Gestionale Agenzia TREEPLAT. Manuale Operativo

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1 Gestionale Agenzia TREEPLAT Manuale Operativo

2 Indice Dei Contenuti Introduzione... 4 Generale... 5 Requisiti... 6 Desktop... 7 Icone... 9 Funzionalità Agenda Creazione Attività d'agenzia Clienti Immobili Stati Immobile Procedura GeoLocalizzazione Richieste Clienti Incrocio Richiesta Clienti con Immobili Incarichi Ricerca Geografica Immobili Proposte Aree Agenzia Creazione Zona Agenzia Collaboratori Modifica Privilegi Collaboratore Notifiche al Collaboratore Tree Valore Campanello Virtuale Communicator Invio messaggi da Communicator Invio messaggi dal contesto Treeplat-Gestionale Agenzia Gestionale Agenzia - Guida Utente Page 2 of 50

3 Treeplat-Gestionale Agenzia Gestionale Agenzia - Guida Utente Page 3 of 50

4 Introduzione Il Gestionale di Agenzia è una Web Application raggiungibile dagli utenti mediante protocollo http. Essa ricrea un ambiente desktop, tipico dei sistemi operativi piu conosciuti, nel quale vengono sistemate una serie di shortcut/icone. Tutte le funzionalità degli shortcut(ed altre) sono accessibili anche dal bottone Treeplat in basso a sinistra del desktop (emulazione del bottone Start di Windows). Tale ambiente è visualizzato da tutti gli utenti del Gestionale, indistintamente. Treeplat utilizza unicamente la georeferenziazione ed il geocoding (attraverso le API di Google) per localizzare Immobili, costruire Zone di ricerca, Aree di Competenza. Tutti gli indirizzi sono validati da Google e georeferenziati mediante coordinate, risolvendo tutti i problemi di ambiguità dovuti all immissione manuale di toponimi, indirizzi, zone e quartieri. L'applicativo è suddiviso nelle seguenti macroaree funzionali (indicativamente quasi coincidenti con le icone presenti nel desktop): Aree Agenzia Gestione Immobili Ricerca Geografica Immobili Gestione Incarichi Gestione Proposte Agenda d'agenzia Gestione Richieste Clienti Gestione Clienti Pubblicazione Immobili Campanello Virtuale Tree Valore MLS -o- Treeplat-Gestionale Agenzia Gestionale Agenzia - Guida Utente Page 4 of 50

5 Generale La caratteristica principale su cui si basa l'applicativo Gestionale di Agenzia è la geolocalizzazione degli Immobili e di tutti gli indirizzi presenti nella banca dati. Un immobile per essere inserito nell'applicativo deve necessariamente avere specificate le sue coordinate. Tale funzionalità è realizzata tramite i servizi offerti da google maps che garantisce una piena e precisa copertura su tutto il territorio nazionale. La procedura di geolocalizzazione viene realizzata nel tab Localizzazione presente nel form Dettaglio degli Immobili. Treeplat-Gestionale Agenzia Gestionale Agenzia - Guida Utente Page 5 of 50

6 Requisiti Il Gestionale Agenzia ha i seguenti requisiti per poter operare al pieno delle proprie funzionalità. Browser supportati: Internet Explorer 7.0, 8.0 Firefox GoogleChrome (gratuito e scaricabile da ) Apple Safari 2.3 Dimensioni Monitor: dimensioni maggiori o uguali a 13" Risoluzione dello schermo: 1280x800 Caratteristiche Connessione Internet: ADSL 2Mbit/sec o superiori Treeplat-Gestionale Agenzia Gestionale Agenzia - Guida Utente Page 6 of 50

7 Desktop L'area Desktop è la pagina principale del Gestionale di Agenzia (figura sotto). In essa si accede dopo l'autenticazione dell'utente. E' costituita da 3 aree funzionali. 1)Area Icone (parte sinistra dello schermo): In essa sono contenute una serie di Icone alle quali corrispondono le varie funzionalità presenti nel Gestionale di Agenzia. 2)Area Start (area in basso a sinistra dello schermo) denominata TreePlat. E' costituita da un bottone di accesso per tutte le funzionalità dell'applicativo, come mostrato nell'immagine sottostante. Treeplat-Gestionale Agenzia Gestionale Agenzia - Guida Utente Page 7 of 50

8 In essa sono contenute tutte le icone già presenti nel desktop, piu' altre funzioni di utility come Inserimento Rapido:è uno shortcut per aprire direttamente i form di creazione Finestre: per allineare tutte le finestre attualmente aperte nel desktop 3) Area Notifiche/Scadenze (area in basso a destra dello schermo). Contiene l'indicazione delle Notifiche/Avvisi di Scadenze dirette all'utente che ha effettuato il login. Premendo l'cona verde si apre l'area Notifiche al Collaboratore -o- Treeplat-Gestionale Agenzia Gestionale Agenzia - Guida Utente Page 8 of 50

9 Icone Le Icone del Desktop costituiscono il punto di ingresso a ciascuna funzionalità del Gestionale di Agenzia. Premendo il tasto sinistro del mouse su una icona si apre il relativo pannello. Premando il tasto sinistro del mouse su questa icona, si apre la sezione dell'agenda d'agenzia Premando il tasto sinistro del mouse su questa icona, si apre la sezione dell'anagrafica Agenzia Premando il tasto sinistro del mouse su questa icona, si apre la sezione degli Immobili in Gestione. Premando il tasto sinistro del mouse su questa icona, si apre la sezione dell' Anagrafica Clienti Premando il tasto sinistro del mouse su questa icona, si apre la sezione della Ricerca Immobili in Gestione Premando il tasto sinistro del mouse su questa icona, si apre la sezione delle Proposte Premando il tasto sinistro del mouse su questa icona, si apre la sezione delle Richieste Clienti Premando il tasto sinistro del mouse su questa icona, si apre la sezione delle Uscite Pubblicità Immobili Treeplat-Gestionale Agenzia Gestionale Agenzia - Guida Utente Page 9 of 50

10 Premando il tasto sinistro del mouse su questa icona, si apre la sezione degli Incarichi Agenzia Premando il tasto sinistro del mouse su questa icona, si apre la sezione della Gestione Area e Sottoaree Agenzia Premando il tasto sinistro del mouse su questa icona, si apre la sezione dei Collaboratori/Dipendenti Premando il tasto sinistro del mouse su questa icona, si apre la sezione Editori Pubblicitari Premando il tasto sinistro del mouse su questa icona, si apre la sezione Profilo Utente -o- Treeplat-Gestionale Agenzia Gestionale Agenzia - Guida Utente Page 10 of 50

11 Funzionalità Treeplat-Gestionale Agenzia Gestionale Agenzia - Guida Utente Page 11 of 50

12 Agenda L agenda di agenzia consente di selezionare due tipi di visualizzazione distinti: Modalità Scheduler o di pianificazione Modalità Calendario In entrambe le visualizzazioni la funzionalità è la stessa ciò che cambia è solo la disposizione dei Collaboratori di Agenzia rispetto alle ore/giorni/settimane. La scelta di una visualizzazione piuttosto che di una altra dipende dalla abitudine e dalla comodità che si ha nel suo utilizzo. Nella Modalità Scheduler, la disposizione è la seguente Nella Modalità Calendario, la disposizione è invece la seguente Treeplat-Gestionale Agenzia Gestionale Agenzia - Guida Utente Page 12 of 50

13 In entrambe i casi è possibile scegliere (nel pannello a sinistra): - Giorno da visualizzare - Collaboratori da Visualizzare - Agenzia da Visualizzare (nel caso di un titolare di piu'agenzie si possono vedere contemporaneamente tutte le agende delle sue Agenzie) - Quanti giorni si vogliono visualizzare. L utente potrà, se abilitato, generare un attività, le tipologie saranno quelle presenti negli attuali gestionali. Sarà possibile associare ad un attività più immobili e di conseguenza selezionare esiti diversi. In funzione degli esiti si attiveranno nel menù Crea le varie operazione che potranno scaturire. Inoltre, nella selezione delle tipologia di visualizzazione, viene fornita una griglia denominata Storico, che permette l inquiry delle attività. L'Agenda contiene tre diverse visualizzazioni: Scheduler Calendario Storico Treeplat-Gestionale Agenzia Gestionale Agenzia - Guida Utente Page 13 of 50

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15 Creazione Attività d'agenzia Per creare una Attività in Agenda: 1- selezionare la modalità Scheduler o Calendario. 2- selezionare i collaboratori da visualizzare nell'agenda 3 -Click su una casella corrispondente all incrocio tra riga collaboratori e colonna orario. Si apre la popup seguente con i 3 tab: Tab Dati Generali Tab Immobili Tab Clienti Dati Generali La tab Dati Generali contiene tutti i dati necessari alla creazione di una attività. Per salvare una attività occorre inserire necessariamente i seguenti dati: Data ora inizio attività Data ora fine attività Tipo Attività Collaboratore a cui si riferisce l'attività Treeplat-Gestionale Agenzia Gestionale Agenzia - Guida Utente Page 15 of 50

16 Il campo Promemoria stabilisce il tempo del Reminder (Notifiche al Collaboratore) quanto tempo prima deve essere avvisato il collaboratore oggetto di questa attività. Immobili La Tab immobili contiene gli eventuali dati di riferimento dell'immobile/i che sono oggetto dell'attività. Immettendo il codice dell'immobile che si vuole inserire (o il suo indirizzo anche solo le iniziali) nella area ricerca per codice indirizzo viene mostrata la lista di immobili risultato della ricerca. Si seleziona l'immobile ricercato e si preme il bottone Aggiungi Immobile, l'immobile passa nella sezione Immobili. Treeplat-Gestionale Agenzia Gestionale Agenzia - Guida Utente Page 16 of 50

17 Clienti La Tab Clienti contiene gli eventuali dati di riferimento dell'immobile/i che sono oggetto dell'attività. Immettendo il nome o il cognome che si vuole inserire, anche solo le iniziali (o il suo telefono) nella area ricerca per nome cognome telefono, viene mostrata la lista di immobili risultato della ricerca. Si seleziona il Cliente ricercato e si preme il bottone Aggiungi Clienti, il Cliente passa nella sezione Clienti. Treeplat-Gestionale Agenzia Gestionale Agenzia - Guida Utente Page 17 of 50

18 -o- Esito Attività Il dato Esito di una attività ha un senso nel caso di tipo di Attività Contatto o Appuntamento relativamente ad uno o piu' immobili. Rappresenta l'esito che ha avuto l'attività in questione una volta eseguita o non eseguita per diverse cause. Si trova nella tab generali se non ho immobili inseriti nell'attività. Treeplat-Gestionale Agenzia Gestionale Agenzia - Guida Utente Page 18 of 50

19 Se ho immobili inseriti nella tab immobili, una volta salvata l'attività, il campo esito puo' essere valorizzato nella tab Immobili direttamente. Da notare che l'esito è legato a ciascun immobile, cioè nel caso in cui si hanno piu' immobili in una attività si puo' esprimere un esito per ciascun immobile. Treeplat-Gestionale Agenzia Gestionale Agenzia - Guida Utente Page 19 of 50

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21 Clienti La funzionalità Clienti permette di censire ogni cliente, che esso sia persona fisica o persona giuridica (nel caso di società). Sotto la dicitura Clienti sono contenuti: Clienti Proprietari Clienti Acquisitori Clienti che hanno formulato almeno una richiesta Premendo l'icona clienti si visualizza la griglia di tutti i Clienti dell'agenzia. In essa sarà possibilie consultare lo storico del cliente, generare attività, associare immobili e richieste clienti. Doppio Click su un Cliente nella griglia si apre il Dettaglio del Cliente. Dettaglio Cliente Il Dettaglio Cliente è composto di tre tab: Dati Generali Localizzazione Dati Generali Localizzazione Privacy Privacy Saranno inseriti diversi campi privacy e sarà predisposta la stampa del documento. -o- Treeplat-Gestionale Agenzia Gestionale Agenzia - Guida Utente Page 21 of 50

22 Immobili Le aree funzionali che compongono la macroarea Immobili sono: Elenco Immobili Elenco Immobili in Gestione; Inserimento dati Immobile; Attivita fatte sull'immobile Gestione Pubblicità relativa al singolo Immobile; Esportazione in Excel; Stampe e Report; Incrocio dell Immobile con le Richieste Clienti. Consiste nella rappresentazione tramite griglia excel-like di tutti gli immobili attualmente in gestione o gestiti nel caso in cui la gestione è chiusa. In essa sono possibili le classiche operazioni: Spostare/eliminare colonne; Attivare/disattivare filtri per ogni colonna; Selezionando una entry della griglia immobili, sulla sezione Altre Informazioni appaiono delle Info di dettaglio sull immobile selezionato come le descrizioni, le note e le immagini. Dal menù sono possibili le seguenti operazioni per ogni Immobile: Visualizzare i dati di Dettaglio di un Immobile inserito; Associare un Incarico ad un immobile in Notizia; Creare Attività (appuntamento o contatto o altro) sull Agenda tramite 1)la selezione della voce Crea Attività dal menu contestuale attivato tramite tasto destro del mouse oppure 2) tramite il Drag&Drop trascinando la entry relativa all immobile sulla corrispondente casella dell agenda aperta sul Desktop. Inserimento Dati Immobile Dal bottone Gestione della griglia Immobili, selezionando Nuovo Immobile si apre all utente la scelta della Tipologia di Immobile che intende inserire. Dal momento che con questo pannello si possono inserire anche immobili in Notizia (nel qual caso la Tipologia potrebbe non essere ancora nota), è consigliabile scegliere una Tipologia qualsiasi che potrà essere poi essere modificata in seguito se si avranno informazioni piu' dettagliate. Il tab di Informazioni Generali insieme al tab Localizzazione rappresenta tutto cio che è necessario e sufficiente per censire un Immobile. Treeplat-Gestionale Agenzia Gestionale Agenzia - Guida Utente Page 22 of 50

23 I dati necessari comuni ad ogni tipologia di immobile sono: ubicazione metri quadri tipologia destinazione d uso. Tali dati potranno essere modificati successivamente quando si avranno dati piu precisi. L immobile in Notizia viene gestito come un immobile a tutti gli effetti e quindi una volta salvato comparirà nelle ricerche. La presenza dei campi Note, Descrizione e Descrizione Sintetica rappresentano delle informazioni aggiuntive ai fini dell immobile in Notizia. I dati e informazioni su Clienti, Collaboratori, Mutuo e Altri Dati sono informazioni aggiuntive opzionali comuni a tutte le tipologie di Immobile. La Tipologia dell Immobile e della relativa/e Destinazioni D uso sono dati caratteristici per ogni immobile (vedi Treeplat-Gestionale Agenzia Gestionale Agenzia - Guida Utente Page 23 of 50

24 relazioni in tabella seguente). La selezione della Tipologia abilita una delle seguenti schede di dettaglio Principale: Abitativo Classico, Terreno, Box, PostoAuto, Rustico, Negozio, Capannone, Edificio. La selezione del campo Destinazione D uso abilita i dati specifici per quella Destinazione D uso. Tipologie Appartamento Destinazione D'uso Abitativo Turistico Attico Ufficio Abitativo Turistico Box Cantina Capannone Ufficio Abitativo Turistico Abitativo Laboratorio Deposito Casa Indipendente Magazzino Abitativo Turistico Albergo Loft Ufficio Abitativo Turistico Mansarda Ufficio Abitativo Turistico Negozio Posto Auto Posto barca Rustico Stabilimento balneare Ufficio Commerciale Ristorante Abitativo Turistico Abitativo Turistico Abitativo Turistico Turistico Treeplat-Gestionale Agenzia Gestionale Agenzia - Guida Utente Page 24 of 50

25 Terreno Edificabile Commerciale Edificabile Residenziale Valle da pesca Villa Agricolo Abitativo Turistico Abitativo Turistico Albergo Complesso Palazzina Ufficio Abitativo Commerciale Abitativo Turistico Albergo Ufficio Commerciale Il tab Localizzazzione permette la groreferenziazione puntuale dell immobile su mappa e la relativa memorizzazione delle coordinate geografiche (vedere Procedura Geolocalizzazione). La scheda Immobile per l inserimento dei dati è una scheda ridotta (campi principali dettagli in secondo piano). In funzione della tipologia richiesta, dopo il primo salvataggio, sarà possibile descrivere in maniera piu puntuale l immobile; questa funzione agevola il Collaboratore nel censimento. Saranno distinte le informazioni dello stabile da quelle dell immobile. Costituiscono dati facoltativi per l inserimento dell immobile la possibilità di censire il proprietario dell immobile (o semplicemente di richiamarlo se già presente nella Anagrafica Clienti) e la possibilità di inserire il funzionario che ha in gestione l immobile ed altri dati quali Mutuo etc. I campi obbligatori sono evidenziati in rosso. Una volta salvato l'immobile per la prima volta compare la possibilità di abilitare la sezione Immagini e la sezione Documenti nelle quali possono essere allegate foto e documenti catalogati per tipologia. Pubblicità Immobile L utente ha la possibilità di predisporre l immobile alla pubblicazione su diverse fonti. In relazione alla fonte selezionata verranno caricati i dati predisposti alla pubblicazione, e per alcuni di questi sarà possibile discriminare se pubblicare o no. Le fonti che l agenzia potrà utilizzare per la pubblicazione dell immobile saranno quelle cui la stessa sarà abilitata (casa.it, pocket, sito istituzionale del brand, etc ) Treeplat-Gestionale Agenzia Gestionale Agenzia - Guida Utente Page 25 of 50

26 Esportazione Excel Il collaboratore ha la possibilità di esportare in formato excel i dati relativi agli immobili. Mediante il tasto Esportazione Formato Excel si accede ad un pannello nel quale è possibile selezionare tutte le colonne con cui verrà costruito il foglio excel. Il collaboratore puo accedere ad un set di colonne piu ampio di quello mostrato nella griglia Immobili e puo anche cambiare l intestazione delle colonne e dargli un ordine che preferisce. Incrocio Immobile con Richieste Clienti Una volta censito l immobile, il collaboratore può richiedere di incrociare lo stesso con l elenco delle Richieste Clienti al fine di verificare se ci sono già potenziali clienti da contattare. Dal menu dell immobile selezionato mediante la voce Incrocia con Richieste viene lanciato l algoritmo di cross-engine che, nel caso ci sia almeno un risultato, conduce ad un nuovo pannello contenente la lista delle Richieste Clienti risultanti. Per ogni Richiesta-risultato viene definito il Rank (percentuale) di similarità dell immobile alla Richiesta fatta. Nel caso si volesse approfondire il risultato ottenuto, esso si puo analizzare mediante la voce del menu contestuale Esamina (tasto destro del mouse sulla entry della richiesta). Il pannello che viene aperto riporta il confronto tra i dati della Richiesta con i dati dell Immobile. Si puo anche vedere il Dettaglio della Richiesta o il Dettaglio dell Immobile. -o- Treeplat-Gestionale Agenzia Gestionale Agenzia - Guida Utente Page 26 of 50

27 Stati Immobile L'immobile puo' assumere i seguenti stati: Notizia In Essere Sospeso Venduto Scaduto Chiuso Immobile in Notizia E' lo stato di un Immobile di cui non si ha nessun tipo di incarico, ma si conoscono solo alcune informazioni più o meno precise. Generalmente è lo stato di partenza degli Immobili. Immobile in Essere E' lo stato che assume automaticamente l'immobile non appena si ha un Incarico di qualsiasi tipo su di esso. Immobile Sospeso E' lo stato che assume automaticamente un Immobile in Essere quando c'è una Proposta Certa sull'immobile. In questo caso l'immobile viene sospeso dal mercato immobiliare. L'immobile puo' ritornare nello stato in essere nel momento in cui la proposta viene rifiutata. Immobile Venduto E' lo stato che assume un Immobile quando una Proposta da Certa passa ad Accettata. Immobile Scaduto E' lo stato che assume un Immobile quando l'incarico ad esso associato scade. Immobile Chiuso E' lo stato che puo' assumere un immobile dallo stato in Notizia se l'immobile è gestito da una altra agenzia o è stato ritirato dal mercato o viene chiuso per altre motivazioni. Treeplat-Gestionale Agenzia Gestionale Agenzia - Guida Utente Page 27 of 50

28 Immobile in Valutazione E' lo stato che puo' assumere un immobile in Notizia quando un Collaboratore ha effettuato un Contatto/Appuntamento con un possibile Cliente Venditore che potrebbe portare ad avere un Incarico sull'immobile. Treeplat-Gestionale Agenzia Gestionale Agenzia - Guida Utente Page 28 of 50

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30 Procedura GeoLocalizzazione Geolocalizzare un immobile significa assegnare dei riferimenti assoluti (coordinate Latitudine e Longitudine) alla posizione geografica dell'immobile stesso. Tale funzione è necessaria perchè in tal modo non si avranno piu' i casi di indirizzi non corretti o ambigui. Il Gestionale di Agenzia sfrutta il geocoding di Google, che ha una copertura del 99% del territorio nazionale, per ricavare da un indirizzo la sua posizione in coordinate Latitudine e Longitudine. Nel tab Dati Generali della scheda Dati di Dettaglio di un Immobile (o di un Cliente), l'utente deve inserire i dati dell'indirizzo presunto o noto dell'immobile e poi premere il pulsante Localizza che sarà di colore rosso, indicando l'immobile non è geolocalizzato. Premendo il tasto localizza, l'utente è rediretto sulla tab Localizzazione nella quale potrà visualizzare: 1) o il marker sulla mappa se l'indirizzo immesso è conosciuto da Google; 2) oppure un suggerimento di Google che propone le varie possibilità nel caso l'indirizzo immesso non è conosciuto da Google; Nel caso 1) per geolocalizzare l'immobile è sufficiente premere il bottone Localizzato che diventerà quindi verde. Nel caso 2) si possono avere 2 opzioni: 2.1) l'indirizzo è nella lista degli indirizzi proposti da Google In questo caso facendo click sull'indirizzo proposto da Google, la mappa riposiziona il marker sul punto richiesto...si ritorna al punto 1) precedente. 2.2) l'indirizzo non è conosciuto da Google. In questo caso l'indirizzo deve essere re-immesso oppure si deve posizionare il marker nel punto in cui si vuole localizzare l'immobile. Per immettere di nuovo l'indirizzo, nella tab di Localizzazione fare doppio click sull'area dove è scritto l'indirizzo non corretto. L'area di testo si apre per essere modificata, immettere un indirizzo noto e poi premere il bottone Cerca. Se ora l'indirizzo è conosciuto da Google...si ritorna al punto 1) Se l'indirizzo continua a non essere riconosciuto si puo' ricercare un indirizzo noto o direttamente il comune dove si trova il civico. Poi si centra il cursore nel marker della mappa e lo si trascina nei pressi dell'indirizzo desiderato. A questo punto si puo' premere il bottone Localizzato che dovrebbe diventare verde. L'immobile è cosi geolocalizzato. -o- Treeplat-Gestionale Agenzia Gestionale Agenzia - Guida Utente Page 30 of 50

31 Richieste Clienti Le aree funzionali che compongono la macroarea Richieste Clienti sono: Elenco Richieste Clienti; Inserimento Dati Richiesta; Incrocio della Richiesta con gli Immobili; Elenco Richieste Clienti Consiste nella rappresentazione tramite griglia di tutti le Richieste attualmente Aperte (attive) oppure Chiuse. In essa sono possibili le classiche operazioni: Spostare/eliminare colonne; Attivare/disattivare filtri per ogni colonna; Inserimento Dati Richiesta Il collaboratore puo inserire i dati caratteristici di una richiesta con le tipologie di immobile e destinazioni d uso (che sono le medesime del menù immobili). La Richiesta è salvata e presa in carico dal sistema quando si specificano i seguenti dati: Range Prezzo, Range Mq, Tipologia etc.; Zona Geografica di Ricerca; Cliente che effettua la ricerca. Si hanno inoltre a disposizione tutta una serie di dati aggiuntivi opzionali per effettuare una Ricerca Avanzata raffinando cosi la richiesta. E stato inserito il concetto di Peso collegato ad ogni singolo campo della Richiesta. Il collaboratore puo stabilire un valore numerico tra 1 e 5 al campo in base all importanza che esso rappresenta nelle caratteristiche dell immobile ricercato: 1 ha il senso di campo poco discriminante nella scelta mentre 5 ha il senso di campo fondamentale nella richiesta per presenza o valore. Nel caso il peso non sia specificato significa che si richiede la tolleranza piu ampia possibile sui campi (± 20% nel caso del valore, presenza o meno nel caso di bit). Nelle richieste si deve obbligatoriamente specificare la zona geografica nella quale ricercare l immobile. Il collaboratore ha a disposizione nel pannello Localizzazione la possibilità di: disegnare poligoni sulla mappa mediante Aggiungi -> Nuova Area; richiamare tutte le Aree geografiche/quartieri inserite nell Area di Competenza dell Agenzia mediante Aggiungi -> Apri Area. Costituiscono dato obbligatorio per l inserimento della richiesta la possibilità di censire il Cliente (o semplicemente di richiamarlo se già presente nella Anagrafica Clienti). Incrocio della Richiesta con gli Immobili Treeplat-Gestionale Agenzia Gestionale Agenzia - Guida Utente Page 31 of 50

32 Una volta salvata la Richiesta, automaticamente il sistema lancia la richiesta di Incrocio della Richiesta stessa con l elenco degli immobili al fine di verificare se ci sono già immobili che possono soddisfarla. La richiesta di Incrocio può anche essere invocata manualmente dal menu delle Richieste Clienti selezionando la voce Incrocia con Immobili. L algoritmo di cross-engine è realizzato basandosi sul modello di spazio vettoriale con metrica di similarità che ben si adatta alla gestione dei pesi inseriti nella Richiesta Clienti. Nel caso ci sia almeno un risultato, conduce ad un nuovo pannello contenente la lista degli immobili risultanti ordinati per percentuale di vicinanza (similarità appunto) alla richiesta fatta (Rank), dal piu vicino al piu lontano. Nel caso si volesse approfondire il risultato ottenuto, esso si puo analizzare mediante la voce del menu contestuale Esamina (tasto destro del mouse sulla entry dell immobile). Il pannello che viene aperto riporta il confronto tra i dati della Richiesta con i dati dell Immobile. Si puo anche vedere il Dettaglio della Richiesta o il Dettaglio dell Immobile. Inoltre si puo creare un Attività in agenda per l immobile selezionato. -o- Treeplat-Gestionale Agenzia Gestionale Agenzia - Guida Utente Page 32 of 50

33 Incrocio Richiesta Clienti con Immobili Una volta salvata la Richiesta, automaticamente il sistema lancia la richiesta di Incrocio della Richiesta stessa con l elenco degli immobili al fine di verificare se ci sono già immobili che possono soddisfarla. La richiesta di Incrocio può anche essere invocata manualmente dal menu delle Richieste Clienti selezionando la voce Incrocia con Immobili. L algoritmo di cross-engine è realizzato basandosi sul modello di spazio vettoriale con metrica di similarità che ben si adatta alla gestione dei pesi inseriti nella Richiesta Clienti. Nel caso ci sia almeno un risultato, conduce ad un nuovo pannello contenente la lista degli immobili risultanti ordinati per percentuale di vicinanza (similarità appunto) alla richiesta fatta (Rank), dal piu vicino al piu lontano. Nel caso si volesse approfondire il risultato ottenuto, esso si puo analizzare mediante la voce del menu contestuale Esamina (tasto destro del mouse sulla entry dell immobile). Il pannello che viene aperto riporta il confronto tra i dati della Richiesta con i dati dell Immobile. Si puo anche vedere il Dettaglio della Richiesta o il Dettaglio dell Immobile. Inoltre si puo creare un Attività in agenda per l immobile selezionato. -o- Treeplat-Gestionale Agenzia Gestionale Agenzia - Guida Utente Page 33 of 50

34 Incarichi L'incarico potrà essere generato e compilato in automatico al termine di alcune procedure. Potrà tuttavia essere creata anche dal menù Incarichi inserendo le informazioni fondamentali e obbligatorie. Le aree funzionali che compongono la macroarea incarichi sono: Elenco Incarichi; Inserimento dati Incarico; Stampe Elenco Incarichi Consiste nella rappresentazione tramite griglia excel-like di tutti gli incarichi in gestione o gestiti dall agenzia In essa sono possibili le classiche operazioni: Spostare/eliminare colonne; Attivare/disattivare filtri per ogni colonna; Selezionando una entry della griglia incarichie, sulla sezione Storico appaiono delle Info legate alle attività effettuate sull incarico. Dal menù sono possibili le seguenti operazioni: Visualizzare i dati di Dettaglio dell incarico inserito; Creare un nuovo incarico Inserimento Dati Incarico Il Collaboratore puo generare un nuovo incarico e inserire le relative scadenze Sarà presente la funzione rinnovo automatico che permetterà, nel caso fosse selezionata, di calcolare automanticamente la seconda data di scandenza, sommando alla prima data il numero di giorni risultanti dalla differenza tra la prima data e la data di inizio incarico. -o- Treeplat-Gestionale Agenzia Gestionale Agenzia - Guida Utente Page 34 of 50

35 Ricerca Geografica Immobili In questa area, il Collaboratore d agenzia ha una rappresentazione della distribuzione sul territorio di tutti gli immobili che ha in gestione (in Notizia, In Essere, etc) la propria agenzia. La funzionalità è analoga a quella che si trova sui principali portali immobiliari. Il Collaboratore ha a disposizione dei Filtri per la ricerca attraverso la selezione di: Tipologia; Vendita/Locazione/Nuda Proprietà; Agenzia (nel caso si abbiano piu agenzie possedute dallo stesso Titolare); Prezzo Massimo (Locazione mensile max); Metratura Minima in mq. Premendo il bottone Ricerca si avvia la ricerca degli immobili all'interno della propria agenzia. Nel pannello centrale viene visualizzata la distribuzione geografica degli immobili. Nella parte destra del pannello viene visualizzata la griglia di immobili nella quale si puo' filtrare lo stato degli immobili ad esempio vedere tutti gli immobili "in essere" o solo quelli "in notizia" etc Selezionato un immobile di interesse si puo : visualizzare il Dettaglio dello stesso; creare una Attività (appuntamento o contatto o altro) sull Agenda tramite due diverse modalità: 1)la selezione della voce Crea Attività dal menu contestuale attivato tramite tasto destro del mouse oppure 2) tramite il Drag&Drop della voce Trascina (presente facendo doppio-click sull immobile nella mappa) sulla corrispondente casella dell agenda aperta sul Desktop. -o- Treeplat-Gestionale Agenzia Gestionale Agenzia - Guida Utente Page 35 of 50

36 Proposte La proposta, come avviene per l'incarico potrà essere generata e compilata in automatico al termine di alcune procedure. Potrà tuttavia essere creata anche dal menù Incarichi inserendo le informazioni fondamentali e obbligatorie. La proposta potrà fare riferimento a più immobili (come nel caso di un cantiere residenziale), la proposta avrà un legame di tipo molti a molti con l'immobile, in quanto sarà possibile avere molteplici proposte verso ciascun immobile o molteplici immobili per ciascuna proposta. Sarà possibile creare una proposta a partire da: Appuntamento con esito positivo; Scheda Immobile; Le aree funzionali che compongono la macroarea incarichi sono: Elenco Proposte; Inserimento dati Proposta; Elenco Proposte Consiste nella rappresentazione tramite griglia excel-like di tutti le proposte attive o chiuse dall agenzia. In essa sono possibili le classiche operazioni: Spostare/eliminare colonne; Attivare/disattivare filtri per ogni colonna; Dal menù sono possibili le seguenti operazioni: Visualizzare i dati di Dettaglio della proposta Creare una nuova proposta Inserimento Dati Proposta Il Collaboratore puo generare una nuova proposta e inserire le relative informazioni. -o- Treeplat-Gestionale Agenzia Gestionale Agenzia - Guida Utente Page 36 of 50

37 Aree Agenzia La funzionalità Aree Agenzia è una funzionalità di amministrazione di ogni Agenzia. Tale sezione è sottoposta al controllo dei Privilegi dell Utente ed è quindi accessibile solo se l'utente ha i relativi Privilegi. In questa sezione, il Collaboratore autorizzato puo : Visualizzare geograficamente l area di competenza dell agenzia; Creare/Modificare/Eliminare una sottoarea del territorio interno alla area di competenza dell agenzia; Assegnare/Rimuovere una area interna creata ad un Collaboratore; Il Pannello Area Agenzia prevede che nella sezione Archivio, nel Navigation Tree, ci sia all interno della cartella Root almeno una foglia che corrisponde all area di competenza assegnata contrattualmente all agenzia. E possibile visualizzare tale area ma non modificarla/eliminarla. Inoltre il Navigation Tree prevede la presenza della cartella Collaboratori nel quale sono rappresentati tutti i collaboratori. Con la voce Aggiungi da Shape è possibile visualizzare nella mappa delle aree condivise da tutte le agenzie del gruppo che rappresentano la suddivisione che lo specifico gruppo ha operato sul territorio, come ad esempio i quartieri di una città. Tali aree sono solo in Visualizzazione ma non in modifica. Con la voce Aggiungi Area si abilita la sezione Opzioni per il disegno di una nuova area interna. Ovviamente si possono anche modificare Aree precedentemente disegnate. Tutte le aree interne disegnate possono essere associata a ciascun Collaboratore/Funzionario mediante drag&drop del nodo corrispondente all area creata verso la cartella del collaboratore. Inoltre queste aree possono essere richiamate in fase di Richiesta Cliente quando si deve assegnare una zona geografica alla Richiesta. Il fatto che si possano creare solo aree interne all area di competenza dell agenzia non vincola la gestione degli immobili all interno dell area di competenza dell agenzia. -o- Treeplat-Gestionale Agenzia Gestionale Agenzia - Guida Utente Page 37 of 50

38 Creazione Zona Agenzia Azione Risultato Click su Icona Aree Agenzia. Si apre il pannello Area Contrattuale. Espandere l albero di navigazione tramite il (+) accanto al nodo(cartella) Root. Su Archivio è selezionata l Agenzia nella quale siamo entrati. Si visualizzano due nodi(cartelle) uno con nome corrispondente all area di competenza assegnata da contratto all Agenzia xxxxxxxx, la seconda cartella è la cartella Collaboratori. Selezionare la cartella con il nome dell area di competenza dell agenzia. Tasto destro del mouse e selezionare Visualizza Area. Viene Visualizzata su mappa il perimetro dell area di competenza dell agenzia con le aree interne create (se ce ne sono). Selezionare la cartella con il nome dell area di competenza dell agenzia. Tasto destro del mouse scrivere AreaTest nell area di testo sotto AggiungiArea. Click su Aggiungi Area. Dopo alcuni secondi viene creata un nuovo nodo sotta la cartella dell area di competenza, con nome AreaTest. Selezionare il nodo Area Test. Espandere (premendo + ) l area Visualizzazione e Disegno nella sezione Opzioni. Si evidenzia nella sezione Opzioni la parte Visualizzazione e Disegno che permette di disegnare il poligono dell area selezionata Si apre la mappa al centro in modalità disegno. Selezionare Aggiungi poi Nuova Area. Si selezionano 4 punti sulla Mappa a formare un poligono chiuso. Ritornare sulla sezione Visualizzazione e Disegno e Salva. Dopo alcuni secondi c e la notifica di Salvataggio avvenuto con successo. L area appena salvata è disponibile per essere visualizzata, modificata o eliminata. Treeplat-Gestionale Agenzia Gestionale Agenzia - Guida Utente Page 38 of 50

39 Espandere tutti i nodi dell albero. Trascinare l'icona AreaTest e portarla sulla cartella di un collaboratore. L area viene inserita sotto la foglia del Collaboratore e quindi associata al collaboratore stesso. Aprire l icona Collaboratori e premere il bottone del refresh. Nella Griglia dei Collaboratori, l entry del Collaboratore contiene l Area di Agenzia precedentemente associata. -o- Treeplat-Gestionale Agenzia Gestionale Agenzia - Guida Utente Page 39 of 50

40 Collaboratori In questa area funzionale è possibile visualizzare i collaboratori dell'agenzia e i relativi Privilegi relativamente a ciascuna area funzionale. I Ruoli da poter attribuire al collaboratore sono: Titolare Segretaria Funzionario Ad ogni Ruolo è associato un insieme di privilegi, che il titolare o un utente autorizzato puo eventualmente modificare. Una volta che l'utente è stato creato, selezionando la funzione Dettaglio, potranno essere personalizzati tutti i privilegi delle macro categorie (Privilegi Agenda, Privilegi Clienti, Privilegi Immobili, Privilegi Incarichi, Privilegi Richieste, etc ) -o- Treeplat-Gestionale Agenzia Gestionale Agenzia - Guida Utente Page 40 of 50

41 Modifica Privilegi Collaboratore Azione Risultato Login come Titolare d'agenzia Click sull icona Collaboratori. Si apre il Pannello Collaboratori con le entries di tutti gli utenti di agenzia. Selezionare l entry di un funzionario o della segretaria. Tasto destro del mouse e selezionare Dettaglio Collaboratore. Click sul Tab Privilegi Amministrazione. Selezionare il valore Visualizza Dettaglio Collaboratori. Salvare. Si apre il pannello Dettaglio Collaboratore relativo al collaboratore selezionato. Vengono mostrati tutti i privilegi associati/associabili all utente oltre alle sue informazioni generali. Salvataggio OK. I privilegi del collaboratore funzionario sono stati modificati con successo. -o- Treeplat-Gestionale Agenzia Gestionale Agenzia - Guida Utente Page 41 of 50

42 Notifiche al Collaboratore Il colore dell'icona delle Notifiche in basso a destra rappresenta se ci sono scadenze/notifiche dirette al collaboratore che è entrato nel Gestionale di Agenzia: colore verde: nessuna notifica/scadenza/attività colore rosso: notifiche/scadenze/attività in scadenza (in base al valore di Promemoria inserito nell'attività d'agenda) Il controllo sulle notifiche viene aggiornato ogni 10 minuti. -o- Treeplat-Gestionale Agenzia Gestionale Agenzia - Guida Utente Page 42 of 50

43 Tree Valore La sezione Tree Valore consiste nella visualizzazione geografica delle statistiche effettuate dall' Ufficio Studi Gabetti. In esso sono riportate le interpolazioni statistiche ottenute dai dati raccolti semestralmente dal'ufficio Studi Gabetti che sono ordinati come nella tabella seguente: Signorile Medio Economico Da Buono Ristrutturar Buono Da Da Buono Ristrutturar Quartiere Nuovo Stato e Nuovo Stato Ristrutturare Nuovo Stato e abbiategrass o o- Treeplat-Gestionale Agenzia Gestionale Agenzia - Guida Utente Page 43 of 50

44 Campanello Virtuale La sezione Campanello Virtuale permette di effettuare delle ricerche di Immobili sui principali portali Immobiliari. La città/zona sulla quale viene diretta la ricerca, all'apertura della sezione, coincide con il comune dell'agenzia. Puo' comunque essere variata la zona avendo cosi' accesso agli immobili di tutta Italia. Attualmente i portali sui quali viene effettuata la ricerca sono: ebay immobiliare.it risorseimmobiliari.it affitto prendicasa cercocasa Si possono impostare i consueti parametri di ricerca nella pagina Criteri di Ricerca e poi lanciare la ricerca sui portali definiti sopra. -o- Treeplat-Gestionale Agenzia Gestionale Agenzia - Guida Utente Page 44 of 50

45 Communicator Il Communicator è, indipendentemente da come si utilizzi lo strumento, il centro di verifica e controllo dei messaggi inviati oltre che uno dei punti dai quali è possibile inviare messaggi. Esso si presenta simile ad uno dei tanti elenchi presenti in TreePlat ma con una gestione a cartelle simile ad Outlook: In quest elenco è quindi possibile visualizzare e filtrare tutte le comunicazioni (SMS, , fax e posta ibrida) in bozza, in uscita o inviate. A partire da questa finestra è comunque possibile impostare l invio di nuovi messaggi: il menu File conterrà le voci Nuovo, Nuovo SMS, Nuova , Nuovo fax, Nuova Lettera cliccando sui quali si potrà costruire e inviare una singola comunicazione a uno o più destinatari. Invio messaggi da Communicator A partire dall elenco messaggi è possibile inviare una nuova comunicazione cliccando su File e quindi sulla voce preferita; si aprirà una scheda simile alle schede di dettaglio presenti nel resto dell applicazione, con i seguenti tab: - Principale - Allegati - Destinatari - Anteprima SMS - Anteprima - Anteprima Fax - Anteprima Lettera Treeplat-Gestionale Agenzia Gestionale Agenzia - Guida Utente Page 45 of 50

46 Nel tab Principale sarà possibile definire il tipo di messaggio (anche se già selezionato prima sarà possibile modificarlo), la data e l ora di invio, l oggetto e il corpo del messaggio (sarà possibile parametrizzare il messaggio ma vedremo questo caso più avanti). Il tab Principale deve anche dare evidenza del credito di messaggi che è possibile inviare per i vari canali Nel tab Allegati sarà possibile specificare degli allegati con estensione pdf. Gli allegati saranno trasformati in link assoluti per gli sms, in allegati nell , in pagine allegate per fax e posta ibrida. Nel tab Destinatari sarà possibile indicare un solo destinatario occasionale ovvero non presente in anagrafica, oppure, alternativamente, uno o più destinatari provenienti dall anagrafica. L elenco dei destinatari conterrà sempre solo coloro i quali hanno in anagrafica l indirizzo relativo alla tipologia di invio scelta correttamente impostato (ad esempio non sarà possibile inviare un ad un cliente nella cui anagrafica non è presente l indirizzo ). Una caratteristica fondamentale del Communicator è l invio automatico (o multi-messaggio); specificando questa opzione il sistema permetterà di inviare un messaggio con contenuto unificato ma nella forma preferita dal cliente; ad esempio si potrà scegliere di mandare gli auguri di buone feste a tutti i nominativi presenti in anagrafica e, non scegliendo a priori il canale di invio il sistema invierà un a coloro che hanno come unico canale o come canale preferito l , un sms a coloro che hanno come unico canale o come canale preferito l sms e così via. Il canale preferito è selezionabile nella scheda di dettaglio dell anagrafica. Treeplat-Gestionale Agenzia Gestionale Agenzia - Guida Utente Page 46 of 50

47 I tab di anteprima saranno abilitati o disabilitati a seconda del canale utilizzato e visualizzeranno direttamente o tramite opportuno link, un anteprima del messaggio che si sta per inviare. Treeplat-Gestionale Agenzia Gestionale Agenzia - Guida Utente Page 47 of 50

48 Invio messaggi dal contesto Dalle sezioni indicate sullo schema sopra esposto è possibile inviare messaggi; questi ultimi saranno poi gestibili o visualizzabili sempre dal Communicator. Invio messaggio contestuale a un cliente Nell elenco clienti al menu contestuale del cliente, è presente la voce Invia Messaggio. Si aprirà una scheda di invio identica a quella dell invio da Communicator con preimpostato il campo del destinatario. Treeplat-Gestionale Agenzia Gestionale Agenzia - Guida Utente Page 48 of 50

49 Invio messaggio contestuale a un immobile Nell elenco immobili al menu contestuale dell immobile, sono presenti le voci Invia Messaggio e Invia Messaggio ai clienti associati che apriranno una scheda di invio del tutto simile a quella del Communicator ma con un tab in più denominato Immobili. Nel caso di invio ai clienti associati, il tab dei destinatari sarà riempito con i clienti associati all immobile ove questo è applicabile. Su questo tab sarà possibile visualizzare a quale immobile sia riferito il messaggio che si sta inviando; il comportamento del resto della scheda rimane invariato. Invio messaggio contestuale a una richiesta Nell elenco richieste clienti al menu contestuale della richiesta, sono presenti le voci Invia Messaggio e Invia Messaggio ai clienti associati che apriranno la solita scheda di invio messaggio con in più un tab denominato Richieste. Nel caso di invio ai clienti associati, il tab dei destinatari sarà riempito con i clienti associati alla richiesta ove questo è applicabile. Invio messaggio contestuale a un incarico Nell elenco incarichi al menu contestuale dell incarico, sono presenti le voci Invia Messaggio e Invia Messaggio ai clienti associati che apriranno la solita scheda di invio messaggio con in più un tab denominato Incarichi. Nel caso di invio ai clienti associati, il tab dei destinatari sarà riempito con i clienti associati all incarico ove questo è applicabile. Treeplat-Gestionale Agenzia Gestionale Agenzia - Guida Utente Page 49 of 50

50 Invio messaggio contestuale ad un attività Nella sezione agenda, cliccando con il tasto destro su un attività si avranno le voci Invia Messaggio e Invia Reminder; la prima preimposterà l invio di un messaggio ai clienti collegati all attività, la seconda imposterà un messaggio con testo preimpostato di reminding dell appuntamento includendo tra i destinatari sia i clienti che i collaboratori. Invio messaggio contestuale ad un incrocio Effettuando l incrocio di un immobile con le richieste clienti esistenti in agenzia il programma fornirà un elenco di richieste i cui parametri sono soddisfatti in diversa percentuale dall immobile dato. Nell elenco risultante sarà presente una voce di menu Invia Messaggio che permetterà l invio di un messaggio a tutti i clienti delle richieste risultanti o ad un sottoinsieme filtrato di queste (è presumibile che l utente decida di filtrare i risultati prendendo in considerazione quelli con rank maggiore di un dato valore). Ognuno dei messaggi conterrà il riferimento all immobile di partenza e a ogni richiesta associata al dato cliente. Il rigo della richiesta contiene comunque una voce contestuale per l invio del messaggio ai clienti associati a quella singola richiesta. Effettuando l incrocio di una richiesta con gli immobili è possibile da una voce di menu inviare ai clienti associati alla richiesta un messaggio con l elenco degli immobili associati alla richiesta; anche in questo caso ogni rigo prevede una voce di menu contestuale per l invio delle informazioni relative a quel singolo immobile. Treeplat-Gestionale Agenzia Gestionale Agenzia - Guida Utente Page 50 of 50