Document Management (BETA) Release 5.0

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1 Piattaforma Applicativa Gestionale Document Management (BETA) Release 5.0

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3 AD HOC REVOLUTION - DOCUMENT MANAGEMENT Indice 1 Document Management Architettura del modulo Avviamento Operazioni Preliminari Processo Documentale Processo Documentale Associazione tra Processo e Documenti di Produzione Interna Criteri di definizione del Processo Processi eseguibili una sola volta Più destinatari di inoltro per cursore di stampa Compilazione automatica Oggetto e Testo di inoltro Struttura archivio Processo Documentale Autorizzazioni Processo Documentale Permessi Corporate Portal Flusso operativo Processo Documentale Processo Documentale Infopublisher Archiviazione Documentale Archiviazione Documentale Produzione File da archiviare Definizione Attributi di archiviazione Processo di Archiviazione del file Associazioni del Documento Ricerca Files archiviati Classi Documentali Classi Documentali Autorizzazioni Classi Documentali Indice Documenti Indice Documenti Attributi Allegati Tipologie Allegati Estensione Allegati Archivi Parametri Preferenze di Ricerca INDICE III

4 DOCUMENT MANAGEMENT - AD HOC REVOLUTION 8 Stampe Stampa Processi Documentali Stampa Classi Documentali Stampa Preferenze di Visualizzazione Stampa Autorizzazioni Processi Stampa Log Processi Documentali Stampa Abilitazione Intestatari IV INDICE

5 AD HOC REVOLUTION - DOCUMENT MANAGEMENT INDICE V

6 DOCUMENT MANAGEMENT - AD HOC REVOLUTION VI INDICE

7 AD HOC REVOLUTION - DOCUMENT MANAGEMENT 1 Document Management Architettura del Modulo Avviamento Operazioni Elementari 1 1

8 DOCUMENT MANAGEMENT - AD HOC REVOLUTION Introduzione Con l installazione del modulo nel menu Sistema non sarà più presente la funzionalità Gestione Allegati (Gestfiles) questo perché tutte le funzioni tipiche di tale funzionalità saranno svolte dal modulo Document Management. Il modulo Document Management ha come obiettivo la completa gestione dei vari tipi di documenti, generati direttamente dalla procedura oppure prodotti all esterno. Permette di archiviare i documenti, di inoltrarli ai destinatari in base a diversi sistemi di output ( , Fax e Net-Folder, etc.) e di ricercarli in base ad attribuiti definibili dall utente. Fig Menu Document Management 1 2 DOCUMENT MANAGEMENT

9 AD HOC REVOLUTION - DOCUMENT MANAGEMENT Architettura del modulo Il modulo può essere logicamente diviso in due sottoparti, attivabili anche disgiuntamente: Processo Documentale: ha lo scopo di automatizzare e rendere più rigido l inoltro dei documenti prodotti internamente dalla procedura (attraverso il processo di Stampa) verso tutte le possibili destinazioni (Stampante, , Fax, Net-Folder, PostaLite, Corporate Portal Zucchetti) e la memorizzazione su disco o supporto di memorizzazione (Archiviazione); Archiviazione Documentale: ha lo scopo di archiviare sia i documenti di produzione interna (generati dal Processo Documentale), sia quelli di produzione esterna, e di permetterne una facile ricerca. Nel modulo viene realizzata una soluzione minimale autonoma di archiviazione; per una soluzione più avanzata è previsto l interfacciamento con il prodotto Archiweb di Zucchetti Spa. Vediamo come si configurano schematicamente le due funzioni: Fig Schema Processo e Arrchiviazione DOCUMENT MANAGEMENT 1 3

10 DOCUMENT MANAGEMENT - AD HOC REVOLUTION Avviamento Come precedentemente specificato, il modulo può essere logicamente diviso in due sottoparti, attivabili anche disgiuntamente: Processo Documentale: ha lo scopo di automatizzare e rendere più rigido l inoltro dei documenti prodotti internamente dalla procedura (attraverso il processo di Stampa) verso tutte le possibili destinazioni (Stampante, , Fax, Net-Folder, PostaLite, Corporate Portal Zucchetti) e la memorizzazione su disco o supporto di memorizzazione (Archiviazione); Archiviazione Documentale: ha lo scopo di archiviare sia i documenti di produzione interna (generati dal Processo Documentale), sia quelli di produzione esterna, e di permetterne una facile ricerca. Nel modulo viene realizzata una soluzione minimale autonoma di archiviazione; per una soluzione più avanzata è previsto l interfacciamento con il prodotto Archiweb di Zucchetti Spa. Ne consegue che, è possibile utilizzare un processo documentale distintamente o congiuntamente ad una classe documentale ossia è data facoltà di gestire un processo indipendentemente dalla possibilità di archiviare documenti sia di produzione interna che esterna alla procedura. Occorre quindi definire, in fase di configurazione del modulo, le modalità operative e gli obiettivi da raggiungere relativamente a: processi da eseguire documenti da archiviare privilegi da assegnare. Aggiungiamo che, nella definizione di classi e processi, è importante avere una minimale conoscenza legata ai report ed ai cursori di stampa generati dalla procedura, al fine di consentire un adeguata definizione degli attributi e dei campi chiave utilizzati per la ricerca. Una volta definiti processi e classi, al lancio di una stampa per la quale è stato definito un processo di stampa, invio , archiviazione e quant altro, l utente si troverà di fronte ad una print system particolare rispetto a quella che viene proposta dalla procedura al lancio di un report per il quale non sono stati definiti particolari processi. 1 4 DOCUMENT MANAGEMENT

11 AD HOC REVOLUTION - DOCUMENT MANAGEMENT Fig Print System Processo Documentale Uscendo dalla print system del processo documentale viene proposta la print system standard, a meno che il processo non sia obbligatorio, in questo caso uscendo dalla print system del processo si esce senza che venga proposta quella standard. Fig Print System Standard Vediamo nel dettaglio i campi della print system del processo documentale: DOCUMENT MANAGEMENT 1 5

12 DOCUMENT MANAGEMENT - AD HOC REVOLUTION Lingua Campo in cui è possibile selezionare la lingua di stampa FRA ENG DEU ITA É possibile effettuare il processo di stampa nella lingua desiderata agendo sulla combo della print system e selezionando la lingua interessata Regole di composizione della combo Lingue: La combo Lingue appare diversamente configurata nel caso in cui sia installato o meno il modulo del Document Management ecco di seguito come: CON Document Management installato ci sono diversi casi: (premessa per il corretto funzionamento è necessario impostare la variabile LUCODISO nel campo lingua dei processi) (a) stampa di più documenti con più lingue: in tal caso, dovendo stampare un gruppo di documenti in lingue diverse (STAMPA MISTA), nella combo viene aggiunta la voce DESTINATARI (e, sotto, l'elenco delle altre lingue abilitate) (b) stampa di uno o più documenti con una sola lingua: in tal caso la lingua selezionata (unica per tutti i documenti selezionati) viene evidenziata con << (c) stampa di uno o più documenti senza identificazione di lingue (sono presenti tutti i codici ISO ma l'intestatario/i ha/nno come lingua impostata una lingua diversa da quelle che hanno i codici ISO): viene proposto l'elenco di tutte le lingue abilitate - sia l'anteprima che l'esecuzione del processo avviene nella lingua scelta dall'operatore SENZA Document Management installato: La combo Lingue elenca le lingue con il check Abilita traduzione stampe a runtime abilitato (se non ce n'è nessuna, mette solo la lingua di progetto ITA). Per un intestatario nella cui anagrafica sia stato inserito il codice lingua con codice Iso valorizzato e attivo il il check Abilita traduzione Stampe a runtime, verrà automaticamente valorizzato il codice Lingua corrispondente all intestatario del documento. Anteprima/Esegui/Dettaglio Si otterrà un Print System in cui appariranno disabilitate alcune scelte legate all associazione Report / Stampante, al supporto di stampa, etc, mentre sarà proposto all utente il dettaglio di ciò che potrà essere eseguito (Bottone Dettaglio), cioè la consultazione di un elenco di operazioni che dovrebbero essere eseguite con la specifica di quanto la procedura non riesce ad eseguire con le relative motivazioni; l anteprima di stampa a video, ed il bottone Esegui che permette l esecuzione simultanea delle diverse operazioni. 1 6 DOCUMENT MANAGEMENT

13 AD HOC REVOLUTION - DOCUMENT MANAGEMENT Fig Log Esecuzione Processo Nell ipotesi in cui nel processo non sia stato abilitato il flag Obbligatorio, è possibile non generare il processo ed uscire dalla maschera di stampa; a quel punto si abilita il Print System nella sua forma standard. Se invece il processo è obbligatorio non generandolo non viene abilitato il Print System standard. Una volta installato il modulo del Document Managament all utente sarà proposta un Application Bar arricchita rispetto a quella standard dei bottoni relativi alla archiviazione e visualizzazione Fig Barra delle Applicazioni dei documenti; tali bottoni risultano disponibili solo per i records per i quali sono state definite delle classi documentali. Di seguito un esempio. Selezioniamo un record della tabella MOX_COGM (Movimenti di Contabilità Generale del modulo Analisi di Bilancio) ed abilitiamo il bottone per l archiviazione; la procedura propone un messaggio di avvertimento. DOCUMENT MANAGEMENT 1 7

14 DOCUMENT MANAGEMENT - AD HOC REVOLUTION Fig Non esistono classi documentali per la tabella 1 8 DOCUMENT MANAGEMENT

15 AD HOC REVOLUTION - DOCUMENT MANAGEMENT Operazioni Preliminari Una delle operazioni preliminari che l amministratore di sistema deve provvedere ad effettuare per attivare il modulo riguarda l attivazione degli intestatari (agenti, clienti, fornitori), ossia la corretta parametrizzazione delle anagrafiche relativamente alla specifica delle tipologie di processo documentale cui l intestatario sarà abilitato. Fig Menu Servizi Fig Abilitazione intestatari: selezione DOCUMENT MANAGEMENT 1 9

16 DOCUMENT MANAGEMENT - AD HOC REVOLUTION Fig Abilitazione Intestatari eseguita Fig Verifica abilitazione intestatario Una volta abilitati gli intestatari si può procedere con la definizione dei processi e delle classi documentali (paragrafi seguenti) DOCUMENT MANAGEMENT

17 AD HOC REVOLUTION - DOCUMENT MANAGEMENT DOCUMENT MANAGEMENT 1 11

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19 AD HOC REVOLUTION - DOCUMENT MANAGEMENT 2 Processo Documentale Processo Documentale Associazione tra Processo e Documenti di Produzione Interna Criteri di definizione del Processo Processi eseguibili una sola volta Più destinatari di inoltro per cursore di stampa Compilazione automatica Oggetto e Testo di inoltro Struttura archivio Processo Documentale Autorizzazioni Processo Documentale Permessi Corporate Portal Flusso operativo Processo Documentale Processo documentale Infopublisher 2 1

20 DOCUMENT MANAGEMENT - AD HOC REVOLUTION Processo Documentale La funzione di Processo Documentale ha lo scopo di automatizzare e rendere più rigido l inoltro dei documenti prodotti internamente dalla procedura (attraverso il processo di Stampa o Print System) verso tutte le possibili destinazioni: Stampante, , Fax, Net-Folder, PostaLite, Corporate Portal Zucchetti e memorizzazione su disco (Archiviazione). L analisi del processo documentale viene basata sui seguenti presupposti: Associabile ai diversi documenti di produzione interna riscontrabili nella procedura; Pilotabile in base a diversi criteri personalizzabili dall utente; Azionabile in modo definitivo, al fine di evitarne la replica non voluta; Più destinatari di inoltro per report; Compilazione automatica oggetto e testo di inoltro. 2 2 PROCESSO DOCUMENTALE

21 AD HOC REVOLUTION - DOCUMENT MANAGEMENT Associazione tra Processo e Documenti di Produzione Interna È necessario innanzitutto decidere il criterio univoco per associare un processo di inoltro automatico ad una certa tipologia documentale prodotta dalla procedura. La strada scelta è quella di definire la Tipologia Documentale come insieme di report associati, ovvero elenco di file *.FRX. PROCESSO DOCUMENTALE 2 3

22 DOCUMENT MANAGEMENT - AD HOC REVOLUTION Criteri di definizione del Processo Mentre l insieme dei report va a definire la tipologia documentale, le attività del processo devono poter essere pilotabili in base ad alcuni criteri impostati dall utente. Ad esempio, l archiviazione delle fatture potrebbe essere eseguita solamente da un utente, o da un gruppo di utenti. Ancora, vi potrebbero essere solo alcuni clienti che desiderano ricevere le fatture anche in formato elettronico via e/o Net-Folder. Sono identificabili due classi di criteri: Criteri guidati dal login nella procedura: Utente, Gruppo, Azienda; Criteri legati ai contenuto dei documenti: codice cliente, tipologia documento di vendita, codice agente, zona ecc. Questi criteri sono necessariamente letti direttamente dai campi del cursore di stampa, in quanto la maschera di stampa potrebbe non contenerli, oppure potrebbe contenere solo due codici di intervallo (ad esempio da cliente, a cliente; da articolo, a articolo ecc.). 2 4 PROCESSO DOCUMENTALE

23 AD HOC REVOLUTION - DOCUMENT MANAGEMENT Processi eseguibili una sola volta Vi possono essere processi che si desidera far eseguire solo una volta, in quanto prevedono archiviazioni definitive ed ufficiali dei documenti, oppure inoltri a clienti/fornitori (ad esempio l inoltro via delle fatture differite). È quindi necessario tenere traccia dei documenti per i quali è stato eseguito il processo documentale, ed eventualmente bloccare i tentativi di riesecuzione per determinati processi. Si richiede, perciò, la memorizzazione di un codice univoco per ciascun documento appartenente ad una certa classe documentale. Il codice univoco da associare al documento deve necessariamente essere deciso dall utente in base ad una combinazione di campi del cursore di stampa. La memorizzazione dello stato definitivo (ovvero la traccia dell esecuzione del processo) avviene all interno dell archivio Indice Documenti, attraverso la scrittura di un record per il documento processato. Tale archivio viene utilizzato anche dalla funzione di Archiviazione per la memorizzazione dei nomi dei files e dei relativi attributi di ricerca. PROCESSO DOCUMENTALE 2 5

24 DOCUMENT MANAGEMENT - AD HOC REVOLUTION Più destinatari di inoltro per cursore di stampa L inoltro automatico via Fax, o Net-Folder (così come anche l archiviazione documentale) deve essere indirizzato ai singoli intestatari dei documenti. Questa necessità è particolarmente sentita in molte stampe della procedura, tra le quali: Fatturazione Differita, Ristampa Documenti, Estratto Conto, Dichiarazioni di Intento a Fornitori, Avvisi di Bonifico, Note Provvigioni, Solleciti e Certificazioni a Percipienti. Si è reso perciò necessario spezzare i report contenenti più destinatari creando tanti documenti quanti sono gli intestatari (ovvero clienti e fornitori), e quindi inoltrare tali documenti verso gli opportuni indirizzi memorizzati nelle anagrafiche Clienti e Fornitori (numero di fax, indirizzo di e parametri per la compilazione del file ASCII descrittore della Net-Folder). Così come per i criteri di definizione del processo, anche i codici degli intestatari vengono letti direttamente dal cursore di stampa; i relativi campi vengono utilizzati come rottura per la creazione dei documenti, dando per scontato, però, che il Campo Chiave Processo identifichi già i singoli documenti; si presuppone quindi che non siano necessari ulteriori criteri da utilizzarsi come rottura del cursore di stampa. 2 6 PROCESSO DOCUMENTALE

25 AD HOC REVOLUTION - DOCUMENT MANAGEMENT Compilazione automatica Oggetto e Testo di inoltro L inoltro contemporaneo di molti documenti, ad esempio nel caso della fatturazione differita, deve essere il più possibile automatizzato, al fine di velocizzare il processo documentale. Relativamente a ciascun processo deve perciò essere impostabile un espressione per l Oggetto ed una per il Testo utilizzate per il frontespizio del Fax, l inoltro dell ed i parametri di archiviazione documentale. Tali espressioni devono contenere stringhe di caratteri, funzioni Visual FoxPro e richiami ai campi del cursore di stampa. PROCESSO DOCUMENTALE 2 7

26 DOCUMENT MANAGEMENT - AD HOC REVOLUTION Struttura archivio Processo Documentale L archivio è costituto da una struttura Master / Detail con una tabella di Dettaglio figlia. Testata Dettaglio Archivio PROCESSO DOCUMENTALE Descrizione Campo Tipo Esempio Codice Char(10) FATTURAIMM Descrizione Char(35) Fattura Immediata Classe Documentale Char(10) FATTURE Check Stampante Char(1) S : attivato; : disattivato Check Fax Char(1) S : attivato; : disattivato Check Char(1) S : attivato; : disattivato Check Net-Folder Char(1) S : attivato; : disattivato Check PostaLite Char(1) S : attivato; : disattivato Check Archiviazione Char(1) S : attivato; : disattivato Check Rilanciabile (uno per ogni tipo di output) Char(1) S : attivato; : disattivato Check Obbligatorio Char(1) S : attivato; : disattivato Check Mantieni Log Char(1) S : attivato; : disattivato Max Allegati Numeric(2) 3 Report Associato Char(254) [R] query\gsve_fac.frx Descrizione Char(35) [R] Stampa Fatture Accompagnatorie Campo chiave Char(100) [R] MVSERIAL Intestatario Char(60) [R] MVTIPCON+MVCODCON Oggetto Inoltro Text [R] Ns. Fattura Immediata n. + MVNUMDOC Testo Inoltro Text [R] Cordiali Saluti Filtro avanzato Text [R] MVTIPDOC= FAVIT 2 8 PROCESSO DOCUMENTALE

27 AD HOC REVOLUTION - DOCUMENT MANAGEMENT Fig Scheda principale della maschera Processi Documentali Di seguito la descrizione dei campi: Codice Codice del processo documentale. Descrizione Descrizione del processo documentale. Obbligatorio Se attivo il check Obbligatorio, l utente avrà la possibilità di lanciare solamente il Processo Documentale oppure visionare l Anteprima di Stampa, mentre gli sarà precluso l accesso alla maschera Print System. In caso contrario sarà disponibile, all uscita del processo, anche la normale maschera di stampa. Mantieni Log Se attivato, mantiene il log di dettaglio di ogni esecuzione del processo. Classe Documentale Codice della classe documentale (presente nel relativo archivio) legata al Processo Documentale. Nel caso sia prevista l opzione di Archiviazione, il documento in formato PDF sarà memorizzato nella cartella specificata sulla classe, ed eventualmente associato ad una tabella, dopo la compilazione degli attributi di archiviazione definiti sulla classe stessa (ad esempio una fattura memorizzata può voler essere associata all anagrafica del relativo cliente al fine di ricercarla in modo più celere, anche mediante un bottone nell anagrafica). PROCESSO DOCUMENTALE 2 9

28 DOCUMENT MANAGEMENT - AD HOC REVOLUTION Check Stampante, Fax, , We, PostaLite, Corporate Portal, Archiviazione I check Stampante, Fax, etc. rappresentano le attività consentite all interno del processo. Assieme alle autorizzazioni specificate su utenti e gruppi (elencate nella pagina Autorizzazioni) ed alle attività indicate su ciascun intestatario (nella anagrafica Clienti e Fornitori) determineranno le attività da eseguire sui documenti oggetto del processo. I documenti sono selezionati in base ai filtri sotto dettagliati (filtro avanzato sulla testata e sul dettaglio). In dettaglio le attività consistono nell inoltro del report verso la stampante predefinita (tenendo conto delle impostazioni nell archivio Associazione Report/Device), verso il Fax, , Net-Folder specifiche per ciascun intestatario dei documenti (definito dal Campo Intestatario del cursore di stampa, descritto nel dettaglio), verso un flusso PostaLite e verso la cartella di archiviazione definita nella Classe Documentale. Check Rieseguibile Se questo check è attivo il processo può essere eseguito più volte per lo stesso documento (identificato dal campo Chiave Documento). Nome report Chiave della tabella di dettaglio, al fine di evitare la presenza di più processi legati allo stesso report. ATTENZIONE: per ogni report deve essere definito un solo processo documentale. La procedura avverte dell incongruenza con apposito messaggio. Fig Report e processi 2 10 PROCESSO DOCUMENTALE

29 AD HOC REVOLUTION - DOCUMENT MANAGEMENT Descrizione Descrizione del report. Campo Chiave Processo Indica il campo (o l insieme di campi, combinati con un espressione Visual FoxPro) del cursore di stampa da utilizzare come chiave del documento che viene processato. L esecuzione di un processo provoca la scrittura nell archivio degli Indici di un record con tale valore. Per i processi Non Rieseguibili verrà preventivamente eseguito un controllo sulla presenza di una chiave uguale nell Archivio degli Indici Documenti; se viene riscontrata l esistenza di un record con il campo Valore Chiave Processo uguale a quello del documento corrente, il processo sarà escluso (ne verrà data informazione all interno del report di resoconto prodotto al termine). Nel caso, invece, di processi Rieseguibili, tale record sarà semplicemente aggiornato (relativamente ai campi Oggetto, Descrizione, Data Archiviazione e Utente). Il campo chiave identifica univocamente un documento all interno di un certo processo documentale; rappresenta il codice di rottura per suddividere il cursore di stampa in sotto-cursori da processare separatamente. La combinazione: <Codice_Processo> +<Valore_Chiave_Processo>.PDF viene utilizzata per attribuire il nome al file allegato a , Net-Folder o memorizzato nella cartella di Archiviazione. Intestatario Indica l insieme di campi, combinati con un espressione Visual FoxPro, del cursore di stampa che contiene la tipologia e il codice dell intestatario al quale può essere inoltrato il documento via Fax, E- Mail o Net-Folder (tali indirizzi devono infatti essere letti dalla relativa anagrafica clienti, fornitori e agenti), ovvero C per cliente, F per fornitore, A per agente). Si parte dal presupposto che l inoltro automatico possa avere senso solo per clienti, fornitori ed agenti. Lingua Campo di visualizzazione tipo lingua La valorizzazione del campo va effettuata con LUCODISO Valorizzando tale campo lanciando il processo il report è tradotto nella lingua dell intestatario. Per un corretto funzionamento della traduzione del report è necessario che nell archivio lingue sia valorizzato correttamente il codice Iso della lingua. Fig Lingue Vi possono essere diverse casistiche: (a) stampa di più documenti con più lingue (es. fatturazione differita, ristampa documenti): in tal caso, dovendo stampare un gruppo di documenti in lingue diverse (STAMPA MISTA), nella combo viene aggiunta la voce DESTINATARI (e, sotto, l'elenco delle altre lingue abilitate) PROCESSO DOCUMENTALE 2 11

30 DOCUMENT MANAGEMENT - AD HOC REVOLUTION (b) stampa di uno o più documenti con una sola lingua: in tal caso la lingua selezionata (unica per tutti i documenti selezionati) viene evidenziata con << (c) stampa di uno o più documenti senza identificazione di lingue (sono presenti tutti i codici ISO ma l'intestatario/i ha/nno come lingua impostata una lingua diversa da quelle che hanno i codici ISO): viene proposto l'elenco di tutte le lingue abilitate - sia l'anteprima che l'esecuzione del processo avviene nella lingua scelta dall'operatore Nella casualità in cui il campo lingua non venisse valorizzato, è comunque possibile effettuare il processo nella lingua desiderata agendo sulla combo della print system e selezionando la lingua desiderata. Fig Print System Processo E comunque possibile visualizzare l anteprima del processo nella lingua desiderata agendo sulla combo della print system e selezionando la lingua desiderata. Oggetto e Testo Inoltro Sono espressioni Visual FoxPro contenenti stringhe di caratteri e campi del cursore di stampa, che saranno utilizzati dal processo per le attività relative al Fax (Viene creata una pagina iniziale di frontespizio contenente il valore di tali espressioni), all (compilazione delle relative sezioni Oggetto e Testo) ed all Archiviazione Documentale (in questo caso vengono valorizzati automaticamente i parametri di archiviazione Oggetto e Descrizione specifici per ciascun file archiviato). Filtro avanzato Consente di specificare un ulteriore condizione di filtro sui dati estratti PROCESSO DOCUMENTALE

31 AD HOC REVOLUTION - DOCUMENT MANAGEMENT Autorizzazioni Processo Documentale Una volta definite le attività eseguibili nell intero processo è possibile differenziarle in base all utente o gruppo per i report presi in considerazione. E possibile inoltre modificare l insieme di documenti processati tramite un ulteriore filtro avanzato che è possibile combinare con il filtro riferito direttamente al report e presente nella maschera principale del processo. In ultimo, a livello della anagrafica del cliente o fornitore è possibile scegliere le attività del processo da eseguire per quell intestatario esprimendo la preferenza espressa dall intestatario stesso. A livello di gestione delle informazioni nella pagina Autorizzazioni sono presenti i campi sotto descritti. Descrizione Campo Tipo Esempio Sequenza Numeric(5) [R] 10 Soggetto Char(1) [R] U : utente ; G : gruppo di utenti; N : nessuno Utente-Gruppo Numeric(4) [R] 29 Check attività eseguibili (uno Char(1) [R] S : attivato; : disattivato per attività) Filtro Avanzato Text [R] MVTIPCON+MVCODCON+MVCLAD OC= CROSSIFA Fig Autorizzazioni Processo PROCESSO DOCUMENTALE 2 13

32 DOCUMENT MANAGEMENT - AD HOC REVOLUTION Sequenza Ogni riga relativa a filtri ed attività del processo ha un numero di sequenza, al fine di indicare alla procedura l ordine di valutazione dei filtri; per un certo documento verrà eseguita solo una riga di attività, la prima in ordine di sequenza per la quale sono verificati i filtri. L elenco viene visualizzato in ordine di sequenza. Soggetto Indicazione del tipo di soggetto per il quale attuare il filtro. Può contenere le seguenti opzioni: U : utente; G : gruppo di utenti. Utente-Gruppo Identifica il numero dell utente o del gruppo (in base all impostazione del campo precedente) per il quale attuare il filtro. Filtro Avanzato Questo campo contiene un elenco di campi filtro (combinati con un espressione Visual FoxPro) da utilizzarsi per scegliere su quali documenti attivare le attività del processo. E presente una combo-box per indicare il rapporto tra questo filtro e la condizione indicata sulla prima pagina della definizione del processo documentale; le condizioni possono essere affiancate in modalità AND (devono essere valide entrambe), OR (almeno una delle due valida) o Sovrascrivi (la seconda condizione sostituisce la prima). Check Stampante, Fax, , Net-Folder, Posta Lite, Cpz, Archiviazione, Anteprima. Questi flags dettagliano le attività possibili per l intero processo documentale in base al singolo report ed all utente o gruppo che esegue l operazione. La logica seguita è quella della sicurezza procedure di ad hoc REVOLUTION: se non è presente nessuna autorizzazione tutti gli utenti eseguono tutte le operazioni previste; se si inserisce una sola riga di autorizzazione allora potranno eseguire le attività solo i soggetti esplicitamente autorizzati. Gli stessi flag di selezione sono riportati sulla anagrafica clienti e fornitore per poter differenziare le attività anche in base alle preferenze dell intestatario del documento: 2 14 PROCESSO DOCUMENTALE

33 AD HOC REVOLUTION - DOCUMENT MANAGEMENT Fig Preferenze Intestatario L informazione sull intestatario è obbligatoria; se nessun flag è presente l operazione non verrà eseguita, riportando eventualmente un messaggio di errore sul log delle operazioni. Fig Intestatario non abilitato per attività da processo documentale Per poter codificare rapidamente le informazioni su tutti i possibili intestatari è prevista una funzione di abilitazione Intestatari che filtrando sull archivio clienti e fornitori in base a criteri quali il tipo (C o F), il mastro, il codice, la categoria commerciale, la categoria contabile, l agente, la zona, la nazione, consente di attivare i flags delle singole attività. PROCESSO DOCUMENTALE 2 15

34 DOCUMENT MANAGEMENT - AD HOC REVOLUTION Fig Abilitazione Intestatari La maschera relativa alla funzione descritta può essere utilizzata sia per aggiungere che per togliere l autorizzazione ad eseguire determinate attività PROCESSO DOCUMENTALE

35 AD HOC REVOLUTION - DOCUMENT MANAGEMENT Permessi Corporate Portal L'invio dei documenti al Portale Zucchetti può essere gestito anche tramite il modulo del Document Management: a tale scopo l'anagrafica dei 'Processi documentali' è stata predisposta per accogliere un'ulteriore attività di processo, ovvero, l'invio dei documenti a Corporate Portal Zucchetti. Fig Cartella Permessi Corporate Portal La cartella 'Permessi Corporate Portal', accessibile solo se si attiva l attività di invio documenti a CPZ (check Corporate Portal ) in cui è possibile specificare sia i permessi di base (riservato/pubblico) che i permessi specifici (R, W, D) per ogni tipologia di utente (cliente/fornitore, agente o gruppo), nonché il tipo di web folder di destinazione (company o common). Nel bottone Parametri è possibile definire il percorso relativo alle cartelle da creare su Cpz in base alla sede presente nel documento, all anno, al mese e al tipo documento. Il percorso deve contenere una / iniziale. Questa opportunità è valevole SOLO PER TIPOLOGIA FOLDER COMPANY. La procedura propone un messaggio bloccante sia in fase di caricamento/modifica di una web folder (Modulo cpz) ed in fase di divulgazione dati nell inserimento della folder di destinazione per l invio di documenti al Cpz Per poter usufruire di questa possibilità è necessario indicare i seguenti percorsi nel Path Web Folder PROCESSO DOCUMENTALE 2 17