1 SOMMARIO ACCESSO AL PROGRAMMA SCHERMATA PRINCIPALE TITULUS GESTIONE DEI DOCUMENTI... 8

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2 1 Sommario Università di Pisa 1 SOMMARIO ACCESSO AL PROGRAMMA SCHERMATA PRINCIPALE TITULUS SCRIVANIA PERSONALE SCRIVANIA DI UFFICIO GESTIONE DEI DOCUMENTI ACCESSO AI DOCUMENTI Documento in arrivo Documento differito Documento in partenza Documento tra uffici Documenti inserito in repertorio To do Documento non protocollato MODIFICA DELLE ASSEGNAZIONI Modifica dell assegnazione per competenza Modifica dell operatore incaricato Aggiunta di un assegnazione per conoscenza Rimozione di un assegnazione per conoscenza Restituzione di un documento NOTE E ANNOTAZIONI Inserimento di un annotazione Inserimento di una nota Modifica di una nota Rimozione di una nota RICERCA DEI DOCUMENTI RICERCA PER NUMERO DI PROTOCOLLO RICERCA GLOBALE Ricerca in base a parola chiave generica Ricerca in base a parola chiave nell oggetto Ricerca in base a parola chiave nelle note Ricerca in base a parola chiave nelle annotazioni Ricerca in base a classificazione Ricerca in base a mezzo di invio Ricerca in base a data o numero di protocollo Ricerca in base ad assegnazione Ricerca in base a protocollista RICERCA TRA DOCUMENTI IN ARRIVO Ricerca in base a parola chiave generica Ricerca in base a parola chiave nell oggetto Ricerca in base a parola chiave nelle note Ricerca in base a parola chiave nelle annotazioni Ricerca in base a classificazione Ricerca in base al mittente Ricerca in base a mezzo di invio Ricerca in base a data o numero di protocollo Ricerca in base al protocollo mittente Ricerca in base alla data di protocollazione del mittente Ricerca in base ad assegnazione Ricerca in base a protocollista RICERCA TRA DOCUMENTI IN PARTENZA Ricerca in base a parola chiave generica

3 5.4.2 Ricerca in base a parola chiave nell oggetto Ricerca in base a parola chiave nelle note Ricerca in base a parola chiave nelle annotazioni Ricerca in base a classificazione Ricerca in base al destinatario Ricerca in base a mezzo di invio Ricerca in base a data o numero di protocollo Ricerca in base ad assegnazione Ricerca in base a protocollista RICERCA TRA DOCUMENTI TRA UFFICI Ricerca in base a parola chiave generica Ricerca in base a parola chiave nell oggetto Ricerca in base a parola chiave nelle note Ricerca in base a parola chiave nelle annotazioni Ricerca in base a classificazione Ricerca in base a mezzo di invio Ricerca in base all assegnazione Ricerca in base a data o numero di protocollo Ricerca in base a protocollista RICERCA TRA REPERTORI Ricerca in base a parola chiave generica Ricerca in base a parola chiave nell oggetto Ricerca in base a parola chiave nelle note Ricerca in base a parola chiave nelle annotazioni Ricerca in base a classificazione Ricerca in base all assegnazione Ricerca in base a data o numero di repertorio Ricerca in base a protocollista RICERCA TRA DOCUMENTI NON PROTOCOLLATI Ricerca in base a parola chiave generica Ricerca in base a parola chiave nell oggetto Ricerca in base ad autore Ricerca in base a parola chiave nelle note Ricerca in base a parola chiave nelle annotazioni Ricerca in base a classificazione Ricerca in base all assegnazione Ricerca in base a data o numero di registrazione Ricerca in base a protocollista Accesso al programma Per accedere al programma Titulus occorre aprire il browser e digitare nella barra in alto il seguente indirizzo: Il sistema mostra la schermata di Figura 1, in cui l utente deve cliccare sulla voce Accesso a Titulus. 3

4 Figura 1 A questo punto il sistema mostra la schermata di Figura 2, in cui l utente deve inserire le proprie credenziali di ateneo (username e password utilizzate per l accesso al cedolino) e cliccare su pulsante Invia, Figura 2 Una volta eseguita la login, il sistema mostrerà la pagina principale di Titulus, mostrata in Figura 3. Per una descrizione dettagliata della schermata principale si rimanda al capitolo Errore. L'origine riferimento non è stata trovata.. 3 Schermata principale Titulus La schermata iniziale di Titulus (vedi Figura 3) è suddivisa in varie parti. Le funzionalità disponibili nella schermata di Figura 3 dipendono dal livello di autorizzazione e quindi possono variare da utente ad utente. Vediamo aree le principali: Pulsanti per la protocollazione (evidenziata in viola in alto): mediante le voci presenti in questa area è possibile protocollare documenti e registrare documenti senza protocollarli. Per un analisi approfondita dei pulsanti presenti in questa area, si rimanda al Titulus - Manuale per protocollazione. Pulsanti per la ricerca (evidenziata in giallo al centro): mediante le voci presenti in questa area è possibile svolgere ricerche tra documenti, fascicoli e voci in anagrafica. Per un analisi 4

5 approfondita dei pulsanti presenti in questa area, si rimanda al capitolo Errore. L'origine riferimento non è stata trovata., mentre per quanto riguarda la ricerca in anagrafica, si rimanda al Titulus - Manuale per protocollazione. Scrivania personale (evidenziata in rosso in basso a sinistra): mediante le voci presenti in questa area, è possibile accedere ai documenti assegnati per competenza o per conoscenza direttamente all utente (vedi paragrafo 3.1). Scrivania di ufficio (evidenziata in verde in basso a destra): mediante le voci presenti in questa area, è possibile accedere ai documenti assegnati per competenza o per conoscenza ai dipendenti dell ufficio a cui l utente appartiene (vedi paragrafo 3.2). Tutti i documenti che compaiono nella scrivania personale, compaiono anche nella scrivania di ufficio. Figura Scrivania personale La scrivania personale (evidenziata in rosso in Figura 3) è suddivisa in due sezioni: 5

6 Nella sezione Doc. in gestione sono presenti i documenti che, al momento non sono stati inseriti in alcun fascicolo o raccoglitore, e che sono stati assegnati per competenza o per conoscenza all utente. Nella sezione Archivio sono invece presenti i fascicoli e i raccoglitori di competenza dell utente. Nella sezione Doc. in gestione sono presenti, tra le altre, le seguenti vaschette: RPA: contiene i documenti assegnati per competenza all'utente. Bozze: contiene le bozze dei documenti create dall utente. Minuta: contiene i documenti tra uffici la cui minuta è di responsabilità dell utente. Resi: contiene i documenti che l utente ha assegnato per sbaglio ad un RPA e che quest ultimo ha rigettato. Questi documenti sono pronti per essere assegnati ad un nuovo RPA. Incarichi: contiene i documenti che sono stati assegnati all utente in qualità di operatore incaricato. CC: contiene i documenti assegnati per conoscenza all utente. Nella sezione Archivio, invece, sono presenti le seguenti vaschette: Fascicoli aperti: permette di accedere ai fascicoli aperti di responsabilità dell utente. Raccoglitori aperti: permette di accedere ai raccoglitori aperti di propria responsabilità, cioè creati dall'utente corrente. I raccoglitori chiusi non compaiono in questo elenco. Il numero vicino a questa voce indica il numero di raccoglitori, attualmente aperti, di propria responsabilità. Mentre se la voce è disattivata, significa che al momento non esiste nessun raccoglitore aperto che soddisfa tali condizioni. Se le vaschette sono disattivate, come ad esempio la vaschetta Bozze in Figura 3, significa che la vaschetta è vuota. Il numero vicino a ciascuna vaschetta, invece, indica il numero di documenti o fascicoli presenti. Se facciamo l esempio della Figura 3 vediamo, tra le altre cose, che all utente sono stati assegnati 154 documenti per competenza. Il fascicolo è un contenitore costituito dai documenti relativi ad un procedimento amministrativo e costituisce l unità di base indivisibile di un archivio. I documenti appartenenti ad un fascicolo hanno tutti lo stesso RPA e la stessa classificazione. Il raccoglitore è un contenitore che permette di raccogliere documenti della stessa tipologia (ad esempio, le fatture del 2008) o riguardanti uno stesso procedimento ma, a differenza del fascicolo, non ha una classificazione ed una numerazione propria. 3.2 Scrivania di ufficio La scrivania di ufficio (evidenziata in verde in Figura 3) è suddivisa in due sezioni: Nella sezione Doc. in gestione sono presenti i documenti singoli, che al momento non sono stati inseriti in alcun contenitore, e che sono stati assegnati per competenza o per conoscenza ad un qualsiasi dipendente appartenente all ufficio indicato. Nella sezione Archivio sono invece elencati i contenitori di competenza di un qualsiasi dipendente appartenente allo stesso ufficio indicato. 6

7 Di default l ufficio indicato è l ufficio di afferenza dell utente. Utilizzando il menu a tendina indicato dalla freccia verde in Figura 3, l utente può eventualmente selezionare un altro ufficio tra quelli gerarchicamente inferiori all ufficio a cui egli stesso afferisce. Ad esempio un utente che afferisce alla Direzione Servizi Informatici e Amministrazione Digitale può selezionare mediante il menu a tendina l ufficio Settore Dematerializzazione e Workflow Documentale. Nella sezione Doc. in gestione sono presenti, tra le altre, le seguenti vaschette: UOR: permette di accedere ai documenti assegnati per competenza ad un qualsiasi dipendente appartenente all ufficio indicato. Minuta: permette di accedere ai documenti tra uffici la cui minuta è di responsabilità di un qualsiasi dipendente appartenente all ufficio indicato. Resi: permette di accedere ai documenti che un qualsiasi dipendente dell ufficio indicato ha assegnato per sbaglio ad un RPA e che quest ultimo ha rigettato. Questi documenti sono pronti per essere assegnati ad un nuovo RPA. Incarichi: permette di accedere ai documenti che sono stati assegnati, in qualità di operatore incaricato, ad un qualsiasi dipendente appartenente all ufficio indicato. CC: permette di accedere ai documenti assegnati per conoscenza ad un qualsiasi dipendente appartenente all ufficio indicato. Nella sezione Archivio, invece, sono presenti le seguenti cartelle: Fascicoli aperti: permette di accedere ai fascicoli aperti di responsabilità dei dipendenti dell ufficio a cui l utente appartiene. Il numero vicino a questa voce indica il numero di fascicoli che verificano questa condizione. Se la cartella è disattivata, invece, significa che al momento non esiste nessun fascicolo che soddisfa tale requisito. I fascicoli chiusi non compaiono in questo elenco. Raccoglitori aperti: permette di accedere ai raccoglitori aperti di responsabilità dei dipendenti dell ufficio a cui l utente appartiene. Il numero vicino a questa voce indica il numero di raccoglitori che verificano questa condizione. Se la cartella è disattivata, invece, significa che al momento non esiste nessun raccoglitore che soddisfa tale requisito. I raccoglitori chiusi non compaiono in questo elenco. Se le vaschette sono disattivate, come ad esempio la vaschetta Bozze in Figura 3, significa che la vaschetta è vuota. Il numero vicino a ciascuna vaschetta, invece, indica il numero di documenti o fascicoli presenti. Se facciamo l esempio della Figura 3 vediamo, tra le altre cose, che all utente sono stati assegnati 154 documenti per competenza. Il fascicolo è un contenitore costituito dai documenti relativi ad un procedimento amministrativo e costituisce l unità di base indivisibile di un archivio. I documenti appartenenti ad un fascicolo hanno tutti lo stesso RPA e la stessa classificazione. Il raccoglitore è un contenitore che permette di raccogliere documenti della stessa tipologia (ad esempio, le fatture del 2008) o riguardanti uno stesso procedimento ma, a differenza del fascicolo, non ha una classificazione ed una numerazione propria. 7

8 4 Gestione dei documenti Università di Pisa 4.1 Accesso ai documenti Per accedere ai documenti, è necessario che l utente acceda al sistema (vedi capitolo 2) e selezioni una delle vaschette della scrivania personale o della scrivania di ufficio (vedi capitolo 3). In questo modo il sistema mostrerà una schermata del tutto simile a quella di Figura 4 in cui vengono mostrati i documenti presenti all interno della vaschetta (ad esempio, cliccando sulla vaschetta RPA, il sistema mostrerà tutti i documenti che sono stati assegnati per competenza all utente). Per ciascun documento, viene mostrato: Tipologia di documento (vedi colonna evidenziata in rosso); Numero di protocollo (vedi colonna evidenziata in giallo); Data di protocollazione (vedi colonna evidenziata in verde); Soggetto (vedi colonna evidenziata in arancione); Oggetto (vedi colonna evidenziata in blu). Figura 4 La tipologia del documento (colonna evidenziata di rosso) viene indicata mediante l utilizzo di icone diverse, mentre il soggetto del documento (colonna evidenziata in arancione) contiene informazioni diverse a seconda della tipologia del documento stesso (vedi Tabella 1). Tipologia documento Documento in arrivo Documento differito Documento in partenza Soggetto documento Mittente del documento Mittente del documento Destinatario del documento 8

9 Documento tra uffici della stessa AOO Documento non protocollato Tabella 1 Mittente del documento Autore del documento Con documento differito si intende un documento in ingresso alla pubblica amministrazione che è stato protocollato in un giorno successivo al suo arrivo. Nel caso in cui i documenti assegnati per competenza siano molti, questi vengono mostrati suddivisi in più pagine. In alto a destra di Figura 4 è possibile visualizzare sia il numero della pagina attualmente visualizzata, sia il numero di pagine complessivo (vedi zona evidenziata in viola). Per sfogliare le varie pagine è possibile sia cliccare sulle frecce verdi, mostrate in Figura 5, sia utilizzare i pulsanti presenti in alto nella colonna di sinistra, mostrati in Figura 6. Figura 5 Figura 6 Per accedere ad un documento è sufficiente cliccare sull icona a sinistra del documento a cui vogliamo accedere (ad esempio per accedere al documento con numero di protocollo 31, occorre cliccare sull icona evidenziata di rosso in Figura 7). Figura 7 Facendo in questo modo, il sistema mostrerà la scheda del documento, contenente le informazioni inserite in fase di protocollazione. Poiché il contenuto di tali schede cambia leggermente in base al tipo di documento a cui l utente sta accedendo, ne rimandiamo la descrizione ai paragrafi seguenti Documento in arrivo La Figura 8 mostra la scheda di un documento protocollato in arrivo. Tale scheda contiene, partendo dall alto, i seguenti campi: Numero e data di protocollo: in alto nella scheda viene mostrato il numero di protocollo e la data di protocollazione. La stringa posta tra parentesi (nel caso rappresentato in Figura 8, PISACLE ) indica il numero di protocollo nella forma prevista dalla normativa vigente. Mittente: contiene il mittente del documento, con i dati memorizzati in anagrafica. 9

10 Dati doc.: contiene indicazione sul mezzo con cui il documento è pervenuto alla P.A. (Raccomandata A/R, Posta prioritaria, ecc.). Oggetto: contiene una descrizione del contenuto del documento. Allegati: contiene il numero o la descrizione degli allegati che sono pervenuti insieme al documento. Nel caso rappresentato in Figura 8, non sono presenti allegati. Classif.: contiene titolo e classe del documento, che dipendono dal procedimento amministrativo a cui il documento fa riferimento. UOR-RPA: contiene il nome e l ufficio del responsabile del procedimento amministrativo a cui il documento fa riferimento. Operatore: contiene il nome e l ufficio dell utente che gestirà praticamente il documento. CC: contiene il nome e l ufficio degli utenti che devono ricevere il documento in copia conoscenza. Registrazione: contiene il nome e l ufficio dell utente che ha protocollato il documento e la data in cui è avvenuta la protocollazione. Ultima modifica: contiene il nome e l ufficio dell utente che ha effettuato l ultima modifica alla scheda di protocollazione e la data in cui tale modifica è stata effettuata. Figura 8 Nell area evidenziata in rosso in Figura 8, è possibile trovare il collegamento alla scansione del documento che è stato protocollato e dei suoi eventuali allegati. Per accedere alla scansione è sufficiente cliccare sul nome del file Documento differito Con documento differito si intende un documento in ingresso alla pubblica amministrazione che è stato protocollato in un giorno successivo al suo arrivo. La Figura 9 mostra la scheda di un documento differito. Tale scheda differisce rispetto a quella di un documento in arrivo solo per la parte evidenziata in rosso in Figura 9, contenente la data effettiva 10

11 dell arrivo e la motivazione sul perché tale documento non è stato protocollato lo stesso giorno in cui è pervenuto. Per la descrizione degli altri campi di Figura 9, si rimanda alla lettura del paragrafo Figura Documento in partenza La Figura 10 mostra la scheda di un documento protocollato in partenza. Tale scheda contiene, partendo dall alto, i seguenti campi: Numero e data di protocollo: in alto nella scheda viene mostrato il numero di protocollo e la data di protocollazione. La stringa posta tra parentesi (nel caso rappresentato in Figura 10, 2013-PISACLE ) indica il numero di protocollo nella forma prevista dalla normativa vigente. Destinatari: contiene la lista di tutti i destinatari del documento, con i dati memorizzati in anagrafica. Nel caso in cui siano presenti dei destinatari per copia conoscenza, questi vengono indicati con l icona evidenziata in blu in Figura 10. Dati doc.: contiene indicazione sul mezzo con cui il documento è stato inviato al destinatario principale (Raccomandata A/R, Posta prioritaria, ecc.). Oggetto: contiene una descrizione del contenuto del documento. Allegati: contiene il numero o la descrizione degli allegati da inviare insieme al documento. Nel caso rappresentato in Figura 10, non sono presenti allegati. Classif.: contiene titolo e classe del documento, che dipendono dal procedimento amministrativo a cui il documento fa riferimento. 11

12 UOR-RPA: contiene il nome e l ufficio del responsabile del procedimento amministrativo a cui il documento fa riferimento. Operatore: contiene il nome e l ufficio dell utente che ha creato praticamente il documento. CC: contiene il nome e l ufficio degli utenti che devono ricevere il documento in copia conoscenza. Registrazione: contiene il nome e l ufficio dell utente che ha protocollato il documento e la data in cui è avvenuta la protocollazione. Ultima modifica: contiene il nome e l ufficio dell utente che ha effettuato l ultima modifica alla scheda di protocollazione e la data in cui tale modifica è stata effettuata. L RPA di un documento può non coincidere con il firmatario del documento stesso. Figura 10 Nell area evidenziata in rosso in Figura 10, è possibile trovare il collegamento alla scansione del documento che è stato protocollato e dei suoi eventuali allegati. Per accedere alla scansione è sufficiente cliccare sul nome del file Documento tra uffici Con documento tra uffici è un documento che viene scambiato tra uffici diversi della stessa AOO. 12

13 La Figura 11 mostra la scheda di un documento protocollato tra uffici. Tale scheda contiene, partendo dall alto, i seguenti campi: Numero e data di protocollo: in alto nella scheda viene mostrato il numero di protocollo e la data di protocollazione. La stringa posta tra parentesi (nel caso rappresentato in Figura 11, 2014-PISACLE ) indica il numero di protocollo nella forma prevista dalla normativa vigente. Mittente int.: contiene l RPA della minuta, cioè il responsabile del procedimento amministrativo che ha prodotto il documento. A mezzo.: contiene indicazione sul mezzo con cui il documento è transitato tra gli uffici della AOO (Posta interna, consegna a mano, ecc.). Oggetto: contiene una descrizione del contenuto del documento. Allegati: contiene il numero o la descrizione degli allegati da inviare insieme al documento. Nel caso rappresentato in Figura 11, non sono presenti allegati. Minuta >> Classif.: contiene titolo e classe del procedimento amministrativo che ha prodotto il documento. Minuta >> UOR-RPA: contiene il nome e l ufficio del responsabile del procedimento amministrativo che ha prodotto il documento. Minuta >> Operatore: contiene il nome e l ufficio dell utente che ha creato praticamente il documento. Originale >> Classif.: contiene titolo e classe del procedimento amministrativo a cui il documento è destinato. Originale >> UOR-RPA: contiene il nome e l ufficio del responsabile del procedimento amministrativo a cui il documento è destinato. Originale >> Operatore: contiene il nome e l ufficio dell utente che gestirà praticamente il documento. Originale >> CC: contiene il nome e l ufficio degli utenti che devono ricevere il documento in copia conoscenza. Registrazione: contiene il nome e l ufficio dell utente che ha protocollato il documento e la data in cui è avvenuta la protocollazione. Ultima modifica: contiene il nome e l ufficio dell utente che ha effettuato l ultima modifica alla scheda di protocollazione e la data in cui tale modifica è stata effettuata. L RPA della minuta può non coincidere con il firmatario del documento stesso. 13

14 Figura 11 Nell area evidenziata in verde in Figura 11, è possibile trovare il collegamento alla scansione del documento che è stato protocollato e dei suoi eventuali allegati. Per accedere alla scansione è sufficiente cliccare sul nome del file Documenti inserito in repertorio To do Documento non protocollato Un documento registrato in Titulus come documento non protocollato può essere sia in ingresso che in uscita alla pubblica amministrazione. La Figura 12 mostra la scheda di un documento registrato ma non protocollato. Tale scheda contiene, partendo dall alto, i seguenti campi: Data di registrazione: in alto nella scheda viene mostrata la data in cui tale documento è stato registrato. Autore: contiene l autore del documento. Questo può essere sia interno che esterno alla pubblica amministrazione. Oggetto: contiene una descrizione del contenuto del documento. Allegati: contiene il numero o la descrizione degli allegati del documento. Nel caso rappresentato in Figura 12, non sono presenti allegati. Classif.: contiene titolo e classe del documento, che dipendono dal procedimento amministrativo a cui il documento fa riferimento. UOR-RPA: contiene il nome e l ufficio del responsabile del procedimento amministrativo a cui il documento fa riferimento. 14

15 Operatore: contiene il nome e l ufficio dell utente che ha gestito praticamente il documento. CC: contiene il nome e l ufficio degli utenti che devono ricevere il documento in copia conoscenza. Registrazione: contiene il nome e l ufficio dell utente che ha registrato il documento e la data in cui è avvenuta la registrazione. Ultima modifica: contiene il nome e l ufficio dell utente che ha effettuato l ultima modifica alla scheda di registrazione e la data in cui tale modifica è stata effettuata. L RPA di un documento può non coincidere con il firmatario del documento stesso. Figura 12 Nell area evidenziata in rosso in Figura 12, è possibile trovare il collegamento alla scansione del documento che è stato registrato e dei suoi eventuali allegati. Per accedere alla scansione è sufficiente cliccare sul nome del file. 4.2 Modifica delle assegnazioni Nel normale utilizzo di un documento, è possibile che sorga l esigenza di modificare la lista di coloro che, in qualche modo, hanno a che fare con il documento. Per far questo, possiamo accedere alla scheda del documento su cui vogliamo agire (vedi paragrafo 4.1) e utilizzare i pulsanti mostrati in Figura

16 Vediamo qui di seguito i vari casi. Figura Modifica dell assegnazione per competenza Per modificare il responsabile del procedimento amministrativo a cui il documento fa riferimento (RPA), occorre cliccare sul pulsante Nuovo RPA, evidenziato in rosso in Figura 13. A questo punto il sistema mostrerà la schermata di Figura 14. Figura 14 Per modificare il responsabile del procedimento amministrativo, l utente dovrà inserire il nome e l ufficio del nuovo RPA e cliccare sul pulsante Conferma, evidenziato in rosso in Figura 14. Scrivendo il nome del nuovo responsabile nel campo Persona e premendo il tasto il sistema inserisce automaticamente il nome dell ufficio di appartenenza Modifica dell operatore incaricato Per inserire o modificare l operatore incaricato del documento, occorre cliccare sul pulsante Operatore, evidenziato in viola in Figura 13. A questo punto il sistema mostrerà la schermata di Figura

17 Figura 15 Per inserire o modificare l operatore incaricato, l utente dovrà inserire il nome e l ufficio del nuovo operatore e cliccare sul pulsante Conferma, evidenziato in rosso in Figura 15. Scrivendo il nome del nuovo responsabile nel campo Persona e premendo il tasto il sistema inserisce automaticamente il nome dell ufficio di appartenenza. Un documento può avere un unico operatore incaricato. Quindi inserendo un nuovo operatore incaricato, il sistema elimina automaticamente quello preesistente Aggiunta di un assegnazione per conoscenza Per aggiungere un nuovo utente tra i destinatari per conoscenza, occorre cliccare sul pulsante Nuovo CC evidenziato in verde in Figura 13. A questo punto il sistema mostrerà la schermata di Figura 16. Figura 16 Per aggiungere un nuovo utente tra i destinatari per conoscenza, l utente dovrà inserire il nome e l ufficio del nuovo destinatario e cliccare sul pulsante Conferma, evidenziato in rosso in Figura 16. Scrivendo il nome del nuovo responsabile nel campo Persona e premendo il tasto il sistema inserisce automaticamente il nome dell ufficio di appartenenza Rimozione di un assegnazione per conoscenza Per eliminare un utente tra i destinatari per conoscenza, occorre cliccare sull icona giallo in Figura 13, che si trova a fianco del nome dell utente da eliminare., evidenziata in Restituzione di un documento Nel caso in cui un documento venga assegnato erroneamente per competenza ad un utente, questi può rigettare il documento, restituendolo all utente che ne aveva curato la protocollazione. Per fare questo occorre cliccare sul pulsante Rigetta evidenziato in arancione in Figura

18 In questo modo il sistema apre il pop-up di Figura 17. Cliccando sul pulsante OK, evidenziato in rosso in figura, il sistema mostra la schermata di Figura 18. Cliccando sul pulsante OK, evidenziato in rosso in figura, il documento viene rinviato al protocollista che ha effettuato la registrazione. Figura 17 Figura 18 Prima di compiere tale operazione, potrebbe essere utile che l utente inserisca una nota esplicativa, così come indicato nel paragrafo Note e annotazioni Il sistema Titulus permette di inserire nella registrazione di un documento due diversi tipi di promemoria: Nota Annotazione Si tratta di un promemoria non permanente, che può essere sia cancellato che modificato in seguito al suo inserimento. Facendo un parallelo con il cartaceo, equivale ad attaccare un post-it sul documento. Si tratta di un promemoria permanente che non può essere né cancellato, né modificato in seguito al suo inserimento. Titulus tiene traccia di chi ha inserito l annotazione e del giorno e ora in cui tale annotazione è stata inserita. Facendo un parallelo con il cartaceo, equivale a scrivere un appunto a penna direttamente sul documento. Sia le note che le annotazioni saranno visibili a tutti coloro che accederanno alla scheda del documento. Per l inserimento di note e annotazioni, ne rimandiamo ai paragrafi seguenti Inserimento di un annotazione 18

19 L annotazione è un promemoria permanente che non può essere né cancellato, né modificato in seguito al suo inserimento. Titulus tiene traccia di chi ha inserito l annotazione e del giorno e ora in cui tale annotazione è stata inserita. Facendo un parallelo con il cartaceo, equivale a scrivere un appunto a penna direttamente sul documento. Per inserire un annotazione ad un documento, l utente deve richiamare la scheda del documento e cliccare sul pulsante Annotazione, evidenziato in rosa in Figura 13. Il sistema aprirà una schermata come quella mostrata in Figura 19, permettendo all utente di scrivere nel campo Annotazione. Un volta terminato, l utente potrà cliccare sul pulsante Salva, evidenziato in rosso in figura, per salvare l annotazione, oppure sul pulsante Abbandona, evidenziato in verde in figura, per tornare alla scheda del documento. Figura Inserimento di una nota Per inserire una nota occorre richiamare la scheda del documento e cliccare sul pulsante che compare nella colonna di sinistra. A questo punto l utente deve inserire la propria nota nel campo evidenziato in rosso in Figura 20 e cliccare sul pulsante che compare nella colonna di sinistra per salvare la nota inserita. Figura 20 La nota è un promemoria non permanente, che può essere sia cancellato che modificato in seguito al suo inserimento. Facendo un parallelo con il cartaceo, equivale ad attaccare un post-it sul documento. 19

20 4.3.3 Modifica di una nota Per modificare una nota occorre richiamare la scheda del documento e cliccare sul pulsante che compare nella colonna di sinistra. A questo punto l utente deve modificare la nota presente nel campo evidenziato in rosso in Figura 20 e cliccare successivamente sul pulsante che compare nella colonna di sinistra Rimozione di una nota Per eliminare una nota occorre richiamare la scheda del documento e cliccare sul pulsante che compare nella colonna di sinistra. A questo punto l utente deve cancellare la nota presente nel campo evidenziato in rosso in Figura 20 e cliccare successivamente sul pulsante che compare nella colonna di sinistra. 5 Ricerca dei documenti Il sistema Titulus permette di svolgere una serie di ricerche tra i documenti che vi sono stati registrati o protocollati. Per svolgere le ricerche, l utente deve accedere al sistema (vedi capitolo 2) e utilizzare i pulsanti presenti dell area evidenziata in giallo in Figura 3. Nei successivi paragrafi mostreremo nel dettaglio come eseguire i vari tipi di ricerca. I risultati della ricerca mostreranno sempre solo documenti a cui l utente ha accesso. In nessun caso l utente potrà accedere a documenti a cui non ha diritto di accesso. 5.1 Ricerca per numero di protocollo Per accedere ad un documento di cui l utente conosce già il numero di protocollo, egli deve accedere alla schermata principale e scrivere il numero nell area evidenziata in rosso in Figura 21 (parte alta della schermata principale) e cliccare sull icona che si trova subito a destra (icona evidenziata in giallo). Figura 21 Di default, il sistema ricerca il documento con il numero di protocollo indicato tra quelli protocollati nell anno corrente. Nel caso in cui si voglia svolgere la ricerca su un anno diverso, occorre: scrivere l'anno di interesse, nell area evidenziata in verde scrivere il numero di protocollo ricercato, nell area evidenziata in rosso cliccare sull icona che si trova subito a destra (icona evidenziata in giallo) Nel caso in cui il documento sia presente all interno del sistema, questi mostra la relativa schermata di registrazione, da cui è possibile accedere al documento vero e proprio (per una descrizione dettagliata delle informazioni contenute nelle schede di registrazione si rimanda ai paragrafi 4.1.1, 4.1.2, e 4.1.4). 20

21 Nel caso in cui il documento non sia presente all interno del sistema, questi mostra la schermata di Figura Ricerca globale Per svolgere una ricerca tra tutti i documenti presenti nel sistema (sia protocollati che no), occorre accedere alla schermata principale e cliccare sul pulsante Globale evidenziato in rosso in Figura 23. Figura 23 In questo modo il sistema apre la schermata di Figura 24. Per svolgere le ricerche è necessario compilare uno o più campi presenti nella schermata e cliccare sul pulsante presente nella colonna di sinistra. Compilando più campi nella schermata di ricerca, il sistema mostra i documenti che verificano TUTTE le condizioni inserite. Il sistema permette anche di restringere la ricerca dei documenti all interno di particolari gruppi: Se vogliamo svolgere la ricerca solo tra i documenti annullati, occorre apporre il segno di spunta alla voce Solo documenti annullati, evidenziato in rosso in Figura 24, prima di procedere con la ricerca vera e propria. Se vogliamo svolgere la ricerca solo tra i documenti NON annullati, occorre apporre il segno di spunta alla voce Solo documenti NON annullati, evidenziato in verde in Figura 24, prima di procedere con la ricerca vera e propria. Se vogliamo svolgere la ricerca solo tra le bozze, occorre apporre il segno di spunta alla voce Solo bozze di documenti, evidenziato in arancione in Figura 24, prima di procedere con la ricerca vera e propria. Nel caso in cui si voglia restringere la ricerca ai soli documenti in arrivo, si rimanda al paragrafo 5.3. Nel caso in cui si voglia restringere la ricerca ai soli documenti in partenza, si rimanda al paragrafo 5.4. Nel caso in cui si voglia restringere la ricerca ai soli documenti trasmessi tra uffici della stessa AOO, si rimanda al paragrafo 5.5. Nel caso in cui si voglia restringere la ricerca ai soli documenti presenti in un repertorio, si rimanda al paragrafo

22 Nel caso in cui si voglia restringere la ricerca ai soli documenti registrati nel sistema (ma non protocollati), si rimanda al paragrafo 5.7. Figura 24 Vediamo adesso nel dettaglio alcune delle tipologie di ricerca più comuni che possono essere svolte mediante la schermata di Figura Ricerca in base a parola chiave generica Il sistema Titulus mette a disposizione vari modi per ricercare i documenti che contengono al proprio interno o all interno della loro scheda di registrazione una parola indicata: Ricerca solo tra i dati presenti nella scheda di registrazione (oggetto, mittente o destinatario, note, annotazioni, ecc.). Per far questo l utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere la parola da ricercare nell area evidenziata in rosso in Figura 25 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra. Ricerca solo all interno dei documenti allegati. Per far questo l utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere la parola da ricercare nell area evidenziata in verde in Figura 25 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra. 22

23 Ricerca tra i dati presenti nella scheda di registrazione e all interno dei documenti allegati. Per far questo l utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere la parola da ricercare nell area evidenziata in giallo in Figura 25 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra. Figura 25 La ricerca all interno dei documenti allegati ad una registrazione può essere effettuata solo nei seguenti casi: se il documento allegato è un file generato da un programma di videoscrittura (Word, OpenOffice, ecc.), eventualmente firmato digitalmente se il documento allegato è un file.pdf ottenuto dalla scansione di un documento cartaceo a cui è stato applicato un sistema di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). Alcuni degli scanner più evoluti permettono di compiere quest ultima operazione automaticamente. Ne consegue che Titulus NON è in grado di svolgere le ricerche all interno di file ottenuti mediante scansione di documenti a cui non è stato applicato un sistema di riconoscimento ottico dei caratteri. Le parole ricercate devono essere scritte per intero. Ne consegue che se l utente vuole individuare tutte le fatture a cui ha accesso e scrive la parola fattur, il sistema non individua nessun documento che verifichi le condizioni. Per ottenere tutte le fatture l utente può scrivere: la parola fattura nella sua interezza le prime lettere della parola fattura, seguite da * (ad esempio fatt* ) Ricerca in base a parola chiave nell oggetto Il sistema Titulus permette di ricercare i documenti che contengono una data parola chiave nell oggetto. Per far questo l utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere gli estremi dell intervallo nell area evidenziata in rosso in Figura 26 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra. 23

24 Figura 26 Le parole ricercate devono essere scritte per intero. Ne consegue che se l utente vuole individuare tutte le fatture a cui ha accesso e scrive la parola fattur, il sistema non individua nessun documento che verifichi le condizioni. Per ottenere tutte le fatture l utente può scrivere: la parola fattura nella sua interezza le prime lettere della parola fattura, seguite da * (ad esempio fatt* ) Ricerca in base a parola chiave nelle note Il sistema Titulus permette di ricercare i documenti che contengono una data parola chiave nelle note. Per far questo l utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere la parola ricercata nell area evidenziata in giallo in Figura 26 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra. Le parole ricercate devono essere scritte per intero. Ne consegue che se l utente vuole individuare i documenti che hanno la parola fattura nelle note e scrive la parola fattur, il sistema non individua nessun documento che verifichi le condizioni. Per ottenere i documenti che hanno la parola fattura nelle note, l utente può scrivere: la parola fattura nella sua interezza le prime lettere della parola fattura, seguite da * (ad esempio fatt* ) Ricerca in base a parola chiave nelle annotazioni Il sistema Titulus permette di ricercare i documenti che contengono una data parola chiave nelle annotazioni. Per far questo l utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere la parola ricercata nell area evidenziata in verde in Figura 26 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra. 24

25 Le parole ricercate devono essere scritte per intero. Ne consegue che se l utente vuole individuare i documenti che hanno la parola fattura nelle annotazioni e scrive la parola fattur, il sistema non individua nessun documento che verifichi le condizioni. Per ottenere i documenti che hanno la parola fattura nelle annotazioni, l utente può scrivere: la parola fattura nella sua interezza le prime lettere della parola fattura, seguite da * (ad esempio fatt* ) Ricerca in base a classificazione Il sistema Titulus permette di ricercare i documenti in base alla classificazione che gli è stata attribuita. Per far questo l utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere il titolo e la classe nell area evidenziata in viola in Figura 26 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra. Il titolo e la classe devono essere nella forma titolo/classe scritti in cifre arabe (ad esempio 1/5) Ricerca in base a mezzo di invio Il sistema Titulus permette di ricercare i documenti in base al loro mezzo di invio. Per far questo l utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere il mezzo di invio ricercato nell area evidenziata in arancione in Figura 26 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra. Il mezzo di invio deve essere scritto per intero. Ad esempio, se l utente scrive solamente Raccomandata, il sistema non mostrerà i documenti inviati mediante Raccomandata AR. Nel caso in cui si voglia scrivere solo parte del nome, occorre farla precedere e seguire dall asterisco (*). Ad esempio, se l utente scrive *Raccomandata* il sistema mostrerà anche i documenti inviati mediante Raccomandata AR. 25

26 5.2.7 Ricerca in base a data o numero di protocollo Il sistema Titulus mette a disposizione vari modi per ricercare i documenti in base alla data di protocollazione o al numero di protocollo: Ricerca dei documenti con numero di protocollo appartenente ad un dato intervallo. Per far questo l utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere gli estremi dell intervallo nell area evidenziata in rosso in Figura 27 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra. Di default il sistema svolge la ricerca tra i documenti protocollati nell anno corrente. Nel caso in cui la ricerca debba essere svolta in un anno diverso da quello corrente, occorre prima indicare l anno nell area evidenziata in verde in Figura 27. Ricerca dei documenti con numero di protocollo appartenente ad un dato insieme. Per far questo l utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere la lista dei numeri di protocollo che interessano nell area evidenziata in giallo in Figura 27 (i numeri di protocollo devono essere separati da virgole) e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra. Di default il sistema svolge la ricerca tra i documenti protocollati nell anno corrente. Nel caso in cui la ricerca debba essere svolta in un anno diverso da quello corrente, occorre prima indicare l anno nell area evidenziata in verde in Figura 27. Ricerca dei documenti protocollati in un dato intervallo temporale. Per far questo l utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere la data di inizio e fine dell intervallo temporale nell area evidenziata in blu in Figura 27 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra. Nel caso in cui non venga indicata la data di fine dell intervallo, il sistema la considera coincidente con la data di inizio specificata. Figura 27 Le date devono essere inserite nel formato gg/mm/aaaa. Per l inserimento delle date è possibile utilizzare il calendario cliccando sull icona trova immediatamente alla destra del campo da compilare. che si Ricerca in base ad assegnazione Il sistema Titulus mette a disposizione vari modi per ricercare i documenti in base alla loro assegnazione per competenza o per conoscenza: Ricerca dei documenti assegnati per competenza ad una data persona. Per far questo l utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere il nome dell assegnatario per competenza nell area evidenziata in rosso in Figura 28 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra. 26

27 Ricerca dei documenti assegnati per competenza a persone di un dato ufficio. Per far questo l utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere il nome dell ufficio nell area evidenziata in verde in Figura 28 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra. Ricerca dei documenti assegnati per conoscenza ad una data persona. Per far questo l utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere il nome dell assegnatario per conoscenza nell area evidenziata in arancione in Figura 28 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra. Ricerca dei documenti assegnati per conoscenza a persone di un dato ufficio. Per far questo l utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere il nome dell ufficio nell area evidenziata in viola in Figura 28 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra. Ricerca dei documenti assegnati come incarico ad una data persona. Per far questo l utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere il nome dell incaricato nell area evidenziata in giallo in Figura 28 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra. Figura Ricerca in base a protocollista Il sistema Titulus mette a disposizione vari modi per ricercare i documenti in base al protocollista che li ha registrati nel sistema. Ricerca in base al nome del protocollista. Per far questo l utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere il nome del protocollista nell area evidenziata in rosso in Figura 29 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra. Ricerca in base all ufficio del protocollista. Per far questo l utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere il nome dell ufficio nell area evidenziata in verde in Figura 29 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra. Figura 29 27

28 Il cognome della persona ricercata deve essere scritto per intero. Ne consegue che se l utente vuole individuare i documenti registrati da Mario Rossi e scrive la parola Ros, il sistema non individua nessun documento che verifichi le condizioni. Per ottenere i documenti registrati da Mario Rossi, l utente può scrivere: Il cognome Rossi nella sua interezza le prime lettere del cognome Rossi, seguite da * (ad esempio Ros* ) 5.3 Ricerca tra documenti in arrivo Per svolgere una ricerca tra i documenti protocollati in ingresso (sia documenti protocollati il giorno del loro arrivo, sia i documenti protocollati differiti), occorre accedere alla schermata principale e cliccare sul pulsante Protocollo ARRIVO evidenziato in rosso in Figura 30. Figura 30 In questo modo il sistema apre la schermata di Figura 31. Per svolgere le ricerche è necessario compilare uno o più campi presenti nella schermata e cliccare sul pulsante presente nella colonna di sinistra. Compilando più campi nella schermata di ricerca, il sistema mostra i documenti che verificano TUTTE le condizioni inserite. Il sistema permette anche di restringere la ricerca dei documenti all interno di particolari gruppi: Se vogliamo svolgere la ricerca solo tra i documenti annullati, occorre apporre il segno di spunta alla voce Solo documenti annullati, evidenziato in rosso in Figura 31, prima di procedere con la ricerca vera e propria. Se vogliamo svolgere la ricerca solo tra i documenti NON annullati, occorre apporre il segno di spunta alla voce Solo documenti NON annullati, evidenziato in verde in Figura 31, prima di procedere con la ricerca vera e propria. Se vogliamo svolgere la ricerca solo tra i documenti ricevuti tramite interoperabilità (ad esempio i documenti ricevuti tramite PEC), occorre apporre il segno di spunta alla voce Documenti ricevuti tramite interoperabilità, evidenziato in arancione in Figura 31, prima di procedere con la ricerca vera e propria. Se vogliamo svolgere la ricerca solo tra i documenti non ricevuti tramite interoperabilità, occorre apporre il segno di spunta alla voce Documenti NON ricevuti tramite interoperabilità, evidenziato in viola in Figura 31, prima di procedere con la ricerca vera e propria. Se vogliamo svolgere la ricerca solo tra i documenti protocollati come protocollo differito, occorre apporre il segno di spunta alla voce Protocollo differito, evidenziato in giallo in Figura 31, prima di procedere con la ricerca vera e propria. 28

29 Figura 31 Vediamo adesso nel dettaglio alcune delle tipologie di ricerca più comuni che possono essere svolte mediante la schermata di Figura Ricerca in base a parola chiave generica Il sistema Titulus mette a disposizione vari modi per ricercare i documenti che contengono al proprio interno o all interno della loro scheda di registrazione una parola indicata: Ricerca solo tra i dati presenti nella scheda di registrazione (oggetto, mittente o destinatario, note, annotazioni, ecc.). Per far questo l utente deve accedere alla schermata della ricerca tra documenti in arrivo (vedi paragrafo 5.3), scrivere la parola da ricercare nell area evidenziata in rosso in Figura 32 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra. 29

30 Ricerca solo all interno dei documenti allegati. Per far questo l utente deve accedere alla schermata della ricerca tra documenti in arrivo (vedi paragrafo 5.3), scrivere la parola da ricercare nell area evidenziata in verde in Figura 32 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra. Ricerca tra i dati presenti nella scheda di registrazione e all interno dei documenti allegati. Per far questo l utente deve accedere alla schermata della ricerca tra documenti in arrivo (vedi paragrafo 5.3), scrivere la parola da ricercare nell area evidenziata in giallo in Figura 32 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra. Figura 32 La ricerca all interno dei documenti allegati ad una registrazione può essere effettuata solo nei seguenti casi: se il documento allegato è un file generato da un programma di videoscrittura (Word, OpenOffice, ecc.), eventualmente firmato digitalmente se il documento allegato è un file.pdf ottenuto dalla scansione di un documento cartaceo a cui è stato applicato un sistema di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). Alcuni degli scanner più evoluti permettono di compiere quest ultima operazione automaticamente. Ne consegue che Titulus NON è in grado di svolgere le ricerche all interno di file ottenuti mediante scansione di documenti a cui non è stato applicato un sistema di riconoscimento ottico dei caratteri. Le parole ricercate devono essere scritte per intero. Ne consegue che se l utente vuole individuare tutte le fatture a cui ha accesso e scrive la parola fattur, il sistema non individua nessun documento che verifichi le condizioni. Per ottenere tutte le fatture l utente può scrivere: la parola fattura nella sua interezza le prime lettere della parola fattura, seguite da * (ad esempio fatt* ) Ricerca in base a parola chiave nell oggetto Il sistema Titulus permette di ricercare i documenti che contengono una data parola chiave nell oggetto. Per far questo l utente deve accedere alla schermata della ricerca tra i documenti in arrivo (vedi paragrafo 5.3), scrivere gli estremi dell intervallo nell area evidenziata in rosso in Figura 33 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra. 30