguendo il collegamento associato all'icona suddetta, si apre una maschera dalla quale si potrà indicare il nominativo del RPA che riceverà, nella sua "Cartella Personale", il documento Invia copia conoscenza. ::disponibile per tutti gli utenti che visualizzano il documento con diritti di intervento quali RPA o utenti con diritti speciali. Disponibile anche se il documento è già stato fascicolato:: Questo collegamento consente di notificare, ad uno o più utenti appartenenti all'organizzazione, copia del documento in visione (di norma per informare il destinatario sul documento e/o sul processo in corso che lo coinvolge. Il collegamento è disponibile per gli utenti RPA di un determinato documento, ma anche agli utenti che hanno ricevuto il documento in copia conoscenza; ed, in questo caso, è possibile l'invio in copia conoscenza ad utenti con diritto di visione e/o intervento su quel documento.] Gli utenti che riceveranno notifica dal RPA del documento stesso, si troveranno un collegamento al documento in oggetto, nella propria Cartella Personale, nella cartellina denominata "CC". Il documento referenziato conterrà la lista degli utenti che l'hanno ricevuto in "Copia conoscenza"; a lato del proprio nome comparirà che rappresenta un collegamento che consente di eliminare il documento dalla propria cartella personale. Questo contrassegno verrà automaticamente eliminato se il documento sarà archiviato in un "Raccoglitore" di nostra responsabilità. Il mittente, cioè l'rpa del documento, riceverà notifica della presa visione da parte del destinatario, attraverso un segno di spunta verde posto in corrispondenza del suo nominativo nel campo "CC". Questa opzione è configurabile dall'amminstratore.

11 In questa fase, all'atto del salvataggio dell'assegnazione in CC di un documento, viene eseguito un controllo sulla presenza di nominativi inseriti erroneamente più di una volta (fra i nominativi in CC ed anche verso il RPA).

12 4.1 Introduzione Regole per l'anagrafica Trovare un documento. È questa una delle operazioni quotidiane svolte da chi lavora in archivio. Se è vero che l'informatica ha accorciato i tempi di rinvenimento dei documenti, aumentando quindi l'efficienza del lavoro, è anche vero che un sistema rigoroso, strutturato in base al vincolo archivistico, mette al primo posto il repertorio dei fascicoli e il principio di provenienza, riuscendo ad avere sempre ottimi risultati in termini di efficacia ed efficienza, anche in assenza di un software di information retrieval. Eppure, proprio l'introduzione dell'informatica, preceduta però da una puntuale analisi del sistema informativo ad essa sotteso, impone di creare regole e procedure standard nell'inserimento, nella modifica e nell'aggiornamento dei dati. Nel protocollo informatico ci sono due campi che richiedono la massima cura nella loro strutturazione: l'indirizzo (mittente per la posta in arrivo e interna, e destinatario per la posta in partenza) e l'oggetto. Prima dell'introduzione del nuovo protocollo informatico, l'archivio Generale di Ateneo dell'università degli Studi di Padova ha ritenuto prioritaria l'elaborazione di criteri standard per la creazione dell'anagrafica (sull'oggetto e sulla soggettazione in archivistica avremo modo di riparlarne). Sono infatti a tutti ben evidenti i disagi e gli errori causati da un inserimento alluvionale e non coordinato di nomi e indirizzi in una banca dati. Gli effetti più evidenti di una mancata normalizzazione sono da un lato la proliferazione di doppioni, dall'altro l'esito incerto - e per certi versi fuorviante - della ricerca basata sulla presunta correttezza dell'anagrafica stessa. Ad es., con il vecchio protocollo informatico, il Ministero dell'università e della ricerca scientifica e tecnologica è stato memorizzato nel corso degli anni in molti modi diversi, anche da uno stesso operatore. Ne riportiamo solo alcuni: Ministero dell'università e della ricerca scientifica e tecnologica MURST M.U.R.S.T. Min.Univ. e ric. scientifica e tecnologica Ministero dell'università e RST È evidente che questo modus operandi crea solo confusione. Chi ricerca un documento sa che non c'è nulla di peggio del convincimento che un documento non esista sulla base di una ricerca sbagliata. Questi brevi appunti di lavoro, stesi grazie alla spinta del nostro direttore, Gianni Penzo Doria, sono stati redatti come strumento interno; per questo l'esemplificazione si basa sul software Titulus , adottato dal nostro Ateneo alla fine del 1999 per la gestione del protocollo informatico; il discorso però ha - o almeno si spera abbia - una rilevanza generale. L'accesso ai dati di anagrafica per modiche o per nuovi inserimenti è stato a tutti gli utenti.

13 4.2 Minuscole e maiuscole Il motore di ricerca (information retrieval) di Titulus , Highway, consente il reperimento delle informazioni scritte indifferentemente con caratteri maiuscoli o minuscoli. Si devono comunque utilizzare criticamente le minuscole e le maiuscole secondo l'uso attuale: Marchesini Giovanni o non MARCHESINI GIOVANNI o non marchesini giovanni Le ditte (individuali, società, etc.) utilizzano modalità diverse per scrivere la loro denominazione o la ragione sociale nella carta intestata. Anche in questo caso è da preferire l'uso critico delle minuscole e delle maiuscole. La tipologia della società (srl, spa, etc.), invece, va scritta in minuscolo non puntato: Andromeda costruzioni srl o non ANDROMEDA Costruzioni srl o non ANDROMEDA Costruzioni s.r.l. o non Andromeda Costruzioni SRL Studio legale Luigi Bonello e Michele Tonetto o non avv. Luigi Bonello - Studio legale Bonello e Tonetto Si tenga presente che nei nomi di enti, associazioni, etc. la lettera maiuscola si usa di norma solo per l'iniziale della denominazione, tranne che per i nomi propri. Fanno eccezione le Università degli Studi, che si scrivono, per convenzione arbitraria ma di deferenza, con "Studi" in maiuscolo. Ministero del tesoro o non Ministero del Tesoro Università degli Studi di Padova o non Università degli studi di Padova L'intitolazione del nome di un ente, di un'associazione, etc. va riportato tra virgolette solo se le virgolette sono espressamente previste nella denominazione. In questo caso, le virgolette da preferire sono quelle inglesi (""in apice) e non quelle caporali (<< >> in pedice): Università degli Studi di Padova - Dipartimento di scienze economiche "Marco Fanno" Associazione "Amici dell'università" 4.3 Nomi di persona fisica e persona giuridica L'inserimento dei nomi di persona fisica va fatto scrivendo prima il cognome e poi il nome. I titoli di cortesia, di onorificenza oppure predicati nobiliari, anche qualora la lettera medesima o la consuetudine li prevedessero, vanno omessi.

14 Marchesini Giovanni o non Giovanni Marchesini o non ch.mo prof. Marchesini Giovanni Rossi Luigi o non dott. avv. Rossi Luigi o non Luigi avv. Rossi Al fine di non creare doppioni o anagrafiche multiple relative ad un medesimo ente, Titulus ha introdotto due campi: Firmatario e Alla cortese attenzione. Il primo si riferisce alla corrispondenza in arrivo, il secondo a quella in partenza o interna. Il loro utilizzo eviterà di creare doppioni del tipo Comune di Padova e Comune di Padova - Sindaco, oppure peggio Sindaco del Comune di Padova. Vanno comunque verificati il contenuto e la rispondenza tra la persona fisica e la persona giuridica: se scrive il direttore del Dipartimento di ingegneria meccanica del nostro Ateneo, ch.mo prof. Antonio Dario Martegani, è necessario verificare se egli scrive nelle sue funzioni di direttore o come docente che utilizza la carta intestata della struttura cui afferisce. Nel primo caso la registrazione dell'anagrafica dovrà riportare la denominazione dell'ente e della struttura e, nel campo Firmatario del documento, il nome di chi scrive accompagnato dalla qualifica separata da un trattino preceduto e seguito da uno spazio: Università degli Studi di Padova - Dipartimento di ingegneria meccanica Firmatario Martegani Antonio Dario - Direttore o non Direttore del Dipartimento di ingegneria meccanica o non Martegani Antonio Dario Nel secondo caso bisogna scrivere semplicemente: Martegani Antonio Dario Allo stesso modo, se si scrive al sindaco del Comune di Padova, dott. Giustina Destro, avremo l'anagrafica del Comune di Padova e, nel campo Alla cortese attenzione, la qualifica di chi scrive separata da un trattino preceduto e seguito da uno spazio: o Comune di Padova Alla cortese attenzione Destro Giustina - Sindaco Nel caso in cui la firma sia illeggibile, ma la qualifica sia presente, nel campo firmatario andrà scritto firma illeggibile - Sindaco Allo stesso modo ci si comporta per gli organi interni: se scrive il nostro prorettore ai sistemi informatici e telematici di Ateneo, prof. Francesco Bombi, avremo: Università degli Studi di Padova Firmatario Bombi Francesco - Prorettore ai sistemi informatici e telematici di Ateneo o o non Francesco Bombi - Prorettore non Prof. Francesco Bombi Attenzione: molti comuni recano il titolo di "città", cioè di antica "sede episcopale" o di dignità raggiunta. In questo caso si scriverà Comune di e non Città di, anche se il titolo di città viene riportato nella carta intestata. Comune di Padova

15 o non Città di Padova I nomi delle città e degli enti stranieri vanno scritti nella lingua originale, ad eccezione dello Stato, che va scritto in italiano. Universitat Aachen o non Università degli Studi di Aquisgrana 4.4 Lettere con più destinatari o più mittenti Nel caso in cui debba essere spedita una lettera a piú di tre destinatari (ad es. ai candidati di un concorso o una circolare a tutti i dipartimenti), va scritto l'indirizzo completo del primo nominativo e nel secondo campo va scritto "Elenco allegato alla minuta". Ciò significa che nel rispettivo fascicolo è conservato l'elenco completo dei destinatari. Il file poi (di tipo Word, Excel, Access, etc.) contenente l'elenco dei nominativi va associato alla registrazione di protocollo: in questo modo la ricerca sul protocollo è possibile anche sui nominativi del file registrato con ricerca full text, visto che Highway indicizza anche il contenuto testuale di ciascuna parola. Nel caso di una circolare indirizzata a tutti i dipartimenti del nostro Ateneo o agli uffici dell'amministrazione centrale, andrà scritto: Università degli Studi di Padova - A tutti i dipartimenti o non A tutti di dipartimenti dell'università degli Studi di Padova Università degli Studi di Padova - A tutti gli uffici dell'amministrazione centrale o non Agli Uffici dell'amministrazione centrale Nel caso di lettera firmata da più di tre persone, ad esempio una petizione al Magnifico Rettore da parte di un gruppo di studenti, nel campo mittente va riportato il primo nominativo; nel campo [Firmatario] va ripetuto lo stesso nominativo con l'aggiunta delle parole e altri (vedi immagine del documento): Rossi Mario [Firmatario] - Rossi Mario e altri (vedi immagine del documento) o non Rossi Mario, Bianchi Sergio, Verdi Antonio, Gialli Riccardo, etc. 4.5 Nomi di enti e persone giuridiche I nomi degli enti vanno scritti completi e per esteso, cioè senza storpiature né abbreviazioni. Nel caso in cui il nome di un ente nell'uso venga individuato attraverso il suo acronimo, la denominazione va riportata sempre completa e per esteso, ma con l'aggiunta dell'acronimo in maiuscolo non puntato dopo un trattino preceduto e seguito da uno spazio. Il software Titulus tramite Highway consente infatti di risalire all'anagrafica corretta partendo anche dall'acrononimo (o dalla sua parte iniziale), indipendentemente dalla posizione che occupa all'interno di una stringa di testo.

16 Pertanto, digitando semplicemente [INPS], il sistema troverà [Istituto nazionale della previdenza sociale - INPS].: Ministero dell'università e della ricerca scientifica e tecnologica - MURST o non Min. univ. e ricerca scientifica e tecnologica o non M.U.R.S.T. o non Ministero dell'università e della ricerca scientifica e tecnologica M.U.R.S.T. Istituto nazionale della previdenza sociale - INPS o non INPS - Ist. naz. previdenza sociale 4.6 Enti collettivi Gli enti conosciuti con la loro sigla, ormai entrata nell'uso, devono essere inseriti nell'anagrafica con la denominazione completa e per esteso, ma con l'aggiunta dell'acronimo in maiuscolo non puntato dopo un trattino preceduto e seguito da uno spazio: Centro studi investimenti sociali - CENSIS o non Censis Centro di formazione e studi per il mezzogiorno - FORMEZ o non Formez Quando un ente ha piú sedi o piú sezioni, va scritto completo e per esteso, ma con l'aggiunta della denominazione della sede o della sezione dopo un trattino preceduto e seguito da uno spazio: Associazione nazionale archivistica italiana - ANAI - Sezione Veneto o non Sezione Veneto dell'associazione nazionale archivistica italiana Quando si riceve una lettera da una unità organizzativa di un ente (ripartizione, divisione, ufficio, etc.), si inserisce l'ente completo, mentre nel campo [Firmatario del documento] al nome di chi scrive va aggiunta la denominazione della struttura dopo un trattino preceduto e seguito da uno spazio con eventualmente la qualifica di chi scrive separata da un trattino preceduto e seguito da uno spazio: Comune di Padova Rossi Mario - Capo Ripartizione urbanistica o non Rossi Mario, Capo ripartizione urb. del Comune di Padova o non Comune di Padova - Ripartizione urbanistica Ufficio centrale per i beni archivistici - UCBA Pastura Maria Grazia - Direttore della Divisione III o non Maria Grazia Pastura, Direttore della Div. III dell'ucba 4.7 Revisione Queste linee guida saranno riviste periodicamente. Saranno annullate (se doppie) o modificate le anagrafiche non conformi. In caso di modifica, al fine di non incidere sulla validità giuridico-probatoria del

17 protocollo, va tenuto presente che la registrazione di protocollo effettuata con l'anagrafica scorretta non sarà modificabile e che la nuova versione dell'indirizzo sarà disponibile solo per le registrazioni di protocollo successive.

18 5.1 Il Menù di avvio Menù di avvio ::Il pulsante "Raccoglitori" nella sezione "Altre ricerche" è visibile solo per gli utenti che hanno il diritto "Gestione dei Raccoglitori" attivo:: Questa è la Home Page di Titulus Per accedere all'applicazione è necessario un browser di ultima generazione (Microsoft Internet Explorer o Netscape Communicator); l'uso della release più aggiornata assicura il funzionamento delle ultime funzionalità aggiunte. Per l'accesso all'applicazione si consiglia di farsi preparare da un'amministratore di Titulus una icona d'avvio. A titolo di esempio, alcune tipologie di riga di comando del browser per l'accesso all'applicazione possono essere individuate in Validazione degli accessi. L'utilizzo di una riga di comando diversa da quelle indicate, viene comunque rediretta verso questa pagina nella quale è previsto il controllo di validazione degli accessi. Una volta entrati nel sistema di protocollo, appare un Menu di avvio. Il Menù di avvio apparirà in maniera differente a seconda della tipologia di utente che accede al sistema. Ciò significa che un utente non abilitato a gestire il protocollo in arrivo, non vedrà il pulsante che attiva quella funzione: Com è possibile notare nella figura precedente, il Menù di avvio è diviso in sei sezioni: Registrazione (Protocollo) Ricerche Cartella personale Stampe ad Altre funzioni d archivio Altre Ricerche Ufficio/Struttura (solo per utenti abilitati) Pulsanti Barra dei Pulsanti Descrizione A cura di... Informazioni relative alle ditte e/o Enti autori ed ideatori di Titulus Manuale in linea Manuale Amministratore Apre, in una nuova finestra, il presente manuale; Apre, in una nuova finestra, il manuale per l'amministratore di Titulus ; Per la visibilità dell'icona d'avvio è necessario essere connessi con il modulo h3adm;

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20 Registrazione (Protocollo) Legenda: i termini racchiusi fra parentesi quadre [] sono da ritenersi opzionali, in base alle features acquistate oppure implementate dall'amministratore. 6.1 Introduzione L'inserimento e la modifica dei dati consiste nella compilazione di una maschera specifica per ogni tipologia di documento (in arrivo, in partenza o interno). 6.2 Protocollo in arrivo ::attivo per gli utenti con diritto di inserimento Protocollo Arrivo:: ::la visualizzazione e l'intervento del protocollista sui documenti in arrivo che ha registrato, è subordinato allo specifico diritto di "Visibilità dei documenti in arrivo" e/o "Intervento sui documenti in arrivo", che prevale sui "diritti speciali":: La maschera di inserimento protocolli in arrivo è personalizzata sui diritti di operabilità dell'operatore che la esegue. La maschera del protocollo in arrivo riporta in automatico, il codice della struttura o dell'ufficio a cui appartiene l'operatore e l'anno corrente Documenti di Protocollo Arrivo in formato Bozza. ::Visibilità ristretta al solo creatore del documento; può essere estesa all'rpa utilizzando l'apposita casella di controllo:: Selezionando la casella di controllo si può inserire un documento che all'atto del salvataggio non assume alcuna numerazione di Protocollo. Come un tipico documento protocollato, viene posto nella Cartella Personale dell'rpa che l'ha creato - nella sezione Personale - ma ha la peculiarità di restare in attesa di essere convertito in un Documento definitivo. In visualizzazione si presenta come un normale documento di Protocollo, con la dicitura verticale sul lato sinistro bozza;